لديك خيار إنشاء فاتورة يدويًا أو باستخدام برنامج محاسبة. ومع ذلك ، من الضروري التأكد من أن فواتيرك تحتوي على كل ما هو ضروري لتأمين المدفوعات الفورية ، بغض النظر عن كيفية إعدادك لها. ترسل المنظمات الفواتير وتستلمها طوال الوقت ، ولكن دفعها في الوقت المحدد يمثل مشكلة كبيرة. لكن عددًا متزايدًا من الشركات يفشل في إرسال الفواتير المناسبة. يعد وضع إجراءات مسك الدفاتر الدقيقة أمرًا بالغ الأهمية لتعزيز الاستقرار المالي لشركتك. تابع القراءة للتعرف على وظائف الفواتير وكيف يمكنك إنشاء فاتورة في Word.
ما هي الفاتورة؟
الفاتورة هي سجل يقدمه البائع للعميل لطلب الدفع. وهي تتألف من سعر السلع أو الخدمات التي حصل عليها المشتري. لذلك ، إذا تضمنت الفاتورة أسماء البائع والعميل ، ووصف وتكلفة السلع أو الخدمات ، وشروط الدفع. بعد ذلك ، يمكن أيضًا أن تكون بمثابة دليل في محكمة قانونية.
ما هي المعاملات التي تتطلب فاتورة؟
القواعد التي تحكم إصدار الفواتير أكثر تساهلاً في الولايات المتحدة عنها في الدول الأخرى. لا تتطلب مبيعات الشركة إلى المستهلك (B2C) فاتورة ، لذا فإن السجل الوحيد الذي تحتاج إلى إرساله هو إيصال دفع. ومع ذلك ، إذا طلب العميل (المستهلك) أن ترسل له فاتورة ، فيجب عليك الامتثال. بالنسبة لبعض المعاملات بين الشركات (B2B) ، وكذلك إذا كانت شركتك تستورد منتجات أو تصدرها ، فقد تكون الفواتير ضرورية.
بالإضافة إلى ذلك ، للحصول على معلومات حول لوائح الفواتير المحلية الخاصة بك ، يجب عليك الاتصال بحكومة الولاية. أيضًا ، سواء كنت تبيع سلعك عبر الإنترنت أو لأشخاص يعيشون في بلد آخر لكنهم يشترون منك ، يجب عليك بالتأكيد إرسال فاتورة إليهم.
وظائف الفواتير
لطلب المدفوعات ، يجب على الشركات تسليم الفواتير. الفاتورة هي طريقة ملزمة قانونًا لإثبات اتفاق الطرفين على السعر وشروط الدفع. ومع ذلك ، فإن استخدام الفواتير له مزايا إضافية. يشملوا:
# 1. الاحتفاظ بالسجلات
القدرة على الاحتفاظ بسجل قانوني للبيع هي الميزة الرئيسية للفاتورة. هذا يجعل من السهل معرفة من اشترى البضائع وباعها ومتى.
# 2. مراقبة الدفع
الفاتورة هي جزء أساسي من معدات المحاسبة. إن تتبع المدفوعات والأرصدة المستحقة يعود بالفائدة على كل من المشتري والبائع.
# 3. الحماية القانونية
يمكن أن تكون الفاتورة المناسبة بمثابة دليل على أن العميل والبائع قد اتفقا على السعر. إنه يحمي بائع التجزئة من الدعاوى القضائية الكاذبة.
# 4. الإيداع الضريبي البسيط
يساعد تتبع فواتير البيع المؤسسة على تسجيل الدخل بدقة ودفع الضرائب الصحيحة.
# 5. تحليل الأعمال
يمكن للشركات التعرف على عادات الشراء لعملائها والكشف عن الاتجاهات والسلع الشائعة وفترات ذروة الشراء والمزيد من خلال تحليل بيانات الفاتورة. هذا يساعد في إنشاء خطط التسويق التي تعمل.
ما الذي تتضمنه الفاتورة؟
يجب عليك تضمين المعلومات التالية في الفاتورة حتى تكون صالحة ، سواء كنت تبيع لشركة أخرى أو يطلب العميل واحدة:
- برزت كلمة "الفاتورة" بشكل كبير.
