الضوابط الداخلية: المعنى والأمثلة

الرقابة الداخلية
مصدر الصورة: DNAIndia

تتطلب القرارات والإجراءات التجارية الاستراتيجية التي تتخذها شركة خاصة حقائق دقيقة وجديرة بالثقة. هناك خطوات يمكنك اتخاذها لتحسين ثقتك في أن المعلومات المتدفقة من أجزاء مختلفة من شركتك محدثة ودقيقة وجديرة بالثقة. هذا هو المكان الذي يأتي فيه نظام الرقابة الداخلية. في هذه المقالة ، سنساعدك على فهم ماهية الضوابط الداخلية للمحاسبة ، والإجراءات وكذلك الأمثلة. واصل القراءة…

ما هي الضوابط الداخلية؟

الضوابط الداخلية للشركة هي العمليات واللوائح والإجراءات التي تضعها لمكافحة الاحتيال وتعزيز المساءلة وضمان دقة المعلومات المالية والمحاسبية.

بمعنى آخر ، الرقابة الداخلية هي عملية تضمن تحقيق المؤسسة لأهدافها فيما يتعلق بالفعالية والكفاءة التشغيلية ، فضلاً عن تقديم تقارير مالية دقيقة والامتثال للقوانين والسياسات واللوائح المعمول بها. الرقابة الداخلية مفهوم واسع يشمل كل ما تفعله المنظمة للتحكم في المخاطر التي تواجهها.

إنها طريقة يمكن من خلالها تخصيص موارد المنظمة وإدارتها وتقييمها. يلعب دورًا مهمًا في تحديد النشاط الاحتيالي ووضع حد له. وبالمثل ، فهو يساعد في حماية موارد المنظمة ، سواء المواد (مثل الممتلكات والآلات) وغير الملموسة (مثل الملكية الفكرية).

على المستوى التنظيمي ، تتعلق أهداف الضوابط الداخلية بموثوقية التقارير المالية ، وتوفير التغذية الراجعة في الوقت المناسب حول تحقيق الأهداف التشغيلية أو الاستراتيجية ، ومراعاة القوانين واللوائح. على مستوى المعاملة الفردية ، يشير إلى التدابير التي يتم اتخاذها لتحقيق هدف معين.

كيف يعمل نظام الرقابة الداخلية؟

تحد إجراءات نظام الرقابة الداخلية من مقدار التباين في العملية ، مما يؤدي إلى نتائج يسهل توقعها. منذ فضائح المحاسبة في أوائل العقد الأول من القرن الحادي والعشرين ، أصبح وجود ضوابط داخلية قوية وظيفة عمل أساسية لكل شركة في الولايات المتحدة. نتيجة لذلك ، في عام 2000 ، أقر الكونجرس قانون ساربينز أوكسلي بهدف حماية المستثمرين من الممارسات المحاسبية الخادعة. كما أنه يعزز دقة وموثوقية أي معلومات تكشف عنها الشركات.

إن حقيقة أن المديرين أصبحوا الآن مسؤولين عن إعداد التقارير المالية ومسارات التدقيق نتيجة لهذا التطور له تأثير كبير على حوكمة الشركات. ومن ثم ، فإن المديرين المذنبين بعدم تطوير وإدارة الضوابط الداخلية بشكل صحيح يتعرضون لعقوبات جنائية صارمة.

يشكل فحص العمليات والوثائق التي تم إدخالها في إعداد البيانات المالية الأساس لرأي المدقق. الغرض من المراجعة هو تقييم الإجراءات المحاسبية للشركة والرقابة الداخلية وتكوين رأي بشأن مدى كفاية تلك الإجراءات والضوابط.

تخضع الضوابط الداخلية للمؤسسة ، بالإضافة إلى إجراءات حوكمة الشركات والمحاسبة الخاصة بها ، للتدقيق أثناء عملية التدقيق الداخلي. يضمنون الامتثال للقوانين واللوائح ، وتقديم تقارير مالية دقيقة وفي الوقت المناسب ، وجمع البيانات. كما أنها تساعد في الحفاظ على الكفاءة التشغيلية من خلال تحديد المشاكل وتصحيح الثغرات قبل اكتشافها في التدقيق الخارجي.

لا يوجد نظام للرقابة الداخلية مشابه لنظام آخر. ومع ذلك ، فقد تطورت العديد من المبادئ الأساسية المحيطة بالنزاهة المالية والمعايير المحاسبية إلى ممارسات إدارية معيارية. يمكن أن تكون الضوابط الداخلية باهظة الثمن ، ولكن عندما يتم تنفيذها بشكل فعال ، يمكن أن تساعد في تبسيط العمليات وتعزيز الكفاءة التشغيلية ، بالإضافة إلى الحد من الاحتيال.

