إدارة تدفق العمل ليست مجالًا سهلًا للدخول إليه لأولئك الذين بدأوا للتو. أنت غارق في مئات المصطلحات الخاصة بالشركة قبل أن تعرف الأساسيات: تخطيط العملية ، أتمتة سير العمل ، مخطط تدفق العمل ، مدير تدفق العمل ، سمها ما شئت! لذا ينتهي بك الأمر بالتساؤل - ما هي إدارة تدفق العمل ، وما هو برنامج تدفق العمل ، وكيف يمكنني استخدامه لجعل عملي أكثر كفاءة؟ حسنًا ، سنشرح ذلك تمامًا!
ما هو تدفق العمل؟
إن تدفق العمل هو نظام لتنظيم الأنشطة المتكررة والمهام التي تحدث بترتيب معين. إنها الوسائل التي يقوم بها الأفراد والشركات بمهامهم ، سواء كانوا يصنعون منتجًا ، أو يقدمون خدمة ، أو يعالجون المعلومات ، أو ينخرطون في أي نشاط آخر لخلق القيمة.
إن تدفق العمل عبارة عن مجموعة بسيطة من الأنشطة المنفصلة في إدارة عمليات الأعمال ، في حين أن عملية الأعمال أكثر تعقيدًا ، وتتألف من العديد من مهام سير العمل وأنظمة المعلومات والبيانات والأشخاص وأنماط النشاط. يتم تعريف تدفق العمل من خلال بساطته وقابليته للتكرار ، ويتم تمثيله عادةً بواسطة رسم تخطيطي أو مخطط.
يساعد برنامج إدارة تدفق العمل في تبسيط وتحسين العمليات التجارية للشركة. يتم تحقيق ذلك في الغالب عن طريق تنظيم التفاعلات بين مختلف الأطراف أو بين الأفراد وأنظمة المعلومات. تقوم أنظمة إدارة تدفق العمل بتعيين المهام للفرد الصحيح في الوقت المناسب ، وتقديم المعلومات ذات الصلة والدفعات لتسريع العمل طوال العملية. كما أنه يسهل المهام اليدوية والآلية للأنشطة مثل تقارير المصروفات عبر إدارة المستندات.
لماذا تدفقات العمل مهمة؟
يمكن أن تصبح تدفقات العمل في الشركات معقدة للغاية. ضع في اعتبارك إجراء إعداد موظفك. لإنجاز الإجراء بشكل صحيح ، يجب أن تعمل عدة أقسام معًا. بصرف النظر عن فقدان الموظفين الجدد ، يمكن أن يؤدي الإعداد السيئ إلى صعوبات كبيرة في الامتثال.
يجب مراقبتها وصيانتها وتحسينها بشكل مناسب على هذا المستوى للتأكد من أنها فعالة قدر الإمكان.
أنواع سير العمل
يمكن استخدام الأنواع الثلاثة من مهام سير العمل المدرجة أدناه في عملك:
- سير العمل
- سير عمل الحالة
- سير عمل المشروع
تحدث مهام سير العمل في جميع أنحاء مساحة العمل. بعضها منظم للغاية ، بينما البعض الآخر ليس كذلك ، لكن العمليات موجودة عندما تنتقل البيانات من مهمة إلى أخرى.
دعنا نلقي نظرة فاحصة على كل سير عمل.
# 1. سير عمل العملية
عندما تكون مجموعة من الوظائف متوقعة وقابلة للتكرار ، يحدث سير عمل للعملية. هذا يعني أنك تعرف بالضبط المسار الذي يجب أن يتبعه العنصر قبل أن يدخل في خط الأنابيب.
تم تصميم مهام سير عمل العمليات التجارية لإدارة عدد لا حصر له من الكائنات. مثال على ذلك سير عمل الموافقة على طلب الشراء. يتم تعيين سير العمل ببعض التعديلات بمجرد بدئه ، ويمكنك التعامل مع أي عدد من الكائنات في سير عمل واحد.
