كما يقول المثل ، "كتابة الرسالة شيء ؛ الكتابة باحتراف شيء آخر ". وهنا يأتي دور الخطاب المهني. الخطاب الاحترافي هو خطاب رسمي يمكنك استخدامه لطلب أو تقديم معلومات. عندما يتعلق الأمر بكتابة خطاب احترافي ، من المهم معرفة كيفية كتابة خطاب احترافي للتواصل بشكل فعال مع الشركات والمؤسسات الأخرى ، بغض النظر عن الغرض منه أو الاستقالة أو المرجع أو التوصية أو الشكوى.
ومع ذلك ، إذا كنت تبحث عن نصائح حول كيفية كتابة خطاب احترافي ، فقد وصلت إلى المكان الصحيح. في هذه المقالة ، نشرح كيفية كتابة خطاب احترافي والنصائح الأخرى التي ستجعل رسائلك مميزة.
ما هي الرسالة المهنية؟
الخطاب الاحترافي هو خطاب عمل يُستخدم عادةً للتواصل مع الشركات أو الأفراد الآخرين لطلب أو تقديم معلومات. عادة ما يكون بأسلوب رسمي ومهني. يمكن أن يكون هذا خطابًا تكتبه إلى صاحب العمل أو العميل أو زميل العمل أو زميل العمل المحتمل.
عادة ما تأتي الرسائل المهنية مع غرض أو نية محددة ، بما في ذلك التحية وفقرات الجسم والختام. يجب أن تكون الرسالة مكتوبة بشكل جيد وخالية من أي أخطاء نحوية أو إملائية. كما يجب أن تكون واضحة وموجزة وأن تصل مباشرة إلى صلب الموضوع. لذلك ، عندما تريد كتابة خطاب احترافي ، فكن على دراية بالمتلقي وصمم الرسالة وفقًا لذلك.
أنواع الرسائل المهنية
هناك أنواع عديدة من الرسائل الاحترافية ولكل منها غرضه ، ولكن من أكثرها شيوعًا ما يلي:
# 1. تغطي الرسائل:
تُستخدم خطابات الغلاف عند التقدم لوظيفة أو تقديم اقتراح أو طلب إلى عميل محتمل. لكتابة خطاب تغطية احترافي ، يجب أن تركز على المنصب وتدع كلماتك تقنع الشركة أو صاحب العمل أنك المرشح المناسب.
# 2. خطاب توصية:
خطاب التوصية هو خطاب احترافي مكتوب لتقديم مراجعة إيجابية لمهارات الشخص أو شخصيته. إنها رسالة يكتب فيها شخص يعرفك جيدًا عن صفاتك الإيجابية. غالبًا ما يتم استخدام الرسالة في عملية التوظيف ، حيث يمكن أن توفر معلومات قيمة حول مؤهلات المرشح.
يحتوي خطاب التوصية على ملاحظات إيجابية ويمكن أن يساعد في الحصول على المنح الدراسية أو الوظائف أو التدريب الداخلي. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يكون خطاب التوصية المهني أحد الأصول القيمة عند التقدم بطلب للحصول على منح دراسية أو وظائف أو تدريب داخلي. على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في الحصول على وظيفة أو منحة دراسية ، فأنت بحاجة إلى شخص ما لكتابة خطاب توصية مهني. كل ما عليك فعله هو تزويد الشخص الذي يكتب الرسالة بكل المعلومات اللازمة وإظهار التقدير لوقته.
# 3. خطاب مرجعي:
الخطاب المرجعي هو رسالة شخص يعرف مرشحًا وظيفيًا ، ويكتب ويشهد على مؤهلاته / مؤهلاتها. يمكن أن يأتي من صاحب عمل سابق أو زميل أو أستاذ أو منظمة مهنية. يمكن لصاحب العمل المحتمل أن يطلب هذه الرسالة كجزء من عملية التوظيف.
بمعنى آخر ، يجب أن تكون الرسالة إيجابية وتقدم أمثلة محددة لمؤهلات المرشح. على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في كتابة خطاب مرجعي احترافي ، فقم بتوجيهه إلى الشخص ، والوظيفة التي يتقدم لها ، ثم قم بالتوقيع عليها.
# 4. رسالة شكوى:
خطاب الشكوى هو خطاب رسمي يستخدم للشكوى بشأن منتج أو خدمة أو موقف. يجب أن يكون الخطاب موجهًا إلى الشركة أو المؤسسة أو الفرد المسؤول.
