مع تطور الأعمال التجارية وظهور الابتكارات، يتعرض القادة وصناع القرار يوميًا لوابل من المعلومات. وهذا يجعل من الصعب التدقيق في التقارير أو العروض التقديمية المطولة لفهم النقاط الرئيسية. في مثل هذه الأوقات، غالبًا ما يأتي الملخص التنفيذي للإنقاذ. يعد الملخص التنفيذي القصير والملفت للانتباه جزءًا أساسيًا من خطة عملك؛ وإذا تم القيام بذلك بشكل صحيح، فسوف يضمن أن تصبح شركتك أو تظل لاعبًا رئيسيًا في مجال عملك. هذا مجرد رأيي، ولكن عندما تقرأ المزيد، ستفهم سبب أهمية الملخص التنفيذي وكيف يمكنك كتابة ملخصات تنفيذية فعالة تؤدي إلى تحقيق النتائج.
الوجبات السريعة الرئيسية
يوفر الملخص التنفيذي نظرة عامة مختصرة على مستند طويل، مثل خطة العمل أو الاقتراح أو التقرير. وهو جزء يلفت انتباه القراء ويلخص المعلومات الأساسية من الوثيقة، مثل المشكلة أو الفرصة قيد النظر، والأهداف، والنتائج الرئيسية، والغايات، والتوصيات.
تتضمن كتابة ملخص تنفيذي فعال ما يلي:
- فهم وتخصيص المحتوى الخاص بك لجمهورك
- الخطوط العريضة للنقاط الرئيسية
- الاحتفاظ بها بسيطة
- التأكيد على نقاط البيانات، و
- تنفيذ عبارات الحث على اتخاذ إجراء
لماذا تعتبر الملخصات التنفيذية مهمة؟
دراسة اجرتها هارفارد بيزنس ريفيو وكشفت أن المديرين التنفيذيين يقضون عادةً 23 ساعة أسبوعيًا في الاجتماعات، ويخصصون 15% من هذا الوقت لقراءة المواد وإعدادها. كل دقيقة ضرورية لجذب انتباههم ونقل رسالتك بشكل فعال.
كشفت أبحاث شركة ماكينزي آند كومباني أن المديرين التنفيذيين يميلون إلى اتخاذ قرارات مستنيرة بسرعة عندما يتلقون اتصالات موجزة ومنظمة بشكل جيد. وفقاً لدراسة استقصائية، أشار 86% من المديرين التنفيذيين إلى تفضيلهم تلقي ملخصات تنفيذية أو إحاطات أكثر من التقارير الكاملة.
ومع ذلك، فإن توفير الوقت ليس هو الاعتبار الوحيد. يمكن للملخص التنفيذي المصمم بدقة أن يؤثر بشكل كبير على نتائج القرارات الحاسمة. المديرين التنفيذيين في دراسة نشرت في مجلة الاتصالات التجارية كانوا أكثر ميلاً لدعم المبادرات المقترحة عند تقديمها بملخصات موجزة للمعلومات المعقدة مقارنة بأولئك الذين تلقوا تقارير مفصلة بدون ملخصات.
الآن بعد أن رأيت مدى أهمية الملخصات التنفيذية، ستوافقني على أنك بحاجة إلى تعلم كيفية كتابة ملخص للحصول على النتائج التي تحتاجها. هيا بنا نبدأ.
الاستراتيجيات الرئيسية لكتابة ملخص تنفيذي فعال
# 1. افهم جمهورك
قبل البدء في الكتابة، تأكد من أنك تفهم احتياجات جمهورك وتفضيلاته وأولوياته. قم بتخصيص ملخصك التنفيذي ليتوافق مع اهتماماتهم واهتماماتهم.
#2. ابدأ بالنقاط الرئيسية
ابدأ الملخص التنفيذي بذكر الأفكار أو التوصيات الرئيسية بوضوح ودقة. حدد نغمة بقية الملخص واجذب انتباه القارئ من البداية.
# 3. أبقيها بسيطة
تذكر أن تبقي الملخص التنفيذي بسيطًا عن طريق تقسيم المعلومات المعقدة إلى نقاط رئيسية. استخدم لغة واضحة وبسيطة وتجنب المصطلحات أو التفاصيل الفنية غير الضرورية.
#4. التأكيد على نقاط البيانات الهامة
دعم نقاطك الرئيسية وتعزيز مصداقية توصياتك باستخدام البيانات والإحصائيات. يمكن أن يؤدي استخدام المخططات أو الرسوم البيانية إلى توضيح الاتجاهات أو النتائج المهمة بشكل فعال.
#5. توظيف عبارات الحث على اتخاذ إجراء
قم بإنهاء ملخصك التنفيذي بدعوة حاسمة للعمل تحدد بوضوح الخطوات أو القرارات التالية الضرورية، وتوجيه القارئ نحو النتيجة المرجوة.
