أصبحت غرف البيانات الافتراضية أداة لا غنى عنها للمؤسسات. إنها توفر طريقة آمنة وفعالة لمعالجة البيانات الحساسة ومشاركتها وأرشفتها مع أصحاب المصلحة الآخرين، بما في ذلك أعضاء الفريق. ومع ذلك، فإن مهمة اختيار أفضل مزود VDR يمكن أن تكون مهمة شاقة بالنظر إلى وفرة البدائل المتاحة في السوق. سنتناول العوامل المهمة التي يجب التفكير فيها أثناء اختيار خدمة VDR في هذه المقالة.
VDR مقابل منصات مشاركة الملفات
توجد العديد من التناقضات وسط نشر الملفات الفردية والشركات خادم سحابة القرارات. تتطلب مستندات الشركة تعزيزًا عاليًا يتجاوز ما يمكن أن توفره مشاركة الملفات المخصصة أو قرارات الخادم السحابي. حتى حلول Microsoft الشائعة تفتقر إلى الميزات الأساسية مثل تكوين سياسة الأمان وإنشاء الأدوار. وذلك لأن هذه الحلول قد تم تصميمها مع وضع المستخدمين الفرديين في الاعتبار. توفر القائمة أدناه وصفًا أكثر تفصيلاً للاختلافات. إذا كنت تريد معرفة المزيد عن التكنولوجيا، يوفر موقع data-rooms.org لآلاف المستخدمين أهم النظرات العامة على أكثر البرامج شيوعًا.
- يتمتع موفرو غرف البيانات الافتراضية بميزة فريدة على حلول المؤسسات من حيث قدرتهم على العمل خارج نطاق الإنترنت الأساسي. وعلى النقيض من حلول المؤسسات، يمكن الوصول بسهولة إلى موفري غرف البيانات الافتراضية.
- توفر برامج غرفة البيانات عبر الإنترنت أمانًا أكبر بكثير من خدمات التخزين السحابية المجانية التي تقدمها Microsoft أو Google. وتفتقر هذه الخدمات المجانية إلى التنظيم الأساسي لسياسة الأمان، وهو ما يمثل سابقة خطيرة قد تتسبب في تسرب البيانات. إن الكشف عن مثل هذه المعلومات الحساسة لن يؤدي فقط إلى الإضرار بالأموال والسمعة، بل قد يؤدي أيضًا إلى رفع دعاوى قضائية من العملاء والموظفين الذين تم الكشف عن بياناتهم.
- عندما يتعلق الأمر بالأدوات، فإن أفضل موفري غرف البيانات لديهم عروض أقوى بكثير من الحلول الشائعة الموجهة للمستخدمين الخاصين. ويفتقر الأخير إلى مجموعة كاملة من الأدوات المطلوبة لحلول المؤسسات، مثل القدرة على عزل الملفات ووثائق الشركة عن بعضها البعض. هذه هي الميزة التي تقدمها VDRs نظرًا للاحتياجات المتنوعة للأقسام المختلفة في الشركات.
- توفر غرفة البيانات الإلكترونية تشفيرًا قويًا يضمن أمانًا فائقًا ويتجنب احتمالية اعتراض البيانات من قبل كيانات خارجية. وهذه سمة محورية لأي فرد يسعى لحماية بياناته.
عندما يتعلق الأمر بحلول Google وMicrosoft، هناك العديد من الاختلافات التي تميزهما. ولسوء الحظ، فإن أياً من هذه الفوارق لا يعمل لصالحهم. في المقابل، أثبت VDR تفوقه في جوانب مختلفة، مما يجعله أ خيار أكثر مرغوبة.
"تعد غرف البيانات الافتراضية أمرًا ضروريًا لأي شركة تتعامل مع البيانات السرية." سارة لي، المدير المالي.
حماية
الجانب الأكثر أهمية الذي يجب مراعاته عند اختيار خدمة VDR هو الأمان. يجب أن يكون لدى VDR آليات أمنية قوية. خذ في الاعتبار سمات الأمان التالية عند التسوق:
- من خلال مطالبة المستخدمين بتقديم شكلين مختلفين لتحديد الهوية، وهما كلمة المرور والرمز المرسل إلى أجهزتهم المحمولة، تعمل المصادقة الثنائية على تحسين الأمان من خلال إلحاق طبقة إضافية من الحماية.
