كيف يمكنك إقناع كل فرد في فريقك بإدراك شيء ما بنفس الطريقة عندما يكون لديهم مجموعة متنوعة من الشخصيات ووجهات النظر المختلفة؟ بالإضافة إلى ذلك ، كيف تجعل فريق العمل لديك ينفذ مهمة أو عملية باستمرار بنفس الطريقة؟ خرائط عمليات الأعمال عبارة عن إطار عمل مصمم لتحقيق ذلك فقط: ضع عملية تخطيطية بيانياً بحيث يمكن للجميع فهمها ومتابعتها بالطريقة نفسها. نحن نغطي كلاً من مشكلات تعيين عمليات الأعمال الأساسية والمتقدمة في هذا البرنامج التعليمي ، بما في ذلك البرامج والتاريخ والشهادات والمنهجية والأمثلة والمزايا.
ما هو مخطط عمليات الأعمال؟
يسمى التمثيل المرئي لعمليات العمل تعيين عملية الأعمال. توضح خرائط العمليات ، التي يمكن تمثيلها كمخططات انسيابية أو رموز نمذجة وتدوين عمليات الأعمال (BPMN) ، العلاقات بين المراحل اللازمة لإكمال منتج أو خدمة.
تهتم خرائط عمليات الأعمال بالعمليات التجارية والغرض منها ومعايير النجاح والأدوار والواجبات ومتى وأين ستتم عمليات متميزة. هم أحد مكونات إدارة العمليات التجارية (BPM). يشجع تخطيط إجراءات العمل الشفافية لجميع أصحاب المصلحة ، لا سيما المهتمين بالامتثال ، وكذلك لأولئك الذين يعملون داخل المنظمة.
كثيرًا ما يتم الخلط بين نمذجة عمليات الأعمال ورسم خرائط العمليات التجارية. عندما يقوم الخبراء بنمذجة العمليات التجارية ، فإنهم يهتمون أكثر بكيفية تنفيذ الإجراءات ومن (أو أي قسم) ينفذها.
تاريخ تخطيط عمليات الأعمال
كانت الجمعية الأمريكية للمهندسين الميكانيكيين (ASME) رائدة في رسم خرائط العمليات التجارية في عام 1921. ثم تم اعتماد خرائط عمليات الأعمال من قبل المهندسين ومنشآت الإنتاج ، وتم تطويرها لتصبح البرامج التي نستخدمها اليوم.
الخطوات الأولى في العثور على أفضل طريقة للقيام بالعمل "، قدم فرانك وليليان جيلبرث مخطط عملية التدفق في عرض تقديمي بعنوان" مخططات العمليات في عام 1921. تمتلك جامعة بوردو أرشيفًا لهذه المواد إذا كنت مهتمًا بمعرفة المزيد. من أجل ضمان الاتساق في هذا النوع من المخططات ، أنشأ ASME نظام رموز في عام 1947.
لماذا تحتاج إلى تخطيط عمليات الأعمال؟
يعد تخطيط العمليات التجارية أحد المكونات الأساسية لإدارة شركة ناجحة. يُترك الموظفون للتكهن والخطأ فيما يتعلق بأفضل الممارسات في مؤسستك دون تمثيل مرئي لكيفية عمل العمليات التي يمكن التنبؤ بها هناك. يُترك لكل قسم وشخص لتطوير التسلسل والمهمة الخاصة به إذا لم يتم تحديد عملية الأعمال بدقة من خلال رسم الخرائط. عندما لا يتم تحديد أصحاب العمل ، فإن هذا يسبب الارتباك والاضطراب واللوم.
برنامج رسم خرائط العمليات التجارية
كما تعلمون ، مع تغير الأشياء ، كذلك الحاجة إلى إنشاء خرائط عملية. توجد تطبيقات وبرامج من شأنها تبسيط العملية بشكل كبير. سنلقي نظرة على الأدوات والبرامج الموجودة في الأسطر القليلة التالية.
