كيف تبدأ PAYROLL للأعمال الصغيرة: 2023 أفضل دليل سهل

كشوف المرتبات للشركات الصغيرة
istockphoto.com
جدول المحتويات إخفاء
  1. فهم كشوف المرتبات
  2. كيف تبدأ كشوف المرتبات
    1. # 1. الحصول على رقم تعريف صاحب العمل (EIN)
    2. # 2. تحقق مما إذا كنت بحاجة إلى معرفات حكومية / محلية
    3. # 3. المقاول أو الموظف المستقل
    4. # 4. اعتني بأوراق الموظف
    5. # 5. حدد فترة الدفع
    6. # 6. وثق بعناية شروط تعويض الموظفين
    7. # 7. اختيار نظام الرواتب
    8. # 8. تشغيل كشوف المرتبات
    9. #9. احصل على حفظ السجلات
    10. # 10. تقرير ضرائب الرواتب
  3. كيف تبدأ كشوف المرتبات للشركات الصغيرة
    1. راجع موقع وزارة العمل الأمريكية
    2. راجع موقع وزارة العمل في ولايتك.
    3. تحديد جدول الرواتب الخاص بك
    4. اكتب كتيب الموظف الخاص بك
    5. تقدم بطلب للحصول على رقم تعريف صاحب العمل الفيدرالي الخاص بك (FEIN أو EIN).
    6. تقدم بطلب للحصول على حسابات الدولة المقتطعة والتأمين ضد البطالة
    7. أدخل جدول الرواتب وتواريخ استحقاق الإيداع الضريبي في التقويم الخاص بك
    8. تقرر من الذي سيتولى إدارة كشوف المرتبات الخاصة بك
    9. وظف أول موظف لديك
  4. كيفيه عمل كشوف المرتبات يدويا
  5. كيف تبدأ كشوف المرتبات لشركة صغيرة: كشف رواتب موظف واحد
  6. كيف أبدأ كشوف المرتبات للشركات الصغيرة؟
  7. هل يمكنك عمل كشوف المرتبات بنفسك؟
  8. كيف يدفع أصحاب الأعمال الصغيرة لأنفسهم؟
  9. كم تكلفة خدمات كشوف المرتبات؟
  10. وفي الختام
  11. نوصي أيضا ب

كيف تبدأ كشوف المرتبات لشركة صغيرة ، هو سؤال يدور في ذهن كل رائد أعمال. كشوف المرتبات هي عملية دفع رواتب موظفي الشركة ، والتي تشمل تتبع ساعات العمل ، وحساب الأجور ، وصرف الأموال للموظفين عن طريق الإيداع المباشر أو الشيك.

ومع ذلك ، يجب على الشركات إجراء أنشطة محاسبية من أجل تسجيل كشوف المرتبات والضرائب المحتجزة والمكافآت وتعويضات العمل الإضافي والوقت المرضي ودفع الإجازة. يجب على الشركات أن تضع جانباً وتسجيل مبلغ ضرائب الرعاية الصحية والضمان الاجتماعي والبطالة التي يجب دفعها للحكومة.

تستخدم العديد من الشركات برنامج كشوف المرتبات لتتبع موظفيها. يتم استخدام واجهة برمجة التطبيقات (API) لإدخال ساعات عمل الموظف ، وتتم معالجة تعويضاتهم وإرسالها إلى حساباتهم المصرفية.

يتم الاستعانة بمصادر خارجية لخدمات كشوف المرتبات من قبل العديد من الشركات المتوسطة والكبيرة لتبسيط العملية. يتتبع أصحاب العمل عدد ساعات عمل كل موظف ويبلغون بذلك لخدمة كشوف المرتبات. يتم احتساب المبلغ الإجمالي المستحق الدفع للموظف من خلال خدمة كشوف المرتبات في يوم الدفع بناءً على عدد ساعات أو أسابيع العمل خلال فترة الدفع ومعدل الدفع. تقوم الخدمة بخصم الضرائب والمقتطعات الأخرى من أرباح الموظفين قبل دفعها.

ومع ذلك ، سيساعدك هذا الدليل حول كيفية بدء كشوف المرتبات للشركات الصغيرة في عام 2023 في التعامل مع هذه العملية المثيرة والمخيفة بثقة أكبر ، مما يسمح لك بتوظيف المساعدة التي تحتاجها في النهاية.

