هل سبق لك الخلط بينك وبين تعيين محاسب أم لا؟ أو ربما لا تعرف ما يمكن أن يفعله كاتب الحسابات لعملك. إذا كان الأمر كذلك ، فأنت في المكان الصحيح. ستناقش هذه المقالة ما يعنيه تعيين محاسب ، وفوائد تعيين واحد ، وأسئلة المقابلة التي يمكنك طرحها عندما تقرر تعيين واحد ، وكل ما يجب أن تعرفه بشكل أساسي.
من هو محاسب؟
كاتب الحسابات هو عضو في مهنة المحاسبة وهو مسؤول بشكل أساسي عن الاحتفاظ بسجل دقيق لجميع المبيعات والمشتريات والأنشطة المالية الأخرى. اعتمادًا على تفضيلات وإجراءات مختلف المؤسسات أو الأفراد ، يمكن أن تكون هناك اختلافات كبيرة في نوع المعاملات التي يتم المحاسبة عنها وكيفية تسجيلها.
يقوم المحاسبون والمحاسبون بأشياء مختلفة ولديهم وظائف مختلفة ، على الرغم من استخدام عناوينهم في بعض الأحيان بالتبادل. بمعنى ما ، يكون المحاسبون في الخطوط الأمامية لأنهم يتتبعون التدفقات اليومية للأموال الداخلة والخارجة للمؤسسة.
لإنتاج التقارير وتحديد الاتجاهات المهمة وإجراء التقديرات ، يستخدم المحاسبون مسار أمين سجل البيانات للتركيز على الصورة الأكبر.
التعاقد مع محاسب
لا يقوم غالبية أصحاب الأعمال الصغيرة بإجراءات مسك الدفاتر الكافية. يعد اختيار كيفية الحفاظ على الحسابات المالية للشركة وإدارتها أحد أهم القرارات المالية التي يمكن أن تتخذها الشركات الصغيرة.
دور كاتب الحسابات هو المساعدة في تسجيل المعاملات التجارية اليومية. في شركة صغيرة ، تكون مسؤوليات كاتب الحسابات أكثر تنوعًا.
كما أنهم يديرون إنشاء وإدارة ومراجعة العمليات التجارية الداخلية ، وتتبع المدفوعات والمشتريات والإيصالات والمبيعات ، وتجميع وتسجيل البيانات المالية يوميًا ، وتخزينها بطريقة موحدة بحيث يمكن للمحاسبين الوصول إليها أيضًا.
التعاقد مع محاسب للأعمال الصغيرة
يحتاج عملك الصغير بالتأكيد إلى محاسب ، كما ذكرت سابقًا ، وإليك السبب.
# 1. محاسب يعرف كل شيء عن أرقامك.
إذا كنت تقوم بإعداد كتبك ، فيجب أن تكون على دراية بأرباحك وخسائرك (P&L) وغيرها من البيانات ، والتي عادة لا تكون ممكنة دائمًا لأنك لا تمتلك مجموعة المهارات هذه. من ناحية أخرى ، قد يكون كاتب الحسابات قادرًا على مساعدتك في معرفة ما يحدث بأي أرقام غريبة دون ضغوط ولماذا.
# 2. خالية من الصداع الإيداع الضريبي.
هذا مطلب قانوني ومهمة يجب على كل صاحب عمل صغير القيام بها. سيهتم كاتب الحسابات بصندوق الضرائب الخاص بك ويقوم بالأعمال الورقية نيابة عنك. سوف يعطونك أيضًا الأرقام ويملأون النماذج والملفات اللازمة. لا مزيد من الاستيقاظ في ساعات غريبة للعمل على أجهزة الكمبيوتر أو إكمال الأعمال الورقية أو التسرع في الوفاء بالمواعيد النهائية.
# 3. إنها تسمح لك بالتركيز على مهام العمل الأساسية الأخرى من خلال توفير الوقت.
يمكن أن يكون مسك الدفاتر مملاً ومتكررًا ومنهجيًا لشخص يفضل إدارة شركة على الاحتفاظ بالكتب.