يتيح التطبيق المستند إلى السحابة أو عبر الإنترنت والذي يُطلق عليه برنامج تعيين عمليات الأعمال للمستخدمين تمثيل الخطوات اللازمة لتنفيذ عملية تجارية معينة من خلال الرسوم البيانية والرسوم البيانية بيانياً. يتم عرض مخطط انسيابي لإجراءات التشغيل القياسية وأوصاف المهام وجميع الأنشطة المتعلقة بالعملية ، مثل الإدخال / الإخراج ، على الخريطة.
لماذا يعتبر برنامج رسم خرائط العمليات التجارية مهمًا جدًا؟
الهدف الرئيسي لأي برنامج لرسم خرائط العمليات التجارية هو جعل الأفراد أو المؤسسات أو الشركات أكثر فاعلية في كيفية قيامهم بأعمالهم اليومية. تتيح هذه التقنيات غير العادية للإدارة إمكانية مراقبة سير العمل بشكل فعال من أجل اكتساب فهم شامل للمؤسسة بأكملها وعملياتها المختلفة.
تساعد أدوات تخطيط العمليات أيضًا في تحليل تعقيد أو تعقيد العمليات التجارية وتحسين فهم تدفقات العملية. يمكن للمستخدمين تحديد مراحل تحسين العملية بفضل هذا.
نظرًا لأنك تحتاج إلى فهم العمليات قبل أن تتمكن من اتخاذ أي إجراء لتحسينها ، يمكن أن يكون برنامج تعيين عمليات الأعمال أداة مفيدة للغاية لشركتك. تم تصميم أدوات تخطيط العمليات هذه لمساعدتك في فهم جوهر أي عملية ، وهو ما تهدف إلى القيام به.
فيما يلي قائمة ببعض من أفضل برامج رسم خرائط العمليات التجارية ، والتي تم اختيارها لحجمها الهائل من المراجعات الإيجابية والمستويات العالية من رضا العملاء.
أفضل برامج رسم خرائط العمليات التجارية:
# 1. برومب
Promapp هو تطبيق رسم خرائط عملية سهل الاستخدام يعزز تحسين العملية من خلال تبسيط عملية رسم الخرائط بشكل كبير. تجعل هذه المنصة الرائعة عبر الإنترنت من السهل على المستخدمين تطوير عمليات الموارد البشرية وتعديلها ومشاركتها. يجعل إدارة المخاطر ومراقبة الجودة واستمرارية الأعمال ممكنة.
# 2. رسم io
يمكن عمل مخططات انسيابية للعملية وأنواع أخرى من الرسوم البيانية باستخدام تطبيق رسم الخرائط البسيط للعملية Draw.io. يمكن أن ينتج أيضًا تصورات معقدة مثل مخطط SIPOC.
# 3. سمارت دراو
يمكن لمستخدمي SmartDraw بسهولة إنتاج الرسوم البيانية والمخططات ذات المظهر الاحترافي. نظرًا لتصميمه البديهي بشكل لا يصدق ، فهو سهل الاستخدام ويوفر مجموعة واسعة من الوظائف والوظائف.
رقم 4. مايكروسوفت اكسل
يعد Microsoft Excel اسمًا مألوفًا للجميع تقريبًا. إنها بلا شك واحدة من جداول البيانات الأكثر استخدامًا والمحبوبة في الاستخدام اليوم. ومع ذلك ، لا يدرك الكثير من الناس أن برنامج Excel ، المضمن في مجموعة Microsoft Office ، يتضمن عددًا من الميزات التي يمكنك استخدامها لإنشاء خرائط عملية.
# 5. عملية CWA ومجموعة إدارة الجودة
يمكن استخدام برنامج رسم الخرائط هذا لإدارة سير العمل وإدارة الجودة وإدارة عمليات الأعمال. يمكن استخدام هذه التقنية الرائدة للنمذجة المباشرة ، والتحسين ، ونشر الوثائق والعمليات.
