لا شيء مؤكد في الحياة سوى الموت والضرائب ، أو هكذا يقول المثل القديم. حتى لو كان عليك مواجهة التحضير الضريبي كل عام ، فلن يصبح الأمر أسهل. بعد كل شيء ، قليل من الأفراد يبدأون أعمالهم لأنهم يستمتعون بملء النماذج الضريبية (ما لم يدخلوا مجال المحاسبة بالطبع). الأمر متروك لك لتقرير حجم موسم ضرائب الإزعاج. الشركات التي تستعد لموسم الضرائب من خلال جمع جميع المستندات والسجلات اللازمة مسبقًا (وربما حتى توظيف خبير ضرائب للمساعدة في الإيداع) سيكون لها حد أدنى من وقت التوقف عن العمل. إذا لم تقم بجمع البيانات في وقت مبكر ، فسوف تتعرض للتوتر في محاولة العثور على الأوراق ورسائل البريد الإلكتروني المهمة للوفاء بالمواعيد النهائية للتقديم. في هذه المقالة ، سنناقش الغرض من استخدام W9 في الأعمال التجارية ، وفي مؤسسة غير ربحية ، وكيفية ملء النموذج.
ما هو W9؟
نموذج W9 هو نموذج مصلحة الضرائب الأمريكية يُستخدم لإعطاء رقم التعريف الضريبي للشخص (TIN) إلى دافعه أو أي شخص مسؤول عن إعادة المعلومات إلى مصلحة الضرائب الأمريكية. يُطلق على نموذج W9 اسم طلب رقم تعريف دافع الضرائب ونموذج الشهادة باسمه الكامل.
يتم استخدام W9 من قبل شركة للإبلاغ عن المدفوعات المقدمة إلى المقاولين والمستقلين والموردين الآخرين إلى دائرة الإيرادات الداخلية. ما النموذج (W-9 أو W-4) الذي تحتاج لملئه؟ ستختلف الإجابة إذا كنت متعاقدًا أو موظفًا مستقلاً.
علاوة على ذلك ، يتم استخدام طلب للحصول على رقم تعريف وشهادة دافع الضرائب ، أو النموذج W9 ، من قبل الشركة للحصول على معلومات ضريبية من المستقلين والمستشارين والموردين الآخرين. يجب ملء نموذج W-9 من قبل المقاول أو البائع وإرساله إلى الشركة التي تدفع لهم.
ما هي المعلومات الموجودة في نموذج W-9؟
يظهر اسمك كما يظهر في إقرارك الضريبي في السطر الأول. هذا القسم بسيط إذا كنت فردًا وقمت بتسجيل أرباحك من العمل بموجب العقد في الجدول ج ، الربح أو الخسارة من العمل. يجب أن يظهر اسمك في السطر 1 إذا كنت مالكًا منفردًا أو شركة ذات مسؤولية محدودة لشخص واحد (LLC). إذا تم التسجيل كشراكة ، أو شركة ذات مسؤولية محدودة مع العديد من الأعضاء ، أو شركة C ، أو شركة S ، فاستخدم الاسم القانوني للشركة.
أيضًا ، إذا كنت تمتلك نشاطًا تجاريًا ، فيمكنك إدراجه هنا في السطر الثاني. السطر 2 هو المكان الذي يجب على المالكين الفرديين والشركات ذات المسؤولية المحدودة العضوية الفردية إدراج أعمالهم أو "ممارسة الأعمال التجارية باسم" (DBA). السطر 2 هو المكان الذي يجب أن تدرج فيه شركة شراكة أو شركة ذات مسؤولية محدودة متعددة الأعضاء أو شركة C أو شركة S اسمها التجاري أو DBA أو أسماء بديلة أخرى.
في القسم الثالث ، ستشير إلى كيفية فرض الحكومة الفيدرالية للضرائب على الفرد أو الشركة في السطر 1. الرجاء اختيار واحد فقط. إذا حددت خيار شركة ذات مسؤولية محدودة ، فسيتعين عليك تبرير الحالة الضريبية لشركتك. يمكنك الاختيار بين:
- الثقة / الحوزة
- المالك الفردي / الفردي أو شركة ذات مسؤولية محدودة عضو واحد
- شركة S
- LLC
- شركة ج
- الشراكة
في السطر 4 ، يمكنك إدخال رمز لشرح سبب تحررك من الاقتطاع الاحتياطي.
