كما ترى، يمكن لأي شخص تقريبًا كتابة بريد إلكتروني مع الاستمرار في تمرير الرسالة. ولكن الأمر يتطلب المزيد لكتابة مذكرة. أكثر من مجرد تمرير المعلومات، يجب أن تكون المذكرة واضحة وموجزة للغاية، وإلا فسوف تضجر القراء وينتهي بهم الأمر إلى فقدان النقطة الأساسية. سأقدم لك هنا خطوات عملية حول كيفية كتابة مذكرة موجزة، باستخدام قوالب مفيدة. ولكن، في حالة الخلط بين مذكرة ورسالة بريد إلكتروني، فلنحدد أولاً المذكرة، والمعروفة باسم المذكرة.
الوجبات السريعة الرئيسية
المذكرة هي رسالة مختصرة تنقل المعلومات المهمة في المؤسسة بكفاءة. لقد تم تصميمه بطريقة تقدم ثروة من المعلومات بكفاءة ودقة.
لكتابة مذكرة جيدة:
- ابدأ بالرأس
- صياغة بيان واضح وموضوعي
- توفير فقرة الجسم شاملة
- قدِّم معلومات أساسية
- قم بتضمين مهام وإرشادات محددة
- قم بتضمين خاتمة مختصرة
- قم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بك
- تضمين المرفقات عند الضرورة
ما هي المذكرة؟
المذكرة هي رسالة مختصرة تنقل المعلومات المهمة بكفاءة. لديك المرونة اللازمة لاختيار وسيلة الاتصال الأنسب في مكان عملك، مثل البريد الإلكتروني أو إعلان Slack أو إشعار فعلي على لوحة الإعلانات.
تم تنظيم المذكرة بطريقة تقدم ثروة من المعلومات بكفاءة وإيجاز. بدءًا من الإعلان عن التغييرات في سياسة الشركة وحتى توفير التحديثات الحيوية للمشروع، يضمن هذا الاتصال عدم إضاعة وقت القراء. قد تكون كتابة البريد الإلكتروني مهمة يمكن لأي شخص إنجازها، لكن إتقان فن كتابة المذكرات يتطلب وقتًا وممارسة.
اقرأ أيضا: أنظمة البريد الإلكتروني للأعمال: 17+ من أفضل الاختيارات في عام 2023 (مراجعة مفصلة)
متى تحتاج إلى كتابة مذكرة؟
جالوب 2022 تقرير حالة مكان العمل العالمي يكشف أن 41٪ من الموظفين يعبرون عن رغبتهم في تعديل مشاركة أو ثقافة شركتهم. التواصل هو مثال رئيسي على ذلك. يتم تعزيز الثقافة القوية من خلال الاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني والمذكرات الفعالة التي تدعم التفاعلات.
إن فهم التوقيت المناسب لكتابة المذكرة يمكّنك من اختيار أنسب شكل من أشكال الاتصال للظروف المحددة ومنع تكوين جيوب معزولة من المعلومات. فيما يلي بعض السيناريوهات التي ستحتاج فيها إلى كتابة مذكرة:
#1. إخطار الموظفين بسياسات الشركة أو التغييرات
تعد المذكرة أداة رائعة لإبقاء موظفيك على علم بأي تحديثات أو تعديلات على سياسات مؤسستك أو إجراءاتها أو استراتيجياتها. يتم تعزيز الفهم الموحد ويشجع على طرح الأسئلة الفورية، مما يوفر الوقت ويمنع انتشار المعلومات الخاطئة.
#2. لفت الانتباه إلى قضية ما
تعد المذكرة وسيلة فعالة لإعلام الجميع بمشكلة مهمة تؤثر على عمل مؤسستك. تلعب المذكرة المعدة جيدًا دورًا حاسمًا في تعزيز المشاركة وتحسين تجربة الموظف. ومن خلال إبقاء الأفراد على اطلاع بالأمور المهمة وتسليط الضوء على أهمية مساهماتهم، تضمن المذكرة بقاء الجميع على اتصال وتقدير.
