غالبًا ما تكون الفرق المُدارة جيدًا والعمليات التجارية الفعالة مفيدة للشركات الفعالة. يقدم المسؤولون خدمات قيمة للشركات من خلال مساعدتهم في تنظيم عملياتهم ، وتحسين وظائفهم الحيوية ، وتسهيل تحقيق أهدافهم. إذا كنت ترغب في العمل كمسؤول ، فأنت بحاجة أولاً إلى التعرف على مهامهم ومهاراتهم الوظيفية المحددة. في هذه المقالة نجيب على سؤال "ما هو المسؤول؟" وشرح ما يفعله أولئك الذين في الدور عادةً من خلال وصف وظيفي نموذجي ، كما أننا نحدد الأنواع المختلفة للمسؤولين ونقدم معلومات عن راتبهم المتوقع ، والمهارات المطلوبة ، وبيئات العمل المشتركة.
ما هو المسؤول (المسؤولون)؟
المدير هو الشخص الذي يساعد الشركة في تحقيق أهدافها. يعمل المسؤولون في الشركات وفي الأدوار التي تختلف فيها واجباتهم الخاصة حسب نوع العمل أو المنظمة التي توظفهم. يقوم المسؤولون في معظم الإعدادات بتطوير استراتيجيات قصيرة وطويلة المدى لضمان نجاح العمليات وتحديد الأهداف وإدارة الجهود. إنهم يشرفون على الإجراءات ويمكّنون مهام الشركة لضمان أن كل شيء يعمل بسلاسة وكفاءة.
قد يشغلون مناصب إدارية ، على الرغم من أنهم يساعدون عادة أعضاء قسمهم أو فريقهم في تنفيذ التزامات عملهم. يقوم المسؤولون في كثير من الأحيان بإدارة العمليات واتخاذ القرارات التي تعزز الأهداف العامة لإداراتهم. قد يفوضون المهام أو يغيرون القواعد أو العمليات أو يخصصون مسؤوليات لمساعدة مشروع أو مؤسسة أو كيان على تحقيق أهدافه.
أنواع المسؤولين
يلعب المسؤولون دورًا حاسمًا في معظم المؤسسات لأنهم يساعدون في الحفاظ على تنظيم المؤسسات وتركيزها على أهدافها. فيما يلي بعض الأمثلة على المسؤولين:
- المشرف المعين من قبل المحكمة: يجوز للمحاكم تعيين إداريين للإشراف على شؤون الأعمال غير القادرة على سداد التزاماتها أو ممتلكات المتوفين.
- ادارة المنتدى: مسؤولو المنتدى مسؤولون عن قواعد المنتدى وتعيينات المشرفين وعمليات قاعدة البيانات وأقسام المنتدى والأقسام الفرعية. قد يكونون أيضا بمثابة وسطاء.
- مسؤول الشبكة: مسؤولو الشبكات مسؤولون عن صيانة البنية التحتية للكمبيوتر والشبكات. يقومون بشكل متكرر بإدارة الخوادم في الموقع ، ومراقبة تكامل النظام ، وإجراء الاختبارات ، والتحقق من كفاءة التفاعل بين البرامج والشبكات. يقوم بعض مسؤولي الشبكة بنشر وتكوين ترقيات النظام أو عوامل التصفية.
- مسؤول الخادم: يدير مسؤولو الخادم الخوادم ويراقبون صحتها وأدائها نيابة عن المؤسسات. لضمان ذروة الأداء الوظيفي ، يقومون بشكل متكرر بتصميم وتثبيت ومراقبة وتحسين الخوادم ومكوناتها.
- مسؤول النظام: يقوم مسؤولو النظام بصيانة وتكوين وضمان التشغيل السليم لأنظمة الكمبيوتر. قد يديرون خوادم متعددة المستخدمين لضمان وقت تشغيل وأداء وأمان كافيين لتناسب طلبات المستخدم وقيود الميزانية.
- مشرف مكتب: غالبًا ما يتم تنفيذ مسؤوليات المكتب الكتابي العامة مثل التصوير والفاكس والبريد الإلكتروني والجدولة ومسك الدفاتر والبريد وتشغيل لوحات التبديل من قبل مسؤولي المكتب.
- مشرف الجامعة يمكن لمسؤولي الجامعة العمل كنقطة اتصال للموظفين والطلاب للإدارة المركزية لأقسام الجامعة المختلفة.
