"الآن أين تركت هذا المخزون؟" تتساءل وأنت تتجول في المستودع الخاص بك في حالة ذهول. هذا السيناريو مثير بعض الشيء ، لكنه قد يشعر بهذه الطريقة عندما تكتشف أن أرقام مخزونك غير صحيحة. يعد تتبع استخدام المخزون والتباين بشكل صحيح أمرًا أساسيًا لتحقيق أقصى استفادة من منتجاتك. لحسن الحظ ، لا يجب أن يكون الأمر صعبًا كما يبدو. لقد قمنا بتجميع دليل شامل يمكن أن يساعدك على فهم أساسيات نظام تعقب المخزون ، بما في ذلك بعض البرامج المجانية التي يمكنك استخدامها لأعمالك الصغيرة وورقة لمساعدتك خلال العملية. بدون مزيد من اللغط ، دعنا ننتقل!
ما هو تعقب الجرد؟
يشير تتبع المخزون ، كما يوحي الاسم ، إلى تتبع مستويات المخزون في جميع أنحاء عمليات الأعمال التجارية. هذه تتغير باستمرار مع قيام العملاء بعمليات الشراء وجلب مخزون جديد ، سواء لاستبدال العناصر المباعة لهؤلاء العملاء أو توقع أنماط الطلب المتغيرة.
إذا كنت تمتلك شركة بيع بالتجزئة ، سواء كانت كبيرة أو صغيرة ، فإن أهم مسؤوليتك هي الاحتفاظ بالمخزون المناسب بالكميات المناسبة - وللقيام بذلك ، فأنت بحاجة إلى نظام دقيق لتعقب المخزون كجزء من نظام إدارة المخزون الخاص بك.
هناك سببان وراء أهمية تتبع المخزون. الأول هو تلبية طلب المستهلك ، والثاني هو مقدار المال المعرض للخطر. يجب على الشركات تبسيط إدارة المخزون لضمان أن العملاء يمكنهم العثور على المنتجات المناسبة وأن الشركات لا تهدر الأموال على المخزون الزائد.
يمكن للشركات الأكبر تكريس المزيد من الموارد لإدارة المستودعات ومراقبة المخزون. حتى أن البعض لديه أقسام محددة تركز بالكامل على هذا العمل. من الواضح أن هذا خيار أقل قابلية للتطبيق للشركات الصغيرة. ومع ذلك ، يمكن لأدوات مثل برنامج تتبع المخزون مساعدة هذه الشركات الصغيرة في إدارة التخزين والوفاء والمهام الأخرى.
فوائد تتبع الجرد
يتميز تتبع المخزون بالعديد من المزايا لأن مستويات المخزون في الوقت الفعلي لها تأثير مباشر على عمليات التخزين والمبيعات. المراكز الثلاثة الأولى هي كما يلي:
# 1. ستكون قادرًا على اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن طلب المنتجات.
أصبح حساب نقاط إعادة الترتيب المثلى وأداء تخطيط الطلب والتنبؤ به وغير ذلك أسهل عندما يكون لديك نظرة ثاقبة على مستويات المخزون وحركته. نتيجة لذلك ، تتحسن القدرة على زيادة المبيعات وتعظيم الأرباح.
# 2. ستوفر المال في جميع المجالات.
عندما يكون مخزونك تحت السيطرة ، يمكنك توفير المال على التخزين ونقل البضائع والشراء ورواتب الموظفين. مع تخصيص أموال أقل للمخزون ، يمكنك استثمارها في تسويق التجارة الإلكترونية لزيادة المبيعات وتوسيع نطاق عملك.
# 3. سيقدر موظفو المستودعات لديك الحصول على نظرة ثاقبة لمستويات ومواقع المخزون الدقيقة.
سيكونون أكثر إنتاجية إذا كان لديهم المزيد من المعلومات. إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل ، يجب أن تبدأ في استخدام برنامج إدارة المستودعات. يتم أيضًا زيادة سرعة تنفيذ الطلبات ، وسوف يقضي فريقك وقتًا أقل في البحث عن العناصر المفقودة أو الفرز من خلال كمية كبيرة من المخزون. يؤدي هذا أيضًا إلى زيادة رضا العملاء.
