تتضمن الدورة المحاسبية عملية حسابات قابلة للدفع. بمعنى آخر ، لفهم الخطوات في دورة المحاسبة بشكل كامل ، تحتاج أولاً إلى فهم عملية الحسابات الدائنة.
بصفتك مالكًا لنشاط تجاري صغير ، ستحتاج إلى أن تكون على دراية بدورة الحسابات الدائنة وفهم كيفية عمل العملية. نعم ، تميل بعض الشركات الصغيرة إلى التغاضي عن أهميتها ولكن هذا لا يجعلها أقل أهمية. هذا يعني فقط أنهم لم يروا الصورة الأكبر بعد.
إذا كنت تمتلك شركة صغيرة ، فقد تتمكن من دفع نفقاتك بمجرد وصولها. من ناحية أخرى ، إذا كان لديك الكثير من الفواتير لدفعها ، فستحتاج بالتأكيد إلى وضعها في حسابات مستحقة الدفع ودفعها لاحقًا.
ولكن ما هي بالضبط الحسابات الدائنة؟
حسنًا ، منشورنا على حسابات قابلة للدفع يغطي بالفعل كل ما يجب أن تعرفه. ولكن في حين أن هذا المنشور سيغطي عملية الحسابات الدائنة وكيفية إدارتها ، إلا أنني سأخدش السطح.
ما هي الحسابات الدائنة؟
بعبارات بسيطة ، الحسابات الدائنة هي ما تدين به مقابل المنتجات المشتراة بالائتمان. بشكل أساسي ، يذهب المبلغ المستحق عليك مقابل المنتجات والخدمات إلى رصيد حساباتك المستحقة الدفع كلما قمت بإجراء عملية شراء.
ونظرًا لأن جميع هذه المنتجات والخدمات تم الحصول عليها عن طريق الائتمان ، مع الرصيد المستحق والمستحق الدفع خلال إطار زمني محدد ، يتم تحديد رسوم أو غرامة تأخير ، إذا لم يتم دفع الرصيد خلال الإطار الزمني المحدد.
علاوة على ذلك ، الحسابات الدائنة هي حساب المسؤولية. بمعنى آخر ، يتم تسجيل أي ارتفاع في هذا الحساب كرصيد ، مع خصم مقابل لحساب المصروفات في محاسبة القيد المزدوج.
عند دفع الفواتير ، يتم الخصم من حساب الحسابات الدائنة ويقيد الحساب النقدي.
ما الفرق بين الذمم الدائنة والذمم المدينة؟
تعتبر الحسابات الدائنة والمدينون على حد سواء مكونات حاسمة في عملية حسابية. كما ذكرنا سابقًا ، الحسابات الدائنة هي المبالغ المستحقة للموردين أو مقدمي الخدمات مقابل البضائع المستلمة أو الخدمات المقدمة. هذا يجعلهم مسؤوليات.
من ناحية أخرى ، فإن حسابات القبض (A / R) هي الأموال المستحقة عليك مقابل السلع أو الخدمات التي قدمتها لعملائك بالائتمان. تعتبر أرصدة الحسابات المدينة أحد الأصول لأنها توضح مقدار الأموال التي يدين بها عملاؤك لك. معرفة هذا المبلغ مفيد عند تقييم معدل دوران حسابات القبض لديك لاكتساب رؤى أفضل للأعمال.
ما هي خطوات عملية الحسابات الدائنة؟
بشكل عام ، يعد مخطط الحسابات القوي ، والذي يسمح لك بترحيل نفقاتك إلى الحساب الصحيح ، هو الأساس لعملية شاملة للحسابات الدائنة. عند إرسال شيك أو دفعة إلكترونية إلى البائع بالمبلغ المستحق في تاريخ الاستحقاق أو قبله ، تكون العملية قد اكتملت.
يجب ألا تواجه مشكلة في التكيف مع عملية الحسابات الدائنة إذا كنت معتادًا على إدارة فواتيرك الشخصية. ومع ذلك ، هناك بعض الأشياء التي يجب عليك القيام بها من أجل إعداد ومعالجة حسابات الدفع بشكل صحيح.
الخطوة 1: قم بإنشاء مخطط الحسابات الخاص بك
أحد أهم الأشياء التي ستحتاج إلى إنجازها لبدء عملية الحسابات الدائنة هو إنشاء مخطط للحسابات يناسب عملك. يتم الاحتفاظ بجميع معاملاتك المحاسبية ، بما في ذلك الحسابات الدائنة ، في مخطط حساباتك.