ماذا يفعل المسؤول؟
يختلف واجب المسؤول بناءً على المنظمة والصناعة ، ولكن بشكل عام ، يكونون مسؤولين عن مجموعة واسعة من المسؤوليات الإدارية للحفاظ على سير عمل المنظمة بسلاسة. الواجبات والمسؤوليات النموذجية للمسؤول هي كما يلي:
- إدارة التقويم والجدولة: غالبًا ما يكون المسؤولون مسؤولين عن إدارة التقويمات وجدولة المواعيد والاجتماعات والأحداث. قد يكون التنسيق مع أعضاء الفريق الآخرين والعملاء وأصحاب المصلحة مطلوبًا.
- صيانة اللوازم والمعدات المكتبية: المسؤولون مسؤولون عن الحفاظ على اللوازم المكتبية والمعدات في حالة عمل جيدة ، مثل طلب الإمدادات والتأكد من أن جميع المعدات في حالة عمل جيدة.
- معالجة المراسلات: قد يكون المسؤولون مسؤولين عن معالجة البريد الوارد والصادر ومراسلات البريد الإلكتروني والرد على المكالمات الهاتفية والرد على الاستفسارات.
- الايداع وحفظ السجلات: يقوم المسؤولون بتصميم وصيانة أنظمة الملفات الإلكترونية والورقية للحفاظ على الأوراق الحيوية منظمة ويمكن الوصول إليها.
- إعداد التقرير: قد يكون المسؤولون مسؤولين عن إعداد التقارير والعروض التقديمية والأوراق الأخرى ، بالإضافة إلى إدخال البيانات والحفاظ عليها.
- ترتيبات السفر: قد يكون المسؤولون مسؤولين عن التعامل مع خطط السفر ونفقات الموظفين ، مثل حجز الرحلات الجوية والفنادق والنقل.
- التوظيف والإعداد: يمكن للمسؤولين المساعدة في توظيف الموظفين الجدد وإعدادهم ، مثل تحديد مواعيد المقابلات ومعالجة أوراق التوظيف الجديدة.
- El soporte financiero general: قد يقدم المسؤولون دعمًا عامًا للموظفين حسب الحاجة ، مثل الرد على الاستفسارات واستكشاف الأخطاء وإصلاحها والمساعدة في المهام المختلفة.
المسؤول أمر حيوي للتشغيل السلس للشركة. إنهم يديرون العديد من الأعمال الإدارية ، ويحافظون على تحديث السجلات والأنظمة ، ويقدمون الدعم العام للموظفين حسب الحاجة.
مدير الوصف الوظيفي
فيما يلي نموذج لوصف وظيفي للمسؤول:
المنصب: إداري
ملخص العمل:
نحن نبحث عن مسؤول متحمس للانضمام إلى فريقنا. سيكون المسؤول مسؤولاً عن مجموعة متنوعة من الأنشطة الإدارية لضمان التشغيل السلس لشركتنا. سيكون لدى المرشح المثالي مهارات تنظيمية وتواصلية وشخصية قوية ، بالإضافة إلى القدرة على العمل بشكل مستقل وتعاوني.
المسؤوليات الرئيسية:
- إدارة التقويمات وجدولة المواعيد وتنسيق الاجتماعات لتوفير الدعم الإداري للمنظمة.
- إدارة وحفظ اللوازم والمعدات المكتبية في حالة عمل جيدة.
- التعامل مع البريد الوارد والصادر ومراسلات البريد الإلكتروني.
- صنع أنظمة حفظ الملفات الإلكترونية والورقية والاحتفاظ بها.
- إعداد وتوزيع التقارير والعروض التقديمية والمستندات الأخرى.
- إدارة ترتيبات السفر والنفقات للموظفين.
- المساعدة في تعيين الموظفين الجدد وضمهم.
- حسب الحاجة ، قدم المساعدة العامة للموظفين.
المتطلبات:
- شهادة الدراسة الثانوية أو ما يعادلها؛ يفضل درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
- 2+ سنوات خبرة في دور إداري.
- مهارات تنظيمية وتواصلية وشخصية ممتازة.
- يبرع في Microsoft Office Suite وبرامج Office الأخرى.
- القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من الفريق.
- اهتمام قوي بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات.
- القدرة على تحديد أولويات المهام وإدارة الوقت بشكل فعال.
هذه وظيفة بدوام كامل براتب وامتيازات جيدة. نحن نشجعك على التقدم لهذه الوظيفة المثيرة إذا كنت فردًا متحمسًا للغاية ولديك خلفية إدارية جيدة.