اقرأ أيضا: ما هو CTA: المعنى ، الأعمال ، الموقع والاختبار
اعتبارات خاصة
فيما يلي بعض النقاط التي يجب عليك مراعاتها للحصول على أفضل النتائج
#1. بحث ملخصات تنفيذية فعالة
انظر، لا يمكنك أن تخطئ أبدًا في البحث. فكر في مراجعة الملخصات التي كتبها الآخرون قبل كتابة الملخص التنفيذي الخاص بك. ستجد هذا الأمر ذا أهمية خاصة إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تكتب فيها ملخصًا تنفيذيًا. استكشف عناصر الملخصات التنفيذية وحدد المكونات التي تجدها جذابة أو مفيدة. قم بتضمين هذه المكونات بطريقة مماثلة عند كتابة ملخصك.
#2. أعد قراءة المستند الخاص بك
يتطلب الملخص التنفيذي وثيقة أو مقترحًا كاملاً قبل كتابته. قم بفحص المستند بأكمله لتحديد النقاط الرئيسية والمشكلات والاقتراحات. إن تحديد ما يجب تضمينه في الملخص التنفيذي الخاص بك يمكن أن ينقذ القراء من الاضطرار إلى البحث في المستند للحصول على معلومات.
#3. تحسين الفقرة الأولى
ابدأ فقرتك الأولى بتوضيح ما تقدمه بوضوح وشرح أهميته للقارئ. وفيما يلي بعض النصائح المفيدة:
- عند تلخيص خطة العمل، حدد الخطوط العريضة للعمل والغرض منه للتأكد من فهم القراء لهدف المستند.
- حدد أي تحديات واشرح كيف يمكن لخطتك معالجتها.
- استكشف طرقًا للجمع بين الكتابة الإعلامية والتفاصيل الجذابة للحفاظ على تفاعل جمهورك.
#4. الخطوط العريضة لبقية الملخص
يمكن أن يساعدك إنشاء مخطط تفصيلي واضح في صياغة ملخص موجز يمكن للقراء الحصول على المعلومات منه بسرعة. قد ترغب في التفكير في استخدام الفئات التالية لمخططك التفصيلي:
- وصف أو ملخص للشركة
- التحدي الذي تتناوله الوثيقة
- حل للمشكلة
- قسم الاستعجال، موضحًا سبب أهمية أن يتصرف القارئ بسرعة
قم بتنظيم المخطط التفصيلي الخاص بك ليعكس ترتيب النقاط الرئيسية في المستند. عنوان كل قسم جديد. أضف نقاطًا نقطية أسفل كل عنوان للسماح للقارئ بفحص المعلومات بسرعة.
#5. صياغة استنتاج قوي
يمكن أن تؤثر الطريقة التي ينتهي بها ملخصك التنفيذي بشكل كبير على التصور العام للقارئ عن المستند. ويضيف قيمة إلى الملخص. انتهي بمراجعة التفاصيل الرئيسية مرة أخيرة. بالإضافة إلى ذلك، قم بتضمين عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء توضح الخطوات التالية المحددة التي يجب على القارئ اتخاذها.
المكونات الرئيسية لملخصك التنفيذي
ضمان بأن ما تتمتعون به خطة عمل ينقل رسالة شركتك، ومنتجاتها، وإستراتيجيتها للتمييز عن المنافسين، والتوقعات المالية، والأهداف القصيرة والطويلة الأجل، وشخصية المشتري، وملاءمة السوق.
يجب أن يمنح الملخص التنفيذي المستثمرين أو الرؤساء التنفيذيين لمحة عما يمكن توقعه من بقية تقريرك. قم بتضمين ما يلي في الملخص التنفيذي الخاص بك:
- اسم وموقع ومهمة شركتك
- وصف لشركتك ، بما في ذلك الإدارة والمستشارين وتاريخ موجز
- منتجك أو خدمتك ، حيث يتناسب منتجك مع السوق ، وكيف يختلف منتجك عن المنافسين في الصناعة
- الاعتبارات المالية أو متطلبات تمويل بدء التشغيل أو الغرض من خطة عملك - اذكر ما تأمل أن يساعد القارئ شركتك على تحقيقه
اقرأ أيضا: الخطوط العريضة لخطة العمل: تطوير مخطط تفصيلي لخطة العمل في 6 خطوات سهلة [تنزيل مجاني]
ما المدة التي يجب أن يستغرقها ملخصك التنفيذي؟
لقد واجهت هذا السؤال عدة مرات عندما أتحدث عن كتابة ملخص تنفيذي. الآن، ليس هناك شرط صارم فيما يتعلق بطول الملخص التنفيذي؛ كل هذا يتوقف على طول المحتوى المصاحب. في حين أن الملخص التنفيذي يمكن أن يمتد من صفحة إلى ثلاث صفحات، فمن المهم إبقاء كل شيء بسيطًا ومباشرًا في صلب الموضوع، مع التقاط العناصر الأساسية للعمل.