أنواع الضوابط الداخلية

تنقسم الضوابط الداخلية إلى فئتين أساسيتين: التدابير الوقائية والكشفية. في الأساس ، كلا النوعين ضروريان لنظام تحكم داخلي فعال ، حيث يؤدي كل منهما وظيفة معينة في النظام ككل. ومع ذلك ، هناك بعض الأسئلة التي تحتاج إلى طرحها للمساعدة في تحديد التحكم المناسب أثناء قيامك بإجراءات روتينية أو عندما تفكر في اعتماد إجراء أو عملية جديدة. السيطرة ضرورية لتحديد ما إذا كان عنصر التحكم ضروريًا أم لا. اسال نفسك؛

  • ماهو الخطا الممكن حدوثه هنا؟
  • ما هي الإجراءات الوقائية التي اتخذتها للتأكد من عدم حدوث أي خطأ؟
  • ما هي الطرق التي يمكنك التحقق منها للتأكد من عدم حدوث أي خطأ؟

الضوابط الوقائية

مبدأ فصل الأدوار هو في صميم العديد من الضوابط الوقائية. يهدف هذا النوع من أنظمة الرقابة الداخلية إلى الحد من احتمالية الأخطاء والنشاط الاحتيالي قبل حدوثها. عندما يتعلق الأمر بالجودة ، فإن الضوابط الوقائية ضرورية للغاية بسبب طبيعتها الاستباقية وتركيزها على الجودة.

فيما يلي بعض الأمثلة على الضوابط الوقائية:

  • الفصل بين الواجبات
  • الإذن المسبق للأنشطة والصفقات التجارية (مثل إذن السفر)
  • ضوابط الوصول (مثل مصادقة كلمة المرور)
  • الضوابط المادية على الأصول (أقفال الأبواب والخزائن لتخزين النقود والشيكات)
  • توجيه وفحص الموظفين

ضوابط المباحث

ضوابط المباحث هي الشيكات التي تديرها الشركة بعد إتمام الصفقة. هذا ، مع ذلك ، من أجل تحديد أي أخطاء أو مشاكل قد تكون حدثت. الضوابط التحريضية ضرورية لأنها توفر دليلاً على أن الضوابط الوقائية تعمل بالشكل الذي صُممت من أجله وتوفر أيضًا فرصة للكشف عن التشوهات بعد وقوعها. هذا يجعل التحكم في المباحث مكونًا حيويًا في أي نظام تحكم.

فيما يلي بعض الأمثلة على ضوابط المباحث:

  • تسوية معاملات الدائرة بشكل شهري
  • مراجعات المعاملات والنشاط (مراجعة أداء المنظمة) 
  • أخذ المخزونات الفعلية ، مثل عدد الموظفين النقدي أو حصر المخزون ،

الضوابط الداخلية للمحاسبة

بشكل عام ، عندما نتحدث عن الضوابط الداخلية ، فإننا نشير إلى السياسات المحاسبية وعمليات التدقيق. هذه هي التدابير التي تضمن أن المعلومات المالية للشركة دقيقة وجديرة بالثقة. عادة ما تنشئ الشركات أنظمة للرقابة الداخلية من أجل تحقيق مجموعة متنوعة من الأهداف. يمكن الاستدلال على مستوى مقاومة الشركة للاحتيال والممارسات المحاسبية السيئة من نوع الضوابط الداخلية التي تستخدمها. يحدد هذا مدى امتثال الشركة لمعايير المحاسبة والمراجعة الموثوقة.

بمعنى آخر ، الضوابط الداخلية للمحاسبة هي طرق وإجراءات وسياسات تعمل ، بالإضافة إلى تعزيز المسؤولية وضمان النزاهة المالية ، على منع الاحتيال. تتيح هذه الضوابط للشركة الامتثال لقواعد الدولة مع الاستمرار في تقديم معلومات مالية دقيقة وفي الوقت المناسب لعملائها.

كيف يجب أن تستخدم الضوابط الداخلية الخاصة بك؟

لا يمكن للضوابط الداخلية فقط أن تساعد الأعمال في أن تصبح أكثر موثوقية وفعالية. كما أنها تساهم في زيادة دقة التقارير المالية للشركة. بشكل عام ، عندما تتبع الشركة إجراءات ولوائح الرقابة الداخلية ، فإنها تثبت أنها تتوافق مع مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا. هذا ، مع ذلك ، سوف يساعد الشركة في اكتشاف وتصحيح المشاكل في التقارير المالية إذا ومتى حدثت.

