الوقت الذي تقضيه في مسك الدفاتر هو الوقت الذي قد يكون من الأفضل إنفاقه على جمع الأموال ، والدعوة ، وتشكيل شراكات لمؤسسة غير ربحية. لكن المحاسبة ومسك الدفاتر لا تزال ضرورية لنجاح أي منظمة. على الرغم من أنك قد تكون بطلاً لقضية مؤسستك ، فقد تكون أنت وموظفيك أصفارًا وأخرى عندما يتعلق الأمر بفهم كيفية إدارة الشؤون المالية للمنظمات غير الربحية بشكل صحيح. بشكل عام ، تستخدم المنظمات غير الربحية نفس أنشطة مسك الدفاتر ومفاهيم المحاسبة مثل المؤسسات الربحية عندما يتعلق الأمر بتسجيل وتتبع وتحليل المعاملات المالية. تخبرك هذه المقالة بالمزيد حول ما تحتاج إلى فهمه حول مسك الدفاتر للمنظمات غير الربحية.
ما هو مسك الدفاتر لغير الربح؟
يستلزم مسك الدفاتر لمؤسسة غير ربحية إدخال البيانات المالية وتصنيفها وتنظيمها بهدف إنشاء سجلات مالية دقيقة.
من أجل الحفاظ على حالة الإعفاء الضريبي مع خدمة الإيرادات الداخلية (IRS) واتباع مبادئ المحاسبة المقبولة عموماً ، يجب على المؤسسة غير الربحية الاحتفاظ بسجلات مالية مفصلة ودقيقة. لتحقيق هذا الهدف ، من الضروري حفظ السجلات بدقة.
ماذا يفعل كاتب الحسابات لغير الهادفة للربح؟
تتمثل الأهداف الرئيسية للمحاسبة غير الربحية في المساءلة والشفافية ، ولا يمكن تحقيق ذلك إلا من خلال التسجيل الدقيق وفي الوقت المناسب لجميع النفقات والإيرادات والمعاملات المالية. تشمل واجبات محاسب في المنظمات غير الربحية في الغالب ما يلي:
- اعتني بالإيصالات الواردة واحفظها بأمان.
- إجراء إدخال البيانات للحفاظ على دقة دفتر الأستاذ العام.
- احتفظ بدفتر الأستاذ لدخلك ونفقاتك.
- لتتبع وتسجيل التحويلات المالية والودائع
- توزيع الدخل والتكاليف على الحسابات المخصصة.
كيف تحتفظ بالكتب لمؤسسة صغيرة غير ربحية؟
من الممارسات الشائعة لمنظمات غير ربحية انتخاب أمين صندوق أو مدير مالي مسؤول عن الإشراف على جميع الأمور المالية مثل مسك الدفاتر. بالإضافة إلى ذلك ، يتطلب أمين الصندوق المختص موارد معينة. لن يؤدي إجراء عمليات شراء نقدًا والاحتفاظ بالسجلات في صندوق أحذية إلى قطعها. فيما يلي طرق بسيطة حول كيفية الاحتفاظ بالكتب لمؤسسة صغيرة غير ربحية.
# 1. ضع خطة مالية
تختلف أهداف المؤسسة غير الربحية عن أهداف المؤسسات الربحية ، ومع ذلك لا تزال الميزانية التشغيلية مطلوبة. الميزانية التشغيلية هي توقع مالي لنفقات الأعمال والإيرادات المتوقعة ويتم إعدادها غالبًا على أساس أسبوعي أو سنوي.
اعتمادًا على مهمتها ، ستظهر ميزانية تشغيل المنظمة غير الربحية مختلفة عن ميزانية التشغيل الأخرى. هنا حيث قد تكون الخبرة التجارية مفيدة. يعد التنبؤ بالتكاليف والإيرادات عملية معقدة تتطلب إعدادًا مكثفًا ولكن يمكن التعبير عنها بكلمات قليلة نسبيًا ، مما يجعل التجربة المباشرة لا تقدر بثمن.
علاوة على ذلك ، يمكن للمسؤولين عن المنظمات غير الربحية الذين يرغبون في تعلم المحاسبة أو يحتاجون إلى مساعدة في مسك الدفاتر القيام بذلك. قد يكون من الضروري وجود محاسب بدوام كامل أو بدوام جزئي ، اعتمادًا على الخبرة الموجودة بالفعل لدى الموظفين. يمكنهم المساعدة في اختيار برنامج Intuit واكتسابه ، أو توفير التدريب لموظفيك على استخدامه ، أو التعامل مع جميع احتياجاتك المحاسبية بأنفسهم.
