تعتمد جميع العمليات اليومية للشركات تقريبًا بشكل كبير على نظام إدارة المعلومات. تتعامل هذه الأنظمة مع مصادر البيانات العديدة التي تستخدمها الشركات لدعم عملية صنع القرار، مما قد يؤدي إلى استقرارها على المدى الطويل. ونتيجة لذلك، ستخصص الشركات موارد كبيرة لأنظمة إدارة المعلومات. يمكن أن يساعدك فهم هذه الأنظمة في فهم كيفية استخدامها لتحسين الأنشطة المختلفة في مكان العمل. ونتعرف في هذا المقال على نظم إدارة المعلومات ونظم المعلومات الإدارية، كما نبين خصائصها وأنواعها ونسلط الضوء على فوائدها.
ما هو نظام إدارة المعلومات (IMS)؟
نظام إدارة المعلومات (IMS) هو أي بنية برمجية تسمح بجمع المعلومات وتخزينها وتنظيمها وتوزيعها. تشير إدارة المعلومات إلى مجموعة من المهام التنظيمية المعنية بجمع المعلومات وتخزينها ونشرها على أصحاب المصلحة. في هذا السياق، تشير المعلومات إلى أي تفاصيل تمكن الشركة من اتخاذ القرار. على سبيل المثال، عدد المبيعات التي قامت بها شركة ما في أسبوع معين. يمكن أن تكون البيانات المعنية في مجموعة متنوعة من التنسيقات، بما في ذلك الصور والصوت والفيديو. يسمح نظام الإدارة الممتاز بالوصول إلى المعلومات بطريقة سريعة ودقيقة. وبالتالي، السماح لأصحاب المصلحة المهمين باتخاذ قرارات عمل مدروسة.
خصائص نظام إدارة المعلومات
بشكل عام، يمكن لنظام IMS تنفيذ مجموعة متنوعة من المهام. الميزات الرئيسية لهذه الأنظمة هي كما يلي:
#1. جمع المعلومات
هذا العنصر الأساسي هو الحصول على البيانات المتعلقة بالنشاط التجاري وتحليلها. غالبًا ما تجمع الشركات البيانات في أربع فئات، وهي:
- المعلومات الشخصية: البيانات الشخصية هي أي معلومات تسمح للشركة بالتعرف على المستهلك. يعد الاسم والعنوان، وفي بعض الحالات، رقم التأمين الاجتماعي (SIN) أمثلة على هذا النوع من البيانات.
- بيانات المشاركة: تصف بيانات المشاركة التفاعلات بين العميل والشركة في العديد من نقاط الاتصال. على سبيل المثال، عدد زوار موقع الويب الخاص بالشركة، وفتحات البريد الإلكتروني، وتسجيلات الأحداث.
- البيانات السلوكية: بشكل عام، البيانات السلوكية هي أي تفاصيل تحتوي على معاملة بين العميل والشركة. يعد سجل الشراء وبيانات استخدام المنتج مثالين.
- بيانات المواقف: تعتبر المقاييس مثل استصواب المنتج، ومدى ملاءمته، وسعادة العملاء أمثلة على بيانات المواقف.
يمكن لنظام إدارة المعلومات القياسي ببساطة جمع هذا النوع من البيانات وقياسه وإبلاغه إلى أصحاب المصلحة.
# 2. مخزن البيانات
تخزين البيانات هو ميزة تسمح لنظام الرصد الدولي بتخزين البيانات وإتاحتها للمستخدمين. يقوم النظام بتخزين هذه البيانات في جهاز تخزين، والذي يمكن أن يكون قرصًا ثابتًا أو خادمًا مزودًا بقاعدة بيانات. ويمكن للنظام أيضًا تخزين البيانات في السحابة، والتي يمكن الوصول إليها عبر الإنترنت. إن اختيار الاحتفاظ بالمعلومات في السحابة بدلاً من طرق التخزين التقليدية، مثل الورق أو الأقراص المضغوطة، يسمح لك بتأمين سلامة المعلومات بشكل أفضل، واستعادتها بسرعة إذا لزم الأمر، وإتاحتها على المستوى الدولي.
