أتساءل ما هو كل شيء عن وظيفة الحسابات الدائنة؟ في هذه المقالة ، ستتعرف على الوصف الوظيفي وأمثلة على السير الذاتية المستحقة الدفع لمساعدتك في الحصول على وظيفتك التالية.
من المتوقع أن يكون محترفو الحسابات الدائنة قادرين على التعامل مع حجم كبير من البيانات ، والاهتمام الشديد بالتفاصيل ، والتواصل اليومي مع أصحاب العمل والبائعين. كما يجب أن يكونوا قادرين على تطبيق مبادئ المحاسبة والتعامل مع العمل التحليلي والتقييمي والاستشاري بطبيعته.
قسم الحسابات الدائنة مسؤول عن الاستقرار المالي للشركة. إنهم مسؤولون عن ضمان سداد جميع الديون وأن الشركة لديها ما يكفي من المال لتغطية نفقاتها. عادةً ما تكون الحسابات الدائنة قسمًا متميزًا في الشركات الكبيرة ، ومع ذلك ، مع الشركات الصغيرة ، يتم الجمع بين مسؤوليات الحسابات المدينة والدائنة بانتظام.
ما هي الوظائف الأساسية الثلاث للحسابات الدائنة؟
على الرغم من أن حجم العمل يحدد في نهاية المطاف الدور الذي تلعبه الحسابات الدائنة ، يمكن لمعظم الشركات الاستفادة من وجود متخصصين في الحسابات الدائنة أو وجود مقاول بدوام جزئي للقيام بالعمل أسبوعيًا أو كل أسبوعين يسمح للشركة بالتركيز على جوانب أخرى. تفي الحسابات الدائنة بثلاث وظائف أساسية على الأقل بالإضافة إلى دفع الفواتير. يمكن أن تشمل هذه الوظائف: إنشاء وتتبع الميزانيات. إصدار الفواتير وإدارة المدفوعات. فيما يلي الوظائف الأساسية الثلاث للحسابات المستحقة الدفع ؛
# 1. إصدار مدفوعات داخلية
غالبًا ما تعمل الحسابات الدائنة داخليًا لتوزيع المدفوعات الداخلية ، والتحكم في المصروفات النثرية وإدارتها ، والتحكم في توزيع شهادات الإعفاء من ضريبة المبيعات. تتوافق مصروفات السداد الداخلية مع إجراءات تدقيق الشركة التي تتطلب من الموظفين تقديم تقرير دفتر يومية يدوي أو إيصالات أو كليهما لإنشاء مطالبات السداد.
تستخدم المصروفات النثرية عمومًا لتغطية المصاريف البسيطة مثل تكاليف البريد المختلفة, اللوازم المكتبية ، أو وجبات الغداء خلال اجتماع الشركة. غالبًا ما تصدر الحسابات الدائنة شهادات الإعفاء من ضريبة المبيعات التي تصدرها لرؤساء الأقسام للتأكد من أن المشتريات التجارية المشروعة لا تشمل نفقات ضريبة المبيعات.
# 2. معالجة مدفوعات الموردين
تتمثل إحدى الوظائف الرئيسية للحسابات الدائنة في معالجة الفواتير والمدفوعات الواردة للشركة. هذه إحدى الوظائف التي تتبادر إلى الذهن أولاً عندما تفكر في واجبات الحسابات الدائنة. يقوم متخصصو الحسابات الدائنة بتتبع معلومات الاتصال بالموردين وشروط الدفع ومعلومات IRS W-9 في قاعدة بيانات الكمبيوتر. وهذا يسمح لهم بالعثور على الموردين والاتصال بهم بسهولة عند الضرورة.
التحكم الداخلي هو ما يحدد ما إذا كانت عملية الشراء تبدأ بأمر شراء معتمد مسبقًا أو ما إذا كانت التزامات ما بعد الشراء تؤكد عمليات الشراء. تتضمن مدفوعات الموردين أيضًا تقارير تحليل نهاية الشهر التي توضح لأصحاب الأعمال والإدارة مقدار ما تدين به الشركة حاليًا للموردين.
# 3. إدارة نفقات السفر التجارية
في الشركات أو الشركات الكبيرة التي يسافر فيها المالك والموظفون الآخرون (مثل مندوبي المبيعات) بشكل متكرر ، يمكن أن تتضمن وظائف الحسابات الدائنة مسؤوليات إدارة الرحلة مثل الحجز المسبق لتذاكر الطيران وتأجير السيارات والفنادق. إذا كانت الضوابط الداخلية تسمح بسلف السفر ، فإن الحسابات الدائنة تعالج الطلبات وتوزع أموال السفر. على المسافر بعد ذلك ، تكون Payment Engagements مسؤولة عن تسوية الأموال المدفوعة مع الأموال التي تم إنفاقها بالفعل أو معالجة طلبات استرداد قيمة السفر.
