لا داعي للذعر إذا كان التفكير في التعامل مع كشوف المرتبات لعملك يربكك. توجد عدة موارد لمساعدة المهتمين بتعلم كيفية التعامل مع Quickbooks كشوف المرتبات بأنفسهم يدويًا. ما يلي هو شرح مفصل لكل إجراء ، إلى جانب بعض النصائح حول أي واحد يمكن أن يكون أكثر فائدة لشركتك. ضع في اعتبارك أن المعلومات المقدمة هنا إعلامية بحتة. يرجى طلب المساعدة من خبير إذا كنت بحاجة إلى مساعدة.
كيفية معالجة كشوف المرتبات بنفسك
الإعداد هو نفسه تقريبًا بغض النظر عن الطريقة التي تختارها لإدارة كشوف المرتبات. للبدء ، يجب عليك الكشف عن معلومات حول عملك وموظفيها للسلطات الفيدرالية والمحلية. يعد إنشاء جدول الرواتب وتحديد المزايا التي يجب تقديمها أمرًا بالغ الأهمية أيضًا ، مثل الحصول على تأمين تعويض العمال وفتح حساب مصرفي للرواتب.
الخطوة 1. الحصول على رقم تعريف صاحب العمل.
يمكن التعرف على الأفراد من خلال رقم الضمان الاجتماعي الخاص بهم في نظر الحكومة. بالنسبة للشركات ، يُعرف هذا برقم تعريف التوظيف (EIN) أو رقم التعريف الضريبي الفيدرالي. من أجل تقديم ضرائب الرواتب ، ستحتاج شركتك إلى واحدة. الحصول على رقم تعريف صاحب العمل مجاني ويمكن إجراؤه عبر الإنترنت أو عن طريق البريد باستخدام نموذج SS-4 ، طلب رقم تعريف صاحب العمل. بمجرد الموافقة عليها ، تصبح دائمة ولا يمكن إلغاؤها.
الخطوة 2. احصل على رقم تعريف الشركة المحلي أو التابع للولاية.
تتطلب الولايات والبلديات التي تفرض ضرائب على الدخل من الشركات أن يكون لديها رقم هوية. تختلف عملية الحصول على واحدة ، لذا تحقق من المنظمة المناسبة في منطقتك للحصول على التفاصيل. بشكل عام ، يجب عليك أولاً الحصول على رقم تعريف صاحب عمل اتحادي لأن بعض الولايات قد تستخدم نفس الرقم لتحديد نشاطك التجاري.
علاوة على ذلك ، تطلب العديد من الولايات رقم معرف بطالة خاص بالولاية يختلف عن رقم ضريبة دخل الولاية. سيتم استخدام هذا الرقم لتقديم ضرائب البطالة نيابة عن موظفيك.
إذا كان عملك يقع في نيو مكسيكو أو واشنطن أو وايومنغ ، فستحتاج إلى رقم تعريف منفصل للتقدم بطلب للحصول على تأمين تعويض العمال.
الخطوه 3. اجمع وثائق الموظف
بمجرد قيامك بتدوين تفاصيل عملك ، سيحتاج موظفوك إلى ملء بعض الأوراق للوكالات الحكومية. عادة ما يتم إكمال غالبية هذه المستندات في اليوم الأول من العمل للتأجير الجديد:
نموذج التحقق من الأهلية للتوظيف I-9
يستخدم النموذج I-9 في الولايات المتحدة للتحقق من تحديد الهوية وتصريح العمل للأفراد العاملين في العمل.
شهادة حجب الموظف (نموذج W-4)
يجب على كل موظف تقديم نموذج W-4 لتحديد مقدار ضريبة الدخل الفيدرالية التي يجب حجبها من أجورهم. يحتوي على خطوات مختلفة لإدخال المعلومات الشخصية وحالة التسجيل ، ووظائف متعددة أو أزواج عمل ، ومُعالين مطالبين ، ومراجعات أخرى ، إذا لزم الأمر.
شهادات بدل الاستقطاع الحكومي
في معظم المناطق ، يجب عليك حجب ضرائب الدخل الحكومية والفيدرالية من أجور الموظفين. لهذا الغرض ، سيحتاج موظفوك إلى تقديم شهادة استقطاع للولاية أو نموذج IRS W-4. لا تفرض ضريبة على الأجور في ألاسكا وفلوريدا ونيفادا ونيوهامبشاير وساوث داكوتا وتينيسي وتكساس وواشنطن ووايومنغ.