# 2. سير عمل الحالة
أنت لا تعرف المسار المطلوب لإكمال العنصر في عملية الحالة في البداية. كلما تم الحصول على مزيد من المعلومات ، يصبح الطريق أكثر وضوحًا. تشمل الحالات في هذا الصدد تذاكر الدعم ومطالبات التأمين. ليس من الواضح كيف سيتم التعامل مع هذه الأشياء على الفور. سيصبح المسار واضحًا بعد بعض الاستفسار.
يمكن لعمليات سير عمل الحالة ، مثل عمليات سير العمل ، التعامل مع أي عدد من الأشياء ، لكنها تعتمد على إنسان أو روبوت ذكي لاختيار المسار الأفضل.
# 3. سير عمل المشروع
تتبع المشاريع ، مثل العمليات ، مسارًا محددًا مسبقًا ، على الرغم من أنه قد يكون هناك المزيد من المرونة على طول الطريق. ضع في اعتبارك إطلاق إصدار جديد من موقع الويب الخاص بك. يمكنك التنبؤ بدقة بتسلسل المهام المطلوبة لإنجاز المشروع.
ومع ذلك ، فإن سير عمل المشروع ينطبق فقط على عنصر واحد. قد يستغرق إصدار موقع ويب آخر وقتًا طويلاً ومن المرجح ألا يتبع نفس المسار.
معظم الموارد عبر الإنترنت تتحدث فقط عن سير العمل بمعنى سير عمل العملية ، لكن الأخريين لا يقلان أهمية عن اعتبارهما لأن الكثير من العمل في المكتب يقع ضمن هاتين الفئتين.
هل تدفقات العمل والعمليات هي نفس الشيء؟
لا. تحدد مهام سير العمل فقط ترتيب المهام. العملية عبارة عن عبارة أكبر تتضمن البيانات والنماذج والتقارير والإشعارات اللازمة لإكمال عنصر في إعداد منظم.
بالنسبة لأوامر الشراء ، على سبيل المثال ، قد يكون سير العمل هو البادئ => موافقة المدير => معالجة المشتريات. ومع ذلك ، تتضمن العملية أيضًا مجموعة بيانات للموردين المعتمدين للاختيار من بينهم ، والرقم التسلسلي المحدد المخصص لأمر الشراء ، وكيفية تنبيه الشراء ، والميزانية المتاحة ، والعديد من العناصر الأخرى.
فوائد تدفق العمل
تساعد تدفقات العمل على تقليل الفاقد. تم إهدار الوقت والجهد والموارد.
ستتمكن من تحديد الاختناقات والوظائف غير الضرورية عند تخطيط عملياتك. يمكنك القضاء عليهم بمجرد معرفة مكانهم. ثم يمكنك أنت وفريقك التركيز على الوظيفة التي تقوم بها.
تعتبر مهام سير العمل ممتازة أيضًا للتواصل ومساءلة الأشخاص والشفافية. يجب أن يحدد سير العمل المسؤول عن ماذا ومتى يكون التسليم مستحقًا. لست مطالبًا بالإدارة الدقيقة لفريقك. فريقك لا يحتاج إلى إدارة دقيقة. الجميع راضون.
نظرًا لأن سير العمل يوثق كل مرحلة من مراحل العملية ، فإن كل فرد في الفريق لديه المعلومات التي يحتاجون إليها عندما يحتاجون إليها. يؤدي الحد من سوء الفهم إلى زيادة الإنتاجية مع تقليل إحباط موظفيك من عملهم وبعضهم البعض.
أعلى برنامج إدارة تدفق العمل
برنامج تدفق العمل هو حل أكثر حداثة لإدارة سير العمل الخاص بك. بدلاً من توثيق إجراءاتك على الورق ، استخدم البرنامج لرقمنتها بالكامل.
