عندما تشتري شركة منتجات وخدمات بالائتمان من مورد أو دائن يجب سداده بسرعة ، يُعرف عنصر المحاسبة باسم الحسابات الدائنة (AP). في الميزانية العمومية ، يتم إدراجه كخصوم متداولة. قسم AP في شركة هو المسؤول عن سداد المدفوعات المستحقة على الشركة للموردين والدائنين الآخرين. في هذه المقالة ، سوف تتعلم كل شيء عن الحسابات الدائنة بما في ذلك أمثلةهم ، وعملياتهم ، وما هي في الميزانية العمومية ، ومقارنة جيدة بين AP والذمم المدينة. هيا بنا نبدأ.
ما هي الحسابات الدائنة (AP)؟
الحسابات الدائنة (AP) عبارة عن دين قصير الأجل والتزام في الميزانية العمومية تدين فيه الشركة بأموال لبائعيها / مورديها الذين قدموا للشركة سلعًا أو خدمات على أساس الائتمان. تُعرف AP أيضًا باسم القسم المسؤول عن معالجة فواتير البائعين أو فواتيرهم وتسجيل الديون قصيرة الأجل في دفتر الأستاذ العام (GL). قبل تقديم الدفع للبائعين ، سيتحقق قسم AP من الفواتير مقابل أوامر (الشراء) والتأكد من استلام المنتجات أو الخدمات.
ماذا تفعل الحسابات الدائنة؟
يتمثل دور قسم AP في تقديم الدعم المالي والإداري والكتابي للمؤسسة: هذا الفريق مسؤول عن الإشراف على عملية الحسابات الدائنة بالكامل. هذه وظيفة حيوية في قسم محاسبة الشركة ، وهي تستلزم ترميز فواتير البائعين والموافقة عليها ودفعها وتسويتها.
تساهم مسؤولية كل عضو من أعضاء فريق الحساب المستحق الدفع في تحسين عملية الدفع وتضمن أن المدفوعات تتم فقط على فواتير وفواتير شرعية ودقيقة. يمكن لموظفي حسابات الدفع المهرة والمُدارة جيدًا توفير قدر كبير من الوقت والمال لشركتك في عملية AP.
من خلال إمكانات الأتمتة ، قد تختار فرق AP بسرعة وقت دفع الفواتير (لمنع الرسوم المتأخرة أو الاستفادة من مدخرات الدفع المبكر) وكيفية دفعها (عن طريق الشيك الورقي أو ACH أو من خلال البطاقات الافتراضية حيث تربح حسومات استرداد النقود) . نتيجة لذلك ، تكتسب المؤسسات سيطرة أكبر على أموالها الصادرة ويمكنها حتى تغيير نقطة الوصول من مركز تكلفة إلى مركز ربح.
ما هي عملية الحسابات الدائنة؟
قبل إجراء الدفع للبائع ، سيكمل قسم AP مجموعة من الإجراءات. نظرًا لحجم وحجم المعاملات في أي وقت ، يجب وضع إرشادات.
الإجراء يستلزم الخطوات التالية:
# 1. استلام الفاتورة
إذا تم شراء المنتجات ، فإن الفاتورة تساعد في تحديد الكمية المستلمة. خلال هذا الوقت ، يمكن أيضًا تحديد أصالة الفاتورة.
# 2. مراجعة تفاصيل الفاتورة
تحقق من أن الفاتورة تتضمن اسم البائع والتفويض والتاريخ والمواصفات التي تم فحصها ومطابقتها لأمر الشراء.
# 3. تحديث السجلات بمجرد استلام الفاتورة
يجب تحديث الحسابات في دفتر الأستاذ اعتمادًا على الفواتير المستلمة ، وكثيرًا ما يكون إدخال المصاريف مطلوبًا. مع تسلسل الموافقة المرتبط بقيمة الفاتورة ، قد تكون الموافقة الإدارية مطلوبة في هذه الخطوة.
# 4. الدفع في الوقت المناسب
يجب تنفيذ جميع المدفوعات على الفواتير قبل أو في تاريخ الاستحقاق المتفق عليه بين البائع والشركة الشرائية. يجب إعداد الأوراق اللازمة والتحقق منها. يجب مراجعة جميع المعلومات المسجلة على الشيك ، ومعلومات الحساب المصرفي للبائع ، وقسائم الدفع ، والفاتورة الأصلية ، وأمر الشراء. قد تكون الموافقة الإدارية ضرورية أيضًا في هذا الوقت.
يجب تضمين الضوابط الداخلية في عملية الحسابات الدائنة لضمان سلامة أموال الشركة وأصولها.
