تعتبر الفواتير من أهم الأوراق المالية في الأعمال التجارية، إن لم تكن الأكثر أهمية. إنها بمثابة تأكيد الشراء بالإضافة إلى طلب دفع ملزم لعميلك؛ وبالتالي، فهم مسؤولون بشكل مباشر عن إيرادات شركتك. ومع ذلك، فقد قمنا بتغطية جميع التفاصيل المطلوبة حول "كيفية إرسال الفواتير" في هذه المقالة. سأتناول هنا ما يحدث عندما تقوم بصياغة مستندك وأفضل الطرق لإرساله إلى عميلك.
كيفية إرسال الفواتير
عند الانتهاء من طلب منتج أو خدمة، فقد حان الوقت لإعداد فاتورة وإرسالها في أقرب وقت ممكن. بالطبع، هناك بضع مراحل بينهما، بدءًا من تحديد ما إذا كنت تريد استخدام برنامج الفواتير وكيفية إرسال فاتورتك إلى إرسال تذكيرات بالدفع أو إعداد الدفعات المجدولة.
فيما يلي ملخص حول كيفية إنشاء فاتورة وإرسالها:
1. وضح أنها فاتورة في الأعلى.
2. قم بإدراج رقم الفاتورة.
3. قم بتضمين التاريخ الذي تنوي تقديم الفاتورة فيه.
4. قم بتقديم اسمك وعنوانك ومعلومات الاتصال الخاصة بك.
5. قم بتضمين اسم عميلك وعنوانه ومعلومات الاتصال به.
6. تضمين ملخص للخدمات المقدمة.
7. تحديد تاريخ الخدمة.
8. إجمالي جميع النفقات (بما في ذلك أي رسوم أو ضرائب)
9. قم بتضمين شروط وأحكام الدفع.
10. حدد خيار التسليم (على سبيل المثال، البريد الإلكتروني) وأرسل فاتورتك إلى عميلك.
11. تتبع فاتورتك، وقم بإعداد تذكيرات الدفع (إذا لزم الأمر)، وتحصيل المدفوعات.
ملاحظات: بجانب العناصر المذكورة أعلاه، قد يكون لشركتك متطلبات أخرى؛ لذلك، من المهم تصميم فاتورتك لتناسب احتياجاتك واحتياجات عملائك.
كيفية إرسال الفواتير على باي بال
يجب أن يكون قبول المدفوعات عبر الإنترنت عملية آمنة دائمًا. إذا كان عملاؤك لا يثقون في أمان موقع الويب الخاص بك، فمن المؤكد أنهم سيتعاملون مع شركة أخرى.
قد يكون من الصعب إعداد معايير أمان مناسبة على خوادم التجارة الإلكترونية، ولكن يمكن لأي شخص لديه حساب PayPal مجاني إرسال فاتورة من عميل أو طلب أموال من صديق عبر تطبيق PayPal للهاتف المحمول وموقعه الإلكتروني.
سأوضح لك في هذا القسم كيفية استخدام PayPal.com لإرسال فاتورة.
لتقديم أ فاتورة PayPalكل ما تحتاجه هو حساب PayPal وعنوان البريد الإلكتروني لعميلك (حيث سيحصلون على الفاتورة). سواء كان لديك حساب PayPal شخصي أو تجاري، فإن الخطوات هي نفسها.
1. قم بتسجيل الدخول إلى باي بال.
2. انتقل إلى القائمة العلوية وحدد إرسال وطلب.
3. حدد موقع المزيد من القائمة الفرعية في الصفحة التالية.
4. اختر إنشاء فاتورة من الخيارات المتاحة في الصفحة التالية.
5. حدد زر إنشاء فاتورة في الزاوية العلوية اليمنى من صفحة الفواتير.
6. هناك العديد من العناصر التي يمكنك تخصيصها في شاشة إنشاء الفاتورة. قم بملء الفاتورة بالمعلومات اللازمة وأي تفاصيل ذات صلة.
7. إذا كنت تريد استخدام أي من الميزات التالية، فانقر على النقاط الثلاث المجاورة لزر إرسال قبل الضغط على زر إرسال: مشاركة رابط الفاتورة، أو حفظ كمسودة، أو كقالب
8. لإرسال الفاتورة إلى عملائك، انقر فوق إرسال.
من الواضح أن آخر ما عليك فعله هو انتظار دفعتك. عند إصدار الفاتورة، سيتلقى عميلك إشعارًا عبر البريد الإلكتروني.