إذن ، ماذا يعني ذلك في الواقع؟
يمكنك استخدام البرنامج لإنشاء وثائق تدفق العمل (كما تفعل مع رسم تخطيطي أو مخطط) ، ولكن يمكنه أيضًا المساعدة في التنفيذ. بدلاً من مجرد منح حق الوصول إلى المستند ، يمكنك تسجيل موظفيك على النظام الأساسي وتعيينهم لسير عمل معين. عندما يبدأ شخص ما سير عمل ، يقوم النظام بإعلام الموظفين المناسبين ، ويتم تعيين المهام والمواعيد النهائية لهم تلقائيًا وما إلى ذلك.
من بين أفضل خيارات برامج إدارة تدفق العمل:
# 1. سكورو
Scoro هو برنامج إدارة تدفق عمل شامل حائز على جوائز يسمح لك بإدارة سير العمل بالكامل من مكان واحد. يوفر Scoro جميع الأدوات التي تحتاجها لإدارة عملك بالكامل ، بما في ذلك جدولة المهام والتتبع وتخطيط الموارد والتعاون وقاعدة بيانات الاتصال وإدارة علاقات العملاء والاقتباس والفوترة والتقارير الشاملة ولوحات المعلومات في الوقت الفعلي وغير ذلك الكثير. اشترك في نسخة تجريبية مجانية مدتها 14 يومًا لمعرفة ذلك!
# 2. منصة Formstack
يتطلب الأمر ببساطة أداة واحدة لأتمتة يومك الأسبوعي باستخدام Formstack Platform. يمكن لأي شخص في مؤسستك استخدام منشئ سير العمل المرئي بدون رمز لأتمتة سير العمل من خلال الجمع بين إمكانات جمع البيانات وإنشاء المستندات والتوقيع الإلكتروني. هذا يعني أنه يمكنك الآن استخدام النماذج والمستندات وتسجيل الدخول جنبًا إلى جنب مع قوة أداة إنشاء سير العمل المؤتمتة بالسحب والإفلات لتبسيط عمليات عملك.
#3. أسانا
Asana هو برنامج مدير تدفق العمل الذي يساعد الفرق في تنظيم عملهم ، من المهام اليومية إلى الأهداف الكبيرة. مع Asana ، يمكنك مركزية كل عملك وتجميع الفرق معًا من أي مكان. يمكن تنظيم العمل بعدة طرق ، بما في ذلك القوائم واللوحات والتقويمات ومخططات جانت. انضم إلى أكثر من 135,000 شركة مدفوعة وملايين الفرق في 190 دولة تعتمد على Asana لإنجاز المزيد. ابدأ بتجربة أسانا في دقائق.
# 4. ميرو
Miro هي أشهر منصة للسبورة البيضاء التعاونية في العالم للفرق من أي حجم ، مع أكثر من 45 مليون مستخدم حول العالم. قم بإنشاء طريقة بسيطة لإدارة العملية وتكرارها بسرعة أكبر دون أي حدود. تعاون واحتفظ بكل فرد في فريقك على نفس الصفحة من خلال تنظيم سير عملك عبر الإنترنت ، وتتبع التقدم ، وإبقاء الجميع في نفس الصفحة. استكشف أكثر من 300 قالب وأطر عمل تفاعلية لبدء فريقك بسرعة.
# 5. Adobe Workfront
يعد Adobe Workfront حلًا تعاونيًا لإدارة العمل يعالج مشكلات الفرق المفككة والأدوات المجزأة والوتيرة التي لا تنتهي لعمل المؤسسة. يربط Workfront المؤسسة عن طريق أتمتة تكامل الأشخاص والبيانات والعمليات. يوفر Workfront الحلول التي تحتاجها الشركات لتعزيز الإنتاجية وتسريع الوقت للتسويق ، سواء من خلال قوالب المشروع ، أو تدفقات عمل المراجعة والموافقة بشكل أسرع ، أو الاتصالات غير المشفرة ، أو أتمتة العمليات.
