كل صناعة في بيئة الأعمال لديها قواعد ولوائح توجهها من الهيئات المحلية والاتحادية. لا يوجد عذر لعدم الالتزام بهذه اللوائح. علاوة على ذلك ، فإن عواقب عدم الامتثال عادة ما تكون غير مواتية. لهذا السبب تدمج الشركات نظام إدارة الامتثال في إدارتها لمراقبة الامتثال للوائح الوطنية واللوائح المفروضة ذاتيًا. قد ينحرف الموظفون عن القواعد الوطنية ، تاركين الشركات لتلقي اللوم. لتجنب هذا أيضًا ، توصلت بعض الشركات إلى فكرة استخدام البرامج في نظام إدارة الامتثال الخاص بها. وبهذه الطريقة ، يتم إجراء فحص كامل لكل شيء بدءًا من صنع السياسات وانتهاءً بالالتزام والمراقبة والتدقيق وإعداد التقارير.
ما هو نظام إدارة الامتثال؟
يشمل نظام إدارة الامتثال جميع الهياكل والعمليات والتدابير التي وضعتها شركة أو منظمة لضمان الامتثال للقانون واللوائح التي تحكم وجودها. إنها إرشادات مؤسسية على مستوى الشركة للسلوك المتوافق مع القواعد. يتشابك نظام إدارة المحتوى في كل دور وقسم تنظيمي. لا يقتصر أحد أهدافه الأساسية على تلبية المتطلبات واللوائح المختلفة فحسب ، بل يتعلق أيضًا بالقضاء بشكل استباقي على المخاطر المحتملة التي يمكن أن تؤثر على عملك.
وفقًا كومبلي، نظام إدارة الامتثال هو نظام متكامل يتألف من وثائق مكتوبة ووظائف وعمليات وضوابط وأدوات تساعد المؤسسة في الامتثال للمتطلبات القانونية وتقليل الضرر الذي يلحق بالمستهلكين نتيجة للانتهاكات القانونية. يجب أن يشتمل نظام إدارة الامتثال الجيد على طريقة لتطوير وتعديل ونشر ومراقبة سياسات الامتثال.
لماذا يعتبر نظام إدارة الامتثال مهمًا؟
تكمن الأهمية الأساسية لنظام إدارة الامتثال في أنه يدير المخاطر التي يمكن أن تؤدي إلى التقاضي والخسارة المالية وربما الدعاوى القضائية التي يمكن أن يكون لها تأثير سلبي على عملك. في الواقع ، تدمج الشركات أنظمة الامتثال لحماية نفسها.
على المدى الطويل ، يمكن أن يكون مفيدًا ويساعد الشركة على التعامل مع أي أنشطة يمكن أن تؤثر على تشغيل أعمالها. يمكن أن يتراوح هذا من الاحتيال وسوء المعاملة والتمييز والممارسات الأخرى.
وفقًا للمؤسسة الفيدرالية للتأمين على الودائع (FDIC) ، فإن الأهمية الرئيسية لنظام إدارة المحتوى هو أنه يدير المخاطر المحتملة التي يمكن أن تؤدي إلى التقاضي والعقوبات المالية وأشكال أخرى من العقوبة الرسمية
ما هي العناصر السبعة للامتثال؟
- تنفيذ السياسات والإجراءات ومعايير السلوك
- تعيين مسؤول الامتثال ولجنة الامتثال
- إجراء تدريب وتعليم فعال
- لديك خط اتصال وظيفي
- المراقبة والمراجعة الداخلية.
- فرض المعايير من خلال إرشادات تأديبية معلنة جيدًا.
- كشف المخالفات والإجراءات التصحيحية
# 1. تنفيذ السياسات والإجراءات ومعايير السلوك
ليس لديك سياسة فقط ، تأكد من كتابتها. يجب عليك أيضًا التأكد من أن الإجراءات المكتوبة ومعايير السلوك سهلة الفهم لضمان الامتثال أثناء أداء وظائف الوظيفة.
# 2. تعيين مسؤول الامتثال ولجنة الامتثال
عادة ما يضمن وجود لجنة استشارية للامتثال توفر الموارد الكافية التي تدعم هيكل المنظمات. كما أنها تضمن برامج الامتثال ، وتعزز معايير السلوك ، وتؤسس وسيلة اتصال واضحة للإبلاغ عن عدم الامتثال. بعبارات أبسط ، يكتشفون عدم الامتثال ويعاملونه قبل أن يصبح مشكلة.