أيضًا ، يجب أن يكون عنوانك في السطر 5. يرجى تقديم عنوانك الكامل ، بما في ذلك أي شقة أو رقم جناح. عنوانك (المدينة والولاية والرمز البريدي) موجود في السطر 6. سترسل مصلحة الضرائب رقم 1099-NEC أو 1099-MISC إلى هذا العنوان. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت تنوي إرسال ضرائبك ، فستحتاج إلى تضمين هذه البيانات.
من يحتاج إلى ملء W9؟
يجب ملء نموذج W9 من قبل أي مقاول مستقل تتجاوز أرباحه السنوية 600 دولار. مطلوب W9 أيضًا من أي شخص يتلقى أكثر من 600 دولار من الدخل السنوي غير الخاضع للضريبة من الإتاوات ومدفوعات الإيجار والجوائز والجوائز.
بدلاً من تحويل W9s إلى مصلحة الضرائب ، فإن الشركة التي تطلبها تبقيهم في ملف للوقت الضريبي. تتطلب المواقف التالية نموذج W9:
- كثيرًا ما يتنازل المقرضون عن التزامات الديون أو يخفضونها بشكل كبير مثل أرصدة بطاقات الائتمان ومدفوعات فوائد الرهن العقاري.
- عندما تحتاج شركة ما إلى جلب عامل سيحقق دخلاً يزيد عن 600 دولار ، فإنها تلجأ إلى مقاولين مستقلين.
- معاملة عقارية ، مثل بيع منزل أو ممتلكات أخرى ، يشارك فيها دافع الضرائب.
- مؤسسة مالية تدير محفظة استثمارية لدافعي الضرائب.
كيفية ملء W9
إذا كان ملء النماذج الضريبية يمنحك الوصايا ، فلا تقلق ؛ يعد نموذج W-9 أحد أبسط مستندات مصلحة الضرائب الأمريكية. سنوضح لك الطريقة الصحيحة لإنهائه. يحتوي موقع ويب IRS على جميع صفحات النموذج W-9. بالإضافة إلى ذلك ، قد يأتي نموذج IRS مع مجموعة التعليمات الفريدة الخاصة به. فيما يلي بعض الخطوات البسيطة حول كيفية ملء W9.
# 1. W-9 ، الخط 1
اكتب اسمك تمامًا كما يظهر في إقرارك الضريبي.
# 2. W-9 ، الخط 2
إذا كان اسم شركتك أو اسم "الكيان" مختلفًا عن الاسم الذي استخدمته في الخطوة 1 ، فقم بإدراجه هنا. إذا كنت مالكًا وحيدًا ولكنك لا تريد استخدام اسمك أثناء الترويج لشركتك ، فيمكنك استخدام اسم وهمي من خلال "ممارسة الأعمال التجارية" بأي شيء آخر. هذا هو المكان المناسب لكتابة ذلك المونكر.
كثيرا ما يتم التغاضي عن الشركات ذات المسؤولية المحدودة الفردية. أيضًا ، لا يتم استخدام تصنيف الملكية الفردية والشركات S على أنها كيانات مهملة.
# 3. W-9 ، الخط 3
يرجى توضيح ما إذا كانت شركتك ملكية فردية أو شراكة أو شركة أو شركة ذات مسؤولية محدودة أو ائتمان أو عقار أو "غير ذلك" لأغراض الضرائب الفيدرالية. يجب تحديد فئة واحدة فقط ، لذا تأكد من تحديد المربع الصحيح.
أيضًا ، كجزء من الإرشادات الخاصة بالنموذج W9 ، توفر مصلحة الضرائب الأمريكية جدولًا موجزًا لمساعدتك في تحديد منظمة العمل التي سيتم إدراجها.
# 4. W-9 ، الخط 4
الإعفاءات. من المحتمل أنك ستترك هذه الحقول فارغة. ومع ذلك ، هناك الحالتان التاليتان:
- في بعض الحالات ، يجب استخدام حقل "رمز المدفوع لأمر الإعفاء" للإشارة إلى أن المستلم معفى من الاقتطاع الاحتياطي ، كما هو الحال في حالة الشركات. تم توضيح المستفيدين المعفيين والرموز الخاصة بهم ، بالإضافة إلى فئات المدفوعات التي تتطلب هذه الرموز ، في إرشادات نموذج W-9. سيتم إدخال الرمز "5" في W-9 من قبل الشركات التي تلقت فوائد أو مدفوعات أرباح.
