كشوف المرتبات هي وظيفة أساسية داخل قسم الموارد البشرية في الشركة والتي تتضمن إدارة وتتبع أجور الموظفين ومزاياهم. تتضمن عملية كشوف رواتب الموارد البشرية التعامل مع المهام مثل حساب الأجور وخصم الضرائب وغيرها من عمليات الاستقطاع وإصدار المدفوعات. ومع ذلك ، يمكن أن تكون المعالجة مستهلكة للوقت ومعقدة ، ولكن استخدام برنامج كشوف مرتبات الموارد البشرية يمكن أن يبسط هذه العمليات ويسهلها من خلال الأتمتة. في هذه المقالة ، سنناقش عملية كشوف رواتب الموارد البشرية ، واستخدام برنامج كشوف المرتبات ، وميزاته وفوائده. أيضًا ، سوف نستكشف الشركات التي تقدم برامج كشوف رواتب الموارد البشرية وكيفية الحصول على عرض توضيحي منها.
ما هو جدول رواتب الموارد البشرية؟
تقوم كشوف رواتب الموارد البشرية بتتبع وإدارة رواتب الموظفين ومزاياهم داخل الشركة. قسم الموارد البشرية (HR) مسؤول عن حساب وتوزيع رواتب العمال ورواتبهم ومكافآتهم واستقطاعاتهم في الوقت المحدد.
عملية كشوف مرتبات الموارد البشرية
تشير العملية إلى الخطوات المتبعة في تعويض الموظفين عن عملهم ، بما في ذلك حساب الأجور ، وخصم الضرائب والخصومات الأخرى ، وإصدار المدفوعات. إنها وظيفة حاسمة تضمن حصول الموظفين على رواتبهم بدقة وفي الوقت المحدد. تتضمن العملية:
جمع المعلومات الضريبية للموظفين
تتمثل الخطوة الأولى في العملية في جمع المعلومات الضريبية اللازمة من موظفيك ، بما في ذلك نموذج IRS المكتمل W-4 وأي نماذج استقطاع من الدولة تطلبها. باستخدام هذه المعلومات ، يمكن للموارد البشرية حساب الاقتطاعات الضريبية الدقيقة.
إعداد جدول الرواتب
ضع جدول رواتب منتظم يحدد موعد دفع رواتب الموظفين. يجب أن يأخذ الجدول الذي تقوم بإعداده في الاعتبار عوامل مثل فترات الدفع ، وتكرار المدفوعات (على سبيل المثال ، أسبوعيًا ، ونصف شهريًا ، وشهريًا) ، وطرق تسليم المدفوعات (على سبيل المثال ، الشيكات الورقية ، والإيداع المباشر).
حساب الراتب الإجمالي
لحساب الراتب الإجمالي لكل موظف ، ما عليك سوى إضافة أجره الأساسي ، وأي راتب إضافي يتلقاه ، وأي علاوات أو عمولات يتلقاها ، بالإضافة إلى أي أرباح مناسبة أخرى.
استقطاع الضرائب والمقتطعات الأخرى
اطرح الضرائب الفيدرالية والولائية والمحلية من الراتب الإجمالي بناءً على المعلومات الضريبية للموظف. بالإضافة إلى ذلك ، قم بخصم المقتطعات الأخرى مثل مساهمات الضمان الاجتماعي وضرائب الرعاية الصحية والخصومات الطوعية (على سبيل المثال ، مساهمات التقاعد وأقساط التأمين الصحي).
حساب صافي الراتب
احسب "صافي الراتب" للموظف ، وهو المبلغ الذي سيبقى بعد خصم الضرائب والمقتطعات. هذا هو المبلغ الذي سيظهر على راتب الموظف.
توليد تقارير الرواتب
قم بإنشاء تقارير تلخص عملية كشوف المرتبات ، بما في ذلك أرباح الموظفين والخصومات والضرائب. هذه التقارير مفيدة لأغراض حفظ السجلات والامتثال والتحليل المالي.
إصدار المدفوعات
ادفع للموظفين صافي رواتبهم باستخدام طريقة تسليم الدفع التي تم تحديدها ، مثل إصدار الشيكات الورقية أو بدء الإيداع المباشر في الحسابات المصرفية للموظفين.