# 3. إجراء التدريب والتعليم الفعال
يجب ألا يكون تعليم وتدريب المنظمة كل يوم أو أسبوع ، ولكن يجب أن يتم عقده مرة واحدة على الأقل في السنة. عندما يتم تذكير الموظفين وتحديثهم حتى الآن في حالة وجود تعديل على اللوائح ، فإنهم يتكيفون بسهولة مع اللوائح. هذا يعني ببساطة أن لجنة الامتثال الخاصة بك يجب أن تكون على اطلاع دائم بالأحداث الأخيرة في مجال عملك. يمكنهم القيام بذلك من خلال التواصل مع المهنيين في مجالهم ذي الصلة ، أو قراءة المقالات ، أو حضور المؤتمرات ، أو أن يكونوا جزءًا من مجموعة.
# 4. لديك خط اتصال وظيفي
يمكن للشركات دمج خط ساخن مجهول أو عنوان بريد إلكتروني أو استبيان يمكنهم استخدامه لتحقيق أقصى قدر من الملاحظات.
# 5. الرقابة الداخلية والتدقيق
وضع خطة عمل سنوية للمراقبة والتدقيق الداخليين ، وتحديد أي مجالات للمخاطر ، ومراجعة ومراجعة برنامج الامتثال بشكل استباقي. بهذه الطريقة ، لا توجد ثغرات في أي نقطة أو أخرى.
# 6. فرض المعايير من خلال إرشادات تأديبية معلنة جيدًا
لا يكفي أبدًا وضع اللوائح ، يجب تحديد الإجراءات التأديبية أيضًا. سيضمن ذلك التزام الجميع بالقواعد بغض النظر عن رتبتهم أو مناصبهم.
# 7. كشف المخالفات والإجراءات التصحيحية
بصرف النظر عن فريق التدقيق والمراقبة ، يجب أن يكون هناك نظام يكتشف عدم الامتثال. يجب أن تكون هناك أيضًا طريقة لتتبع التصحيحات التي تم إجراؤها لضمان عدم وجود سجل للانحراف. إذا لم تكن هناك إجراءات تصحيحية مطبقة ، فلا فائدة من الامتثال.
كيف تطبق نظام إدارة الامتثال؟
ستساعدك الخطوات التالية في تنفيذ نظام إدارة المحتوى الخاص بك
- قم بتقييم المخاطر.
- تدريب الموظفين
- يضع السياسات والإجراءات
- قم بإعداد قناة اتصال جيدة
- نظام الملاحظات للإبلاغ عن عدم الامتثال
# 1. قم بإجراء تقييم المخاطر الذاتية على عملك
تتمثل الخطوة الأولى لتنفيذ نظام الامتثال في إجراء تقييم للمخاطر على الشركة المعنية. تتبنى الشركات أنظمة إدارة الامتثال لحماية نفسها من المخاطر. نظرًا لأن الصناعات المختلفة تواجه مخاطر مختلفة ، فهناك حاجة لتحديد ما يمثل مخاطر على شركتك. الطريقة المثلى للقيام بذلك هي إجراء اختبار لتقييم المخاطر مصمم خصيصًا لمتطلبات عملك. إذا لم تكن متأكدًا من أين تبدأ ، يمكنك التحقق من COSO. سيكونون دائما سعداء للمساعدة. سيساعدك هذا على معالجة جميع المخاطر المحددة وتقديم حلول إستراتيجية لهذه المخاطر المحتملة. ولكن بعد ذلك ، يجب أيضًا أن تكون مستعدًا لتعديل الأشياء بمجرد ظهور الحاجة.
# 2. إنشاء السياسات والإجراءات
عندما يتعلق الأمر بتنفيذ الامتثال داخل الشركة ، فهناك حاجة إلى سياسة. السياسة هي تجميع جميع القواعد واللوائح التي توجه سلوك العمل. تختلف سياسات الأعمال حتى بالنسبة للصناعات المماثلة. ببساطة ، إنها مدونة لقواعد السلوك.
# 3. تدريب الموظفين
يعد تدريب الموظفين وتثقيفهم أحد عناصر نظام إدارة الامتثال. يجب على كل شركة أن تدمج نموذجًا تعليميًا يثقف موظفيها على نظام امتثال الشركة. عندما يكون الموظفون على دراية جيدة ، يمكن أن يكونوا مسؤولين عن أفعالهم وبالتالي الالتزام ببرنامج الامتثال.
