يجب على المؤسسات من جميع الأحجام التوفيق بين عدة عقود في نفس الوقت ، كل منها في نقطة مميزة من دورة حياة العقد. يقلل برنامج دورة حياة إدارة العقود الرائد من المخاطر ويحسن الإنتاجية ويزيد من قيمة العقد. ولكن ما هي إدارة دورة حياة العقد؟ ما هي أفضل شركات برامج دورة حياة إدارة العقود؟ تابع القراءة لمعرفة ذلك!
ما هي إدارة دورة حياة العقد؟
من الكتابة الأولية إلى التنفيذ النهائي وإدارة ما بعد العقد ، فإن إدارة دورة حياة العقد هي عملية إدارة كل مرحلة من مراحل حياة العقد. وهذا يشمل تتبع جميع أصحاب المصلحة في الاتفاقية ، ومراقبة المسؤوليات التعاقدية ، وضمان الامتثال للقوانين واللوائح المعمول بها.
تساعد CLM المؤسسات في تعظيم قيمة عقودها التجارية مع تجنب مخاطر عدم الامتثال أو الفشل في الوفاء بالالتزامات التعاقدية.
الخطوات الأساسية في عملية إدارة دورة حياة العقد
قد تختلف العمليات المحددة لعملية إدارة العقد حسب نوع العقد والصناعة ، ومع ذلك ، هناك العديد من الخطوات المطلوبة لكل دورة حياة عقد. دعنا نلقي نظرة فاحصة عليهم لنرى كيف تعمل العملية:
# 1. الطلبات
تسمح هذه المرحلة الأولى من دورة الحياة لأصحاب المصلحة التجاريين بالحصول على معلومات مهمة حول عقد جديد ومراجعته وتجديده وما إلى ذلك. تحدد مرحلة الطلب بلا شك نغمة ما إذا كان العقد تتم معالجته بكفاءة أو بالتأخير.
# 2. التأليف
تتضمن هذه العملية ، المعروفة أيضًا باسم مرحلة كتابة العقد ، قيام أطراف العقد بدمج بنود العقد القياسية ، والتواريخ الرئيسية للعقد ، ومعلومات الطرف المقابل ، وغيرها من البيانات ذات الصلة في النسخة المكتوبة من العقد.
# 3. مفاوضات
تتفاوض الأطراف على المعايير التي تمت صياغتها خلال الخطوة السابقة أثناء مرحلة التفاوض على العقد. بعد الاتصال ذهابًا وإيابًا وإعادة الخطوط ، توفر الظروف التي تم التوصل إليها نظرة ثاقبة لتوقعات جميع الأطراف المعنية.
# 4. الموافقات
يتم إجراء المراجعة من قبل جميع الأطراف. يتم تحديد المعلمات للوفاء بمعايير الامتثال والواجبات التعاقدية والمعالم وأحكام العقد الخاصة. مطلوب وجود سجل يسهل الوصول إليه وحديث لتعديلات العقود من أجل إجراء الموافقة على العقد بشكل سليم. نتيجة لذلك ، يعد مسار تدقيق برنامج إدارة العقود أمرًا بالغ الأهمية لإدارة دورة حياة العقد الفعالة.
# 5. التوقيعات
يتم التصديق على العقد عندما يقوم بالتوقيع عليه موظف رئيسي أو هيئة ذات تصريح عال. تجعل الأنظمة الأساسية التي توفر ميزات برامج التوقيع الإلكتروني ذات التفكير المستقبلي والسهل الاستخدام من السهل توقيع العقود واحدًا تلو الآخر أو بالجملة ، في المكتب أو أثناء التنقل ، في مشهد متنقل بشكل متزايد حيث تكون التوقيعات المكتوبة بخط اليد مستهلكة للوقت وغير فعالة .
# 6. التزامات
يتفق الجميع على أدوارهم ومعالمهم وتواريخهم المهمة والتسليمات ونوافذ الدفع.