# 6. LucidChart
تم تطوير هذه الأداة خصيصًا للمساعدة في إنشاء خرائط عمليات الأعمال. لهذا السبب ، فإنه يحتوي على الكثير من الأدوات والوظائف التي تجعل عملية رسم الخرائط سهلة. كتوضيح ، يتضمن LucidChart عددًا كبيرًا من القوالب التي قد يستخدمها أي شخص لإنشاء أي نوع من خرائط العملية ، بما في ذلك SIPOC و BPMN2 وتدفق القيمة وغيرها.
# 7. مايكروسوفت فيزيو
لدى Microsoft برنامج محدد يسمى Visio يتم استخدامه لإنشاء خرائط عمليات الأعمال. ومع ذلك ، سيحب المستخدمون أيضًا الميزات والوظائف الإضافية العديدة التي تأتي مع هذا التطبيق المفيد. يعد برنامج Microsoft Visio أفضل برنامج لرسم خرائط العمليات التجارية المتاح اليوم ، وهو أيضًا أحد أغلى الأدوات في هذه القائمة.
أمثلة على تخطيط عمليات الأعمال
الغرض الرئيسي لخرائط العمليات هو شرح كيفية عمل العملية. يمكنك تحسين فهم موظفيك لوظائف عمل معينة عن طريق تحديد وتنفيذ خريطة العملية المناسبة. دعنا نلقي نظرة على بعض الرموز الشائعة المستخدمة في رسم خرائط العمليات التجارية قبل الدخول في أمثلةنا.
# 1. النشاط / العملية:
يتم تمثيل خطوة أو إجراء داخل عملية بواسطة نشاط أو عملية. غالبًا ما يتم تمثيله بمستطيل.
# 2. تدفق
عادةً ما يكون شكل التدفق عبارة عن خط به سهم في أحد طرفيه. يوضح التدفق للمشاهد الترتيب الذي يتم تنفيذ خطوات العملية به.
# 3. حدث
تبدأ العملية أو تعدل أو تنتهي بسبب حدث. الأخطاء والرسائل والإلغاءات والروابط هي بعض الأمثلة على التكرارات التي تريد أن تجعلها مرئية. اعتمادًا على نوع الحدث ، يتم ترميز الأحداث بدائرة تتضمن رموزًا إضافية.
# 4. قرار
يشير شكل القرار على شكل الماس إلى أن القرار مطلوب حتى تستمر العملية. قد يكون خيارًا بسيطًا بنعم أو لا ، أو قد يكون قرارًا أكثر تعقيدًا مع مجموعة من الخيارات ، مثل بيان حالة في برنامج كمبيوتر.
تحتوي أمثلة تخطيط عمليات الأعمال بشكل متكرر على الأشكال المذكورة أعلاه.
أمثلة على تخطيط العمليات
# 1. مكتب الخدمات
لتقليل التكاليف وتقديم خدمة فعالة ، قامت العديد من الشركات بأتمتة جزء من إجراءات مكتب الخدمة الخاصة بهم. يجب ترتيب الطلبات حسب الأولوية وتوجيهها إلى الأشخاص المناسبين وفقًا لمهام سير العمل.
# 2. تجنيد
تقليديا ، كان التوظيف يمثل جهدًا شاقًا ويستغرق وقتًا طويلاً في مجال الموارد البشرية. يستخدم المسؤولون عن التوظيف بشكل متزايد أتمتة العمليات الآلية (RPA) وأدوات الأتمتة الأخرى لتصفح طلبات المتقدمين وتصنيفهم وفقًا لأوراق اعتمادهم.
# 3. تحصيل
قد يكون سير عمل عملية الشراء معقدًا. قد تؤدي الطلبات والموافقات اليدوية إلى تأخيرات مطولة وانعدام الشفافية. يبدأ الطلب المرسل إلى قسم المشتريات سير عمل المشتريات. سيقوم موظفو المشتريات بعد ذلك بالبحث عن البائعين المحتملين والحصول على العطاءات واختيار واحد.