إلى جانب استكمال الأوراق الحكومية ، يجب على موظفيك تزويدك بعناوين منازلهم وأرقام الضمان الاجتماعي الخاصة بهم حتى تتمكن من إعداد وتقديم نموذج W-2 السنوي والأجور وبيان الضرائب. وإذا قدمت مزايا ، فستحتاج إلى اختياراتهم لإجراء الخصومات المناسبة من كشوف المرتبات.
الخطوة رقم 4. حدد فترات الدفع
عندما يتعلق الأمر بجداول الرواتب ، فإن الاحتمالات الأكثر شيوعًا هي أسبوعية ونصف شهرية ونصف شهرية وشهرية. ومع ذلك ، قد لا يكون لديك سيطرة كاملة لأن بعض الولايات القضائية تتطلب ترددات دفع مختلفة لأنواع مختلفة من الموظفين أو أصحاب العمل أو الظروف.
على سبيل المثال ، قد تتطلب الأعمال التجارية في الصناعة التحويلية أو تلك التي تغطيها اتفاقية المفاوضة الجماعية جدول دفع أكثر تكرارا من بند الولاية القضائية العامة. تحدد هذه اللوائح عادة مدى سرعة دفع أجور الموظفين بعد انتهاء شهر الدفع.
ضع في اعتبارك أنه كلما زاد عدد مرات تشغيل كشوف المرتبات ، زادت رسوم المحاسبة والمعالجة التي ستتحملها. نسعى جاهدين لتحقيق التوازن بين الفعالية من حيث التكلفة والراحة مع الالتزام بالقيود القضائية.
الراتب الأسبوعي
الأجر الأسبوعي يناسب وظائف العمالة اليدوية ذات الدخل المنخفض وهو شائع في صناعات التصنيع والبناء والمطاعم. يجب أن يتم دفع أجور هؤلاء العمال بشكل متكرر من أجل الوفاء بنفقات معيشتهم.
راتب نصف شهري
نظرًا لأن العمل الإضافي يتم تحصيله عادةً من أسبوع العمل ، فقد تكون طريقة الدفع هذه هي الأفضل للعاملين بالساعة. يتم تعويض موظفي التجزئة في بعض الأحيان بهذه الطريقة.
الراتب نصف الشهري
كثيرًا ما يختار الموظفون الذين يتقاضون رواتب أجرًا نصف شهريًا لأنه ثابت ويمكن التنبؤ به من حيث التدفق النقدي. يستخدم نموذج الدفع هذا في العديد من المجالات ، بما في ذلك التمويل والرعاية الصحية.
راتب شهري
الراتب الشهري هو الخيار الأقل كلفة في كشوف المرتبات لأنه تتم معالجته بشكل أقل تكرارًا ، وعادة ما يكون محجوزًا للمديرين التنفيذيين ذوي الدخل المرتفع.
الخطوة رقم 5. الحصول على تأمين تعويض العمال.
تعويض العمال هو برنامج تنظمه الدولة يعوض الموظفين عن الرعاية الطبية وإعادة التأهيل وجزء من الأجور المفقودة إذا مرضوا أو أصيبوا أثناء العمل. بالإضافة إلى ذلك ، قد يكون المُعالون مؤهلين للحصول على مزايا إذا مات الموظف نتيجة لحادث متعلق بالعمل.
حتى لو كان لديك موظف واحد فقط ، يجب أن تحمل تأمين تعويض العمال في أقسام مختلفة من الدولة. يمكن الحصول على السياسات من شركات التأمين الخاصة أو الدولة أو كليهما.
لا يتم سحب تعويض العمال من كشوف المرتبات ، ولكن يجب عليك تقديم تقارير إلى ولايتك إذا تم تقديم مطالبة.
الخطوة رقم 6. تزويد الموظفين بمزايا اختيارية.
يمكن لمزايا مثل التأمين الصحي والعناية بالأسنان والتأمين على الحياة وبرامج التقاعد أن تجعل عملك جذابًا للموظفين. عادة ما يساهم الموظفون بحصة من التكلفة ، والتي يتم خصمها من رواتبهم. ما مقدار ما يتم تحديده من خلال أنواع الخطط التي تقدمها ودرجة التغطية التي يختارها الفرد؟ قد يتم توفير بعض المزايا ، مثل تلك المقدمة في إطار خطة الكافتيريا التي تفي بالمتطلبات واللوائح المحددة لقسم قانون الإيرادات الداخلية 125 ، على أساس ما قبل الضريبة. البعض الآخر ، مثل خطط التقاعد التابعة لـ Roth IRA ، يتم خصمها بعد الضرائب.