إيداع ضرائب الرواتب
تأكد من تقديم ضرائب الرواتب في الوقت المناسب وبدقة مع السلطات الضريبية المناسبة ، مثل دائرة الإيرادات الداخلية (IRS) ووكالات الضرائب الحكومية / المحلية. يتضمن ذلك تحويل مدفوعات الضرائب وإرسال النماذج الضريبية المطلوبة ، مثل النموذج 941 للضرائب الفيدرالية.
الاحتفاظ بسجلات الرواتب
احتفظ بسجلات شاملة ومنظمة لجميع المستندات المتعلقة بالرواتب ، بما في ذلك نماذج ضريبة الموظفين والتقارير والملفات الضريبية وسجلات الدفع. يجب الاحتفاظ بهذه السجلات للمدة المطلوبة للامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية.
ابق ملتزمًا
كن على اطلاع دائم بالقوانين واللوائح ذات الصلة والمتطلبات الضريبية المتعلقة بمعالجة كشوف المرتبات. يجب أن تلتزم المعالجة بقوانين الولاية والقوانين الفيدرالية ، مثل قانون معايير العمل العادل (FLSA). يمكنك التفكير في الاستعانة بمساعدة مهنية ، مثل إدارة الامتثال الضريبي أو محاسب محترف معتمد ، لضمان معالجة دقيقة ومتوافقة.
برامج رواتب الموارد البشرية
يشير برنامج كشوف مرتبات الموارد البشرية إلى أي نوع من أنظمة إدارة الموارد البشرية التي تدير بيانات الموارد البشرية الأساسية الخاصة بك بالإضافة إلى عمليات كشوف المرتبات الخاصة بك. إنها فئة واسعة ، مع العديد من الأنواع الفرعية المختلفة لحلول برامج الموارد البشرية التي تناسب الفاتورة. وتشمل هذه أنظمة معلومات الموارد البشرية (HRIS) ، وأنظمة إدارة رأس المال البشري (HCM) ، وأنظمة إدارة الموارد البشرية (HRMS) ، وكلها مزودة بوظائف معالجة كشوف المرتبات المضمنة.
عندما يتم دمج برامج الموارد البشرية وكشوف المرتبات ، يمكن مشاركة البيانات تلقائيًا بين النظامين ، مما يقلل من مخاطر الأخطاء ويقلل من الإدخال اليدوي للبيانات. على سبيل المثال ، عند تحديث معدل رواتب الموظف أو المعلومات الضريبية في برنامج الموارد البشرية ، يمكن لبرنامج كشوف المرتبات تحديث سجلات رواتب الموظف تلقائيًا دون الحاجة إلى إدخال بيانات مكررة.
ما هي فوائد برنامج كشوف مرتبات الموارد البشرية
يقدم البرنامج العديد من الفوائد للشركات ، بما في ذلك:
- تبسيط إدارة الرواتب: يبسط البرنامج عملية إدارة كشوف المرتبات عن طريق أتمتة المهام مثل حساب الأجور وتوليد شيكات الرواتب ، مما يسمح للشركات بالتركيز على تشغيل عملياتها الأساسية.
- تقليل الخطأ البشري: يقلل البرنامج من الخطأ البشري في معالجة كشوف المرتبات ، ويمنع الأخطاء المكلفة وعقوبات مصلحة الضرائب من خلال القضاء على الإدخال اليدوي للبيانات والوصول غير المصرح به.
- تحسين الامتثال: يقوم البرنامج بأتمتة الفوائد وحسابات تتبع الحضور ويتكامل مع كشوف المرتبات للتأكد من دقتها. وبالتالي ، ضمان الامتثال ومنع الانتهاكات المكلفة.
- تبسيط عمليات الموارد البشرية: يقوم البرنامج بتبسيط كشوف المرتبات وأنشطة الموارد البشرية ، مما يلغي الأنظمة غير المتصلة. وبالتالي ، تعزيز الكفاءة والرؤى واتخاذ القرار للشركات.
- توفير الوقت والموارد: يعمل برنامج كشوف المرتبات على تبسيط العمليات اليدوية ، مما يوفر الوقت والموارد. كما أنه يقلل من الأعمال الورقية ويوفر خيارات الخدمة الذاتية للموظفين.
- تعزيز أمن البيانات: يحمي برنامج رواتب الموارد البشرية بيانات الموظف من خلال الوصول المستند إلى الأدوار والقواعد والسياسات المحدثة مع توفير تحليلات لاتخاذ قرارات مستنيرة وإدارة التكلفة.