# 7. امتثال
من المتفق عليه أنه سيتم اتباع القواعد والمعايير والمبادئ التوجيهية والممارسات التعاقدية العامة والخاصة بالميدان ، بالإضافة إلى تلك المذكورة في العقد. تعمل إدارة الامتثال المناسبة على تقليل الرسوم والدعاوى القضائية والاختناقات المتأخرة مع إرساء أسس العقود المستقبلية أيضًا.
# 8. التجديدات
يتم اتخاذ قرار تجديد أو إلغاء العقد الحالي من قبل فرق الإدارة في هذه الخطوة.
يجب أن يعتمد الاختيار على فحص الأداء السابق لكلا الطرفين بالإضافة إلى قدرتهما على الوفاء بجميع الالتزامات التعاقدية في المستقبل. إذا تقرر تجديد العقد ، فيجب التفاوض بشأن أي مراجعات ضرورية في هذا الوقت لضمان رضا الطرفين عن الشروط والأحكام الجديدة.
من ناحية أخرى ، إذا تم اختيار الإنهاء ، فيجب اتخاذ تدابير لضمان إكمال أي واجبات متبقية ، بالإضافة إلى أي ترتيبات مالية مناسبة.
مزايا إدارة دورة حياة العقد
من السهل معرفة سبب زيادة أهمية إدارة دورة حياة العقد في عالم الأعمال اليوم. فيما يلي بعض المزايا التي يمكن أن تقدمها CLM لشركتك ، بدءًا من تحسين عمليات التعاقد إلى زيادة الرؤية.
# 1. إجراءات الشراء المبسطة
يمكن للمؤسسات استخدام نظام CLM فعال لأتمتة وتبسيط عمليات العقود اليدوية التي تستغرق وقتًا طويلاً مثل إنتاج المستندات والمراجعة والموافقة والتنفيذ والأرشفة. تعمل أتمتة هذه العمليات على تقليل الأعمال الورقية وإزالة الأخطاء التي يمكن أن تحدث عند معالجة المستندات يدويًا.
يوفر تبسيط العملية أيضًا وقت المشترين والبائعين من خلال السماح لهم بتحليل العطاءات والموافقة على العقود وتنفيذها بسرعة.
علاوة على ذلك ، من خلال رقمنة عمليات العقود ، يمكن للشركة تتبع جميع الإجراءات المتعلقة بالمشتريات بشكل أفضل ، مما يوفر رؤية أكبر للعمليات مع ضمان الامتثال للقوانين واللوائح.
# 2. زيادة الامتثال
يتم تضمين القوالب والبنود والإخطارات المتعلقة بانتهاء الصلاحية / التجديدات ومسارات التدقيق الآلي وإمكانيات إعداد التقارير القابلة للتكوين وعناصر أخرى معتمدة مسبقًا في أنظمة CLM لضمان الامتثال القانوني والتنظيمي.
يتيح ذلك للشركات البقاء على اطلاع دائم بعقودها طوال دورة حياتها ، مما يقلل من مخاطر عدم الامتثال أو العقوبات بسبب عدم الالتزام بالمواعيد النهائية أو نسيان القواعد.
علاوة على ذلك ، تسمح حلول CLM بالتحكم في الوصول للحد من الوصول إلى بعض العقود والمعلومات المضمنة بداخلها - وهو عنصر حاسم في ضمان ممارسات إدارة البيانات الآمنة.
# 3. تدابير خفض التكاليف
يمكن للشركات تقليل تكاليفها الإجمالية باستخدام نهج مبسط ومنسق لإدارة العقود. يمكنهم توفير المال عن طريق تحديد المكان الذي ينفقون فيه بشكل ناقص أو مفرط.
علاوة على ذلك ، باستخدام العمليات الآلية مثل الإشعارات المنتظمة لانتهاء الصلاحية وتواريخ التجديد ، يمكن للمؤسسات تجنب الأخطاء الفادحة المكلفة مثل الدفعات المتأخرة أو الفواتير المفقودة أو المواعيد النهائية الفائتة.
أخيرًا ، تساعد تقنيات أتمتة العقود فرق الإدارة في التفاوض على شروط أفضل مع الموردين من خلال تقديم رؤى قائمة على البيانات حول أسعار السوق الحالية لسلع وخدمات معينة. وهذا يسمح لهم بالتفاوض بشأن تكاليف أفضل للبائع ، مما قد يؤدي إلى توفير كبير في التكلفة في جميع المجالات.