- الأسماء الكاملة وعناوين لك ولعملائك
- تاريخ الفاتورة
- الموعد النهائي للدفع
- رقم طلب مميز
- تفصيل للسلع أو الخدمات المعروضة للبيع
- توافر وتكلفة كل سلعة أو خدمة
- تاريخ تسليم البضاعة أو الخدمات
- كامل المبلغ المستحق
أيضًا ، إذا قمت باستيراد أو تصدير عناصر ، فقد تضطر إلى تحديد من أين أتوا ومن أين دخلوا البلد. قد تحتاج أيضًا إلى فرض ضريبة المبيعات على فواتيرك. افحص المعايير المحلية قبل إصدار فاتورة نظرًا لأن لكل ولاية ومقاطعة قوانين ومعدلات ضريبية مميزة.
كيف تصنع فاتورة؟
للتأكد من رؤية العميل للفاتورة ودفعها في الوقت المحدد ، من المهم معرفة ما يجب أن يكون عليها وكيفية تجميعها بشكل صحيح. لحسن الحظ ، مع برنامج الفوترة الفعال عبر الإنترنت ، أصبح عمل الفاتورة المثالية أمرًا بسيطًا. فيما يلي طرق إنشاء فاتورة:
# 1. تخصيص فاتورتك
قد يؤدي تخصيص فواتيرك إلى زيادة وعي المستهلك بعلامتك التجارية. تبدو الفواتير أكثر احترافية وتعكس المثل التي تريد شركتك نقلها إلى عملائها بفضل الألوان والخطوط والشعار وعناصر العلامة التجارية الأخرى. ومع ذلك ، للحفاظ على الاتساق والتعرف بسهولة على اللوحة ، تأكد من أن تصميم الفاتورة يطابق مكونات وألوان موقع الويب الخاص بك وحسابات الوسائط الاجتماعية ومواقع المحتوى الأخرى.
# 2. أضف رأس ماهر
يجب أن تبدأ الفاتورة برأس مصقول يتضمن اسم الشركة والشعار (إن وجد) والعنوان وتفاصيل الاتصال. أضف اسم شركة العميل واسم جهة الاتصال وتفاصيل الاتصال الدقيقة الخاصة به بعد ذلك.
# 3. قم بتضمين معلومات الفاتورة
من أجل راحة العميل ، قم بتمييز الورقة بكلمة "فاتورة". أضف رقم تعريف فاتورة مميزًا حتى تتمكن من تتبع معاملاتك. يتكون معرف الفاتورة عادةً من أحرف أبجدية رقمية ويحتوي على بيانات محددة ، مثل اسم المشروع أو تاريخ إصدار الفاتورة. ومن ثم ، لتجنب سوء الفهم ، يجب على كل منظمة أن تختار وتلتزم بنظام ترقيم الفواتير المناسب لها.
# 4. حدد التواريخ
لإنشاء مخطط زمني وتتبع المدفوعات ، بما في ذلك تاريخ التوريد - يوم تسليم المنتجات أو الخدمات - وتاريخ إصدار الفاتورة.
# 5. وصف السلع أو الخدمات المقدمة
يجب إدراج جميع العناصر المباعة أو الخدمات التي تقدمها الشركة مقابل الدفع خلال فترة الفاتورة المحددة في الفاتورة. قم بتضمين الكمية والسعر لكل وحدة والإجمالي الفرعي لكل عنصر مُباع. قم أيضًا بتضمين مقدار الوقت المستغرق في كل عنصر سطر وحدد الخدمة المعينة عند تقديم الخدمات.
# 6. قم بتضمين شروط الدفع
لإنشاء فاتورة ، قم بتضمين المعلومات الضريبية المتعلقة بالبيع ، والتي تختلف بناءً على قوانين البلد ، ومعدل الضريبة المحلية ، ونوع النشاط التجاري ، والعناصر الأخرى.
علاوة على ذلك ، غالبًا ما يتم حساب إجمالي الالتزام الضريبي من مبلغ الفاتورة النهائي ويتم إظهاره في أسفل الفاتورة مع العديد من البنود. بدلاً من حساب الضريبة على كل عنصر ، يمكنك تقسيم مبلغ الضريبة وفقًا لفئات الضرائب العديدة التي تنتمي إليها العناصر القابلة للفوترة.
