إدارة مخزون الأعمال: أفضل الممارسات في عام 2023

جدول المحتويات إخفاء

ما هو الجرد؟
ما هو مدرج في جرد الأعمال؟
أنواع مخزون الأعمال
أمثلة على جرد الأعمال
ما هو تأثير مخزون الأعمال على أسواق الأسهم والسندات؟
تقنيات إدارة المخزون وأفضل الممارسات للشركات الصغيرة
أهمية جرد الأعمال
1. مقالات ذات صلة
2. مراجع حسابات

تعد إدارة مخزون الأعمال أحد الأصول المهمة للمؤسسات لأنها تتيح لهم تقليل تكلفة المخزون في ميزانيتهم العمومية عندما يتلقون هذه السلع. المواد والعمل الجاري والسلع النهائية هي الأنواع الثلاثة للمخزون.

ما هو الجرد؟

المخزون هو محاسبة الأصناف ومكونات المكونات والمواد الخام التي تستهلكها الشركة أو تبيعها. تقوم بإدارة المخزون كقائد أعمال للتأكد من أن لديك ما يكفي من البضائع في متناول اليد ولتحديد وجود نقص.

يشار إلى فعل العد أو إدراج الكائنات بالمخزون. الجرد عبارة تستخدم في المحاسبة لوصف جميع السلع في مراحل التصنيع المختلفة وهي أصل حالي. يمكن لكل من المتاجر والمصنعين الاستمرار في بيع الأشياء أو تطويرها إذا احتفظوا بالمخزون. بالنسبة لمعظم الشركات ، يعتبر المخزون من الأصول الكبيرة في الميزانية العمومية ؛ ومع ذلك ، يمكن أن يصبح المخزون المفرط مشكلة عملية.

ما هو مدرج في جرد الأعمال؟

الجرد بسيط لأصحاب الأعمال الصغيرة. إنها في الأساس قائمة كاملة بجميع الأصول المادية التي يعمل عليها عملك. إليك عدة أمثلة:

الهيكل الذي تدير فيه عملك
الأثاث وأجهزة الكمبيوتر وأنظمة الهاتف هي أمثلة على المعدات المكتبية التي يمكن امتلاكها أو تأجيرها.
بيانات المحاسبة وسجلات الأعمال والوثائق الأخرى
تعتبر أدوات الطهي التجارية والآلات والطابعات ثلاثية الأبعاد أمثلة على المعدات المتخصصة.
المخزون واللوازم الأخرى للشركات
لافتات وأطباق استقبال القنوات الفضائية وكاميرات المراقبة والأسوار.

أنواع مخزون الأعمال

المواد الخام هي المواد التي تستخدمها الشركة لتطوير المنتجات وإنهائها. عند الانتهاء من المنتج ، غالبًا ما يتعذر تمييز المكونات الخام ، مثل زيت الشامبو ، عن شكلها الأصلي.

# 1. عناصر:

تتشابه المكونات مع المواد الخام من حيث أنها المواد المستخدمة من قبل الشركة لبناء العناصر وإنهائها ، ولكن يمكن التعرف عليها عند الانتهاء من المنتج ، مثل المسمار.
يشير مخزون العمل قيد التنفيذ إلى السلع في الإنتاج مثل المواد الخام أو المكونات والعمالة والنفقات العامة وحتى مواد التعبئة.

# 2. السلع تامة الصنع:

يشار إلى العناصر الجاهزة للبيع على أنها سلع تامة الصنع.

# 3. بضائع MRO (الصيانة والإصلاح والعمليات):

MRO هو مخزون - بشكل عام في شكل إمدادات - يساعد في إنتاج منتج أو تشغيل شركة.

# 4. مواد التعبئة والتغليف

تصنف مواد التعبئة والتغليف إلى ثلاثة أنواع. يحمي التغليف الأساسي المنتج ويجعله مفيدًا. التغليف الثانوي هو تغليف المنتج النهائي الذي قد يتضمن ملصقات أو معلومات SKU. التعبئة والتغليف الثالث هو عبوات نقل سائبة.

# 5. مخزون التوقع ومخزون الأمان:

مخزون السلامة هو مخزون فائض تم شراؤه وتخزينه من قبل الشركة لتغطية المواقف غير المتوقعة. على الرغم من أن المخزون الاحتياطي له نفقات تحمل ، إلا أنه يساهم في إسعاد المستهلك. وبالمثل ، يتكون مخزون التوقع من المواد الخام أو البضائع المكتملة التي تشتريها الشركة اعتمادًا على اتجاهات المبيعات والتصنيع. قد تشتري الشركة مخزونًا آمنًا إذا ارتفع سعر المواد الخام أو اقترب موسم ذروة البيع.