بينما تأتي معظم برامج المحاسبة مع مخطط افتراضي للحسابات ، ستحتاج إلى إنشاء حسابات إضافية لتتبع الرسوم المستحقة الدفع لحساباتك بشكل فعال. يمكنك أيضًا استخدام برامج جداول البيانات مثل مايكروسوفت إكسل لإنشاء مخطط الحسابات الخاص بك.
الخطوة 2: إنشاء معلومات البائع
إذا كنت بدأت للتو ، فستحتاج على الأرجح إلى إعداد البائعين. سواء كنت تستخدم برنامج جداول بيانات أو برنامج محاسبة لإدارة المعاملات المحاسبية ، فستحتاج إلى تتبع معلومات البائع.
إذا كنت تستخدم برنامج محاسبة ، فيمكنك إدخال معلومات البائع مباشرة في البرنامج. يتضمن ذلك أيضًا محاسبة البائع أو شروط الدفع. بالنسبة للجزء الأكبر ، تشير شروط المحاسبة هذه إلى مقدار الوقت الذي يتعين عليك دفع فاتورتك إلى البائع أو المورد. تتضمن بعض المصطلحات الشائعة Net 10 و Net 30 و Net 60.
على سبيل المثال ، إذا أرسل لك البائع فاتورة بشروط الدفع الصافية 30 وكانت الفاتورة تحمل التاريخ ، 15 ديسمبر ، فيجب عليك السداد بحلول 14 يناير على أبعد تقدير لتجنب التأخير.
فترة دفع نموذجية أخرى ، خاصة بين الموردين ، هي 2/10 صافي 30. باستخدام نفس تاريخ الفاتورة (15 ديسمبر) ، يعني هذا المصطلح أنه يمكنك الحصول على تخفيض بنسبة 2٪ على إجمالي المبلغ المستحق إذا دفعت فاتورتك قبل 24 ديسمبر. إذا لم تدفع بحلول 24 كانون الأول (ديسمبر) ، فيجب ألا تبقى الفاتورة بعد 14 كانون الثاني (يناير) على أبعد تقدير.
في هذه الأثناء، المستحقة على إيصال هو خيار آخر للدفع المتكرر. بشكل أساسي ، إذا أرسل إليك بائع أو مورد فاتورة تقول "إيصال الاستلام" ، فهذا يعني أن السداد مستحق على الفور.
الخطوة الثالثة: فحص وإدخال تفاصيل الفاتورة
في الغالب ، ستحتاج أنت أو كاتب المحاسبة الخاص بك إلى التحقق من فاتورة للتأكد من دقتها بعد استلامها من البائع أو المورد.
إذا كانت الفاتورة لمنتجات تم طلبها ، فتحقق جيدًا من وصول جميع العناصر المحددة في الفاتورة. من ناحية أخرى ، إذا كانت الفاتورة للخدمات المقدمة ، فتحقق جيدًا من تسليم الخدمات كما هو موضح. من الضروري إنهاء هذه الخطوة لجميع الفواتير التي تحصل عليها.
بعد ذلك ، يمكنك البدء في إدخال معلومات الفاتورة في حسابات دفتر الأستاذ الخاص بك أو في تطبيق البرنامج الخاص بك. في الأساس ، يمكنك الموافقة على الفواتير أثناء مراجعتها ؛ هذا إذا كان من المعتاد إدخال جميع الحسابات المستحقة الدفع لشركتك.
ولكن إذا قررت تعيين كاتب محاسبة ، فستحتاج إلى إعطائه بعض الإرشادات العامة بشأن الموافقة على الفاتورة. يتضمن ذلك حدًا بالدولار لما يمكن للموظف الموافقة عليه.
ومع ذلك ، هناك خيار آخر ، وهو الحصول على فواتير رمز كاتب بأرقام الحساب المناسبة ثم إرسالها إليك للموافقة عليها. تتيح لك هذه الطريقة عرض الفواتير الواردة وضمان الدقة ومنع أخطاء الدفع.
بعد هذه الخطوة ، يمكن لموظفك أن يبدأ في إدخال معلومات الدفع. بعض هذه الأجزاء من المعلومات تشمل ؛ رقم الفاتورة وتاريخ الاستحقاق والمبلغ المستحق عليك.
الخطوة 4: مراجعة ومعالجة سداد أي فواتير مستحقة
مراجعة حساباتك الدائنة كل أسبوع لتحديد المدفوعات المستحقة هو أفضل نهج. إنها تساعد على ضمان حصول البائعين على مدفوعاتهم في الوقت المحدد. بشكل أساسي ، ستحتاج إلى تقييم تواريخ الاستحقاق لمعرفة الفواتير التي يتعين عليك دفعها. يتبع ذلك ما إذا كنت تستخدم نظام محاسبة يدويًا أو برنامج محاسبة.