مخطط تدفق العمل
مخطط سير العمل ، المعروف غالبًا باسم مخطط سير العمل ، هو تمثيل رسومي لعملية تجارية أو نظام. بعد الانتهاء من البحث المبكر ومراحل تخطيط المشروع ، ستستخدم عادةً هذه المخططات لتصوير المهام المعقدة. ستحصل على منظور مفصل للمهام عالية المستوى والتبعيات بناءً على الجدول الزمني العام للمشروع والأهداف بمجرد إنشاء مخطط للعملية.
أنواع مخطط تدفق العمل
هناك عدد قليل من تنسيقات مخططات تدفق العمل المختلفة للاختيار من بينها عند تصور العمليات. كل واحد له ميزات مميزة يمكن أن تساعدك في التخطيط لخطواتك التالية. سيتم تحديد نوع الرسم التخطيطي الذي تستخدمه من خلال العملية التي تعمل عليها ومتطلباتك لهذه العملية.
# 1. مخطط تدفق العملية
تم تصميم مهام سير العمل عادةً باستخدام أداة الرسم التخطيطي لتدفق العملية. تم رسم جميع المكونات ترتيبًا زمنيًا في هذا المخطط ، مما يجعلها تصويرًا مرئيًا أساسيًا لعملية ما. يوفر هذا الرسم البياني نظرة عامة عالية المستوى حول المهام والأهداف المختلفة دون الخوض في تفاصيل محددة.
أفضل ل: الفرق التي تريد تمثيلًا مرئيًا عالي المستوى لعملية جديدة يمكن لأي صاحب مصلحة أو قسم فهمها على الفور.
# 2. مخطط الحارة
مخططات مسار السباحة هي بنية سير عمل نموذجية أخرى ، ومع ذلك ، فهي تختلف اختلافًا كبيرًا عن الرسوم التخطيطية لتدفق العملية. مخطط أو رسم تخطيطي لحارة السباحة يقسم تدفق عملك إلى أجزاء أو تدفقات أصغر. هذه التدفقات مرتبطة لكنها منفصلة من أجل إظهار التفاعلات وأوجه القصور المحتملة. يؤدي ذلك إلى زيادة الرؤية ويوفر نظرة أكثر تعمقًا على عملية العملية الشاملة.
أفضل ل: فرق تعمل على عمليات معقدة مع العديد من المستويات المترابطة والمستقلة.
# 3. مخطط تدوين نمذجة عمليات الأعمال (BPMN)
تستخدم BPMN تدوينات موحدة يسهل فهمها من قبل أصحاب المصلحة التجاريين والتقنيين. إنه شكل من أشكال لغة النمذجة الموحدة التي تنقل عمليات متميزة باستخدام رموز محددة.
تهتم مخططات BPMN بالمعلومات التي يتم تلقيها داخليًا وكيفية تفسيرها. نتيجة لذلك ، يتم استخدامه عادةً لتعديلات العملية الداخلية التي ليس لها تأثير على العملاء الخارجيين.
أفضل من أجل: تركز الفرق على تحسينات العملية عبر الأقسام.
# 4. مخطط المورد والمدخلات والعملية والمخرجات والعملاء (SIPOC)
SIPOC هو شكل من أشكال مخطط حارة السباحة الذي يحلل العديد من جوانب سير العمل.
يؤكد مخطط SIPOC على من يقوم بإنشاء بيانات العملية والحصول عليها ، بدلاً من الرسم التخطيطي القياسي ، الذي ينظم البيانات بترتيب تسلسلي. تركز SIPOC على كيفية تلقي البيانات داخليًا وخارجيًا ، وهذا هو سبب استخدامها في الأنشطة المتعلقة بتجربة العملاء.
أفضل من أجل: الفرق التي تريد التركيز على كيفية تلقي البيانات داخليًا وخارجيًا.