# 6. فصل الجرد:

يشير فصل المخزون إلى العناصر الإضافية أو العمل الجاري (WIP) الذي يتم الاحتفاظ به في كل محطة من محطات خط الإنتاج لتجنب توقف العمل. في حين أن جميع الشركات قد تحتفظ بمخزون آمن ، فإن فصل المخزون يكون مفيدًا إذا كانت قطاعات مختلفة من الخط تعمل بسرعات مختلفة ولا تنطبق إلا على الشركات التي تصنع الأشياء.

# 7. جرد الدورة:

تطلب الشركات دورة المخزون بالدُفعات للتأكد من أن لديها الكمية المناسبة من المخزون بأقل تكلفة تخزين ممكنة. يحتوي "الدليل الأساسي لتخطيط المخزون" على مزيد من المعلومات حول حسابات جرد الدورة.

# 8. جرد الخدمات:

يشار إلى مقدار الخدمة التي قد تقدمها الشركة في فترة معينة باسم مخزون الخدمة ، وهو مصطلح في المحاسبة الإدارية. فندق يضم عشر غرف ، على سبيل المثال ، لديه مخزون خدمة أسبوعي لـ 70 إقامة لليلة واحدة.

# 9. جرد العبور:

مخزون النقل ، المعروف أيضًا باسم مخزون خط الأنابيب ، هو المخزون الذي ينتقل بين الشركة المصنعة والمستودعات ومراكز التوزيع. قد يستغرق نقل المخزون العابر أسابيع بين المنشآت.

# 10. الجرد النظري:

يُعرف أيضًا باسم مخزون الكتب ، المخزون النظري هو أصغر كمية من المخزون تتطلبها الشركة لأداء مهمة دون الحاجة إلى الانتظار. يستخدم المخزون النظري إلى حد كبير في التصنيع والأعمال الغذائية. يتم استخدام الصيغة الحقيقية مقابل النظرية لحسابها.

# 11. الجرد الزائد:

المخزون الزائد ، المعروف أيضًا باسم المخزون المتقادم ، هو سلع أو مواد خام غير مباعة أو غير مستخدمة لا تتوقع الشركة استخدامها أو بيعها ولكن يجب أن تدفع مقابل الاحتفاظ بها.

أمثلة على جرد الأعمال

يمكن لأمثلة العالم الحقيقي أن تساعد نماذج مخزون الأعمال في أن تصبح أكثر قابلية للفهم. توضح الأمثلة أدناه كيف تعمل أشكال مختلفة من المخزون في تجارة التجزئة والتصنيع.

# 1. المكونات / المواد الخام:

الشركة التي تصنع القمصان تحتوي على مكونات تشمل الأقمشة والخيوط والأصباغ وتصميمات الطباعة.

# 2. المنتجات النهائية:

قلادات سحر مصنوعة من قبل شركة مجوهرات. لجعل كائنًا نهائيًا مناسبًا للبيع ، يربط الموظفون قلادة ببطاقة مطبوعة مسبقًا ويضعونها في مظاريف من السيلوفان. تشمل تكلفة البضائع المباعة (COGS) للسلعة النهائية كلاً من عبوتها والعمالة المطلوبة لإنشاء العنصر.

# 3. أعمال جارية:

يتكون الهاتف الخلوي من غلاف ولوحة دوائر مطبوعة والعديد من المكونات. يشير العمل قيد التقدم إلى عملية تجميع القطع في محطة عمل مخصصة.

# 4. لوازم MRO:

نسخ الورق ، والمجلدات ، وحبر الطابعة ، والقفازات ، ومنظف الزجاج ، والمكانس لتنظيف الأرضيات هي أمثلة على الصيانة والإصلاح والتجهيزات التشغيلية لمجتمع عمارات.

# 5. مواد التعبئة والتغليف:

مادة التعبئة الأولية لشركة البذور هي الكيس المغلق الذي يحتوي ، على سبيل المثال ، على بذور الكتان. تتكون العبوة الثانوية من وضع أكياس بذور الكتان في صندوق للنقل والتخزين. التعبئة الثلاثية هي غلاف الانكماش الضروري لشحن علب المنتج على المنصات.

# 6. مخزون السلامة

يقوم طبيب بيطري في قرية نائية بتخزين المطهرات وعلاجات الكلاب والقطط لتلبية طلب المستهلكين إذا غمرت الطرق الطريق أثناء ذوبان الجليد في الربيع وتسبب في تأخير شاحنات الإمداد.

# 7. الجرد المتوقع / التجانس:

استعدادًا لموسم الزفاف في يونيو ، يشتري منظم الأحداث بكرات رخيصة من الشريط ومفارش المائدة الزهرية.

