أعمال التنظيف تتمحور حول العملاء بشكل كبير. لكن هذا لا يعني أنك تركز على إسعاد العملاء لدرجة أنك تترك مؤخرتك مكشوفة (إذا جاز التعبير)!
نظرًا لأنك تهتم جيدًا باحتياجات عملائك السكنية والتجارية ، فأنت بحاجة أيضًا إلى الاهتمام باحتياجاتك.
الطريقة الوحيدة للقيام بذلك هي التأكد من أن عقد التنظيف الذي توقعه مع العميل يغطي أكبر قدر ممكن من الأرضية. سواء كنت ذاهبًا لوظيفة تنظيف لمرة واحدة أو مجدولة بانتظام ، لا تبدأ بدون اتفاقية قابلة للتنفيذ قانونًا.
هنا ، نناقش الأشياء الثمانية التي يجب أن يتضمنها عقد التنظيف. هم:
1. الخدمات التي ستؤديها شركة التنظيف الخاصة بك
يجب أن تحدد اتفاقية التنظيف بوضوح الواجبات التي من المفترض أن تقدمها. ك شركة نظافة، تحتاج إلى تحديد نطاق العمل ، بالطبع ، اعتمادًا على احتياجات عميلك.
قم بتضمين جميع الخدمات التي تقدمها بالاسم وبلغة واضحة. في المستقبل ، لا يمكن للعميل طلب خدمة غير موجودة في الاتفاقية.
تشمل بعض الأعمال الأكثر شيوعًا التي تقدمها خدمة الحراسة ما يلي:
- مسح الأرض
- كنس
- نفض الغبار عن الأثاث
- تفريغ وتكييف صناديق القمامة
- غسيل البياضات / الغسيل
- تنظيف الحمامات
- تنظيف شباك
في القائمة ، قم بتضمين متى وكم مرة ينبغي أداء واجب معين. اذكر كل شيء بعبارات واضحة حتى لا يكون هناك مجال لسوء التفسير. على سبيل المثال ، يمكن تنظيف النوافذ شهريًا ؛ يمكن أن يكون مسح الردهة أسبوعيًا بينما يمكن أن تكون إزالة حاويات النفايات يوميًا.
2. تاريخ ووقت كل خدمة
أول تاريخ يجب ذكره في الاتفاقية هو تاريخ توقيعها. يجب أن يكون اليوم الثاني هو اليوم الأول الذي تقدم فيه خدمات التنظيف الخاصة بك.
يجب على العميل تقديم جداول زمنية واضحة يمكنك من خلالها أداء واجباتك. تعد الجداول الزمنية مهمة حتى لا يكون عمال النظافة وموظفو العميل في طريق بعضهم البعض طوال الوقت.
لتنظيف النوافذ ، حدد بين الأوقات التي ستقوم فيها بتنظيفها. اذكر الوقت الذي ستقوم فيه بمسح الردهة.
تذكر تضمين مدة خدماتك. إذا كان هذا عقدًا سنويًا ، فذكر ذلك واترك مجالًا لإعادة التفاوض والتجديد.
يفضل بعض العملاء الاحتفاظ بملف عقد مفتوح، ولكن بشرط إنهاء العلاقة. مدة الإشعار الذي ينبغي عليهم تقديمه.
إذا كانت مهمة تنظيف لمرة واحدة ، فقم بتضمين التاريخ والوقت (على سبيل المثال ، بين الساعة 9.00:XNUMX صباحًا وظهيرة الظهر) وإذا كان مالك المنزل أو الشركة سيوفر منتجات التنظيف ، فقم بتضمين ذلك أيضًا.
إذا تغير أي شيء يتعلق بالتوقيت ، يمكنك تحديث العقد بسهولة. معظم العملاء المقيمين لديهم أوقات التنظيف المفضلة لديهم ، والتي يجب أن تلاحظها في العقد.
العملاء التجاريون أكثر مرونة فيما يتعلق بالتوقيت ، ولكن من الأفضل أيضًا تدوين كل هذه التفاصيل في العقد.
3. تنظيف المواقع
قم بعمل قائمة بجميع المواقع ، في جميع المباني ونوع خدمة التنظيف التي ستؤديها هناك.
يفضل العملاء التجاريون الذين لديهم فروع في جميع أنحاء الولاية أو في عدة ولايات في بعض الأحيان تركيز حلول التنظيف الخاصة بهم.
قد يفضلون مزود خدمة تنظيف واحدًا لجميع احتياجات التنظيف الخاصة بهم بدلاً من استخدام مزود مختلف لكل فرع من فروعهم. إذا كانت هذه هي الصفقة ، فقم بتدوين تفاصيل كل موقع.
حيثما أمكن ، قم بتضمين جميع تفاصيل المناطق التي لا يرغب العميل في وصول فريق التنظيف الخاص بك إليها.
من المهم تقسيم المهام بوضوح ، حتى تتمكن من إبلاغ المنظف الخاص بك فيما يتعلق بتفاصيل كل موقع.
يمتلك معظم العملاء المقيمين غرفًا لا يرغبون في دخول عمال النظافة إليها. احصل على هذه المعلومات في العقد حتى تتمكن من إبلاغ منظفك.
4. معدات ومواد التنظيف
يجب أن تحدد الاتفاقية معدات ومواد / منتجات التنظيف التي ستستخدمها.