- يجب أن يستخدم برنامج غرفة البيانات تقنيات التشفير المتطورة لحماية البيانات أثناء النقل وأثناء الراحة.
- يجب أن تكون قادرًا على إدارة الأشخاص الذين يمكنهم الوصول إلى مستندات معينة أو قراءتها أو تعديلها أو تصديرها باستخدام إعدادات الأذونات الدقيقة الخاصة بالموفر.
- يجب أن يحتوي VDR على وظيفة سجل التدقيق التي تحتفظ في الاعتبار بجميع إجراءات المستخدم، مثل كلمات المرور وإمكانية الوصول إلى المحتوى ونشاط التحرير.
سهولة الاستخدام
يجب أن يكون VDR سهل الاستخدام والتنقل، حتى بالنسبة للمستخدمين غير التقنيين. يمكن أن تؤدي الواجهة المعقدة إلى الإحباط والأخطاء، مما قد يعرض أمان بياناتك للخطر. ابحث عن الميزات التالية سهلة الاستخدام:
- واجهة بديهية: يجب أن تكون واجهة VDR بسيطة وسهلة الاستخدام للتنقل والفهم.
- السحب والإسقاط: يجب أن تكون عملية نقل المستندات سهلة مثل استخدام عملية سحب وإفلات الملفات الإلكترونية من جهاز الكمبيوتر الشخصي الخاص بك إلى غرفة البيانات الافتراضية.
- وظيفة البحث: يجب أن تكون هناك ميزة بحث في VDR تمكنك من تحديد موقع المستند المطلوب بسرعة.
- الوصول عبر الهاتف المحمول: يجب أن يكون الوصول إلى VDR ممكنًا من الأجهزة المحمولة، مما يسمح لك بالوصول إلى المستندات أثناء التنقل.
دعم العملاء
يعد دعم العملاء الجيد أمرًا ضروريًا عند اختيار مزود VDR. أنت بحاجة إلى مزود يقدم الدعم المفيد وفي الوقت المناسب في حالة حدوث أي مشاكل. فيما يلي بعض ميزات دعم العملاء التي يجب البحث عنها:
- دعم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع: يجب أن يقدم مقدم الخدمة الدعم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع لضمان حصولك على المساعدة متى احتجت إليها.
- فريق دعم مخصص: يجب أن يكون لدى المزود فريق دعم مخصص على دراية بغرفة البيانات الافتراضية ويمكنه مساعدتك في حل أي مشكلات.
- موارد التدريب: يجب أن يقدم الموفر موارد تدريبية، مثل دروس الفيديو وأدلة المستخدم، لمساعدتك في بدء استخدام VDR.
التسعير
عند اختيار مزود VDR، ينبغي النظر في التكلفة. إن العمل مع خدمة تقدم أسعارًا واضحة وبدون تكاليف إضافية هو ما تريده. ترقب ميزات السعر هذه:
- الرسوم الثابتة: يجب على أفضل موفري غرف البيانات الافتراضية تقديم رسوم ثابتة تشمل جميع الميزات والخدمات.
- لا توجد رسوم مخفية: يجب على المزود ألا يفرض أي رسوم مخفية، مثل رسوم الإعداد أو رسوم تخزين المستندات.
- قابلية التوسع: يجب أن يقدم بائعو غرف البيانات أسعارًا قابلة للتطوير تسمح لك بالدفع فقط مقابل الميزات والخدمات التي تحتاجها.
سمعة
وأخيرًا، ضع في اعتبارك سمعة موفر VDR قبل اتخاذ قرارك النهائي. ابحث عن المراجعات والتقييمات من الشركات الأخرى التي استخدمت VDR. سيكون لدى مزود خدمة غرف البيانات ذو السمعة الطيبة مراجعات إيجابية وسجل جيد في خدمة الشركات مثل شركتك.