# 8. الجرد المنفصل:

في المخبز ، يحتفظ المصممون بمخزون من الورود السكرية لتزيين كعكات الزفاف ، حتى إذا تأخر تزويد فريق الزخرفة بمزيج الصقيع ، يمكن لمصممي الديكور الاستمرار في العمل. نظرًا لأن الزهور جزء من تصميم الكعكة ، فلن يتمكن الخباز من تقديم كعكة جاهزة إذا نفد منها.

# 9. جرد الدورة:

نظرًا لأن المطعم يستخدم آخر 500 مناديل ورقية ، يصل طلب جديد لإعادة التعبئة. تتلاءم المناديل بدقة مع مكان التخزين المخصص.

# 10. جرد الخدمة:

المقهى مفتوح 12 ساعة في اليوم ، ويحتوي على عشرة طاولات ، ويقضي رواد المطعم ساعة واحدة في المتوسط في تناول وجباتهم. نتيجة لذلك ، يبلغ مخزون الخدمة 120 وجبة عشاء كل يوم.

رقم 11. تكلفة الجرد النظرية:

ينوي مطعم ما إنفاق 30٪ من ميزانيته على الطعام لكنه يجد أنه ينفق 34٪ من ميزانيته بالفعل. يمثل "الجرد النظري" 4٪ من الطعام المفقود أو المهدر.
قد يختلف الجرد النظري للمخزون في سجل أو نظام المخزون عن المخزون الفعلي عند إجراء الجرد.

رقم 12. جرد النقل:

يتم طلب مجموعة أقلام الرصاص الشهيرة ودفع ثمنها من قبل متجر فني. العلب في طريقها من المورد وهي في طريقها إلى العبور.

# 13. جرد الفائض:

تصنع شركة شامبو 50,000 زجاجة شامبو خاصة تحمل علامة تجارية لدورة الألعاب الأولمبية الصيفية ، لكنها تبيع 45,000 زجاجة فقط قبل انتهاء الأولمبياد - لا أحد يرغب في شرائها ، لذلك يجب عليهم خصمها أو التخلص منها.

ما هو تأثير مخزون الأعمال على أسواق الأسهم والسندات؟

يمكن أن تشير القيم العالية في مخزون الأعمال إلى أن الشركات تعمل بشكل جيد من حيث الإنتاج. من ناحية أخرى ، قد تشير مستويات المخزون المرتفعة لفترة ممتدة إلى أن طلب المستهلك ضعيف وأن الاقتصاد على وشك الدخول في حالة ركود. قد تنخفض قيم الأسهم ، خاصة للشركات العاملة في التصنيع ، استجابة لهذا الظرف. قد تنخفض أسعار السندات أيضًا إذا أشارت مخزونات الأعمال إلى أن الاقتصاد على وشك الانكماش.

تقنيات إدارة المخزون وأفضل الممارسات للشركات الصغيرة

فيما يلي بعض مناهج إدارة المخزون المستخدمة من قبل العديد من الشركات الصغيرة:

# 1. تحسين توقعاتك.

دقة التنبؤ أمر بالغ الأهمية. يجب أن تستند إحصائيات المبيعات المقدرة الخاصة بك إلى عناصر مثل أرقام المبيعات التاريخية (إذا كنت تبيع باستخدام Square ، فابحث عن هذه المعلومات في لوحة المعلومات الخاصة بك على الإنترنت) ، واتجاهات السوق ، والنمو المتوقع والاقتصاد ، والعروض الترويجية ، وأنشطة التسويق ، وما إلى ذلك.

# 2. استخدم طريقة FIFO (ما يرد أولاً يخرج أولاً).

يجب بيع العناصر بنفس الترتيب الذي تم شراؤها أو إنشائها به. هذا ينطبق بشكل خاص على العناصر القابلة للتلف مثل الطعام والزهور والمكياج. على سبيل المثال ، يجب أن يكون مالك الشريط على دراية بالعناصر الموجودة خلف الشريط وأن يستخدم ممارسات FIFO لزيادة مخزون الشريط. إنها أيضًا فكرة جيدة للبضائع غير القابلة للتلف ، لأن أي شيء يبقى حوله لفترة طويلة قد يتلف ، وقديم ، وغير قابل للبيع. في التخزين أو المستودع ، تتمثل أفضل طريقة لتوظيف FIFO في إضافة سلع جديدة من الخلف بحيث تكون المنتجات القديمة في المقدمة.

# 3. تحديد المخزون منخفض الدوران.

إذا لم يتم بيع أحد العناصر خلال الستة إلى اثني عشر شهرًا الماضية ، فقد حان الوقت بشكل عام للتوقف عن تخزينه. يجب أن تفكر أيضًا في طرق أخرى للتخلص من هذا المنتج ، مثل سعر خاص أو عرض ترويجي لأن فائض المخزون يهدر المساحة والمال.