لذلك ، إذا كنت ترغب في كتابة خطاب شكوى مهني ، فقم بتضمين جميع المعلومات ذات الصلة ، مثل تاريخ ووقت ومكان الحادث ، بالإضافة إلى وصف تفصيلي للمشكلة بأدب ومهنية.
# 5. خطاب استقالة:
خطاب الاستقالة هو وثيقة رسمية من الموظف إلى صاحب العمل للإعلان عن نيته ترك منصبه. لكتابة خطاب استقالة احترافي ، يجب عليك تضمين اسم موظفك ومنصبه واسم الشركة وتاريخ آخر يوم عمل لك.
في الرسالة ، يجب على الموظف أيضًا ذكر أسباب استقالته وشكر صاحب العمل على إتاحة الفرصة للعمل لديه.
# 6. رسائل شكر:
يتم إرسال رسائل شكر بعد مقابلة أو اجتماع لإظهار التقدير لهذه الفرصة. هم أيضًا لتقدير عام للزملاء وأصحاب العمل والعملاء وشركاء الأعمال ، إلخ.
كيف تكتب رسالة مهنية
فيما يلي دليل عام حول كيفية كتابة خطاب احترافي ، بغض النظر عن الاستقالة أو المرجع أو التوصية أو خطاب الشكوى.
# 1. استخدم حرف الخط والهوامش:
عندما تريد أن تعطي انطباعًا احترافيًا في مراسلاتك المكتوبة ، ابدأ بالأساسيات: خط إلكتروني عالي الجودة وهوامش. سيعطي هذا رسالتك مظهرًا رسميًا ومصقولًا. لاختيار خط ، ابحث عن شيء يسهل قراءته وله مظهر احترافي. على سبيل المثال ، يعتبر Times New Roman اختيارًا جيدًا. بعد ذلك ، اضبط الهوامش على بوصة واحدة من جميع الجوانب لإضفاء مظهر نظيف وانسيابي على رسالتك.
# 2. أنشئ عنوانك:
يجب أن يتضمن عنوان الرسالة المهنية اسم المرسل وعنوانه والتاريخ واسم المستلم وعنوانه. لكتابة عنوان حرف احترافي:
- أولاً ، يجب كتابة اسمك وعنوانك وتاريخك في الركن الأيمن العلوي من الصفحة. يمكنك أيضًا إضافة رقم هاتفك وعنوان بريدك الإلكتروني.
- بعد ذلك ، أضف معلومات عنوان المستلم أسفل معلوماتك ، وقم بمحاذاةهم إلى اليسار. سيساعد هذا في ضمان توجيه رسالتك إلى الشخص أو القسم المناسب.
# 3. اكتب تحيتك:
التحية هي التحية الرسمية في بداية رسالتك. لذلك تحت العنوان ، قم بتضمين تحية أو تحية ، وأضف فاصلة. إذا كنت تعرف الاسم الأول والأخير للمستلم ، يمكنك كتابة "عزيزي جون سميث". وإذا كنت لا تعرف اسم المستلم ، فاستخدم تحية عامة مثل "سيدي أو سيدتي" أو "لمن يهمه الأمر" أو "عزيزي مدير التوظيف".
# 4. فقرات الجسم:
عادةً ما تحتوي الرسالة المهنية على ثلاث فقرات أساسية. يمكنك كتابة جسم خطاب احترافي بهذه الطرق: الفقرة الأولى تقدم الغرض من الرسالة. توفر الفقرة الثانية مزيدًا من المعلومات حول الغرض وتطلب الفقرة الثالثة من القارئ اتخاذ إجراء. ومن ثم ، تأكد من أن فقرات الجسم هذه واضحة وموجزة.
# 5. إضافة فقرة ختامية وتوقيع:
تنتهي معظم الرسائل بفقرة قصيرة تشكر المستلم على وقته وتعلمه أنك ستتواصل معه. هذه فرصة جيدة للتوقيع ببيان أو عبارة إيجابية. على سبيل المثال: "أتطلع إلى تلقي رد منك قريبًا". أو "شكرًا لك على اهتمامك". إذا قمت بتضمين مرفقات مع رسالتك ، فذكر ذلك هنا أيضًا. على سبيل المثال: "الرجاء العثور على نسخة مرفقة من سيرتي الذاتية."
بعد نص الإغلاق ، اترك سطرين إلى ثلاثة أسطر بين سطر الإغلاق وأضف توقيعًا ختاميًا. أمثلة على توقيعات الخطابات هي "مع خالص التقدير" ، "مع التقدير" ، "شكرًا لك" ، "تحياتي" ، "لك حقًا" ، إلخ. لذا ، حدد توقيعك الختامي وأدخل الأحرف الأولى والمتوسطة (إذا كان لديك واحد) ، واسم العائلة. لاحظ أن توقيع الإغلاق واسمك يجب أن يكونا في أسفل الجانب الأيسر.