كيفية إرسال الفواتير على موقع ئي باي
يمكن للعملاء الدفع على موقع eBay بسهولة أكبر من صفحة الخروج. في حين أن بعض الأشخاص يفضلون الدفع على الفور، فإن الآخرين الذين يفوزون بالمزادات قد يستغرقون بضعة أيام لتحويل الأموال إلى البائع. إذًا، كيف يجب على التاجر تحذير عملائه بشأن الطلبات غير المدفوعة؟ أرسل لهم تذكير الفاتورة!
يمكنك إرسال فاتورة إلى المشترين بغض النظر عما إذا كانوا قد دفعوا ثمن الطلب أم لا.
#1. انتقل إلى حساب eBay الخاص بك وقم بتسجيل الدخول
لتسجيل الدخول إلى حسابك، افتح موقع eBay على هاتفك الذكي وأدخل بيانات الاعتماد الخاصة بك.
#2. افتح ماي باي.
انتقل إلى القائمة العلوية في الصفحة الرئيسية وحدد My eBay.
#3. حدد البيع.
حدد البيع من القائمة الموجودة على الجانب الأيسر من شاشتك.
#4. حدد مباع
حدد مباع من الاختيارات المدرجة أسفل البيع.
#5. حدد العنصر (العناصر).
حدد موقع طلب العميل الذي ترغب في إرسال فاتورة له. عندما تجده، حدد المربع المجاور له لتحديده. يمكنك أيضًا الجمع بين الشحن للعديد من البضائع.
#7. أرسل الفاتورة.
بعد ذلك، انتقل إلى شريط الإجراءات واختر إرسال الفاتورة. يمكنك إضافة رسالة أو ملاحظة للعميل على الشاشة التالية وكذلك تعديل طريقة الدفع أو أسعار التوصيل.
بعد ذلك، قم بمعاينة الفاتورة مرة أخرى قبل تحديد إرسال الفاتورة لإنهاء العملية.
هذه هي الطريقة التي يمكنك بها إرسال فاتورة إلى أي عميل على موقع eBay!
كيفية إرسال الفواتير على شوبيفاي
Shopify عبارة عن منصة عبر الإنترنت تسمح لشركات التجارة الإلكترونية بإنشاء وبيع متاجرها. وهي تخدم ملايين الشركات في أكثر من 170 دولة وتمثل 10% من إجمالي التجارة الإلكترونية في الولايات المتحدة.
عندما يقدم عميل تجزئة أو تاجر جملة طلبًا، يجب عليك إرسال فاتورة إليه. على الرغم من أن الفوترة باستخدام Shopify ليست صعبة، إلا أن هناك العديد من الفروق والخيارات التي يجب أن تكون على دراية بها.
إذًا، كيف تعمل خدمة فواتير Shopify؟
سواء كنت أحد شركاء Shopify أو شركة تجارة إلكترونية عادية، فإن عملية إصدار الفاتورة تختلف.
باعتبارك أحد شركاء Shopify، قم بما يلي لإنشاء فاتورة وإرسالها:
1. اختر "الخدمات" ثم "الوظائف" من لوحة تحكم الشريك الخاصة بك. اختر "الكل" لإظهار وظيفتك الحالية.
2. حدد "إنشاء فاتورة" للوظيفة التي ترغب في إنشاء فاتورة لها.
3. يجب عليك إدخال الأرقام التجارية والضريبية الخاصة بك، بالإضافة إلى رقم الفاتورة، في منطقة "إنشاء فاتورة". سيتم ملء بقية المعلومات الخاصة بشركتك تلقائيًا.
4. اختر تاريخ استحقاق الدفع بناءً على ما تفاوضت عليه مع البائع.
5. قم بإدخال البضائع لكل خدمة تقدمها. أدخل جميع المعلومات ذات الصلة، بما في ذلك الأسعار والمبلغ الإجمالي المستحق.
6. قم باختيار "الضريبة" أسفل الفاتورة بعد إدخالك للخدمات التي قدمتها. يمكنك إدخال مبلغ الضريبة هنا.
7. إذا كان لديك أي ملاحظات أو شروحات أخرى، ضعها في خانة "ملاحظات إضافية". يمكنك، على سبيل المثال، تقديم سياسة استرداد الأموال الخاصة بشركتك أو أي شروط وأحكام خاصة بهذا التاجر.
