العمود الفقري لشركتك هو المخزون. يجب أن تحتفظ بمخزون كافٍ في متناول اليد لتلبية طلب العملاء ، ولكن ليس كثيرًا بحيث تخرج تكاليف التخزين عن السيطرة. في هذه الحالة ، يمكن استخدام نظام الجرد. يمكن استخدام نظام الجرد الدوري أو نظام الجرد الدائم من قبل الشركات التي تبيع البضائع. في هذا الدليل ، سنشرح ماهية نظام الجرد الدائم ، ونقدم مثالاً ، ونناقش فوائده ، ونفحص إدخال دفتر اليومية لأنظمة المخزون الدورية والدائمة لتحديد ما إذا كان هو أفضل ممارسة لإدارة المخزون لمحاسبة شركتك الصغيرة.
ما هو الجرد الدائم؟
الجرد الدائم هو ممارسة محاسبية مستمرة تسجل تغييرات المخزون في الوقت الفعلي ، مما يلغي الحاجة إلى المخزون المادي ، ويضمن أن يعكس المخزون الكتابي المخزون الفعلي بدقة. تستخدم المستودعات أجهزة الإدخال مثل أنظمة نقاط البيع (POS) والماسحات الضوئية لتسجيل المخزون الدائم.
أصبحت طرق الجرد الدائم أكثر شيوعًا في المستودعات وصناعة البيع بالتجزئة. يمكن تقليل المبالغة ، المعروفة أيضًا باسم المخزون الوهمي ، والمخزون المفقود إلى الحد الأدنى من خلال جرد دائم. الشركات التي تستخدم نظام تخطيط متطلبات المواد (MRP) للإنتاج مطلوبة أيضًا للحفاظ على المخزون الدائم.
ما هو نظام الجرد الدائم؟
يعتمد نظام الجرد الدائم على طريقة محاسبية تُعرف باسم المخزون الدائم ، والتي تسجل باستمرار تغييرات المخزون في الوقت الفعلي باستخدام أنظمة نقاط البيع المحوسبة ، مما يلغي الحاجة إلى إجراء فحوصات المخزون المادي.
ضمن هذا النظام ، لا تبذل الشركة أي جهد للاحتفاظ بسجلات جرد مفصلة للمنتجات المتوفرة ؛ بدلاً من ذلك ، يتم تسجيل مشتريات البضائع كخصم من قاعدة بيانات المخزون. يختلف نظام الجرد الدائم عن نظام الجرد الدوري ، حيث تحتفظ الشركة بسجلات المخزون من خلال الجرد المادي المنتظم.
ما هو نظام الجرد الدوري؟
الطريقة التي تستخدمها الشركات لحساب منتجاتها هي نظام الجرد الدوري ، المعروف أيضًا باسم النظام غير المستمر. لا يحتفظ المخزون الدوري بإحصاء مستمر للسلع والمشتريات والمبيعات والتكاليف المرتبطة بها بناءً على فترة محاسبية محددة.
يتم تسجيل جميع المشتريات في حساب شراء من قبل محاسب الشركة ، وهذه هي الطريقة التي يعمل بها هذا النظام. تقوم الشركة بحساب المخزون المادي ، ويقوم المحاسب بنقل أي رصيد متبقي من المشتريات إلى حساب المخزون. يقوم المحاسب بعد ذلك بإجراء التعديلات اللازمة على حساب المخزون ليعكس تكلفة المخزون النهائي.
أيضًا ، يعد العد المادي للبضائع سمة مميزة للنظام الدوري. هذا الرقم بالغ الأهمية لأن الشركة لا تتبع المعاملات الفريدة. يبدأ هذا المخزون في عملية تسوية السجلات ، سواء كان ذلك أسبوعيًا أو شهريًا أو ربع سنويًا أو سنويًا.