# 4. إعداد العملاء
تعد تجربة الإعداد الإيجابية ضرورية للاحتفاظ بالعملاء. نظرًا للزيادة في نقاط الاتصال بالعملاء ، أصبحت عمليات الإعداد أكثر تعقيدًا. هذا صحيح بشكل خاص في قطاعات مثل البنوك التي تخضع للتنظيم الشديد.
شهادة تخطيط عمليات الأعمال
يمكن تسهيل تعلم مهارات جديدة من خلال الحصول على شهادة تخطيط عمليات الأعمال. يمكن أن تساعدك هذه القدرات في تقوية سيرتك الذاتية وتأمين وظيفة عالية المستوى. يمكن لمديري المشاريع توسيع خبراتهم وإنتاجيتهم أثناء التعرف على طرق تحسين ممارسات الأعمال.
فيما يلي قائمة بالعديد من الشهادات المتاحة إذا كان تعيين عملية الأعمال أمرًا تهتم به:
# 1. شهادة ITIL
لا توجد متطلبات مسبقة للحصول على شهادة أسس مكتبة المعلومات (ITIL) ، فقط درجة النجاح في الامتحان. كما أنه يتميز بامتحانات الممارسة وليس له تاريخ انتهاء الصلاحية. بالإضافة إلى ذلك ، يقدم أمثلة من المواقف الفعلية لمساعدتك على فهم كيفية استخدام القدرات التي تدرسها هذه الشهادة في مكان العمل.
# 2. CMA
يتم توفير شهادة المحاسب الإداري المعتمد من قبل جمعية المحاسبين والمهنيين الماليين في الأعمال. بعد المدرسة الثانوية ، يتطلب الأمر أكثر من عامين من الدراسة أو التدريب ، وأكثر من عامين من الخبرة الوظيفية ، واجتياز امتحان شفوي أو كتابي. بعد عام ، تصبح هذه الشهادة غير صالحة.
# 3. إدارة التغيير التنظيمي: شهادة ممارس APMG CM
إدارة التغيير التنظيمي: شهادة ممارس APMG CM متاحة عبر Learning Tree. فقط اجتياز الامتحان الشفوي أو الكتابي ضروري للحصول على هذه الشهادة الصالحة مدى الحياة. يمكنك الحصول على معرفة مفيدة في الدورة التدريبية يمكنك استخدامها في تنظيم العمليات التجارية من خلال تنفيذ إدارة التغيير.
# 4. شهادة خدمات الأعمال العالمية (CertGBS)
الشهادة في خدمات الأعمال العالمية هي شهادة مقدمة من جمعية المحاسبين القانونيين المعتمدين (ACCA). تحتاج هذه الشهادة ببساطة إلى إنهاء الدورات. بالإضافة إلى ذلك ، هذه الشهادة دائمة.
# 5. CITP
يمكن لمتخصص تكنولوجيا المعلومات الحصول على شهادة من المعهد الأمريكي للمحاسبين القانونيين (AIPA). بعد المدرسة الثانوية ، يتطلب الأمر أكثر من عامين من الدراسة أو التدريب ، وأكثر من عامين من الخبرة الوظيفية ، واجتياز امتحان شفوي أو كتابي. لقد مرت فترة الشهادة التي تبلغ ثلاث سنوات.
منهجية رسم خرائط العمليات التجارية
تأتي منهجية تخطيط عمليات الأعمال في مجموعة متنوعة من الأشكال. قد تتضمن القائمة الطويلة ، كل منها بقوتها الخاصة: مخططات جانت ، مخططات UML ، تدوين نمذجة عمليات الأعمال ، مخططات انسيابية ، مخططات تدفق البيانات ، مخططات نشاط الدور ، تعريف متكامل لنمذجة الوظائف ، شبكات بتري ، طرق موجهة للكائنات ، تقنية سير العمل ونماذج المحاكاة.