الخطوة رقم 7. إنشاء حساب مصرفي للرواتب.
تختار العديد من الشركات فتح حساب مصرفي منفصل عن حسابها التجاري فقط لأغراض الرواتب. إذا قمت بذلك ، فما عليك سوى استخدام هذا الحساب لدفع رواتب الموظفين وتلبية متطلبات الضرائب. ستتمكن من الاحتفاظ بسجلات أكثر دقة لمعاملات كشوف المرتبات نتيجة لذلك.
كيف تفعل كشوف المرتبات مع Quickbooks للشركات الصغيرة
بعد إعداد كشوف المرتبات والخدمات المصرفية وتتبع وقت الموظف في QuickBooks للشركات الصغيرة ، تشغيل كشوف المرتبات في غاية السهولة. اتبع التعليمات أدناه لإجراء ودفع رواتب موظفيك قبل فترة الدفع التالية.
# 1. انتقل إلى كشوف المرتبات في Quickbooks
للبدء ، انقر فوق "الموظفون" في الجزء العلوي الأيسر من الشاشة ، ثم "مركز كشوف المرتبات" ، وأخيرًا "دفع الموظفين". يجب أن يؤدي تشغيل QuickBooks Desktop Pro لأول مرة إلى شاشة الترحيب هذه.
# 2. اختر نوع كشوف المرتبات للتشغيل
قبل أن تتمكن من البدء في إدخال معلومات كشوف المرتبات الخاصة بك ، ستحتاج إلى اختيار ما إذا كنت تريد إجراء كشوف رواتب غير مجدولة أو كشوف رواتب مخطط لها ، كما هو موضح في الصورة التالية. عندما تبدأ عملية غير مخطط لها ، سيتم نقلك مباشرة إلى الشاشة الموضحة في الخطوة 3.
ستحتاج إلى تعيين عمال معينين لجدول زمني قبل أن تتمكن من الانتقال إلى الخطوة 3 والبدء في معالجة كشوف المرتبات المجدولة يدويًا. للوصول إلى هذه الميزة ، انقر فوق ارتباط "الموظفون" الموجود في الزاوية اليسرى العلوية للصورة. لتعيين موظف لجدول دفع معين ، انقر فوق اسمه ، ثم حدد صفحة "معلومات الرواتب" وأخيراً القائمة المنسدلة "جدول الرواتب".
# 3. أدخل معلومات كشوف المرتبات
ابدأ بإدخال تاريخ انتهاء فترة الدفع والتحقق ، ثم قم بملء أي معلومات إضافية عن كشوف المرتبات يجب إدخالها. يمكن الدفع للموظفين من أي حساب بنكي تحدده (سيُظهر لك QB رصيد الحساب الحالي). اتخذ قرارًا بشأن ما إذا كنت ستستخدم QuickBooks لطباعة الشيكات أو كتابتها يدويًا.
يعد اختيار الموظفين الذين سيتقاضون رواتبهم ومراجعة ساعات عملهم لضمان الدقة أمرًا بالغ الأهمية عند إدخال البيانات. طالما تم منح كل موظف فترة راتب محددة ، يمكنك اختيار أي عدد تريده. عندما تكون جاهزًا ، حدد "متابعة".
# 4. مراجعة وإنشاء شيكات الرواتب
الخطوة التالية هي إعادة التحقق من البيانات للتأكد من دقتها. على اليسار ، تحت عنوان "معلومات كشوف المرتبات" ، ستفصل QuickBooks عدد شيكات الرواتب التي سيتم توزيعها. إجمالي الراتب، والضرائب ، والخصم ، وصافي الأجر ، ومساهمات ضرائب صاحب العمل ، وساعات العمل ، والأموال المودعة ستتم إضافتها لفترة الدفع.
# 5. تأكيد كشوف المرتبات
تهاني! تهانينا! تمت معالجة كشوف المرتبات في QuickBooks Desktop Pro. بالإضافة إلى ذلك ، سيتم عرض جميع شيكات الراتب التي تمت معالجتها وقابلة للطباعة وقابلة للإيداع هنا.
يمكن طباعة الشيكات من هنا ، ويمكن إرسالها لمعالجة الإيداع المباشر ، وبعد ذلك يمكن طباعة قسائم الدفع. تحقق من QuickBooks Payroll Help Centers أو اتصل بدعم QuickBooks للرواتب إذا كنت بحاجة إلى مساعدة.