# 4. أنها تساعد في تحسين كفاءة الفواتير الخاصة بك.
يمكنك إصدار فاتورة أكثر نجاحًا وسرعة إذا حصلت على كتبك في شكل أفضل. ستقصر مدة دورة الفواتير الخاصة بك وستحصل على أموال بسرعة أكبر سواء كان كاتب الحسابات الخاص بك ينشئ لك نظامًا آليًا أو يتعامل مع الفواتير اليدوية.
فوائد التعاقد مع محاسب
# 1. باستخدام المحاسبين ، يمكنك التركيز على شركتك ورفاهيتك.
يمكنك بسهولة الاستعانة بمصادر خارجية للعديد من المهام المتعلقة بالعمل ، ولكن يجب أن يكون شغفك ورؤيتك خاصة بك. يمكنك تخصيص المزيد من الوقت للأنشطة التي ستساعد عملك على التوسع إذا قمت بتفويض إدارة شؤونك المالية إلى محاسب.
# 2. المحاسبين تجنب الأخطاء
الأخطاء باهظة الثمن ، بغض النظر عن مدى براءتها. بالإضافة إلى تسجيل بيانات غير صحيحة ، فإنك تخاطر بالتعرض للقبض على ATO ودفع ضرائب أكثر من اللازم إذا لم تبلغ عن أي دخل أو نفقات. بشكل أساسي ، يقوم كاتب الحسابات بإدخال جميع الأرقام والفواتير والإيصالات والفواتير بدقة في برنامج المحاسبة الخاص بك.
# 3. يحافظ موظفو الحسابات على تحديث السجل الخاص بك
التدفق النقدي هو أحد أهم جوانب إدارة شركة ناجحة. إذا لم يكن لديك حق الوصول إلى بياناتك المالية ، فيجب عليك إجراء تخمينات مستنيرة حول ما إذا كان بإمكانك تحمل تكاليف توسيع شركتك. محاسب أكثر نشاطًا في إدارة التدفق النقدي الخاص بك ، بينما يقدم المحاسب التوجيه الاستراتيجي ويتعامل مع الإقرارات الضريبية الخاصة بك.
# 4. توظيف محاسب ميسور التكلفة وقابل للتطوير.
عادةً ما تكون تكلفة الاستعانة بمصادر خارجية لمسك الدفاتر أقل من إدارتها بنفسك ، اعتمادًا على حجم شركتك ونطاقها وطبيعتها. نظرًا لأن مسؤوليتهم الأساسية هي التعامل مع أموالك والحفاظ على سجلاتك منظمة ومتوافقة ، فإن محاسب خارجي لا يشتت انتباهه عن تقلبات عملك.
# 5. إرشاد
محاسبك على دراية بوضعك المالي ويساعدك في الاحتفاظ بالسجلات المناسبة. إنها تساعد في تقييم كيفية اتخاذ خيارات العمل الحاسمة ، مثل ما إذا كنت تريد التوسع ومتى يتم كبح جماح الأمور. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنهم مساعدتك في التعرف على الاتجاهات في قطاعك واغتنام إمكانياتك هناك.
ما الذي تبحث عنه عند التعاقد مع محاسب
قد يكون توظيف محاسب. لكن قد يكون الإجراء أقل ترويعًا إذا كنت تعرف الصفات التي يجب البحث عنها. خمس خصائص مهمة للبحث عنها في محاسب مذكورة أدناه:
# 1. على دراية بالتكنولوجيا
لإدارة كتبك ، أصبحت البرامج أكثر أهمية. على سبيل المثال ، قد يؤدي تعلم استخدام QuickBooks بشكل صحيح الآن إلى توفير الوقت والمال لاحقًا. على الرغم من أن العديد من المحاسبين قد يزعمون أنهم على دراية ببرنامج المحاسبة الذي تستخدمه ، يجب أن يكونوا ماهرين في استخدام جميع ميزاته.