فهم نظم الجرد الدائم
نظرًا لأنها تسمح بالتتبع الفوري لمبيعات الأصناف الفردية ومستويات المخزون ، فقد تكون أنظمة الجرد الدائم أفضل من أنظمة المخزون الدورية الأقدم. باستثناء الحالات التي ينحرف فيها عن الجرد المادي بسبب الخسارة أو الكسر أو السرقة ، لا يلزم تعديل المخزون الدائم يدويًا من قبل محاسبين الشركة.
من خلال استخدام الماسحات الضوئية للرموز الشريطية أو غيرها من السجلات المحوسبة للحصول على المنتج والمبيعات والعائدات فور حدوثها ، يقوم برنامج النظام بتحديث المخزون في الوقت الفعلي. تتلقى قاعدة البيانات الدائمة التي يتم تحديثها باستمرار هذه المعلومات.
يتيح النظام التكامل مع الأقسام الأخرى ، مثل المالية والمحاسبة. هذا يساعد على ضمان الامتثال للضرائب واللوائح الأخرى. يمكن للموظفين تقديم خدمة عملاء أكثر دقة فيما يتعلق بتوفر المنتجات وقطع الغيار والمكونات المادية الأخرى باستخدام بيانات المخزون الدائم.
نظام الجرد الدوري والدائم
يتطلب النظام الدائم والدوري أدوات وإجراءات مختلفة لكيفية توثيق الموظفين للمخزون ، على الرغم من أنها يمكن أن تكون مكملة. يقوم الموظفون باستمرار بمراقبة المنتجات في نظام دائم. يقوم الموظفون بتسجيل المنتجات فقط على فترات زمنية محددة مسبقًا في نظام دوري.
نظرًا لوجود المزيد من السجلات للبرنامج والموظفين لتتبعها ، فإن النظام الدائم أكثر تعقيدًا من النظام الدوري. يقول مولر ، "الأساسيات هي نفسها ، بغض النظر عن نهجك ، عند التفكير في النظام الذي تريد استخدامه. إذا كان هناك انقطاع في النظام الأساسي ، حتى مع البرامج الأكثر تقدمًا ، فأنت ببساطة تسرع من أخطائك.
يمكنك اتخاذ قرارات النظام بناءً على طبيعة منتجاتك وقابليتها للتلف ومعالجتها المادية ، بما في ذلك ما إذا كانت كبيرة أم صغيرة ومقدار المساحة التي تشغلها. يتم تحديد طبيعة المنتج أيضًا من خلال كيفية استلام شركتك له وتخزينه. "بعض السلع مُوحدة: تحتوي على أجزاء صغيرة ومقسمة إلى حاويات فردية."
تختلف الأنظمة الدائمة والدورية أيضًا في الطرق التالية:
# 1. تحديث حساباتك:
في نظام دائم ، يتم إجراء تحديثات لدفتر الأستاذ العام ودفتر الأستاذ العام مع كل معاملة. لا تحدث تحديثات دفتر الأستاذ العام في النظام الدوري إلا في حالة وجود حساب فعلي ، وليس بناءً على المعاملات.
# 2. حساب تكلفة البضائع المباعة (COGS):
في ظل نظام دائم ، يحتفظ نظام البرنامج بسجل جاري للمعاملات ، لذلك فهو قادر دائمًا على توفير COGS. في نظام الجرد الدوري ، يتم حساب تكلفة البضائع المباعة كمبلغ مقطوع في نهاية فترة محاسبية بعد إجراء جرد مادي. قبل نهاية الفترة المحاسبية ، لا يمكن حساب تكلفة البضائع المباعة بدقة.
# 3. تسجيل المعاملات:
يتطلب نظام الجرد الدائم برنامجًا لأنه قد يكون هناك آلاف المعاملات لتتبعها. البرنامج ليس ضروريًا لنظام دوري ، على الرغم من ذلك. يمكنك تتبع مخزونك يدويًا في نظام جرد دوري.