تحديات تتبع الجرد
بينما تتحدث مزايا تتبع المخزون عن نفسها ، من المهم أيضًا أن تكون على دراية بالعيوب. يعد فهم هذه التحديات أمرًا بالغ الأهمية لأنه يمكن أن يساعد الشركات على تجنب الوقوع ضحايا لها.
# 1. إنها مضيعة للوقت
على الرغم من أننا ذكرنا سابقًا أن تتبع المخزون يمكن أن يساعد الشركات في توفير الوقت والجهد والمال ، تجدر الإشارة هنا إلى أن إدارة المخزون يمكن أن تستغرق وقتًا طويلاً في حد ذاتها. يصبح الأمر أكثر تعقيدًا مع توسع الأعمال في قنوات جديدة وزيادة المبيعات ، مما يعني أن هناك المزيد لتحليله وتتبعه.
وغني عن القول أن رواد الأعمال بالتجزئة لديهم الكثير من متطلبات الوقت. يمتلك تجار التجزئة متعددو القنوات الكثير على لوحاتهم ، سواء كان ذلك تعيين موظفين جدد وتدريبهم ، أو إدارة حملات تسويقية ، أو البحث عن فرص عمل جديدة. إدارة المخزون هي مسؤولية إضافية فوق كل شيء آخر.
# 2. ليس من السهل دائمًا تتبع العناصر.
هناك مشكلة أخرى تتعلق بتتبع المخزون وهي أن الطلبات تنتقل بشكل متكرر من موقع إلى آخر. ليس الأمر بسيطًا مثل تخزينها جميعًا في مستودع واحد حتى يطلبها العملاء. يمكن نقل العناصر من موقع إلى آخر قبل الوصول إلى المستهلك.
عندما يتم نقل العناصر من موقع إلى آخر ، يصبح من الصعب بشكل متزايد تتبع مكانها وعددها. هذا يمكن أن يكون له عواقب سلبية. إنه يعني على وجه التحديد أن هناك خطر تقلص المخزون (بسبب الخسارة أو السرقة ، على سبيل المثال) ، والطلبات غير المنجزة أو المتأخرة ، والسجلات المالية غير الدقيقة.
# 3. تعد إدارة المخزونات الأكبر أكثر صعوبة.
لقد ذكرنا ذلك بالفعل ، ولكن من الصعب إدارة المخزونات الأكبر. من الواضح أن رواد الأعمال الطموحين يبحثون دائمًا عن طرق للتوسع. ولكن مع زيادة المبيعات ، سيزداد أيضًا معدل دوران المخزون ، وتصبح إدارة ذلك أمرًا صعبًا بلا شك.
قد تجد نفسك تحمل أنواعًا متعددة من نفس نوع المنتج ، لذا فإن المهمة هنا هي تتبع كل هذه الأنواع - بجميع أحجامها وألوانها وأنماطها المختلفة وما إلى ذلك. بالإضافة إلى إدارة أسعارها ، مع التأكد من أن عملك لديه ما يكفي من كل منها لتلبية طلب العملاء. وبالتالي ، يعد توسيع نطاق تتبع المخزون أحد أصعب التحديات التي يجب على الشركات النامية التغلب عليها.
كيف يمكنك تتبع المخزون بشكل فعال؟
تختلف طرق تتبع المخزون ، حيث يكون بعضها أكثر فاعلية من البعض الآخر. دعونا نلقي نظرة على عدد قليل منهم.
# 1. ورقة وقلم
تستمر بعض الشركات (عادةً ما تكون أقدم وأصغر) في استخدام أساليب القلم والورق اليدوية ، وتدوين تفاصيل كل معاملة على نظام البطاقة. ومع ذلك ، من الواضح أن هذه طريقة دون المستوى الأمثل ، وقد تخلت غالبية الشركات منذ فترة طويلة عن مثل هذه الممارسات.
# 2. جداول بيانات Excel
لتتبع المخزون ، تستخدم بعض الشركات جداول بيانات Excel. هذا أمر جيد بالنسبة للشركات الصغيرة التي تتعامل مع أحجام طلبات منخفضة للغاية ، ولكن من المحتمل أن يثبت أنها غير كافية حتى بالنسبة للشركات متوسطة الحجم. مع نمو شركتك ، من المحتمل أن تكتشف أن جداول البيانات هذه لم تعد كافية.