- حقل "الإعفاء من قانون الامتثال الضريبي للحسابات الأجنبية" مخصص للمدفوعين الذين تم إعفاؤهم من تقديم الإقرارات الضريبية بموجب قانون الامتثال الضريبي للحسابات الخارجية (FATCA). لن يندرج معظم المقاولين المستقلين في أي من هذه الفئات.
# 5. W-9 ، السطور 5-6
عنوان الشارع والمدينة والولاية والرمز البريدي كلها ضرورية. استفد من العنوان البريدي المدرج في إقرارك الضريبي. من أجل البساطة ، دعنا نقول أنك المالك الوحيد الذي يؤجر مساحة مكتبية ولكن ملفات ضرائبهم باستخدام عنوان منزلهم. في هذه الحالة ، يجب عليك تقديم عنوان منزلك على نموذج W-9 حتى تتمكن مصلحة الضرائب من مطابقة 1099s و 1040s بسهولة أكبر.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يكون نموذج W9 الآلية الوحيدة التي تحصل الشركة من خلالها على بياناتك الفردية. عندما يتم إعدادك كمورد في سجلاتهم ، قد يتم إدخال هذه المعلومات في نظام المحاسبة الخاص بهم ، وقد تتلقى 1099 أو نماذج ضريبية أخرى في البريد على هذا العنوان.
# 6. W-9 ، الخط 7
تحديد الطرف الطالب بالاسم والرمز البريدي أمر اختياري. حدد هذا المربع إذا كنت تريد سجلاً للكيانات التي قمت بمشاركة معرف الضريبة معها.
بالإضافة إلى ذلك ، في الجزء السفلي من هذا الجزء الأول من نموذج W-9 ، يمكنك تضمين أرقام الحسابات إذا لزم الأمر. لتحديد مستخدم معين في نظام العميل ، قم بتوفير رقم حسابه هنا. قد يُطلب منك إكمال نموذج W-9 ، على سبيل المثال. نظرًا لأنك المورد رقم 45 في نظامهم ، فقد يُطلب منك كتابة هذا الرقم هنا.
# 7. W-9 ، الجزء الأول
تستدعي مصلحة الضرائب القسم التالي الجزء الأول. إذا كنت مالكًا منفردًا ، أدخل رقم الضمان الاجتماعي الخاص بك هنا ؛ إذا كنت تمثل شركة أو كيانًا تجاريًا آخر ، فقدم رقم تعريف التوظيف الخاص بك (EIN).
في حين أن بعض الشركات الفردية لديها أرقام تعريف شخصية ، تنصح مصلحة الضرائب الأفراد باستخدام رقم الضمان الاجتماعي الخاص بهم بدلاً من ذلك عند ملء نموذج W-9. إذا قمت بتقديم ضرائبك باستخدام رقم الضمان الاجتماعي الخاص بك ، فسوف يجعل ذلك من الأسهل مطابقة أي 1099s تتلقاها مع إقرارك الضريبي.
ماذا لو لم يكن لديك حتى الآن رقم تعريف شخصي لشركتك؟ لا يزال نموذج W-9 متاحًا للإكمال. تقوم مصلحة الضرائب الأمريكية بإرشاد دافعي الضرائب لملء طلب رقم التعريف الضريبي وملاحظة "تم التقدم بطلب للحصول عليه" في الحقل المناسب. حتى تقدم هذا الرقم ، ستخضع لحجب النسخ الاحتياطي ، لذا احصل عليه في أقرب وقت ممكن. موقع ويب IRS هو المكان الذي يجب أن تذهب إليه لتقديم طلب للحصول على رقم تعريف صاحب العمل (EIN). لمزيد من المعلومات حول حجب النسخ الاحتياطي ، يرجى الرجوع إلى الجزء الثاني من الخطوة 8 أدناه.