# 2. قم بإنشاء حساب مصرفي جديد
لا تستخدم حسابك المصرفي الشخصي كوسيلة أساسية للمؤسسة غير الربحية لتلقي الأموال أو الاحتفاظ بها أو صرفها. احتفظ بحساب جاري منفصل لأموال مؤسستك غير الربحية. استفسر من مؤسستك المالية عن أي حسابات فحص تجارية خاصة بالمؤسسة غير الربحية قد توفرها.
# 3. تعيين مدير مالي أو أمين صندوق.
من الضروري اختيار أمين صندوق داخلي أو مسؤول مالي لديه خبرة في مسك الدفاتر غير الربحية. كمكافأة إضافية ، فإن امتلاك خبرة في برامج المحاسبة مثل QuickBooks يجعل من الصعب الاحتفاظ بعلامات تبويب لأشياء مثل أوامر الشراء والهدايا العينية وبيانات النشاط وما إلى ذلك.
# 4. التوفيق بين الحسابات
بعد إنشاء نظام مسك الدفاتر والحساب المصرفي ، ستحتاج إلى التحقق من دقة البيانات في كل منهما. يمكنك القيام بذلك بمساعدة التسوية المصرفية.
ما عليك سوى مقارنة كل معاملة في كشف حسابك المصرفي بالإدخال المقابل في دفاترك ، وبذلك تكون قد أكملت تسوية بنكية. لمراقبة التدفق النقدي ، وتحديد الاحتيال المحتمل ، والقبض على الأخطاء المحاسبية ، من المهم إجراء تسوية بنكية مرة واحدة على الأقل شهريًا.
# 5. الشروع في استخدام أوامر الشراء
سياسات الإنفاق للمنظمات غير الربحية مقيدة للغاية. إنها تتطلب عملية مبسطة تضمن تقديم الطلبات ، وحساب التكاليف بدقة ، وتلبية الاحتياجات في الوقت المناسب.
أمر الشراء هو أداة مفيدة لتحقيق ذلك. علاوة على ذلك ، من أجل التأكد من أنك أنت وموردك على نفس الصفحة دائمًا ، فمن الشائع إرسال طلب شراء من المشتري إلى البائع لتأكيد عملية شراء معينة للمنتجات أو الخدمات. إذا وقع المورد الخاص بك عليه ، فلديك عقد ملزم قانونًا يحدد العناصر التي طلبتها ، والسعر الذي دفعته ، والتاريخ الذي التزم فيه المورد بتسليمها.
ما نوع المحاسبة التي تستخدمها المنظمات غير الربحية؟
المساءلة في الإدارة المالية هي عنصر أساسي في المحاسبة غير الربحية ومسك الدفاتر. يمتلك المتبرعون لمنظمتك غير الربحية خيار وضع شروط على مساهماتهم ، وسيرغب مقدمو المنح في التحقق من استخدام الأموال في الغرض المقصود منه. علاوة على ذلك ، تقع على عاتقك مسؤولية الالتزام بهذه القيود وإنفاق أموال المانحين بطريقة تفوز بموافقتهم. هذا هو السبب في أن المنظمات غير الربحية تستخدم محاسبة الأموال.
لتتبع التبرعات والتأكد من إنفاق الأموال في المكان المقصود منه ، يمكن للمنظمات غير الربحية استخدام نظام يسمى محاسبة الأموال.
أي Quickbooks هو الأفضل لغير الربحي؟
تتوفر المتغيرات غير الربحية لمنتجات QuickBooks بما في ذلك تتبع المساهمات ومسك الدفاتر والفواتير والمهام المحاسبية الأخرى كجزء من QuickBooks للمنظمات غير الربحية ، وهي عبارة عن خط من برامج المحاسبة للمنظمات غير الربحية الصغيرة والمتوسطة الحجم. بالإضافة إلى ذلك ، تتوفر إصدارات QuickBooks Nonprofit و Standard بخصومات كبيرة من خلال TechSoup ، مما يجعلها خيارًا ممتازًا للمنظمات غير الحكومية التي تعاني من ضائقة مالية. في هذا التقييم ، تشير عبارة "QuickBooks for Nonprofits" إلى QuickBooks Premier للجمعيات الخيرية والمنظمات الأخرى.
عندما يتعلق الأمر بالبرامج الشاملة ، يجب ألا تنظر المنظمات غير الربحية الكبيرة إلى أبعد من QuickBooks Enterprise Nonprofit. سواء كانت QuickBooks Premier أو QuickBooks Premier Plus أو أحد الإصدارات عبر الإنترنت ، فإن هذه المنتجات مثالية للمؤسسات الخيرية الصغيرة والمتوسطة الحجم.