# 6. تدقيق وإرسال رسالتك
بعد كتابة رسالتك ، خذ الوقت الكافي لمراجعتها. يعد التحقق من الأخطاء النحوية والإملائية أمرًا ضروريًا ، ولكن خذ الوقت الكافي لقراءة رسالتك للتأكد من أنها واضحة وموجزة. بعد ذلك ، يمكنك إرسالها إلى المستلم.
ما الذي يتضمنه الخطاب المهني؟
تتضمن الرسالة المهنية عادةً عنوانًا باسم المرسل وعنوانه ، بالإضافة إلى التاريخ واسم المستلم وعنوانه. نص الرسالة هو المكان الذي سيبلغ فيه المرسل الغرض من الرسالة. يجب أن يكون واضحًا وموجزًا ، ودائمًا ما يكون قريبًا من توقيع احترافي ، مثل "مع خالص الشكر" أو "مع أطيب التحيات".
كيف تبدأ خطاب رسمي؟
الطريقة التقليدية لبدء خطاب رسمي هي بتحية "عزيزي السيد / السيدة / السيدة. اسم العائلة." ومع ذلك ، إذا كنت لا تعرف الاسم الأخير للشخص ، فيمكنك استخدام تحية عامة ، مثل "سيدي أو سيدتي". وإذا كنت تعرف الشخص ، فيمكنك استخدام اسمه الأول.
كيف تبدأ خطاب احترافي بدون عزيزي؟
يمكنك بدء خطاب احترافي بعدة طرق دون استخدام كلمة "عزيزي". تتضمن بعض البدائل "لمن يهمه الأمر" أو "مرحبًا" أو ببساطة استخدام اسم المستلم. ومع ذلك ، اختر تحية مناسبة للعلاقة التي تربطك بالمتلقي.
على سبيل المثال ، يكون "لمن يهمه الأمر" مناسبًا لرسالة لا تعرف فيها المستلم جيدًا ، بينما يكون "مرحبًا" أو اسم المستلم أكثر ملاءمة لرسالة إلى شخص تعرفه. انظر عينة أدناه.
إلي من يهمه الامر
الموضوع: طلب المساعدة
عزيزي [الاسم]
أتمنى أن يجدك هذا البريد الإلكتروني في حالة جيدة. أكتب إليكم لأطلب مساعدتكم في مسألة أعتقد أنها ذات أهمية كبيرة بالنسبة لي.
أكتب إليكم لأطلب منك مراجعة المستند المرفق وتقديم ملاحظاتك. سأكون ممتنًا لمساهمتك ، لأنني على ثقة من أن خبرتك ستكون لا تقدر بثمن في حل هذه المشكلة.
شكرا لك على وقتك واحترامك.
مع خالص الشكر والتقدير،
[اسمك]كيف تبدأ نموذج رسالة ترحيب احترافية؟
يمكنك بدء خطاب ترحيب احترافي بهذه الطريقة:
سيدي العزيز / سيدتي،
شكرا لك على بريدك الإلكترونى. يؤسفني سماع أنك تواجه صعوبة في وظيفتك الحالية. يسعدني أن أتحدث معك أكثر عن حالتك. يرجى إعلامي إذا كان هناك وقت مناسب لك.
مع خالص الشكر والتقدير،
اسمك
كيف يجب تنسيق الخطاب المهني؟
يجب أن يتم تنسيق الخطاب الاحترافي بورق ذي رأسية أعلى الصفحة ، متبوعًا بالتاريخ ، واسم المستلم وعنوانه ، وتحية. بعد ذلك ، يجب أن يكون نص الحرف بمسافة واحدة ، مع ترك مسافة بين كل فقرة. يجب أيضًا توقيع الخطاب في الأسفل ، متبوعًا باسم المرسل ومعلومات الاتصال.
وفي الختام
رسالة مهنية تصل إلى جماهير مختلفة لأغراض مختلفة. بينما يختلف التنسيق حسب الجمهور والغرض ، يمكن أن تساعدك النصائح والإرشادات العامة المذكورة أعلاه في كتابة خطاب احترافي يترك انطباعًا إيجابيًا ويحقق النتائج المرجوة. بالإضافة إلى ذلك ، تذكر أن الرسالة يجب أن تكون واضحة وموجزة وخالية من الأخطاء.
مقالات ذات صلة
مراجع حسابات
