تخدم المستندات الشكلية الغرض المتمثل في تزويد العملاء المحتملين بتكلفة تقديرية للمنتجات والخدمات التي ينوون شرائها من الشركة. يقوم النظام بإنشاء وإرسال فاتورة مبيعات مؤقتة إلى العميل بعد أن يلتزم بشراء السلع أو الخدمات. يسجل المستند المعاملة بشكل مبدئي ، على الرغم من أننا لم نتحقق بعد من التفاصيل النهائية للبيع. تابع القراءة للتعرف على الفاتورة المبدئية والبيانات المالية والميزانية والمبيعات.
ما هو Pro Forma؟
المصطلح "pro forma" مشتق من اللغة اللاتينية ويعني "كمسألة" أو "من أجل الشكل". يستخدم الناس المصطلح عادةً لوصف كيفية نشرهم للمعلومات رسميًا من خلال وضع افتراضات أو تنبؤات حول البيانات التي قد لا تكون متاحة بسهولة. عادة ، يعد الأشخاص هذه البيانات المالية دون الالتزام بمبادئ المحاسبة المقبولة على نطاق واسع. تصممها الشركة لاستبعاد النفقات غير المتكررة التي لا تشكل جزءًا من عملياتها اليومية ، مثل نفقات إعادة الهيكلة التي قد تنشأ بعد الاندماج.
من حيث الجوهر ، فإن البيان المالي المبدئي لديه القدرة على حذف أي عناصر تعتبرها الشركة تعيق دقة توقعاتها المالية. يمكن أن يكون هذا البيان بمثابة أداة قيمة في تقييم إمكانات الشركة المستقبلية.
الفاتورة الأولية
الفاتورة المبدئية هي مستند يعمل بمثابة عرض أسعار رسمي مقدم في تنسيق فاتورة. يطلب المشترون فاتورة مبدئية للحصول على رخصة استيراد أو تقييم ما قبل الشحن أو خطاب اعتماد أو صرف عملات صعبة. بالإضافة إلى ذلك ، تشتمل الفاتورة المبدئية عادةً على تفاصيل مماثلة لعرض أسعار رسمي وغالبًا ما تكون قابلة للتبادل مع بعضها البعض. يعد تقديم تفاصيل شاملة حول الطلب أمرًا بالغ الأهمية لضمان ترتيبات سلسة وفعالة للمستهلك.
الحقول في الفاتورة المبدئية
على عكس الفاتورة ، التي تلتزم عادةً بمجموعة ثابتة من الحقول ، تكون الفاتورة الأولية أكثر مرونة في محتواها. يمكن أن تتضمن أي معلومات ذات صلة تعتبر ضرورية وقت إنشائها. عندما يتعلق الأمر بالجانب المرئي ، فإن التباين الوحيد بين الفاتورة الأولية وفاتورة المبيعات هو أن الأخيرة تتطلب رقم فاتورة ، بينما تمتنع الأولى عمومًا عن تضمين واحدة. في غضون ذلك ، قمنا بتجميع قائمة بالمجالات المختلفة في فاتورة مبدئية.
- اسم الشركة وعنوان إرسال الفواتير وعنوان الشحن للمشتري.
- معلومات حول البائع ، بما في ذلك اسمه وعنوانه.
- شروط الدفع.
- تاريخ إصدار الفاتورة.
- تاريخ آخر دفع فاتورة.
- وصف المنتج / الخدمة.
- أسعار المنتجات والخدمات.
- المنتجات والخدمات المعروضة بكميات كبيرة.
متى يجب إرسال الفاتورة الأولية؟
بمجرد استلام الفاتورة الأولية ، من الضروري أن تكون على دراية بالوقت المناسب لإرسالها. من الضروري التأكد من أن العميل يتلقى الفاتورة الأولية النهائية قبل تسليم البضائع أو الانتهاء من العمل. يُنصح بالامتناع عن إرسال الفاتورة الأولية النهائية حتى يتم الانتهاء من المفاوضات.
يكمن التمييز بين الفاتورة الأولية والاقتباس القياسي أو التقدير هنا. يمكن أن يكون دمج عروض الأسعار في تعاملاتك التجارية وسيلة فعالة لتزويد عملائك بتقدير أولي للتكاليف. يمكن أن يساعد هذا أيضًا في ترسيخ الشفافية والوضوح في معاملاتك. في حالة إجراء مفاوضات إضافية ، يمكنك إجراء تعديلات حسب الضرورة.