وفي الوقت نفسه ، في حالة عدم وجود ضوابط داخلية كافية ، فمن المرجح أن يتم إعداد البيانات المالية للشركة مع وجود أخطاء كبيرة. بالإضافة إلى ذلك ، قبل اتخاذ قرار الاستثمار ، يقوم المستثمرون بالتحقيق في جودة الضوابط الداخلية للشركة. ومن ثم ، تحتاج الشركات إلى تطبيق الضوابط الداخلية كعنصر من عناصر حوكمة الشركات الخاصة بهم. هذا يتوافق مع قانون Sarbanes-Oxley لعام 2002. وعلى هذا النحو ، فإن هذه الضوابط تحمي المستثمرين من الإجراءات الاحتيالية.

مبادئ الرقابة الداخلية

  • حدد المسؤوليات
  • احتفظ بسجلات كافية.
  • تأمين الأصول والسندات للموظفين الرئيسيين.
  • حفظ دفاتر منفصلة عن عهدة الأصول
  • قسّم المسؤوليات عن المعاملات ذات الصلة بالتساوي.

الأهمية للضوابط المحاسبية الداخلية لمراجعي الحسابات

ترتبط موثوقية ودقة المحاسبة المالية للشركة ارتباطًا مباشرًا بالضوابط الداخلية والعمليات المحاسبية والإجراءات المعمول بها في هذا العمل. وبالمثل ، يقوم المدققون بالتحقيق فيما إذا كانت الشركة لديها أنظمة رقابة داخلية كافية أم لا. أيضًا ، ما إذا كانت البيانات المالية للشركة تتوافق مع المعايير المقبولة عمومًا أم لا. بالإضافة إلى ذلك ، يتحمل المدققون مسؤولية تقييم كفاءة الضوابط المحاسبية الداخلية للشركة وتشكيل استنتاجات بناءً على النتائج التي توصلوا إليها كجزء من عملية التدقيق.

بعد تمرير قانون Sarbanes-Oxley من قبل الكونجرس في عام 2002 ، تم اعتبار المديرين مسؤولين قانونًا عن تنفيذ الضوابط الداخلية. يقع إنشاء ضوابط داخلية داخل المؤسسة وكذلك الإدارة الفعالة لتلك الضوابط ضمن اختصاص مديري الشركة. ومع ذلك ، يمكن أن تجد الشركة نفسها في حالة من الفوضى أو أزمة محاسبية إذا لم يكن لديها ضوابط داخلية كافية.

لماذا الضوابط الداخلية ضرورية

الغرض الأساسي من الضوابط الداخلية هو ضمان امتثال الشركة لجميع قوانين ولوائح المحاسبة المعمول بها. يمكّن ذلك الشركة من التعرف على قضاياها المحاسبية وإجراء تصحيحات عليها حتى قبل بداية عمليات التدقيق الداخلية. ومع ذلك ، من الضروري أن نضع في اعتبارنا أن الضوابط الداخلية للشركات المختلفة تعمل بطرق مختلفة للغاية. نتيجة لغياب مجموعة موحدة من الضوابط الداخلية التي يجب تنفيذها من قبل جميع الشركات ، هناك تباين كبير في أنواع أنظمة التحكم التي تستخدمها الشركات المختلفة.

تساعد الضوابط الداخلية ، بالإضافة إلى تجنب الإجراءات الاحتيالية ، الشركة على تعزيز درجة عالية من الفعالية ، وهذا هو سبب أهميتها. ترتبط الضوابط الداخلية بالكفاءة التشغيلية في الشركة.

عيوب الضوابط الداخلية

على الرغم من أنها مهمة للغاية للحفاظ على سجلات مالية دقيقة وتحسين العمليات التجارية ، إلا أن الضوابط الداخلية لها بعض القيود. بالنظر إلى أن كفاءة أو وظائف الضوابط الداخلية للشركة عادة ما تكون موضوع آراء وأحكام بشرية ، فمن السهل الالتفاف على هذه الضوابط والتوازنات التي من المفترض أن تحمي الشركة.

أيضًا ، يبني المدققون أحيانًا استنتاجاتهم على مدى فعالية عمليات الشركة ، على الرغم من حقيقة أنهم لم يعطوا نظام محاسبة الشركة إجراءات وسياسات الرقابة الداخلية التزامهم الكافي أو الجاد.

