قد تتساءل عما إذا كان هناك أي فرق بين مساعد تنفيذي مقابل مساعد إداري. يشبه دور المساعد التنفيذي دور المساعد الإداري أو السكرتير في أن كل منهما يؤدي أو يشرف على المهام الإدارية لموظف آخر. إذا كنت ترغب في العمل في الإدارة والأعمال ، فيمكنك أن تصبح مساعدًا تنفيذيًا أو مساعدًا إداريًا للرئيس التنفيذي لمؤسسة ما. ومع ذلك ، ستناقش هذه المقالة الفرق بين مساعد تنفيذي مقابل مساعد إداري ، والراتب الذي يمكن أن يكسبوه ، بالإضافة إلى الوصف الوظيفي الاستراتيجي.
ما هي الواجبات الرئيسية لمساعد تنفيذي؟
يساعد المساعدون التنفيذيون المديرين التنفيذيين الذين يعملون لديهم من خلال تنسيق جداولهم ، والرد على المكالمات والرد عليها ، ومراجعة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها ، وحفظ الأوراق وتنظيمها ، وحفظ السجلات ، وتدوين الملاحظات أثناء الاجتماعات.
ماذا يسمى المساعدون التنفيذيون الآن؟
يُعرفون أيضًا باسم شركاء الأعمال الإداريين ، وكبار المتخصصين في الدعم ، والمساعدين الإداريين الكبار ، والمساعدين الإداريين الرئيسيين.
ما المؤهلات التي أحتاجها لأكون مساعد تنفيذي؟
يجب أن يحصل الأشخاص الذين يرغبون في العمل كمساعدين تنفيذيين على أعلى مستوى من شهادة المصداقية من IEAA. هذا هو المستوى 5 ، وإذا نجحت في ذلك ، سيتم اعتمادك كمساعد تنفيذي.
مساعد تنفيذي مقابل مساعد إداري: ما الفرق؟
إذن ، كيف تختلف خدمات المساعد التنفيذي عن خدمات المساعد الإداري؟ بشكل عام ، توفر المستشارين الخبراء (EAs) دعمًا عالي المستوى. هم انهم ادارة مشروع الخبراء ، في حين أن المساعدين الإداريين يشبهون مديري المهام.
يمكن لـ EA أداء مهام مماثلة لتلك التي يؤديها AAs. يمكنهم أيضًا مساعدتك في الاستراتيجيات المحددة لدورهم. يستطيع المستشار الخبير النظر في الحلول المحتملة في وقته الخاص ، واقتراح الخطوات التي يجب اتخاذها لمساعدتك في تحقيق أهدافك ، والتوصية بأدوات مفيدة.
عند الاختيار بين مساعد تنفيذي مقابل مساعد إداري ، ضع في اعتبارك أهدافك لتوظيف واحد. هل تحتاج إلى شخص يمكنه تحديد مجالات التطوير بشكل استباقي أثناء تحمل بعض أعباء العمل الخاصة بك؟ هل تفضل توجيه الناس في اتجاه رؤية محددة؟
ضع في اعتبارك تكلفة استئجار المستشار الخبير أو AA أيضًا. تعيين مساعد ليس نفقة لمرة واحدة ؛ يجب أن تكون على يقين من أن التكاليف الشهرية جديرة بالاهتمام. ضع في اعتبارك المصاريف الأخرى بالإضافة إلى الراتب الذي تدفعه لهم. على سبيل المثال ، سوف تحتاج إلى إنفاق الأموال على اشتراكات البرامج حتى يتمكن المستشار الخبير الخاص بك من أداء وظيفته بشكل صحيح.
رواتب مساعد تنفيذي مقابل مساعد إداري
تختلف أسعار المساعدين الشخصيين. في الولايات المتحدة ، عادةً ما يبدأ راتب المساعد الإداري للمبتدئين في المكتب من 16 دولارًا في الساعة. اعتمادًا على الولاية ، يمكن للمساعدين الإداريين المهرة كسب ما يصل إلى 20 دولارًا في الساعة.
في المقابل ، يتراوح نطاق الراتب الابتدائي لمساعد تنفيذي بين 15 و 30 دولارًا في الساعة للخدمات الأساسية ، ويتقاضى بعض المساعدين 75 دولارًا في الساعة. عملت هذه المستشارين الخبراء في مجالات مثل التمويل وتطوير الويب.
عندما تفكر في المساعدة الافتراضية عن بُعد ، تتوسع خياراتك. تتقاضى العديد من الشركات أجرًا بالساعة لخدمات مساعد المكتب البعيد ، والذي يبلغ متوسطه 38 دولارًا في الساعة. يبدو أنها صفقة جيدة ، باستثناء أن تعيين مساعد بدوام جزئي سيكلفك أكثر من 3,000 دولار شهريًا بهذا السعر. تقدم الشركات الأخرى خططًا بقيمة 449 دولارًا مع شوائب محدودة ، مثل 12 ساعة فقط من عمل المهام شهريًا.