فهم كشوف المرتبات

كشوف المرتبات هي التعويض الذي تدين به الشركة لموظفيها لفترة زمنية محددة أو في يوم محدد. تدار عادة من قبل إدارات المحاسبة أو الموارد البشرية في الشركة. قد يتم التعامل مع كشوف المرتبات لشركة صغيرة من قبل المالك أو الشريك.

يتم بشكل متزايد الاستعانة بمصادر خارجية لمعالجة كشوف المرتبات ، ومزايا الموظفين ، والتأمين ، ووظائف المحاسبة مثل استقطاع الضرائب.

يعتبر تحويل رواتب شركتك بمفردك أقل تكلفة ، ولكنه يستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للأخطاء.

إذا كنت جيدًا في التعامل مع الأرقام ، فقد تتمكن من دفع رواتب موظفيك بنفسك. ومع ذلك ، نظرًا لاحتمال حدوث أخطاء في كشوف المرتبات (والغرامات الناتجة) ، تأكد من أنك راضٍ تمامًا عما تحتاج إلى القيام به قبل الغوص.

كيف تبدأ كشوف المرتبات

  • الحصول على رقم تعريف صاحب العمل (EIN)
  • تحقق مما إذا كنت بحاجة إلى معرفات حكومية / محلية
  • المقاول أو الموظف المستقل
  • اعتني بأوراق الموظف
  • حدد فترة الدفع
  • وثق بعناية شروط تعويض الموظفين
  • اختيار نظام الرواتب
  •  تشغيل كشوف المرتبات
  • احصل على مسك السجلات
  • تقرير ضرائب الرواتب

# 1. الحصول على رقم تعريف صاحب العمل (EIN)

يجب عليك الحصول على رقم تعريف صاحب العمل (EIN) من مصلحة الضرائب قبل تعيين الموظفين. يُعرف رقم تعريف صاحب العمل أيضًا باسم معرف ضريبة صاحب العمل أو نموذج SS-4. مطلوب رقم تعريف صاحب العمل (EIN) لتقديم الضرائب والأوراق الأخرى لدى دائرة الإيرادات الداخلية. علاوة على ذلك ، عند تقديم معلومات حول موظفيك إلى كيانات الدولة ، يلزم إدخال رقم تعريف صاحب العمل (EIN). يمكنك التقدم بطلب للحصول على رقم تعريف صاحب العمل عبر الإنترنت أو عن طريق الاتصال بخدمة الإيرادات الداخلية مباشرة.

# 2. تحقق مما إذا كنت بحاجة إلى معرفات حكومية / محلية

من أجل التعامل مع الضرائب ، تحتاج بعض حكومات الولايات والحكومات المحلية إلى الشركات للحصول على أرقام التعريف.

# 3. المقاول أو الموظف المستقل

تعرف على الفرق. تأكد من أنك تفهم الفرق بين المقاول المستقل والموظف. لا يكون التمييز بين الاثنين واضحًا دائمًا من الناحية القانونية ، وله تأثير على كيفية حجب ضرائب الدخل ، ودفع ضرائب الضمان الاجتماعي والرعاية الصحية ، ودفع ضرائب البطالة.

# 4. اعتني بأوراق الموظف

نموذج W-4 ، استقطاع ضريبة الدخل الفيدرالية ، مطلوب للعمال الجدد. يجب على موظفك ملء النموذج وإعادته إليك حتى تتمكن من خصم المبلغ المناسب من ضريبة الدخل الفيدرالية من راتبه.

# 5. حدد فترة الدفع

قد يكون لديك عملية يدوية مطبقة ، ولكن إعداد فترة دفع (شهرية أو نصف شهرية) يتم تحديده أحيانًا بموجب قانون الولاية ، وتكون المدفوعات نصف الشهرية هي الأكثر شيوعًا. حتى إذا كان موظفك لا يعمل طوال الفترة ، فإن مصلحة الضرائب تجبرك على اقتطاع ضريبة الدخل لتلك الفترة الزمنية.