8. إذا كنت تنوي إرسال الفاتورة لاحقًا أو العودة لتحديثها لاحقًا، اضغط على "حفظ".
9. اختر "إرسال" لإرسال فاتورتك. يمكنك إضافة تحية شخصية وموضوع للتاجر ضمن قسم "إرسال الفاتورة"، وتعديل عنوان بريده الإلكتروني إذا لزم الأمر
كيفية إرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني
شركتك الناشئة الجديدة متوقفة عن العمل. لقد قمت بإنشاء حساب مصرفي، وأطلقت موقع الويب الخاص بك، وحققت بعض الإيرادات الأولية. لقد حققت انجازا عظيما! يا له من إنجاز لا يصدق!
لقد حان الوقت لتبدأ في تلقي المدفوعات الآن بعد أن أصبحت جاهزًا للعمل. يعد استلام المدفوعات وتتبعها بمثابة صداع كبير للعديد من الشركات الصغيرة والمقاولين المستقلين.
ما يلي هو جزء مكتوب سيكون بمثابة دليل لإرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني، بالإضافة إلى نموذج يمكنك اتباعه.
هل اتخذت قرارك بإرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني حتى الآن؟ جيد جدا. كيف يمكنني مساعدتك في ذلك؟ اسمح لي أن أظهر لك.
هذا الموضوع ذو علاقة بـ: ماذا تعني الفاتورة: التعريف والأنواع والعناصر والمواصفات؟ سبب أهميته(يفتح في علامة تبويب متصفح جديدة)
#1. أول شيء يجب فعله: عمل فاتورة
تنفيذ برنامج الفاتورة. فكر في الحصول على بعض برامج الفواتير إذا كنت تريد تسهيل إرسال الفواتير عبر البريد. يمكنك إنشاء فواتير تحمل علامات تجارية بسرعة وسهولة باستخدام أدوات مثل FreshBooks وZoho Invoice.
الميزة الإضافية هي أنه يمكنك تتبع جميع الإيصالات والفواتير الخاصة بك في مكان واحد. بدلاً من إنشاء مجلداتك على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، قد يكون هذا أسلوبًا أكثر فعالية لتتبع فواتيرك.
#2. جهِّز فاتورتك للإرفاق
هناك بضعة أشياء يجب عليك القيام بها قبل أن تتمكن من إرسال فاتورتك بعد صياغتها. يجب عليك دائمًا حفظ فاتورتك كملف PDF، بغض النظر عما إذا كنت قد قمت بذلك من البداية أو استخدمت قالبًا. للتأكد من عدم قيام أي شخص آخر بإجراء تغييرات على فاتورتك، احفظها كملف PDF.
#3. أرفق الفاتورة بالبريد الإلكتروني الخاص بك
الآن بعد أن قمت بإنشاء فاتورتك وتحويلها إلى تنسيق PDF، فقد حان الوقت لكتابة بريدك الإلكتروني.
#4. فحص وإرسال فاتورتك
خذ دقيقة من وقتك بعد الانتهاء من رسالتك الإلكترونية لمراجعة كل شيء.
#5. إرسال رسائل البريد الإلكتروني للتذكير بالدفع
قد يكون من الصعب متابعة الفاتورة، ولكنها ممارسة تجارية حيوية. تعتمد شركتك، بعد كل شيء، على الأموال التي تجلبها. في حين أن فاتورتك يجب أن تتضمن شروط دفع واضحة متفق عليها بينك وبين عميلك، فإن هذا لا يعني دائمًا أنه سيتم الدفع لك في الوقت المحدد.
كيفية إرسال الفواتير في كويكبوكس
سواء كنت تبدأ بقائمة فارغة أو بتقدير حالي، فسيوضح لك هذا الدليل كيفية إنشاء فاتورة في QuickBooks Online. بالإضافة إلى ذلك، سنوضح عملية إرسال وطباعة الفواتير للعملاء.
#1. أولاً، انتقل إلى قسم "الفاتورة".
في QuickBooks Online، ابحث عن قسم "العملاء" على الجانب الأيسر من لوحة المعلومات، وانقر فوق الزر "+ جديد"، ثم اختر "الفاتورة" من القائمة المنسدلة.
#2. بعد ذلك، قم بإدخال تفاصيل الفاتورة المحدثة.