# 4. عد الدورات:
الجرد الدوري هو العملية التي تقوم من خلالها الشركات بحساب أجزاء من مخزونها لإكمال مخزون كامل خلال دورة زمنية. إنهم لا يحسبون كل مخزونهم دفعة واحدة ولكن يقومون بإجراء تعديلات طفيفة بناءً على ما يحسبونه. تستخدم الشركات حساب الدورة فقط في نظام دائم ، يُعرف أيضًا باسم أخذ العينات. نظرًا لعدم قدرتهم على إنشاء خط أساس ، فإنهم لا يستخدمون الجرد الدوري في نظام الجرد الدوري.
# 5. تتبع المشتريات:
يتم تسجيل المشتريات إما في حساب مخزون المواد الخام أو حساب البضائع في نظام دائم. يتم تسجيل المشتريات في حساب أصول المشتريات في نظام دوري دون إضافة أي معلومات عن حساب الوحدات.
# 6. إجراء التحقيقات:
المعاملات متاحة على مستوى مفصل للغاية في نظام دائم. نتيجة لذلك ، يمكنك بسهولة إجراء تحقيقات في الأخطاء المتعلقة بالمخزون. نظرًا لأن النظام الدوري يجمع البيانات على مستوى عالٍ ، فإن هذه التحقيقات أكثر تعقيدًا. من الصعب استخدام هذه البيانات لتحديد أخطاء العملية.
على الرغم من أن معايير GAAP تنص على أن الأنظمة الدائمة أو الدورية مناسبة لأي عمل ، إلا أن كل منها يناسب حجمًا مختلفًا للمؤسسة. نظرًا لأن الأنظمة الدائمة أكثر حساسية للوقت ، فهي مناسبة بشكل أفضل للشركات ذات أحجام المبيعات العالية أو مواقع البيع بالتجزئة المتعددة. قد تعيق النظم الدورية اتخاذ القرار في هذه المنظمات. تعد الأنظمة الدورية أكثر ملاءمة للشركات التي لا تواجه تحديثات بطيئة للمخزون.
مثال على نظام الجرد الدائم
يعد استخدام ماسحات الباركود اللاسلكية في محل بقالة هو المثال الأكثر شيوعًا لنظام الجرد الدائم. بمجرد فحص المعاملة على النظام ، يتم تسجيلها على الفور. يمكن للشركات بسهولة حساب المخزون الحالي والمطلوب بهذه الطريقة.
إدخال دفتر اليومية لنظام الجرد الدائم
من المحتمل أن تجد نفسك تسجل المعاملات عند التعامل مع محاسبة المخزون. لإجراء محاسبة المخزون ، ستحتاج إلى إدخالات دفتر اليومية الأكثر شيوعًا المدرجة أدناه.
- شراء البضائع بسعر التكلفة: يتم الخصم من المخزون وتقيد الحسابات الدائنة لتعكس شراء البضائع بسعر التكلفة.
- دفع AP: إدخال دفتر اليومية المستخدم لدفع فاتورة.
- شروط الائتمان: عادة ما يبيع المصنعون وتجار الجملة البضائع عن طريق الائتمان. تحتوي فاتورة البائع أو فاتورته على شروط الائتمان هذه.
- بيع البضائع: عندما تبيع الشركة البضائع ، يجب عمل إدخالين في دفتر اليومية: أحدهما للتعرف على البيع والآخر لتسجيل تكاليف البضائع المباعة.
- تحصيل AR: يتم تسجيل التحصيل النقدي للحسابات المدينة.
مزايا وعيوب الجرد الدائم
بالمقارنة مع الطرق الأخرى ، يسمح الجرد الدائم بمزيد من تتبع المخزون في الوقت الفعلي. ومع ذلك ، فإن النظام يستلزم الاحتفاظ بالسجلات بشكل متسق والمراقبة وهو أكثر تكلفة في التنفيذ من الطرق البديلة.
فيما يلي بعض الطرق التي يمكن أن يساعدك بها المخزون الدائم في توفير المال:
- ليست هناك حاجة لإغلاق المرافق بانتظام لإجراء عمليات الجرد المادي.
- تساعد البيانات من الرموز الشريطية الممسوحة ضوئيًا في التنبؤ بالمخزون.
- يمكنك حساب جميع المعاملات ، مما يمنح منتجاتك مسؤولية كاملة.