كيفية عمل كشوف المرتبات يدويًا للأعمال الصغيرة
يقوم أرباب العمل بخصم ضرائب الرواتب ، والتي تشمل الضرائب الفيدرالية والولائية والمحلية يدويًا ، من رواتب الموظفين. ضريبة الدخل ، قابلة للإيداع الضمان الاجتماعي، و Medicare كلها جزء من هذه. أكثر من ذلك ، فإن معرفة معدلات الضرائب الحالية أمر ضروري لتحديد التزاماتك الضريبية بدقة. في عام 2020 ، على سبيل المثال ، سيكون معدل ضريبة الضمان الاجتماعي 6.2٪ ومعدل ضريبة الرعاية الطبية 1.45٪. سيتم إنشاء مجموعة جديدة من النسب المئوية كل عام.
يعد إجراء الإيداعات في الوقت المناسب طريقة مؤكدة للحفاظ على محتوى القوى العاملة لديك. تأكد من اكتمال حساباتك في الوقت المناسب لدفع رواتب جميع موظفيك في نفس التاريخ ، سواء كنت تريد القيام بذلك من خلال الإيداع المباشر أو عن طريق طباعة الشيكات الورقية وتوزيعها.
الإيداع المباشر هو الطريقة الأكثر شيوعًا لدفع أجور الموظفين ، ولكنه يتطلب من كل عامل تقديم معلومات حسابه والموافقة على الإيداعات المباشرة. يجب عليك أيضًا مراجعة مؤسستك المالية لمعرفة إرشاداتها الخاصة بالإيداعات التي تتم مباشرةً في حسابك.
عند معالجة كشوف المرتبات يدويًا ، يستخدم معظم الأشخاص جدول بيانات لتتبع إجمالي رواتب الموظفين وصافي الأجر والخصومات. هذا يسهل حفظ السجلات ويسهل التدقيق قبل الرواتب.
ما هي عملية كشوف المرتبات؟
تجهيز كشوف المرتبات يستلزم تقديم تعويضات نقدية للعمال. يجب تحديد إجمالي الأجور ، ويجب إجراء الخصومات ، ويجب تقديم ضرائب الرواتب ، ويجب توزيع المدفوعات يدويًا. في حين أنه من الممكن تنفيذ هذه المهام يدويًا ، فإن القيام بذلك من خلال نظام آلي من المحتمل أن يؤدي إلى مزيد من الدقة والكفاءة ، وكذلك ضمان التزامك بقواعد معينة.
هل من الصعب معرفة كيف تقوم بعمل كشوف المرتبات؟
قد يكون إكمال كشوف المرتبات الخاصة بك لأول مرة مهمة مخيفة للغاية. أيضًا ، هناك الكثير من الأمور التي يمكن أن تسوء ، وإذا ارتكبت خطأ فقد تكون له عواقب وخيمة عليك ، وموظفيك ، وحتى مع خدمة الإيرادات الداخلية (IRS). يقع على عاتقك مسؤولية الإشراف على التوزيع المناسب للأموال.
ما هو أفضل برنامج كشوف المرتبات؟
Gusto هو الخيار الأفضل في كل مكان بسبب هيكل التسعير المدروس جيدًا ، والذي يتضمن ثلاثة مستويات للشركات الصغيرة والمتوسطة التي تحتاج إلى كشوف المرتبات بالإضافة إلى بعض خدمات الموارد البشرية (HR). خدمات كشوف المرتبات الآلية المضمنة في كل خطة شاملة وقد تلبي احتياجات مجموعة متنوعة من الأعمال يدويًا.
على غرار الأنظمة الأخرى ، ذوق يمنحك خيار الدفع لموظفيك عن طريق الإيداع المباشر أو الشيكات الورقية. إنه يحتفظ بعلامات تبويب وملفات ضرائب لك على المستوى الفيدرالي والولائي والمحلي. ما يميز Gusto هو أنه يحسن خططه عند الترقية إلى مستويات أعلى.
بدلاً من إلغاء الإيداع المباشر للخطة الأرخص ، يجعل Gusto في الواقع الأمر أكثر ملاءمة كلما كانت خطتك باهظة الثمن. على سبيل المثال ، يصل وقت مقاصة الإيداع المباشر لأرخص خطة إلى أربعة أيام ، لكن وقت مقاصة الإيداع المباشر لأغلى خطة هو يوم واحد فقط.