#3. معالجة المعلومات
تشير معالجة المعلومات إلى أي سلسلة من الإجراءات التي تؤدي إلى نتائج. عادةً ما يستلزم ذلك تعديل البيانات لتوفير معلومات قيمة. يجب تحويل المعلومات من تنسيق أو وسيط إلى آخر. على سبيل المثال، إذا سجلت الشركة إجمالي المعاملات لمدة يومين، فيمكنها مقارنة معاملات اليوم الأول بالثاني لمعرفة ما إذا كانت هناك زيادة في صافي الإيرادات. وبدلاً من حساب هذه البيانات وتفسيرها يدويًا، يقوم نظام الرصد الدولي بأتمتة العملية ويعرض النتائج فقط. إن الحصول على المعلومات وتنظيمها وعرضها ونشرها كلها أمثلة على معالجة المعلومات.
#4. توزيع المعلومات
يشير توزيع المعلومات إلى جميع العمليات التي تستخدمها المنظمة لتوزيع المعلومات على أصحاب المصلحة. يتفاعل أصحاب المصلحة المختلفون مع هذه المعلومات بطرق مختلفة. ويضمن البعض جودتها وإمكانية الوصول إليها وفائدتها، لكن آخرين، مثل المديرين التنفيذيين، يستخدمونها لاتخاذ القرارات.
يتم تعريف إمكانية الوصول إلى المعلومات على أنها قدرة نظام الرصد الدولي على عرض البيانات بطريقة تسمح لأصحاب المصلحة بالوصول إلى المحتوى. في الشركة، يتوفر المحتوى عادة على قدم المساواة، على الرغم من أنه يمكن تغيير ذلك بناءً على أنواع مختلفة من أصحاب المصلحة. على سبيل المثال، قد يختلف وصول أحد كبار المسؤولين التنفيذيين إلى المعلومات عن وصول المسوق، إلا أن جميع المسوقين في القسم لديهم إمكانية الوصول إلى نفس المعلومات.
مزايا نظام إدارة المعلومات
بعض مزايا نظام إدارة المعلومات الفعال هي كما يلي:
- يساعد في اتخاذ القرار: يوفر نظام إدارة المعلومات (IMS) للعديد من أصحاب المصلحة معلومات عمل مفصلة يمكنهم الاستفادة منها لاتخاذ خيارات الأقسام.
- تحسين تقديم الخدمات وكفاءتها: من الأسهل العثور على مجالات للتحسين في العمليات التجارية عندما تكون الأحكام مستنيرة. يمكن للفرق المختلفة بعد ذلك تركيز جهودها على هذه المجالات للتحسين، وربما زيادة إنتاجيتها وتحسين الخدمات التي تقدمها للعملاء.
- يساعد على تحقيق أهداف العمل: يمكن أن تساعد المعالجة المناسبة للمعلومات أصحاب المصلحة في فهم أهداف العمل بشكل أفضل وتحديد المجالات أو إمكانيات التحسين.
نظام المعلومات الإدارية (MIS)
نظام المعلومات الإدارية (MIS) هو مجال يعتمد على البيانات ويركز على تنظيم وتحليل وتطبيق بيانات الشركة للتأثير على القرارات. يقوم نظام المعلومات الإدارية بإنشاء تقارير متكررة لكل مستوى من مستويات الإدارة داخل المؤسسة، وبالتالي يختلف تعقيدها حسب حجم الشركة. يمكن لهذا النظام تنسيق البيانات والتحكم فيها وتحليلها وتصورها من أجل زيادة كفاءة إنشاء التقارير وتخزينها في مكان مناسب. ضمن البيئة التنظيمية، غالبًا ما تتضمن دراسات نظم المعلومات الإدارية الأشخاص والعمليات والتكنولوجيا.
