نصائح مالية: كيف توفر الوقت في عملك

نصائح مالية


إذا وجدت نفسك بانتظام في وضع تشعر فيه بأن الوقت ينفد منك ، فأنت لست وحدك. تشير معظم الشركات إلى شعورها بأن وضع إدارة الوقت لديها إما مرهق وغير فعال أو لديها مجال للتحسين. إدارة الوقت هي مشكلة تجارية في كل مكان. 

ومع ذلك ، فقط 18٪ من المهنيين العاملين استخدام نظام مخصص لإدارة الوقت. لكن لا يجب أن يكون الأمر بهذه الطريقة.

كما يقولون ، الوقت هو المال. لذا ، فقد حان الوقت لتعلم بعضنا بشكل أفضل طرق لتحقيق أقصى استفادة منه طوال يوم العمل ، خاصة عندما يتعلق الأمر بالإدارة المالية.

ألقِ نظرة على 7 نصائح لتوفير الوقت لإدارة الشؤون المالية للأعمال يمكن لأي شخص تجربتها.

# 1. استثمر في البرامج التلقائية المبتكرة  

يعد الاستثمار في أنظمة المعالجة التلقائية أحد أكثر الأشياء بساطة وفعالية التي يمكنك القيام بها لتوفير الوقت كعمل تجاري.

الإدارة المالية هي إحدى مسؤوليات الشركات العديدة التي يمكن أن تستفيد من هذا النوع من التكنولوجيا ، من حيث الوقت والمال والإنتاجية العامة. يمكنك استخدام التكنولوجيا المالية لتبسيط وتنفيذ عدد كبير من المهام:

  • أمن البيانات وإدارتها: هذه الأنظمة مشفرة وآمنة ، لذلك لا داعي للقلق بشأن تسرب البيانات أو تلفها.
  • توحيد دفتر الأستاذ: إذا كان عملك يمتلك عدة فروع أو امتيازات ، فمن الأهمية بمكان أن يكون لديك نقطة مركزية لتوحيد جميع دفاتر الأستاذ ذات الصلة. تقدم برامج البرامج خيارات إدارة مركزية تجعل هذه العملية أسهل بكثير.
  • التدقيق: يجب أن تحتفظ كل شركة بمسار تدقيق قوي لمراقبة المعاملات المالية. يمكن لهذه البرامج تحقيق ذلك تلقائيًا.
  • إدارة الفاتورة: لا يعد إرسال الفواتير واستلامها أمرًا ممتعًا ، ولكنه جزء أساسي من الإدارة المالية. تم تجهيز أنظمة البرامج المالية لتطوير وفحص الحقائق وإرسال فواتير دقيقة نيابة عنك.
  • أتمتة سير العمل: تم تصميم التكنولوجيا لتقليل الإدخال اليدوي وزيادة مخرجات الإنتاج ، وهذا بالضبط ما تفعله هذه الأنظمة.

هناك العديد من برامج برامج السيارات ذات المستوى الاحترافي المتاحة للمساعدة في معالجة هذه المسؤوليات ، مثل Quick Consoles و FutureAdvisor. من خلال استخدامها ، يمكنك تقليل الحاجة إلى العمل اليدوي والوصول إلى مجموعة متنوعة من الميزات الموفرة للوقت.

#2. الاستعانة بمصادر خارجية للإدارة المالية إلى محترف

ما لم تكن لديك خبرة حقيقية في مجال الإدارة المالية ، فإن محاولة القيام بكل ذلك بمفردك ستكون عملية محبطة وتستغرق وقتًا طويلاً بلا داع.

إذا كانت شركتك تمتلك الميزانية لذلك ، يعد تعيين محاسب محترف للعمل بدوام كامل في خدمة سجلاتك المالية أحد أكثر الأشياء التي يمكنك القيام بها تحررًا وإفادة.

وعلى الرغم من أن ذلك يعني دفع راتب آخر ، فإن مقدار الوقت والمال والإنتاجية التي توفرها تستحق الاستثمار.

#3. استخدم نظام إدارة قائم على السحابة

من بين جميع خيارات الإنتاجية وتوفير الوقت التي تبحث عنها كشركة ، ربما يكون نظام الإدارة المالية المستند إلى السحابة هو الأكثر أهمية. تعد هذه الأنظمة الرقمية المركزية أمرًا بالغ الأهمية لأنها تتيح التعاون الآمن عبر إدارات متعددة. هذا يجعل من السهل على الأطراف المعتمدة الوصول إلى المستندات أو المعلومات المالية المهمة ، ونشر البرنامج حيثما تكون هناك حاجة إليه طوال أسبوع العمل.

