يعتقد العديد من المؤلفين أن كتابة رسائل الاستعلام هي جانب مهم في بحثهم عن عمل. يمكن لرسالة الاستعلام المكتوبة جيدًا أن تثير اهتمام الوكيل أو الناشر الأدبي ، مما يزيد من احتمالية اتصالهم بك لمعرفة المزيد عنك وعن أفكارك. قد يساعدك فهم ما يجب تضمينه في خطاب الاستعلام الرسمي في إنتاج مستند جذاب يمثل عملك بشكل مناسب. هنا ، سوف نتعلم كيفية كتابة خطاب استفسار ، ليس فقط للوكلاء الأدبيين ، ولكن أيضًا لسوء سلوك الموظفين في مكان العمل ، مثل الغياب عن العمل.
ما هي رسالة الاستعلام؟
خطاب الاستعلام هو اقتراح من صفحة واحدة للكتابة ترسله إلى وكيل أو محرر أو دار نشر. يستخدم الكتاب خطاب الاستعلام لعرض أعمالهم أو أفكارهم على الوكالات أو المحررين. يمكن أن تكون رواية أو مقالة في مجلة أو كتابًا واقعيًا.
إذا اعتقد وكيل أو محرر أن عملك لديه فرصة للنشر ، فيجوز له طلب المخطوطة أو بعض الفصول لمعرفة ما إذا كان ينبغي المضي قدمًا. هذه الرسالة بمثابة خطوة أولية حيوية في عملية نشر عمل مكتوب.
كيف تكتب رسالة استعلام
لكتابة رسالة استعلام فعالة ، اتبع الإرشادات التالية:
# 1. استخدم تنسيقًا رسميًا.
استثمر في مستند تقني عالي الجودة إذا كنت تنوي إرسال البريد بدلاً من البريد الإلكتروني. يجب أن يكون حرف الاستعلام الخاص بك هوامش بوصة واحدة ومتباعدة. اختر محرفًا مقروءًا ، مثل Arial أو Times New Roman بحجم 12.
تجنب خطوط Serif. تتوفر قوالب خطابات العمل الرسمية عادةً في أنظمة معالجة الكلمات. يجب أن تكون متطلبات التنسيق الأساسية هذه سهلة المتابعة إذا كنت تستخدم أحد هذه القوالب.
# 2. قم بتضمين عنوان
كما هو الحال مع أي خطاب عمل عادي ، قم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بك والتاريخ ومعلومات المستلم في العنوان. دائما خاطب الوكيل أو المحرر بالاسم. استخدم لغة عامة مثل "Dear Agent" أو "Dear Editor" بأقل قدر ممكن. يوضح استخدام اسم المستلم أنك قد أنجزت واجبك المنزلي وأنك حريص على التعاون معهم.
# 3. اصنع خطافًا قويًا
الفقرة الأولى من حرف الاستعلام هي الافتتاحية ، ويجب وضع الخطاف في الجملة الأولى من الفقرة الأولى. الهدف من الخطاف هو حث المتلقي على مواصلة قراءة رسالتك.
ستحتاج إلى خطاف قوي لجذب الانتباه إلى المدخل. سيؤدي ذلك إلى إثارة اهتمام القارئ وتشجيعه على مواصلة القراءة. لجعل الافتتاحية أكثر جاذبية ، قم بتضمين حقيقة مثيرة للاهتمام حول روايتك - أو جزء من قصتك.
# 4. أنشئ ملخصًا موجزًا
يجب تضمين ملخص في نص خطاب الاستعلام الخاص بك. الملخص هو ملخص موجز يقدم للقارئ لمحة عامة عن عملك. إنه ملخص للنقاط الرئيسية للقصة والعناصر الأساسية.
يعد الإعداد والشخصيات والنوع والأسلوب أمثلة على النقاط والعناصر المهمة. يجب أن يكون ملخص خطاب الاستعلام الخاص بك هو الفقرة الثانية. إذا كنت ترغب في بيع اقتراحك ، فاكتب ملخصًا يثير اهتمام المستلم ويتردد صداها معه.