تسمح لك خطة Wing الأكثر تكلفة ، والتي لا تكلف سوى 6.24 دولارًا للساعة ، بالعمل 4 ساعات يوميًا ، من الاثنين إلى الجمعة ، مع ضمان وقت الاستجابة لمدة 5 دقائق. تمنحك هذه الخطة الوصول إلى مساعد مخصص يقوم بإكمال قوائم انتظار المهام والتأكد من أن عملك عالي الجودة.
مساعد تنفيذي مقابل مهارات المساعد الإداري
يجب أن يكون أحد اعتباراتك الأساسية ، جنبًا إلى جنب مع النفقات ، هو التوافق المحتمل بين مساعدك التنفيذي مع بقية موظفيك. يجب أن يتمتع المساعدون التنفيذيون بمهارات ذات صلة بالفريق الذي يدعمونه ، ولكن يجب أن يتمتعوا أيضًا بمهارات "ناعمة" تسمح لهم بأداء وظائفهم بشكل أكثر فعالية. بشكل عام ، يجب أن يتمتع جميع المساعدين التنفيذيين بالمهارات التالية:
- إدارة الوقت. غالبًا ما يكون لأصحاب الأعمال التزامات متعددة ، داخل الشركة وخارجها. يجب أن يكون المساعد قادرًا على "الإدارة" ، وتحديد أولويات الاجتماعات والمشاريع ، وإنشاء جدول زمني فعال لقادة الأعمال.
- البحث. يجب أن يكون المساعدون قادرين على استرداد المعلومات من مصادر مختلفة وتقطير ما يجدون في تنسيق سهل الفهم.
- ادارة مشروع. يجب أن يكون AA أو EA قادرين على تقسيم المهام الكبيرة والمعقدة إلى مهام أصغر. يجب عليهم إيلاء اهتمام وثيق بالتفاصيل وإبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع دائم بحالة خطة العمل.
- حل مشكلة. تعد مهارات حل المشكلات الفعالة ضرورية للمساعدين في أماكن العمل اليوم ، حيث يتعين عليهم غالبًا اتخاذ قرارات مهمة بمعلومات غير كافية. يجب أن يكونوا قادرين على اقتراح أو إجراء تغييرات على المشروع دون إشراك مديرهم.
- الاتصالات. يجب أن يكون كل من EAs و AAs متصلين ممتازين. يجب أن يكونوا قادرين على التواصل بشكل فعال مع الأشخاص على مستويات مختلفة من الأقدمية ، وكذلك التواصل معهم ونقل التحديثات أو الطلبات.
- التقمص العاطفي. التعاطف ضروري لجميع المستشارين الخبراء الخبراء. يجب عليهم فهم متطلبات رئيسهم أو العميل وترجمتها إلى عناصر عمل. أخيرًا ، يجب أن يكون المساعد قادرًا على تبديل التروس عند الضرورة. يجب أن تكون المستشارين الخبراء الخبراء (EAs) و (AAs) مرنة لتلبية المتطلبات المتزايدة لعملائهم من رجال الأعمال.
ما هو الوصف الوظيفي الاستراتيجي لمساعد تنفيذي؟
يساعد المساعدون التنفيذيون الرؤساء التنفيذيين وغيرهم من كبار المسؤولين التنفيذيين في المهام الإدارية حتى يتمكنوا من التركيز على قيادة الشركة. إنهم يحافظون على تنظيم اتصالات المدير التنفيذي بحيث يمكن الوصول بسهولة إلى المعلومات الأكثر أهمية دون الحاجة إلى فرز العناصر ذات الأولوية المنخفضة. أثناء تقديم خدمة عملاء مهذبة ومختصة ، يقوم المساعدون التنفيذيون بفحص الزوار وتقييم احتياجاتهم. يديرون التقويم اليومي للمدير التنفيذي ، بما في ذلك جدولة الاجتماعات ، وتأكيد الموعد ، وكتابة خط سير الرحلة ، وترتيبات النقل. المساعدون التنفيذيون مسؤولون أيضًا عن تدريب الموظفين الإداريين الآخرين على سياسات الشركة وأفضل الممارسات.
كيفية كتابة وصف وظيفي استراتيجي لمساعد تنفيذي
لجذب المرشحين المؤهلين لمنصب مساعد تنفيذي ، من المهم أولاً تقديم لمحة عامة عن الشركة والوصف الوظيفي نفسه. صِف بإيجاز بيئة العمل ، وما الذي يميز شركتك ، ولماذا الدور مهم لشركتك.
