أتمتة عملية الحسابات الدائنة: ما يجب أن تعرفه قبل التشغيل الآلي

أتمتة عمليات الحسابات الدائنة
حقوق الصورة: HITechNectar

ماذا تعني أتمتة عملية الحسابات الدائنة حقًا؟ لماذا تكتسب أتمتة عملية الحسابات الدائنة الكثير من الزخم؟ ما هي جوانب عملية حسابات الدفع الخاصة بك التي يجب عليك أتمتتها؟ حسنًا ، إذا تمسكت لفترة كافية فستجد إجابات دقيقة لهذه الأسئلة !!!

نبذة

تواجه عملية الحسابات الدائنة العديد من العقبات ، بما في ذلك الموافقات على الدفع في الوقت المناسب ، وقيود الميزانية ، والامتثال للسياسة ، وتحديث أنظمة المحاسبة. تصبح معالجة كل هذه الأمور يدويًا مرهقة بشكل متزايد ويصعب إدارتها مع وصول المؤسسات إلى نقطة التشبع. يمكن أن يكون للفشل في الإدارة الفعالة للحسابات الدائنة تأثير كبير على صافي أرباح الشركة. علاوة على ذلك ، فإن الرؤساء الماليين الذين يفشلون في تطوير سيطرة كافية على نهج حسابات الدفع الخاصة بهم يخاطرون بشكل كبير بالحد من سيولة شركاتهم ، مما يتركهم مع القليل من النقد في متناول اليد عندما يكون لديهم وقت محدود لاستغلال الفرص.

تعد أتمتة عملية الحسابات الدائنة طريقة رائعة لحل هذه المشكلات مع تحسين إنتاجية الموظفين وتواصلهم أيضًا. في هذه المقالة ، سنستعرض كل ما يجب أن تعرفه عن أتمتة عمليات الحسابات الدائنة. ولكن قبل ذلك الحين ، دعونا نلقي نظرة على ما تعنيه أتمتة هذه العملية حرفيًا وبعض الاختناقات في عملية الحسابات الدائنة اليدوية للتحكم بشكل أفضل في حسابات الدفع الخاصة بك.

اقرأ أيضا: دليل مبسط للحسابات الدائنة! (+ توزيع مفصل للصيغة)

ماذا يعني أتمتة عملية الحسابات الدائنة؟

أتمتة الحسابات الدائنة هي وسيلة لتقليل التفاعل البشري في عملية الحسابات الدائنة - أو الدائنين التجاريين - مع إزالة العمليات المعرضة للخطأ. هذا ممكن من خلال دمج برامج الحسابات الدائنة مع شبكة الأعمال التجارية عبر الإنترنت التي تربط الشركاء التجاريين رقميًا.

ما هي عملية الحسابات الدائنة اليدوية؟

تستغرق الأساليب اليدوية وقتًا وهي عرضة لأخطاء باهظة الثمن. فهي تتطلب اهتمامًا دقيقًا بالتفاصيل ، وقد يؤدي ارتفاع الحجم إلى إثقال كاهل عملية الحسابات الدائنة اليدوية ، مما يؤدي إلى مشكلات مثل ؛ مشكلات الامتثال أو أخطاء مطابقة الفاتورة أو خطأ أثناء إغلاق دفتر نهاية الشهر.

  • تبدأ عملية الحسابات الدائنة عندما يتلقى قسم الشؤون المالية فاتورة عن أي منتجات أو تقديم خدمة.
  • يتم فحص هذه الفواتير مقابل البضائع أو الخدمات المقدمة بعد استلامها.
  • يجب الموافقة على دفع الفاتورة بمجرد استلام التأكيد من الإدارة المختصة.
  • قبل معالجة الدفع ، يتحقق موظفو الشؤون المالية من أن الفاتورة تتوافق مع المعايير المالية للشركة وغيرها من المعايير.
  • يتم بعد ذلك إدخال الفواتير يدويًا في نظام محاسبة ، مع الاحتفاظ بنسخة ورقية لأغراض المراجعة.