قالب الملخص التنفيذي
استخدم هذا القالب كدليل لكتابة ملخص تنفيذي:
المُقدّمة
[مهمة]
[رؤية]
[ملف تعريف الشركة (مع التاريخ ذي الصلة)]
[تفاصيل الاتصال بالشركة]
منتجات وخدمات
[وصف المنتجات و/أو الخدمات]
[اقتراح فريد]
[ميزة تنافسية]
[الملكية الفكرية]
[حالة التطوير]
تحليل السوق
[فرصة السوق]
[السوق المستهدف]
[المنافسين]
تحليل مالي
[ميزانية]
[احتياجات التمويل]
[السعر المحتمل للسلع]
[هوامش الربح المتوقعة للعامين الأول والثاني]
استنتاجات
[تلخيص النقاط الرئيسية]
ما يجب تجنبه عند كتابة ملخص تنفيذي
لا يكفي فقط معرفة كيفية كتابة ملخص تنفيذي فعال، بل من المهم بنفس القدر معرفة ما يجب تجنبه؛ وإلا فإن جهودك سوف تذهب سدى. دعونا نلقي نظرة على بعض الأشياء التي يجب عليك تجنبها في كتابتك:
#1. استخدام الكثير من المصطلحات التقنية
أحد أسوأ الأشياء التي يمكنك القيام بها عند كتابة ملخص تنفيذي هو استخدام الكثير من اللغة التقنية. قد تكون جيدًا جدًا في استخدام لغة خاصة بصناعة معينة، لكن القادة من خلفيات مختلفة قد يجدون صعوبة في فهم الاختصارات واللغات المتخصصة الأخرى. وجدت دراسة أجرتها مجموعة Nielsen Norman أن استخدام الكثير من المصطلحات يمكن أن يجعل فهم الناس أكثر صعوبة بنسبة تصل إلى 50%، مما قد يفقدهم الاهتمام ويشعرون بالارتباك. أنت لا تريد ذلك، أليس كذلك؟
اقرأ أيضا: Buzzwords: ماذا تعني ، التطبيق والأمثلة
#2. إهمال الوضوح والإيجاز
الوقت ثمين للغاية في عالم العمل سريع الخطى. ليس لدى المديرين التنفيذيين الوقت الكافي لقراءة الصفحات وصفحات الكتابة المنمقة للعثور على المعلومات المهمة. لكن الكثير من الملخصات التنفيذية مليئة بالألفاظ، مما يتخلى عن الوضوح من أجل أن يكون كثير الكلام. أجرت شركة ماكينزي آند كومباني بحثاً أظهر أن القادة قرأوا ملخصاً تنفيذياً لمدة 6 دقائق فقط في المتوسط. ولهذا السبب، من المهم توصيل وجهة نظرك بسرعة وبشكل واضح لجذب انتباههم.
#3. عدم وجود قصة مثيرة للاهتمام
الملخص التنفيذي في جوهره عبارة عن قصة، وهي حبكة تهدف إلى إظهار الهدف الحقيقي لفكرة أو خطة ما. ومع ذلك، فإن الكثير من الملخصات التنفيذية تفشل في جذب القراء لأنهم لا يجيدون سرد القصص. استطلاع بواسطة هارفارد بيزنس ريفيو وجدت أن 72% من المديرين التنفيذيين يحبون الخطوط العريضة التنفيذية التي تحكي قصة مثيرة للاهتمام وتجعلهم يشعرون بشيء ما. إذا لم تستخدم قوة القصص، فقد تفقد انتباه جمهورك وتجعل رسالتك أقل قوة.
#4. ترك نقاط البيانات الهامة
تكون بعض الملخصات التنفيذية قصيرة جدًا وتتجاهل نقاط البيانات المهمة والأدلة الداعمة لتوفير المساحة. ومع ذلك، تظهر أبحاث شركة ديلويت أن المديرين التنفيذيين يولون أهمية كبيرة للرؤى المبنية على البيانات. في الواقع، قال 87% من هؤلاء المديرين التنفيذيين إنهم يفضلون الملخصات التنفيذية التي تتضمن بيانات قوية لدعم الاقتراحات. إذا أهملت الحقائق المهمة، فقد يفقد ملخصك مصداقيته، مما يترك المديرين التنفيذيين يريدون المزيد من المعلومات.