راتب المسؤول
قد يختلف راتب المسؤول اعتمادًا على عدة معايير ، بما في ذلك الصناعة والموقع ومستوى الخبرة ، وفقًا لبيانات من الولايات المتحدة. وفقًا لمكتب إحصاءات العمل ، بلغ متوسط الراتب السنوي لمديري الخدمات الإدارية ، بما في ذلك المسؤولين ، في مايو 2020 98,890،55,000 دولارًا. ومع ذلك ، بناءً على الشروط الموضحة أعلاه ، قد تتراوح الأرباح من حوالي 160,000 دولار إلى أكثر من XNUMX ألف دولار كل عام.
قد يكسب المسؤولون مزايا مثل التأمين الصحي وخطط التقاعد وإجازة مدفوعة الأجر وامتيازات أخرى بالإضافة إلى راتبهم الأساسي ، اعتمادًا على الشركة. سيتم تحديد رواتب ومزايا المسؤول من قبل صاحب العمل ومتطلبات الوظيفة الفريدة.
كيف تصبح مسؤولاً
فيما يلي بعض الإجراءات التي يمكنك اتخاذها إذا كنت تريد أن تصبح مسؤولاً:
# 1. احصل على بعض الخبرة الكتابية.
بينما تختلف متطلبات الخبرة أو التعليم حسب الوظيفة ، قد تكون الخبرة الكتابية مفيدة لسيرتك الذاتية. ضع في اعتبارك الفرص التي ستساعدك على تطوير مهارات الاتصال والتنظيم والإدارة. يمكن أن يساعدك موظف الاستقبال أو المنصب الإداري في الاستعداد لمهنة كمسؤول.
# 2. أكمل برنامج الشهادة
قد تختلف المؤهلات المحددة لكل وظيفة شاغرة ، ولكن الحصول على درجة البكالوريوس يمكن أن يثبت لأصحاب العمل أن لديك مهارات الاتصال وإدارة الوقت والمهارات الاجتماعية اللازمة. قد تساعدك الدرجات العلمية في تخصصات مثل الاتصالات أو اللغة الإنجليزية أو إدارة الأعمال أو إدارة المشاريع في تطوير المهارات المطلوبة كمسؤول. لفهم المتطلبات التعليمية بشكل أفضل ، ضع في اعتبارك تصفح إعلانات الوظائف لنوع معين من المسؤول الذي تريده.
# 3. قم بتحديث سيرتك الذاتية
قم بتحديث سيرتك الذاتية لتعكس خبرتك وتعليمك قبل التقدم للفرص. تأكد من التأكيد على المهارات الخاصة بالمسؤول التي يحتاجها أصحاب العمل. ضع في اعتبارك دمج كلمات رئيسية من إعلان الوظيفة في سيرتك الذاتية. يمكن أن يساعدك ذلك في جذب انتباه أصحاب العمل وإثبات أنك مقدم طلب مؤهل يتمتع بالمواهب التي يبحثون عنها.
# 4. تنطبق على مناصب المسؤول
بمجرد اكتمال سيرتك الذاتية ، يمكنك البدء في التقدم للوظائف التي تهمك. يمكنك تحديث سيرتك الذاتية للتأكد من أنها مناسبة لكل فرصة. إذا كانت المناصب التي تهتم بها تحتاج إلى مهارات أو خبرة أو تعليم إضافي ، فيمكنك التركيز على تطويرها لتقوية سيرتك الذاتية.
ما هي مهارات المسؤول؟
قد يتطلب العمل كمسؤول المهارات التالية:
# 1. الاتصالات
تتطلب معظم المناصب الإدارية مهارات اتصال ممتازة. يتفاعل المسؤولون بشكل متكرر مع الأعضاء الآخرين في فريقهم وقادة الشركة والمديرين المباشرين. يمكن أن تساعد مهارات الاتصال الأفراد في فهم المهام ، وتسهيل المناقشات والعمليات المكتبية ، ونقل الخيارات والمعلومات الحاسمة ، وتنسيق الخطط.
# 2. منظمة
يساعد الاحتفاظ بالأوراق الحيوية والسجلات المالية والعناوين ومعلومات المشروع المنظمة على مساعدة المسؤولين. نظرًا لأن العديد من المسؤولين مسؤولون عن حفظ وترتيب الأعمال الورقية الخاصة بالإدارات أو الشركات ، فإن الشركات كثيرًا ما تعتمد عليها للاحتفاظ بسجلات دقيقة. قد يُطلب من المسؤولين إنشاء أنظمتهم التنظيمية لتلبية متطلبات التدقيق أو الإدارية أو القانونية أو المحكمة.