بالنسبة لمدفوعات الفواتير ، من ناحية أخرى ، لديك مجموعة متنوعة من الخيارات. يمكنك كتابة الشيكات أو معالجة الشيكات من برنامج المحاسبة الخاص بك أو الدفع للبائعين والموردين ببطاقة ائتمان الشركة أو استخدام آلية دفع إلكترونية.
لكن ، ضع في اعتبارك ، إذا كنت تستخدم شيكًا للدفع للبائعين ، فيجب عليك دائمًا وضع نسخة من الفاتورة في الظرف مع الشيك. ستحتاج أيضًا إلى التحقق مرة أخرى من أن أي شكل من أشكال التحويل يتضمن رقم الفاتورة. هذا للتأكد من أن دفعتك مسجلة بشكل صحيح.
على الجانب الآخر ، إذا كنت تدفع باستخدام بطاقة ائتمان أو أي شكل من أشكال التحويل ، فيجب عليك إخطار البائع.
الخطوة 5: كرر الإجراء مرة واحدة في الأسبوع
يمكنك تقليل مجهودك في نهاية الشهر مع منع المدفوعات المتأخرة والرسوم المتأخرة عن طريق إنشاء وتنفيذ دورة أسبوعية للحسابات الدائنة. يمكن أن تساعد معالجة الفواتير على أساس منتظم في التدفق النقدي ، حتى لو لم يكن لديك سوى مدفوعات قليلة للبائع.
كيف يمكنك إدارة عملية حسابات المدفوعات الخاصة بك بشكل فعال؟
يعد دفع الفواتير جانبًا ضروريًا لأي عمل ، بغض النظر عن حجمه. وكما تعلم ، تتم إدارة فواتير الدخل بواسطة قسم الحسابات الدائنة ، مما يساعد أيضًا في معالجة المدفوعات.
ولكن الأهم من ذلك ، أن تنفيذ سياسات الأعمال والتمويل لتبسيط عملية الحسابات الدائنة يمكن أن يساعد الشركة في الاستعداد للتوسع المستقبلي مع تبسيط خطوات عملية الحسابات الدائنة.
فيما يلي خمس نصائح لمساعدتك في إدارة المدفوعات الخاصة بك:
# 1. تبسيط خطوات عملية الحسابات الدائنة: الحمل الزائد على الفاتورة
يمكنك تبسيط الخطوات في عملية حسابات الدفع الخاصة بك عن طريق تقليل عدد عمليات تشغيل الشيكات إلى مرتين في الشهر. وأعني من خلال تشغيل الشيكات عملية طباعة الشيكات لدفع الفواتير ووضعها في دفتر الأستاذ العام.
علاوة على ذلك ، يجب نسخ الفواتير احتياطيًا في السجلات واعتمادها من قبل رؤساء الأقسام المناسبين قبل تشغيل الشيك حتى يتم سداد المدفوعات في الوقت المحدد.
أيضًا ، يجب أن يعرف قسم الحسابات الدائنة الحدود القصوى لكل عملية فحص. سيضمن ذلك دفع أهم الفواتير.
إن الإدارة التي لديها سلطة اتخاذ قرارات عمل ودفع واثقة ستجعل العملية أسهل من خلال إصدار أحكام مثل إجراء مدفوعات جزئية على أرصدة أكبر أو تأجيل المدفوعات للبائعين الذين يتمتعون بتسامح أعلى لتواريخ الاستحقاق.
# 2. إجراءات السلامة: تقليل الاحتيال في الحسابات الدائنة
الحسابات الدائنة هي منطقة عالية المخاطر للاحتيال التجاري. وخير مثال على ذلك هو عندما ينشئ موظف غير أمين "بائعًا وهميًا" ، يكون الاحتيال أمرًا شائعًا. في الأساس ، عندما تدفع شركة فواتير مقابل خدمات لم يتم تقديمها من قبل ، فإنها تدفع في الأساس للموظف غير النزيه وتخسر المال.
ومع ذلك ، يمكن أن تساعدك الإجراءات والقواعد في حماية شركتك وتقليل المخاطر. لذلك ، قم بإنشاء طريقة للتأكد من أن الفرد الذي يقوم بإجراء الشيكات ليس لديه أيضًا القدرة على إنشاء حسابات بائعين جديدة. أيضًا ، قبل إنشاء حساب بائع ، يجب توضيح ذلك للمالكين ويجب مراجعة الحساب.