فيما يلي مثال على الوصف الوظيفي لمساعد تنفيذي
تسعى الشركة [اسم شركتك] إلى الحصول على مساعد تنفيذي منظم جيدًا لمساعدة اثنين من رؤساء الأقسام لدينا. هذه فرصة ممتازة لبناء علاقات مع المديرين التنفيذيين رفيعي المستوى والمساهمة في الكفاءة العامة لمنظمتنا.
تكرس الشركة [اسم الشركة] لخلق ثقافة يشعر فيها الموظفون بالتقدير. يسعدنا الحصول على درجة سعادة في العمل أعلى من متوسط الصناعة وتقييم إجمالي 4.5 نجوم على صفحات شركة إنديد. إذا كان هذا يشبه الوظيفة وبيئة العمل بالنسبة لك ، تقدم بطلبك اليوم!
يوجد أدناه مثال آخر لوصف وظيفة مساعد تنفيذي استراتيجي حتى تتمكن من كتابة إعلان وظيفي مقنع وفعال لنفسك. الوصف الوظيفي الأول هو مثال ممتاز للوصف الوظيفي للمساعد التنفيذي ، بما في ذلك قائمة شاملة بالمسؤوليات التي يجب أن تفكر فيها بما في ذلك في الوصف الوظيفي الخاص بك.
مساعد تنفيذي لرئيس الشؤون القانونية
نحن نبحث عن مساعد تنفيذي لمساعدة كبير الموظفين القانونيين ، المسؤول عن الشؤون القانونية والامتثال والشؤون الحكومية والموارد البشرية. سيقوم هذا الدور بتنسيق وإدارة جداول المديرين التنفيذيين ، وإعداد وتنظيم المواد والخطط القانونية والاستراتيجية الهامة ، والمساعدة في اجتماعات مجلس الإدارة وإعداد مواد المجلس.
هذا الدور هو عيون وآذان CLO. فهو يربط المنظمات والمشروعات والمعلومات التجارية المهمة بـ CLO. كما تتأكد أيضًا من أن الاجتماعات والمواد فعالة ومفيدة ، وتعمل مع CLO كشريك موثوق به لتلبية الأولويات القانونية للشركة.
بسبب الطبيعة الديناميكية لهذا الدور ، يجب أن يتمتع المرشح المثالي بمهارات استثنائية في إدارة الوقت بالإضافة إلى القدرة على تحديد وتوقع احتياجات CLO. يجب أن يتفاعل الدور بسلاسة ومهنية مع مجموعة متنوعة من الأشخاص ، بما في ذلك أعضاء فريق الإدارة العليا ومجلس الإدارة والقادة الذين يقدمون تقاريرهم إلى CLO.
للقيام بهذه المهمة بشكل جيد ، يجب أن يكون الشخص قادرًا على التعامل مع المعلومات المالية والقانونية والموظفين والمؤسسية الحساسة للغاية والسرية بمهنية وحكم جيد.
هذه المقدمة الموجزة لمنصب المساعد التنفيذي بمثابة نموذج ممتاز للوصف الوظيفي الكامل الخاص بك.
نصائح لاتخاذ قرار بأن تصبح مساعدًا إداريًا أو تنفيذيًا
إذا كنت تفكر في متابعة أي من هذه الوظائف ، ففكر في النصيحة التالية:
# 1. تابع تعليمك أو احصل على شهادات إضافية.
في حين أن الوظيفة قد تتطلب فقط شهادة الدراسة الثانوية أو ما يعادلها ، يمكن أن يُظهر التعليم والتدريب الإضافي لصاحب العمل المحتمل أنه يمكنك النجاح في هذا المنصب. تتوفر الشهادات في كتابة الأعمال وتطبيقات البرامج ذات الصلة. يمكن للدورات التدريبية والتدريبات الإضافية أن تعدك لتحمل مسؤولياتك كمساعد تنفيذي أو إداري ، بالإضافة إلى احتمالية إثارة إعجاب أصحاب العمل لديك.
# 2. احصل على بعض الخبرة في العمل
اكتساب خبرة العمل ذات الصلة يمكن أن يعرضك للمهام والمسؤوليات اليومية للمساعدين الإداريين والتنفيذيين. يمكن أن يساعدك هذا في تحديد الدور الأفضل لك. قد يطلب أصحاب العمل خبرة عمل سابقة إذا كنت تريد أن تصبح مساعدًا تنفيذيًا ، لذلك يمكن أن يساعدك ذلك في التأهل لمهنتك المستقبلية. يمكنك أيضًا التعرف على المعدات المكتبية الشائعة مثل برامج الكمبيوتر والطابعات وأنظمة الهاتف التي قد تواجهها في أي من هذه المهن.