ما هو تدفق العمل والمثال؟
سير العمل هو تسلسل العمليات المطلوبة لتنفيذ مهمة. باستثناء الخطوتين الأولى والأخيرة ، كل خطوة في العملية لها خطوة محددة قبلها وخطوة محددة بعدها. في سير العمل الخطي ، يتم بدء الخطوة الأولية بشكل متكرر بواسطة حدث خارجي.
ما هو تدفق العمل الجيد؟
يوفر سير العمل القوي رؤى تفصيلية لعمليات الشركة. يقلل تدفق العمل المنظم والمنظم بشكل جيد من التكرار والازدواجية في إجراءات الشركة. تشمل المزايا الأخرى لعمليات سير العمل زيادة الرؤية والتعاون والتحكم في عملية الأعمال.
ما هو تدفق العمل في المنظمة؟
يتكون سير عمل المؤسسة من الإجراءات التي يجب إكمالها والأشخاص أو الموارد الأخرى المتوفرة لأداء تلك المهام والتفاعلات بينهم.
ما هو سير العمل في المشروع؟
إن تدفق عمل إدارة المشروع هو تسلسل جيد التخطيط للإجراءات والأنشطة المطلوبة لإنهاء مشروع معين. يساعد الترتيب المحدد للمهام في تدفق عمل إدارة المشروع في إكمال المشاريع بشكل أكثر كفاءة وفعالية. إنها توفر الوقت وتحسن النتائج وتعزز التعاون.
ما يسمى تدفق العمل؟
يتم وصف سير العمل على أنه سلسلة من المهام التي تعالج مجموعة من البيانات على طول مسار محدد مسبقًا من البداية إلى النهاية. سير العمل هي المسارات التي تصف كيف ينتقل شيء ما من غير مكتمل إلى مكتمل ، أو من خام إلى معالج.
ما هي كلمة أخرى لسير العمل؟
سير العمل هو مصطلح آخر للعملية التجارية.
ما هي الأنواع الأربعة لسير العمل؟
الأنواع الأربعة لسير العمل هي كما يلي:
- تدفقات العمل المتسلسلة
- تدفقات العمل الموازية
- سير عمل آلة الدولة
- سير العمل يحركها القواعد
ما هي المكونات الأساسية الثلاثة لسير العمل؟
يمكن استخدام معلمات الإدخال والتحويل والمخرجات لتوصيف كل مكون أو مرحلة من مكونات سير العمل.
كيف أقوم بإنشاء تدفق عمل؟
لإنشاء سير عمل ، يجب اتباع الخطوات التالية:
- تحديد الموارد والعمليات الحالية.
- حدد خطوات سير العمل.
- حدد أداة سير عمل عبر الإنترنت سهلة الاستخدام.
- صمم سير عمل خطوة بخطوة باستخدام الأداة.
- اختبر سير عمل الأعمال الجديد.
- تدريب الجميع على استخدام سير العمل الجديد.
وفي الختام
ضع في اعتبارك أن العملية هي أداة. إنها أداة متنوعة وقيمة ، لكنها لا تستطيع إنجاز كل شيء. عند إنشاء سير العمل الخاص بك ، يجب أن يكون لديك فهم قوي للعملية المطروحة وكذلك النهاية المرغوبة. حدد الوظائف التي يمكن أتمتتها وأيها تتطلب مزيدًا من المشاركة العملية. قبل كل شيء ، استمر في العمل عليها.
- برنامج إدارة سير العمل: أفضل الخيارات في عام 2023
- سير العمل: التعريف والأدوات والفوائد
- تسويق CRM: ما هو ، أمثلة واستراتيجية
- أتمتة سير العمل: التعريف والخطوة والبرمجيات والفوائد والتسويق
- أفضل 10 أنظمة لإدارة سير العمل: 2023 مراجعات
- أفضل مكان لشراء أثاث
مراجع حسابات