# 8. W-9 ، الجزء الثاني
قبل التوقيع على نموذج W-9 ، يجب عليك التحقق من دقة المعلومات الواردة في الجزء الثاني. إذا قدمت إقرارًا ضريبيًا مزيفًا عن قصد ، فقد تواجه عواقب وخيمة ، بما في ذلك الغرامات وربما عقوبة السجن. يجب أن تقسم (تحت طائلة عقوبة الحنث باليمين) بأن العبارات التالية صحيحة قبل التوقيع على نموذج W-9.
- أشهد أن رقم تعريف دافع الضرائب المدرج هنا لي (أو أنني أتقدم بطلب للحصول عليه حاليًا). يجب استخدام أرقام تعريف دافع الضرائب القانونية. الكذب تحت القسم باستخدام رقم تعريف ضريبي "مستعار" أو مسروق أو ملفق يحمل عقوبات شديدة.
- لا داعي للقلق بشأن الاقتطاع الاحتياطي لأن (أ) القانون يعفيني على وجه التحديد من ذلك ، (ب) لم تبلغني مصلحة الضرائب أنني بحاجة إلى الإبلاغ عن جميع اهتماماتي وأرباحي ، أو (ج) أبلغت مصلحة الضرائب لي أنني لم أعد خاضعًا للحجب الاحتياطي.
- أنا مقيم قانوني أو مواطن في الولايات المتحدة. إذا كنت مقيمًا دائمًا بشكل قانوني ، فأنت في أمان. تصنف دائرة الإيرادات الداخلية أيضًا على أنها "شخص أمريكي" أي عقار محلي أو ائتمان محلي ، بالإضافة إلى أي شراكة أو مؤسسة أو شركة أو جمعية تم تشكيلها أو تنظيمها بموجب قانون الولايات المتحدة. اقرأ تعليمات نموذج W-9 بعناية إذا كان عملك شريكًا مع شريك أجنبي. قد يكون النموذج W-8 أو النموذج 8233 ضروريًا للمواطنين غير الأمريكيين.
- أؤكد أن رمز (رموز) الإعفاء من قانون الامتثال الضريبي للحسابات الخارجية الذي قدمته في هذا النموذج دقيق. ربما لا يكون هذا ، المتعلق بقانون الامتثال الضريبي للحسابات الخارجية ، أي شيء تحتاج إلى التشديد عليه.
ما هو W9 المستخدم في الأعمال؟
يتم استخدام المعلومات المقدمة في نماذج W9 من قبل شركة لإعداد وتقديم نموذج 1099 ، وهو إقرار بالمعلومات الضريبية يستخدمه متعاقدون مستقلون لتسجيل الدخل ، ومن قبل مصلحة الضرائب الأمريكية لمراقبة الإبلاغ عن الدخل المكتسب من قبل غير الموظفين.
أرباب العمل الذين لديهم عمال ملزمون قانونًا بحجب جزء من رواتب موظفيهم لدفع تكاليف الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية. ومع ذلك ، فإن المتعاقدين المستقلين مسؤولون عن استكمال إقرارات ضريبة الدخل الخاصة بهم وغالبًا ما لا يتم اقتطاع ضرائب من رواتبهم. لهذا السبب ، يجب على الشركات إصدار نموذج 1099 لجميع العاملين لحسابهم الخاص والمستشارين والمقاولين المستقلين الذين دفعوا أكثر من 600 دولار في سنة ضريبية معينة.
من المستحسن أن يقوم جميع المتعاقدين المستقلين ، على سبيل المثال ، بإنتاج نموذج W9 معبأ بالكامل قبل بدء العمل في عملك. يتحقق هذا من شرعية المقاول ويزود شركتك بالبيانات التي تحتاجها لأغراض المحاسبة وإعداد التقارير.
W9 للمنظمات غير الربحية
من المحتمل أن يشعر العديد من المديرين التنفيذيين في القطاع غير الربحي بالإحباط بسبب حقيقة أن مؤسساتهم بحاجة إلى تنفس البيروقراطية عمليًا من أجل الحفاظ على وضع الإعفاء الضريبي وتحقيق أهدافهم. اقرأ أيضًا كيف تبدأ مشروعًا غير مشروع في عام 2023: دليل تفصيلي.
