عندما يتعلق الأمر كشف رواتب، لديك الكثير من الأشياء للتحقق من قائمة المهام الخاصة بك. يمكن أن يكون هناك الكثير من الخطوات المتبعة في دفع رواتب موظفيك ، من جمع الجداول الزمنية إلى توزيع قسائم الرواتب. ومع ذلك ، بمجرد دفع رواتب موظفيك ، لم تكتمل قائمة التحقق من كشوف المرتبات بعد. يجب عليك أيضًا تقديم تقارير كشوف المرتبات سواء كانت تقارير مصدق عليها أو ربع سنوية أو سنوية. استمر في القراءة لمعرفة ماهية تقرير كشوف المرتبات والنماذج التي يجب عليك تقديمها.
ما هو تقرير الرواتب؟
تطلب مصلحة الضرائب الأمريكية وغالبية الدول من الشركات تقديم تقرير رواتب ربع سنوي وسنوي مخصص للأغراض الضريبية فقط. عند التقدم بطلب للحصول على قرض تجاري ، سيطلب المُقرض بشكل شبه مؤكد تقرير كشوف المرتبات الذي يوضح بالتفصيل تعويضات الموظفين. الموظفين ، فضلا عن قانون معايير العمل العادلة (FLSA)، نتوقع منك تقديم تقارير كشوف رواتب فردية ، تُعرف باسم كعب رواتب ، مع كل شيك أجر.
تقارير كشوف المرتبات هي المستندات التي تحتوي على ملخص لبيانات كشوف المرتبات ، وتقارير كشوف المرتبات بأنواعها المختلفة تساعد أصحاب الأعمال والمقرضين والحكومات في تحليل تكاليف كشوف المرتبات.
توفر حلول برامج كشوف المرتبات مجموعة متنوعة من تقارير كشوف المرتبات بما في ذلك التقرير السنوي الذي يمكن إنشاؤه بسرعة. دعنا نلقي نظرة على بعض تقارير كشوف المرتبات الأكثر شيوعًا التي ستواجهها بصفتك مالكًا للأعمال الصغيرة. يمكن عمل تقرير الرواتب أسبوعيًا أو نصف شهريًا أو شهريًا أو ربع سنويًا أو سنويًا. يعتمد الاختيار فقط على حجم عملك.
أنواع تقرير الرواتب
كم عدد الأنواع المختلفة لتقارير كشوف المرتبات؟ لإعادة صياغة صياغة شخصية Lindsay Lohan في Mean Girls ، "الحدود غير موجودة".
فيما يلي تصنيف أساسي لأنواع تقارير كشوف المرتبات الأكثر شيوعًا.
# 1. تقارير كشوف المرتبات للشركة بأكملها
يوفر سجل كشوف المرتبات لمحة عامة عن مصاريف رواتب صاحب العمل. إنه يفكك التعويضات والخصومات والضرائب إلى مكوناتها الأساسية. إنه التقرير الذي يجب الرجوع إليه إذا كنت تريد معرفة عدد الساعات التي عمل فيها جميع موظفيك في فترة الدفع الأخيرة أو المبلغ الذي دفعته شركتك في ضرائب قانون مساهمات التأمين الفيدرالي (FICA) في الربع السابق.
نظرًا لأن سجلات كشوف المرتبات تتضمن الكثير من المعلومات ، فمن المشكوك فيه أنك تريد مشاركتها جميعًا مع طرف ثالث ، مثل المُقرض. قبل توزيع المعلومات الشخصية عن موظفيك خارج جدرانك الأربعة ، قم بتنقيحها.
لا تتم الإشارة إلى تقارير كشوف المرتبات على مستوى الشركة بنفس الطريقة من قبل جميع حلول كشوف المرتبات. دفتر الرواتب هو مصطلح عامي لسجل الرواتب.
# 2. تقارير مصممة للأفراد الموظفين
تتضمن قسائم الدفع ، التي تُعرف غالبًا باسم سجلات أرباح الموظفين ، رواتب الموظفين الفردية والضرائب والخصومات. تكشف قسائم الدفع ، على عكس سجل كشوف المرتبات ، عن أجور كل موظف واحدًا تلو الآخر ، مما يمنحك منظورًا أكثر دقة لأنشطة كشوف المرتبات الخاصة بشركتك.
يجب أن يحصل الموظفون على قسائم رواتبهم بموجب قانون FLSA. أنها تساعد الموظفين في فهم كيفية حساب رواتبهم ، وكثيرا ما تستخدم لإثبات الدخل عند التقدم بطلب للحصول على عقود الإيجار والقروض.
# 3. الدوام للموظفين
يستخدم أصحاب الأعمال الصغيرة تقارير وقت الموظفين لتحديد عدد ساعات عمل موظفيهم في فترة معينة. اعتمادًا على التقرير الذي تقوم بإنشائه ، قد يتضمن معلومات حول ما فعله الشخص أثناء تواجده على مدار الساعة.