- صديق للبيئة: يتميز البرنامج بقواعد بيانات على الإنترنت لتخزين البيانات. وبالتالي ، تقليل استخدام الشركة للورق والبصمة الكربونية وتعزيز الاستدامة.
ميزات برنامج رواتب الموارد البشرية
تشمل الميزات الرئيسية لبرنامج كشوف رواتب الموارد البشرية ما يلي:
التكامل مع الأنظمة الموجودة
يعد اختيار برنامج كشوف المرتبات الذي يتكامل مع الحل المحاسبي لشركتك أو قاعدة بيانات الموظفين أو نظام الموارد البشرية أمرًا ضروريًا. يضمن ذلك نقل البيانات بسلاسة وتجنب الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا.
التدرجية
ابحث عن برنامج كشوف المرتبات الذي يمكنه استيعاب نمو شركتك. يجب أن تكون قابلة للتطوير في كلا الاتجاهين ، مما يسمح لك بالتعامل مع قوة عاملة متزايدة أو تقليص حجمها إذا لزم الأمر. وبالتالي ، ضمان بقاء البرنامج فعالاً بغض النظر عن حجم شركتك.
ميزات خاصة بالصناعة
إذا كان لشركتك مطالب محددة أو تنتمي إلى صناعة لها متطلبات محددة ، فاختر البرنامج الذي يلبي هذه الجوانب. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل في مجال المبيعات ، فيجب أن يقدم البرنامج ميزات لمكافآت المبيعات أو المكافآت.
الالتزام الضريبي
يجب أن يحتوي برنامج كشوف المرتبات على فريق امتثال ضريبي مدرب جيدًا داخل الشركة لمواكبة اللوائح الضريبية وضمان دقة البيانات الضريبية. وجود هذا يساعد في الحفاظ على الامتثال وتجنب الأخطاء.
حل قائم على السحابة
يوفر برنامج كشوف المرتبات المستند إلى السحابة الراحة ، خاصة إذا كانت مؤسستك منتشرة عبر مواقع مختلفة. يوفر وصولاً سهلاً إلى البرنامج من أي مكان ويمكنه توفير التكاليف حيث يتم إصدار فاتورته شهريًا على أساس الاستخدام.
التدريب والدعم
تحقق من خيارات التدريب والدعم المتاحة مع البرنامج. تأكد من أنه سهل الفهم والاستخدام ، خاصة للموظفين الذين يحتاجون إلى مزيد من المعرفة التقنية. يمكنك البحث عن بائعي البرامج الذين يقدمون التدريب عبر الإنترنت وفي الموقع للحصول على أقصى قيمة.
خيارات التسعير
يقدم بائعو برامج كشوف المرتبات خيارات تسعير مختلفة. لذلك ، قم بإنشاء قائمة بالميزات التي تحتاجها وقارن الحلول المتاحة للعثور على حزمة في حدود ميزانيتك. ثم اختر نظامًا يناسب ميزانيتك ، سهل التثبيت والاستخدام ، ويوفر أكثر الميزات المطلوبة.
إدارة الرواتب
يجب أن يقوم برنامج كشوف المرتبات بحساب الأجور والخصومات وصافي الدخل للموظفين. يجب أن يتعامل مع مكونات مختلفة مثل المكافآت والامتيازات والإجازات وإدارة النفقات وخصومات ضريبة الدخل. يجب أن تضمن أيضًا الامتثال التنظيمي لقوانين الضرائب وإنشاء التقارير وإيصالات الدفع والنماذج.
الخدمة الذاتية للموظف
يجب عليك أيضًا البحث عن البرامج التي تقدم خيارات الخدمة الذاتية للموظفين. مما سيسمح للموظفين بالوصول إلى ومراجعة معدل أجورهم ، والمزايا ، وساعات العمل ، وغيرها من المعلومات.
الإخطارات والتنبيهات
يجب أن يكون البرنامج قادرًا على إرسال رسائل في الوقت الفعلي والمجدولة إلى الموظفين عبر الرسائل القصيرة وإشعارات لوحة القيادة وما إلى ذلك. يساعد إرسال الإشعارات والتنبيهات في توصيل المعلومات المهمة المتعلقة بكشوف الرواتب ويضمن التحديثات في الوقت المناسب.