على الرغم من كونه متفوقًا ، إلا أن المخزون الدائم لا يخلو من العيوب. لا تزال هناك طرق لفقد التحكم الإيجابي في المخزون على الرغم من وجود نظام تتبع تلقائي وثابت للمنتجات.
تشمل عيوب استخدام الجرد الدائم ما يلي:
- للحفاظ على مزامنة بياناتك ، لا يزال يتعين عليك إجراء جرد سنوي.
- يجب إدخال كل معاملة ، مما يستلزم مزيدًا من الاحتفاظ بالسجلات والمراقبة المتسقة.
- نظرًا لأنها تتطلب برامج وتدريبًا ، فإن إعداد أنظمة الجرد الدائم أكثر تكلفة من الطرق الأخرى.
متى يجب استخدام نظام الجرد الدائم
عندما تحتاج الشركة إلى معرفة بالضبط عدد الوحدات الموجودة في المخزون في جميع الأوقات ، يجب استخدام نظام جرد دائم. أيضًا ، عندما يكون هناك العديد من أنواع المنتجات في المخزون والاستثمار الكبير في المخزون ، يكون هذا مهمًا بشكل خاص. لن تتمكن الشركة من إخبار عملائها بدقة عندما تكون قادرة على تلبية طلباتهم دون نظام دائم.
إنه أيضًا نظام مفيد للشركات التي تنمو بسرعة لأن هذه المنظمات تحتاج إلى الحفاظ على رقابة صارمة على استثمارات رأس المال العامل الخاصة بها. علاوة على ذلك ، فإن أي شركة تلتزم بالوفاء السريع بأوامر العملاء تتطلب فهمًا شاملاً لأرصدة مخزونها ، والتي لا يمكن توفيرها إلا من خلال نظام دائم.
من يستخدم نظام الجرد الدائم؟
تفضل الشركات الكبيرة ذات المخزونات الضخمة أنظمة الجرد الدائم. بالنسبة للشركات الناشئة والصغيرة والمتوسطة الحجم التي تبحث عن قابلية التوسع ، يمكن أن تكون أنظمة المخزون الدائم مثالية.
عدد الدورات المطلوبة لنظام دوري يصعب على الشركات الكبيرة القيام به.
علاوة على ذلك ، قد تجد شركة ذات مواقع بيع بالتجزئة متعددة أنه من الأسهل التحكم في المخزون عندما يتم تحديث قاعدة بيانات المنتج بانتظام. على سبيل المثال ، قد يكون لدى بائع أدوات تجزئة عميل يبحث عن نوع نادر من مفتاح الربط. لها ستة مواقع في الحي. يحتوي على معلومات في الوقت الفعلي حول المواقع التي قد تحتوي على واحد في المخزون باستخدام نظام دائم ، بحيث يمكن للعميل الحصول على مفتاح الربط الخاص به بسرعة بدلاً من القيادة من متجر إلى متجر بحثًا عنه.
تشمل الأنشطة التجارية الأخرى التي تتطلب مخزونًا دائمًا انخفاض الشحن ، حيث يقوم المصنعون بالشحن مباشرة إلى العملاء أو التجارة والتوزيع.
كيفية استخدام نظام الجرد الدائم
يجب على الشركات إنشاء نظام يتم فيه إدخال كل قطعة من المخزون وخصمها عند بيعها لحساب المخزون. يجب استخدام أجهزة نقاط البيع وأجهزة مسح الباركود وبرامج الجرد الدائم لتحديث المخزون المقدر مع كل عملية شراء وبيع منتج.
لا يمكن لنظام الجرد الدائم أن يحل محل الجرد المادي الدوري لأنه يقدر المخزون في متناول اليد. يجب إجراء الجرد المادي في مرحلة ما. يتم استخدام العد الدوري ، أو حساب جزء من المخزون فعليًا لاستخدامه كخط أساس للتحقق من دقة النظام الدائم ، بشكل شائع من قبل الشركات التي تستخدم نظام جرد دائم. سيتم الانتهاء من الجرد المادي الكامل بمرور الوقت.