# 3. قم بعمل سيرة ذاتية ذات صلة.
افحص الوظيفة التي تتقدم لها وقم بعمل قائمة بالمهارات والمؤهلات التي يتطلبها صاحب العمل المحتمل. ضع في اعتبارك تحديث سيرتك الذاتية لتشمل أي تدريب وشهادات ومهارات صلبة ولينة توضح سبب كونك أفضل مرشح. قد يتضمن القسم الخاص بتجربتك في العمل أيضًا ملخصًا يسلط الضوء على أي مسؤوليات أو مهارات ذات صلة ، مثل التنظيم ، والتي تُظهر استعدادك لمنصبك المحتمل.
# 4. معلومات إضافية لوصف الوظيفة
بالإضافة إلى ذلك ، يجب تضمين المعلومات المتعلقة بشركتك والصناعة ، لا سيما فيما يتعلق بدور المساعد التنفيذي ومسؤولياته ، في الوصف الوظيفي. على سبيل المثال ، إذا كان لدى الشركة مدير تنفيذي ومدير عمليات وسيعمل المساعد التنفيذي لكليهما ، فقم بتضمين هذه المعلومات في الوصف الوظيفي. إذا كانت الشركة تعمل في صناعة الوسائط الرقمية ، على سبيل المثال ، فقد ترغب في أن يكون لدى المرشحين معرفة عملية بهذه الصناعة ، بما في ذلك العمليات والمصطلحات وبرامج التكنولوجيا شائعة الاستخدام.
قد يكون من المفيد تضمين معلومات الراتب أيضًا. في الواقع ، إذا كان لديك موظفون في نيفادا أو كنت تشغل منصبًا عن بُعد مع متقدمين من نيفادا ، فقد يُطلب منك تضمين معلومات الراتب. قم بتضمين معلومات حول مزايا الوظيفة أيضًا ، ولا تنس تضمين معلومات فرص العمل المتساوية أو أي معلومات أخرى يتطلبها القانون.
هل المساعدون التنفيذيون يقومون بالمهام الشخصية؟
من المحتمل أن يساعدك مساعدك التنفيذي في العمل في بعض الواجبات الشخصية. يقوم العديد من المساعدين المزدوجين بترتيب السفر العائلي وشراء الهدايا لمديريهم التنفيذيين.
وفي الختام
إلى جانب الصفات المذكورة أعلاه ، يجب أن يكون المساعدون التنفيذيون جيدًا في القيادة والضمير والتواصل. يمكن أن يعمل المستشارون الخبراء كرؤساء للموظفين ، خاصة للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم ، وغالبًا ما يعتمد قادة الشركات عليهم في اتخاذ القرارات نيابة عنهم. عند الاختيار بين تعيين مساعد تنفيذي مقابل مساعد إداري ، بالإضافة إلى التفكير في المهارات "الصعبة" التي تحتاجها ، من الضروري فحص المواهب بناءً على مهارات التعامل مع الآخرين.
ماذا يفعل المساعد التنفيذي الأسئلة الشائعة؟
ماذا يفعل المساعد التنفيذي يوما بعد يوم؟
يعمل المساعدون التنفيذيون بشكل مباشر مع الإدارة العليا وهم مسؤولون عن المحاسبة ومسك الدفاتر وإدارة التقويم والعلاقات مع العملاء وأنظمة حفظ الملفات وخطط السفر والمزيد.
ما هي أهم مهارات المساعد التنفيذي؟
أعلى مهارات مساعد تنفيذي
- قدرات الاتصال.
- القدرات التنظيمية. يتطلب أي نوع من الأدوار الإدارية مهارات تنظيمية ممتازة.
- ادارة وقت جيدة.
- قدرات الشبكات
- المعرفة بتقنية المعلومات.
- تعدد المهام
- توافر التعلم.
- كونك لاعب فريق
ما الذي يبحث عنه الرئيس التنفيذي في مساعد تنفيذي؟
يجب أن يكون المساعد التنفيذي لرئيسك التنفيذي استثنائياً في توقع احتياجات الرئيس التنفيذي وتفضيلاته. هذا يعني أنهم لا يعتمدون باستمرار على توجيهات القائد في كل خطوة صغيرة يجب عليهم اتخاذها.
مقالات ذات صلة
- مساعد إداري افتراضي: الوظائف والخدمات والشركات والمتطلبات وكل ما تحتاجه.
- http://VIRTUAL ASSISTANT SERVICES: Best Virtual Assistance Services
- مساعد إداري: الوصف الوظيفي والمهارات والراتب (محدث!)
- المساعد الافتراضي للأعمال: دليل بدء التشغيل التفصيلي لعام 2022 (+ نصائح مجانية)
مراجع حسابات