تطور نظم المعلومات الإدارية
نظم المعلومات الإدارية وقد مرت بعدة مراحل، منها:
- الحواسيب المركزية: كانت هذه أجهزة كمبيوتر ضخمة مكنت المؤسسات من القيام بالأنشطة التي تتطلب كميات كبيرة من معالجة البيانات. لقد شغلوا غرفًا بأكملها، واستخدموا البطاقات المثقوبة، وكان لديهم مشغلون يقومون بتسليم تقارير البيانات المعالجة يدويًا لمن يطلبونها.
- الحواسيب الصغيرة: من خلال تطوير الحواسيب الصغيرة، تم استبدال عمليات البطاقات المثقبة بإدخال البيانات عبر واجهة الكمبيوتر. وقد مكّن هذا أيضًا الشركات الكبرى من تشغيل مراكز الحوسبة محليًا.
- أجهزة الكمبيوتر الشخصية: مع تقدم أجهزة الكمبيوتر الشخصية، تمكنت المؤسسات من توظيف متخصصين في نظم المعلومات الإدارية. ورغم أن هذه الطريقة كانت منخفضة التكلفة وفعالة، إلا أنها تطلبت أن تكون المعلومات اللازمة لإعداد التقارير موجودة على كل كمبيوتر على حدة لأنها لم تتمكن من التواصل مع بعضها البعض.
- شبكات العملاء والخوادم: أراد الموظفون نقل المعرفة بسرعة وكفاءة مع تزايد التعقيد التكنولوجي. عالجت شبكات العميل/الخادم هذه المشكلة من خلال السماح للعديد من أجهزة الكمبيوتر بالاتصال بشبكة مشتركة كخوادم ومشاركة البيانات.
- الحوسبة المؤسسية: كانت الشبكات عالية السرعة وتقارب المعلومات من أقسام متعددة في منصات برمجية من العناصر الأساسية لهذه الفترة. جعلت منصات البرامج هذه، والتي تُعرف غالبًا باسم برامج المؤسسات، من السهل على أجهزة الكمبيوتر الوصول إلى جميع خوادم الشركة، مما أدى إلى تحسين عملية توليد المعلومات بشكل أكبر.
- تشير الحوسبة السحابية إلى توفر العديد من الخدمات عبر الإنترنت. فهو يمكّن المستخدمين غير المتواجدين فعليًا في مقر المؤسسة أو المرتبطين مباشرة بشبكتها الخاصة من الوصول إلى خوادمها.
أنواع نظم المعلومات الإدارية
تصنف نظم المعلومات الإدارية إلى عدة فئات، ومن أكثرها شيوعاً ما يلي:
# 1. أنظمة دعم القرار
تدعم أنظمة دعم القرار (DSS) في المقام الأول عمليات صنع القرار في المنظمة من خلال تحليل كميات هائلة من البيانات. تعد أرقام المبيعات والدخل المتوقع والمعلومات الأخرى المتعلقة بالعمليات مثل إحصاءات العمل أمثلة على فئات البيانات. يمكن للأشخاص تشغيل نظام DSS يدويًا أو جعله آليًا بالكامل. غالبًا ما يكون كبار المديرين التنفيذيين والإدارة العليا هم مستخدمي نظام دعم القرار (DSS) الخاص بالشركة لأن اتخاذ القرار هو مسؤوليتهم.
# 2. نظم المعلومات المحاسبية
نظم المعلومات المحاسبية (AIS) هي أنظمة تقوم بجمع وتخزين ومعالجة البيانات المالية والمحاسبية لصانعي القرار. يستخدم AIS نظريات وممارسات من علوم الكمبيوتر والتدقيق والمحاسبة والتسويق. فهو يساعد على ضمان دقة المعاملات المالية مع إعلام أصحاب المصلحة المهتمين أيضًا. يتكون إجراء AIS عادةً من ثلاث خطوات:
- يقوم AIS بجمع وحفظ المعلومات حول العمليات المالية للمنظمة.
