من المهم أحيانًا أخذ إجازة من العمل لحضور الأمور الشخصية أو للراحة. ومع ذلك ، يطلب أرباب العمل والمديرون من الموظفين في كثير من الأحيان البحث عنها مسبقًا. يمكن أن يساعدك فهم كيفية تقديم طلب إجازة في الحصول على الموافقة اللازمة بينما تكون محترفًا في نظر مديرك أو مشرفك. في هذا المنشور ، سننظر في طلب إجازة ، وكيفية طلبها ، وكيف تظهر بشكل احترافي أثناء القيام بذلك ، ونقدم بريدًا إلكترونيًا ونموذجًا للموضوع ، بالإضافة إلى إلقاء نظرة على شكله وكيفية الحصول على إجازة من ADP.
ما هو طلب الإجازة؟
طلب الإجازة هو طلب رسمي موجه إلى مشرفك للحصول على إذن لأخذ يوم أو عدة أيام إجازة من العمل. هناك عدة أسباب قد تجعلك تطلب رسميًا يوم عطلة. يمكن أن تكون إجازة طبية أو وفاة أو أبوة أو إجازة أمومة ، أو لمجرد الاستمتاع ببعض الوقت الشخصي والعطلة.
يمكن أيضًا دفع إجازة مدفوعة الأجر لطلب الإجازة (PTO) أو إجازة غير مدفوعة الأجر. عندما تأخذ إجازة مدفوعة الأجر ، فإنك تتلقى راتبك أو راتبك أثناء تواجدك بعيدًا عن العمل ، لكن الإجازة غير المدفوعة هي فترة من الوقت تقضيه بعيدًا عن المكتب دون تلقي الدخل أو الراتب. علاوة على ذلك ، قد تحكم قواعد العمل الإقليمية أهلية الموظف لفترة محددة من الإجازة.
كيفية عمل طلب إجازة
هناك العديد من الإجراءات التي يمكنك اتباعها عند البحث عن إجازة للاحتفاظ بمهنيتك وسمعتك الطيبة مع مديرك:
# 1. فكر في سياسة PTO الخاصة بالمنظمة.
افحص سياسة الإجازة المدفوعة لشركتك قبل طلب إجازة. هذا لتأكيد أن طلبك يفي بمعايير الشركة المعمول بها. بعض الشركات ، على سبيل المثال ، لديها سياسات فريدة بخصوص أيام الإجازة. ومع ذلك ، إذا كان طلبك يتوافق مع هذه المعايير ، فمن المرجح أن يوافق رئيسك على طلبك للحصول على إجازة.
# 2. فكر في تقويم الشركة.
راجع تقويم الشركة قبل التحدث مع مديرك حول أيام العطلة للتأكد من أن اليوم أو الفترة التي تخطط للتوقف عن العمل فيها لا تتداخل مع أي أنشطة رئيسية للشركة. على سبيل المثال ، إذا كان هناك اجتماع عام سنوي ستقدم فيه تقريرًا مهمًا ، فمن الأفضل الانتظار حتى ما بعد الاجتماع والعرض التقديمي. إذا لم تكن متأكدًا ، يمكنك أيضًا استشارة مدير الموارد البشرية لديك لتحديد الوقت الأمثل لأخذ إجازة شخصية.
# 3. أبلغ مديرك بطلبك.
ناقش طلب إجازتك مع رئيسك في العمل عندما تختار وقتًا يتوافق مع جدول الشركة. عند إبلاغ مديرك ، أكد على الفترة الزمنية قيد الدراسة واطلب نصيحة مديرك لتعيين وقت مناسب للإدارة. يمكن أن يؤدي ذلك في كثير من الأحيان إلى زيادة فرصك في الحصول على الموافقة على طلبك. قد يؤدي طلب إجازة بعد الانتهاء من مهمة مهمة أو أساسية للقسم إلى زيادة فرصك أيضًا لأنك أثبت تفانيك وعملك الجاد.
# 4. تقديم طلب رسمي للحصول على إجازة.
لا تشكل محادثة مع رئيسك في العمل طلبًا رسميًا للحصول على إجازة. يمكنك إرسال طلبك الرسمي بمجرد الانتهاء من المناقشة مع مديرك والتوصل إلى اتفاق. يختلف ما يشكل طلبًا رسميًا من منظمة إلى أخرى. على سبيل المثال ، في بعض الشركات ، يعد إرسال بريد إلكتروني أو ملء نموذج كافيًا ، بينما يطلب منك البعض الآخر أن تطلب شخصيًا أو ترسل طلبك إلى برنامج ضبط الوقت عبر الإنترنت. عند تقديم طلبك ، تأكد من اتباع جميع معايير الشركة المعمول بها.