بعد تنفيذ كل ما سبق ، يتم الدفع للبائع.

إذا حدث خطأ يدوي بسيط في أي من هذه العمليات ، فسيكون هناك تأخير كبير في الدفع. علاوة على ذلك ، ستستمر الصعوبات في التزايد ، وستتدهور العلاقات مع البائعين.

ما هي عملية أتمتة الحسابات الدائنة؟

تجعل أتمتة الحسابات الدائنة العملية أسهل وأكثر دقة وفعالية. إنه يقصر دورة الدفع للشركات ، ويدير السياسات المالية ، وأتمتة عمليات الموافقة ، ويحتفظ بالسجلات في أرشيف رقمي ، مما يجعل العملية بأكملها بلا أوراق.

عندما تصل الفاتورة ، يقارن النظام كل بند بأمر الشراء وتلقي المعلومات للتأكد من أن السلع والخدمات المطلوبة والمستلمة هي نفسها. ثم يرسل النظام تنبيهًا إلى قسم الحسابات الدائنة للتحقق منه.

يتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني الآلية لإعلام الأشخاص بالموافقة المعلقة. علاوة على ذلك ، ستتم مطابقة أوامر الشراء والفواتير وإيصالات التسليم التي تم التحقق منها تلقائيًا بثلاثة اتجاهات ، مما يحافظ على تحديث أنظمة المحاسبة الخاصة بك.

أتمتة عملية الحسابات الدائنة: كيف تعمل؟

من المغري تطبيق أتمتة AP على كل خطوة ممكنة في عملية حسابات الدفع الخاصة بك. ومع ذلك ، ستسجل المزيد من النجاحات إذا قمت بتقييم احتياجاتك بعناية. هناك ستة مجالات رئيسية تفيد فيها الأتمتة شركتك.

# 1. قم بالتبديل إلى نظام الفواتير الإلكترونية

يعد استلام فاتورة البائع أو طلب الدفع هو الخطوة الأولى التي يجب مراعاتها عند أتمتة عملية الحسابات الدائنة. هذا أمر بالغ الأهمية لأن الخطأ في معالجة الفاتورة يمكن أن يتسبب في الخراب في النظام بأكمله. إنه أيضًا معقد جدًا لأنه لا توجد أي لائحة عالمية تتعلق بكيفية تسجيل الفواتير. يمكن أن تأتي في ملفات PDF أو JPG أو PNG أو DOCX أو رسائل البريد الإلكتروني أو الفاكسات أو حتى الفواتير الورقية في بريدك. قد يكون دمج هذه الفواتير العديدة بالفرز والمسح الضوئي مضيعة للوقت بالنسبة لموظفيك

لذا ، فإن الخطوة الأولى في أتمتة معالجة الفواتير هي التحول بالكامل إلى الفواتير الإلكترونية. اعمل مع البائعين والعملاء لأتمتة دفع جميع الفواتير. لا يؤدي ذلك إلى تقليل الفوضى الورقية في مكتبك فحسب ، بل إنه يجعل أيضًا "فقدان" المستندات المهمة أكثر صعوبة.

نظام التعرف الضوئي على الحروف (OCR) هو نظام يتعرف على الأحرف باستخدام الضوء. تقوم هذه البرامج بمسح المستندات ضوئيًا لتحديد المعلومات وجمعها ، بالإضافة إلى إنشاء نسخ قابلة للتحرير.

باستخدام نظام فاتورة OCR ، يمكنك تمييز عناصر البيانات المهمة وتصنيف النفقات.