# 3. مهارات الحاسوب
بينما يحتفظ المسؤولون بشكل متكرر بالنسخ المطبوعة من سجلات الشركة ويديرونها ، فإنهم يقومون أيضًا بمجموعة من المهام المتعلقة بالكمبيوتر في بعض الأحيان. غالبًا ما يحتاج مسؤولو الشبكة أو النظام إلى مهارات تقنية وحاسوبية كبيرة لمساعدة الأفراد في مؤسستهم في حل المشكلات المتعلقة بالكمبيوتر. عند كتابة التقارير والرد على رسائل البريد الإلكتروني واستخدام الأدوات عبر الإنترنت لمسك الدفاتر أو العمليات المالية ، يحتاج المسؤولون المكتبيون أو المسؤولون إلى مهارات الكمبيوتر أيضًا.
# 4. إدارة الوقت
يمكن أن تساعد مهارات إدارة الوقت المسؤولين في تحديد أولويات العمل والمواعيد النهائية لأن المسؤولين يتعاملون مع عدة واجبات للمؤسسات. يمكن أن تساعد هذه المهارات أيضًا في جدولة المهام. يمكن أن يحتاج تنسيق الاجتماعات والأنشطة إلى المسؤولين لفهم متطلبات جدولة رؤسائهم والموظفين الآخرين.
# 5. حل المشاكل
يمكن لمهارات حل المشكلات أن تساعد المسؤولين على التوصل إلى أفكار مجدية لزيادة الكفاءة وتحسين الأداء والقضاء على التكرار لمساعدة الشركات على تحقيق أهدافها والاستمرار في التركيز على المبادرات. قد يتم تعيين مسؤول من قبل محكمة أو منظمة لتنفيذ إصلاح شامل ، وتصميم خطط لإعادة الشركات أو العقارات إلى المسار الصحيح. يمكن لمهارات حل المشكلات ، بغض النظر عن وظيفة الوظيفة ، أن تساعد المسؤولين في تطوير استراتيجيات ناجحة للتحكم في أعباء العمل وتبسيط العمليات.
# 6. مهارات اجتماعية
عند التواصل مع الفرق والإدارة والعملاء والشركاء ، قد يستفيد المسؤولون من المهارات الاجتماعية. قد يُطلب منهم الرد على المراسلات ورسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية المباشرة. يقوم بعض المسؤولين بمهام موظف الاستقبال لشركاتهم بانتظام ، ويمكن أن تساعدهم المهارات الاجتماعية في الترويج لشركاتهم. عادة ما يكون المسؤولون ذوو المهارات الاجتماعية القوية والتصرفات المتفائلة والشخصيات المفيدة هم نقطة الاتصال الأولية لأعضاء الفريق والعملاء والزوار.
# 7. انتبه للتفاصيل
يمكن أن يساعد التوجه التفصيلي المسؤولين في تحديد أوجه القصور وتحسين العمليات. قد تتطلب وظيفتهم إجراء مجموعة متنوعة من المهام الصغيرة التي تتطلب التركيز والتركيز. يمكن أن يساعد ضمان التنظيم المناسب ، والتعبئة التفصيلية والتقارير ، أماكن العمل في الحفاظ على الكفاءة التشغيلية.
ما هي بيئة عمل المسؤول؟
قد تختلف إعدادات عمل المسؤولين اعتمادًا على الشركات أو المؤسسات التي توظفهم. قد يعملون بدوام جزئي أو بدوام كامل في شركة صغيرة. غالبًا ما يعمل المسؤولون بين الساعة 9 صباحًا و 5 مساءً ، على الرغم من أن أصحاب العمل قد يحتاجون إلى العمل في فترات مسائية أو في نوبات نهاية الأسبوع أيضًا. يقدم العديد من المسؤولين تقاريرهم إلى المديرين أو فرق القيادة ، بينما قد يشغلون أيضًا مناصب مماثلة لموظفين آخرين. يمكن أن تكون واجبات المسؤولين في المكتب سريعة الخطى ومتنوعة.
ما هو دور المسؤول؟
يختلف واجب المسؤول بناءً على المنظمة والصناعة ، ولكن بشكل عام ، يكونون مسؤولين عن مجموعة واسعة من المسؤوليات الإدارية للحفاظ على سير عمل المنظمة بسلاسة. الواجبات والمسؤوليات النموذجية للمسؤول هي كما يلي:
- إدارة التقويمات والجدولة
- صيانة اللوازم والمعدات المكتبية
- التعامل مع المراسلات
- الايداع وحفظ السجلات
- إعداد التقرير
- ترتيبات السفر
- التوظيف والإعداد
من يعمل كمسؤول؟
يعمل المسؤولون في مجموعة متنوعة من الصناعات والمؤسسات ، بما في ذلك الشركات الصغيرة والشركات الكبرى والوكالات الحكومية. يختلف الشخص المحدد الذي يعمل كمسؤول اعتمادًا على الشركة ، ومع ذلك ، غالبًا ما يكون المسؤول محترفًا مسؤولاً عن إدارة العديد من الأنشطة الإدارية للحفاظ على التشغيل السلس للمؤسسة.