تسمح أنظمة الإدارة المالية المستندة إلى السحابة لأعضاء الفريق نفسه بالوصول إلى البيانات وإدارتها أثناء التنقل ، وهو ما يقطع شوطًا طويلاً من حيث التخفيف من سوء الفهم أو سوء الاتصال الذي ينتهي به الأمر إلى إضاعة الوقت والمال.

#4. تسوية حساباتك كل أسبوع

تساعد تسوية الحسابات مرة واحدة على الأقل في الأسبوع في منع التراكم وضمان البقاء دائمًا على رأس أموالك. إن التأكد من مزامنة دفاتر الأستاذ العامة للحساب مع المصادر الخارجية يعني أنك لن تقلق أبدًا بشأن السجلات غير الدقيقة أو المضاعفة.

يعد إجراء تسوية أسبوعية لحساباتك المدينة مع التدفق النقدي والتطبيق عادة مالية صحية للغاية لممارستها لشركة من أي حجم أو صناعة.

#5. الحفاظ على تدفق نقدي صحي

ضعف التدفق النقدي هو كعب أخيل المؤسف لمعظم الشركات. لكن هناك طرقًا لتجنب ذلك - ولا يستخدمها عدد كافٍ من الأشخاص. إذا كنت تبحث عن طرق للحث على تدفق نقدي أكثر اتساقًا لعملك ، فإليك بعض الأفكار:

  • تقديم بوابات دفع متعددة للعملاء: من خلال توسيع خيارات بوابة الدفع الخاصة بك ، فإنك تسهل على مجموعة سكانية واسعة من العملاء الدفع لك.
  • تطبيق نظام أفضل لإدارة المخزون: يؤدي ضعف إدارة المخزون إلى زيادة المخزون ، ونقص المخزون ، ومجموعة كاملة من مشكلات الإنتاجية الأخرى ؛ كل ذلك يعيق الوقت والإنتاجية. لا تدع ذلك يحدث.
  • تطوير نظام فواتير يتسم بالكفاءة: كلما زادت كفاءة ملفات معالجة الفواتير هو ، كلما كانت دورات الدفع أسرع. استثمر في برامج الفوترة القوية.

إن الحصول على تدفق نقدي ثابت لن يمنحك المزيد من الاستقرار المالي فحسب ، بل سيمنعك أيضًا من الاضطرار إلى التحكم في الضرر عندما تتطور الفجوات حتمًا.

#6. وظف مساعدًا افتراضيًا لسد الثغرات

إذا وجدت أنك تحتاج فقط إلى القليل من الدعم الإضافي في المكتب ، فإن تعيين مساعد افتراضي يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا. يمكنهم القيام بكل تلك المهام الوضيعة (المالية أو غير ذلك) التي ليس لديك وقت للقيام بها ، وبالتالي توفير المزيد من الوقت للتركيز على الأمور الأخرى.

#7. استخدم الذكاء الاصطناعي للتنبؤات المالية

وأخيرًا ، هناك طريقة أخرى فعالة للغاية لتوفير الوقت والمال في المجال المالي للأعمال وهي استخدام الكأس المقدسة للتكنولوجيا المعاصرة: الذكاء الاصطناعي (AI).

بالاعتماد على السجلات والأنماط السابقة من شركتك ، يمكن استخدام الذكاء الاصطناعي لإنشاء تنبؤات مالية توضح لك الشكل الذي سيبدو عليه المستقبل المحتمل للوضع المالي لشركتك. يمكن استخدام هذه المعلومات لاتخاذ قرارات أكثر فاعلية للمضي قدمًا.

نبذة عامة

يمكن للجميع تقريبًا الاستفادة من إعادة النظر في عاداتهم في إدارة الوقت. التمويل على وجه الخصوص هو أحد مكونات الأعمال التي لا يمكن ببساطة التغاضي عنها - وبمجرد أن تدخل في روتين أكثر كفاءة ، تبدأ الصيانة في الشعور بأنها طبيعية.

تم تصميم هذه النصائح الموفرة للوقت لتزويد الشركات بالأدوات والموارد التي يحتاجونها لإنتاج عمل عالي الجودة مع استمرار الشعور بالتحكم في مهامهم اليومية. جربهم وشاهد مدى كفاءة نظام الإدارة المالية لديك.

اترك تعليق

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول المشار إليها إلزامية *

قد يعجبك أيضاً