علاوة على ذلك ، يُنصح بإرسال فاتورة أولية كممارسة تجارية قياسية بمجرد اتفاق الطرفين على الصفقة. كما أن تأكيد العمل أو المنتجات قبل تنفيذ الطلب يضمن توافقك أنت وعميلك على حد سواء .. تساعد هذه الخطوة على تجنب أي سوء فهم وتضمن أن تلبي النتيجة توقعات العميل.
القوائم المالية الأولية
تدمج البيانات المالية الشكلية أرقام المضاربة أو التقديرات التقريبية. تُدرج في البيانات مقاييس توفر وصفًا لأرباح الشركة ، بشرط استبعاد عناصر محددة غير متكررة. غالبًا ما تصمم الشركات هذه البيانات المالية لتكون بمثابة مستندات مؤقتة أو توضيحية تنحرف عن بروتوكولات المحاسبة التقليدية. تمارس الشركات حكمها في حساب الأرباح الأولية ، بما في ذلك أو استبعاد العناصر التي تتوقف على ما تعتبره مؤشرا على أداء الشركة الأصيل أو القادم. بالنظر إلى الطبيعة الافتراضية للتنبؤات الأولية ، فليس من غير المألوف أن تظهر انحرافات كبيرة عن النتائج الفعلية.
أنواع القوائم المالية الأولية
تشمل الأنواع المختلفة من البيانات المالية الأولية ما يلي:
# 1. الميزانية العمومية Pro Forma
هذا مشابه للميزانية العمومية الفعلية في معظم النواحي ، مع التمييز الرئيسي هو أن جزء أو كل التقارير المالية قد تم توقعها في ضوء الأحداث المتوقعة. ومن ثم ، ولهذا السبب ، يستخدم بعض الأفراد العبارتين "الميزانية العمومية المبدئية" و "توقعات الميزانية العمومية" بالتبادل. يمكن رؤية الأصول والمسؤوليات ومواقف حقوق الملكية المتوقعة لكيان أو شركة في أي وقت في عرض الميزانية في هذه الميزانية العمومية.
# 2. عرض احترافي لمدة عام كامل
يتم وضع جميع معاملات السنة المالية الخاصة بك حتى هذه النقطة في الاعتبار في هذا التنبؤ المبدئي ، ويتم إضافة التوقعات المستقبلية في الأعلى. بهذه الطريقة ، يمكنك أن توضح للمستثمرين المحتملين أو زملاء العمل كيف يمكن أن تتشكل الشؤون المالية لشركتك بحلول نهاية العام.
# 3. بيان الدخل التقريبي
يعتمد التخطيط والإدارة المالية بشكل كبير على توقعات الإيرادات والمصروفات والأرباح الدقيقة. بيانات الدخل هذه مفيدة في هذه الحالة. تظهر بيانات الدخل هذه توقع إجمالي الهامش والإيرادات وتكاليف التشغيل الثابتة والمتغيرة والأرباح والباقي.
# 4. التنبؤ الأولي للتمويل أو الاستثمار
ربما تقوم بترويج فكرة الاستثمار الرأسمالي أو التمويل الإضافي للمستثمرين المحتملين أو إقناع شركاء الأعمال بمزايا الاستثمار أو التمويل المذكور. لذا ، إذا كان الأمر كذلك ، يمكن أن يساعدك التنبؤ المالي المبدئي على تقديم حجتك. إنه يتنبأ بالكيفية التي قد يتغير بها التدفق النقدي لشركتك استجابة لتلقي استثمار من طرف خارجي ، بما في ذلك أي مدفوعات فائدة قد يلزم إجراؤها.
# 5. تحليل المخاطر
يمكن أن يستخدم تقييم المخاطر البيانات المالية الشكلية. تحلل هذه البيانات المالية للشركة في ظل افتراضات متفائلة ومتشائمة ، مما يعطي المديرين الماليين للشركة صورة أوضح للنتائج المحتملة لقراراتهم.