بينما تضيف النسخة غير الربحية من النموذج W9 نموذجًا آخر إلى الكومة التي لا تنتهي ، فمن السهل على الأقل فهمها وتعبئتها.
ما هو نموذج W9 للمنظمات غير الربحية؟
"طلب رقم تعريف دافع الضرائب وشهادة" (نموذج W-9) هو المستند الذي يجب استخدامه عندما تسعى شركة أخرى أو وكالة حكومية أخرى للحصول على رقم تعريف دافع الضرائب الخاص بمنظمتك غير الربحية. عند التسجيل في مصلحة الضرائب الأمريكية للحصول على رقم تعريف صاحب العمل (EIN) باستخدام نموذج SS-4 ، تتلقى منظمة غير ربحية رقم تعريف دافع الضرائب (TIN) في نفس الوقت. على الرغم من أنه أهم جزء من البيانات التي يتم نقلها ، إلا أن النموذج يتضمن أيضًا:
- اسم منظمتك غير الربحية
- عنوان المنظمة
- نوع الكيان
- رقم التعريف الضريبي الخاص بالمنظمة
ما هو W9 المستخدم للمنظمات غير الربحية
إذا احتاجت مؤسستك غير الربحية إلى مشاركة رقم تعريف دافع الضرائب الخاص بها (والمعلومات المصاحبة له) مع مؤسسة أخرى حتى تتمكن من تقديم معلومات مرتجعة إلى مصلحة الضرائب الأمريكية ، فستحتاج إلى ملء W9. قد يكون رقم تعريف دافع الضرائب (TIN) لشركتك مطلوبًا لمجموعة متنوعة من الاستخدامات ، مثل:
- أنت تحصل على أموال من شركة مختلفة.
- التحولات التنظيمية والعقارية
- دفع أصل الرهن العقاري
- شراء العقارات أو بيعها أو التنازل عنها
- الإعفاء من الديون
- الاستثمار في مساهمة حساب التقاعد
كيفية ملء نموذج W-9 لمؤسسة غير ربحية
توضح التفاصيل التالية كيفية إكمال الأقسام ذات الصلة من نموذج W9 لمؤسسة غير ربحية.
- اسم. أعط الاسم القانوني الكامل للمؤسسة كما يظهر في IRS 990s والأوراق التنظيمية الأخرى.
- الاسم التجاري / اسم الكيان المتجاهل. يجب عليك تضمين "dba" أو اسمًا تجاريًا هنا إذا كانت مؤسستك غير الربحية تعمل بموجب لقب آخر غير المذكور في لوائحها الداخلية. اترك هذا الحقل فارغًا إذا كانت مؤسستك لا تستخدم dba.
- تصنيف الضرائب الفيدرالية. اختر "أخرى" واكتب "شركة غير ربحية معفاة بموجب قسم رمز مصلحة الضرائب الأمريكية ____." لتخصيص الضرائب الفيدرالية. أدخل 501 (c) (3) للعثور على حالة الإعفاء الضريبي لمؤسستك.
- الإعفاءات. أدخل رمزًا هنا لتجنب تقديم نسخة احتياطية من الاستقطاع الضريبي أو تقرير الامتثال الضريبي للحسابات الخارجية. يمكن للشركات المؤهلة بموجب القسم 501 (ج) (3) من قانون الإيرادات الداخلية تجاهل هذا القسم. راجع التعليمات الخاصة بنموذج IRS W-9 أو تحدث إلى محاسب إذا كانت لديك أسئلة حول الإعفاءات.
- عنوان. يرجى ملء الأقسام التالية بالعنوان البريدي لمؤسستك.
- رقم تعريف دافع الضرائب. لأغراض الضرائب الفيدرالية ، يكون رقم تعريف دافع الضرائب (TIN) أو رقم تعريف صاحب العمل (EIN) الخاص بمنظمة غير ربحية بمثابة رقم الضمان الاجتماعي للشخص. سيؤدي تقديم نموذج SS-4 الخاص بمصلحة الضرائب إلى الحصول على رقم تعريف صاحب العمل (EIN) لمؤسستك غير الربحية إذا لم يكن لديها واحد بالفعل. يمكن طلب رقم تعريف صاحب العمل (EIN) عبر الإنترنت والحصول عليه على الفور. إذا كان لديك رقم تعريف صاحب العمل (EIN) ، فيمكنك ملء نموذج W-9 بهذه المعلومات. يمكنك الإشارة إلى "التقدم بطلب" في نموذج W-9 إذا كنت قد تقدمت بطلب للحصول على رقم تعريف صاحب العمل (EIN) ولكنك لم تحصل عليه بعد. لا تقدم رقم الضمان الاجتماعي الخاص بك في الأماكن المتوفرة.