التحرك
ابحث عن برنامج كشوف المرتبات الذي يوفر إصدارًا للجوال للحصول على اتصال أفضل وسهولة الوصول إليه. يتيح ذلك للموظفين وموظفي الموارد البشرية الوصول إلى البرنامج أثناء التنقل ، مما يجعله أكثر ملاءمة وكفاءة.
تنظيم الموظف حسب درجة الراتب
يجب أن يسمح البرنامج بالتنظيم السهل للموظفين بناءً على مقياس رواتبهم وموقعهم في المؤسسة. هذا يساعد في معالجة وإدارة كشوف المرتبات بكفاءة.
طرق دفع متعددة
يجب أن يدعم برنامج كشوف المرتبات طرق الدفع المختلفة ، مثل الإيداع المباشر أو الشيكات أو النقد. يجب أن يكون مرنًا بما يكفي لاستيعاب ترددات الدفع المختلفة ، مثل الشهرية أو الأسبوعية.
شركات برامج رواتب الموارد البشرية
تقدم العديد من الشركات برامج كشوف رواتب الموارد البشرية في السوق. وهي تشمل ما يلي:
- بابايا جلوبال: هذه إحدى شركات برامج كشوف المرتبات الموصى بها للاستغناء عن جهات تكامل الدفع التابعة لجهات خارجية. يوفر إدارة كشوف المرتبات وميزات إدارة القوى العاملة الأخرى.
- تمويج: Rippling مناسب للشركات متوسطة السوق مع وجود قسم موارد بشرية راسخ. يوفر إدارة كشوف المرتبات وميزات مثل سير العمل التشغيلي وتتبع المتقدمين وإدارة مخزون تكنولوجيا المعلومات. كما أن لديها قدرات إدارة تدفق عمل الموارد البشرية المتقدمة.
- Paychex فليكس: يعد برنامج كشوف المرتبات هذا أفضل للشركات متوسطة الحجم لشركات المؤسسات. يوفر حلول موارد بشرية مرنة ، بما في ذلك إدارة الرواتب والمزايا. أيضًا ، هو الأنسب للشركات الناشئة وتوسيع نطاق الأعمال.
- القوى العاملة في ADP الآن: ADP هي واحدة من شركات برامج كشوف رواتب الموارد البشرية المعروفة مع حل قائم على السحابة يسمى ADP Workforce Now. فهو يجمع بين وظائف الموارد البشرية الأساسية مع معالجة كشوف المرتبات وتتبع الوقت والحضور وإدارة المواهب وإدارة الفوائد. إنها مناسبة لتوسيع نطاق الأعمال والشركات الناشئة التي تشهد نموًا سريعًا.
- JustWorks: Justworks هو برنامج موارد بشرية قائم على السحابة يتضمن كشوف المرتبات وتتبع الوقت لكل من الموظفين بالساعة والأجور. يقدم ميزات مثل إدارة مزايا الموظفين ودعم الموارد البشرية والمساعدة في الامتثال. يبسط عمليات كشوف المرتبات ويضمن الامتثال للضرائب والدفع ولوائح الموارد البشرية.
عرض برنامج كشوف المرتبات للموارد البشرية
تعد العروض التوضيحية لبرنامج كشوف مرتبات الموارد البشرية ضرورية للمستخدمين المحتملين لتقييم ميزاتها ووظائفها وقابليتها للاستخدام قبل الشراء.
ما يجب التحقق منه أثناء العرض التوضيحي للبرنامج يتضمن الوظائف الأساسية والميزات الرئيسية وتقييم قابلية الاستخدام ودقة البيانات والامتثال ، بالإضافة إلى التخصيص وقابلية التوسع.
كيفية طلب عرض توضيحي لبرنامج كشوف المرتبات للموارد البشرية
لطلب عرض توضيحي للبرنامج والوصول إليه ، يمكنك اتباع الخطوات التالية:
- ابحث عن خيارات برامج كشوف رواتب الموارد البشرية المحتملة وقائمة مختصرة بناءً على احتياجات ومتطلبات عملك.
- قم بزيارة موقع الويب الخاص بكل مزود برامج مدرج في القائمة المختصرة لجمع المزيد من المعلومات حول عروضهم وميزاتهم. ابحث عن زر "طلب عرض توضيحي" أو "الاتصال بالمبيعات" على موقع الويب الخاص بهم.