# 3. جوجل ورقة تعقب المخزون
على الرغم من أن جداول البيانات تعد بمثابة تحسين على النسخ الورقية ، إلا أنه لا يزال يتعين إدخال المعلومات يدويًا. ومع ذلك ، إذا كنت تستخدم Google Sheet ، فيمكنك تحديث أداة تعقب المخزون تلقائيًا كلما تغيرت.
# 4. لوجستيات الطرف الثالث
خيار آخر هو الاستعانة بمصادر خارجية لتنفيذ الطلبات إلى شركة لوجستية تابعة لجهة خارجية ، والتي ستتعامل مع العملية برمتها. نظرًا لأن هذه الشركات تتعامل مع طلباتك ، فهي أيضًا مسؤولة عن طلبات المخزون والتعبئة والشحن للعملاء. يمكنهم أيضًا تقديم تقارير جرد مفصلة في الوقت الفعلي والحفاظ على مستويات المخزون الدقيقة تحت الفحص.
# 5. تطبيقات الموبايل
تستخدم العديد من الشركات (بما في ذلك العديد من الشركات الناشئة الصغيرة) تطبيقات iOS و Android بشكل متزايد بدلاً من جدول البيانات كمتعقب للمخزون. ومع ذلك ، مع نمو الأعمال التجارية وتصبح احتياجاتها أكثر تعقيدًا ، يمكن أن تصبح هذه التطبيقات محدودة إلى حد ما.
# 6. برنامج تتبع المخزون
يوفر برنامج تتبع المخزون صورة أكثر تفصيلاً للمخزون. أثناء معالجة الطلبات ، يمكن لعمال المستودعات مسح ملصقات الباركود ثنائية الأبعاد ، مما يوفر سجلاً فوريًا للعناصر الموجودة في المخزون ، والتي تنفد ، وتلك التي تم تخزينها بشكل زائد. هذا مجرد مثال واحد على كيفية جعل الأتمتة الحياة أسهل لكل من الشركات وموظفيها.
أفضل برنامج مجاني لتتبع المخزون لعام 2023
يمكن أن توفر برامج المخزون المجانية طريقة فعالة من حيث التكلفة للشركات الصغيرة لإدارة مخزونها. ومع ذلك، تحصل على ما تدفعه مقابل. عادةً ما تكون أنظمة تعقب المخزون هذه خفيفة الوزن ، لذلك عند البحث عن البرنامج المناسب ، تأكد من أنه يدعم عملياتك الحالية على الأقل. لقد اخترنا لك القليل لاستخدامها. وهم على النحو التالي:
# 1. أودو
يعد Odoo ، وهو نظام مخزون مفتوح المصدر بالكامل ، أفضل برنامج مجاني لإدارة المخزون لأنه يقوم بالكثير ، بما في ذلك أوامر الشراء الآلية (POs) وتتبع تاريخ انتهاء الصلاحية. إنه غير محدود تمامًا ، مما يجعله رائعًا للشركات الصغيرة ذات المخزونات الضخمة ، ومقابل رسوم رمزية ، يمكنك ربطه بعشرات أدوات المبيعات والتسويق الأخرى من Odoo. يتكامل Odoo أيضًا مع أنظمة التجارة الإلكترونية.
# 2. زوهو
Zoho Inventory ، المصمم للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم ، يساعد الشركات في إدارة المبيعات وإنشاء أوامر الشراء وتتبع المخزون بدقة. إنه يتكامل مع عدد من الأسواق عبر الإنترنت ، بما في ذلك Amazon و Etsy و eBay. كما أنه يدعم Shopify ومتاح على جميع الأنظمة الأساسية. هذا الإصدار مجاني ويأتي مع 20 طلبًا عبر الإنترنت وغير متصل ، و 20 ملصق شحن ، و 20 تتبع شحنة ، ومستودع واحد. يتضمن إدارة المخزون والمخازن والبيع متعدد القنوات وإعداد التقارير وميزات أخرى.