- شهادة. ضع اسمك وتاريخك على الإعلان. يمكنك أن تطمئن إلى أنك لم تخضع لعملية الاقتطاع الضريبي الاحتياطية لأنك أعطيت رقم تعريف دافع الضرائب الصحيح.
هل W9 هو نفسه 1099؟
يملأ المقاولون نموذج W-9 لتقديم معلوماتهم إلى الشركة التي يعملون بها ، ثم تستخدم الشركة هذه المعلومات لملء نموذج 1099 للإبلاغ عن أرباح المقاول السنوية إلى مصلحة الضرائب الأمريكية.
كيف سيؤثر W9 على ضرائبي؟
لن يقوم صاحب العمل بحجب أي من ضرائبك إذا قمت بتقديم W-9. تحتاج إلى التأكد من دفع الضرائب الصحيحة للحكومة. ومع ذلك ، يجب عليك أيضًا تغطية كل من صاحب العمل والموظف بنصف ضرائب الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية.
وفي الختام
إذا كنت عاملًا متعاقدًا ، أو تعمل بالقطعة ، أو رائد أعمال منفردًا ، فأنت بحاجة إلى نموذج W9 لتقديم ضرائبك. لا يلتزم صاحب العمل بحجب أي ضرائب من راتبك ، وبإكمال W9 ، فإنك تؤكد أنك ستكون مسؤولاً عن القيام بذلك بنفسك.
ومع ذلك ، يجب ألا ترسل هذا النموذج إلى دائرة الإيرادات الداخلية. تقوم بتسليمه إلى أصحاب العمل الملتمسين. يعد ملء W9 أمرًا سهلاً ، ولكن يجب عليك دائمًا إجراء فحص نهائي للتأكد من صحة كل شيء. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في فهم نماذج الضرائب الخاصة بك ، فقد ترغب في استشارة متخصص ضرائب.
الأسئلة الشائعة
هل يمكنني رفض ملء W9؟
نعم ، يحق لك رفض ملء نموذج W-9 إذا كانت لديك شكوك حول شرعية الشركة التي تطلبها. لا تتسرع في ملء نموذج W-9 إذا كانت الشركة لا تستخدمه لأغراض ضريبية. أيضًا ، يُعفى العاملون بدوام كامل من إكمال نموذج W-9.
ماذا يحدث إذا لم أقم بتقديم W9؟
لكل نموذج لا يظهر ، قد يتم فرض غرامة تتراوح من 50 دولارًا إلى 270 دولارًا. ومع ذلك ، إذا كنت مدفوعًا لأمره أو مقاولًا أو بائعًا تجاريًا ، فيجب عليك إكمال نموذج W-9 أو مواجهة غرامات مصلحة الضرائب المحتملة.
كم يمكنك أن تربح بدون W9؟
يجب على أي فرد أو منظمة تتلقى أكثر من 600 دولار من المدفوعات من عملك الصغير خلال السنة الضريبية المعينة إكمال نموذج W-9.
لماذا يحتاج شخص ما إلى W9 منك؟
بمجرد أن تبدأ العمل مع عميل أو مؤسسة كمقاول ، يجب أن يطلبوا منك نموذج W-9. تخبر المعلومات الواردة في النموذج جهة التوظيف ما إذا كانوا بحاجة إلى تقديم 1099 نيابة عنك لدى مصلحة الضرائب الأمريكية أم لا.
مقالات مماثلة
- كيفية ملء W9: التعريف وكيفية ملئه.
- المحاسبة غير الربحية: أفضل الخدمات والبرامج
- قروض غير ربحية: ما هي وكيف تعمل وكل ما تحتاجه
- كيف تحصل على رقم تعريف شخصي: دليل مفصل
- حساب التاجر عالي المخاطر: أفضل معالجات حسابات التاجر عالية المخاطر في عام 2023
الرقم المرجعي