إذا كنت ستستخدم معدات ومنتجات التنظيف الخاصة بك ، فحدّد ذلك وأشر إلى أنك لن تستخدم أيًا من مواد العميل.
إذا كان العميل يرغب في استخدام بعض منتجات التنظيف في ممتلكاته ، حدد ذلك في العقد. حدد ما إذا كان العميل سيوفر المواد وكيف سيتم توزيعها.
إذا كانت هناك مناطق تحتاج إلى التنظيف بمعدات متخصصة ، فيجب أن ينص العقد بوضوح على الجهة التي توفر ذلك.
5. تفاصيل الدفع
يجب تحديد تفاصيل الدفع بوضوح دون ترك مناطق رمادية. فيما يلي أهم التفاصيل:
التكلفة الإجمالية المشحونة - حدد مقدار الأموال التي تتقاضاها مقابل خدماتك. إذا كنت تتقاضى رسومًا بالساعة أو أسبوعيًا أو شهريًا أو بسعر ثابت مستحق الدفع في وقت معين ، على سبيل المثال ، مرتين في الشهر ، فأشر إلى ذلك بوضوح في العقد.
الودائع / الدفعات المقدمة - إذا قمت بتحصيل وديعة ، فذكر المبلغ أو النسبة المئوية واذكر أنه لا يمكنك بدء العمل إلا بعد دفع الإيداع.
طريقة الدفع - يجب أن يحتوي العقد أيضًا على طريقة الدفع وانتظام السداد. يمكن أن يكون هذا شيئًا مثل التحويل البنكي كل يوم اثنين ، ودفع PayPal كل أسبوع وما إلى ذلك.
يفضل بعض العملاء الدفع عن طريق التحويل البنكي وقد يرغب البعض في أن يدفع لك نقدًا في الموقع. إذا كان هذا يناسبك ، فيمكنك تضمينه. خلاف ذلك ، يجب أن يحتوي العقد على طريقة الدفع المفضلة لديك.
6. تاريخ وشروط الإنهاء
يجب أن تنص الاتفاقية على متى تبدأ ومتى تنتهي. يجب أن يوضح أيضًا مقدار الإشعار الذي يجب أن يقدمه أي من الطرفين إذا رغب في إنهاء العقد.
كما يجب أن ينص على إمكانية تمديد العقد. إذا دعت الحاجة إلى إنهاء الاتفاقية قبل انتهاء مدة تشغيلها ، فحدد طريقة توصيل نفس الرسالة - الخطاب والبريد الإلكتروني والمكالمة الهاتفية وما إلى ذلك.
7. بمن تتصل إذا لزم الأمر
يتضمن هذا الجزء من الاتفاقية تفاصيل الاتصال الخاصة بالشخص الذي يمكن للعميل الاتصال به في حالة نشوء نزاع.
يمكنهم الاتصال بهذا الشخص إذا احتاجوا إلى إنهاء الاتفاقية أو إطالة أمدها. في بعض الأحيان ، إذا كان العميل يوفر مواد التنظيف ويحتاج إلى تغيير هذا الترتيب ، فيمكنه الاتصال بالشخص المحدد.
تأكد من أن الشخص الذي يمكنك الاتصال به في الاتفاقية يعرف كل شيء عن أعمال التنظيف والعقد الحالي. إذا كنت شركة التنظيف الوطنية، يجب أن يكون لديك ممثل دعم العملاء.
8. أي استثناءات وتوقيعات
اعتمادًا على العميل الذي تخدمه ، قد تكون هناك بعض الاستثناءات. إذا كان عميلك منشأة طبية ، فقد لا يكون لديك المعدات المناسبة للتعامل مع النفايات الطبية. سوف تعفي مثل هذا من الاتفاقية.
لإغلاق الاتفاقية ، يجب على كلاكما إلحاق التوقيعات الخاصة بك بالاتفاقية. يمكنك بعد ذلك البدء في العمل بعد فترة وجيزة ، في التاريخ المحدد.
الاتفاقية ملزمة ولا يجب على أي شخص انتهاكها دون المرور بالطرق المتاحة.
وفي الختام
توقيع اتفاقية هو الخطوة الأولى لعلاقة عمل طويلة (نأمل) مع عميلك. إنها أيضًا خطوة مهمة عندما تكون كذلك بدء أعمال التنظيف الخاصة بك.
ليس بالضرورة أن يكون هذا العقد على الورق. يمكن أن يكون إلكترونيًا ، إذا كانت قوانين ولايتك تعترف بذلك.
يسهل تخزين الاتفاقيات الإلكترونية في مواقع مختلفة ، كما يسهل تعديلها. بمجرد إجراء أي تغييرات ، يمكنك إرسال المستند إلى العميل الخاص بك. سوف يقرؤونه ويوقعون عليه إلكترونيًا ويرسلونه مرة أخرى.
إذا كنت مرتبكًا بشأن كيفية كتابة اتفاقية تنظيف ، يمكنك ذلك تنزيل القوالب عبر الإنترنت. يمكنك تخصيصه ليلبي احتياجاتك بدقة ، وإضافة المزيد من التفاصيل وإزالة بعض ما لا ينطبق على عملك.
أخيرًا ، يجب عليك استشارة محام لاستكمال العقد. تريد أن تتأكد من أنه ملزم قانونًا وقابل للتنفيذ.
مقالات ذات صلة