# 5. تضمين معلومات أوراق الاعتماد
بعد الانتهاء من العرض العام ، قم بتضمين معلومات حول أي بيانات اعتماد ذات صلة لديك. أبلغ الوكالة أو المحرر عما إذا كانت كتاباتك قد نُشرت في منشورات أو مواقع إلكترونية مرموقة. يجب أيضًا إبراز أي إنجازات مدرسية تتعلق بالكتابة أو موضوع المخطوطة في هذا الجزء من خطاب الاستفسار الخاص بك.
على سبيل المثال ، إذا كنت قد كتبت رواية يكون فيها بطل الرواية طيارًا وكنت أيضًا طيارًا ، فاستخدم بيانات الاعتماد هذه لعرض نقاط قوتك. كما سيوضح للقارئ أنك متحمس للتعلم والكتابة.
# 6. أنهِ الخطاب ببيان شكر.
ابدأ ختام رسالتك بإعلان الامتنان ، مثل "شكرًا لك على وقتك". آمل أن أسمع منك قريبًا ". ثم اختتم بعبارة مثل "مع خالص الشكر" أو "مع أطيب التحيات". إذا كنت ترسل خطابًا فعليًا ، اترك مسافة أسفل الإغلاق للتوقيع. اطبع اسمك ، ثم قم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بك حتى يتمكن الوكيل أو المحرر من الاتصال بك بسهولة.
# 7. تحقق من عملك بحثًا عن الأخطاء.
تحقق من رسالتك قبل إرسالها للتأكد من صحة جميع المعلومات. تأكد من أن الرسالة موجهة إلى الشخص الصحيح. إذا لزم الأمر ، اتصل بالوكالة الأدبية أو النشر أو دار النشر للتأكد من أن اتصالك موجه إلى الشخص المعني.
بعد ذلك ، صحح عملك. للتأكد من صحة التهجئة وعلامات الترقيم وبناء الجملة ، استخدم أداة برمجية. اقرأها بصوت عالٍ للتأكد من أن الجمل تتدفق بشكل صحيح ، واطلب من صديق موثوق أو أحد أفراد الأسرة قراءته لتقديم تعليقات.
مثال على خطاب الاستعلام
فيما يلي مثال على حرف استعلام ليكون بمثابة نموذج:
مدام بياتريس ،
GOLDEN BOY هو عمل خيالي كتبته عن لاعب تنس أمريكي بارز ، جاستن جولد ، الذي نجا من كارثة طائرة وشلل تحت الخصر. يبحث هذا العمل المؤلف من 103,000 كلمة عن التمثيل.
تبدأ الرواية في المستشفى. يتعافى جاستن جولد من غيبوبة اصطناعية ويبدأ في تذكر التفاصيل الضبابية لكارثة الطائرة التي قتله. لاحظ أنه لا يستطيع تحريك ساقيه. دخل باري ستانتون ، أفضل أصدقائه ومدربه ، إلى الغرفة ويبدأ في البكاء. ستانتون هو الشخص الذي يساعد "الفتى الذهبي" للتنس في التغلب على الحزن واعتناق حياة جديدة بعيدًا عن جولة النخبة. بينما يتعافى `` جاستن '' ، تظهر معلومات إضافية حول مأساة الطائرة ، مما يضطر `` جاستن '' و''باري '' إلى إنزال الجناة.
لقد كنت مدربًا للتنس لمدة عشر سنوات وتنافست بشكل تنافسي على حلبة التنس للناشئين منذ 12 عامًا. لدي أيضًا درجة علمية في علم الحركة من جامعة نيويورك Steinhardt. مكّنني فهمي الشامل للرياضة من تضمين عناصر دقيقة في حسابي. هذه روايتي الأولى ، على الرغم من أنني مارست مواهبي في الكتابة من خلال إنتاج إدخالات مدونة شهيرة. يمكن العثور على أجزاء المدونة هذه على موقع الويب الخاص بي بالإضافة إلى مواقع الويب الأخرى التي تلبي اهتمامات مشجعي التنس.