# 6. وثق بعناية شروط تعويض الموظفين

عند إعداد كشوف المرتبات ، فكر في كيفية التعامل مع إجازة مدفوعة الأجر (وهو أمر غير مطلوب بموجب القانون ولكن يتم توفيره من قبل معظم الشركات) ، وكيف ستتبع ساعات عمل الموظفين ، وما إذا كنت ستدفع بمرور الوقت وكيف ستدفعه ، و اعتبارات تجارية أخرى. يجب أيضًا أخذ تعويضات الموظفين ونفقات العمل الأخرى ، مثل أقساط الخطة الصحية ومدفوعات التقاعد ، من رواتب الموظفين ودفعها إلى المؤسسات المناسبة.

# 7. اختيار نظام الرواتب

تتطلب إدارة كشوف المرتبات مستوى عالٍ من الدقة والاهتمام بالتفاصيل ، لذلك يجدر إجراء بعض الأبحاث للتعرف على إمكانياتك. ابدأ بسؤال أصحاب الأعمال الآخرين عن أي نهج يستخدمونه وما إذا كان لديهم أي اقتراحات لإعداد وإدارة كشوف المرتبات. في معظم الحالات ، تكون خيارات إدارة كشوف المرتبات داخل الشركة أو بالاستعانة بمصادر خارجية. أنت ، بصفتك صاحب العمل ، مسؤول عن الإبلاغ عن جميع ضرائب الرواتب ودفعها ، بغض النظر عن الخيار الذي تختاره.

# 8. تشغيل كشوف المرتبات

يمكنك البدء في تشغيل كشوف المرتبات بمجرد جمع جميع أوراقك ومعلوماتك. يمكنك إما إدخال المعلومات بنفسك أو إعطائها للمحاسب الخاص بك ، اعتمادًا على أي نظام كشوف مرتبات تستخدمه.

#9. احصل على حفظ السجلات

يطلب من أرباب العمل بموجب التشريعات الفيدرالية والتشريعات الخاصة بالولاية الاحتفاظ بسجلات معينة لفترات زمنية محددة. يجب الاحتفاظ بنماذج W-4 (التي يحدد الموظفون بموجبها حالة الاستقطاع الضريبي الخاصة بهم) ، على سبيل المثال ، في ملف لجميع الموظفين النشطين وكذلك لمدة ثلاث سنوات بعد فصل الموظف. يجب الاحتفاظ بنسخ W-2s ونماذج الضرائب المقدمة وتواريخ ومبالغ جميع الإيداعات الضريبية.

# 10. تقرير ضرائب الرواتب

على أساس ربع سنوي أو سنوي ، يجب عليك تقديم تقارير متعددة عن ضرائب الرواتب إلى السلطات المختصة. قم بزيارة دليل ضريبة صاحب العمل الخاص بمصلحة الضرائب للحصول على مزيد من المعلومات ، والذي يقدم إرشادات واضحة حول جميع التزامات الإيداع الضريبي الفيدرالي. للحصول على متطلبات الإيداع الضريبي التفصيلية لأصحاب العمل ، اتصل بإدارة الضرائب في ولايتك.

كيف تبدأ كشوف المرتبات للشركات الصغيرة

فيما يلي خطوات حول كيفية بدء كشوف المرتبات لشركة صغيرة:

راجع موقع وزارة العمل الأمريكية

تخضع معظم الشركات في الولايات المتحدة لقواعد محددة. على سبيل المثال لا الحصر ، تشمل هذه القيود قانون الحد الأدنى للأجور ، وقانون الإجازة العائلية والطبية ، وقواعد العمل الإضافي.

راجع منطقة الموضوعات في موقع وزارة العمل الأمريكية لبدء إعداد كشوف مرتبات الأعمال الصغيرة الخاصة بك. بعد ذلك ، انتقل إلى قسم FirstStep Poster Advisor الخاص بقوانين وزارة العمل لمعرفة الملصقات التي ستحتاج إلى عرضها للامتثال لمتطلبات التوظيف الفيدرالية.

راجع موقع وزارة العمل في ولايتك.

بينما يتم تنظيم قانون العمل الفيدرالي من قبل وزارة العمل الأمريكية ، فإن لكل ولاية مجموعة قوانين العمل الخاصة بها. عند إعداد كشوف المرتبات لشركتك الصغيرة ، يجب أن تكون على دراية بكل من القواعد الفيدرالية وقواعد الولاية.