- انقر فوق الزر "طلب عرض توضيحي" أو "الاتصال بالمبيعات" لبدء عملية طلب العرض. املأ المعلومات المطلوبة في النموذج المقدم.
- في قسم التعليقات أو الرسائل الإضافية في النموذج ، اذكر أنك مهتم على وجه التحديد بالعرض التوضيحي لبرنامج كشوف مرتبات الموارد البشرية. يمكنك أيضًا تضمين أي متطلبات أو أسئلة محددة تتعلق بالبرنامج.
- قم بإرسال النموذج ، وسيقوم فريق مبيعات موفر البرامج بالاتصال بك لجدولة العرض التوضيحي. يمكنهم الاتصال بك عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف لجمع المزيد من المعلومات حول احتياجات عملك ولإعداد وقت مناسب للعرض التوضيحي.
- أثناء العرض التوضيحي ، سيعرض مندوب المبيعات ميزات ووظائف برنامج كشوف مرتبات الموارد البشرية. سوف يشرحون كيف يمكن للبرنامج تلبية متطلبات عملك ومعالجة أي نقاط ضعف ذكرتها.
- اغتنم هذه الفرصة لطرح الأسئلة وتوضيح أي شكوك حول البرنامج. يمكنك الاستفسار عن ميزات مثل معالجة كشوف المرتبات والتكامل مع الأنظمة الأخرى.
- بعد العرض التوضيحي ، قم بتقييم برنامج كشوف المرتبات بناءً على ميزاته ، وسهولة استخدامه ، وقابلية التوسع ، والتسعير ، ودعم العملاء ، والعوامل الأخرى ذات الصلة بعملك. بعد ذلك ، قارن بين العروض التوضيحية لموفري البرامج المختلفين لاتخاذ قرار مستنير.
إذا كنت راضيًا عن برنامج معين بعد العرض التوضيحي ، فيمكنك متابعة الشراء أو الاشتراك في خدماتهم.
هل كشوف رواتب الموارد البشرية صعبة؟
تعد معالجة كشوف المرتبات صعبة بسبب عوامل مختلفة ، بما في ذلك تعقيد قوانين الرواتب ، وتصنيف الموظفين ، والعمليات اليدوية والتواصل ، وحفظ السجلات والتوثيق ، والخطأ البشري ، لا سيما مع نمو المؤسسات وعمل الموظفين عن بُعد.
أيضًا ، هناك حاجة للامتثال للقوانين الإقليمية والوطنية بالإضافة إلى مواكبة التطورات لضمان إجراء حسابات دقيقة. بالإضافة إلى ذلك ، يعد فهم أنواع الموظفين وتصنيفاتهم أمرًا ضروريًا لإجراء حسابات دقيقة. ومع ذلك ، على الرغم من التحديات ، يمكن أن يؤدي تطبيق برنامج الموارد البشرية مع ميزات كشوف المرتبات إلى تبسيط العمليات وأتمتة هذه العمليات وتقليل الخطأ البشري.
ترتبط كشوف المرتبات والموارد البشرية ارتباطًا وثيقًا وتعملان معًا لضمان سير العمليات بسلاسة. تلعب الموارد البشرية دورًا حاسمًا في توفير البيانات من أجل معالجة دقيقة للرواتب ، وإدارة حضور الموظفين ، وساعات العمل ، وتحديد إجمالي الأجر ، والتكلفة التي تتحملها الشركة ، والأجور ، وأجور العمل الإضافي ، والمزايا ، والزيادات ، والحوافز.
العلاقة بين الموارد البشرية وكشوف المرتبات مهمة بسبب ارتباطهما الوثيق ، حيث تحدد الموارد البشرية أجر الموظف ، بينما تضمن كشوف المرتبات إدارة المكافآت. ومن ثم ، فإن التواصل والتعاون الواضح بين الإدارتين أمران حاسمان لمعالجة كشوف المرتبات بكفاءة. ومع ذلك ، فإن الهيكل التنظيمي يختلف ، مع وجود بعض المنظمات التي لديها أقسام منفصلة والبعض الآخر جزء من قسم المالية.
مقالات ذات صلة
- ما هو تداول الورق؟ كيف تعمل
- إدارة PAYROLL: البرامج وأفضل الممارسات
- تقرير البيانات: التعريف والأدوات والنصائح
- نظام PAYROLL: التعريف والبرمجيات والدليل
مراجع حسابات