هل العمل في كشوف المرتبات مرهق؟
إن ضغوط معالجة كشوف المرتبات حقيقية. تتضمن بعض أسباب التوتر الاضطرار إلى الوفاء بالمواعيد النهائية لكشوف المرتبات والتكاليف الكبيرة المرتبطة بارتكاب الأخطاء. كشوف المرتبات قد لا يضغط شخص ما باستمرار على الكتبة وقد لا يتم الضغط عليه باستمرار للوقت ، لكنهم مع ذلك يواجهون مواقف مرهقة.
نظرًا لأن كشوف المرتبات تؤثر على رواتب الجميع ، فإن مجرد التفكير فيها يمكن أن يكون مزعجًا للأعصاب. وفوق كل ذلك ، تعتبر كشوف المرتبات عملية معقدة وتستغرق وقتًا طويلاً عملية تجارية.
من المهم أيضًا معرفة كيفية استخدام النظام. هناك الكثير من الأجزاء المتحركة ، وإذا ارتكبت خطأً ، فقد يكون لذلك عواقب وخيمة عليك وعلى عملك وموظفيك ، ناهيك عن إمكانية تكبد غرامات من دائرة الإيرادات الداخلية.
ما هي معادلة حساب الرواتب؟
أنت تحدد راتبه بناءً على سعر الساعة وتكرار فترة الدفع. تبدو الرياضيات على هذا النحو بالنسبة لعامل بدوام كامل يتقاضى أجرًا كل أسبوعين بسعر 11 دولارًا للساعة: 40 ساعة مضروبة في أسبوعين تساوي 2 ساعة ، والتي ، مضروبة في 80 دولارًا في الساعة ، تساوي 11 دولارًا. (إجمالي الأجر العادي).
الأخطاء الشائعة في الرواتب
أتمتة كشوف المرتبات هي الطريقة الأكثر فعالية لتقليل أخطاء كشوف المرتبات. في غضون ذلك ، يمكنك توفير المال والوقت عن طريق تجنب الأخطاء النموذجية التالية في كشوف المرتبات:
# 1. حالة الموظف الخطأ
قد يواجه العمال الذين يتم تصنيفهم بشكل خاطئ كمقاولين مستقلين عندما يكونون موظفين في الواقع عقوبات.
# 2. سجلات الرواتب مع وجود أخطاء
طول الوقت الذي يجب أن تحافظ فيه على بيانات كشوف المرتبات هو أمر مفروض من قبل كل من الحكومة الفيدرالية وحكومات الولايات. قبل إتلاف الوثائق ، افهم ما هو متوقع من شركتك.
# 3. مدفوعات الضرائب المتأخرة
لتجنب التقديمات المتأخرة ، استخدم تقويم كشوف المرتبات لتتبع تواريخ الدفع وإنشاء تذكيرات بالمواعيد النهائية للضرائب.
# 4. الزينة التي تمت معالجتها بشكل غير صحيح
قد تواجه غرامة إذا فشلت في خصم الزينة أو حجبها بشكل غير صحيح.
# 5. الدخل الخاضع للضريبة المبلغ عنه ناقص
إذا قدمت خيارات الأسهم أو خصومات الموظفين ، فيجب عليك إخطار الحكومة.
# 6. سرقة الرواتب
لتجنب عمليات التصيد الاحتيالي في كشوف المرتبات ، يجب إجراء تحديثات الحسابات المصرفية للموظفين ونماذج W-4 شخصيًا وليس عبر البريد الإلكتروني.
الأسئلة المتكررة
هل من الصعب تعلم كشوف المرتبات؟
قد يكون الأمر مخيفًا للغاية أن تتعلم كيف تتعامل مع كشوف المرتبات بنفسك. إذا قمت بخطأ ما ، فقد يكون لذلك عواقب وخيمة عليك ، وموظفيك ، وحتى دائرة الإيرادات الداخلية (IRS).
ما هو جدول الرواتب في Excel؟
تعمل صيغ كشوف المرتبات في Excel على تبسيط عملية تحديد القيم المتكررة كساعات العمل واستقطاع الضرائب ودفع الإجازة.
ما هي المهام الرئيسية لكشوف المرتبات؟
تتمثل مهمة موظف كشوف المرتبات في معرفة المبلغ الذي يتقاضاه كل موظف ، وتحديث قواعد البيانات الداخلية لدينا ، والتأكد من سداد المدفوعات في الوقت المحدد.
مقالات ذات صلة
- 17 أفضل أنظمة PAYROLL للأعمال الصغيرة لعام 2022 ، مُحدَّثة !!!
- برامج كشوف المرتبات للشركات الصغيرة: أفضل 5 برامج كشوف رواتب مجانية
- تقرير الرواتب: دليل مفصل لتقرير الرواتب
الرقم المرجعي