ماذا لو كانت المعلومات الموجودة على موقع وزارة العمل في ولايتك تختلف عن تلك الموجودة على موقع وزارة العمل الأمريكية؟ بشكل عام ، يحابي القانون الموظف ، لذلك يجب عليك اتباع الإرشادات التي تفيده بشكل أكبر. على سبيل المثال ، بمجرد أن يعمل الموظف أكثر من 40 ساعة في الأسبوع ، يفرض القانون الفيدرالي دفع أجر إضافي. ومع ذلك ، تتطلب بعض الولايات القضائية أجرًا إضافيًا بناءً على عدد ساعات العمل في اليوم.

عندما تكون في شك ، استشر محاسبك أو محامي العمل الذي يكون على دراية بقوانين ولايتك. لن يؤدي ذلك إلى إبعادك عن المشاكل مع القانون فحسب ، بل سيضمن أيضًا معاملة موظفيك معاملة عادلة ، مما يؤدي إلى قوة عاملة أكثر سعادة.

تحديد جدول الرواتب الخاص بك

عادة ما يتم عمل كشوف المرتبات أسبوعيًا أو كل شهرين أو نصف شهريًا في معظم الشركات. اختر جدول شيك الراتب الذي يناسبك. عند تحديد عدد المرات التي تريد فيها دفع رواتب موظفيك ، ضع في اعتبارك التدفق النقدي لشركتك. تخضع رواتب الموظفين في الوقت المحدد لقيود صارمة ، وبينما يمكنك تغيير جدول الرواتب الخاص بك ، يجب ألا تفعل ذلك كثيرًا.

ضع في اعتبارك أن قوانين العمل في ولايتك قد تحدد الحد الأدنى لتكرار جدول الرواتب الخاص بك ، لذا تحقق جيدًا من جدولك مقابل المتطلبات على موقع وزارة العمل في ولايتك.

اكتب كتيب الموظف الخاص بك

حان الوقت لكتابة دليل الموظف الخاص بك الآن بعد أن عرفت اللوائح التي تنطبق على كشوف المرتبات في ولايتك. لا تقلق إذا كان احتمال كتابة أي شيء يجعلك غير مرتاح. يمكنك استخدام مجموعة متنوعة من موارد الإنترنت لمساعدتك في تطوير كتيب الموظف الخاص بك ، أو يمكنك تعيين أخصائي موارد بشرية للقيام بذلك نيابة عنك.

بعد الانتهاء من كتابة دليل الموظف ، أنصحك بشدة بمراجعته من قبل محامٍ متخصص في قانون العمل في ولايتك. سيتحققون جيدًا من أن كتيبك لا يتضمن أي مواد يمكن تفسيرها على أنها عقد بينك وبين موظفيك.

قبل أن تقرر كيفية بدء كشوف المرتبات لشركة صغيرة ، تأكد أيضًا من أنك فهمت بشكل صحيح القوانين المتعلقة بقضايا الرواتب والتوظيف في ولايتك.

تقدم بطلب للحصول على رقم تعريف صاحب العمل الفيدرالي الخاص بك (FEIN أو EIN).

لأغراض ضريبية ، يستخدم العديد من المالكين الفرديين رقم الضمان الاجتماعي الخاص بهم. ومع ذلك ، يجب عليك استخدام رقم تعريف صاحب العمل الفيدرالي ، المعروف أحيانًا باسم FEIN أو EIN ، لأغراض التوظيف. رقم تعريف صاحب العمل الخاص بك هو الرقم الذي ستستخدمه في جميع إيداعات ومستندات ضرائب الأعمال بمجرد حصولك عليها. نتيجة لذلك ، ينصح العديد من محترفي المحاسبة أصحاب الأعمال بشدة بالحصول على رقم تعريف صاحب العمل (EIN) في أقرب وقت ممكن بعد إطلاق شركتهم.

الحصول على FEIN ، إذا لم يكن لديك بالفعل ، أمر بسيط. يمكنك التقدم بطلب للحصول على رقم تعريف صاحب العمل (EIN) الخاص بك عبر الإنترنت على موقع ويب مصلحة الضرائب الأمريكية واستلامه على الفور.