إجراءات الرقابة الداخلية

يجب أن يكون لنظام المحاسبة رقابة داخلية لضمان استمرار الاعتماد عليه. تتكون هذه الضوابط بشكل أساسي من القواعد والإجراءات. في مجال المحاسبة ، تعتبر الدقة والاعتمادية ذات أهمية قصوى. تنقسم إجراءات الرقابة الداخلية في المحاسبة إلى ما مجموعه سبع فئات متميزة ، تلعب كل منها دورًا مهمًا في اكتشاف الأخطاء وإحباط النشاط الاحتيالي قبل أن تتصاعد إلى قضايا أكثر خطورة.

تشمل الإجراءات السبعة التي تشكل إجراءات الرقابة الداخلية لنظام المحاسبة في المؤسسة ما يلي:

# 1. فصل المهمات

الفصل بين الواجبات يستلزم تقاسم التزامات مسك الدفاتروالودائع والتقارير والتدقيق بين شخصين أو أكثر. كلما كانت مسؤوليات كل شخص أكثر تميزًا ، كلما قلت احتمالية ارتكاب أي عامل لأعمال احتيالية. قد يؤدي تخصيص المسؤوليات بين شخصين أو أكثر في شركة صغيرة مع عدد قليل فقط من موظفي المحاسبة إلى نفس الغرض الذي يتطلب تقييم الأنشطة الرئيسية من قبل زملاء العمل. هذا مفيد بشكل خاص للشركات التي بدأت للتو.

# 2. ضوابط الوصول إلى نظام المحاسبة

بمساعدة كلمات المرور وعمليات الإغلاق وسجلات الوصول الإلكترونية ، من الممكن حماية نظام المحاسبة من المتسللين والمساعدة في تحديد مصدر أي أخطاء أو تناقضات ناشئة. علاوة على ذلك ، يمكن للتتبع الشامل للوصول إلى إحباط محاولات الوصول غير المصرح به أو الاحتيالي.

# 3. ضوابط الوصول إلى نظام المحاسبة

في سياق التدقيق المادي ، يتم تسجيل النقد والأصول الملموسة الأخرى في نظام المحاسبة. يتضمن ذلك قوائم الجرد والمواد والأدوات. يمكن أن يكشف العد المادي عن التناقضات في أرصدة الحسابات عن طريق تجنب استخدام السجلات الإلكترونية تمامًا. واحدة قد لا تكون على علم بها من قبل. قد يتم عد النقود في مؤسسات البيع بالتجزئة على أساس منتظم أو ربما عدة مرات على أساس يومي. بالإضافة إلى ذلك ، في بعض الأحيان ، ربما مرة واحدة في السنة أو مرة كل ثلاثة أشهر ، يجب عليك تنفيذ العمليات الأكثر كثافة في العمل ، مثل عد المخزون يدويًا.

# 4. التوثيق المالي الموحد

يمكن أن يكون حفظ السجلات أكثر اتساقًا بمرور الوقت إذا قمت بتوحيد المستندات التي تستخدمها للمعاملات المالية مثل الفواتير وطلبات المواد الداخلية وإيصالات المخزون وتقارير تكلفة السفر. هذا يمكن أن يساعد في الحفاظ على سلامة السجلات. بالإضافة إلى ذلك ، عند البحث عن سبب الاختلاف في النظام ، فإن استخدام تنسيقات المستندات القياسية قد يجعل من الأسهل التحقق من البيانات السابقة وتضييق نطاق الأسباب المحتملة. ومع ذلك ، عندما يكون هناك نقص في الاتساق ، فمن الممكن أن يتم إغفال جوانب معينة من المراجعة أو إساءة فهمها.

# 5. أرصدة النسخة التجريبية اليومية أو الأسبوعية

نظام محاسبة مزدوج القيد يعزز مستوى الجدارة بالثقة لأنه يضمن توازن الكتب باستمرار. ومع ذلك ، لا يزال من الممكن التخلص من نظام القيد المزدوج في أي لحظة بسبب الأخطاء. ومع ذلك ، قد يساعدك حساب موازين المراجعة على أساس يومي أو أسبوعي في العثور على أي حالات شاذة في النظام واستكشافها في أسرع وقت ممكن.

