QuickBook: كيفية استخدام تطبيق QuickBook (+ نصائح مجانية)

كتاب سريع
مصدر الصورة: فاتميرشانت

تستخدم غالبية الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم برنامج محاسبة QuickBook لتبسيط سجلاتهم المالية. يساعد QuickBook ، برنامج المحاسبة المتوافق مع معايير الصناعة ، المحاسبين والشركات على تتبع الحسابات المدينة والدائنة ، وتقييم الربحية ، والتخطيط لموسم الضرائب. أيضًا ، يساعدك برنامج المحاسبة QuickBook في تنظيم إنفاق يوم العمل الخاص بك والتعامل مع تتبع الفواتير أثناء التنقل.

لدعم الموضوع بشكل أكبر ، ستقدم هذه المشاركة مراجعة لبرنامج QuickBook الذي سيساعد المحاسبين على إصدار الفواتير وحسابات الرصيد. أيضًا ، حول كيفية استخدام برنامج المحاسبة QuickBook

محاسبو كويك بوك

QuickBook هو أفضل برنامج محاسبة شامل للشركات الصغيرة والمحاسبين وفقًا للمراجعات. البرنامج قائم على السحابة ويمكن الوصول إليه بواسطة مستعرض ويب أو تطبيق جوال.

لا تستخدم الغالبية العظمى من المحاسبين QuickBook Online فحسب ، بل هناك أيضًا وفرة من مواد التدريب والمنتديات عبر الإنترنت حيث يمكنك الحصول على المساعدة عند الحاجة إليها. 

علاوة على ذلك ، يمكن الوصول بسهولة إلى جميع عناصر المحاسبة من واجهة أساسية واحدة ، مما يجعل المحاسبة أكثر مرونة وكفاءة. ونتيجة لذلك ، فإنه يوفر برنامج محاسبة محليًا يتعامل مع حسابات الأعمال الخاصة بك وإصدارًا مستندًا إلى السحابة يقبل المدفوعات ويدير عمليات كشوف المرتبات.

بعض حزم QuickBook الموجودة عبر الإنترنت الأفضل لك

يتوفر QuickBooks Online في أربع حزم متميزة ، كل منها بمجموعة مختلفة من الوظائف بناءً على احتياجات شركتك. يتم تحديد الحزمة التي تتطلبها شركتك من خلال عدد المستخدمين الضروريين ، وعدد الفواتير والمدفوعات التي تتم معالجتها شهريًا ، ونوع التقارير المطلوبة.

ومع ذلك ، فإن جميع الحزم تتعقب الدخل والنفقات ، وتجمع وتنظم الإيصالات ، وتعظم الخصومات الضريبية ، والفواتير ، وقبول المدفوعات.

اقرأ أيضا: أفضل 15 برنامج محاسبة مجاني لأصحاب الأعمال

# 1. بداية بسيطة

QuickBooks Online Simple Start ، كما يوحي الاسم ، مثالي للشركات الصغيرة التي بدأت للتو. Simple Start هي الحزمة الأساسية عبر الإنترنت من QuickBooks التي يمكن الوصول إليها ، باستثناء إصدار أصحاب العمل الحر (للعمال المستقلين). سيكون البرنامج قادرًا على التعامل مع وظائف المحاسبة الأساسية التي يتوقعها المستخدمون من العلامة التجارية.

# 2. الضروريات

يسمح لك QuickBooks Online Essentials بتتبع حالة الفاتورة وتسجيل المدفوعات وإعداد مدفوعات منتظمة مباشرة من التطبيق. يمكنك أيضًا دفع العديد من الموردين والفواتير في وقت واحد ، بالإضافة إلى إنشاء شيكات من أي مكان وطباعتها عندما تكون جاهزًا.

تساعد الحزمة الأساسية ، مع ميزات الفوترة الآلية ، في إدارة الأعمال التجارية الصغيرة النامية. يتمتع بكل إمكانات Simple Start ، بالإضافة إلى القدرة على تنظيم ودفع الفواتير وتتبع الوقت ومنح الوصول إلى ما يصل إلى ثلاثة أشخاص.