عند تقييم رواتب إنتاجية الموظف تحليلات، يجب على أصحاب الأعمال الصناعية الرجوع إلى تقارير وقت موظفيهم. عندما تقارن ساعات عمل موظفيك بعدد السلع الجاهزة المنتجة خلال نفس الفترة الزمنية ، يمكنك معرفة مدى إنتاجيتهم.
# 4. تقارير عن المتطلبات النقدية
يُعلم تقرير المتطلبات النقدية أصحاب الأعمال بالمبلغ النقدي المطلوب لإكمال كشوف المرتبات. يوضح كيفية تخصيص الأموال بين الإيداع المباشر والضرائب والخصومات الأخرى. يجب أن يكون التحقق من هذا التقرير جزءًا من ممارسات إدارة كشوف المرتبات.
# 5. إقرارات ضريبة الرواتب
تقارير ضرائب الرواتب هي تقارير كشوف المرتبات السنوية والفصلية التي يقدمها أصحاب الأعمال إلى الحكومات الفيدرالية وحكومات الولايات والحكومات المحلية لنقل التزامات كشوف المرتبات ومكافآت الموظفين.
فيما يلي أكثر تقارير ضرائب الرواتب الفيدرالية شيوعًا:
- نموذج 940: تقرير كشوف المرتبات السنوي لضريبة قانون ضريبة البطالة الفيدرالية (FUTA).
- النموذج 941 هو تقرير كشوف المرتبات ربع السنوي لقانون FICA وضريبة الدخل الفيدرالية المقتطعة.
- نموذج W-2: تقرير كشوف المرتبات السنوية لأجور الموظف والاستقطاع الضريبي.
يكاد يكون من المؤكد أن هناك دولة معادلة لكل تقرير ضرائب فيدرالي عن كشوف المرتبات. تحقق مع مكتب الضرائب في ولايتك للتأكد من أنك لم تفوت تقرير كشوف المرتبات ربع السنوي للولاية.
# 6. تقارير الرواتب في برنامج حماية شيكات الرواتب (PPP)
للتأهل للحصول على قروض الشراكة بين القطاعين العام والخاص التي تم إعفاؤها ، يجب أن تفي الشركات الصغيرة بمعايير معينة. يمكن أن توفر أنظمة برامج كشوف المرتبات تقارير الشراكة بين القطاعين العام والخاص التي تتضمن جميع المعلومات المطلوبة للتقدم بطلب للحصول على قرض وإعفاء من الشراكة بين القطاعين العام والخاص.
تساعد تقارير الشراكة بين القطاعين العام والخاص أصحاب الأعمال في حساب مبالغ القروض من خلال تحليل بيانات الرواتب من 2019 أو 2020. عندما يحين الوقت لطلب الإعفاء من الديون ، سينشئ برنامج كشوف المرتبات تقريرًا آخر يوضح بالتفصيل المبلغ الذي أنفقته على كشوف المرتبات خلال المدة المشمولة بالقرض والتي تبلغ 8 أو 24 أسبوعًا .
# 7. تقارير الرواتب المعتمدة
يطلب من المقاولين والمقاولين من الباطن الذين يعملون في مشاريع البناء الحكومية إصدار تقارير كشوف رواتب معتمدة أسبوعيًا. طورت غالبية الحكومات نماذج فارغة يمكنك تعبئتها وتوقيعها. WH-347 هو نموذج تقارير كشوف المرتبات المعتمد الفيدرالي.
عند استكمال تقارير كشوف المرتبات المعتمدة اتحاديًا ، اتبع بعناية متطلبات وزارة العمل. نظرًا لأن الامتثال للإبلاغ عن كشوف المرتبات أمر بالغ الأهمية هنا ، فاطلب المساعدة من محاسب في المرة الأولى التي يُطلب فيها تقديم تقرير كشوف رواتب معتمد.
ما يجب تضمينه في تقرير الرواتب
ستساعدك هذه المعلومات الثلاث على تحسين تقارير كشوف المرتبات الخاصة بك.
# 1. مقارنات البيانات
عندما يكون هناك شيء لمقارنة البيانات به ، فإنه يصبح أكثر فائدة. ضع في اعتبارك مقارنة بياناتك ببيانات من نفس الوقت من العام الماضي أو الفترة السابقة.
إذا سبق لك الاطلاع على حسابات مالية مدققة لشركة عامة ، فسترى ما لا يقل عن عامين من البيانات مكدسة فوق بعضها البعض. تساعد المقارنة المستثمرين المحتملين على تحديد ما إذا كان المركز المالي للشركة يتحسن أم يتدهور أم لا يزال مستقرًا.