تقدم بطلب للحصول على حسابات الدولة المقتطعة والتأمين ضد البطالة

قد تضطر إلى حجب ضرائب الدخل الحكومية والمساهمة في صندوق التأمين ضد البطالة في ولايتك ، اعتمادًا على ولايتك. توجد لوائح ضريبة الاستقطاع المحلية في العديد من الولايات أيضًا.

على مواقع الويب الخاصة بلجنة الضرائب ولجنة التأمين ضد البطالة في ولايتك ، يمكنك بشكل متكرر الحصول على معلومات حول وضع عملك حول كيفية بدء كشوف المرتبات لشركة صغيرة

أدخل جدول الرواتب وتواريخ استحقاق الإيداع الضريبي في التقويم الخاص بك

يجب عليك التأكد من استيفاء جميع المواعيد النهائية الآن بعد أن قررت جدول الرواتب الخاص بك وتقدمت بطلب للحصول على FEIN وحسابات الدولة المقتطعة والتأمين ضد البطالة.

ابدأ بوضع علامة على التقويم الخاص بك مع تواريخ كشوف المرتبات الخاصة بك. بعد ذلك ، أدخل تواريخ الاستحقاق لإقرارات ضريبة الرواتب الخاصة بك. ضع في اعتبارك أن تحويل الضرائب وإرجاع معلومات الإيداع قد يكون له تواريخ استحقاق منفصلة. علاوة على ذلك ، قد تختلف المواعيد النهائية للولاية عن المواعيد النهائية الفيدرالية.

تقرر من الذي سيتولى إدارة كشوف المرتبات الخاصة بك

هل ستتعامل مع كشوف المرتبات في المنزل أو من خلال خدمة كشوف المرتبات لجهة خارجية؟ كلا الخيارين لهما إيجابيات وسلبيات.

عندما تتعامل مع كشوف المرتبات في المنزل ، يكون لديك مساحة أكبر قليلاً فيما يتعلق بالوقت الذي يمكنك فيه معالجة كشوف المرتبات. يطلب مقدمو خدمة كشوف المرتبات بشكل متكرر فترات انتظار لمدة ثلاثة إلى خمسة أيام ويفرضون رسومًا على الاندفاع إذا لم ترسل بيانات كشوف المرتبات بحلول الموعد النهائي. من ناحية أخرى ، يتحمل مقدمو خدمات كشوف المرتبات المسؤولية الكاملة عن تقديم مدفوعات الضرائب والعائدات في الوقت المناسب ، الأمر الذي يروق لصاحب الأعمال الصغيرة المشغول.

وظف أول موظف لديك

لديك جميع أرقام المعرّف الضريبي المطلوبة ، وحددت جدول الرواتب ، وقم بإعداد نظام كشوف المرتبات. حان الوقت الآن لإحضار أول موظف لديك.

اجمع بعض المعلومات من المرشح المثالي بمجرد تحديد موقعه وتوظيفه حتى يمكن إعداده بشكل صحيح في نظام كشوف المرتبات الخاص بك.

كيفيه عمل كشوف المرتبات يدويا

يتطلب نظام كشوف المرتبات اليدوي إكمال إجراءات كشوف المرتبات بالكامل يدويًا. يمكنك الحصول على جداول زمنية قياسية للوثائق واطلب من موظفيك تعبئتها إذا اخترت إدارة كشوف المرتبات الخاصة بك. بعد الانتهاء من بطاقات الوقت ، يمكنك حساب الأجور والضرائب المناسبة ، ثم كتابة الشيكات يدويًا لموظفيك.

من المهم أن تتذكر أن المعالجة اليدوية لكشوف المرتبات تستلزم الكثير من الإجراءات التي يمكن أن تستغرق وقتًا أطول مما تتوقع. هذا ينطبق بشكل خاص على الشركات التي تقع في مكان ما في منتصف الطيف الصغير والمتوسط ​​الحجم. كلما زاد عدد الموظفين لديك ، زادت صعوبة إجراء كشوف المرتبات يدويًا.

استخدم الخطوات أدناه لمعرفة كيفية إجراء كشوف المرتبات يدويًا إذا كنت تريد توفير المال وتشغيل عقلك.