# 2. المنطق والتركيز على المستقبل
يجب أن يكون بإمكان أصحاب الحسابات دراسة بيانات وتقارير مالية محددة وربط تلك البيانات بشركتك. ضع في اعتبارك دائمًا مواقف "ماذا لو" عند التخطيط. على سبيل المثال ، قد يكون كاتب الحسابات الممتاز قادرًا على تحديد مكان يمكن لشركتك فيه توفير التكاليف والاستفادة بشكل أفضل من مواردها.
# 3. يجب أن يكون العمل ممتعًا
تأكد من أن الشخص الذي توظفه يحب التعامل مع الإحصائيات. عادة ما يتدهور أداء العمال إذا كانوا غير راضين عن مسار حياتهم المهنية. بالإضافة إلى ذلك ، قد يعتبر الناس وظائف مسك الدفاتر وسيلة قصيرة الأجل لتحقيق أهدافهم. يجب على أصحاب العمل البحث عن محاسب طويل الأجل يمكن الاعتماد عليه لأنهم يتعاملون مع المعلومات الحساسة يوميًا.
# 4. مكرسة للتفاصيل
يجب أن يكون كاتب الحسابات المحترف دقيقًا وأن يولي اهتمامًا وثيقًا لكل شيء. على سبيل المثال ، يجب أن يكون كاتب الحسابات الخاص بك قادرًا على تتبع العميل وشروط البيع والطريقة المناسبة لتسجيل البيع وتوثيقه متى قمت بإجراء عملية البيع.
# 5. لديه معرفة عملية بالضرائب.
على الرغم من أن المحاسبين لا يحتاجون إلى معرفة كل كلمة من قانون الإيرادات الداخلية ، إلا أنه سيكون مفيدًا. على سبيل المثال ، يجب أن يفهموا الفرق بين بيان الدخل والميزانية العمومية.
توظيف سؤال مقابلة محاسب
# 1. ما الذي يستلزمه عمل مسك الدفاتر بالضبط؟
على الرغم من أن الإجابة على هذا السؤال قد تبدو مباشرة ، إلا أن خدمات المحاسبين تختلف اختلافًا كبيرًا. ستتغير احتياجاتك أيضًا بناءً على قدراتك الشخصية وحجم العمل الذي يقوم به محاسبك.
يتولى بعض المحاسبين مسؤولية المحاسبة الإدارية ويمكنهم الاطلاع على الأرقام المالية ، بينما لا يمكن للآخرين إدخال البيانات إلا.
# 2. هل هم معتمدون ومسجلون؟
قد يكون بعض المحاسبين حاصلين على شهادة في المحاسبة أو دبلوم أو حتى محاسبين قانونيين أو محاسبين قانونيين.
اعتمادًا على البلد ، تنطبق مؤهلات ومتطلبات تسجيل مختلفة. تأكد من معرفة بيانات اعتماد كاتب الحسابات الخاص بك وما إذا كان مصرحًا له بالحضور.
# 3. ما درجة الخبرة التي يمتلكونها؟
يجب أن يتعامل كاتب الحسابات مع أموالك بشكل صحيح وأن يتحدث إليك بطريقة لا تستغرق الكثير من الوقت. لا تريد إنفاق المزيد لحل مشكلة في نهاية السنة المالية.
يجب على كاتب الحسابات المحترف أن يضع مجموعة من الإجراءات المالية التي يتبعونها دائمًا لضمان التعامل مع المعاملات بشكل صحيح.
# 4. من حيث الأطر الزمنية للتسليم ورد الفعل ، ما الذي يمكنك توقعه؟
حقيقة أن المحاسبين أحيانًا يستغرقون بعض الوقت للرد على رسائل البريد الإلكتروني ولا يقومون دائمًا بعملهم في الوقت المحدد هو مصدر قلق كبير لهم. اكتشف ما يمكنك توقعه منهم كل أسبوع أو شهر ومدى السرعة التي يمكنك توقعها من خلالها للرد على أسئلتك.