قد يكون المسؤول موظفًا ملتزمًا يتم توظيفه فقط للاضطلاع بمهام إدارية في بعض المواقف. في ظروف أخرى ، قد يكون المسؤول عضوًا في الفريق يعمل في وقت واحد كمدير مكتب أو مساعد تنفيذي داخل المنظمة.
من هو المؤهل ليكون مسؤولاً؟
تختلف مؤهلات أن تصبح مسؤولاً بناءً على العمل واحتياجات الوظيفة الفريدة. بشكل عام ، يجب أن يتمتع المسؤول بالتوازن الصحيح بين التعليم والمهارات والخبرة للوظيفة. تتضمن بعض مؤهلات المسؤول الشائعة ما يلي:
- التعليم: عادة ما تكون شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها مطلوبة لدور إداري للمبتدئين. ومع ذلك ، تفضل العديد من المنظمات المرشحين الحاصلين على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
- مهاراتي: يجب أن يتمتع المسؤول بمهارات تنظيمية وتواصلية وشخصية قوية. يجب أن يكونوا قادرين على إدارة مهام وأولويات متعددة ، والعمل بشكل جيد تحت الضغط ، وأن يكونوا بارعين في استخدام برامج المكتب مثل Microsoft Office Suite.
- الخبرة: يفضل عادة الخبرة السابقة في دور إداري ، خاصة بالنسبة للمناصب ذات المستوى الأعلى. قد تكون الخبرة في صناعة معينة أو مع برامج أو أنظمة معينة مطلوبة أيضًا ، اعتمادًا على متطلبات الوظيفة.
- الشهادات: اعتمادًا على الصناعة ، قد يُطلب من المسؤول الحصول على شهادات أو تراخيص معينة. على سبيل المثال ، قد يحتاج بعض المسؤولين في الرعاية الصحية إلى الحصول على شهادة مدير طبي معتمد (CMM).
من هو فوق المسؤول؟
قد يختلف الهيكل التنظيمي للشركة اعتمادًا على الصناعة والحجم والأهداف التنظيمية الفريدة. عادةً ما يكون المسؤول هو منصب متوسط المستوى داخل الشركة ، مع وجود العديد من المناصب أعلى وأسفل هذا المنصب. فيما يلي بعض الوظائف التي يمكن أن تكون أعلى من المسؤول:
- مدير مبيعات
- مدير المدارس
- تنفيذي
هل المسؤول موظف استقبال؟
المسؤول ليس هو نفسه موظف استقبال على الرغم من أنه قد يكون هناك بعض التداخل في مهام ومسؤوليات عملهم.
وفي الختام
أخيرًا ، المسؤولون هم محترفون يؤدون العديد من الأنشطة الإدارية لضمان التشغيل السلس للمؤسسة.
يختلف التعليم والمهارات والخبرة المطلوبة لتصبح مسؤولاً بناءً على العمل واحتياجات الوظيفة الفريدة ، ولكنها غالبًا ما تشتمل على مزيج من التعليم والمهارات والخبرة. غالبًا ما يكون المسؤولون وظائف متوسطة المستوى داخل الشركة ، ويعلوهم المديرون والمديرون والتنفيذيون.
في حين أن بعض وظائف الوظيفة قد تتداخل مع وظائف المهن الإدارية الأخرى ، مثل موظفي الاستقبال ، غالبًا ما يكون لدى المسؤولين مجموعة متنوعة من المسؤوليات وقد يتمتعون بسلطة أكبر في اتخاذ القرار داخل الشركة. يلعب المسؤولون دورًا مهمًا في ضمان التشغيل السلس للمؤسسة وأنهم يمثلون رصيدًا مهمًا لأي فريق.
- مسؤول النظام: الوصف الوظيفي ، أنواع الشهادات
- رواتب مدير المبيعات: 2023 دليل الراتب
- مسؤول النظام: التعريف والواجبات والراتب والأنواع والدورات
- المساعد الإداري: المعنى ، ماذا يفعلون ، الراتب والمتطلبات
- وظائف تكنولوجيا المعلومات: التعريف ، عن بعد ، مستوى الرواتب ، مكتب الدخول والمساعدة
مراجع حسابات