لقد أرفقت ثلاثة فصول من عملي. أتمنى أن تكون قد استمتعت بالمقال وأتطلع إلى الاستماع منك.
أطيب التمنيات،
السيد بوب دين
كيف تكتب رسالة استعلام: نصائح مفيدة
فيما يلي بعض المؤشرات لمساعدتك في كتابة خطاب استعلام فعال:
- اجعله قصيرًا ولطيفًا: تميل أحرف الاستعلام الأقصر (أقل من 400 كلمة) إلى تقديم نتائج أفضل ، لذا حافظ على رسالتك موجزة. يفضل الوكلاء والمحررين خطابات الاستعلام الموجزة وتنقل المعلومات المهمة في تنسيق سهل الفحص ومفهوم.
- قم بتسويق روايتك بثقة: لتسويق عملك بشكل صحيح ، يجب أن تظهر واثقًا في كتاباتك. تعد كتابة خطاب استعلام احترافي ومهذب مع ملخص رائع استراتيجية تسويقية ذكية. يعتبر سرد قصة رائعة أفضل طريقة لإثارة فضول الناس.
- قم بعمل عدة رسائل استعلام لاختبار الطرق البديلة: بعد إرسال خطاب استعلام ، قد تتلقى رفضًا من صناعة النشر. يمكن أن تتيح لك تجربة الزوايا والنغمات والملخصات اختبار طرق بديلة.
- استفسر من مجموعة متنوعة من الأشخاص والشركات: إذا حاولت إرسال رسالتك إلى تخصص أو وسيط معين ، فقم بتوسيع نطاق البحث. إذا كنت ترسل رسائل إلى المطبوعات أو دور النشر ، ففكر في تنسيقات الإنترنت. لتعزيز فرصك في النجاح ، أرسل رسالتك إلى العديد من المنظمات والوكلاء.
كيفية كتابة رسالة استعلام إلى طاقم العمل لسوء السلوك
لقد كنت تراقب مؤشرات السمية في شركتك كمحترف موارد بشرية لبضعة أسابيع. لقد قمت بدورك بتحديد موظف (أو موظفين) كمصدر للسم. يجب أن تتحدى سوء سلوكهم برسالة استفسار أو تحذير. لكن كيف تكتب هذه الرسالة؟ إليك كيفية كتابة خطاب استعلام إلى فريق العمل بسبب سوء السلوك.
ما هي رسالة الاستعلام عن سوء السلوك؟
يتم إرسال خطاب استفسار إلى فريق أو موظف لا يؤدي أداءً جيدًا كما ينبغي. هو مكتوب للتأكد من سبب الأداء المنخفض.
قبل إصدار خطاب استفسار ، يتم إصدار توبيخ شفهي أو كتاب مكتوب على المخالفة. بعد نمط من النشاط غير المناسب ، تتم كتابة رسالة استعلام لتحديد السبب وتفاصيل العواقب. في الظروف التي يتكرر فيها النشاط ، يتم إرسال خطاب إجراء تأديبي للتعليق أو الإنهاء.
ما الذي يجب أن أدرجه في خطاب الاستعلام الخاص بي؟
قد يكون من الصعب تنظيم أفكارك واستخدام اللغة المناسبة في مثل هذه الرسالة ، وبالتالي يجب استخدام المراحل التالية كدليل:
# 1. عنوان الموظف:
يجب تقديم عنوان المستلم ، كما هو الحال مع أي حرف آخر. هنا ، أضف الاسم الكامل للموظف والقسم والمسمى الوظيفي.