# 5. اعترف بالرد
بعد تقديم طلبك الرسمي ، تحدد الشركة وتخطرك ما إذا كان بإمكانك أخذ الإجازة أم لا. من المهم الاعتراف بنتيجة إيجابية. يمكنك الرد بإرسال رسالة بريد إلكتروني تشكر فيها مديرك على قبول طلبك. يمكنك أيضًا طلب توضيحات وإرشادات حول كيفية جعل العملية تسير بسلاسة أكبر للمؤسسة.
نصائح لطلب إجازة
فيما يلي بعض الاقتراحات الأخرى التي يجب مراعاتها قبل طلب إجازة:
# 1. اسأل بدلا من القول
عادة ما يكون مديرك مسؤولاً عن تحديد ما إذا كان سيتم منحك إجازة أم لا. في المقابل ، أظهر الاحترام والمهنية من خلال طلب الإذن بالتحدث معهم. بدلاً من إخبارهم أو تقديم المحادثة لإبلاغهم بهدفك ، اقترب من الاجتماع واطلب مساهمتهم وموافقتهم.
# 2. اسأل مبكرًا وليس متأخرًا
معظم الشركات لديها فترة إشعار غير قابلة للتفاوض لأخذ إجازة. حتى إذا لم يكن لدى مؤسستك شيئًا ما ، فمن الأفضل دائمًا أن تسأل عاجلاً وليس آجلاً. يضمن الطلب المبكر أن مؤسستك لديها الوقت الكافي لإجراء التغييرات المطلوبة لتلبية طلبك. على سبيل المثال ، يسمح الطلب المبكر لمديرك بتعديل خطة عمل القسم لاستيعاب عدد أقل من الأشخاص.
# 3. تقديم ضمان
عادة ما يكون ضمان الإدارة فكرة ذكية عند طلب إجازة. يستلزم ذلك تنبيه مديرك إلى أنك قد فكرت في جميع العناصر الأساسية لضمان قدرة الشركة على التعامل مع غيابك. على سبيل المثال ، قد تشير إلى أن إجازتك تتزامن مع وقت أقل ازدحامًا في العام أو أنك متاح لتقديم توضيحات أثناء غيابك (أو ، كما ذكرنا سابقًا ، مساعدة خليفتك).
# 4. أبلغ زملائك
بعد الحصول على إذن من مديرك ، أخبر زملائك في العمل وزملائك أنك تنوي أخذ بعض الوقت من الراحة وحدد المدة. هذا يضمن أن أي مهمة تعاونية قد اكتملت قبل أن تغادر. كما يضمن أنهم على دراية بالمسؤوليات الإضافية التي سيتم تعيينها لهم أثناء غيابك.
# 5. قدم البدائل
قد تطلب أيضًا من زملائك في العمل أن يعرضوا عليك التغطية أثناء غيابك. إذا لم تكن قد فعلت ذلك بالفعل ، فأبلغ مديرك عن بديل مؤقت محتمل لك. هذا يبسط وظيفة مديرك ويصورك كشخص شامل ومراعي.
# 6. كن قابلاً للتكيف.
عند طلب إجازة من العمل ، أظهر دائمًا المرونة. على سبيل المثال ، أظهر قدرتك على تقديم تنازلات من أجل الحفاظ على عمل الشركة بكفاءة. على سبيل المثال ، يمكنك عرض العمل الإضافي في الأسابيع التي تسبق إجازتك لضمان إكمال جميع مهامك. إذا كان ذلك ممكنًا ، يمكنك أيضًا تغيير خططك ليوم واحد أو بضع ساعات لاستيعاب مواقف العمل.
إجازة طلب البريد الإلكتروني
لإنشاء بريد إلكتروني لطلب يوم إجازة ، ابدأ بسطر موضوع موجز ومباشر وحدد هدف بريدك الإلكتروني في العبارة الأولى. قم بتضمين اليوم أو التواريخ التي تريدها. يمكنك شرح سبب أخذ إجازة ، ولكن هذا عادة ما يكون اختياريًا. أخبر مديرك أنك جاهز لإكمال مهمتك في ذلك الوقت وأنه يمكنهم الاتصال بك إذا كانت لديهم أي أسئلة.
كيفية كتابة بريد إلكتروني لطلب إجازة
كتابة رسالة بريد إلكتروني لطلب إجازة احترافية ليست صعبة أو شاقة كما يتصور البعض. يجب أن يكون كل بريد إلكتروني موجزًا وشاملًا ، لإعلام القارئ بكل ما يحتاج إلى معرفته.
فيما يلي الخطوات للبدء:
- قم بإنشاء سطر موضوع موجز ومباشر.