# 4. قم بإعداد قناة اتصال جيدة
التواصل جيد مثل إعداد السياسة التي توجه العملية. من الضروري أيضًا التأكد من أن تدريب موظفي المعلومات لديك مؤثر.
# 5. نظام الملاحظات للإبلاغ عن عدم الامتثال
هذا أيضًا أحد عناصر نظام الامتثال. يجب على الشركات التأكد من وجود خط ساخن أو وسائل مجهولة للإبلاغ عن عدم الامتثال. ثانياً ، يجب أن تكون هناك وسيلة مناسبة لاستثمار التقرير. بعد ذلك ، تساعد الإجراءات التصحيحية المناسبة الشركات أيضًا على ضمان الامتثال.
من هو المسؤول عن إدارة الامتثال؟
مجلس الإدارة أو مسؤول الامتثال المعين من قبل مجلس الإدارة هو المسؤول عن إدارة الامتثال داخل المنظمة. ومع ذلك ، فهم عادة ما يكونون مشغولين بمسؤوليات أخرى ، وتصميم نظام إدارة الامتثال هو إحدى الطرق التي يعتنون بها. بالإضافة إلى تصميم نظام إدارة الامتثال ، يقوم المديرون أيضًا بتعيين مسؤول امتثال للإشراف على الأمور نيابة عنهم.
ما هي أنشطة الامتثال؟
تشمل أنشطة الامتثال كل إجراء موجه نحو الالتزام بنظام إدارة الامتثال للمؤسسة. وتشمل هذه السياسات ، وإعداد التقارير ، وتدريب الموظفين ، والتتبع ، والتدقيق ، والإجراءات التصحيحية ، وما إلى ذلك.
ما هي أدوات الامتثال؟
أدوات الامتثال هي بشكل عام برامج تعمل على أتمتة أو تبسيط نظام الإدارة الذي يجب على كل شركة تنفيذه من أجل تلبية المتطلبات الصناعية والقانونية والأمنية والتنظيمية. تُعرف أيضًا باسم البرامج.
نموذج نظام إدارة الامتثال
يعد إنشاء قالب أمرًا بالغ الأهمية لنجاح أي نظام إدارة امتثال للأعمال. إذا كنت تواجه مشكلات في إنشاء نموذج إدارة امتثال شامل ، فيمكنك تقسيمه إلى وحدات بت. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء نموذج لتقييم المخاطر ، وتدريب الموظفين ، والمراقبة والتدقيق ، والسياسة ، وتصحيح عدم الامتثال ، وما إلى ذلك.
ما هو CMS والمثال؟
يمكن للمستخدمين إنتاج المعلومات الرقمية وتحريرها والتعاون فيها ونشرها وحفظها باستخدام نظام إدارة المحتوى (CMS) ، وهو جزء من البرنامج. تُستخدم أنظمة إدارة المحتوى بشكل أساسي لإدارة محتوى الويب وإدارة محتوى المؤسسة (ECM) (WCM).
ما هما نوعان من الامتثال؟
امتثال الشركات والامتثال التنظيمي هما الفئتان الرئيسيتان اللتان تشيران إلى مصدر إطار العمل. يشكل إطار القوانين والقواعد والإجراءات التي يجب متابعتها امتثال الشركة والامتثال التنظيمي.
ما هو KPI للامتثال؟
كيف تعمل الامتثال KPIs؟ تقاس بمقاييس الامتثال ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) ، قدرة إدارة الامتثال على الحفاظ على امتثال الشركة للسياسات الداخلية والخارجية وكذلك المتطلبات القانونية.
ما هي مجالات الامتثال الستة الكبرى؟
يجب على جميع الملاك التأكد من التزامهم بجميع الالتزامات القانونية والتنظيمية المتعلقة بالامتثال. تعتبر السلامة من الحرائق ، وسلامة الغاز ، والسلامة الكهربائية ، وسلامة الرفع ، وإدارة الأسبستوس ، والليجيونيلا من أهم ستة مخاوف تتعلق بالامتثال يتعين على الملاك التعامل معها.
ما هو الاسم الآخر للامتثال؟
تسرد هذه المقالة 71 مصطلحًا مترادفات أو متضادات أو مرتبطة بكلمة الامتثال. تتضمن هذه الكلمات المطابقة ، والموافقة ، والرضوخ ، والقابلية ، والموافقة ، والرضا.