الميزانية الأولية
الميزانية المبدئية هي أداة تخطيط مالي مهمة تستخدمها المنظمات لتخصيص الإيرادات والتكاليف لمشروع معين. كما يوفر نظرة عامة شاملة على العمليات المدرة للدخل للأعمال التجارية ، مع التركيز بشكل خاص على الأرباح والمصروفات المرتبطة بمشروع أو مبادرة معينة. باستخدام البيانات والمعلومات التي تم جمعها ، يمكن للشركة تحديد ميزانيتها الرئيسية بشكل فعال. يمكن استخدام الميزانية المبدئية لمجموعة متنوعة من المبادرات داخل المؤسسة ، بما في ذلك الفئات التالية من المشاريع:
- الاستحواذ
- القروض العقارية
- الإفلاس
- التزامات جديدة
- مساهمات الأسهم
الأشياء التالية مناسبة لتضمينها في ميزانيات التشغيل المبدئية:
- المدخلات والمخرجات النقدية
- إجمالي الإيصالات
- ضرائب الدخل
بشكل عام ، يعد بيان الدخل وتقديرات نهاية الفترة في الميزانية العمومية الأدوات الأساسية لتحديد هذه العوامل. اعتمادًا على الشروط التالية ، يمكن أن تكون الميزانية المبدئية مستندات طويلة جدًا أو قصيرة جدًا.
مبيعات Pro Forma
يولي المستثمرون اهتمامًا وثيقًا عندما تعلن شركة ما عن أرباحها بسبب رقم المبيعات المبدئي التالي.
كيفية إنشاء مبيعات احترافية
يمكن تبسيط عملية تقدير وحساب بيانات المبيعات هذه عن طريق تقسيمها إلى عدة خطوات. ومن ثم فهي تشمل ما يلي:
- الخطوة الأولى هي تقدير أو حساب إيرادات الشركات. كل ما في الأمر أننا بحاجة إلى توخي الحذر في تقديرنا.
- طرق مختلفة لحساب الخصوم والنفقات والتكاليف الأخرى.
- ثالثًا ، استخدم الأرباح والتكاليف الإجمالية في الخطوتين السابقتين لتحديد صافي الدخل المستقبلي للشركة أو المجموعة وبناء الجزء الأولي من المبيعات
- يجب تقدير التأثير الصافي لتنفيذ التعديل المقترح على التدفق النقدي ، ويمكن القيام بذلك عن طريق تقدير التدفق النقدي. نظرًا لطبيعة طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق ، يتم التعامل مع الأرباح والتدفقات النقدية بشكل مختلف.
استخدامات المبيعات الرسمية الاحترافية
تشمل استخدامات المبيعات الرسمية الاحترافية ما يلي:
# 1. استراتيجية العمل
يعد المستند المبدئي أداة مفيدة للغاية للشركات ، حيث يتم تقديمه عادةً بتنسيق موحد وأعمدة يمكّن المديرين من التحكم الفعال في خطط الأعمال البديلة وإدارتها من خلال دراسة مقارنة شاملة. ومن ثم ، من خلال استخدام هذا المستند ، يمكن للشركات اكتساب فهم شامل للنتائج المحتملة لاستراتيجيات العمل المختلفة ، مما يسمح لهم باتخاذ قرارات مستنيرة ستفيد المنظمة ككل في النهاية. أيضًا ، مع تخطيطه الواضح والموجز ، يعد المستند الأولي موردًا أساسيًا لأي شركة تتطلع إلى تحسين عملياتها وتحقيق نجاح طويل الأجل. يمكن أن تكون البيانات الشكلية مفيدة بشكل لا يصدق عندما يتعلق الأمر بإدارة الأعمال. تم تصميم هذه البيانات للمساعدة في تحديد الفكرة المفترضة للأنشطة المالية والتشغيلية ، والتي يمكن أن توفر رؤى قيمة حول الصحة العامة للمؤسسة.