# 4. مفاوضات أفضل
يوفر برنامج CLM لفرق التفاوض إمكانية الوصول في الوقت الفعلي إلى الأسعار والشروط من مورديهم لكل منتج أو خدمة محددة تتم مناقشتها. تتيح هذه الشفافية للمشترين تقدير القيمة بدقة أكبر وإصدار أحكام أفضل أثناء المفاوضات.
تساعد أدوات الأتمتة ، مثل الطلبات التلقائية لتوجيه الاقتراح ، أيضًا في ضمان أن يكون كل شخص مشارك في الاتفاقية على دراية بالتغييرات خلال المحادثات ، مما يسمح بمعالجتها بسرعة وبشكل صحيح.
يمكن أن يساعد ذلك في إبقاء جميع الأطراف المنخرطة في الاتفاقية راضية عن مفاوضاتهم ، مما يؤدي إلى عقود أفضل للجميع.
# 5. زيادة الرؤية
تسمح إدارة دورة حياة العقد للمؤسسات بالحصول على فهم أفضل لعملية العقد بأكملها والبيانات المصاحبة لها ، من البداية إلى النهاية. يوفر هذا لفرق المشتريات عرضًا شاملاً لعقودهم ويسمح لهم بمتابعة أفضل لمعالم العقد الخاصة بكل اتفاقية.
تعزز الرؤية المتزايدة الشفافية بين الأطراف ، مما يسمح بتواصل وتعاون أفضل طوال عملية العقد.
علاوة على ذلك ، فإنه يلغي العمليات اليدوية من خلال تقديم تحديثات في الوقت الفعلي على تغييرات العقد أو التطورات ، مما يسمح للمؤسسات بالاستجابة على الفور لأي ظرف قد يحدث أثناء المفاوضات أو التنفيذ.
أفضل شركات برامج إدارة دورة حياة العقود
CLM تعني برنامج إدارة دورة حياة العقد ، والذي يساعد المؤسسات في أتمتة إنشاء العقود والتفاوض بشأنها وتوقيعها. يمكن أن يساعد أيضًا في تخزين وإدارة العقود الموقعة. نتيجة لذلك ، يمكن للمؤسسات توفير الوقت والمال من خلال أتمتة الإجراءات المتعلقة بالعقود. قمنا بمراجعة شركات برامج إدارة دورة حياة العقود الرائدة للعثور على أفضل حلول إدارة العقود. وهم على النحو التالي:
# 1. PandaDoc
PandaDoc هو حل منخفض التكلفة متعدد الإمكانات يشتمل على نظام أساسي قوي لإدارة العقود والوثائق. أيضًا ، يستخدم PandaDoc ، الذي تم تأسيسه في عام 2011 ، برنامجًا بسيطًا لمساعدتك في إدارة دورة الحياة الكاملة لعقودك. يبرز هذا البرنامج الرخيص والغني بالميزات من بين الحشود ، مما يجعله أعظم حل شامل للشركات من أي حجم.
# 2. DocuSign
يوفر DocuSign للشركات الصغيرة حلولاً منخفضة التكلفة لإدارة العقود تتراوح من التوقيعات الإلكترونية إلى نظام CLM الكامل.
ومن ثم ، تم إطلاق DocuSign في عام 2003 كشركة ناشئة للتوقيع الإلكتروني ، ولكن استحواذها على SpringCM في عام 2018 زود الشركة بقدرات CLM. أيضًا ، يتم استخدام DocuSign بشكل متكرر من قبل الشركات لأنه سهل الاستخدام لجميع الأطراف. تم تحديد خطط التوقيع الإلكتروني الخاصة بـ DocuSign على أنها مثالية للشركات الصغيرة في تقييمنا ، على الرغم من توفر الحلول الشاملة للعمليات التي تتطلب عقدًا ثقيلًا.