برنامج نظام إدارة الامتثال
بالنظر إلى العمل الهائل الذي ينطوي عليه دمج CMS في الأعمال التجارية ، فإن امتلاك برنامج يساعد في تنسيق أنشطتها دون إشراف كبير سيكون أمرًا رائعًا. لذا فإن السؤال هو ، هل هناك برامج أو تطبيقات تساعد الأعمال التجارية في نظام الامتثال الخاص بها؟ بالطبع ، هناك ، ولكن قبل أن ندرج أفضل برامج CMS ، دعنا نتعرف على ما هو.
ما هو برنامج نظام إدارة الامتثال
برنامج نظام إدارة الامتثال هو برنامج يتتبع باستمرار ويراقب ويدقق ما إذا كانت العمليات التجارية متوافقة مع القوانين المعمول بها والسياسات التنظيمية ومعايير المستهلك وشركاء الأعمال. باستخدام برنامج CMS ، يمكن للأعمال التجارية بسهولة مركزية جميع معارف الامتثال الخاصة بها وكذلك تنظيم هذه الامتثال.
يمكننا أيضًا تعريف برنامج إدارة الامتثال على أنه برنامج تدمجه الشركة في نظامها لتتبع ومراقبة وتدقيق التزامها باللوائح المفروضة ذاتيًا ، والسياسات التنظيمية ، ومتطلبات الصناعة ، واللوائح الحكومية الأخرى.
ما هي أنواع برامج نظام إدارة الامتثال؟
هناك ثلاثة أنواع من برامج CMS متاحة حاليًا. يجب أن تتناسب احتياجات عملك مع واحد. ولكن بعد ذلك تحتاج إلى التأكد من فهمك لحاجة صناعتك لاختيار البرنامج المناسب. فيما يلي أنواع برامج نظام إدارة الامتثال ؛
- منصات إدارة الامتثال لجميع الأغراض.
- أدوات إدارة الامتثال الخاصة بالصناعة
- برنامج الحوكمة والمخاطر والامتثال (GRC)
# 1. منصات إدارة الامتثال لجميع الأغراض
يتمتع النظام الأساسي متعدد الأغراض ، والمعروف باسم منصة إدارة الامتثال الكل في واحد ، بالقدرة على إدارة الامتثال في أي قطاع.
# 2. أدوات إدارة الامتثال الخاصة بالصناعة
هذا على وجه التحديد للصناعات شديدة التنظيم مثل الرعاية الصحية والقطاع المالي ومجال التصنيع وما إلى ذلك.
# 3. برنامج الحوكمة والمخاطر والامتثال (GRC)
يعد برنامج الحوكمة والمخاطر والامتثال (GRC) في الواقع أكثر تقدمًا من أدوات إدارة الامتثال الخاصة بالصناعة. يحتوي برنامج نظام إدارة الامتثال هذا على مجموعة واسعة من الميزات لإدارة المخاطر وحوكمة الشركات من مجرد إدارة الامتثال العامة. GRC هو برنامج نظام إدارة الامتثال الوحيد الذي يدمج إدارة مخاطر تكنولوجيا المعلومات ، وتخطيط استمرارية الأعمال ، والإدارة القانونية.
ما هي ميزات برنامج نظام إدارة الامتثال؟
فيما يلي ميزات برنامج CMS ؛
- لا يعطي مجالا للأخطاء.
- يدير سجل الامتثال ومجموعات السياسات.
- يسمح برنامج CMS للتدريب على التعلم الإلكتروني.
- يضمن مراقبة الامتثال.
- يضمن التحكم والإبلاغ
- يدير الصراعات
- له واجهة متعددة اللغات
- إنه بمثابة أدوات مسح
- منع ومكافحة الاحتيال.
- التعامل بكفاءة مع التحولات ومعرفة القواعد المعمول بها
شراء برنامج نظام إدارة الامتثال
يحاول مسوقو CMS إقناع الشركات بشراء برامجهم. تحتاج الشركات إلى تقييم احتياجاتها بالكامل قبل إجراء عملية الشراء أو ترقية أدوات الامتثال الخاصة بها. ستساعدك الخطوات التالية على اتخاذ القرار الصحيح ؛
# 1. تحديد امتداد مخاطر عملك
في حين أنه من الصحيح أن برنامج CMS يساعد الشركات على إدارة مخاطر الامتثال الخاصة بهم ، لا تحتاج كل شركة إلى برامج. لذلك حدد أولاً مخاطر عملك من خلال إجراء تقييم المخاطر الخاص بك.
