هل تعلم أن العقود تحكم حوالي 60 - 80٪ من المعاملات التجارية؟ يشير نفس التقرير أيضًا إلى أن الشركات الكبيرة تخسر ما يقرب من 215,000 دولار كل يوم تستمر عملية العقد. بالإضافة إلى ذلك ، يُقترح أنه من خلال القضاء على عدم دقة العقود وعدم الامتثال ، تخفض الشركات 33-41٪ من التكاليف ، وهو ما يعادل 2٪ من إجمالي التكاليف السنوية.
هذا هو المكان نظام إدارة دورة حياة العقد يأتي في الصورة. إنها عملية إدارة وتحليل وتنفيذ إنشاء العقد. بدأت الشركات في تبني إدارة دورة حياة العقد حوالي عام 2018 ، لكن الاتجاه اكتسب زخمًا في عالم ما بعد الجائحة. ذلك لأن العقود هذه الأيام غالبًا ما تكون رقمية.
يساعد CLM الشركات على تقليل مخاطر العقود ويضمن امتثالها للوائح وتدقيق العقود والبقاء منظمًا من البداية إلى النهاية. وفقًا لـ Goldman Sachs ، تتمتع الأعمال التي لديها عملية CLM ثابتة بتخفيض بنسبة 80٪ في أخطاء الدفع ، وتسريع دورات التفاوض بنسبة 50٪ ، وأكثر من ذلك.
بصرف النظر عن هذه الفوائد الملموسة ، يمكن لإدارة دورة حياة العقد أن تساعد الأعمال التجارية بعدة طرق. فيما يلي بعض أهم فوائد إدارة دورة حياة العقد للشركات.
CLM يبسط العملية برمتها
اسأل أي رجل أعمال أو محام ، وسوف يتفقون على أهمية الإعداد. الأمر نفسه ينطبق على العقود. هذا هو المكان الذي يكون فيه CLM مفيدًا. يمكن لنظام إدارة دورة حياة العقد التدقيق في العقود السابقة للعثور على لغة قياسية يمكن إعادة استخدامها.
If برنامج أتمتة المستندات قيد الاستخدام ، يمكن للشركات صياغة العقود في دقائق معدودة. يمكن لأنظمة CLM هذه تحديد أعضاء الفريق الرئيسيين لتضمينهم في العقد وتحديد الخطوط العريضة لأي مشكلات قد تكون ظهرت في الماضي.
يتم تبسيط عقود التتبع والمراقبة
يعد التتبع أحد أهم جوانب إدارة العقود الالتزاموالمعالم والجداول الزمنية والمعلمات الأخرى. يمكن لنظام إدارة العقود المعمول به تتبع العقود للمخاطر والقضايا المحتملة. بمجرد التعرف على خطر أو مشكلة ، فإنه يخطر الفريق المعني لاتخاذ الإجراءات اللازمة.
يوفر برنامج CLM لوحات معلومات مفصلة توفر رؤى قيمة ورؤية لأعباء العمل والتوزيع. يمكن للنظام أيضًا تحديد المناطق التي تحدث فيها تأخيرات في دورة حياة العقد. تتيح الحلول القائمة على البيانات مثل هذه الأتمتة التي تتجاوز القسم القانوني من خلال دمج عملية التعاقد في جوانب مختلفة من العمل.
يزيل الاختناقات البشرية
إنها حقيقة معروفة أن الإدارة اليدوية للعقود ورسمها عمليات معقدة. يستغرق الكثير من الوقت والجهد من مختلف الفرق. هناك أيضًا فرص لوقوع أخطاء ناتجة عن التعامل والتدخل البشري. وفقًا للخبراء ، تعد هذه الأخطاء البشرية إحدى العقبات الرئيسية عندما يتعلق الأمر بإدارة العقود. من خلال استخدام نظام إدارة دورة حياة العقد الآلي ، يمكن للعلامات التجارية التخلص بسهولة من مثل هذه الاختناقات البشرية.
يمنع التعاقد المستند إلى البيانات أيضًا الفريق القانوني للمؤسسة من الدفن في بحر المستندات. يستخدم المعلومات التعاقدية القابلة للبحث بسهولة لتحديد الفرص الاستراتيجية التي ربما لم يلاحظها أحد بخلاف ذلك.
يضمن الامتثال
كما تعلم بالفعل ، يعد الامتثال هو الجانب الرئيسي في أي عقد. إذا كان هناك أي انحراف عن الالتزامات التعاقدية أو الامتثال ، فقد تواجه الشركات خسارة مالية وقانونية. لذلك ، لتجنب الدعاوى القضائية ، من الضروري الحفاظ على الامتثال. لذلك ، يلزم وجود نظام سليم لإدارة دورة حياة العقد.
يقوم نظام CLM بتخزين جميع الأشياء الهامة المستندات التجارية في نظام إدارة السجلات مع النسخ الاحتياطية وسياسات إنفاذ سياسة الاستبقاء. يضمن إنفاذ الامتثال لأن سجلاتك المهمة آمنة.
يجعل التعاون سهلاً
كما ذكر أعلاه ، توفر CLM مستودعًا مركزيًا لتخزين جميع العقود ومعالجتها. تقوم أنظمة CLM بتخزين جميع العقود ووثائق الأعمال الهامة في سحابة آمنة لضمان خصوصية وأمان تلك المستندات. تتمتع الفرق التي تعمل في هذه العقود بوصول سهل وتعمل عليها بشكل آمن وتعاوني.
اسأل أي شخص تعامل مع العقود ، وسيخبرك أنه حتى أبسط العقود يمكن أن تشمل العديد من المتعاونين وطبقات متعددة من التوقيع. تلغي CLM الحاجة إلى إصدارات متعددة ، وبالتالي تشكل مساحة عمل موحدة حيث تتم جميع عمليات التحرير والموافقة والعلامات والتنفيذ على نظام أساسي واحد.
يساعد في توفير الوقت والتكلفة
كما ذكرنا سابقًا ، كشفت شركة PriceWaterhouseCoopers أن الأخطاء / عدم الدقة في الجانب المزدحم وجانب البيع من العقد نتج عنه 2٪ من التكاليف السنوية. مع وجود نظام CLM آلي ، يمكن للشركات توفير الكثير من المال عن طريق القضاء على عقوبات الامتثال والفرص الضائعة بسبب الأخطاء البشرية وأخطاء الدفع. يوفر CLM أيضًا الوقت من خلال تقديم قاعدة بيانات عقود قابلة للبحث بسهولة ، ووظيفة مبسطة ، والقضاء على أي إعادة عمل لمنع التأخير.
مع تبني العالم سريعًا للرقمنة ، تعد إدارة دورة حياة العقد أمرًا بالغ الأهمية لكل عمل تجاري. سيساعد المدير اللوجيستي الفعال الشركات على اكتساب المصداقية ، وتحسين الحوكمة ، وتجنب العقوبات ، وتوفير الوقت والجهد.