اقرأ أيضا: استبيان مشاركة الموظفين: أفضل مقدمي الخدمة ، الأسئلة والأجوبة
#3. توفير التحديثات على المشروع
تعمل المذكرات على إبلاغ أصحاب المصلحة بشكل فعال بالتقدم المحرز في المشروع، أو أي تعديلات على الجدول الزمني، أو أي متطلبات من الموارد. يعد إبقاء الجميع على اطلاع بالمواعيد النهائية للمشروع والتطورات المستمرة أمرًا بالغ الأهمية لتجنب العقبات وضمان التنفيذ السلس للمشروع.
#4. تقديم طلب
تعد المذكرة طريقة ممتازة لتوصيل الطلبات الرسمية بشكل واضح ومباشر، مثل تلك المتعلقة بالموارد أو الموافقات أو التعليقات. تعمل المذكرة كأداة مقنعة للحصول على الدعم أو الموافقة من خلال توضيح الأسباب والفوائد المحتملة لطلبك بوضوح. بالإضافة إلى ذلك، يمكنه توقع ومعالجة أي أسئلة محتملة قد تنشأ.
#5. التعرف على إنجازات الموظف
يمكن استخدام المذكرات للاعتراف وتسليط الضوء على الأداء والإنجازات الاستثنائية للموظفين، مثل الترقيات. إن التعبير عن التقدير للعمل الجاد مع التأكيد على قيم الشركة له تأثير متعدد الأغراض. إنه يعزز الروح المعنوية ويعزز بيئة العمل الإيجابية.
ما أهمية المذكرات الواضحة والموجزة؟
لنفترض أنك سلمت مذكرة طويلة ومليئة بلغة مربكة وتعليمات غير واضحة. هل ستقرأها جيدًا وتتخذ الإجراءات اللازمة؟ على الأرجح لا. تعد المذكرات الواضحة والموجزة أمرًا ضروريًا لضمان فهم رسالتك والتصرف بناءً عليها بفعالية.
كيفية كتابة مذكرة واضحة وموجزة
يلعب التنسيق دورًا حاسمًا في كتابة مذكرة موجزة وشاملة. كل جزء من المعلومات في المذكرة له دور يلعبه في جعلها سهلة الفهم وقابلة للتنفيذ، تمامًا كما هو الحال في البريد الإلكتروني الاحترافي. وهذا يشمل كل شيء من سطر الموضوع إلى التحية.
اتبع هذه الخطوات للتأكد من أن رسائلك واضحة والحصول على النتائج المرجوة:
#1. ابدأ بالرأس.
ابدأ بتضمين رأس تفصيلي لتحديد السياق. قم بتضمين التاريخ والموضوع العام في الرأس، بالإضافة إلى مستلمي المذكرة ومرسليها. توفير عناصر سياقية لمساعدة القراء على فهم الفرضية الأساسية واتخاذ الإجراءات اللازمة.
#2. صياغة بيان واضح وموضوعي
ابدأ مذكرتك بتوضيح الغرض منها بإيجاز وبشكل مباشر. استخدم بيانًا موضوعيًا أو بيان مشكلة لتوصيل النقطة الرئيسية. يجب أن يفهم المستلمون هدف المذكرة بسهولة، مما يسمح لهم بفهم هدفها بسرعة.
النظر في غطاء الرسالة. عادة، يشير السطر الافتتاحي للمذكرة إلى الغرض بشكل مباشر، مما يضمن أن القراء على دراية فورية بطبيعة الوثيقة وهدفها.
اقرأ أيضا: دمج بيانات المهمة في العلامات التجارية: دليل شامل للشركات
#3. توفير فقرة الجسم شاملة
تأكد من أن نص المذكرة شامل، حتى لو كانت مساحتها محدودة. سيسمح لك ذلك بتطوير نقاطك الرئيسية بشكل فعال. ابدأ بالتفاصيل الأكثر أهمية على الفور، ثم انتقل تدريجيًا إلى المعلومات الأقل أهمية ولكنها لا تزال ذات صلة.