# 3. SalesBinder
يوفر SalesBinder برنامج جرد ممتاز يعمل في أكثر من 130 دولة وبعملات متعددة. تسمح واجهته سهلة الاستخدام أيضًا بالتخصيص الشامل ، مما يسمح لك بجعله يعمل تمامًا بالطريقة التي تريدها ، بغض النظر عن مكان وجودك في العالم. لا تدعم خطة SalesBinder المجانية عمليات الدمج ؛ بدلاً من ذلك ، ضع في اعتبارك Zoho أو Odoo. تعمل خطته المجانية أيضًا على تقييد عدد السجلات الشهرية التي تحسبها كعناصر مخزون أو حسابات أو طلبات - لا يوجد نظام آخر لتعقب المخزون في قائمتنا يقوم بذلك سواء لشركة صغيرة أو شركة كبيرة. ومع ذلك ، فإنه يحتوي على ميزات قوية لتسجيل المخزون وتتبعه ، بالإضافة إلى ميزات قوية للمبيعات وإدارة علاقات العملاء.
# 4. سرا
Sortly هو نظام أساسي لإدارة المخزون قائم على السحابة يتضمن ميزات مثل تتبع النشاط وتتبع المواقع المتعددة والترميز الشريطي ومسارات التدقيق. ومع ذلك ، فإن الميزة الأكثر بروزًا هي الباركود المدمج وتطبيق ماسح QR للجوال ، والذي يعمل حتى عند إيقاف تشغيل الجهاز. حتى إذا كان تطبيق هاتفك لا يتلقى إشارة ، يمكنك فحص المخزون الوارد والصادر — ستتم مزامنة Sortly تلقائيًا بمجرد اتصالك بالإنترنت مرة أخرى. يعد Sortly مثاليًا لإدارة المخزون أثناء التنقل عبر مواقع متعددة نظرًا لقدراته في وضع عدم الاتصال والتتبع متعدد المواقع. بينما يحتوي تطبيق Zoho للأجهزة المحمولة على وضع غير متصل بالشبكة ، يقدم Sortly مخزونًا لمواقع متعددة.
# 5. مربع
تشتهر Square بإمكانياتها في نقاط البيع (POS) لتجار التجزئة والمطاعم ، وهي تحتل المرتبة الأولى في قوائمنا لأفضل أنظمة نقاط البيع وأنظمة نقاط البيع المجانية الرائدة. ومع ذلك ، فإنه يتضمن أيضًا أدوات إدارة المخزون في Square مجانًا تمامًا لما يصل إلى 300 موقع. نظرًا لجميع الميزات التي تتضمنها حسابات Square - المبيعات في المتجر ، وتكامل التجارة الإلكترونية ، وإمكانيات الهاتف المحمول ، ونقاط البيع - فهي أفضل حل الكل في واحد لتجار التجزئة الذين يتطلعون إلى إدارة المخزون مجانًا والبيع في المتجر ، عبر الإنترنت ، عبر الفاتورة والجوال.
اقرأ أيضا: نظام تتبع المخزون: أفضل الممارسات
كيفية اختيار برنامج إدارة المخزون المجاني
لتحديد برنامج المخزون المجاني الأنسب لاحتياجات شركتك ، ضع في اعتبارك العوامل التالية ووزنها في سياق عملك.
# 1. إدارة متعددة القنوات
إذا كنت تمتلك شركة صغيرة أو شركة كبيرة بها متجر بيع بالتجزئة وأيضًا متجر على الإنترنت ، فستحتاج إلى نظام مجاني لتتبع المخزون يقوم بمزامنة المخزون من كلا الموقعين. يجب أن يتكامل مع برنامج POS والتجارة الإلكترونية لتحقيق ذلك. مربع ، على سبيل المثال ، هو حل جيد للمخزون المجاني لهذا الغرض ، لكن Stockpile بواسطة Canvus ليس كذلك.
# 2. تكاملات إضافية
إذا كان برنامج المحاسبة الخاص بك يتضمن تقارير المخزون ، فقد يكون من المفيد اختيار تطبيق جرد مجاني يتكامل معه. هذا يلغي الحاجة إلى الاشتراك في خطة إدارة المخزون المدفوعة من أجل الوصول إلى التقارير المتقدمة. هناك أسباب إضافية لربط برنامج المحاسبة وبرنامج المخزون: يتم تصنيف أداة تعقب المخزون كأصل في ميزانيتك العمومية.
# 3. عدد المستخدمين
كم عدد الأشخاص الذين سيحتاجون إلى الوصول إلى تطبيق إدارة المخزون الخاص بك؟ غالبًا ما يكون للبرامج المجانية حد مستخدم صغير ، مما يسمح أحيانًا لمستخدم واحد فقط. قم بتضمين نفسك ، وأي شخص يملأ أو يحسب المخزون ، وربما حتى محاسبك.