تتضمن منهجية رسم خرائط العمليات التجارية ما يلي:
# 1. طرق سير العمل
سير العمل عبارة عن مجموعات من المهام التي يؤديها الأفراد داخل منظمة أو بواسطة برامج الكمبيوتر. هذه الإجراءات تتجاوز النمذجة البسيطة. كما أنها تدعم عملية التحليل والتحسين. يعد جمع المعلومات ونمذجة العمليات التجارية ونمذجة سير العمل والتنفيذ والتحقق والتنفيذ بعضًا من مراحل سير العمل.
# 2. تدوين نمذجة عمليات الأعمال (BPMN)
الطريقة التي يفضلها المتخصصون في المعالجة هي BPMN. إنها لغة معيارية ممتازة للظروف التي يجب أن تتعمق فيها في العمليات لمعالجة الأخطاء والاستثناءات. على الرغم من أنها شائعة إلى حد ما ، فإن استخدام هذه الاستراتيجية إذا لم تكن محلل أعمال قد يأتي بنتائج عكسية.
# 3. مخططات تدفق البيانات
توضح لك مخططات تدفق البيانات ، التي يشار إليها أيضًا باسم نهج Yourdon ، كيفية انتقال المعلومات من موقع إلى آخر. يوضحون كيف تتفاعل العملية مع العالم الخارجي وتتصل بتخزين البيانات المختلفة.
# 4. مخططات لغة النموذج الموحد (UML)
تعد مخططات UML مثالية لرسم خرائط تطوير البرامج. يقسم UML المخططات إلى فئتين: المخططات السلوكية والمخططات الهيكلية. UML ليس مناسبًا لتصميم سير عمل العملية لأنه يُعتقد أنه أداة رسم خرائط متخصصة لصناعات معينة.
# 5. مخططات SIPOC
تعد خرائط العمليات عالية المستوى اسمًا آخر لمخططات SIPOC. ينقلون العملية بصريًا دون الخوض في الكثير من العمق. تنقسم العملية إلى الأقسام التالية على مخطط SIPOC: الموردين والمدخلات والعملية والمخرجات والعملاء.
خطوات تخطيط عمليات الأعمال
لبدء تخطيط عملية الأعمال الخاصة بك ، حدد العملية التي يجب تعيينها. قم بتعديل العملية حسب الحاجة من خلال جمع وتحليل البيانات حول الإجراء الحالي. ترقب الطرق التي تجعل العملية أفضل.
تنفيذ تخطيط عمليات الأعمال
ستؤثر العمليات التي تقرر تعيينها في تخطيط عمليات الأعمال على مدى فائدة خرائطك. من خلال مراعاة كيف ستؤثر على عملائك واستراتيجية عملك بالكامل ، يمكنك التأكد من أن خرائط عملية عملك لها أكبر تأثير محتمل.
أدناه ، قدمنا ثلاث تقنيات لاختيار أفضل العمليات لرسم خريطة:
# 1. نظِّم عملياتك وفقًا لمدى تأثيرها على عملائك:
هذه عمليات أساسية ومفيدة وتوجيهية. يتأثر عملاؤك بشكل مباشر بالإجراءات الأساسية التي تعكس الغرض من العمل. يشار إلى العمليات المستخدمة في إدارة الأعمال بالعمليات التمكينية. يشار إلى العمليات المستخدمة في تخطيط وإدارة الأعمال بالعمليات الإرشادية.
# 2. اربط عمليتك وواجباتك باستراتيجيتك العامة:
يعد العثور على الأهداف الإستراتيجية لمؤسستك هو الخطوة الأولى في القيام بذلك. بمجرد الانتهاء ، يمكنك استخدامه كأساس لإنشاء بنية عملية لعملياتك الحالية. عند القيام بذلك ، فأنت تقرر العمليات الأكثر أهمية لتحقيق استراتيجية عملك ، وكيفية تطويرها بطريقة تجعلها أكثر انسجامًا معها ، وكيفية تحديد جدول زمني للتحسين في المستقبل.