قم بتحسين إمكانية القراءة من خلال تنظيم النص باستخدام نقاط نقطية أو قوائم مرقمة. تأكد من أن كتابتك واضحة وتجنب المصطلحات غير الضرورية التي قد تربك القراء. تأكد من أن مذكرتك موجزة وسهلة الفهم.
#4. تقديم معلومات أساسية
قم بتضمين قسم مختصر للخلفية إذا كانت مذكرتك تشير إلى أحداث أو ظروف أو مذكرات سابقة. وهذا يوفر السياق، ويوجه القراء، ويربط اتصالاتك الحالية بالأحداث أو الإجراءات الماضية، مما يوفر فهمًا شاملاً للموقف المطروح.
#5. قم بتضمين مهام ومواعيد نهائية محددة.
قم بتضمين عبارة واضحة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء في المذكرات، وتوجيه القراء بشأن الخطوات التي يجب اتخاذها بعد ذلك. قد يتضمن ذلك الإقرار بالاستلام أو تحديد موقع غرفة الاجتماعات على الفور. ومن المهم تحديد الخطوات التي يجب اتخاذها بوضوح، وتحديد الجهات المسؤولة، وتحديد المواعيد النهائية لهذه المهام
إن تشجيع المساءلة وتعزيز الفهم المشترك للتوقعات يخلق بيئة عمل أكثر تنظيماً وكفاءة.
اقرأ أيضا: بيئة العمل المثالية: الأشياء التي تشكل بيئة عمل مثالية
#6. قم بتضمين خاتمة مختصرة
فكر في تضمين خاتمة موجزة لتلخيص النقاط الرئيسية إذا كانت مذكرتك تتناول مسألة معقدة أو كانت طويلة بشكل ملحوظ. إن تكرار النقاط الرئيسية من خلال ملخص موجز يساعد على تعزيز العناصر الأساسية لرسالتك، مما يسهل على الآخرين فهمها.
#7. قم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بك.
غالبًا ما يكون التواصل غير واضح، بغض النظر عن مقدار الجهد الذي تبذله فيه. يجب أن تجد طريقة للإجابة على أي أسئلة قد تكون لدى الأشخاص حول ما يجب فعله بعد ذلك. لهذا السبب يجب عليك تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك في نهاية المذكرة. يمكن أن يكون جهة اتصال هاتفك المحمول أو موقع مكتبك أو مقبض Slack. يمكن لزملائك التواصل معك بسهولة إذا كانت لديهم أي أسئلة أو كانوا بحاجة إلى مزيد من التوضيح بشأن أي نقاط.
#8. تضمين المرفقات عند الضرورة
قم بإرفاق أو توفير روابط يمكن الوصول إليها لأي مستندات أو رسوم بيانية أو مواد مرجعية. سيكون لدى القراء جميع الموارد اللازمة لفهم المذكرة بشكل كامل والتصرف بناءً عليها. من خلال الارتباط، يمكنك تجنب التحميل الزائد على المذكرة بمعلومات زائدة.
أمثلة على المذكرة
فيما يلي بعض أمثلة المذكرات لمواقف مختلفة لمساعدتك على فهم أفضل لكيفية كتابة مذكرة جيدة الصياغة ومصممة خصيصًا:
#1. مذكرة تحديث السياسة
يوضح هذا المثال بشكل فعال التغييرات في سياسة الشركة ويقدم شرحًا واضحًا للأسباب الكامنة وراء التغيير. يعزز النص الفضول من خلال دعوة الأسئلة وتقديم توجيهات واضحة حول مكان العثور على معلومات إضافية، وضمان الشفافية وتقديم الدعم:
إلى: [اسم الشخص أو القسم]
من: [اسم الشخص أو القسم]
التاريخ: [أدخل التاريخ]
الموضوع: [الموضوع] تغيير السياسة
اهلا بالجميع،
أكتب إليكم لإبلاغكم بتحديث مهم بخصوص [السياسة]. اعتبارًا من [التاريخ]، سنقوم بتنفيذ التغييرات على [تفاصيل محددة لتغييرات السياسة].