# 7. أضف التفسيرات والشروط إلى الملاحظات
حتى إذا كانت الفواتير تشرح نفسها بنفسها ، فقد يستمر الالتباس. قد لا يلاحظ العملاء ، على سبيل المثال ، أنك قد أضفت خصمًا على أحد منتجاتك. يمكن تجنب ذلك من خلال تضمين حاشية تشرح الخصم بحيث يدرك المستهلك أن أسعارًا أعلى لسلع متطابقة قد تظهر في الفواتير المستقبلية.
هل أحتاج إلى إصدار فاتورة لشركتي الصغيرة؟
لديك مجموعة متنوعة من المسؤوليات بصفتك مالكًا لنشاط تجاري صغير ، بما في ذلك إدارة الموظفين والحفاظ على المخزون والتفاعل مع العملاء. تحقيقًا لهذه الغاية ، غالبًا ما يكون الحفاظ على العمل قائمًا وقبول المدفوعات من أولوياتك الرئيسية. لهذا السبب ، من الضروري التفكير في طرق الدفع الأخرى. استخدام الفواتير في هذه الحالة. تعد الفواتير واحدة من أكثر الأدوات المعروفة والموثوقة للمدفوعات عن بعد.
كيفية إنشاء فاتورة في Word
هل انتهيت من إعداد فاتورة Word الأولى؟ يجب عليك الالتزام ببعض الإجراءات المهمة ، خاصة فيما يتعلق بمكونات الفواتير ، إذا كنت ترغب في عمل فواتير احترافية دون استخدام قوالب الفواتير. ستعلمك المعلومات التالية كيفية إنشاء فاتورة من البداية في Microsoft Word:
# 1. قم بإنشاء مستند فارغ جديد
لإنشاء فاتورة في Word ، افتح Word ، وانقر فوق "ملف" ، ثم حدد "مستند جديد" من القائمة لبدء إنشاء فاتورتك المخصصة من البداية. افتح مستندًا فارغًا جديدًا تمامًا. تذكر أنك ستحتاج إلى إنشاء حقول الإدخال الخاصة بك باستخدام هذا الخيار لأنه لن يكون له نفس البنية المنسقة مسبقًا مثل قالب Microsoft Word. قد يتطلب هذا عملاً أكثر من مجرد اختيار قالب فاتورة. ومع ذلك ، نظرًا لأنك ستتمتع بقدر أكبر من التحكم في تصميم ووظيفة فاتورتك ، فهذه مقايضة جديرة بالاهتمام للشركات التي لديها إجراءات فواتير متخصصة.
# 2. تصميم رأس الفاتورة
في المستند ، أضف رأسًا. يجب أن يظهر الشعار والاسم ومعلومات الاتصال الخاصة بشركتك في رأس الفاتورة. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يذكر بشكل لا لبس فيه أنها فاتورة.
# 3. قم بتضمين تاريخ الفاتورة
بعد ذلك ، لإنشاء فاتورة في Word ، قم بتضمين تاريخ فاتورة المستند. هذا ينتمي إلى الجزء العلوي الأيمن من مستند Word الخاص بك ، عادةً. قم بتضمين التاريخ الحالي أسفل عنوان الفاتورة مباشرةً. ضمن تاريخ الفاتورة ، يمكنك أيضًا كتابة التاريخ الذي يحين فيه استحقاق السداد.
# 4. أضف رقم فاتورة خاص
أضف رقم فاتورة مميزًا إلى أعلى المستند. أثناء مراجعة فاتورة مع عميل أو إيداعها في سجلات شركتك ، يتم استخدام أرقام الفواتير كنقطة مرجعية. يجب تحديد نظام الترقيم الذي ستستخدمه لإجراء الفواتير مقدمًا والالتزام به. يعد ترقيم الفواتير رقميًا ، بدءًا من الفاتورة رقم 001 ، ثم الفاتورة رقم 002 ، وما إلى ذلك ، أبسط طريقة.
إذا كنت تكافح من أجل الحفاظ على فواتيرك منظمة ، فإن الفكرة الممتازة هي استخدام منشئ الفواتير وبرنامج التنظيم. إلى جانب عدد قليل من قوالب الفواتير المجانية التي سننظر إليها لاحقًا ، تقدم FreshBooks مجموعة متنوعة من خيارات برامج الفواتير التي تساعد في أتمتة هذا الإجراء والحفاظ على تنظيم مدفوعاتك.
