الهدف من إدارة المكتب هو التحكم في جميع أنشطة الإدارات داخل المنظمة. إنه إجراء يدير الأنشطة اليومية للمكتب. يساعد هذا القسم في عمل الأقسام الأخرى. بالنسبة للإدارات الأخرى ، يقومون بعمل مركزي. مدير إدارة المكتب هو المسؤول عن هذا القسم. يجب عليهم إدارة خدمة الطباعة وتتبع الأعمال الورقية وإدارة اللوازم المكتبية مثل القرطاسية. عندما تكون الإدارات الأخرى تحت الضغط ، فإنها تقدم الدعم. ومع ذلك ، تشرح هذه المقالة المزيد حول الوصف الوظيفي والراتب ومزايا الضمان الاجتماعي لإدارة المكاتب.
إدارة مكتب
إدارة المكاتب هي إدارة وتنسيق المهام والواجبات الإدارية في مكتب. يتضمن التخطيط والإشراف على أنشطة المكتب للتأكد من أن الأمور تسير بسلاسة وتعمل بشكل جيد.
عادة ما تكون الإدارة هي وظيفة مسؤول المكتب أو رئيسه. اعتمادًا على كيفية عمل المنظمة بشكل عام ومدى تعقيد المهام ، قد يكون المدير أو المشرف مسؤولاً فقط عن عدد قليل من المهام الأساسية أو مجموعة واسعة من الوظائف.
ومع ذلك ، فإن إدارة موظفي المكتب هي إحدى المسؤوليات الرئيسية لإدارة المكتب. عادة ما يكون مسؤولو المكاتب مسؤولين عن إدارة موظفي المكتب والتأكد من أن كل موظف لديه الأدوات اللازمة لإكمال المهام التي تم تكليفهم بها بنجاح.
يجب أن يكون لدى أي منظمة نظام إدارة مكتب فعال ، لكن قطاع رأس المال الاستثماري يتطلب ذلك أكثر من غيره. يتحمل مديرو المكاتب مسؤولية التأكد من أن كل شيء متاح للجميع ليكونوا منتجين وأن المكتب يعمل بسلاسة. كما أنهم يلعبون دورًا مهمًا في مساعدة شركاء الشركة وموظفيها ، مما يضمن قدرتهم على التركيز على ما يفعلونه بشكل أفضل.
ومع ذلك ، فهم يمثلون في كثير من الأحيان ضيوف وعملاء الشركة ؛ لذلك ، يجب أن يكونوا مصقولين وودودين.
تُعرف إدارة المكتب مع التركيز على دعم إدارة الضمان الاجتماعي (SSA) باسم إدارة مكتب الضمان الاجتماعي. تعد إدارة مزايا الضمان الاجتماعي إحدى المسؤوليات العديدة لمسؤولي المكاتب في هذه الصناعة. يتضمن ذلك الرد على استفسارات المستلمين ومعالجة الطلبات وتقديم الدعم في الطعون. يتم أيضًا صيانة أنظمة الكمبيوتر وقواعد البيانات الخاصة بـ SSA من قبل مسؤولي مكتب الضمان الاجتماعي. يمكن أن يكونوا مسؤولين أيضًا عن التعامل مع الطعون وإجراء التحقيقات في الاحتيال وإجراء عمليات التدقيق. يحتاج مديرو المكاتب في هذه الصناعة إلى أن يكونوا على دراية جيدة بقانون وعمليات الضمان الاجتماعي.
فيما يلي بعض المسؤوليات الرئيسية لمدير مكتب الضمان الاجتماعي:
1. تقديم المعلومات والمساعدات للمستفيدين والمتقدمين من الضمان الاجتماعي.
2. معالجة طلبات الضمان الاجتماعي وتحديد الأهلية للمزايا.
3. إجراء مقابلات مع طالبي الضمان الاجتماعي ومراجعة المستندات الداعمة.
4. المساعدة في عملية الاستئناف على قرارات الضمان الاجتماعي.