المقاييس التي يجب مراعاتها عند اختيار النظام
كما قد تكون خمنت من القسم السابق ، هناك حجج مع وضد الجرد الدائم. تعتمد صلاحية كل حالة على جوانب محددة لشركتك:
# 1. المخزون وحجم المعاملات
أي من هذين الأسلوبين هو الأفضل بالنسبة لك يتحدد بشكل أساسي من خلال كمية المخزون لديك. بالنسبة لمعظم المؤسسات التي لديها مخزونات كبيرة ، تفوق فوائد نظام الجرد الدائم العيوب.
# 2. تنوع الموقع
إذا كانت شركتك تعمل من مواقع متعددة ، فإن إدارة المخزون تصبح صعبة للغاية. كثيرا ما يغير مخزونه.
# 3. ميزانية
وضعك المالي هو بلا شك العامل الأكثر وضوحا. إذا كنت تستطيع الاستثمار في تكاليف الإعداد الأولية لنظام دائم ، فهذا يعني.
البنية التحتية المطلوبة لتنفيذ هذه الاستراتيجية بدقة كبيرة. إنه يأتي بسعر قد لا تستطيع الشركات الصغيرة تحمله.
ما هو نظام الجرد الدائم مع الأمثلة؟
الجرد الدائم هو ممارسة محاسبية مستمرة تسجل تغييرات المخزون في الوقت الفعلي ، مما يلغي الحاجة إلى المخزون المادي ، ويضمن أن يعكس المخزون الكتابي المخزون الفعلي بدقة. تستخدم المستودعات أجهزة الإدخال مثل أنظمة نقاط البيع (POS) والماسحات الضوئية لتسجيل المخزون الدائم.
هل يستخدم نظام الجرد الدائم LIFO أو FIFO؟
نعم ، مثل الوارد أولاً يصرف أولاً (FIFO) ، يمكن استخدام طريقة الوارد أولاً يصرف أولاً (LIFO) في كل من أنظمة الجرد الدائم وأنظمة الجرد الدوري.
ما هما نوعان من أنظمة الجرد الدائم؟
- FIFO
- LIFO
- متوسط التكلفة المقدرة
ما هو الجرد الدائم المعروف أيضًا باسم؟
نظام الجرد المستمر
يُعرف نظام مراقبة المخزون الذي يمكّن الشركات من الاحتفاظ بحساب مخزون في الوقت الفعلي بنظام جرد دائم أو نظام جرد مستمر.
ما هو الغرض من النظام الدائم؟
نظام الجرد الدائم هو برنامج كمبيوتر يقوم باستمرار بتقدير مخزونك بناءً على سجلاتك الإلكترونية بدلاً من جرد مادي.
وفي الختام
بدلاً من نظام الجرد الدوري القديم والجرد المادي ، تستخدم الشركات بشكل متزايد نظام جرد دائم لتتبع المخزون. الأنظمة الدائمة مكلفة في التنفيذ ولكنها أقل تكلفة وتستغرق وقتًا طويلاً على المدى الطويل.
يتمثل أحد العيوب الرئيسية للأنظمة الدائمة في عدم القدرة على تتبع العناصر المفقودة أو التالفة أو المسروقة ، على الرغم من فوائد تقدير المخزون المحدث باستمرار والترابط بين أنظمة المحاسبة. تواجه العديد من الشركات هذا من خلال إجراء عمليات جرد جزئية دورية للمخزون ، والتي تعمل كخط أساس للنظام الدائم وتهدف إلى توفير مخزون مادي كامل بحلول نهاية الفترة.
مقالات ذات صلة
- جدول الإطفاء والقروض والحسابات
- نظم المحاسبة: تعريفات ودليل لأفضل برامج المحاسبة
- برنامج محاسبة الأعمال الصغيرة: المعنى ، أفضل برنامج ودرجة
- أداة تعقب المخزون: المعنى ، البرمجيات الحرة والورقة
- نظام تتبع المخزون: أفضل الممارسات
مراجع حسابات