# 3. زائد

يحتوي QuickBooks Online Plus على جميع الإمكانات المتوفرة في Essentials ، بالإضافة إلى القدرة على إدارة المخزون وتتبع ربحية المشروع. وبالتالي ، تعتبر الحزمة مثالية للمنظمات القائمة على المشاريع مثل المقاولين ، وكذلك الشركات التي تكافح مع إدارة المخزون. يدعم QuickBooks Online Plus ما يصل إلى 5 مستخدمين. 

علاوة على ذلك ، تدير Plus تكاليف العمالة والنفقات من خلال تكلفة الوظيفة ، مما يسمح لك بتقييم ربحية المشروع من خلال لوحات معلومات وتقارير واضحة. حتى أن إمكانيات المخزون تسمح لك بمراقبة مستويات المنتج وتكاليف الأصناف وتلقي التحذيرات عندما ينخفض ​​المخزون حتى تتمكن من طلب المزيد.

# 4. متقدم

المتقدمة هي الأكثر قدرة من حزم QuickBook Online ، مع التخصيص والإمكانيات الأكثر من أي خطة يمكن الوصول إليها. سيستمر برنامج المحاسبة في السماح لك بإدارة الفواتير وتتبع وقت المشروع وتكاليفه وعملاء الفواتير وإدارة العقود ودفع رواتب الموظفين. ومع ذلك ، فهو يعد QuickBooks أكبر وأفضل لتوسيع الأعمال التجارية ، مع المزيد من الميزات والمستخدمين والدعم من الإصدارات الأقل من برنامج QuickBook.

تم تصميم هذا الإصدار القوي من QuickBooks عبر الإنترنت للتنافس مع QuickBooks Enterprise - الإصدار المحلي الأكثر تقدمًا الذي يقدمه QuickBooks. هذا بسبب القدرة الوحيدة على الوصول إلى ما يصل إلى 25 مستخدمًا بإعدادات ترخيص المستخدم.

كيف يعمل برنامج QuickBook عبر الإنترنت

بعد الإصدار التجريبي المجاني لمدة 30 يومًا ، تكون خطط العضوية على النحو التالي: بداية بسيطة بسعر 25 دولارًا في الشهر ، والأساسيات بسعر 40 دولارًا في الشهر ، بالإضافة إلى 70 دولارًا في الشهر ، ومتقدمة بسعر 150 دولارًا في الشهر. عادة ، يتم منح خصم كبير للأشهر القليلة الأولى ، ويمكن لبعض المحاسبين حتى تقديم أسعار الجملة للمؤسسات الصغيرة.

قد يتم تحديث العضوية الشهرية لهذا البرنامج مع توسع عملك. أيضًا ، هناك العديد من خيارات التخصيص مع تطبيق الهاتف المحمول ، والتي يمكن أن تعمل للمدفوعات وتقارير الشيكات وتسجيل صورة الإيصال وتتبع أميال العمل. QuickBook Payroll يتصل بشكل كامل بـ QuickBook Online للشركات التي تبحث عن حل كشوف المرتبات.

تتضمن كل خطة قدرات أكثر تعقيدًا مثل إدارة المخزون وتتبع الوقت والمزيد من المستخدمين والميزنة. على سبيل المثال ، سوف تتناسب Simple Start مع متطلبات غالبية المؤسسات الصغيرة القائمة على الخدمات. ستوفر Essentials أو Plus إمكانات إضافية للمخزون والتخصيص للمؤسسات الصغيرة التي تبيع المنتجات. الاشتراك المتقدم هو خيار جديد يوفر تقارير مالية شاملة مقدمة من Fathom. Fathom هي أداة تحليل تقارير مالية متطورة عبر الإنترنت تستخدمها العديد من الشركات المهمة في جميع أنحاء العالم.