اقرأ أيضا: دورة المحاسبة: ما هي دورة المحاسبة وكل ما تحتاجه

# 2. اجعل الموافقات سهلة قدر الإمكان

نظرًا لتحولات المسؤولية ، يمكن أن يؤدي إجراء الموافقة على الحسابات الدائنة إلى حدوث مشكلات رئيسية وأقسام من الخطأ إذا قمت بإزالة الأتمتة من الصورة. على الرغم من الطبيعة غير المريحة للعملية ، فإن الموافقة ضرورية للتحقق من التكاليف والتحكم في الميزانيات. الترتيب العام للأشياء هو توجيه فاتورة البائع إلى الطرف المعني للموافقة عليها قبل السداد.

حسنًا ، يمكن تحقيق هذا تمامًا إذا قررت أتمتة سير عمل عملية الحسابات الدائنة. إذا وصلت فاتورة مخزون جديدة ، فسيتم إرسالها أولاً إلى منشئ أمر الشراء ، ثم إلى رئيس القسم أو المدير ، وأخيراً إلى المدير المالي أو المسؤول المالي للحصول على الموافقة النهائية. سيكون لدى كل شخص بيانات واضحة وسير عمل الموافقة سهل الإكمال ، والذي سيتم بعد ذلك تمريره إلى المعتمد التالي على الفور. لن يكون هناك وقت ضائع أو أوراق عمل.

# 3. القضاء على إدخال البيانات

في الأساس ، يعد إدخال البيانات جانبًا مهمًا من عملية المحاسبة لأنه يعطي معنى للعديد من الإدارات الأخرى لأنها تبحث عن اتجاهات وطرق لزيادة الأرباح. يعد الإدخال اليدوي للبيانات ، على الرغم من ضرورته ، أحد أكثر العمليات استهلاكا للوقت والمعرضة للخطأ في أي عمل تجاري. يمكن أن تلعب الأتمتة دورًا مهمًا.

كما ذكرنا سابقًا ، تساعد أنظمة التعرف الضوئي على الحروف في التقاط البيانات. يمكنك تحميل جميع إجراءات الحسابات الدائنة الأخرى عن طريق تغذية بيانات الفاتورة في نظام التعرف الضوئي على الحروف. يعد إدخال البيانات ، بخلاف الخطوات الأخرى لعملية الحسابات الدائنة ، نشاطًا يمكنك أتمتة والذي سيكون مفيدًا حتى بعد الانتهاء من الفاتورة. يمكنك أيضًا تسهيل التحليلات أو التحقيقات المستقبلية عن طريق أتمتة جمع البيانات وحفظها بتنسيق يمكن الوصول إليه مثل جدول بيانات ذكي أو ملف CSV.

# 4. أتمتة المطابقة والتحقق

هل سبق لك أن دفعت فاتورة لتكتشف أن ما طلبته - أو ما حصلت عليه - لم يكن بالضبط ما كنت تتوقعه؟ إنه منتشر تمامًا ، وحتى الأخطاء الطفيفة يمكن أن تضيف. تضمن مطابقة وتأكيد كل إدخال مستحق الدفع أن كل فاتورة صحيحة وأنك تدفع فقط مقابل ما وافقت عليه.

يمكنك بسهولة العثور على حالات شاذة في إجمالي السلع ومبلغ السداد وتواريخ الاستحقاق والسعر لكل عنصر عن طريق أتمتة هذا الجزء من عملية حسابات الدفع الخاصة بك (المطابقة والتحقق). ستبحث مطابقة الفاتورة التلقائية عن أرقام الفاتورة وأوامر الشراء باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف ، ومطابقة الإجماليات بسرعة وبيانات الدعم لمصادقة الشراء.

سواء كنت تتطابق مع أمر الشراء ، أو الأوراق المستلمة ، أو أي عدد آخر من المستندات الداعمة ، فإن أتمتة هذا الإجراء ستجمع جميع المستندات من عملية شراء في عائلة واحدة مناسبة (وتخبرك عند ظهور التناقضات).

