أدوات إدارة السفر: دليل 2023

هناك أدوات إدارة برمجية تساعدك على مركزية حجوزات السفر لعملائك والتعامل معها تلقائيًا. إذا كنت تبحث عن فئة البرامج هذه لأول مرة ، فإن هذا المنشور يغطي كل ما تحتاج لمعرفته حول الميزات الرئيسية وخيارات البائعين والسوق ككل. ابق على اطلاع حيث نقوم بإدراج أفضل أدوات إدارة السفر للشركات.

أدوات برامج إدارة السفر

أداة إدارة السفر هي برنامج يسمح للمستخدمين بتخطيط نفقات السفر وشرائها وتتبعها. تستخدم الشركات هذا البرنامج لتبسيط قرارات الشراء ، ومركزية بيانات نفقات سفر الموظفين ، وإدارة ميزانيات السفر للشركات. بدلاً من توظيف وكلاء فرديين أو إرسال إيصالات الشراء ذاتيًا إلى برنامج إدارة النفقات ، توفر أدوات إدارة السفر للمستخدمين نظامًا أساسيًا لجدولة عمليات شراء السفر الخاصة بهم والإبلاغ عنها تلقائيًا.

تعمل أدوات إدارة السفر على تعزيز الرؤية بين المديرين والموظفين فيما يتعلق بسفر الشركة ، فضلاً عن السماح للمحاسبين والمديرين بإعداد التقارير وتعويض الموظفين. كما يضمن أن السفر المتعلق بعمل الموظف يتوافق مع سياسة العمل.

ما هي أدوات إدارة السفر التي تحتاجها الشركات؟

تطورت برامج إدارة السفر إلى مورد أساسي للمؤسسات الحديثة. ويرجع ذلك إلى الطبيعة السريعة لبيئة الأعمال والعولمة ومتطلبات السفر. على الرغم من أن الاتصال عن بعد ممكن ، إلا أن العديد من السيناريوهات تتطلب اجتماعات وجهًا لوجه لتطوير الاتصالات التجارية. نتيجة لذلك ، يجب على الشركات أحيانًا إرسال ممثلي الشركات في رحلات العمل. هذا هو المكان الذي قد تساعد فيه أدوات إدارة السفر. يمكن للشركات الاختيار من بين مجموعة متنوعة من حلول إدارة السفر بناءً على متطلباتهم المحددة ، والتي يمكنها تبسيط وتحسين تجربة سفر الشركة بأكملها.

تتوفر عدة أنواع من أدوات إدارة السفر ، ولكل منها مجموعة فريدة من الإمكانات. فيما يلي أكثر أنواع أدوات إدارة السفر شيوعًا:

# 1. أدوات إدارة سفر الشركات

توفر أدوات إدارة سفر الشركات للشركات منصة شاملة لإدارة سفر رجال الأعمال. غالبًا ما تتضمن هذه التطبيقات حجز السفر وإدارة خط سير الرحلة ومراقبة الامتثال للسياسة ، كل ذلك في لوحة معلومات موحدة واحدة.

# 2. أدوات التخطيط والإدارة

تهدف حلول تخطيط وإدارة سفر الأعمال إلى مساعدة الشركات على تخطيط وإدارة رحلات العمل الخاصة بالعمال. يعد حجز السفر ، وإدارة خط سير الرحلة ، والوصول في وضع عدم الاتصال ، والمزامنة التلقائية لخط سير الرحلة مع التطبيقات الأخرى جوانب شائعة لهذه المنتجات

# 3. أدوات إدارة المصروفات

تهدف حلول إدارة النفقات إلى مساعدة الأفراد والشركات في تتبع وتنظيم وإدارة جميع نفقات السفر المتعلقة بهم. يعد مسح الفواتير وتقارير المصروفات الآلية والتفاعل مع برامج المحاسبة من الجوانب الشائعة لهذه الأدوات.