# 3. كونكورد
تُمكّن كونكورد الشركات من توزيع كمية لا حصر لها من الأوراق مع دعم كامل للإعداد وإمكانيات على مستوى المؤسسات. أيضًا ، تعد Concord البديل الأكبر للمؤسسات الكبيرة نظرًا لقدرتها اللانهائية وتكاملها الحاسم.
يبدو أن Concord للوهلة الأولى مطابق لـ Gmail. يمكنك إعداده في دقائق والحصول على مساعدة كاملة في الإعداد مع جميع البرامج. يمكنك العمل من أي برنامج تريده ، سواء كان لوحة معلومات Concord أو Google Drive.
# 4. الخارج عن القانون
تم إنشاء Outlaw ، وهو مبتدئ في المنظمة ، في عام 2017. هذا Outlaw هو أفضل حل وجدنا لاحتياجات إعداد التقارير الخاصة بك ، بسبب لوحة القيادة القوية والتحليلات المدعومة بالذكاء الاصطناعي. أيضًا ، يعد Outlaw مناسبًا لغالبية المؤسسات ، كما أن التخزين السحابي غير المحدود والعقود والتوقيعات الإلكترونية تلغي الحاجة إلى القلق بشأن الحجم.
ماذا تكلف برامج إدارة العقود؟
تتوفر معظم برامج إدارة العقود على أساس شهري أو سنوي ، مع توفر الخصومات للمدفوعات السنوية أو حجم العقود الكبير أو عدد كبير من المستخدمين. نظرًا لأنك قد تقوم بتحميل اتفاقيتك الخاصة أو استخدام نموذج مشترك ، ثم إرسالها بالبريد الإلكتروني للحصول على توقيع إلكتروني ، فإن الخطط المجانية ومنخفضة التكلفة مثالية للشركات الصغيرة ذات العقود التقليدية.
تبدأ الخيارات المدفوعة مع أدوات إدارة العقود الأساسية بسعر 25 دولارًا لكل مستخدم شهريًا. من ناحية أخرى ، لا تحتوي الخطط منخفضة السعر في كثير من الأحيان على خيارات التخصيص أو التقارير أو العلامات التجارية المتقدمة. من ناحية أخرى ، ستكلفك تقنية الذكاء الاصطناعي والأتمتة والتخصيص النهائي ما يصل إلى 125 دولارًا لكل مستخدم شهريًا.
ما هي الميزات المشتركة لبرنامج إدارة العقود؟
بينما تختلف ميزات برامج CLM ، فإن جميع الحلول تقريبًا تساعد أصحاب الأعمال طوال دورة حياة المستند. فيما يلي أكثر ميزات برامج إدارة العقود طلبًا:
- الحقول المخصصة أو الذكية: بالنسبة لعقودك ، يمكنك استخدام الحقول القياسية أو إضافة حقول مخصصة لجمع المعلومات ذات الصلة بعميلك.
- عملية الموافقة الآلية: يتيح لك البرنامج على مستوى المؤسسة تكوين العمليات بحيث يتم توجيه ورقتك إلى الأفراد المناسبين للموافقة عليها دون إضاعة الوقت.
- التنبيهات الآلية: من إخطارات البريد الإلكتروني بتغيير العقد إلى التنبيهات الهامة ، تعمل التذكيرات الآلية على إبقاء الجميع على اطلاع طوال العملية.
- إعادة الخط: هذه هي العملية التي من خلالها يقوم جميع الأطراف بتعديل العقود مع تتبع أي تغييرات. هذه أيضًا سمة من سمات المناقشات الرقمية ، حيث تتدفق الأوراق من وإلى الأطراف ، مع السماح بالمراجعات أو رفضها.
- التوقيع الإلكتروني: تتضمن العديد من CLMs مرافق التوقيع الإلكتروني الأصلية ، مما يعني أنها مدمجة في البرنامج. تتضمن الشركات الأخرى ميزة التوقيع الإلكتروني لجهة خارجية في برامجها.
- قدرات التعرف الضوئي على الحروف: هذه قدرة بحث نصية أو صوتية تسمح لك بالعثور على العقود أو البنود أو بيانات العميل في التخزين لديك بسرعة.