مسك الدفاتر للمنظمات غير الهادفة للربح
مسك الدفاتر مقابل حالة الإعفاء الضريبي ، يطلب من مصلحة الضرائب الأمريكية إدارة المنظمات غير الربحية من قبل مجلس الإدارة غير الربحي أو الأعضاء المصوتين. كما وافقت المنظمات غير الربحية على شفافية مالية كبيرة. يؤثر قانون ضريبة IRS الذي يمنح حالة الإعفاء الضريبي للمؤسسة غير الربحية على تفاصيل حفظ السجلات المالية. إحدى الطرق التي يمكن للمنظمات غير الربحية أن تثبت التزامها بهدفها الخيري هي من خلال الاستخدام الصحيح للأصول ، كما يتضح من السجلات المالية للمنظمة.
علاوة على ذلك ، أصدر مجلس معايير المحاسبة المالية (FASB) والمعهد الأمريكي للمحاسبين القانونيين المعتمدين (AICPA) معايير محاسبية لجميع المؤسسات الخاصة التي يمكن استخدامها في مسك الدفاتر غير الربحي. هناك منظمتان تقدمان مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP) للمنظمات غير الربحية.
كيف أسجل التبرعات لجمعية غير ربحية؟
تواجه المنظمات غير الربحية عددًا من العقبات المالية والمحاسبية ومسك الدفاتر. يقدم العديد من الأشخاص والشركات تبرعات عينية أو غير نقدية لمساعدة المنظمات غير الربحية على زيادة مواردها النقدية.
علاوة على ذلك ، تُعرف هدية السلع أو الخدمات بدلاً من المال بالمساهمة العينية. التبرعات بالوقت والجهد والموارد الأخرى كلها أمثلة على التبرعات العينية. يمكن للمنظمات غير الربحية قبول التبرعات العينية للمنتجات والخدمات لتعزيز مهمتها. بالإضافة إلى ذلك ، فإن احتساب بعض التبرعات العينية كمساهمات خيرية من عدمه يمكن أن تحكمه هذه المعايير الحاسمة.
لذلك ، لتسجيل التبرعات للربح ، قم بإنشاء حساب إيرادات جديد ، لكن استخدم حساب النفقات الحالي للتكاليف المرتبطة بالمعاملة.
كيف تحصل المنظمات غير الربحية على البيانات المالية؟
تستخدم المنظمات غير الربحية مجموعة متنوعة من المصادر عند محاولة اتخاذ قرارات مالية سليمة للمستقبل. تتمتع جميعها بوظيفة فريدة ويمكنها تسليط الضوء على جوانب مختلفة من عملك. يوفر بيان المركز المالي (المعروف أيضًا باسم الميزانية العمومية غير الربحية) معظم المعلومات حول الصحة المالية لمؤسستك ككل.
من المحتمل أن يكون المحاسب أو موظف المحاسبة في مؤسستك غير الربحية قد جمع واحدًا بالفعل. حان الوقت للذهاب إذا لم تكن قد فعلت ذلك بالفعل. يمكن أن يخبرك هذا ما إذا كانت منظمتك غير الربحية لديها الموارد اللازمة للشروع في مشاريع مالية جديدة وتوسيع عملياتها. علاوة على ذلك ، يمكن أن يعمل كنظام إنذار مبكر للأزمة المالية.
الميزانية العمومية أو بيان الحالة المالية هو في الأساس تقرير موجز يعرض الصحة المالية لمنظمتك غير الربحية. يتيح لك وجود هذا المستند الوحيد تتبع أصول مؤسستك وخصومها وصافي أصولها بسهولة. بالإضافة إلى ذلك ، من المهم أن تتذكر أنه إذا كانت شركتك تستخدم المحاسبة على أساس الاستحقاق بدلاً من المحاسبة النقدية ، فسيكون هذا التقرير أكثر دقة وفائدة.
هل يمكنني استخدام حسابي المصرفي الشخصي لصالح منظمة غير ربحية؟
لا تقبل أبدًا التبرعات أو تخزن الأموال أو تدفع التبرعات من حسابك المصرفي الشخصي. استفد من حساب مصرفي محدد لأموال مؤسستك غير الربحية. لمعرفة ما إذا كان البنك الذي تتعامل معه يزود المؤسسات غير الربحية بحسابات جارية للأعمال ، يمكنك أن تسأل.