البيانات القابلة للمقارنة مفيدة أيضًا لفحص نفقات الرواتب. عندما يكون هناك خط أساس للمقارنة بالمعلومات الجديدة ، على سبيل المثال ، فمن المرجح أن تحدد مشاكل كشوف المرتبات.
# 2. بيانات عن العام بأكمله
يجب على أصحاب الأعمال المهتمين بالميزانية - وجميع أصحاب الأعمال - تضمين الإحصاءات والتقارير السنوية في نماذج كشوف المرتبات الخاصة بهم.
تقوم العديد من الشركات ، على سبيل المثال ، بإنشاء تقارير كشوف المرتبات ربع السنوية على مستوى الشركة لتتبع إنفاق الرواتب. سأحتاج إلى معرفة المبلغ الذي أنفقته على كشوف المرتبات منذ يناير إذا كنت أقوم بإعداد تقرير كشوف المرتبات للربع الثالث. بهذه الطريقة ، سأكون قادرًا على معرفة ما إذا كنت سأصل إلى شهر ديسمبر دون أن أفقد ميزانية عملي.
# 3. فترات الدفع المغطاة
اجعل فترات الدفع التي تقوم بالإبلاغ عنها صريحة في بداية كل نموذج كشوف رواتب. بدلاً من "تقرير الرواتب ربع السنوي" ، أعد تسمية تقرير سجل الرواتب "Q1 2021 Payroll Report".
كيفية إنتاج تقرير كشوف المرتبات
تأتي تقارير كشوف المرتبات بأشكال وأحجام عديدة. إليك كيفية تنظيم تقرير راتبك ، أيهما قد يبدو.
# 1. تحديد المعلومات المطلوبة.
ابدأ بتحديد البيانات التي يجب مشاركتها مع طرف ثالث أو تحليلها داخليًا. عند إبلاغ جهات خارجية ، لا تريد دائمًا تضمين معلومات أكثر مما طلبوه.
افترض أنك تبحث عن قرض تجاري ويجب أن تقدم تقريرًا بالرواتب يوضح بالتفصيل تكاليف كشوف المرتبات الخاصة بك للأرباع الأربعة السابقة. لن ترغب في تقديم سجل كشوف رواتب كامل لأنه سيتضمن أسماء الموظفين ، والمساهمات في خطط التقاعد ، وعدد كبير من المعلومات الدخيلة الأخرى. سيكون من الأفضل لك الحصول على تقرير موجز يوضح تفاصيل أرباح الموظفين ، وضرائب صاحب العمل ، والمزايا الإضافية التي يقدمها صاحب العمل.
# 2. حدد إطارًا زمنيًا
ما لم تكن تستخدم نماذج IRS لإنشاء تقرير ضرائب الرواتب ، يجب عليك تحديد فترة إعداد التقارير.
على سبيل المثال ، قد يكون من الأفضل إنشاء 12 تقرير كشوف رواتب شهرية للمقرض الخاص بك بدلاً من أربعة تقارير ربع سنوية. يوفر لك طريقة رائدة أكثر في شرح التقلبات في تكاليف كشوف المرتبات.
# 3. أدخل معلومات كشوف المرتبات
الآن وقد حان الوقت لإعداد تقرير كشوف المرتبات ، اسمحوا لي أن أقدم لكم برنامج Microsoft Excel ، أفضل صديق لكل محاسب. افحص قوالب Excel المتوفرة على الإنترنت بحثًا عن شيء يشبه بشكل غامض ما تحاول إنشاءه ، ثم قم بتكييفه ليلائم احتياجاتك.
بعد إنشاء القالب الخاص بك ، أدخل البيانات من نظام كشوف المرتبات الخاص بك. إذا كنت تقوم بإدخال البيانات يدويًا ، فاحرص على عدم ارتكاب خطأ في النقل.
# 4. افحص النتائج
بمجرد الانتهاء من كتابة التقرير ، قم بمراجعته مرة أخرى بحثًا عن الأخطاء ومعرفة الأفكار التي يمكنك استخلاصها. هل كانت تكاليف كشوف المرتبات أكبر أو أقل مما كان متوقعًا؟ لماذا ا؟
إذا كنت تكتب تقريرًا لطرف ثالث ، ففكر في القصة التي يقدمها التقرير. إذا سألك المُقرض أو المستثمر سؤالًا تجريبيًا حول الأوراق المالية لشركتك ، فأنت تريد أن تكون خبيرًا.
كيف يمكنني تقديم تقرير كشوف المرتبات الخاص بي إلى الحكومة؟
تختلف طرق تقديم بيانات كشوف المرتبات إلى الحكومة حسب الولاية القضائية ونوع التقرير. من المحتمل أن تضطر إلى ملء الأوراق المتعلقة بالضرائب الفيدرالية وضرائب الولاية ، بالإضافة إلى البطالة وشركات العمال. يمكن تقديم هذه النماذج عبر الإنترنت ، إما مباشرة إلى الحكومة أو من خلال خدمة إعداد التقارير الضريبية. إذا كنت ترغب في تقديم تقرير كشوف المرتبات في الوقت المحدد وبدقة ، يجب عليك التحدث إلى محاسب أو أخصائي كشوف المرتبات.