تدعم جميع الخيارات التفاعل مع تطبيقات الطرف الثالث مثل Stripe و PayPal. يصنف متجر تطبيقات QuickBooks جميع تطبيقاته حسب الوظيفة ويوفر عينات مفيدة من فوائد كل منتج.

فوائد محاسبة QuickBook

عادة ما يتم تفضيل برنامج المحاسبة QuickBook هذا من قبل الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم لأنه يتضمن معظم الميزات المطلوبة من قبل الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم.

# 1. لوحة القيادة

A بدائي توفر لوحة المعلومات لمحة سريعة عن الوضع المالي لشركتك. على سبيل المثال ، الرسوم البيانية للفواتير والمصروفات والحسابات المصرفية والأرباح والخسائر والمبيعات. توجد على اليسار قائمة تتيح لك اجتياز الميزات الأكثر استخدامًا. يوجد أيضًا في الجزء العلوي الأيمن من الشاشة زر علامة زائد وزر ترس يتيح لك الوصول إلى اختصارات وقدرات أكثر تعقيدًا.

علاوة على ذلك ، هناك معاملات بحث وزر تعليمات ، بالإضافة إلى زر دردشة AI يسمح في الإعدادات. أخيرًا ، سينقلك خيار "عرض كل النشاط" في الجزء السفلي من لوحة القيادة إلى سجل تدقيق كامل وتاريخ للنشاط الأخير.

# 2. الفواتير

يتضمن QuickBook ستة تصميمات للفواتير بالإضافة إلى العديد من أتمتة الفواتير (يمكنك أيضًا استيراد قالب فاتورة موجود عبر Microsoft Word). تتيح لك هذه الميزة تغيير الشعار والخط ونظام الألوان والرأس والتذييل وعدد الأعمدة والعناصر الأخرى. يمكنك أيضًا إرسال تذكيرات بفواتير QuickBook إلى العملاء وتعيين الفواتير المتكررة إذا كان لديك اشتراك أساسي أو Plus أو متقدم. 

تجعل ميزة فاتورة QuickBook عملك يبدو جيدًا من خلال إنشاء إيصالات مبيعات احترافية وتقدير أن عملك يتحسن كعلامة تجارية ويعكس الأعمال في فئة العلامة التجارية.

نتيجة لذلك ، يسلم QuickBook فاتورة عبر الإنترنت للمدفوعات بنقرة واحدة بحيث يمكن للمستهلكين الدفع بسهولة باستخدام بطاقة الخصم أو بطاقة الائتمان أو التحويل المصرفي. كإضافة حديثة ، تتيح لك الفواتير متعددة اللغات إرسال الفواتير بست لغات مختلفة: الإنجليزية والإسبانية والبرتغالية والإيطالية والصينية والفرنسية.

# 3. إدارة الاتصال

تتضمن حسابات QuickBook Online نظامًا شاملاً لإدارة جهات الاتصال. يمكنك حفظ الكثير من المعلومات حول عملائك ، على سبيل المثال ، طريقة الدفع والرصيد الافتتاحي وأكواد الضرائب الافتراضية. 

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تحتوي كل جهة اتصال على ملفات مهمة ، مثل العقود المرفقة بها والتي تتيح لك إرسال رسائل بريد إلكتروني مجمعة. علاوة على ذلك ، يمكنك تعديل اسم عملائك كتطور حديث. لتوضيح ، العملاء أو العملاء أو المتبرعين أو الضيوف أو الأعضاء أو المرضى أو المستأجرين.

# 4. تتبع المصاريف

يتيح لك تتبع المصروفات إدخال النفقات الفردية أو استيراد كشوف الحسابات المصرفية يدويًا أو تنشيط موجزات مصرفية مباشرة. أيضًا ، يمكنك تصنيف إنفاقك ، وإعداد قواعد مصرفية محددة ، وإرفاق الإيصالات بها. ستطابق QuickBooks المعاملات تلقائيًا (ولكن لا يزال يتعين عليك الموافقة على المطابقات يدويًا)

لا يستخدم QuickBook Online ، بخلاف معظم أنظمة المحاسبة ، Yodlee للتغذية المصرفية الحية. يتلقى نقاطًا إضافية لاستخدام موصل البنك الخاص به بدلاً من ذلك ، حيث من المعروف أن Yodlee خالف شروط بعض البنوك.