وفي الوقت نفسه ، تشمل الطرق الأخرى التي تساعد على الحد من الاحتيال ؛
- إذن رؤساء الأقسام
- فصل الأدوار ، و
- تفتيش مفاجئ
# 3. تأكيد تواريخ الاستحقاق: قد تكون شروط البائع قابلة للتفاوض
في معظم الحالات ، ستحدد الفواتير موعدًا نهائيًا للدفع يبلغ 30 أو 60 يومًا. يمكن للشركة التفاوض بشأن شروط الفواتير المستحقة بغض النظر عن الشروط المقدمة. في الأساس ، غالبًا ما يقدم البائع خصومات أو شروطًا خاصة إذا اشترت الشركة كميات كبيرة على أساس منتظم.
لذلك ، إذا كانت الشركة ستتأخر في السداد ، فمن المثالي أن تتصل بالبائع للحفاظ على استمرار العلاقة ومعرفة ما إذا كان هناك أي شيء يمكن القيام به بشأن التأخر في السداد.
# 4. تقليل تأثير المدير المالي على التحقق والتوقيع
عادةً ما يوقع المدير المالي (CFO) على الشيك ولكنه لا يجمع الشيك معًا. لذلك ، قبل إرسال الفواتير إلى المدير المالي ليتم دفعها ، يجب أن يدير قسم الحسابات الدائنة التقادم ، واختيار الفواتير التي يجب دفعها ، وتجميع الفواتير ، وطباعة الشيكات ، والتحقق من الموافقة على جميع الفواتير.
من ناحية أخرى ، قبل التوقيع ، يقارن المدير المالي ببساطة مبالغ الفاتورة مع مبلغ الشيك. إذا كانت الشركة تتحكم في النقد بشكل أكثر نشاطًا ، فدع الحسابات الدائنة تعرف مسبقًا ما هي ميزانية تشغيل الشيك حتى يتمكنوا من تحديد البائعين الذين يمكنهم الانتظار حتى تشغيل الشيك التالي وتوقيع الفاتورة.
# 5. استخدم البرنامج لإتمام المدفوعات والعمليات بسهولة
يمكن أن يساعدك برنامج المحاسبة في فحص حساباتك الدائنة بسهولة أكبر ومنع الأخطاء مثل المبالغ غير الدقيقة وأرقام الشيكات غير الصحيحة المستخدمة للدفع للبائعين والدفع مبكرًا أو متأخرًا جدًا من خلال السماح لك بتقديم وإدارة ومراجعة الفواتير المدفوعة وغير المدفوعة. لذلك كل ما عليك فعله هو إدخال شروط الدفع لكل بائع ، مثل Net 30 أو Net 60 ، والتي يمكن للنظام استخدامها كخيار افتراضي.
أيضًا ، يمكن لبرامج المحاسبة أن تسهل على مؤسستك إجراء تقارير التقادم ، مما يمنحك فهمًا أفضل لما هو قيد الإعداد.
ما هي الوظائف الأربع للحسابات الدائنة؟
حساب وإدخال المعاملات التجارية ومعالجة الفواتير وفحص البيانات المالية للاحتفاظ بالسجلات.
ما هي دورة AP الكاملة؟
أحد المجالات التي يمكن للشركات أن تحاول تحسينها هي عملية دورة حسابات الدفع الكاملة. "الدورة الكاملة" لا تعني فقط إصدار الأوامر والدفع مقابلها. يعني أيضًا جميع الخطوات الموجودة بينهما. يتضمن ذلك إنشاء المستندات وترميزها ومقارنتها والمزيد.
ما هي عملية المطابقة الثلاثية في الحسابات الدائنة؟
قبل دفع الفاتورة ، تتأكد عملية تسمى "المطابقة الثلاثية" من تطابق المعلومات الموجودة في أمر الشراء وفاتورة المورد وإيصال التسليم. تتم مقارنة تفاصيل فاتورة المورد وتفاصيل أمر الشراء فقط في مطابقة ثنائية الاتجاه.
ما هما نوعان من الحسابات الدائنة؟
يمكن تقسيم الحسابات الدائنة لنشاط تجاري إلى نوعين من الرواتب والمصاريف. عادة ما تأتي الحسابات الدائنة في شكل فواتير الموردين ، ولكن يمكن أن تكون أيضًا فواتير أو فواتير أو شيكات.
ما هو الفرق بين P2P و AP؟
إجراء الحسابات الدائنة هو مجرد عنصر واحد من P2P. (من الشراء إلى الدفع). يشمل P2P دورة المشتريات والفواتير بأكملها ، بما في ذلك مدفوعات البائعين. تعمل أتمتة AP على تسريع هذه العمليات وتضمن مستوى أعلى من الدقة في كل مرحلة من مراحل سير العمل.