# 4. افحص مخزونك.

حتى إذا كان لديك برنامج قوي لإدارة المخزون ، فلا يزال يتعين عليك حساب مخزونك على أساس منتظم للتأكد من أن ما لديك في المخزون يتطابق مع ما تعتقد أنه لديك. تستخدم الشركات عدة استراتيجيات ، مثل الجرد المادي السنوي في نهاية العام الذي يحسب كل عنصر على حدة والفحص الفوري المنتظم ، وهو فعال بشكل خاص للمنتجات التي تتحرك بسرعة أو لديها مخاوف تتعلق بالتخزين.

# 5. استخدم برنامج إدارة المخزون المستند إلى السحابة.

ابحث عن البرامج التي توفر تحليلات المبيعات في الوقت الفعلي. احصل على رسائل بريد إلكتروني للتنبيه بالمخزون اليومي لتتبع ما إذا كانت العناصر تنفد أو نفدت حتى تتمكن من طلب المزيد في الوقت المناسب.

# 6. راقب دائمًا مستويات العرض لديك.

إنشاء نظام قوي لإدارة مستويات المخزون وتحديد أولويات المنتجات الأغلى. من خلال القيام بالكثير من الأحمال الثقيلة نيابةً عنك ، توفر لك البرامج الفعالة الوقت والمال.

# 7. تقليل الوقت المستغرق لإصلاح المعدات.

نظرًا لأن الآلات المهمة ليست دائمًا في حالة عمل ، فمن الأهمية بمكان إدارة تلك الأصول. قد تكون القطعة المكسورة من الآلات باهظة الثمن. تعد مراقبة أجهزتك وأجزائها أمرًا ضروريًا لفهم دورة حياتها والاستعداد قبل ظهور المشكلات.

# 8. لا تنسى ضمان الجودة.

مهما كان تخصصك ، فمن الأهمية بمكان أن تبدو جميع العناصر الخاصة بك ممتازة وتعمل بشكل صحيح. قد يكون الأمر بسيطًا مثل أن يقوم الموظفون بإجراء فحص سريع أثناء عمليات تدقيق المخزون ، والذي يتضمن قائمة مراجعة لأعراض التلف ووضع العلامات المناسبة على المنتج.

# 9. توظيف مراقب المخزون.

تُستخدم مراقبة المخزون ، التي تنطبق على جميع الأشياء من المواد الخام إلى السلع التامة الصنع ، لإثبات كمية المخزون لديك في أي وقت. إذا كان لديك مخزون كبير ، فقد تحتاج إلى شخص واحد ليكون مسؤولاً عنه. يقوم مراقب المخزون بمعالجة جميع أوامر الشراء التي يتم تسليمها ، ويضمن أن كل ما يصل يتوافق مع ما تم طلبه.

# 10. أذكر أبجدياتك.

تجد العديد من المؤسسات أن تصنيف منتجات المخزون إلى فئات "أ" و "ب" و "ج" يساعدها في الحفاظ على ضوابط أكثر صرامة على السلع عالية القيمة.

رقم 11. تأخذ في الاعتبار انخفاض الشحن.

يمكنك بيع الأشياء دون امتلاك المخزون فعليًا بنفسك إذا كان عملك يستخدم تقنيات الشحن السريع. عندما يشتري أحد العملاء من متجرك ، يكون تاجر الجملة أو الشركة المصنعة مسؤولاً عن حمل المخزون ونقل المنتجات. لن تضطر إلى القلق بشأن الاحتفاظ بالمخزون أو التخزين أو الوفاء. يستخدم العديد من مالكي المتاجر عبر الإنترنت أساليب إسقاط الشحن ، ومع ذلك ، يمكن استخدام استراتيجية تنفيذ سلسلة التوريد هذه من قبل مجموعة واسعة من الشركات في جميع الصناعات.

أهمية جرد الأعمال

في دراسة الظروف الاقتصادية المستقبلية والتنبؤ بها ، يعتمد الاقتصاديون والمستثمرون والمحللون ، وكذلك المؤسسات التي تتراوح من الاحتياطي الفيدرالي إلى شركات الاستثمار المؤسسي والبنوك ، بشكل كبير على البيانات. تعتبر مخزونات الأعمال مؤشرًا رئيسيًا للتنبؤ بالتزامات الإنتاج المستقبلية والإنفاق الاستهلاكي.
يمكن أن تعني مستويات المخزون المرتفعة ، على سبيل المثال ، أحد أمرين: المصنعون ينتجون أكثر ولديهم سلع كافية لتلبية الطلب المتوقع ، أو أن طلب المستهلك ضعيف وهناك الكثير من السلع التي تُركت بدون بيع. يمكن أن يشير هذا الأخير إلى بداية الركود.
في كلتا الحالتين ، إنها وسيلة للتنبؤ بإنفاق المستهلك وثقته ، مثل مبيعات التجزئة ومبيعات المتجر نفسه ومبيعات السيارات.