والغرض من هذا التغيير هو [شرح الأساس المنطقي وراء التغيير وفوائده]. ونحن نعتقد أن هذه التعديلات سوف تساهم في [الهدف].
يرجى تخصيص بعض الوقت لمراجعة الوثيقة المرفقة التي توضح السياسة المحدثة بالتفصيل. إذا كانت لديك أي أسئلة أو استفسارات، فلا تتردد في التواصل مع [مسؤول الاتصال أو القسم].
شكرا لاهتمامكم بهذا ماتيr.
تحياتي الحارة،
[اسم]
[وضع]
#2. مذكرة تحديث المشروع
تُبقي مذكرة تحديث المشروع الجميع على علم بتقدم المشروع أو أي تغييرات على الخطة الأصلية أو أي تحديات على طول الطريق. يساعد التواصل المستمر بهذه الطريقة على منع المشكلات ويضمن أن الجميع يسعى لتحقيق نفس الأهداف:
إلى: [اسم الشخص أو القسم]
من: [اسم الشخص أو القسم]
التاريخ: [أدخل التاريخ]
الموضوع: [اسم المشروع] تحديث
فريقي العزيز،
إليك تحديث حول التقدم المحرز في [اسم المشروع]. فيما يلي التطورات الرئيسية منذ التحديث الأخير:
[ملخص المهام والمعالم]
[أي تحديات أو مشاكل وكيفية حلها]
[أي تعديلات على الجدول الزمني للمشروع أو نطاقه، إن أمكن]
بشكل عام، نحن نحرز تقدمًا مطردًا ونظل على المسار الصحيح لتحقيق أهدافنا. يرجى البقاء يقظًا ومواصلة بذل قصارى جهدك لضمان إكمال هذا المشروع بنجاح.
إذا كانت لديك أي أسئلة أو كنت بحاجة إلى مزيد من التوضيح، فلا تتردد في التواصل معي. دعونا نواصل العمل الممتاز!
تحياتي الحارة،
[اسم]
[وضع]
#3. إصدار مذكرة تنبيه
هذا النوع من المذكرات يرفع مستوى الوعي. وهو يركز على قضية معينة تؤثر على الشركة أو القسم أو مشروع معين. بالإضافة إلى تسليط الضوء على المشكلة، يمكن أيضًا اقتراح خطوات محتملة لمعالجتها، وتشجيع حل المشكلات بشكل استباقي داخل المنظمة.
إلى: [اسم الشخص أو القسم]
من: [اسم الشخص أو القسم]
التاريخ: [أدخل التاريخ]
الموضوع: [الموضوع] مشكلة
مرحبا فريق،
أكتب إليكم لجذب انتباهكم إلى مشكلة تتعلق بـ [الموضوع]. وقد لفت انتباهنا إلى [وصف المشكلة وتأثيرها على الشركة أو الموظفين].
نحن نتفهم التحديات المحتملة التي قد يفرضها هذا الأمر ونعمل بنشاط على حل الموقف. وفي هذه الأثناء، نشجع الجميع على [تقديم أي تعليمات أو احتياطات ضرورية].
كن مطمئنًا إلى أننا نأخذ هذا الأمر على محمل الجد، وسنبقيك على اطلاع بأي تقدم أو تعليمات أخرى. إذا كانت لديك أية أفكار أو اقتراحات تتعلق بهذه المشكلة، فيرجى مشاركتها مع [مسؤول الاتصال أو القسم].
شكرا لكم على تفهمكم وتعاونكم.
مع خالص الشكر والتقدير،
[اسم]
[وضع]
#4. طلب مذكرة
تعمل مذكرة الطلب كوثيقة رسمية تعبر عن الحاجة إلى الموارد أو التعليقات أو الموافقة. عندما تحدد بوضوح الأسباب الكامنة وراء الطلب، فإنك تنقل بشكل فعال الحاجة إلى هذه العناصر والتأثير الذي يمكن أن تحدثه على الفريق.