- اشرح لماذا تكتب.
- قم بتضمين التواريخ التي تطلبها.
- اذكر سبب أخذ إجازة (اختياري).
- تحدث عن مدى استعدادك.
- كن متاحًا للإجابة على الأسئلة.
أمثلة على البريد الإلكتروني لطلب الإجازة
فيما يلي بعض النماذج والأمثلة لمساعدتك في كتابة رسالة بريد إلكتروني لطلب الإجازة إلى رئيسك في العمل:
مثال 1:
مرحبًا [اسم المشرف] ،
أود طلب إجازة لـ [التواريخ] بسبب [السبب].
ليس لدى فريقي مواعيد نهائية أو مهام ملحة خلال [الأيام التي طلبت فيها الإجازة]. هل لا بأس إذا استغلت إجازتي بعد ذلك؟ إذا كنت ترغب في ذلك ، يسعدني الاطلاع على التفاصيل معك. واسمحوا لي أن أعرف إذا كان لديك أي أسئلة.
أشكركم على اهتمامكم.
[اسمك هنا]
مثال 2:
عزيزي [الاسم] ،
أكتب لتقديم طلب رسمي للحصول على [التواريخ] قبالة. لم آخذ أي أيام إجازة منذ بداية العام ، وسأكون ممتنًا لو تمكنا من حل شيء ما.
لقد سألت سام بالفعل عما إذا كان بإمكانهم تغطية نوباتي ، وقالوا إنهم يستطيعون ذلك. سام مدرب جيدًا ومؤهل لأي مهمة أسندها إليه. لدي ثقة في قدرة سام على التعامل مع هذا الموقف.
الرجاء الاتصال بي إذا كان لديك أي أسئلة أو مشاكل حول طلبي. يسعدني أن آتي إلى مكتبك لمناقشتها.
شكرا لك وسنتحدث قريبا.
[اسمك هنا]
استمارة طلب إجازة
نموذج طلب الإجازة هو مستند يستخدمه الموظفون لطلب إجازة من العمل. عادة ما يتم تقديمها للموافقة عليها من قبل المشرف أو الإدارة. قد يتضمن نموذج طلب الإجازة العناصر التالية:
- معلومات الموظف: قم بتضمين اسم الموظف والمسمى الوظيفي والقسم في هذا القسم.
- طلب إجازة التواريخ: يجب على الموظف تحديد التواريخ التي يريدها ، بما في ذلك تواريخ البدء والانتهاء.
- سبب الإجازة: يجب أن يتضمن الموظف شرحًا موجزًا عن سبب طلب إجازة ، مثل الإجازة أو لأسباب شخصية أو المرض.
- إجراء الموافقة: يجب أن يحدد النموذج عملية الموافقة ، بما في ذلك الجهة التي يجب تقديم الطلب إليها والمدة التي يجب أن تستغرقها لتلقي الرد.
- معلومات التواصل: يجب على الموظف تضمين معلومات الاتصال ، مثل رقم هاتفه وعنوان بريده الإلكتروني حتى يمكن إخطاره بحالة طلبه.
- التوقيع والتاريخ: يجب على الموظف التوقيع على النموذج وتاريخه للإشارة إلى قراءته للطلب والموافقة على المتطلبات.
عند استكمال نموذج طلب الإجازة ، من الأهمية بمكان الالتزام بسياسات وإجراءات الشركة ، بما في ذلك أي مواعيد نهائية أو متطلبات إشعار. يمكن للموظفين المساعدة في ضمان قبول طلباتهم في الوقت المناسب وترتيب إجازتهم دون تعارض من خلال تقديم طلب واضح وموجز.
طلب إجازة ADP
ADP هو مزود حلول الرواتب والموارد البشرية. إذا كانت مؤسستك تستخدم ADP لإدارة الإجازة ، فقد تختلف عملية تقديم طلب إجازة قليلاً. فيما يلي بعض الخطوات النموذجية لتقديم طلب إجازة من خلال ADP:
- سجّل الدخول إلى ADP: أدخل بيانات اعتماد تسجيل دخول الموظف في ADP.
- الوصول إلى ميزة طلب الإجازة: اعتمادًا على إعداد شركتك ، قد تحتاج إلى الوصول إلى خيار طلب الإجازة داخل ADP. يوجد هذا عادةً في قسم "الوقت والحضور" أو "بطاقة الوقت الخاصة بي".
- اختر نوع الإجازة التي تريدها: اختر ما إذا كنت تريد إجازة أو إجازة شخصية أو إجازة مرضية.
- أدخل التواريخ المطلوبة للإجازات: أدخل التواريخ التي تريدها ، بما في ذلك تاريخي البدء والانتهاء.