- ويتم توفير هذه المعلومات لمتخذي القرار، ويتم إعداد البيانات المالية والتقارير الإدارية.
- إنه يحمي البيانات ويسهل معالجتها وتسجيلها.
#3. نظم المعلومات التسويقية
يقوم نظام المعلومات التسويقية بجمع ومعالجة ونشر المعلومات المتعلقة بالجهود التسويقية للشركة. قد تأتي هذه المعلومات من داخل المنظمة أو من المنافسين الخارجيين، ويتم استخدامها لإبلاغ القرارات التسويقية من قبل أصحاب المصلحة. يمكن لأنظمة المعلومات التسويقية أيضًا تتبع نجاح التسويق، ومساعدة مديري التسويق وقادة الشركة في تحديد ربحية العمليات التسويقية. ويمكن أيضًا استخدام هذا النظام جنبًا إلى جنب مع أنظمة المعلومات الإدارية الأخرى لمساعدة الشركات على فهم ظروف التشغيل وبيئتها بشكل أفضل.
#4. نظم إدارة الموارد البشرية
تشير إدارة الموارد البشرية إلى استراتيجية المنظمة لإدارة موظفيها بشكل منتج. نظام إدارة الموارد البشرية عبارة عن مجموعة برامج تتتبع إدارة الموارد البشرية والعمليات ذات الصلة طوال دورة حياة الموظف. إن قادة وموظفي الموارد البشرية هم المستخدمون الرئيسيون لهذه الأنظمة، والتي تُستخدم غالبًا للامتثال لقواعد العمل والضرائب. من خلال تقارير الأداء المنتظمة، يمكّن نظام إدارة الموارد البشرية الشركة من فهم عمليات الموظفين والقوى العاملة لديها بشكل كامل.
ما هو نظام معلومات العملاء (CIS)؟
يقوم نظام معلومات العملاء بتخزين كافة البيانات المتعلقة بالعملاء وإتاحتها. فهو عادةً ما يربط المواد والمستندات بنظام قاعدة بيانات منظمة يحدد العميل الفردي، مثل نظام إدارة علاقات العملاء (CRM). قد تساعد المؤسسات فرق المبيعات على البيع بشكل أسرع وأكثر كفاءة من خلال تسهيل الوصول إلى معلومات العملاء الأساسية من خلال نظام بديهي.
للوصول السريع إلى معلومات العميل الأساسية، ترتبط منصات إدارة المحتوى الفعالة بالأدوات التي يستخدمها مندوبو المبيعات كل يوم. يمكّن هذا النوع من الارتباط العملاء من التنقل عبر عملية الطلب من العميل المتوقع إلى الطلب بسرعة أكبر وكفاءة وبأقل احتكاك.
كيف تساعد نظم المعلومات في إدارة علاقات العملاء؟
يجب أن يتم تسهيل إدارة علاقات العملاء من خلال أنظمة المعلومات من خلال تقديم سجل عملاء بزاوية 360 درجة لا يحتوي فقط على البيانات في الوقت الفعلي من نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) ولكن أيضًا المحتوى المرتبط من أنظمة المعلومات الأخرى مثل مستودع إدارة المحتوى أو مخزن الملفات.
إن استخدام إدارة المحتوى أو النظام الأساسي لمعلومات العملاء الذي يجمع كل هذه المعلومات يمكن أن يوفر الوقت والجهد المبذول على فرق المبيعات في البحث عن المعلومات التي يحتاجونها لتسهيل تفاعلات العملاء. تعمل الرؤية الموحدة والشاملة للعميل في جميع أنحاء الشركة على تحسين عمليات المبيعات وتوجيه رؤى أعمق تساعد في الكشف عن المزيد من الاحتمالات وزيادة ولاء العملاء وتعزيز العلاقات الأقوى.