# 5. الاستيراد والتصدير

عند مقارنتها بمعظم التطبيقات الأخرى ، تكون ميزة استيراد QuickBooks منعشة وسهلة الاستخدام. يمكن استيراد العملاء والموردين ومخططات الحسابات والمنتجات والخدمات ، لكن التصدير مقيد بدرجة أكبر. أيضًا ، يمكن تصدير التقارير إلى Excel بينما يجب تصدير جميع البيانات الأخرى باستخدام Internet Explorer.

# 6. سير العمل

تمت إعادة تسمية ميزة Routines Beta في QuickBooks Online باسم Workflow. تسمح لك مهام سير العمل بأتمتة العمليات مثل إرسال رسائل تذكير إلى فريقك أو إصدار فواتير آلية. هذه الوظيفة متاحة فقط لعملاء الخطة المتقدمة.

# 7. الميزانية

على عكس إصدار سطح المكتب الذي يسمح فقط بالميزانية لمدة عام واحد ، تسمح محاسبة QuickBook Online بميزانيات عديدة. يمكن إنشاء ميزانيات شهرية أو ربع سنوية أو سنوية. يمكنك أيضًا إنشاء ميزانية باستخدام بيانات من سنة مالية سابقة وتشغيل العديد من تقارير الموازنة. ومع ذلك ، لا يمكن الوصول إلى هذه الميزة إلا في اشتراكات Plus و Advanced.

# 8. جدول الحسابات

يأتي QuickBook للمحاسبة مع مخطط افتراضي للحسابات يمكنك تغييره ليلائم احتياجاتك. بدلاً من وجود جدول إهلاك مدمج للأصول ، يمكنك تتبعها يدويًا باستخدام ميزة مخطط الحسابات.

# 9. التسويات المصرفية:

تتيح لك ميزة محاسبة QuickBook هذه ببساطة تسوية الحسابات المصرفية وإنشاء تقرير تسوية.

# 10. إدارة الأموال

يحتوي QuickBook على ميزات خاصة لمساعدة المحاسبين في إدارة الشؤون المالية للشركة. يمكنهم إدخال تواريخ الاستحقاق وتفاصيل الدفع لجميع الفواتير المتكررة في قسم واحد من البرنامج. يمكن للمحاسبين أيضًا إصدار الفواتير أو طباعة الشيكات فورًا من QuickBook عند استحقاق الفواتير.

علاوة على ذلك ، يتم توثيق كل معاملة للوصول إليها بسهولة أثناء عمليات التدقيق المستقبلية.
يمكن لمستخدمي QuickBook أيضًا ربط حساباتهم المصرفية بالبرنامج. لا توفر وظيفة QuickBook للمحاسبين سهولة عرض جميع السجلات المالية على شاشة واحدة فحسب ، بل تلغي أيضًا الحاجة إلى طباعة كشوف الحسابات المصرفية.

# 11. تتبع وقت الموظف

تتيح لك وظيفة تتبع وقت الموظف في QuickBooks عبر الإنترنت من خلال وظيفة العميل منح وصول دخول الوقت إلى عدد لا حصر له من الموظفين ، مما يسمح لهم بتسجيل وقتهم بشكل مستقل في النظام. علاوة على ذلك ، يتيح لك ذلك تتبع الوقت بسرعة حتى تتمكن من إصدار فاتورة لموظفيك ودفعها بشكل مناسب.

سيقوم الموظفون أو المقاولون لديك ببساطة بملء جداولهم الزمنية على أي جهاز كمبيوتر متصل بالإنترنت. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تخصيص نشاط في كل مرة لمشروع أو عميل واختيار ما إذا كنت تريد إصدار فاتورة لعملائك عن ذلك الوقت أم لا. 