كيف يمكنني التأكد من دقة تقرير كشوف المرتبات؟
لضمان دقة تقرير كشوف المرتبات ، من المهم الاحتفاظ بسجلات دقيقة لساعات عمل الموظف ، والعمل الإضافي ، والإجازات المرضية ، وأنواع الإجازات الأخرى. يجب عليك أيضًا مراجعة تقارير كشوف المرتبات بانتظام ومقارنتها بسجلات كشوف المرتبات الخاصة بك لتحديد أي تباينات. بالإضافة إلى ذلك ، قد ترغب في التفكير في استخدام برنامج كشوف المرتبات لأتمتة عملية كشوف المرتبات وتقليل مخاطر الأخطاء.
ما هو تقرير ملخص الرواتب؟
الغرض من تقرير ملخص كشوف المرتبات هو تقديم نظرة عامة على إجمالي تكاليف كشوف المرتبات لفترة زمنية معينة. يمكنك أن تتوقع رؤية تفاصيل مثل إجمالي عدد الموظفين ، والمبلغ الإجمالي لضرائب الرواتب ، والمبلغ الإجمالي للمزايا المدفوعة ، والمبلغ الإجمالي للأجور والرواتب المدفوعة. من الممارسات الشائعة للشركات استخدام تقرير ملخص كشوف المرتبات من أجل الاحتفاظ بعلامات تبويب على تكاليف كشوف المرتبات ، وإجراء التعديلات حسب الحاجة ، وتجميع البيانات المالية.
ما هو الفرق بين تقرير كشوف المرتبات ونموذج W-2؟
الأجور والمرتبات والمزايا والضرائب ليست سوى بعض المكونات التي تشكل ما يُعرف مجتمعة بتكاليف الرواتب ، ويمكن العثور عليها جميعًا في تقرير يسمى كعب الرواتب. ومع ذلك ، في نهاية العام ، سيتلقى الموظفون نموذج W-2 من أصحاب العمل. لا يوضح نموذج W-2 للموظف فقط مبلغ الضرائب الفيدرالية والولائية والمحلية المقتطعة ، ولكن أيضًا مبلغ مدفوعات الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية.
ما هو تقرير تسوية الرواتب؟
يمكن تسوية حساب كشوف المرتبات في دفتر الأستاذ العام للشركة مع سجلات كشوف المرتبات عبر تقرير تسوية كشوف المرتبات. إذا كان هناك أي تناقضات بين سجلات الرواتب ودفتر الأستاذ العام ، فيمكن استخدام هذا التقرير للعثور عليها وإصلاحها. إذا كنت تريد التأكد من صحة سجلات كشوف المرتبات والبيانات المالية ، فأنت بحاجة إلى استخدام تقرير تسوية كشوف المرتبات.
نبذة عامة
تساعد تقارير كشوف المرتبات أصحاب الأعمال في فهم أفضل لتكاليف رواتب الموظفين لشركاتهم. هناك الكثير مما يمكن تعلمه من تقسيم نفقات الرواتب بطرق مختلفة ، لذلك لا تهمل العملية التحليلية عند إعداد تقارير كشوف المرتبات.
الأسئلة الشائعة حول تقرير كشوف المرتبات
ما الذي يجب تضمينه في تقرير الرواتب؟
كشوف المرتبات الجيدة هي وثيقة يستخدمها أصحاب العمل للتحقق من التزاماتهم الضريبية أو التحقق من البيانات المالية. قد تشمل مثل معلومات مثل معدلات الأجور ، وساعات العمل ، والعمل الإضافي المستحق ، والضرائب المقتطعة من الأجور ، واشتراكات ضرائب صاحب العمل ، وأرصدة الإجازات ، والمزيد.
كيف يمكنني عمل تقرير كشوف المرتبات؟
إنشاء تقرير ملخص كشوف المرتبات
- اذهب إلى قائمة التقارير.
- ابحث عن قسم كشوف المرتبات ، ثم ملخص الرواتب.
- حدد نطاقًا زمنيًا من القائمة المنسدلة.
- حدد موظفًا واحدًا أو مجموعة موظفين.
- أخيرًا ، حدد تشغيل التقرير.
ما هي تقارير الرواتب المستحقة سنويا؟
تقارير الرواتب السنوية. نماذج الضرائب المستخدمة للإبلاغ عن ضرائب البطالة ودخل W-2 والمدفوعات للمقاولين المستقلين يتم تقديمها سنويا. تستحق في الربع الأول من العام التالي