إلى: [اسم الشخص أو القسم]
من: [اسم الشخص أو القسم]
التاريخ: [أدخل التاريخ]
الموضوع: [طلب محدد]
مرحبًا [اسم الشخص أو القسم]،
اتمنى ان تصلك هذه الرسالة وانت في حالة جيدة. أكتب إليكم لطلب [طلب محدد] رسميًا. وذلك بسبب [تقديم شرح موجز للطلب، بما في ذلك أهميته والفوائد المحتملة للشركة].
لقد أرفقت مقترحًا تفصيليًا يوضح تفاصيل الطلب، بما في ذلك [التفاصيل والبيانات الداعمة والمعلومات ذات الصلة].
إذا كانت لديك أي أسئلة أو كنت بحاجة إلى مزيد من المعلومات، فلا تتردد في التواصل معي. أنا أقدر اهتمامك.
تحياتي الحارة،
[اسم]
[وضع]
#5. مذكرة الاعتراف بالموظف
يعد إرسال المذكرة طريقة سريعة وفعالة لتقدير وتكريم إنجازات الموظف أو مساهماته القيمة للشركة. إن التعبير عن التقدير للعمل الجاد لا يعزز الروح المعنوية فحسب، بل يعزز أيضًا بيئة صحية للجميع.
إلى: [اسم الشخص أو القسم]
من: [اسم الشخص أو القسم]
التاريخ: [أدخل التاريخ]
الموضوع: شكر سريع
اهلا بالجميع،
دعونا جميعًا نتوقف لحظة لتقدير [اسم الموظف] من أداء [القسم/الفريق] الاستثنائي وتفانيه. لقد أظهروا باستمرار [إنجازات أو صفات أو مساهمات محددة].
لقد كان عملهم الجاد والتزامهم بالتميز رائعًا حقًا ويستحق التقدير. تنعكس جهود [اسم الموظف] بشكل إيجابي على الفريق بأكمله وتساهم في نجاحنا الشامل كشركة.
من فضلكم انضموا إلي في تهنئة [اسم الموظف] على إنجازهم المتميز. نحن نقدر تفانيهم المستمر واحترافيتهم. دعونا نحتفل بهذا الحدث المهم ونستمر في إلهام ودعم بعضنا البعض في أدوارنا الخاصة.
أحر التهاني مرة أخرى!
تحياتي الحارة،
[اسم]
[وضع]
اقرأ أيضا: يوم تقدير الموظف: أفضل الأفكار للاحتفال بموظفيك
تنسيق مذكرة عمل
تم تصميم تنسيق مذكرة العمل لتوصيل رسالتك بشكل فعال بطريقة واضحة وموجزة. يجب أن تقدم المذكرة المعدة جيدًا المعلومات الأساسية بطريقة تسمح لعدد كبير من الموظفين بفهمها واستيعابها بسهولة.
تأكد من أن سطر الموضوع يخطر المستلمين بدقة بأن هذه المذكرة تخصهم على وجه التحديد. البدء بملخص تنفيذي يساعد المستلمين على فهم الرسالة الشاملة قبل الخوض في التفاصيل. توفير السياق من خلال المعلومات الأساسية، ومعالجة الأسئلة المحتملة من خلال نظرة عامة وجدول زمني.
العنوان:
تأكد من تصنيف المحتوى الخاص بك على أنه "مذكرة" في الرأس لتوفير معلومات واضحة ودقيقة لقرائك. تأكد من تضمين "إلى"، و"من"، و"التاريخ"، و"الموضوع" كما ذكرنا سابقًا. تتضمن معالجة المحتوى ذي الصلة النظر في من تتحدث إليه وسبب أهميته.