# 5. ما مدى ضليعهم في عملك؟
سيحدث منحنى تعليمي كبير إذا كان كاتب الحسابات الخاص بك غير مألوف بشركات التجارة الإلكترونية.
اسألهم عما إذا كان لديهم أي عملاء آخرين للتجارة الإلكترونية (في الماضي أو الحاضر) ، ثم اطلب منهم أن يقدموا لك بعض الأمثلة على مشاكل مسك الدفاتر النموذجية في عملك وكيف سيتعاملون معها.
هل التعاقد مع محاسب يستحق كل هذا العناء؟
نعم ، على الرغم من أنك قد تعتقد أنه يمكنك توفير المال عن طريق القيام بكل شيء بنفسك ، فإن التعاقد مع محاسب محترف سيؤدي حقًا إلى تحقيق وفورات أكبر. ويرجع ذلك إلى انخفاض احتمالية حدوث خطأ بشري ، والجهل ، وعدم الالتزام بالمواعيد النهائية لتقديم الضرائب والمدفوعات ، فضلاً عن التأخير في حسابات القبض.
كم يجب أن تدفع لشخص ما للقيام بمسك الدفاتر؟
اعتمادًا على حجم المعاملات وتعقيد الخدمات المطلوبة ، يتراوح متوسط التكلفة الشهرية للاستعانة بمصادر خارجية لاحتياجات مسك الدفاتر بين 500 دولار و 2,500 دولار.
هل محاسب أرخص من محاسب؟
نعم ، بشكل عام ، فواتير المحاسبين أقل من المحاسبين مقابل خدماتهم.
كيف اعرف اذا كنت بحاجة الى محاسب؟
سيكون من المفيد أن يكون لديك محاسب عندما:
- لا يمكنك التركيز على المجالات الأخرى لشركتك ، مثل البيع ، والإنشاء ، والتوسع ، لأنك مشغول جدًا في تصنيف المعاملات.
- لم ترسل بعد فواتير العميل أو تحصيلها من حسابات القبض.
- ليس لديك نظام أو قاعدة بيانات لتتبع فواتيرك وإيصالاتك.
هل أحتاج إلى محاسب أو محاسب؟
من المحتمل أن تتحدث معظم الشركات الشابة مع محاسب في وقت ما ، لكنهم لن يوظفوا واحدًا حتى يصبحوا أكبر قليلاً. لذلك ، على الرغم من أن محاسبًا سيكون ضروريًا من البداية ، إلا أن المحاسب قد لا يكون كذلك ، وستحتاج في النهاية إلى تعيين واحد.
عند اختيار محاسب ، ما هي الجودة الأساسية التي تحتاج إلى التحقق منها؟
يجب أن تكون موازنة الحساب الفوري واكتشاف الأخطاء من المهارات التي يمتلكونها. يجب أن يكونوا قادرين على إنتاج تقارير مالية دقيقة ودقيقة وموجزة في الوقت المناسب. يجب أن يفهم كاتب الحسابات أيضًا الاستخدام الصحيح للائتمان أثناء التدفق النقدي المنخفض.
ما هي أهمية قيام طرف ثالث بمسك الدفاتر؟
مزايا التعاقد مع محترف للتعامل مع مسك الدفاتر الخاصة بك عديدة. يحتل الحفاظ على سلامة كتبك المرتبة الأولى بين هذه المزايا.
وفي الختام
ناقش هذا المقال بنجاح ما يعنيه تعيين محاسب وبعض الأشياء الأخرى التي يجب أن تعرفها. آمل أن تكون هذه المقالة مفيدة.
- كيفية تقديم ضرائب الملكية الفردية: دليل مفصل
- دليل تفصيلي حول كيفية استخدام الكتب السريعة عبر الإنترنت
- أفضل 10+ أنظمة حجز الكتب للشركات الصغيرة لعام 2022
- دورة المحاسبة: الخطوات والمثال والأهمية.
- ما هو بيان الربح والخسارة: دليل إرشادي حول كيفية إعداده
مراجع حسابات