# 2. تحديد خط العمل والحاجة
هل شركتك في صناعة شديدة التنظيم؟ هناك صناعات ذات أنظمة عالية ، مثل الخدمات المالية والصحة. ثانيًا ، يمكنك دمج الاحتياجات الأخرى ذات الصلة في برنامج CMS الخاص بك ولكن عليك أولاً تحديد احتياجات عملك.
# 3. احتياجات تكنولوجيا المعلومات
من المهم تحديد احتياجات تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك قبل دمج نظام إدارة المحتوى الخاص بك. لتقليل النفقات ، راقب حزم البرامج التي تأتي مع تكنولوجيا المعلومات. بهذه الطريقة ، لن تضطر إلى تحمل نفقات إضافية عليها.
أمثلة على إدارة الامتثال
مرحبًا ، يقع كل نشاط تجاري في صناعة واحدة أو أخرى ، لذا فإن معظم أنظمة إدارة الامتثال التي ستراها عبر الإنترنت هي اقتراحات محتملة. سيتعين عليك وضع نظام إدارة الامتثال لشركتك باستخدام لوائح الصناعة الخاصة بك وإعادة نشر تقييم المخاطر الخاص بك ليس مثالًا عبر الإنترنت.
# 1. حدد اللوائح التي تتماشى مع مجال عملك
كما ذكرنا من قبل ، كل صناعة لديها مجموعة من القواعد أو اللوائح التي يجب أن تلتزم بها. قبل إنشاء برنامج أو نظام إدارة CMS ، قم بتجميع قائمة بالقواعد التي تستخدمها شركتك.
# 2. ضع القوانين حسب الأهمية
هذا لا يعني أن هناك لوائح غير مهمة. هذا يعني فقط أن البعض يحتاج إلى مزيد من الاهتمام أكثر من البعض الآخر ، ولكن بشكل عام ، يجب إطاعة الجميع. سيساعدك ترتيبها حسب الأهمية على تحديد عدد المرات التي تريد فيها مراجعة تلك اللوائح. هناك البعض الذي يتطلب مراجعة ومراجعة ومراقبة مستمرة. هناك البعض الذي لا يتطلب الكثير من الاهتمام والمراجعة السنوية مثالية لهؤلاء.
# 3. ابتكر قواعد كن للمراجعة
بعد تجميع قائمة بمسؤولياتك الأساسية ، حاول تقسيمها إلى قوائم "المهام" الشهرية. متى يجب أن يسمع مجلس الإدارة عن هذه القضايا؟ اكتبها حتى لا تنسى. متى ستدخل هذه اللوائح الجديدة حيز التنفيذ؟ أرسل أحدث إصدار وتاريخ الاستحقاق في رسالة بريد إلكتروني إلى الشخص المسؤول عن مراجعتها قبل شهر أو نحو ذلك.
# 4. خطة تدريب الموظفين
لا تتغاضى عن أهمية التدريب ، سواء بالنسبة لموظفيك أو لقيادتك.
# 5. ارسم تقويم قائمة المهام
سيساعدك وجود قائمة مهام تقويم الامتثال على القيام بالأشياء في الوقت المناسب.
وفي الختام
إدارة المخاطر دائمًا أفضل من السماح لها بالخروج عن السيطرة. لذلك إذا كان لديك عمل بدون نظام امتثال مطبق ، فقم بدمج واحد. كان تأثير عدم وجود واحد هو أنه يكلف أكثر من وضعه في مكانه. وإذا كان لديك واحد ، فتأكد من المراقبة والتدقيق وإجراء التعديلات عند الضرورة لمواكبة لوائح الصناعة الخاصة بك.
الأسئلة الشائعة حول نظام إدارة الامتثال
ما هي الأجزاء الأساسية الأربعة لنظام إدارة الامتثال؟
- رقابة مجلس الإدارة والإدارة ،
- برنامج الامتثال
- الرد على شكاوى المستهلكين
- تدقيق الامتثال
ما هي المراحل الثلاث لإدارة الامتثال؟
- نصائح SOD
- تحديد وفهرسة التهديدات التي تواجه الشركة
- التدقيق والامتثال المستمر.
مقالات ذات صلة
- مخاطر العمل: كيفية إدارة المخاطر في الأعمال
- مخاطر الحوكمة والامتثال: ما هو مركز الخليج للأبحاث؟
- كيفية التأكد من أن عملك لا يزال متوافقًا مع HIPAA
- إدارة المعرفة: العمليات والأنواع والأمثلة والأدوات
- ما هي ECM (إدارة محتوى المؤسسة)؟
مراجع حسابات