- اشرح لماذا تحتاج إلى إجازة: قدم شرحًا موجزًا عن سبب حاجتك إلى إجازة.
- تقديم الطلب: بعد إدخال جميع المعلومات المطلوبة ، أرسل طلب الإجازة للموافقة عليها.
- تحقق من حالة طلبك: يمكنك التحقق من حالة طلب إجازتك داخل ADP. اعتمادًا على إجراء شركتك ، قد يتم إخطارك بما إذا كان طلبك مسموحًا به أو تم رفضه.
عند تقديم طلبات الإجازة من خلال ADP ، من الأهمية بمكان الالتزام بمعايير وإجراءات شركتك. يمكن للموظفين المساعدة في ضمان ترتيب إجازاتهم دون تعارض من خلال تقديم الطلبات في الوقت المناسب وبطريقة صحيحة.
طلب يوم عطلة موضوع البريد الإلكتروني
عند إرسال بريد إلكتروني لطلب يوم عطلة ، يجب أن يكون سطر الموضوع دقيقًا وبسيطًا ، مع تحديد الهدف من البريد الإلكتروني. فيما يلي بعض نماذج سطور الموضوع ليوم إجازة عبر البريد الإلكتروني لطلب:
- طلب يوم عطلة
- طلب إجازة
- طلب يوم شخصي
- طلب يوم مرض
- Time Off Request
- طلب [تاريخ] إيقاف
- طلب أخذ يوم عطلة
من الأهمية بمكان أن تكون صريحًا في سطر الموضوع ، مع الإشارة إلى نوع يوم الإجازة والتاريخ (التواريخ) المطلوب. يمكن أن يساعد هذا في ضمان استلام طلبك ومعالجته في أسرع وقت ممكن.
ما هي المعلومات التي يجب تضمينها في طلب الإجازة؟
يجب أن يتضمن النموذج الخاص بك على الأقل:
- اسم الموظف.
- تم تقديم طلب التاريخ.
- تم طلب الإجازة (نطاق التاريخ أو نطاق الساعات)
- سبب الإجازة.
- توقيع الموظف.
- توقيع المدير.
- الموافقة / تأكيد الرفض.
- تمت الموافقة على طلب التاريخ أو رفضه.
كيف أطلب إجازة لأسباب شخصية؟
فيما يلي بعض المؤشرات حول كيفية طلب إجازة لأسباب شخصية:
- استعد في وقت مبكر
- كن موجزا وواضحا.
- كن مراع.
- عرض للمساعدة
- الالتزام بسياسة الشركة.
إلى أي مدى تقدم لطلب إجازة؟
تريد بعض الشركات إشعارًا مدته أسبوع أو أسبوعين فقط ، بينما تتطلب شركات أخرى إشعارًا لمدة شهر على الأقل.
هل يمكنني طلب يوم عطلة بإشعار قصير؟
نعم. قد يتطلب هذا أخذ يوم أو يومين على الأقل في إجازة قصيرة. تعتبر حالة الطوارئ الطبية سببًا مشروعًا لطلب يوم عطلة.
وفي الختام
طلب الإجازة هو إجراء حاسم يستلزم تواصلًا واستعدادًا واضحًا. سواء كنت تبحث عن إجازة لأسباب شخصية أو لقضاء إجازة أو لأسباب طبية ، فمن الأهمية بمكان اتباع لوائح وإجراءات الشركة ، ومراعاة احتياجات صاحب العمل ، وتوضيح طلبك بوضوح ودقة.
خطط مسبقًا وامنح صاحب العمل أكبر قدر ممكن من الإشعار عند البحث عن إجازة ، وكن صريحًا بشأن التواريخ والأسباب المنطقية لطلبك. احترم احتياجات صاحب العمل واعرض المساعدة في إيجاد حل له أقل تأثير على الفريق. أيضًا ، إذا لزم الأمر ، تابع مع صاحب العمل للتأكد من معالجة طلبك في الوقت المناسب.
قد يساعد الموظفون في ضمان قبول طلبات إجازاتهم وأن الوقت الذي يقضونه بعيدًا عن العمل يُدار بنجاح من خلال اتباع هذه الإرشادات والنصائح.
- كيفية الحصول على حد ائتماني أعلى لبطاقة الائتمان
- زيادة خط الائتمان: كيفية طلب زيادة حد الائتمان
- كيف تطلب زيادة: سواء كانت وظيفتك الأولى بعد التخرج
- استمارة معلومات الموظف: كل ما تحتاج إلى معرفته
- ما هو PAYROLL: ما هو ، الضرائب ، الخصم ، ممارس Adp والامتثال
- https://businessyield.com/bs-business/how-to-become-your-own-boss/
مراجع حسابات