# 12. الإبلاغ

يمكن للمحاسبين استخدام برنامج QuickBook لإنشاء الفواتير ومجموعة من التقارير المالية الأخرى. وتشمل هذه مقارنات الدخل والإنفاق من سنة إلى أخرى ، فضلا عن الاتجاهات والتنبؤ السجلات. علاوة على ذلك ، يمكن تصدير كل تقرير إلى تنسيق جدول بيانات Microsoft Excel وإرساله بالبريد الإلكتروني.

كيفية استخدام برنامج QuickBook

بعد الاشتراك في QuickBooks Online ، ستتمكن من تسجيل الدخول والوصول إلى صفحة لوحة القيادة الأساسية. إذا كنت تقوم بالتبديل من برنامج محاسبة آخر إلى QuickBook ، فيمكنك استيراد ملفاتك السابقة إلى حساباتك الجديدة. ستوفر لوحة المعلومات الأساسية نظرة عامة على حسابات QuickBook الخاصة بك ، بما في ذلك التدفق النقدي والفواتير والتكاليف والمبيعات وغيرها من المعلومات.

علاوة على ذلك ، يمكنك ربط حسابات بطاقة الائتمان الخاصة بك باستخدام علامة التبويب المصرفية على الجانب الأيسر من لوحة القيادة بحيث يقوم QuickBooks تلقائيًا بتصنيف المعاملات نيابة عنك. بعد ذلك ، عند التوفيق بين كتبك ، ستتمكن من مراجعة هذه المعاملات ضمن القائمة المصرفية

بعد ذلك ، يمكنك تخصيص الفواتير ، وتمكين المراقبة الآلية لضريبة المبيعات (إذا لزم الأمر) ، ومعرفة كيفية إدخال إيصالات وفواتير الهاتف المحمول. باستخدام رمز الترس في الزاوية اليمنى العليا ، يمكنك تحديث جميع إعدادات حساب شركتك. أخيرًا ، يمكنك دعوة محاسبيك إلى حسابات QuickBooks الخاصة بك عبر الإنترنت من خلال خيار "خبرائي" ؛ يمكنك أيضًا البحث عن محاسب إذا لم يكن لديك واحد حاليًا.

هل من الصعب تعلم QuickBooks؟

بالنسبة لشخص على دراية بمبادئ المحاسبة وكيفية عمل برامج المحاسبة ، فإن تعلم استخدام QuickBooks أمر بسيط. ومع ذلك ، بالنسبة لشخص يفتقر إلى محو الأمية الحاسوبية أو خبرة في مسك الدفاتر ، فقد يكون الأمر صعبًا. يعتمد على المستخدم النهائي ، على الرغم من أن شركة Intuit التي أنشأت QuickBooks تصورها على أنها جاهزة للاستخدام.

هل QuickBooks أفضل من Excel؟

يمكنك إجراء عمليات حسابية معقدة باستخدام Excel حيث أن الصيغ أقوى بكثير من تلك الموجودة في QuickBooks. تفتقر QuickBooks إلى القدرة على تنفيذ الأنشطة المعقدة مثل التحليل الإحصائي والجداول المحورية ، مما يجعلها صعبة أو مستحيلة.

هل يمكنك الحصول على QuickBooks مجانًا؟

من خلال برنامج Intuit Education ، يتمتع المعلمون والطلاب بإمكانية الوصول المجاني إلى QuickBooks Online (IEP). قم بزيارة موقعنا على الإنترنت أو أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى [البريد الإلكتروني محمي] لتقديم طلب وإنشاء حساب. بعد التسجيل ، ستتلقى ترخيصًا مجانيًا لحساب QuickBooks عبر الإنترنت.

هل يمكنني تعليم نفسي QuickBooks؟

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك الحصول على دورة مكثفة في كشوف المرتبات أو مسك الدفاتر. يعد تدريب الفيديو عبر الإنترنت عبر الإنترنت خيارًا إذا كان جدولك محمومًا. يمكنك مشاهدة مقاطع الفيديو وقتما تشاء بعد تلقيها حتى تتمكن من التعلم بالسرعة التي تريدها.