# 6. التسويات الدورية في النظم المحاسبية

عند إجراء تسويات محاسبية على أساس دوري ، يمكنك التأكد من أن الأرصدة في حسابك نظام المحاسبة المزامنة مع الأرصدة في حسابات الكيانات الأخرى ، مثل البنوك والموردين والعملاء المقرضين. على سبيل المثال ، عندما تؤدي التسويات المصرفية، ستقوم بمقارنة الأرصدة النقدية وسجلات الودائع والإيرادات في نظامك المحاسبي بتلك الموجودة في بياناتك المصرفية. يمكن أن يكشف التباين بين هذه الحسابات التكميلية عن عيوب أو تناقضات في المحاسبة الخاصة بك ، أو ربما يبرز أن عدم الدقة قد ينشأ من الأطراف الأخرى.

# 7. متطلبات سلطة الاعتماد

من الممكن إضافة طبقة أخرى من المساءلة إلى ذلك سجلات محاسبية من خلال مطالبة مديرين معينين بالسماح بأنواع معينة من المعاملات. سيوضح هذا أن السلطات المعنية قد لاحظت وقيّمت وأعطت موافقتها على المعاملات المعنية.

بشكل عام ، فإن اشتراط الموافقة على مدفوعات ونفقات كبيرة سيمنع العمال غير الشرفاء من القيام بعمل كبير المعاملات الاحتيالية بأموال الشركات. مع العلم أن هناك ضرورة للموافقة ، سيكونون أقل عرضة للانخراط في مثل هذا النشاط.

وفي الختام

يمكن لنظام الرقابة الداخلية للشركة أن يعطي ضمانًا عادلًا ، وإن لم يكن ضمانًا مطلقًا ، بأن مثل هذه الشركة ستحقق أهداف مؤسستها. تشير فكرة التأكيد المعقول إلى مستوى عالٍ من التأكيد يرى حدًا نتيجة للتكاليف والفوائد المترتبة على وضع آليات التحكم التدريجي.

عندما يكون لدى المنظمة رقابة داخلية قوية ، فإنها تضمن دقة تقاريرها المالية. وبالمثل ، فإنه يضمن امتثاله لمعظم القواعد واللوائح ذات الصلة بصناعته. ومع ذلك ، ما إذا كانت المنظمة ناجحة أم لا في تحقيق أهدافها التشغيلية والاستراتيجية قد يعتمد على عوامل خارجية للشركة ، مثل مستوى التقدم التكنولوجي أو مستوى المنافسة. 

يمكن لإجراءات الرقابة الداخلية فقط تقديم معلومات أو ملاحظات في الوقت المناسب حول التقدم المحرز نحو تحقيق الأهداف التشغيلية والاستراتيجية. وبالتالي ، لا يمكنها ضمان تحقيق هذه الأهداف.

الأسئلة الشائعة حول الضوابط الداخلية

من المسؤول عن الضوابط الداخلية؟

في نظام الرقابة الداخلية في CSU ، لكل فرد دور يؤديه. في النهاية ، الأمر متروك لإدارة CSU للتأكد من وجود ضمانات كافية. الأمر متروك لكل موظف لجعل نظام الرقابة الداخلية يعمل.

ما هو التدقيق الداخلي؟

التدقيق الداخلي ، وفقًا لمعهد المدققين الداخليين الدولي (IIA) ؛ هو نشاط ذو قيمة مضافة ، وتأكيد موضوعي ، ونشاط استشاري يساعد المؤسسة على العمل بكفاءة أكبر.

ما هي الأغراض الأربعة للرقابة الداخلية؟

الأغراض الأربعة الأساسية للرقابة الداخلية والإجراءات هي ؛

  1. حماية الأصول
  2. موثوقية البيانات المالية
  3. كفاءة العملية
  4. الامتثال لتوجيهات الإدارة.

ما هو اهم جانب من جوانب الرقابة الداخلية؟

الموظفون هم أهم عنصر في الرقابة الداخلية. يمكن للمرء إهمال الضوابط الأخرى بمجرد أن يكون الموظفون أكفاء وجديرين بالثقة. وفي نهاية كل شيء ، ستظهر بيانات مالية موثوقة.

  1. نظم المحاسبة: تعريفات ودليل لأفضل برامج المحاسبة
  2. التدقيق المالي: كل ما تحتاجه ، مبسط !! (+ pdf مفصل)
  3. استراتيجيات إدارة المخاطر: 5+ استراتيجيات يمكنك اتباعها الآن !!!
  4. تقييم المخاطر: دليل نهائي لعملية تقييم المخاطر
  5. ما هي دورة العمل؟ - التعريف ، الأسباب الداخلية والخارجية
  6. ضوابط رأس المال: أفضل الممارسات مع أمثلة عملية
  7. الإيرادات غير المكتسبة: التعريف والأمثلة والحساب
اترك تعليق

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول المشار إليها إلزامية *

قد يعجبك أيضاً