لإنهاء فاتورتك، قم بملء الحقول المطلوبة من شاشة الفاتورة.
#3. أخيرًا، أرسل فاتورتك
بمجرد الانتهاء من فاتورتك ورغبتك في إرسالها لاحقًا، انقر فوق الزر "حفظ" في الركن الأيمن السفلي من الصفحة. إذا كنت تريد معاينة الفاتورة أو طباعتها قبل حفظها أو إرسالها، فانتقل إلى شريط القائمة السفلي لشاشة الفاتورة واختر القائمة المنسدلة طباعة أو معاينة، كما هو موضح أدناه.
كيف أرسل فاتورة إلى عميلي؟
ابدأ بصياغة فاتورة تتضمن كافة التفاصيل الضرورية، مثل اسمك واسم العميل ومعلومات الاتصال به وتواريخ الخدمة والمبلغ الإجمالي والخدمات المقدمة ورقم الفاتورة وشروط وأحكام الدفع. أرسلها عندما تكون مستعدًا للذهاب عبر البريد الإلكتروني أو البريد العادي أو برنامج الفواتير، ثم قم بتحصيل المدفوعات.
ماذا تستخدم لإرسال الفواتير؟
الطرق الثلاثة الأكثر شيوعاً للفواتير هي كما يلي:
- بريد. اطبع فاتورتك وأرسلها بالبريد إلى العميل إذا لم يستخدم البريد الإلكتروني أو الفواتير عبر الإنترنت.
- بريد إلكتروني. الطريقة الأسرع والأكثر شيوعًا لإرسال الفاتورة هي هذه. لمزيد من الحماية، احفظ الفاتورة بصيغة PDF بعد إنشائها في برنامج معالجة النصوص أو برنامج التصميم. ضع "فاتورة" في سطر الموضوع وأدرج بيانًا موجزًا في نص البريد الإلكتروني.
- برنامج الفواتير.
هل يمكنك إرسال الفواتير إلكترونيا؟
الفوترة الإلكترونية، والتي تُعرف غالبًا باسم الفوترة الإلكترونية، هي عملية إرسال فاتورة للسلع أو الخدمات إلى العميل عبر البريد الإلكتروني أو موقع الويب الخاص بك. في معظم الحالات، تتيح الفواتير الإلكترونية الفرصة للمستهلك لدفع فاتورته إلكترونيًا.
هل يمكنني فقط كتابة فاتورة؟
لإنشاء فاتورة أساسية، قم بإعداد مستند يحتوي على العناصر التالية: تفاصيل الاتصال بك وبالمشتري، ورقم الفاتورة وتاريخها، والموعد النهائي للدفع، والأوصاف التفصيلية للسلع أو الخدمات المقدمة مع الكميات والتكاليف المقابلة، والمجموع الفرعي للرسوم، والضرائب ذات الصلة والرسوم والخصومات والإجمالي النهائي.
هل يوجد نظام فواتير مجاني؟
فاتورة Zoho هي برنامج الفواتير عبر الإنترنت تم تطويره خصيصًا لمساعدة الشركات الصغيرة في إدارة عمليات الفواتير وتحصيل المدفوعات. الخدمة واضحة وآمنة ومجانية تمامًا.
كيف يرسل البائعون الفواتير؟
غالبًا ما يتم إصدار الفواتير من الموردين إلى نقطة الاتصال المباشرة الخاصة بهم داخل الشركة (غالبًا الشخص الذي يستخدم المنتج أو الخدمة)، ثم إلى فريق الحسابات الدائنة، الذي يقوم بعد ذلك بإرسالها إلى مدير الميزانية أو الشؤون المالية للتحقق من صحتها، وهكذا على.
وفي الختام
تُعد Zoho Invoices وSquare Invoices وPayPal Invoicing من أفضل أدوات الفوترة المجانية للشركات الصغيرة. يتمتع الثلاثة بالإمكانيات الأساسية التي تتطلبها الشركات لصياغة وإرسال واستلام الفواتير بالإضافة إلى التقديرات بسهولة.
- كيفية بناء الأعمال التجارية والنجاح فيها باستخدام قوالب PDF الفارغة للفواتير (يفتح في علامة تبويب جديدة بالمتصفح)
- الفاتورة المحاسبية: التعريف ، كيفية تسجيلها ، والبرمجيات الحرة
- محاسبة الموجة: مراجعة وكل ما تحتاج إلى معرفته
مراجع حسابات