هل يمكنني تعلم QuickBooks في يوم واحد؟

سوف تتعلم المهارات التي تمكنك من العمل بسرعة وكفاءة أكبر ، بغض النظر عن مستوى مهارتك أو معرفتك مع QuickBooks. تُعلِّم دورة النظرة العامة التي تستغرق يومًا واحدًا الطلاب كيفية العمل مع القوائم ومخططات الحسابات والحسابات المصرفية مع تعريفهم أيضًا بالبيئة وأساسيات إنشاء الشركة.

لماذا يستخدم الجميع QuickBooks؟

نظرًا لقدرتها الواسعة على إدارة الدخل والمصروفات ، والفواتير والمدفوعات ، والخصومات الضريبية ، والمزيد للشركات من جميع الأحجام - بما في ذلك الأفراد العاملين لحسابهم الخاص - تعد QuickBooks واحدة من أكثر أنظمة برامج المحاسبة المعروفة والمستخدمة على نطاق واسع في السوق .

  1. GENERAL LEDGER: قوالب سهلة وأمثلة وكل ما تحتاجه (+ ملفات PDF مجانية)
  2. محاسبة دفتر الأستاذ العام: كل ما تريد معرفته (+ أدوات سريعة)
  3. كيفية إدخال شيك مرتجع في QuickBooks- دليل الخبراء
  4. QuickBooks Accountant: الدليل الأساسي لنتائج مثالية (+ أدوات سريعة)
  5. مسك الدفاتر والمحاسبة: أفضل الممارسات والاختلافات لعام 2023

الأسئلة الشائعة حول QuickBooks

هل QuickBook صعب التعلم؟

يمكن أن يكون QuickBooks قليلاً من منحنى التعلم لأولئك الجدد في مجال البرمجيات وصناعة المحاسبة. ومع ذلك ، بالنسبة لأولئك الذين هم على دراية بمفاهيم المحاسبة والبرامج المماثلة ، فإن QuickBooks سهل التعلم إلى حد ما.

هل برنامج QuickBooks لحفظ الكتب مجاني؟

لطالما كانت مهمة QuickBooks هي دعم الشركات الصغيرة والمتخصصين في المحاسبة حول العالم. تحقيقًا لهذه الغاية ، يمكنك العمل مع عملائك مجانًا. لذلك ، يتم تقليل التكلفة الإجمالية إلى الحد الأدنى وعندما تتعامل مع عملاء جدد عبر الإنترنت من QuickBooks ، فإنهم يقومون بأعمال جديدة

هل يمكنني تعلم QuickBooks بنفسي؟


بمجرد الحصول على مقاطع الفيديو ، تظل ملكك إلى الأبد حتى تتمكن من التعلم بالسرعة التي تريدها. أيضًا ، إذا كنت تفضل تجربة التعلم في الفصل الدراسي ، فيمكنك اختيار الدروس الحية في مكان قريب منك. تحقق من موقع Intuit لمعرفة تكاليف التدريب.

كم من الوقت يستغرق لتصبح QuickBooks معتمدًا؟


لست بحاجة إلى أن تكون محاسبًا أو محاسبًا أو لديك أي شهادات أو درجات تعليمية محددة. ومع ذلك ، من خلال استثمار ساعة أو ساعتين فقط في اليوم ، يمكنك أن تصبح أحد خبراء QuickBooks ProAdvisor في أقل من أسبوعين

كيف أصبح محاسب في QuickBooks؟


لتصبح محاسبًا معتمدًا ، يجب أن يكون لديك خبرة لا تقل عن عامين في مسك الدفاتر وأن تجتاز أيضًا اختبارًا. على الرغم من ذلك ، يجب أن تستمر في تلبية المتطلبات التعليمية كل ثلاث سنوات من أجل الحفاظ على الشهادة

اترك تعليق

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول المشار إليها إلزامية *

قد يعجبك أيضاً