# 2. صاحب العمل / عنوان الموارد البشرية والتاريخ
يجب ذكر عنوانك في الرسالة حتى يفهم الموظف أهميته. كما أنها بمثابة ديباجة للرسالة. أثناء كتابة عنوانك ، يجب عليك تضمين اسمك والمسمى الوظيفي والقسم.
يجب كتابة التاريخ سطرين بعد العنوان ووضعه عند إرسال خطاب الاستعلام.
# 3. عنوان الرسالة
من الأفضل أن يكون للحرف عنوان قصير وبسيط. هذا هو سبب كتابة الرسالة. يمكن معالجة المخالفات المحددة إذا رغبت في ذلك.
# 4. جسد الرسالة
يجب ألا يزيد نص الرسالة عن 3-5 فقرات. في الفقرة الأولى ، اشرح سبب كتابتك.
في الفقرة الثانية ، قم بتضمين المعلومات المتعلقة بالجريمة ، مثل وقت وقوعها ، وما حدث من خطأ ، وأي إنذارات سابقة صدرت بشأن وقوعها. يجب أن تشرح الفقرة الأخيرة كيف ينتهك النشاط سياسة الشركة ويؤثر على الإنتاجية الإجمالية في مكان العمل. يجب أن تقدم الفقرة الرابعة معلومات عن تداعيات السلوك المستمر ، والتدابير الوقائية ، والجدول الزمني للتحسين. في هذه الفقرة ، يجب إعطاء الموظف الفرصة لمعالجة سبب التجاوز ، وإذا كان هناك خلاف ، يجب عقد اجتماع لحلها. تذكر أن تحافظ على نبرة صوتك احترافية.
أخيرًا ، في نهاية رسالتك ، قدم تحية لطيفة ومكملة. "لك مع خالص التقدير" ، على سبيل المثال. أفضل الممارسات هي التوقيع باسمك بالكامل. يمكنك تضمين مساحة اختيارية لتوقيع الموظف للإقرار باستلام الخطاب.
راجع رسالتك بحثًا عن أخطاء نحوية ، لأنها ستنعكس بشكل سيء على احترافك.
رسالة استعلام عن الغياب عن نموذج العمل
[هذا وصف سريع لنموذج رسالة تحذير لموظف بسبب الغياب بدون إذن. يستخدم هذا الخطاب لإخطار الموظف بأنه إذا لم يقدم مبررًا للغياب وعاد إلى العمل على الفور ، فسيتم فصل الموظف من الخدمة الفعلية. يمكنك تعديل التطبيق أدناه ليناسب احتياجاتك.]تنسيق التاريخ: يوم / شهر / سنة
اسم الموظف / المستلم ...
وظيفه…
اسم القسم ...
الموضوع: خطاب تحذير للغياب غير المصرح به
(اسمك)،
أكتب هذه الرسالة باعتبارها الوسيلة الرسمية الأخيرة للاتصال بك وإبلاغك بأن تغيبك عن العمل دون إذن منذ (التاريخ) قد تم التعامل معه بجدية بالغة من قبل الإدارة. (فسر بكلماتك الخاصة).
محاولات الاتصال بك عبر الهاتف والبريد الإلكتروني لم يتم الرد عليها. إذا لم تحضر للعمل على الفور ، فسيتم تفسير ذلك على أنه رفضك لمواصلة العمل وسيتم إنهاء خدمتك. (اشرح المشكلة الفعلية والسيناريو).
إذا لم ترد شخصيًا أو تقدم سببًا لغيابك ، فسيتعين علينا تقديم شكوى رسمية إلى الشرطة وإدراجك في القائمة السوداء. (اشرح السيناريو والقواعد الرسمية).
وفقًا لسياسة العمل ، ستنتظر هذه المنظمة شهرًا أو شهرين من اليوم قبل تجميد راتبك وحساباتك في صندوق الادخار. (إبداء الحذر بشأن سياسة المعهد).
يرجى اعتبار هذا على أنه حالة طارئة.
اسمك…
وظيفه…
اسم الشركة / المعهد ...