# 4. أدوات إدارة خط سير الرحلة

يتيح برنامج إدارة خط سير الرحلة للعملاء دمج خطط عطلاتهم وتنظيمها في مكان واحد ، مما يسهل إدارة جميع ترتيبات السفر الخاصة بهم وتتبعها. غالبًا ما تجمع هذه التطبيقات والمواقع معلومات الرحلة من تأكيدات البريد الإلكتروني أو مواقع الحجز وتنتج مسارًا رئيسيًا يمكن عرضه عبر تطبيق أو موقع ويب.

ما الذي يجب البحث عنه عند التدقيق في أدوات إدارة السفر الخاصة بالشركات

أدوات إدارة السفر التي تغطي كل شيء من إدارة بيانات المسافر إلى الحجز إلى تطوير السياسة إلى النفقات التلقائية والمزيد هي بلا شك الحل الأعظم في السوق. ومع ذلك ، فهي تختلف اختلافًا كبيرًا من حيث الفائدة وخفض التكاليف التي قد تجلبها للمنظمات ، حيث يكون الوصول إلى السلع منخفضة السعر هو الدافع الأساسي.

فيما يلي قائمة مرجعية لما يجب البحث عنه أثناء تقييم برامج إدارة سفر الأعمال:

• خاصية الحجز الذاتي.
• مساعدة مجانية على مدار الساعة
• جرد السفر.
• أداة يمكنها التوسع والتكيف في المستقبل.
• المساعدة في السفر متاحة على مدار 24 ساعة في اليوم وسبعة أيام في الأسبوع عبر الهاتف والدردشة والبريد الإلكتروني.
• لا توجد تكلفة إضافية للمساعدة في السفر.
• توحيد الفواتير
• الإبلاغ عن نفقات السفر

أفضل أدوات إدارة السفر للشركات

تتيح معظم برامج حجز رحلات العمل للموظفين حجز الرحلات والمركبات والفنادق من واجهة واحدة. فيما يلي بعض أدوات إدارة السفر الشائعة للشركات.

# 1. اكسبينسيا

يساعد نظام إدارة السفر والنفقات (TMS) الذي يتم استضافته في السحابة الشركات في إدارة دورات حياة تقارير النفقات والفواتير وتسديد تكاليف T&E. يمكن للموظفين استخدام إمكانات التعرف على الصور في Expensya لاستخراج المبالغ والتواريخ ومعلومات التاجر من إيصالات السفر والترفيه الخاصة بهم.

# 2. سيركولا

يساعد تطبيق إدارة المصروفات الذي تقدمه شركة Circula الشركات في الإدارة الفعالة للبدلات اليومية والنفقات النقدية ونفقات السفر والنفقات الشخصية المتعلقة بالإجازات. بالإضافة إلى ميزات إدارة السفر ، والتي تشمل قواعد تخصيص الأموال وبطاقات ائتمان الشركات وعمليات تدقيق الامتثال الآلي ، يتضمن الحل مزايا الموظفين كإحدى ميزاته.

# 3. Airbnb

تضمن Airbnb للعمل تبسيط عملية الحجز وإدارة السفر لشركتك من خلال توفير الوصول إلى القوائم المحلية والعالمية المناسبة لرحلات العمل القصيرة والطويلة الأجل. على الرغم من أنه ليس TMS مخصصًا ، إلا أن الحل يقدم بعض الميزات نفسها التي توفرها أنظمة TMS المخصصة ، بما في ذلك تتبع الإنفاق وطرق الدفع المشتركة والحجوزات.

# 4. TripActions

إن برنامج TripActions قادر على مساعدة الشركات في أتمتة سفر الشركات من خلال توفير خيارات لإعداد التقارير وإدارة الحجز وإنشاء الفواتير. بالإضافة إلى سير عمل الموافقة ، تتضمن الميزات الأخرى تقارير المصروفات والتذكيرات وتخطيط الإجازة والوصول عبر الأجهزة المحمولة. يتيح برنامج TripActions للفرق إرسال دعوات رحلة للضيوف وكذلك المرشحين للوظائف الشاغرة. تمنحك لوحة القيادة أيضًا القدرة على مراقبة إنفاقك السنوي وميزانيتك.