- مسارات التدقيق: إذا تم رفع دعوى على عقدك ، فإن بعض برامج CLM تتعقب جميع الإصدارات والمحادثات والمراجعات لتوفير مسار تدقيق واضح.
ما هي المراحل الأربع لدورة الحياة التعاقدية؟
إدارة العقود ينقسم إلى مرحلتين: التوقيع المسبق (الإنشاء ، التفاوض / التعاون ، المراجعة / الموافقة) وبعد التوقيع (الإدارة / التنفيذ ، التجديد / الإنهاء ، الإبلاغ / التتبع).
ما هي مكونات إدارة دورة حياة العقد؟
تعمل إدارة دورة حياة العقد (CLM) على أتمتة وتبسيط عمليات العقد في المراحل الحرجة. من بين هذه المراحل البدء والتأليف والعملية وسير العمل والتفاوض والموافقة والتنفيذ والإدارة المستمرة والامتثال (داخل المستودع) وتجديد العقد.
ما هي الأركان الأربعة لـ CLM؟
تعد المستودعات والقوالب ومكتبات البنود المركزية هي الركائز الأربع للامتثال للعقد. معايير أداء العقد محددة جيدًا. تدفقات العمل المتسقة.
ما هو نموذج دورة الحياة التعاقدية؟
يُستخدم مفهوم "دورة الحياة" لتوضيح مسار العقد. يبدأ بالطلبات وينتهي عندما يكونون راضين تمامًا - بإمكانية التجديد. الطلبات والتأليف والمفاوضات والموافقات والتوقيعات والالتزامات والامتثال والتجديدات هي الخطوات الثمانية الشائعة.
ما هي المراحل الخمس الرئيسية لدورة حياة التعاقد؟
المراحل الخمس لدورة حياة العقد هي كما يلي:
- إنشاء العقود والتأليف
- التعاون في العقود والتفاوض
- إرساء العقد وتنفيذه.
- إدارة العقود.
- إنهاء العقد أو تجديده.
ما هي المراحل الست الست لإدارة العقود؟
المراحل الست لدورة حياة العقد هي كما يلي:
- إنشاء العقد.
- التفاوض والتعاون.
- مراجعتها والموافقة عليها.
- الإدارة والتنفيذ.
- استمرار الإدارة والتجديد.
- الإبلاغ والتتبع.
ما هو سير عمل CLM؟
يشير سير عمل CLM إلى جميع الخطوات التي تتخذها المؤسسة لإنشاء عقد وتنفيذه بشكل قانوني. يمكن إنشاء مهام سير العمل لكل مرحلة من مراحل العملية ، من التفكير والتأليف إلى التفاوض والموافقات ، وأخيرًا التنفيذ والتجديد أو الإنهاء.
ما هي أركان التصميم الثلاثة؟
تنطبق هذه الركائز الثلاث - الأشخاص والإجراءات والبنية التحتية - على الشركات الموجودة بالفعل في مساحة التصميم والبناء بالإضافة إلى الشركات التي بدأت للتو.
وفي الختام
في الختام ، تعد إدارة دورة حياة العقد أداة مهمة للشركات من جميع الأحجام والصناعات. يمكن أن يوفر CLM الوقت والمال والموارد مع تقليل المخاطر المرتبطة بالعقود اليدوية عن طريق أتمتة معالجة العقود وتقديم رؤية أفضل لعملية التعاقد.
يمكن أن يساعد CLM في ضمان الامتثال لمعايير الصناعة وتقديم رؤى مهمة حول البيانات التعاقدية بالإضافة إلى تحسين العمليات.
يمكن للشركات زيادة كفاءة إدارة العقود العمليات مع الحصول على تحكم أفضل في اتفاقياتهم من خلال التنفيذ الصحيح والدعم من بائع جدير بالثقة.
مقالات ذات صلة
- أهم فوائد استخدام إدارة دورة حياة العقد للشركات الصغيرة
- إدارة العقد: ما هو ، العملية ودورة الحياة
- برنامج إدارة جهات الاتصال: 17+ أفضل أدوات برامج إدارة جهات الاتصال في عام 2023
- دورة حياة المشروع: المعنى ، المراحل ولماذا هو مهم
مراجع حسابات