أمثلة على الملخصات التنفيذية
# 1. مجموعة متجر الشركة
عندما تزور صفحة "نبذة عنا" الخاصة بشركة Company Shop Group، فإن أول ما يلفت انتباهك هو العنوان الفرعي: "Company Shop Group هي الموزع الرائد في المملكة المتحدة لفائض المواد الغذائية والمنتجات المنزلية". توضح Company Shop Group غرضها بوضوح في أعلى الصفحة، مما يمنح القراء خيار مواصلة القراءة أو المغادرة مع فهم تركيز الشركة. تدمج المنظمة الوسائط المتعددة لإشراك الزوار وشرح نموذج أعمالها بتنسيق أكثر سهولة للفهم.
# 2. FirstEnergy
إذا كانت لديك علامة تجارية رسمية ومؤسسية أكثر، فيمكن أن يكون الملخص التنفيذي لـ FirstEnergy مصدرًا رائعًا للإلهام. يتضمن الملخص التنفيذي للشركة رسالتها والشركات التابعة لها وعملياتها ومنتجاتها وخدماتها وقيم مسؤولية الشركة وأهداف الخطة الإستراتيجية. سيجد المستثمرون المحتملون هذه المعلومات ذات قيمة نظرًا لأن الشركة مطروحة للتداول العام.
الملخص التنفيذي شامل ولكنه موجز، ويستخدم النقاط والصور لتعزيز إمكانية القراءة وتزويد القراء بخيار التعمق أكثر من خلال قائمة الشريط الجانبي.
# 3. متصل
يجذب عنوان الملخص التنفيذي لشركة Connected الانتباه على الفور من خلال تقديم وصف موجز وواضح لأنشطة الشركة. بمجرد قراءة العنوان، ستدرك جوهر ما يفعله Connected، حتى دون الاطلاع على بقية الملخص. باختصار، تتعمق الشركة في تاريخها ورسالتها وقيمها.
ما الفرق بين المقدمة والملخص التنفيذي؟
توفر المقدمة السياق وتمهد الطريق للمحتوى الرئيسي، في حين يحدد الملخص التنفيذي بوضوح النقاط والاستنتاجات الرئيسية للوثيقة أو التقرير.
هل يحتاج الملخص التنفيذي إلى مراجع؟
لا، لا يتطلب الملخص التنفيذي عادةً مراجع، لأنه يهدف إلى تقديم نظرة عامة موجزة عن النقاط الرئيسية دون الخوض في الاستشهادات أو المصادر التفصيلية.
هل يحتاج الملخص التنفيذي إلى صفحة عنوان؟
لا، لا يحتوي الملخص التنفيذي عادةً على صفحة عنوان. وهي وثيقة مستقلة تسبق تقريرًا أو مقترحًا أطول، وتقدم نظرة عامة موجزة عن محتوياته.
لماذا يطلق عليه الملخص التنفيذي؟
يطلق عليه "الملخص التنفيذي" لأنه يعرض بإيجاز النقاط الرئيسية من مستند أطول، وهو مصمم خصيصًا للمديرين التنفيذيين المشغولين لاستيعاب المعلومات الأساسية بسرعة.
أيهما يأتي أولا الملخص أم الملخص التنفيذي؟
عادةً ما يأتي الملخص أولاً قبل الملخص التنفيذي. وهو يقدم نظرة عامة موجزة عن الوثيقة بأكملها، في حين يقدم الملخص التنفيذي نسخة مختصرة من النقاط الرئيسية والتوصيات.
ما هو الملخص التنفيذي الذي يسمى أيضًا؟
ويشار إلى الملخص التنفيذي أيضًا باسم ملخص الإدارة أو الملخص أو الملخص.
في الخلاصة
يعد التواصل الفعال أمرًا بالغ الأهمية في بيئة الأعمال سريعة الخطى اليوم. يمكن للقادة تحقيق النجاح في مساعيهم من خلال استخدام ملخصات تنفيذية جيدة الصياغة مدعومة بالبيانات والرؤى لدفع عملية صنع القرار المستنيرة والتغلب على الضوضاء. في المرة القادمة التي تواجه فيها مهمة كتابة ملخص تنفيذي، ضع هذه الاستراتيجيات الرئيسية في الاعتبار وشاهد تأثيرك وتأثيرك يرتفع.
يجب أن ينقل الملخص التنفيذي القصير والموجز جوهر شركتك. تأكد من مشاركة قصتك، إلى جانب الخلفية الرئيسية والتفاصيل المالية. سيجذب الملخص التنفيذي المؤثر المزيد من المستثمرين لدعم عملك وبناء الثقة في علامتك التجارية بين العملاء.
- ما هو الحساب التنفيذي؟ الواجبات والرواتب والمزيد
- مسؤول المبيعات: المعنى ، الواجبات ، الراتب ، المهارات والمؤهلات
- المدير التنفيذي للأعمال: ما هو ، المدرب ، التطوير ، الراتب والجمعيات
مراجع حسابات