الفقرة الأولى:
ابدأ الفقرة الأولى بذكر الغرض من مذكرتك بطريقة واضحة وموجزة. إن بدء جملتك بعبارات مثل "أتواصل معك لإبلاغك..." أو "أتواصل معك لطلب..." يمكن أن يضيف لمسة شخصية إلى رسالتك. تكون المذكرة المعدة جيدًا موجزة وشفافة وتصل مباشرة إلى صلب الموضوع. ابدأ بتقديم أهم معلوماتك على الفور، ثم استخدم الفقرات التالية لتقديم المزيد من التوضيحات المتعمقة.
الفقرة الثانية :
تأكد من تضمين السياق أو الأدلة الداعمة في الفقرة الثانية. على سبيل المثال، تخيل أنك تكتب مذكرة لإبلاغ الشركة بشأن إعادة التنظيم الداخلي. إذا كان الأمر كذلك، فيمكن مراجعة الفقرة الثانية لتنص على ما يلي: "لقد أدى نمو شركتنا إلى اتخاذ قرار بفصل فريق إنتاج الفيديو لدينا عن فريق المحتوى لدينا. تتيح هذه الخطوة الإستراتيجية لكلا الفريقين التركيز على أهدافهما المحددة.
الفقرة الثالثة:
تأكد من تضمين طلب محدد لكل موظف في الفقرة الثالثة. على سبيل المثال، إذا كنت تخطط لنزهة جماعية، يمكنك أن تقول شيئًا مثل، "يرجى الرد على أي قيود غذائية" أو "لا تتردد في مراسلتي عبر البريد الإلكتروني إذا كانت لديك أي أسئلة".
على العكس من ذلك، عند إبلاغ الموظفين بالتشييد القادم للمبنى، من المهم التعبير عن التقدير لتعاونهم خلال هذا الوقت. يجب عليك تقديم إرشادات حول الطريقة التي تأمل أن يتعاملوا بها مع الأخبار وما إذا كان من المتوقع اتخاذ أي إجراء محدد ردًا على المذكرة.
اقرأ أيضا: 5 طرق لرفع معنويات الموظفين
كيف تكتب مذكرة المدرسة؟
لكتابة مذكرة مدرسية، ابدأ برأس واضح يتضمن التاريخ والمستلمين والمرسل. قم بصياغة بيان موضوعي موجز، متبوعًا بفقرة شاملة، ومعلومات أساسية (إذا لزم الأمر)، ومهام محددة ومواعيد نهائية، وخاتمة مختصرة، ومعلومات الاتصال.
ما هي مدة المذكرة؟
يتراوح طول المذكرة عادةً من صفحة إلى صفحتين، أو حوالي 200 إلى 400 كلمة، اعتمادًا على مدى تعقيد الرسالة وإلحاحها.
هل تحتوي المذكرات على عناوين فرعية؟
المذكرات عادة لا تحتوي على عناوين فرعية. إنها مستندات موجزة مكونة من صفحة واحدة مخصصة للتواصل السريع، لذا يتم إعطاء الأولوية للتنسيق الواضح واللغة المباشرة على الهياكل المعقدة.
هل تحتوي المذكرة على توقيع؟
تتضمن المذكرات عادةً اسم المرسل ومنصبه ومعلومات الاتصال به في النهاية، وتكون بمثابة شكل من أشكال التوقيع.
ختاما،
تختلف المذكرة والبريد الإلكتروني بشكل أساسي في حجم الجمهور، وليس في مستوى التعقيد. تأكد من أن مذكرتك توصل رسالتك بشكل فعال وأنها ذات صلة بالمجموعة المتلقية من الموظفين، سواء كانت بسيطة أو معقدة. تأكد من أن الرسالة واضحة وموجزة، بغض النظر عن تنسيق المذكرة الذي تختاره.
- ما يجب أن يكون في استئناف: الدليل الكامل [15+ نصائح مجانية] وخطوات مثبتة في عام 2023
- كيفية ملء حوالة بريدية بشكل صحيح: دليل خطوة بخطوة
- كيف تعمل الحوالات المالية؟ (+ كيفية الشراء ببطاقات الخصم)
- كيفية كتابة الشيك: أفضل الطرق لكتابة الشيك (محدث)
مراجع حسابات