- منع دفع فاتورة احتيالية
- منع دفع فاتورة غير دقيقة
- منع دفع فاتورة البائع مرتين
- تأكد من احتساب جميع فواتير البائع
أمثلة على الحسابات الدائنة
تتضمن AP الفواتير من شركة إلى أخرى. يجب أن يدفع عملك أعمالًا أخرى مقابل العناصر أو الخدمات التي يقدمها. هذه عدة أمثلة تتعلق بحسابات الدفع ، وهي تشمل:
# 1. خدمات التنظيف
خدمات التنظيف هي واحدة من أمثلة الذمم الدائنة. يمكن رؤية AP عندما تستخدم الشركة "أ" الشركة "ب" لتلبية احتياجات التنظيف الخاصة بها. في هذه الحالة ، يجب أن تدفع الشركة "أ" للشركة "ب" على أساس منتظم مقابل خدمات التنظيف التي يمكن الاعتماد عليها وفي الوقت المناسب.
# 2. زي الموظفين
هذا أحد أمثلة الحسابات المستحقة الدفع عندما تتعاقد شركة مع شركة أخرى لصنع زي موظفيها. هذا مثال على نفقات الشركة المتكررة أو الجارية. سوف تكون هناك حاجة لأوامر أخرى بسبب دوران الموظفين والزي الرسمي المفقود أو التالف. عندما يتلقى النشاط التجاري "ب" أمرًا جديدًا ، فإنه يقوم بإصدار فواتير "الأعمال" أ ، ويتولى قسم الذمم المدينة "أ" الدفع.
# 3. اللوازم المكتبية
لضمان عدم نفاد الإمدادات الأساسية أبدًا ، تشتري العديد من الشركات بكميات كبيرة وتقوم بإعداد عمليات شراء متكررة بناءً على تكرار الاستخدام. لضمان الإنتاجية الفعالة ، غالبًا ما يكون لأصحاب الأعمال هؤلاء مدفوعات معلقة لموردي توريد المكاتب.
# 4. الصرف الصحي
تستأجر العديد من الشركات شركات أخرى لنقل القمامة والمواد القابلة لإعادة التدوير. عادة ما يتم تقديم هذه الخدمات على أساس أسبوعي. هذا أيضًا أحد الأمثلة الجيدة للحسابات الدائنة.
ما هي الذمم الدائنة والمدينة؟
تتعارض الذمم المدينة (AR) والحسابات الدائنة (AP) بشكل أساسي. الحسابات الدائنة هي الأموال المستحقة للبائعين ، في حين أن الذمم المدينة هي أموال مستحقة للشركة ، بشكل عام من قبل المستهلكين. عندما تجري إحدى الشركات معاملة ائتمانية مع أخرى ، فسوف تسجل إحداهما إدخالاً إلى AP في دفاترها ، بينما تسجل الشركة الأخرى إدخالاً إلى حسابات القبض.
الذمم المدينة مقابل الذمم الدائنة: ما الفرق؟
- تصنيف
- بدلات الإزاحة
- المراجعات
طرق المحاسبة للذمم المدينة والذمم الدائنة متشابهة للغاية. التناقض الأساسي هو أن الحسابات المستحقة القبض تشير إلى الأموال التي من المتوقع أن تدخل المنظمة ، في حين تشير الحسابات المستحقة الدفع إلى الأموال التي ستغادر الشركة قريبًا. الفروق الإضافية بين الذمم المدينة والذمم الدائنة هي كما يلي:
# 1. تصنيف
AP هو حساب الأصول الحالي الذي يبلغ عن الأموال التي من المتوقع أن تدخل المنظمة قريبًا. حسابات القبض هي نوع من حسابات المسؤولية الجارية التي تصف الأموال التي على وشك مغادرة الشركة.
# 2. بدلات الإزاحة
قد يكون للحسابات المدينة ، ولكن ليس AP ، مبلغ جار يُعرف باسم بدل الإزاحة. تم تصميم مخصصات التعويض لمراعاة احتمال عدم دفع بعض مبالغ حسابات القبض أبدًا. يشير المحاسبون إلى هذه الحسابات على أنها "حسابات مشكوك في تحصيلها". بدل الأوفست هو المبلغ الذي يمكن أن تخسره الشركة إذا لم تدفع الحسابات المشكوك فيها فواتيرها. سوف تتكبد الشركة خسارة ، مما سيكون له تأثير على إجمالي أرباحها.
لا يجوز للمحاسبين والمحاسبين إنشاء بدلات تعويض لـ AP. إذا قامت الشركة بإنشاء مخصص تعويض للديون التي تدين بها (الشركة) ، فهذا يعني أن الشركة لا تنوي دفع فواتيرها. هذا السلوك ينتهك العديد من مبادئ المحاسبة المقبولة على نطاق واسع (GAAP) التي تحكم تمويل الأعمال.