فوائد مسك الدفاتر لغير الربح
هل الكم الهائل من أوراق مسك الدفاتر يخنق منظماتك غير الربحية؟ يمكن أن تستغرق مسك الدفاتر الكثير من الوقت والطاقة بعيدًا عن العمل الفعلي لإدارة منظمة غير ربحية ، والذي يكون عمومًا محور تركيزها الأساسي. إذا كنت كذلك ، فإن التعرف على الفوائد التي قد تجلبها المحاسبة غير الربحية إلى يوم عملك أمر ضروري.
إذا أعفت الموظفين من الاضطرار إلى إنشاء ميزانيات وكتابة التقارير ، فسيكون لديهم المزيد من الوقت بين أيديهم. فيما يلي بعض الفوائد.
# 1. الأمان
كثير من الناس لا يكلفون أنفسهم عناء حماية حساباتهم من المستخدمين الضارين داخل الشركة أو من العالم الخارجي. تواجه أي منظمة غير ربحية خطرًا حقيقيًا من الهجمات الضارة وسرقة المعلومات.
ومع ذلك ، فمن المحتمل أن يكون لدى مؤسستك بالفعل فريق تكنولوجيا معلومات يمكنه مراقبة أي نشاط غير عادي على الشبكة. تتمتع خدمات مسك الدفاتر بميزة إضافية تتمثل في ضمان خصوصية البيانات المالية الحساسة. إذا لاحظ موظفو المحاسبة أي تناقضات أو تغييرات ، فيمكنهم التحقق من الصورة الكبيرة لفهم ما يحدث.
خدمات مسك الدفاتر المخصصة تحد من وصول الموظفين إلى الموارد المالية. يمكن لمعظم المنظمات غير الحكومية أن تختار جعل مواردها المالية عامة أو خاصة. يمكن للمحاسبة تعزيز الشفافية وإدارة الوصول.
# 2. الامتثال للوائح الحالية
مجلس معايير المحاسبة المالية هو المسؤول عن وضع مبادئ المحاسبة المقبولة عالميا. أشياء مثل هذه يمكن أن تتغير بسرعة. يمكن أن تكون أخطاء مسك الدفاتر باهظة الثمن إذا تم التغاضي عنها.
إذا كان لدى مؤسستك غير الربحية فريق محاسبة داخلي ، فلا داعي للقلق بشأن مواكبة هذه التغييرات. سيكونون على علم بأي تحديثات على قضايا FASB كمحترفين.
# 3. الوصول إلى الشفافية المالية من خلال خدمات المحاسبة للمنظمات غير الربحية
في عملية التعامل مع الشؤون المالية للمنظمات غير الربحية ، يمكن أن يكون هناك فارق زمني كبير بين المعاملات وتسجيل الأموال في دفتر الأستاذ. مرة أو مرتين في الشهر ، قد تحدث معاملة ، ولكن قد يستغرق الأمر بعض الوقت حتى تظهر في سجلاتك.
يعد تسجيل المعاملات في الوقت المناسب ميزة أخرى لاستخدام خدمات مسك الدفاتر غير الربحية للمؤسسات. نتيجة لذلك ، يتم تبسيط الميزانية وجعلها أكثر انفتاحًا وعلنية عند إجرائها في الوقت الفعلي. اقرأ أيضًا المحاسبة غير الربحية: أفضل الخدمات والبرامج
# 4. الخبرة المالية
ربما يوجد بالفعل شخص يعمل لديك لديه بعض الخبرة المحاسبية أو التعليم الرسمي. من ناحية أخرى ، ليس هذا هو الحال بالنسبة للغالبية العظمى من المنظمات الخيرية الأصغر. هذا يترك مجال المحاسبة مفتوحًا على مصراعيه للمبتدئين.
يمكن أن يعمل المحترفون ذوو الشهرة العالية كأعضاء في مجلس الإدارة. كثيرا ما يتم توظيف المحاسبين للتعامل مع هذه الوظيفة. من أجل اتخاذ قرارات مالية سليمة ، من المفيد الوصول إلى المحاسبة المالية المهنية.
هل المؤسسات غير الربحية تدفع المصاريف؟
مثل الشركات الربحية ، غالبًا ما تتبنى المنظمات غير الربحية برنامج سداد لتغطية تكاليف الموظفين المرتبطة بمهامهم. تنص دائرة الإيرادات الداخلية (IRS) على أنه يحق للموظف غير الربحي الحصول على تعويض عن النفقات التي يتكبدها شخصيًا والمخصصة مباشرة للمؤسسة.