5. صيانة أنظمة الحاسب الآلي وشبكات أجهزة الضمان الاجتماعي.
اقرأ أيضا: رواتب إدارة الصحة: ما مقدار ما يحققه مسؤولو الرعاية الصحية في عام 2023؟
التوصيفات الوظيفية لإدارة المكاتب
مسك الدفاتر وتدريب مساعدي المكتب هي من بين واجبات مدير المكتب. سيكون المتقدم المثالي قادرًا على تحديد الأولويات والعمل بدون إشراف. سوف تكون موثوقة وذاتية القيادة.
يشرف مدير المكتب على التشغيل الفعال لمكاتبنا التجارية ويساعد في تعزيز التوسع على المدى الطويل.
للقيام بهذه الوظيفة بشكل جيد ، يجب الانتباه إلى التفاصيل ، وأن تكون محترفًا ، وتتمتع بمهارات رائعة في الكتابة والتواصل المنطوق.
مسؤوليات مسؤول المكتب:
- الترحيب بالضيوف وإرسالهم إلى المكتب أو الشخص المناسب.
- القيام بأعمال المكتب مثل الرد على الهاتف والرد على رسائل البريد الإلكتروني وجمع الأوراق مثل خطابات المكتب والمذكرات والسير الذاتية والعروض التقديمية.
- إدارة وتنسيق المواعيد والاجتماعات وخطة غرفة الاجتماعات بحيث لا يكون هناك أي حجوزات مزدوجة.
- القيام بالأعمال الروتينية لمسك الدفاتر مثل إعداد الفواتير ومراقبة الحسابات المستحقة القبض وتتبع الميزانية.
- الحفاظ على تحديث ملفات المكتب العامة ، مثل ملفات الوظائف وملفات العميل والملفات الأخرى التي لها علاقة بكيفية عمل الأعمال.
- الحصول على اللوازم والأدوات والأثاث للمكتب.
- جدولة وتنسيق ترتيبات السفر للشركاء والموظفين.
- يحافظ على ملفات المكتب ويحدّثها ، بما في ذلك النسخ المطبوعة والسجلات الإلكترونية.
- الأمن والسلامة: تأكد من اتباع إجراءات الطوارئ وأنظمة السلامة.
- تخطيط الحدث: إقامة الاحتفالات وورش العمل وفعاليات مكان العمل.
- ضبط الوقت: إدارة طلبات الإجازات ومراقبة حضور الموظفين
اقرأ أيضا: مساعد مكتب: التعريف والواجبات والراتب والسيرة الذاتية
راتب إدارة المكاتب
اعتبارًا من عام 2018 ، كان متوسط راتب مسؤول المكتب في الولايات المتحدة 45,269 دولارًا ، على الرغم من أن نطاق الراتب العادي يتراوح بين 40,510 دولارًا و 51,157 دولارًا. يمكن أن تختلف نطاقات الرواتب بشكل كبير اعتمادًا على مجموعة متنوعة من الجوانب الحاسمة ، بما في ذلك التعليم ، وبيانات الاعتماد ، والمواهب التكميلية ، وطول الوقت الذي كنت تعمل فيه في مجال معين. يساعدك موقع الرواتب في تحديد هدف الدفع الدقيق الخاص بك من خلال توفير المزيد من بيانات التعويض في الوقت الفعلي عبر الإنترنت أكثر من أي موقع ويب آخر.
اقرأ أيضا: رواتب مدير المبيعات: 2023 دليل الراتب
استئناف إدارة المكتب
# 1. ملخص
أكثر من 17 عامًا من الخبرة في إدارة المكاتب مكرسة وموجهة نحو الهدف ، ممتازة في تحديد الأولويات ، والتوفيق بين العديد من الأنشطة في وقت واحد ، والمتابعة لتحقيق أهداف المشروع. البحث عن منصب يتمتع بمزيد من القوة والتحكم.