وظائف محاسبية أخرى
تعمل الحسابات الدائنة أيضًا على تقليل التكاليف من خلال البحث عن التفاصيل التي يمكن أن توفر أموال الشركة ، مثل دفع فاتورة خلال فترة الخصم النقدي التي يسمح بها العديد من الموردين. غالبًا ما يكون كاتب الحسابات الدائنة هو نقطة الاتصال الأولى بين ممثلي الأعمال والموردين. لذلك ، غالبًا ما يكون بناء العلاقات الجيدة والحفاظ عليها التزامًا على الموظف. يمكن أن تفيد العلاقات القوية الشركة عند العمل مع الموردين. على سبيل المثال ، يمكن أن تؤدي العلاقات الجيدة إلى شروط ائتمانية أكثر ملاءمة أثناء ركود المبيعات الموسمي.
يقوم أخصائيو الحسابات الدائنة أحيانًا بمراجعة الفواتير قبل دفعها للتأكد من صحتها. يمكن لموظف الحسابات الدائنة الاتصال بالتاجر إذا كانت الفاتورة أعلى من المعتاد ، أو الاتصال بموظف داخلي إذا تبين أن الموظف لم يختار الخيار الأرخص أو لم يبحث عن مورد معتمد من الشركة أثناء الشراء نيابة عن الشركة.
ما هي المهارات الأساسية للحسابات الدائنة؟
على الرغم من أن الدرجة العلمية ليست مطلوبة لموقف الحسابات الدائنة ، فمن الضروري أن يكون لديك معرفة عملية بأساسيات المحاسبة ومسك الدفاتر. للحصول على وظيفة في حسابات الدفع ، سيكون من المفيد الحصول على شهادة في المجالات التالية:
- الاقتصاد أو المالية
- إدارة الأعمال
- المحاسبة
المهارات الأخرى المطلوبة تشمل ؛
- الكفاءة في تجميع تقارير المصروفات لإدخال البيانات.
- ماهر في برنامج Microsoft Excel.
- معرفة مبادئ المحاسبة وعمليات الحسابات الدائنة.
- الإلمام بعمليات أوامر الشراء.
- القدرة على العمل بشكل مستقل وأخذ زمام المبادرة.
يجب أن يتضمن الوصف الوظيفي للحسابات الدائنة معايير محددة لإدخال البيانات والاهتمام بالتفاصيل. من الضروري أن يكون الموظفون قادرين باستمرار على المشاركة بطريقة مهنية لأنهم سيتواصلون مع أصحاب العمل والبائعين على أساس يومي.
أمثلة على الوصف الوظيفي للحسابات الدائنة
إذا كنت تبحث عن توظيف محترف في حسابات الدفع ، فيجب أن يبدو الوصف الوظيفي كما يلي:
ملخص العمل
نحن نبحث عن كاتب حسابات دائنين مؤهل لمعالجة جميع الفواتير المستلمة للدفع وللتعامل مع السداد في الوقت المناسب والدقيق والفعال لجميع المدينين.
المسؤوليات
- معالجة الحوالات المالية وفق السياسات واللوائح المالية
- إجراء معاملات مالية منتظمة ، مثل التحقق من صحة معلومات الذمم الدائنة وفصلها وتسجيلها.
- للتأكد من احتساب جميع الفواتير والمدفوعات وترحيلها بشكل صحيح ، قم بتسوية دفتر أستاذ الحسابات الدائنة.
- من خلال مقارنة حسابات البائعين وكشوفات البائع الشهرية ، تأكد من أي اختلافات وانظر إليها.
- تسهيل سداد الفواتير التي فات موعد استحقاقها من خلال الاتصال بالعملاء وتزويدهم بتذكير بالفواتير.
- إنشاء تقارير تصف حالة الذمم الدائنة.
- التعرف على مراكز التكلفة وحسابات المصاريف
- يفهم اللوائح التي تحكم عملية الحسابات الدائنة (W-9 ، ضريبة المبيعات ، إلخ.)