# 4. ميزانية
برنامج تعقب المخزون المجاني ميسور التكلفة لأي شركة صغيرة أو كبيرة. ولكن إذا كان نظام تعقب المخزون الأكثر تكلفة قليلاً يوفر لك الوقت الذي يمكن إنفاقه يدويًا في تتبع مخزونك - أو يمنع الأخطاء المكلفة في طلب العناصر أو تتبعها - فقد يكون الأمر يستحق السعر على المدى الطويل.
# 5. سمات
عادةً ما يشتمل نظام تعقب المخزون المجاني للشركات الصغيرة أو الكبيرة على ميزات أقل من الخيارات المدفوعة ، مثل إعداد التقارير الأساسية ، وتنبيهات المخزون المنخفض ، وبعض إمكانيات وضع العلامات الرقمية والمسح الضوئي ، ووظائف الأجهزة المحمولة.
ما هي أفضل طريقة لتتبع المخزون؟
الطريقة الأساسية لتتبع المخزون هي عد المخزون يدويًا كل أسبوعين ومقارنة الأرقام بالمبيعات. يشار إلى هذا باسم الجرد الدوري. يوجد أيضًا مخزون دائم ، يستخدم أنظمة إدارة المخزون المدمجة في نقاط البيع الخاصة بشركتك.
كيف يمكنني تتبع مخزوني مجانًا؟
يمكن استخدام القلم والورق أو جدول بيانات تعقب المخزون أو برنامج إدارة المخزون المجاني لتتبع المخزون مجانًا. يمكنك الذهاب مع أي شخص يناسبك.
هل يمكن استخدام برنامج Excel لتتبع المخزون؟
يعد Excel نظامًا مجانيًا لتتبع المخزون منخفض التكلفة سواء للشركات الصغيرة أو الشركات الكبيرة ، ولكن له قيود (ومجال للخطأ) لا يتوفر بها برنامج إدارة المخزون. يحتوي جدول البيانات على أعمدة لا نهائية تقريبًا لتصنيف وفرز المعلومات التي تحتاجها.
ما هي الطرق الثلاث لتتبع الجرد؟
تعد تقنية الدفع وتقنية السحب وتقنية الوقت المناسب من أكثر تقنيات إدارة المخزون شيوعًا.
ما هي طريقتان لتتبع المخزون؟
هناك طريقتان: الطريقة التقليدية لتتبع وتسجيل تدفق البضائع من وإلى عملك يدويًا ، أو الأسلوب الآلي الأكثر عملية باستخدام التكنولوجيا.
ما هي أنواع أنظمة تتبع المخزون؟
تصنف أنظمة إدارة المخزون إلى ثلاثة أنواع: يدوية ودورية ودائمة.
لماذا يجب عليك تتبع المخزون؟
يمكن أن يساعدك تتبع مخزونك في تجنب أخطاء المخزون وعدم الكفاءة. يمكن أن يساعدك التتبع الدقيق للبضائع الموجودة في مخزون شركتك على زيادة الأرباح والعمل بكفاءة أكبر.
وفي الختام
يعد تتبع المخزون أحد أهم أجزاء إدارة الأعمال الناجحة. سيقوم مدير المخزون الحكيم أو مدير المستودع أو صاحب العمل بإجراء جرد كامل كل ثلاثة أشهر على الأقل واستخدام البيانات من المخزونات المادية أو الدائمة لتحسين ممارسات إدارة المخزون (انظر راتب مدير مراقبة المخزون وراتب مدير المستودعات).
مقالات ذات صلة
- أداة تعقب المخزون: المعنى ، البرمجيات الحرة والورقة
- أفضل التطبيقات لإدارة المخزون في عام 2023
- نظام إدارة وإدارة المخزون: أفضل الممارسات
- أداة تعقب السيارة: أفضل أدوات التتبع والدليل الموثوق بها
- أفضل 15 نظامًا للمخزون للشركات الصغيرة في عام 2023 (+ خيارات مجانية)
- قادة مشهورين: أفضل الأشخاص الملهمين والاقتباسات التي تحتاج إلى معرفتها
مراجع حسابات