# 5. أتمتة مهام الترميز المستهلكة للوقت

من المرجح أن تجعل أتمتة الترميز والتصنيف ، بجوار إدخال البيانات ، فريق المحاسبة الخاص بك سعيدًا. يتم تصنيف المدفوعات باستخدام نظام يعرف باسم ترميز دفتر الأستاذ العام (GL).

ترميز دفتر الأستاذ العام عملية تستغرق وقتًا طويلاً تساعد في تحديد مجموعة واسعة من القيم لكل فاتورة ، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر:

  • بائع
  • فئة الفاتورة
  • المقدار
  • الرقم الدولي
  • خط الانتاج
  • تفاصيل الشحن
  • المخزن
  • القسم
  • وحدة عمل

ينمو مقدار تشفير GL بشكل كبير مع نمو شركتك وتلقي المزيد من الفواتير. إنه جهد هائل لفريق المحاسبة الخاص بك لإنجازه يدويًا ، ويخلق فرصة للخطأ دون سابق إنذار.

بدلاً من ذلك ، باستخدام قواعد وتعريفات محددة ، يمكن أتمتة هذا الترميز. يمكنك تطبيق ترميز GL على كل نقطة بيانات ضرورية حيث يقوم OCR بمعالجة البيانات من كل فاتورة. سيكون لديك كل شيء منظمًا وجاهزًا للعمل عندما يحين وقت تحليل الإنفاق أو تجميع البيانات الخاصة بالضرائب.

اقرأ أيضا: محاسبة CPA: ما هي محاسبة CPA؟ (+ أفضل سبع دورات مجانية عبر الإنترنت)

# 6. تحويل معاملات ACH إلى البطاقة الذكية

يتردد العديد من مديري AP في تحويل إنفاق AP الخاص بهم إلى بطاقة لأنهم قلقون من أن التصنيف التلقائي سيكون مستحيلاً. على عكس هذه المعتقدات ، هذا ممكن مع وجود بعض الحلول. أيضًا ، يمكن تصنيف هذه المعاملات تلقائيًا بناءً على البطاقة الافتراضية التي اختارها البائع.

من ناحية أخرى ، إذا قمت بالدفع للبائعين عن طريق ACH أو التحويل البنكي أو الشيك ، فسيتم خصم الأموال من حسابك بمجرد الانتهاء من الدفع. باستخدام البطاقات الذكية وبرامج إدارة النفقات ، يمكنك إنشاء بطاقات افتراضية تسمح لك بتعويم المدفوعات ، مما يعني أن الأموال لا تترك حسابك حتى يحين موعد الدفع ، مما يسمح لك بالاحتفاظ بأموالك في متناول اليد لفترة أطول.

يمنح هذا فرق المالية مزيدًا من التحكم في مدفوعات AP ، ويحسن مرونة التدفق النقدي ، ويبسط التصنيف.

لماذا يجب عليك أتمتة عملية الحسابات الدائنة؟

بالنظر إلى كل خطوة غير مريحة في عملية حسابات الدفع الخاصة بك ، فمن الواضح تقريبًا سبب أهمية التشغيل الآلي. لكن على أي حال ، دعونا نزن هذه الأسباب.

من الواضح أن هناك عددًا من الأسباب التي تجعل أتمتة عملية الحسابات الدائنة مفيدة لك ، لكننا سنركز على الثلاثة الرئيسية اليوم.

# 1. وفر الوقت

وفقًا لمسح أجراه الخبراء ، في المتوسط:

  • يستغرق تقرير مصاريف واحد 20 دقيقة ليكتمل.
  • تقرير نفقات واحد يكلف 58 دولارًا للمعالجة.
  • غالبًا ما توجد أخطاء في 19٪ من التقارير.
  • يستغرق الأمر 18 دقيقة ويكلف 52 دولارًا لتصحيح تقرير نفقات واحد.

يمكنك الآن تخيل مقدار الوقت الذي يقضيه فريقك في الإجراءات اليدوية التي قد يتم إنفاقها بشكل أفضل في متابعة أهداف شركتك.