المؤهلات والمهارات
- تاريخ من العمل ككاتب حسابات مستحقة الدفع
- فهم قوي لأساسيات محاسبة الذمم الدائنة
- أظهر القدرة على حساب وتسجيل وإدارة البيانات المحاسبية والمعلومات المالية
- مهارات في إدخال البيانات وموهبة في الإحصاء
- معرفة عملية بجداول البيانات والبرامج المتخصصة
- إجادة في MS Office واللغة الإنجليزية
- مستوى عالي من الدقة والعناية بالتفاصيل
- بكالوريوس في المحاسبة أو المالية أو إدارة الأعمال
كيف أستعد لمقابلة الحسابات الدائنة؟
إذا كنت تستعد لمقابلة لوظيفة مستحقة الدفع ، فربما تعلم أنه يمكنك توقع أسئلة متكررة مثل: هل يمكن أن تخبرني عن نفسك؟ أنت مهتم أكثر بفواتير أسئلة المقابلة التي تختبر معرفتك بالتحقق من الفاتورة وتتبع الطلبات ومعالجة الدفع. على سبيل المثال ، قد يربكك السؤال الذي تبحث عنه حول الأجور المستحقة إذا لم تفكر في الإجابة مسبقًا. قبل أي مقابلة ، راجع أحدث دليل للتعويضات للحصول على فكرة عن الراتب الذي يمكن أن تتوقعه من الحسابات المستحقة الدفع. على سبيل المثال ، وفقًا لدليل التعويض لعام 2022 ، يجب أن يكون متوسط الراتب للحسابات المستحقة الدفع 39,250،XNUMX دولارًا.
نصائح للعمل أثناء التحضير للمقابلة
التحضير هو أفضل دفاع لك. لسوء الحظ ، لا يمكنك ممارسة جميع الأسئلة الممكنة مسبقًا. استخدم نصائح المقابلة التالية للتأكد من أنك لا تخطئ عند طرح سؤال يبدو أنه يأتي من العدم:
حافظ على الهدوء.
يقدر الباحثون قيمة أكثر من محتوى إجاباتك. يمكنك أيضًا ملاحظة كيفية صياغة الاستجابات لمعرفة المزيد عن إبداعك ونهجك في التعامل مع المشكلات. حافظ على هدوئك ، وتواصل بالعين ، وكن واثقًا كما لو كنت محاسبًا.
اطلب تفسيرات.
إذا كنت مرتبكًا ، يمكنك طلب تفسير. اطلب من القائم بإجراء المقابلة تكرار السؤال أو إعادة صياغته. سوف يحترم القائم بإجراء المقابلة رغبتك في تزويدهم بالإجابة التي يبحثون عنها.
لا تكن جبانا.
لا تخف من طرح الأسئلة. قد يكون هذا جذابًا بشكل خاص إذا تم سؤالك عن فجوة في سيرتك الذاتية. إذا كنت قد تركت مسك الدفاتر لإنهاء برنامج ماجستير إدارة الأعمال مبكرًا ، فقل ذلك. كن صادقًا وواقعيًا ، واستعد للسؤال التالي.
احصل عليه.
لنفترض أن المحاور يسألك ، "ما هو الحيوان الذي تحبه أكثر؟" عندما تقول "قطة" ، يمكنك إضافة "لأنني فضولي و I دائمًا ما ينتهي بك الأمر واقفًا. ”أثناء إجابتك على هذه الأسئلة ، حاول إبراز المهارات التي تحتاجها كمحاسب لهذا العمل المعين. في هذا المثال ، يعني الفضول والاستقلالية الرغبة في تجربة أشياء جديدة والموثوقية.
خذ وقتك.
يتوقع القائم بإجراء المقابلة أن تأخذ الوقت الكافي لطرح سؤال غير عادي. الإجابة المدروسة أفضل من الإجابة المتسرعة. يمكنك أن تقول شيئًا مثل ، "هذا سؤال مثير للاهتمام. دعني افكر به."
اسال اسئلة.
ليس صاحب العمل هو الشخص الوحيد الذي يجب أن يطرح أسئلة جيدة. فكر في الأسئلة التي قد تطرحها في مقابلة عمل ، مثل ما الذي تحتاجه لتكون ناجحًا في هذه الوظيفة؟ هل يمكن أن تخبرني المزيد عن سبب رغبتك في شغل هذا المنصب؟ كيف تصف ثقافة شركتك؟ أخيرًا ، تذكر أنك تخاطر بفقدان الحظوة إذا قلت إنك تتعامل مع القطط أكثر من الكلاب ، أو إذا كشفت أن كل ما لديك في الثلاجة هو قطعة من الشوكولاتة وعلبة من الخردل. في الواقع ، لسنا متأكدين! ماذا عن هذا: كن صادقًا ، فكر, وكن على طبيعتك عندما تواجه أسئلة غير متوقعة.
كيف تقدم نفسك في مقابلة الحسابات الدائنة؟
يجب أن تثبت للشركة بوضوح أنك يمكن الاعتماد عليها وموثوق بها وعلى دراية بالمحاسبة أثناء التقدم للوظائف المحاسبية.
من المهم أن تضع في اعتبارك أن صاحب العمل سيقيم شخصيتك وثقتك بناءً على كيفية تقديمك لنفسك. فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك على تقديم نفسك كأفضل مرشح للوظيفة.