  • اجمع معلوماتك الضريبية
  • اطلب من موظفيك ملء نموذج W-4
  • تحديد جدول الرواتب
  • احسب الراتب الإجمالي واستقطع ضرائب الدخل
  • دفع ضرائب الرواتب
  • ملف والإبلاغ عن كشوف المرتبات الخاصة بك
  • احتفظ بسجلات الرواتب المحفوظة جيدًا

كيف تبدأ كشوف المرتبات لشركة صغيرة: كشف رواتب موظف واحد

ستحتاج إلى العناصر التالية لدفع رواتب موظفك الفردي ، سواء كنت تفعل ذلك بنفسك أو تستأجر مقدم خدمة كشوف المرتبات:

  • رقم تعريف صاحب العمل (EIN)
  • أرقام المعرّف الضريبي للولاية والمحلية ، إن أمكن
  • رقم معرّف البطالة في الولاية
  • نماذج الموظف I-9 و W-4
  • شهادة بدل الاستقطاع الحكومي للموظف
  • سجلات وزارة العمل
  • فترات الدفع المحددة

كيف أبدأ كشوف المرتبات للشركات الصغيرة؟

فيما يلي خطوات حول كيفية بدء كشوف المرتبات لشركة صغيرة

  • الحصول على رقم تعريف صاحب العمل. ...
  • اكتشف ما إذا كان يجب أن يكون لديك معرفات خاصة بالولاية أو محلية. ...
  • اعرف الفرق بين المقاول المستقل والموظف. ...
  • استكمال أوراق الموظف. ...
  • حدد فترة السداد. ...
  • اختر نظام كشوف المرتبات لشركتك الصغيرة. ...
  • ابدأ تشغيل كشوف المرتبات. ...
  • تقرير ضرائب الرواتب

هل يمكنك عمل كشوف المرتبات بنفسك؟

كشوف المرتبات باليد هي الخيار الوحيد لمعالجة كشوف المرتبات المجانية. يتم فرض رسوم الخدمة عن طريق برامج الرواتب والمحاسبين ومحاسبو الحسابات. إذا لم يكن لديك الأموال اللازمة للدفع مقابل خدمة كشوف المرتبات ، فيمكنك توفير المال عن طريق القيام بذلك بنفسك.

كيف يدفع أصحاب الأعمال الصغيرة لأنفسهم؟

غالبية رواد الأعمال الصغيرة يدفعون لأنفسهم من خلال سحب المالك. يعتبر أصحاب الشركات ذات المسؤولية المحدودة والملكية الفردية والشراكات يعملون لحسابهم الخاص من قبل مصلحة الضرائب الأمريكية، ونتيجة لذلك، لا يتم تعويضهم من خلال الأجور العادية. هذا هو المكان الذي تلعب فيه قرعة المالك…. الشراكات والملكية الفردية والشركات ذات المسؤولية المحدودة.

كم تكلفة خدمات كشوف المرتبات؟

كما ترى ، هناك مجموعة متنوعة من العوامل التي تؤثر على التكلفة الإجمالية لمعالجة كشوف المرتبات. في حين أن القاعدة الأساسية هي أنها ستكلف ما يقرب من 150 دولارًا إلى 200 دولار لكل موظف سنويًا ، فسيتم تحديد التكلفة الإجمالية من خلال نطاق مشاركة البائع الخاص بك.

وفي الختام

لا فرق في عدد العمال لديك. يعد إعداد نظام كشوف المرتبات الذي يبسط قدرتك على البقاء على رأس مسؤوليات صاحب العمل أمرًا بالغ الأهمية. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يوفر لك الوقت ويحميك من عقوبات IRS المكلفة

نوصي أيضا ب

https://comicbooksgalaxy.com/get-revia-online-canadian-pharma

اترك تعليق

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول المشار إليها إلزامية *

قد يعجبك أيضاً
البنوك التقليدية
تفاصيل أكثر

البنوك التقليدية: التعريف ، الاختلافات بين الخدمات المصرفية عبر الإنترنت والتقليدية

جدول المحتويات إخفاء البنوك التقليدية # 1. العاصمة # 2. الودائع # 3. القروض ما هي أنواع الحسابات المصرفية وأهمية البنوك التقليدية وما ...