# 3. المراجعات
يقوم المدققون بفحص كل من الحسابات الدائنة والمدينة لضمان الشفافية والأمانة ، لكنهم يبحثون عن أشياء مختلفة في كل دفتر أستاذ.
- أثناء تدقيق حسابات القبض ، يتأكدون من أن كل عنصر في دفتر الأستاذ يتوافق مع فواتير العالم الحقيقي. كما أنهم يبحثون عن حسابات وفواتير مشكوك فيها من غير المرجح أن يتم دفعها. إنهم يتحققون لمعرفة ما إذا كان محاسبو حسابات الشركة يضخمون صافي قيمة الشركة من خلال الإبلاغ عن الدخل المستقبلي الذي لن يتحقق أبدًا. إذا بدا عملاء الشركة غير مستعدين لدفع فواتيرهم ، فيجب تحويل مبلغهم من حسابات القبض إلى النفقات الجارية. يشهد المدققون أيضًا أن جميع نقاط الوصول مدرجة بشكل صحيح من قبل الشركة.
- يسعى المدققون إلى عكس ذلك عند تدقيق AP - فقد تبالغ الشركات في تقدير صافي ثروتها عن طريق حذف الفواتير من AP. هذا يخفي فعليًا الالتزامات المعروفة من مساهمي الشركة والدائنين والمستثمرين المحتملين.
لماذا أتمتة الحسابات الدائنة؟
يتلقى كل عمل فواتير ويدفع للبائعين. ومع ذلك ، فإن معالجة هذه الفواتير يدويًا ودفع المدفوعات يستغرق وقتًا طويلاً وهو مكلف للغاية. التكلفة النموذجية لمعالجة الفاتورة يدويًا هي 12-15 دولارًا أمريكيًا ، مع 5 دولارات أمريكية إضافية للدفع بشيك ورقي. يمكن أن يؤدي دليل AP أيضًا إلى إجهاد الرؤية والموارد التشغيلية ، فضلاً عن التأكيد على فريق المحاسبة.
يمكن للمؤسسات إعادة هيكلة أقسام AP الخاصة بها باستخدام أتمتة AP للتخفيف من أوجه القصور المرتبطة بالإجراءات اليدوية وتقليل التكاليف الصعبة والميسرة بنسبة تصل إلى 80٪. تعمل أتمتة AP على أتمتة عملية حساباتك الدائنة ، من تحصيل الفواتير إلى تنفيذ الدفع ، وتحافظ على بياناتك محدثة وجاهزة للاستخدام.
تعمل أتمتة AP على أتمتة عملية حساباتك الدائنة ، من تحصيل الفواتير إلى تنفيذ الدفع ، وتحافظ على بياناتك محدثة وجاهزة للاستخدام. تصبح عملية حسابات الدفع الخاصة بك أسرع وأسهل وأكثر أمانًا مع حلول أتمتة AP مثل MineralTree ، مما يوفر لشركتك مصدرين مهمين: المال والوقت.
المهارة التي تحتاج إلى فحصها عند إجراء مقابلة مع AP
على الرغم من أن AP هي في الغالب وظيفة عددية ، إلا أنها تتطلب أيضًا قدرات اتصال قوية. إن أعظم العاملين في AP بارعون في التعامل مع كل من البيانات ومجموعة متنوعة من التفاعلات البشرية ، داخل وخارج شركتك. إنهم لا يعملون فقط مع المعتمدين الرئيسيين في مختلف الإدارات ، ولكن أيضًا مع الآخرين الذين يساهمون بمعلومات مهمة في العملية ويديرون علاقات الموردين الهامة.
إن توظيف الشخص المناسب الذي يتمتع بمهارات الاتصال والمعرفة المحاسبية ، بالإضافة إلى تدريبه على العمل بفعالية داخل مؤسستك ، يمكن أن يستغرق وقتًا طويلاً بعيدًا عن فريق AP المثقل بالفعل.
الحسابات الدائنة مقابل الذمم الدائنة التجارية
على الرغم من استخدام المصطلحين "الحسابات الدائنة" و "الذمم التجارية الدائنة" في بعض الأحيان بالتبادل ، إلا أنها تشير إلى مواقف متشابهة ولكنها مختلفة قليلاً. الذمم التجارية الدائنة هي الأموال المستحقة على الشركة لبائعيها مقابل السلع المتعلقة بالمخزون ، مثل إمدادات الأعمال أو المواد. تشمل AP جميع التزامات الشركة قصيرة الأجل.