# 5. ترافيل بنك

TravelBank هو برنامج لتتبع النفقات وإدارة سفر الشركات الذي يجمع بين هاتين الوظيفتين في منصة واحدة. يساعد تصميمه سهل الاستخدام ، وسداد النفقات بشكل سريع ، وبرنامج مكافآت السفر ، جميع المنظمات في وضع سياسات التكلفة والسفر وتطبيقها. تتوفر أداة TravelBank في كل من تنسيقات الأجهزة المحمولة وسطح المكتب.

رقم 6. ترافيلبرك

تخفف TravelPerk الضغط المرتبط بسفر العمل من خلال تزويد العملاء بأكبر مجموعة متنوعة من خيارات الحجز في جميع أنحاء العالم بأسعار معقولة. يوفر خدمة العملاء على مدار الساعة ، ومن خلال برنامج FlexiPerk ، يمكنك استرداد أموالك في أي رحلة تقوم بها.

# 7. ساب كونكور

SAP Concur هو النظام المتكامل الأكثر استخدامًا لإدارة نفقات السفر وفواتير الأعمال والتكاليف الأخرى ذات الصلة حول العالم. مع SAP Concur ، يتم تزويد الموظفين بتطبيق يحظى بتقدير كبير لمساعدتهم في كل رحلة ، كما يتم توفير الموافقات الآلية على الفواتير. يمكن أن يساعد تكامل البيانات في الوقت الفعلي تقريبًا واستخدام الذكاء الاصطناعي لتقييم دقة المعاملات التجارية الشركات على منع عجز الميزانية.

# 8. فايل

يتعهد Fyle بأنه سيساعد الموظفين في الالتزام بسياسة T&E لشركتك ، مع تزويد الفرق المالية أيضًا بإدارة بطاقات الائتمان وبرامج إدارة الإيصالات لمساعدتهم في الحفاظ على إجمالي نفقات T&E تحت السيطرة. يعد متتبع الأميال والقدرة على تقسيم نفقات الموظف والبدلات اليومية وتقارير الرحلة بعضًا من الميزات الإضافية المضمنة في إمكانات إدارة السفر الخاصة بـ Fyle.

# 9. امبيرس

يلغي Emburse الحاجة إلى العمليات اليدوية الشاقة ، ويعزز إدارة النفقات وإبرازها ، ويقدم دعمًا مجانيًا. تتضمن مصاريف الشهادة الخاصة بالبرنامج طلب إنفاق وسير عمل لإصدار البطاقة مدمج معًا ، بالإضافة إلى تسجيل إيصالات الهاتف المحمول وأدوات التدقيق المدمجة.

# 10. Spendesk

Spendesk هو حل لإدارة النفقات التي تساعد الشركات في حجز رحلات العمل ، ومراقبة إنفاق الموظفين ، وأتمتة تقارير النفقات. تتيح أداة إدارة السفر هذه للمستخدمين طلب الموافقة من الإدارة والحجز بأمان على أي موقع ويب ، تمامًا مثل باقي أدوات إدارة السفر في القائمة.

رقم 11. ايجينسيا

Egencia هو نظام TMS يوفر إمكانات لإعداد التقارير عن النفقات ، ووصول المسؤول ، وتطبيق الهاتف المحمول لمزيد من الراحة ، وفواتير العميل. بالإضافة إلى ذلك ، تقدم Egencia معلومات عن إعدادات سياسة السفر على المستوى القطري للبلدان المتضررة من الوباء.

# 12. ريدو

تمنح Rydoo مستخدميها القدرة على مراقبة وإدارة إنفاقهم في الوقت الفعلي ومن أي مكان في العالم. البرنامج متوافق مع مجموعة متنوعة من تطبيقات المحاسبة بما في ذلك Oracle و Xero و Quickbooks. تتوفر أيضًا عمليات تكامل مع Uber و Lyft على هذه المنصة ، مما يسهل على الموظفين جدولة المواصلات من وإلى المطار.