# 1. ركز على ما يجعلك مميزًا
كن محددًا عند وصف نقاط قوتك وإنجازاتك في مقدمة ذاتية لمقابلة الحسابات الدائنة. قدم أمثلة محددة لكيفية اختلافك عن المتقدمين الآخرين. يمكن أن يأتي تاريخك الوظيفي ، ومجموعات المهارات ، ونقاط القوة الحاسمة الخاصة بك أولاً ، يليها هدفك المهني.
# 2. كن واثقا
كثيرًا ما يُساء فهم التمييز بين الثقة والغرور. بينما تهتم شركة Confidence بتقديم خدمة عالية الجودة ، تهتم Conceit فقط بتلبية احتياجاتها الخاصة. إذا كنت ترغب في الحصول على وظيفة من قبل صاحب العمل ، فالثقة ضرورية. كن مطمئنًا ، لكن لا تفرط في إبلاغ صاحب العمل أنك تبحث فقط عن العمل الذي يلبي رغباتك.
# 3. استخدم أمثلة واقعية
لا تقم أبدًا بتضمين أمثلة من حياتك الشخصية في سؤال المقابلة الشخصية للدفع التقديمي الخاص بك. قدم أمثلة ملموسة عن كيفية تطبيق قدراتك وخلفيتك على الوظيفة. قد يعطي تقديم أمثلة شخصية للشركة فكرة أنك غير قادر على الفصل بين حياتك الشخصية والعمل.
# 4. مختصرا.
استخدم هذا السؤال حول المقدمة الذاتية كفرصة لتقديم عرض تقديمي. كن مقتضبًا ومباشرًا. اكتب الصفات التي تجعلك متميزًا والأكثر تأهلاً قبل المقابلة كتحضير. لزيادة ثقتك بنفسك ، تعرف عليها.
لماذا يجب أن نوظفك للحسابات الدائنة؟
هذا السؤال بالذات هو أحد الأسئلة المختارة بين أصحاب العمل ، وقد يُطرح عليك هذا في نهاية مقابلتك. إليك ما يجب أن تبدو عليه إجابتك.
"ثلاثة أشياء ، على وجه الخصوص ، تلفت انتباهي." أولاً ، إن امتلاك منصب يكون فيه الاهتمام بالتفاصيل أمرًا بالغ الأهمية يمنحني الكثير من الرضا الوظيفي. نظرًا لأنك شركة ذات معايير عالية ولأن وظيفة كاتب الحسابات الدائنة تتحمل قدرًا كبيرًا من المسؤولية ، فأنا مهتم جدًا بها. ثانيًا ، أنت شركة ستساعدني على النجاح في هذا المنصب وتوفر لي مجالًا للتوسع والتحسين. أحب أن أكون نشطًا ، وبعد قراءة الوصف الوظيفي لموظف الحسابات الدائنة لهذا المنصب ، يمكنني أن أقول على وجه اليقين إنه لن يكون لدي الوقت لفعل أي شيء. أخيرًا ، أريد أن أعمل في شركة تعزز الابتكار والتفكير المستقبلي ونجاح الموظفين. هذه العوامل الثلاثة تجعلني متحمسًا جدًا للانضمام إلى شركتك
ما هو قيد اليومية في حسابات الدفع؟
مجلة الحسابات الدائنة هي المبالغ المستحقة في القيود المحاسبية لدائني شركة ما لاقتناء المنتجات أو الخدمات ويشار إليها على أنها إدخالات. يتم سرد هذه كخصوم متداولة في الميزانية العمومية ، وأي مدفوعات يتم سدادها يتم خصمها من هذا الحساب.
تنشأ مسؤولية الحسابات الدائنة عندما تتم معاملة تنطوي على شراء سلع أو خدمات على الحساب. يجب على الشركة إنشاءها وإدراجها في دفاتر الحسابات. تُستخدم فاتورة البائع لمعرفة مقدار الأموال التي يجب كتابتها في إدخالات دفتر اليومية للحسابات المستحقة الدفع. غالبًا ما تتضمن تفاصيل عن مبلغ السداد المطلوب من المشتري وتاريخ الاستحقاق.
وفي الختام
يجب أن تفهم الآن تمامًا ما يفعله متخصص الحسابات الدائنة وكيفية عمل سيرة ذاتية كمتخصص في الحسابات الدائنة. إذا كانت لديك المهارات والمؤهلات اللازمة ، فيجب أن تكون في طريقك إلى وظيفتك التالية ككاتب حسابات مدفوعة.
- ما المقصود بدورة التحويل النقدي: كيفية تعزيز CCC وحسابه
- دليل مبسط للحسابات الدائنة! (+ توزيع مفصل للصيغة)
- مقارنة تفصيلية بين الحسابات الدائنة وحسابات القبض
- أتمتة عملية الحسابات الدائنة: ما يجب أن تعرفه قبل التشغيل الآلي
- عملية الحسابات المستحقة الدفع: كيفية إدارة العملية بفاعلية
الوصف الوظيفي للحسابات الدائنة: المراجع