[تنسيق البريد الإلكتروني] هو خيار آخر.إلى: عنوان بريد المستلم ...
عنوان البريد الإلكتروني للمرسل ...
الفرع: رسالة تحذير من الغياب غير المصرح به
(اسمك)،
لقد علمنا أنك لم تحضر إلى المكتب منذ (التاريخ). حاولنا الوصول إليك عدة مرات وحتى تركنا ملاحظة ، لكنك لم ترد أو تأت إلى المكتب. (فسر بكلماتك الخاصة). هذه هي المرة الثانية التي يحدث فيها هذا العام. أيضًا ، لم تأت إلى المكتب لمدة أسبوع وتم إبلاغك لاحقًا بحدوث وفاة في العائلة. اكتشفنا لاحقًا أنه كان كذبًا ، وقد تلقيت رسالة تحذير. (اشرح المشكلة الفعلية والسيناريو).
لذلك ، يتم توجيهك إلى تقديم تقرير إلى المكتب في (التاريخ) وشرح سبب عدم اتخاذ إجراء قابل للتطبيق ضدك بسبب سوء سلوكك ، وإلا فسيتم افتراض أنه ليس لديك أي تفسير وأنك غير مهتم بالعودة. (اشرح السيناريو والقواعد الرسمية).
إذا لم يكن هناك اتصال بعد التاريخ المحدد ، فسيتم إنهاء عملك. (إبداء الحذر بشأن سياسة المعهد).
يرجى اعتبار هذا على أنه حالة طارئة.
على سبيل المثال ، اسم الشركة ...
اسمك…
تعيين…
ما هو طول رسالة الاستعلام؟
خطاب الاستعلام عبارة عن صفحة واحدة ، 300-500 كلمة ، من ثلاث إلى خمس فقرات تشرح فيها مقدمة روايتك ، بما في ذلك الموضوعات الرئيسية ، ونقاط القصة المهمة ، والشخصيات.
كيف يمكنك إصدار استعلام للموظفين؟
عند صياغة خطاب استفسار للموظف ، قم دائمًا بتضمين اسم الموظف بالإضافة إلى اسم القسم. اذكر نوع المخالفة التي ارتكبها الموظف بالتفصيل. اشرح كيف يؤثر السلوك غير اللائق على / يمكن أن يؤثر على عمليات المنظمة أو بيئتها.
هل يمكن أن يكون خطاب الاستعلام في الشخص الأول؟
يجب دائمًا كتابة خطاب الاستعلام الخاص بك بصيغة المتكلم.
ما هو اغلاق رسالة الاستعلام؟
الإغلاق هو المكون الأخير لرسالة الاستعلام. هذه فرصة لشكر الوكيل أو المحرر بأدب على وقتهم وإبلاغهم أنك على استعداد لتقديم المواد الإضافية اللازمة بناءً على طلبهم. ثم ، في الجزء السفلي من الرسالة ، وقّع على استفسارك وأضف معلومات الاتصال الخاصة بك.
ختاما،
سيحتوي خطاب الاستعلام المناسب على نظرة عامة على عملك ، وبعض المعلومات عن المؤلف ، ويثير فضول الوكلاء أو الناشرين بما يكفي لدرجة أنهم سيرغبون في قراءة المزيد. الشيء الرئيسي الذي يجب تذكره أثناء كتابة رسالة استعلام هو الالتزام بالتنسيق الأساسي وتقديم جميع المعلومات ذات الصلة بطريقة موجزة ومثيرة للاهتمام.
مقالات ذات صلة
- خطاب العمل: الشكل والأمثلة
- ما يجب أن يكون في استئناف: الدليل الكامل [15+ نصائح مجانية] وخطوات مثبتة في عام 2023
- خطة التنفيذ: التعريف والأنواع والمفاتيح للتنفيذ الناجح
- الإنهاء للسبب: الأسباب التي قد تؤدي إليه
مراجع حسابات