# 13. حساب Zoho

يمكن للعملاء إدارة جميع جوانب رحلات عمل عمالهم بمساعدة Zoho Expense ، والتي تعد أحد مكونات مجموعة برامج Zoho الموسعة. أيضًا ، يمنح حل حساب Zoho لمستخدميه القدرة على إنشاء مسارات رحلات شاملة ، وحجز الرحلات الجوية ، والفنادق ، وإعداد أذونات ما قبل السفر ، وملفات تعريف المسافرين.

# 14. بيرسوفت

من خلال توفير محرك حجز يعرض محتوى السفر لموظفيك ، تسهل Pairsoft التعامل مع ترتيبات السفر. فهو يجمع بين سياسة السفر الخاصة بشركة ما للتفاوض مع شركات الطيران والفنادق ووكالات تأجير السيارات ، ويقوم بمزامنة جميع معلومات السفر مع حل النفقات التي توفرها الأداة.

# 15. تكلف

تعد القدرة على بدء محادثة مع الكونسيرج ثم حجز ترتيبات السفر مثل الرحلات الجوية والفنادق والسيارات أحد أكثر الجوانب المفيدة في Expensify. يتضمن حل إدارة السفر المقدم من Expensify عددًا من الميزات التي كانت مفيدة للمسافرين من رجال الأعمال في عصر COVID. تتضمن هذه الميزات خدمات مخاطر السفر والإرشادات الطبية والنقل في حالات الطوارئ. ضع في اعتبارك أن الحل يمكّن الموظفين من الحجز مع شركة الطيران والفندق وبرنامج المسافر الدائم الذي يختارونه ، مما قد يكون له تداعيات على المبلغ الإجمالي الذي يتم إنفاقه على السفر والترفيه.

كيف يعمل نظام إدارة السفر؟

يعمل نظام إدارة سفر الأعمال على تبسيط الحجوزات من خلال الجمع بين جميع خيارات الفنادق والتذاكر معًا على منصة واحدة. علاوة على ذلك ، يوفر النظام واجهة مستخدم سهلة الاستخدام تتيح للمسافرين من رجال الأعمال حجز كل شيء على منصة واحدة بدلاً من التنقل عبر مواقع ويب متعددة ، مما يوفر الوقت.

ما هي المبادئ الأربعة لإدارة سفر الشركات؟

الأربعة سي لإدارة الشركات التجارية

• حضاره.
• التعاون.
• كلفة.
• المديرين الماليين.

ما هي خطوات إدارة السفر للشركات؟

إذا كانت مؤسستك تدير السفر المتكرر للشركات ، فإن الإجراءات الخمسة المدرجة أدناه ستساعد في تبسيط العملية وتقليل المشكلات.

• حدد أداة إدارة سفر الشركة.
• ضع سياسات لسفر موظفيك.
• قدم المساعدة لفريقك.
• ضع خطة إدارة مالية.
• تبسيط إجراءات الموافقة.

ما هي أهداف وثيقة السفر؟

الهدف من سياسات السفر هو تقديم سياسات وإجراءات واضحة تتوافق مع معايير الولاية والمعايير الفيدرالية ، لتعزيز السفر الآمن ، والسماح بنفقات سفر معقولة ويمكن التحكم فيها مع الاحتفاظ بالضوابط الأساسية والمساءلة ، ولضمان أن كل هذه يتم استيفاء الأهداف.

المنشورات المشابهة

1. أفضل المنتجعات العائلية الشاملة كليًا في منطقة البحر الكاريبي 2023
2. وكالة السفر دالاس: أفضل مزودي الخدمة لعام 2023
3. ما هو أفضل وقت لزيارة أيسلندا؟ كل ما يجب أن تعرفه
4. هل يمكنك إحضار الوجبات الخفيفة على متن الطائرة: قواعد 2023 TSA

مراجع حسابات

يعتمر

ramp.com

إنفاق