# 3. التحسين القسري:
يتعلق الأمر برد الفعل بدافع الضرورة أكثر من كونه يتعلق باستراتيجية مع سبق الإصرار. قد يتم إجبار محاولة تحسين العملية ، على سبيل المثال ، عن طريق تدقيق فاشل أو توجيه إداري. يتم تحديد العمليات الضرورية في هذه الحالة وتخطيطها.
ما هي الطرق الست الرئيسية لإنشاء خرائط عمليات الأعمال؟
هناك ست طرق رئيسية لإنشاء خرائط العملية:
- من خلال مقابلات فردية أو مجموعة صغيرة مع الموظفين.
- عن طريق استخدام ورش العمل الاستكشافية الموجهة.
- من خلال مراجعة الوثائق الموجودة.
- تحليل وتصميم الأعمال.
- من خلال مراقبة العمل مباشرة.
- عن طريق استيراد خرائط العملية الموجودة بالفعل.
ما هي الخطوات الخمس الأساسية لإنشاء خريطة عملية؟
إنشاء خريطة عملية:
- اختر عملية أو مشكلة لتعيينها.
- ضع قائمة بالأنشطة التي حدثت.
- يجب أن تكون الخطوات مكتوبة.
- باستخدام الرموز من تخطيط العملية ، قم بإنشاء مخطط انسيابي.
- قم بإنهاء خريطة العملية وتوزيعها.
- افحص الخريطة لتحديد مجالات التحسين المحتملة.
ما هو الفرق بين سير العمل وخريطة العملية؟
يتكون سير العمل من الخطوات المتكررة المطلوبة لإنهاء مهمة. يشار إلى جميع المكونات المطلوبة لإكمال هدف تنظيمي أكثر أهمية على أنها عملية. وجهة النظر الشائعة هي أن العمليات تشير إلى نتائج أكثر شمولاً ، في حين أن تدفقات العمل تمثل تفاصيل دقيقة حتى الأهداف صغيرة الحجم.
ما هي الأنواع المختلفة لخرائط العمليات؟
هناك ستة أنواع مختلفة من خرائط العمليات:
- مخطط التدفق الأساسي.
- خريطة تيار القيمة.
- خريطة سلسلة القيمة.
- خريطة متعددة الوظائف.
- تفاصيل خريطة العملية.
- سيبوك.
ما هي الفوائد الثلاث لإنشاء خريطة عملية؟
مزايا رسم الخرائط:
- لفهم العملية بشكل أفضل.
- ضع في اعتبارك كيف يمكن تحسين العملية.
- أظهر للآخرين خطوات العملية.
- عزز التواصل بين المشاركين في نفس العملية.
وفي الختام
أصبح تخطيط عمليات الأعمال أكثر من مجرد عملية بسيطة برسومات جذابة. ولكن إذا لم يتم إجراؤه بشكل صحيح أو بجدية ، فقد يؤدي ذلك إلى مشاكل ومشكلات لا تفضلها.
يعد تخطيط العمليات أمرًا مهمًا لأنه يتيح لك ليس فقط تحديد الأشياء المكسورة ولكن أيضًا إصلاحها وسد الثغرات الحرجة. يعد استخدام المعدات والبرامج المناسبة أفضل وأبسط طريقة لتحقيق ذلك.
مقالات ذات صلة
- أدوات تخطيط عملية الأعمال: الاستخدامات والأدوات المجانية والدليل
- نمذجة عملية الأعمال: التعريف ، أفضل البرامج ، الدورة التدريبية والشهادة
- رسم خرائط أصحاب المصلحة: دليل لأداة رسم الخرائط للإدارة الفعالة لأصحاب المصلحة
- رحلة العميل: المعنى وكيفية استخدام الخرائط لإنشاء تجربة فريدة للعملاء
- خريطة رحلة العميل: المعنى ، كيفية إنشائها ، القمع والتخطيط
مراجع حسابات