# 2. تقليل الأخطاء

يمكن أن يؤدي تحويل رقم بسيط إلى تحويل 29.50 دولارًا أمريكيًا إلى 92.50 دولارًا أمريكيًا. بالتأكيد ، قد لا يبدو مبلغ 63 دولارًا كبيرًا ، لكن لا يزال المال تخسره الشركة بسبب خطأ بشري. ماذا عن الإيصالات التي تم وضعها في غير محلها أو تم تقديرها؟ أو الفواتير التي تأخر تقديمها أو الموافقة عليها ، مما يؤدي إلى نفاد ميزانية مستقبلية؟

دائمًا ما يدعو مزيج الإجراءات اليدوية إلى ارتكاب خطأ بشري ، مما يؤدي إلى إضعاف تروس العملية ويكلفك الوقت والمال.

# 3. منع الاحتيال

يفلت الموظفون من الاحتيال في معظم الأحيان عن طريق تعديل الأدلة أو اختراعها. بحسب ال ACFE، 55٪ من المحتالين يخفون جرائمهم باختلاق أوراق مزورة. لا يتطلب الأمر سوى بضع ضغطات على المفاتيح أو بعض التعتيم لإنشاء تقارير نفقات وهمية أو تغيير التقارير الحالية. لذلك ، بشكل أساسي ، تعرضك أساليب AP القديمة للاحتيال وتكلفك آلاف الدولارات.

ما هو نظام أتمتة AP؟

أتمتة الحسابات الدائنة ، أو أتمتة AP ، هي العملية التي تتم من خلالها عمليات الحسابات الدائنة رقميًا باستخدام التكنولوجيا ، بدلاً من التشغيل اليدوي. لقد غيرت الطريقة التي تتعامل بها الشركات وتدفع الفواتير.

لماذا نقوم بأتمتة الحسابات الدائنة؟

من خلال أتمتة المزيد من العملية ، يمكن تقليل تكلفة الفاتورة كثيرًا. يمكن معالجة العديد من الفواتير والموافقة عليها بمساعدة قليلة جدًا من الأشخاص. سيؤدي ذلك إلى خفض تكلفة معالجة كل عنصر بمبلغ من شأنه توفير أموال العمل.

ما هي الوظائف الأربع للحسابات الدائنة؟

حساب وتدوين المعاملات التجارية ومعالجة الفواتير وفحص البيانات المالية للاحتفاظ بالسجلات.

ما هي الطرق الثلاث لأتمتة العملية؟

يمكن أتمتة العملية بثلاث طرق:
أتمتة المهام الفردية.
أتمتة إجراء كامل.
أتمتة عملية باستخدام البرامج والأجهزة.

ما هو الفرق بين الحسابات الدائنة اليدوية والآلية؟

  • يحتاج AP اليدوي إلى إدخال البيانات والتحقق من المعلومات الصالحة وتخزين المستندات. حتى عند تنفيذها بدقة ، فإن هذه المسؤوليات الإضافية تستغرق وقتًا طويلاً.
  • AP الآلي: مع المعالجة الآلية للفواتير ، لم يعد هناك حاجة لموظفي AP لإدارة الفواتير الواردة.
  1. عملية الحسابات المستحقة الدفع: كيفية إدارة العملية بفاعلية
  2. عملية المحاسبة: فهم الخطوات الثماني في دورة المحاسبة
  3. دورة المحاسبة: ما هي دورة المحاسبة وكل ما تحتاجه
  4. محاسبة دفتر الأستاذ العام: كل ما تريد معرفته (+ أدوات سريعة)
  5. محاسبة BDO: كل ما تريد معرفته (+ تفاصيل الراتب)
  6. عملية الاكتتاب اليدوي للرهون العقارية وقروض إدارة الإسكان الفدرالية وقروض إدارة الإسكان الفدرالية

اترك تعليق

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول المشار إليها إلزامية *

قد يعجبك أيضاً