# 5. أضف معلومات الاتصال الخاصة بالعميل
قم بتضمين معلومات حول شركة العميل ، مثل اسم الشركة والشعار واسم جهة الاتصال والعنوان ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني وربما رقم طلب الشراء الخاص بالعميل. تأكد من دقة معلومات الاتصال الموجودة في فاتورتك ؛ إذا كان لدى عمل عميلك قسم للفواتير أو حسابات القبض ، فقد يُطلب منك إدراج هذا الفرد بدلاً من نقطة الاتصال المعتادة.
# 6. قم بتجميع قائمة بالسلع أو الخدمات المحددة
قم بعمل جرد مفصل للسلع والخدمات التي قدمتها للشركة أو العميل بعد ذلك. يجب إدراج شرح موجز لكل خدمة ، وعدد الساعات التي يتم إجراؤها أو العناصر الموردة ، والرسوم جميعها. المجموع الفرعي لكل خدمة على حدة. غالبًا ما يكون من الأسهل إنشاء جدول في فاتورة Word الخاصة بك بحيث يتم عرض سلعك وخدماتك بسهولة.
# 7. اظهار المبلغ المملوك بالكامل
لإنشاء فاتورة في Word ، قم بإدراج أي ضرائب سارية بعد إجمالي جميع الرسوم. يجب أن تتضمن الفاتورة بعد ذلك كامل المبلغ المستحق وتوضح هذه المعلومات بشكل بارز في الجزء السفلي. لتوضيح الأمر قدر الإمكان ، صنفه "إجمالي" أو "إجمالي".
# 8. قم بتضمين تاريخ استحقاق الدفع
لمنع المدفوعات المتأخرة ، قم بتضمين تاريخ استحقاق الدفع في الفاتورة. قدم أكبر قدر ممكن من المعلومات عند تحديد تاريخ استحقاق الدفع. قم بتضمين التاريخ الدقيق ، مثل "الدفع المستحق 31 ديسمبر 2018" بدلاً من مجرد "الدفع المستحق في 30 يومًا".
# 9. حدد كيف تخطط للدفع
في أسفل المستند ، قم بتضمين شروط الدفع الخاصة بك. قم بتضمين طرق الدفع التي تأخذها وحدد أي غرامات متأخرة ستفرضها على المدفوعات التي تتم بعد تاريخ الاستحقاق ، على افتراض أن عميلك وافق على شروط الدفع الخاصة بك عند تعيينك للوظيفة.
كيف أقوم بإنشاء فاتورة لمشروع صغير؟
- رقم الفاتورة المميز
- تاريخ تسليم المنتجات أو الخدمات.
- شرح للسلعة أو الخدمة.
- المبلغ المستحق مع موعد نهائي.
- شروط الدفع والمبادئ التوجيهية.
- مجموع وتاريخ آخر دفعة.
ما هو مثال الفاتورة؟
إذا اشترى بائع تجزئة منتجات من الشركة المصنعة ، فسيتم نقل المنتجات إلى قسم الاستلام لدى بائع التجزئة ، ويتم إرسال فاتورة إلى قسم المحاسبة في المتجر.
هل يمكنك استخدام Excel لإنشاء الفواتير؟
باستخدام نموذج يمكنك تعديله لشركتك ، يمكنك إنتاج فواتير تبدو احترافية. يمكن طباعتها أو تعبئتها في Word أو Excel وإرسالها إلكترونيًا كملف PDF.
مراجع حسابات
- Freshbooks.com
- sumup.com
- zoho.com
مقالات ذات صلة
- الفاتورة المحاسبية: التعريف ، وكيفية تسجيلها ، والبرامج المجانية
- بيان الدخل متعدد الخطوات: أمثلة ، التنسيق ودليل الكيفية
- شروط الدفع الصافية 30: المعنى ، الأمثلة والأسباب التي تجعلك تستخدمها أم لا
- تمويل الفاتورة: التعريف ، أنواع ، إيجابيات وسلبيات
- أفضل 13 نظامًا للفواتير للشركات الصغيرة في عام 2023 (مُحدَّث)