ما هو الدخل المطلوب في منظمة غير ربحية؟
الإيرادات المكتسبة هي ما تفرضه المنظمات غير الربحية على هذه الخدمات. يجب الكشف عن هذه الإيرادات بشكل منفصل عن التبرعات وعائدات أنشطة جمع الأموال. إذا تلقت منظمة غير ربحية قدرًا كبيرًا من أنواع معينة من الدخل المكتسب ، فقد يتم التساؤل عما إذا كانت المنظمة غير ربحية حقًا.
كيف يختلف مسك الدفاتر غير الربحي؟
المساءلة هي محور تركيز المنظمات غير الربحية. تركز المنظمات الربحية (كما يوحي الاسم) اهتمامها ومواردها على تحقيق الربح. إنهم يرغبون في كسب الكثير من المال. من ناحية أخرى ، تستخدم المنظمات غير الربحية نظام محاسبة الصناديق الذي يضع المساءلة قبل الربح.
هل المؤسسة غير الربحية نقدية أم استحقاق؟
نظرًا لأنه يطابق الإيرادات والمصروفات طوال نفس الفترة الزمنية ، فإن المحاسبة على أساس الاستحقاق هي نظام المحاسبة الأكثر دقة. تستخدم غالبية المؤسسات الصغيرة جدًا الأساس النقدي لأنه من الأسهل فهمه ويتطلب معرفة محاسبية أقل.
هل تحتاج المنظمات غير الربحية إلى ميزانية عمومية؟
عند طلب الإعفاء الضريبي الفيدرالي وتقديم الإقرارات الضريبية ، يتعين على المنظمات غير الربحية تقديم بيان رصيد. تكشف الميزانيات العمومية غير الربحية عن سيولة مؤسستك ومقدار النقد المتاح. يمكن أن يكون أسلوبًا رائعًا لمراقبة تطور الوضع المالي لشركتك بمرور الوقت.
من يتعامل مع الشؤون المالية في منظمة غير ربحية؟
يقع على مجلس إدارة المنظمة الخيرية غير الربحية واجب ائتماني في التأكد من استخدام الأصول لتعزيز الهدف الخيري للمؤسسة غير الربحية وتتماشى مع نوايا المانحين. يعد اعتماد السياسات المالية من قبل مجلس الإدارة إحدى الأساليب لضمان الإدارة المالية الجيدة.
وفي الختام
مسك الدفاتر غير الربحي هو مجموعة فرعية متميزة من المنظمات المالية. سيساعد تعلم أساسيات مسك الدفاتر أي منظمة غير ربحية على فهم وضعها المالي بشكل أفضل. إذا كانت مسك الدفاتر لا تزال تقع ضمن اختصاص المديرين التنفيذيين ، فقد ترغب في النظر في التعاقد مع شركة خارجية للتعامل مع الأمر نيابة عنك. وسوف تساعد في تنفيذ أفضل الممارسات والضوابط الداخلية ، مما يؤدي إلى إدارة مالية أكثر حصافة.
الأسئلة الشائعة حول مسك الدفاتر غير الربحية
ما هو الهدف الرئيسي من الاحتفاظ بالسجلات في منظمة غير ربحية؟
من أجل مساعدتك في إنشاء بيانات مالية يمكن أن تكون مفيدة عند التعامل مع البنوك والدائنين والجهات المانحة ومؤسسات التمويل ، من المهم تتبع دخلك ونفقاتك بالإضافة إلى أصولك ومطلوباتك.
إلى متى يجب على المؤسسات غير الربحية الاحتفاظ بالسجلات؟
يجب على المنظمات غير الربحية الاحتفاظ بجميع السجلات طوال مدة قانون التقادم المعمول به.
لماذا تحتاج المنظمات غير الربحية إلى الاحتفاظ بدفاتر محاسبية مناسبة؟
أولاً ، هم مسؤولون أمام الأعضاء والجهات المانحة ، وثانيًا ، يفرض القانون عليهم الاحتفاظ بسجلات جيدة حتى تتمكن الحكومة من التحكم في المنح. أيضا ، المحاسبة الجيدة تقلل من الاحتيال والاختلاس.
المشاركات مماثلة
- كيف تجني المنظمات غير الربحية المال؟ أفضل ممارسات 2022 (محدث)
- برامج إدارة المنح: أفضل 10 خيارات للمنظمات غير الربحية
- خدمات حجز الكتب للشركات الصغيرة: الأفضل للشركات الصغيرة في عام 2022
- أفضل 10+ أنظمة حجز الكتب للشركات الصغيرة لعام 2022
الرقم المرجعي