كيف يمكنك تحسين تتبع المستهلك؟
لتمكين المراقبة الكاملة للعملاء ورؤيتهم، يجب على المؤسسات تقييم جميع اتصالات العملاء الواردة والصادرة وتنفيذ الأنظمة لضمان وصول أصحاب المصلحة الرئيسيين بسهولة إلى هذا المحتوى.
منصات معلومات المستهلك التي توفر لفرق المبيعات منظورًا كاملاً وموثوقًا للمستهلك، بما في ذلك المحادثات السابقة وسجل الشراء وحتى الشكاوى السابقة، تحافظ على سير العمليات بسلاسة وتساهم بشكل متكرر في توفير تجارب أكثر متعة للعملاء.
يمكن للمؤسسات أيضًا استخدام حلول الالتقاط الذكي المعززة بالذكاء الاصطناعي لأتمتة الرسائل الواردة من أجل توفير تتبع فعال للعملاء وضمان تنفيذ طلبات المستهلكين بسرعة وبشكل متسق.
كيف تعمل عمليات المبيعات على تحسين إدارة المحتوى؟
تعتبر عمليات المبيعات حاسمة في تزويد المستخدمين بحلول مرتبطة وفعالة. غالبًا ما يكون محتوى العميل متناثرًا بين الأنظمة والمؤسسات. يجب أن تأخذ عمليات المبيعات زمام المبادرة لدمج هذه البيانات في سجلات العملاء في CRM.
يجب على المؤسسات توفير بنية تحتية متكاملة تعمل على تحسين الإنتاجية من خلال الأشخاص والمحتوى والأنظمة الأكثر اتصالاً بشكل أفضل مع تزويد فرق المبيعات أيضًا برؤية كاملة للعملاء بزاوية 360 درجة. قد تضيف فرق المبيعات قيمة كبيرة إلى أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاصة بهم من خلال إدارة المحتوى المحسنة لتحسين عمليات الوقود وتحسين تفاعلات العملاء من خلال أتمتة المهام المتكررة مع تعزيز إدارة المعلومات لتجنب المخاطر.
ما هي مزايا دمج إدارة معلومات العملاء؟
يستخدم مندوبو المبيعات أنظمة إدارة علاقات العملاء لالتقاط وإدارة وقياس تفاعلات العملاء، ولكن المحتوى الآخر، مثل العقود وخطابات العرض وعروض الأسعار والفواتير، يوفر سياقًا حيويًا لمشاركة العملاء. قد تفوت فرق المبيعات رؤى الحساب التي توفر تجربة أكبر للعملاء وتكشف عن آفاق جديدة للإيرادات بسبب صوامع البيانات والأنظمة المنفصلة.
من خلال نظام إدارة المحتوى الذي يتفاعل مع أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) ويقوم بتجميع معلومات العملاء الرئيسية حيث ومتى يحتاجها موظفو المبيعات، يمكن للمؤسسات:
- تحسين رضا العملاء من خلال مساعدة فرق المبيعات في الاستجابة لمتطلبات العملاء في أسرع وقت ممكن.
- من خلال الوصول في الوقت الفعلي إلى المحتوى المرتبط بالحساب عبر جميع نقاط الاتصال مباشرة من تطبيقات CRM، يمكنك تقصير دورات المبيعات وإتمام الصفقات بشكل أسرع.
- اسمح لفرق المبيعات بقضاء المزيد من الوقت في التنقيب ووقت أقل في البحث عن الأنظمة للحصول على المعلومات ذات الصلة بالحساب.
- اكتشف فرص مبيعات جديدة من خلال زيادة الرؤية والرؤى حول فرص البيع المتبادل والبيع الإضافي.
- نظام معلومات التسويق: أفضل الممارسات وكل ما تحتاجه
- رائد الأعمال: ماذا يعني أن تكون واحدًا وكيف تبدأ
- نظم المعلومات: التعريف والحقائق والاستخدامات والأمثلة
- أنظمة المعلومات الإدارية (MIS): التعريف وكل ما تحتاج إلى معرفته (يفتح في علامة تبويب جديدة بالمتصفح)
مراجع حسابات