# 2. التقارير الخارجية
من الأهمية بمكان تقديم تقرير خارجي ينقل بشكل فعال العمليات والأنشطة المختلفة للشركة إلى المساهمين والمقرضين والمستثمرين المحتملين. يعمل هذا التقرير كوسيلة لإبلاغ هذه الأطراف بالوضع الحالي للشركة ، ووضعها المالي ، وأي معلومات أخرى ذات صلة قد تؤثر على قراراتهم الاستثمارية. بدون مثل هذا التقرير ، قد يكون من الصعب على أصحاب المصلحة هؤلاء اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن مشاركتهم مع الشركة. لذلك ، من الضروري التأكد من أن التقرير الخارجي شامل ودقيق وحسن التوقيت لتوفير الشفافية والمساءلة اللازمتين لجميع الأطراف المعنية.
# 3. المحاكاة المالية
توفر المبيعات الشكلية معلومات كافية لهدف حساب النسب المالية أو الحسابات الرياضية الأخرى. عندما يتعلق الأمر بتحقيق أهداف الشركة المختلفة ، فمن المهم أن يكون لديك نموذج مالي قائم على المبيعات الشكلية. يمكن أن يكون هذا النوع من النماذج مفيدًا بشكل لا يصدق للشركات ، لأنه يسمح لهم باتخاذ قرارات مستنيرة بشأن مواردهم المالية والتخطيط للمستقبل بدقة أكبر. ومن ثم ، من خلال استخدام نموذج مبيعات مالي مبدئي ، يمكن للشركات اكتساب فهم أفضل لوضعها المالي واتخاذ قرارات استراتيجية من شأنها مساعدتهم على تحقيق أهدافهم. سواء كان الأمر يتعلق بزيادة الإيرادات أو خفض التكاليف أو تحسين الربحية ، يمكن أن يكون النموذج المالي المصمم جيدًا أداة قوية لأي مؤسسة تتطلع إلى النجاح في مشهد الأعمال التنافسي اليوم.
# 4. النظر في آثار التغييرات
إذا مرت الشركة بتعديلات مالية كبيرة أو تتوقعها ، يصبح من الضروري إنشاء مبيعات شكلية. هذه المذكرة عبارة عن مستند مالي يوضح الأداء المالي المتوقع لشركة بناءً على افتراضات معينة وسيناريوهات افتراضية. إنها أداة مهمة تمكن الشركات من التنبؤ بوضعها المالي في المستقبل واتخاذ قرارات مستنيرة بشأن عملياتها. ومن ثم ، من خلال إعداد هذا النوع من المبيعات ، يمكن للشركات اكتساب فهم أفضل لموقفها المالي والتخطيط وفقًا لذلك لتحقيق أهدافها.
ماذا تعني Pro Forma في الأعمال؟
يتنبأ البند المبدئي بالأداء المستقبلي باستخدام الحقائق النظرية أو التخمينات. يتم تغطية البيانات المالية الشكلية ، أو البيانات المالية المتوقعة ، في دورة التعلم الإلكتروني للمحاسبة المالية.
ما هي سلبيات Pro Forma؟
لا يمكن لهذه البيانات المالية أن تعكس بشكل صحيح الأداء السابق أو الحالي بسبب افتراضها. وبالتالي ، يجب استخدامها بحذر وليس كبديل للتقارير المالية التقليدية.
ما هو مثال على Pro Forma؟
تشبه البيانات المالية الشكلية البيانات المالية التقليدية ، وإن كانت تستند إلى سيناريوهات افتراضية بدلاً من النتائج المالية الفعلية. لنفترض من الناحية الافتراضية أن مؤسستي كانت ستؤمن قرضًا بقيمة 60,000 ألف دولار في العام المقبل. بعد الحصول على قرض بقيمة 60,000 ألف دولار ، سيُظهر البيان الدخل المتوقع وأرصدة الحساب والإيرادات.
مراجع حسابات
- investopedia.com
- Corporatefinanceinstitute.com
- zoho.com
- Freshbooks.com
مقالات ذات صلة
- خطوات عملية أتمتة طلبات المبيعات (+ نموذج طلب مبيعات مجاني)
- بيان الدخل المتوقع: القوالب وكيفية إعدادها
- الفاتورة المحاسبية: التعريف ، وكيفية تسجيلها ، والبرامج المجانية
- شروط الدفع: كيفية استخدام أفضل شروط الدفع
- الفاتورة الأولية: ما هي الفاتورة الأولية والأمثلة
- إغلاق الخطابات: طرق إنهاء خطاب العمل بأمثلة