# 2. مهارات
يعد التصميم الجرافيكي و Microsoft Office Pro و Adobe Creative Cloud و Weblink International Database Software و Online Planroom Service and Upload Software و OnScreen Takeoff Software ومنصات الوسائط الاجتماعية و QuickBooks و Professional Series و Type 65 WPM من بين المهارات.
# 3. وصف
- إدارة العمليات اليومية والمسؤولية عن إنشاء وتنظيم واستدامة خدمات العضوية.
- إسعاد الأعضاء من خلال معالجة القضايا والرد على الاستفسارات وأخذ الاقتراحات.
- إنتاج محتوى الحدث والمواد التسويقية مثل منشورات الأحداث والدعوات والبرامج وجداول الأعمال والإعلانات والرعاية. ويشمل ذلك تطوير الأحداث والتخطيط لها مثل بطولة الجولف السنوية ، ومأدبة جوائز البناء ، وحفل الإجازة السنوية ، والأحداث التعليمية ، والندوات ، والدروس ، وأحداث التواصل ، واجتماعات العضوية.
- إنشاء رسالة إخبارية إلكترونية أسبوعية مع تحكم تحريري كامل في التصميم والأسلوب والمحتويات وتقارير التصاريح والتخطيط للغرفة وموضوعات السلامة في الباب الخلفي والإعلانات.
- تقع على عاتقك مسؤولية إنتاج دليل العضوية السنوي ، والذي يتضمن جميع النصوص والرسومات والإعلانات.
- النشرات اليومية للوظائف الجديدة للعطاء والخطط والمواصفات في غرفة التخطيط عبر الإنترنت.
- مسؤول عن تصور وتخطيط تصميم الويب العام ومحتوى الموقع.
- إدارة جميع نقاط الوصول ، والفوترة للعضويات ، والتحصيل ، ومعالجة بطاقات الدفع ، ومعالجة الشيكات.
- إنشاء وإدارة موقع إلكتروني جديد للشركة ، وموقع إلكتروني للمناسبات الخاصة ، وقاعدة بيانات عضوية الشركة الأولى.
- توجيه وتنسيق أنشطة الشركة أو الإدارات المتعلقة بإنتاج الخدمة و / أو سعر العطاء و / أو توزيع الخدمة.
- يجب مراقبة الشركات والمؤسسات عن كثب للتأكد من أنها تقدم الخدمات الضرورية بكفاءة وفعالية من حيث التكلفة.
- مساعدة مجلس الإدارة والإدارة ، ضمن حدود السياسة ، في تنظيم وإدارة واستكمال مجموعة متنوعة من الطلبات والقضايا ذات الأهمية للجمعية.
- أداء واجبات المكتب العامة مثل تقديم الملفات والرد على الهواتف والتعامل مع المراسلات الروتينية.
- جمع المعلومات من الصرافين وإيصالات الشيكات والموازنة وتسليم النقد أو الشيكات أو طرق الدفع الأخرى للبنوك لإعداد الودائع المصرفية.
- حسابات الخصم والائتمان والحسابات الإجمالية في قواعد البيانات وجداول البيانات المدعومة ببرنامج محاسبة.
- أداء مهام كشوف المرتبات ، والتي تشمل معالجة وتقديم شيكات الرواتب وكذلك الحفاظ على بيانات ضبط الوقت.
ما هو الوصف الوظيفي للمسؤول في السيرة الذاتية؟
المساعدة في المهام المكتبية العامة مثل الأعمال الورقية وإدخال البيانات والمسح الضوئي والتصوير والطباعة والفاكس. إدارة وإعداد طريقتنا في حفظ السجلات وحفظها. مراقبة المستلزمات المكتبية وشراء وطرح المستلزمات الجديدة حسب الحاجة.
ما هو أعلى راتب مسؤول مكتب؟
يحصل كبار الرابحين من حيث الراتب السنوي والأسبوعي على 57,000 دولار و 1,096 دولارًا على التوالي.
اقرأ أيضا: المسؤول التنفيذي الرئيسي: المعنى ، الوصف الوظيفي ، الواجبات والراتب
الرقم المرجعي