إذا كان أحد المطاعم مدينًا بمال لشركة أطعمة أو مشروبات ، على سبيل المثال ، فإن هذه الأشياء هي جزء من المخزون وبالتالي فهي جزء من الذمم التجارية الدائنة. تتضمن AP الالتزامات تجاه الشركات الأخرى ، مثل الشركة التي تقوم بتنظيف الزي الرسمي لموظفي المطعم. تعد كل فئة من هذه الفئات جزءًا من فئة AP الأوسع ، وتقوم العديد من الشركات بتجميعها معًا.
ما هما نوعا الحسابات الدائنة؟
AP هي حسابات تتعامل مع الديون التي تم تكبدها ولكن لم يتم دفعها بعد. الرواتب والتكاليف هما فئتان من AP الأعمال. غالبًا ما تكون AP في شكل فواتير الموردين ، على الرغم من أنها يمكن أن تشمل أيضًا الفواتير والفواتير والشيكات.
ما هي الوظائف الأربع للحسابات الدائنة؟
- إدارة وترتيب أولويات الفواتير المستحقة الدفع.
- يجب ترميز الفواتير.
- صحح أي أخطاء.
- افحص بيانات البائع.
ما هي عملية الحسابات الدائنة في المقابلة؟
قبل إتمام الدفع ، من الضروري مطابقة الفاتورة ومقارنة أمر الشراء واستلام تقرير لمصادقة تفاصيل المعاملة.
كيف يمكنني التحضير لمقابلة الحسابات الدائنة؟
فيما يلي بعض الاستراتيجيات للهدوء خلال مقابلة AP الخاصة بك:
- حافظ على هدوئك.
- طلب توضيح.
- لا تكن متهربا.
- افهمها
- خذ وقتك.
- اسال اسئلة.
من يدير الحسابات الدائنة؟
استنادًا إلى الضوابط الداخلية للشركة ، قد يتعامل قسم AP مع أوامر الشراء المعتمدة مسبقًا أو قد تتحقق AP من عمليات الشراء بعد إجرائها. يقوم قسم AP أيضًا بإعداد تقارير تحليل التقادم في نهاية الشهر ، والتي تُعلم الإدارة بالمبلغ المستحق للشركة.
ما هي المهارات الأساسية للحسابات الدائنة؟
تتضمن بعض القدرات الهامة المطلوبة لمنصب AP ما يلي: قدرات إدخال البيانات الجيدة مطلوبة لتقارير النفقات. إجادة Microsoft Excel. يجب فهم مبادئ المحاسبة وعمليات AP.
كيف يتم تسجيل الحسابات الدائنة في الميزانية العمومية؟
يتم تضمين الحسابات الدائنة في الميزانية العمومية للشركة ، وبما أنها التزام ، يتم إدراج الأموال المستحقة للدائنين ضمن "الخصوم المتداولة". المطلوبات المتداولة غالبًا ما تكون التزامات قصيرة الأجل مع استحقاق أقل من 90 يومًا.
هل الذمم الدائنة مسئولية أم مصاريف؟
AP هي التزامات لأنها تمثل أموالًا مستحقة لدائن واحد أو أكثر. تظهر الحسابات الدائنة في الميزانية العمومية للشركة ، ولكن تظهر المصاريف في بيان الدخل الخاص بها.
أين أجد الحسابات الدائنة للشركة؟
تظهر الحسابات الدائنة في الميزانية العمومية للشركة ويتم تصنيفها كمطلوبات جارية لأنها تمثل الأموال المستحقة للآخرين.
وفي الختام
AP هي الالتزامات التي تتكبدها الشركة أثناء عملياتها والتي لا تزال مستحقة ويجب سدادها في المستقبل القريب. نتيجة لذلك ، يتم تصنيف الحساب المستحق على أنه التزام حالي في الميزانية العمومية. فواتير الموردين والتكاليف القانونية ومدفوعات المقاول وما إلى ذلك هي أمثلة لبنود الحسابات الدائنة النموذجية.
مقالات ذات صلة
- عملية الحسابات المستحقة الدفع: كيفية إدارة العملية بفاعلية
- وصف الوظيفة المستحقة الدفع للحسابات: ما يجب أن تعرفه
- أتمتة عملية الحسابات الدائنة: ما يجب أن تعرفه قبل التشغيل الآلي
- المسؤوليات: المعنى وما يجب أن تعرفه
- مقارنة تفصيلية بين الحسابات الدائنة وحسابات القبض
- ما هو الاقتصاد: أنواع ، مقياس ، ركود ودليل
مراجع حسابات
