يعد تشغيل تحليل تقرير البيانات أمرًا ضروريًا للشركات لأنه يوفر لهم رؤى قيمة ويساعد على اتخاذ قرارات عمل أفضل. يستخدم محللو البيانات أدوات تقرير البيانات لجمع وتقديم المعلومات التي ستكون حيوية عند تقييم أداء الأعمال التجارية. هل تريد فهم المزيد حول ماهية تقرير البيانات وفائدته؟ تشرح هذه المقالة ماهيتها ، وكيفية إنشاء واحدة ، والأدوات المستخدمة ، ومشاركة النصائح العامة لإعداد تقارير البيانات.
تقرير البيانات
يعرض تقرير البيانات المعلومات المجمعة والمدمجة من مصادر متعددة والتي تساعد في تقييم وتقييم وتحليل أداء الأعمال بناءً على الحقائق والأرقام التي تم الحصول عليها. إنها طريقة لترجمة البيانات الأولية إلى سجلات منظمة وفي الوقت المناسب تُظهر الحالة أو الديناميكيات الحالية للمعايير المختارة بمرور الوقت. يمكن تقديم تقارير البيانات بتنسيقات مختلفة ، مثل التقارير التقليدية ذات الأرقام الأولية والموارد النصية الشاملة ، أو البيانات المرئية باستخدام الرسوم البيانية والمخططات والجداول والمخططات المبعثرة.
الغرض من الإبلاغ عن البيانات هو توفير سجل منظم وفي الوقت المناسب للمعلومات التي يمكن استخدامها لتقييم وتحليل أداء الأعمال ، وبالتالي مساعدة صانعي القرار على استخلاص النتائج واتخاذ الإجراءات بشكل أسرع باستخدام معلومات جيدة التنسيق ومحدثة.
فوائد عمل تقرير البيانات
يمكن أن تتضمن فوائد تقارير البيانات ما يلي:
زيادة الدقة
المعلومات الدقيقة والكاملة أمر بالغ الأهمية لاتخاذ القرارات والتخطيط الفعال. ومن ثم ، مع نظام الإبلاغ الذي يوفر معلومات ذات صلة ودقيقة ، يمكن اتخاذ القرارات الرئيسية باستخدام أدوات صنع القرار المناسبة.
زيادة المعلومات
يوفر إعداد التقارير مزيدًا من المعلومات للمساهمين والموظفين أكثر من مجرد الخبرة وحدها. أيضًا ، يمكن أن تكشف التقارير عن رؤى ومجالات العمل التي غالبًا ما يتم تجاهلها ، مما يؤدي إلى فرص عمل جديدة.
تحسين صنع القرار
يتيح الوصول إلى البيانات الموثوقة للإدارة على جميع المستويات اتخاذ قرارات مستنيرة بناءً على الأرقام الفعلية. وذلك لأن المراجعة المنتظمة للتقارير المحسنة يمكن أن تكشف عن معلومات غير معروفة وتساعد في التخطيط طويل المدى.
الشفافية والثقة
يساعد وجود تقرير بيانات يمكن الوصول إليه من قبل أصحاب المصلحة على بناء الثقة ويؤسس المنظمة ككيان شفاف. وبالتالي ، فإن أي وسيلة متاحة بسهولة تُظهر شفافية الشركة وتؤسس الثقة.
التوفير في التكاليف وتخصيص الموارد
تساعد تقارير البيانات الشركات في تخصيص الموارد وتحديد تدفقات الميزانية بشكل فعال. لذلك ، من خلال توفير جميع المعلومات في لمحة ، يمكن للمؤسسات تحديد المجالات التي تحتاج إلى المزيد من الموارد وحيث يمكن خفض التكاليف ، مما يؤدي إلى توفير التكاليف.
تحسين التعاون والتواصل
تسمح أدوات إعداد تقارير البيانات مثل لوحات المعلومات للفرق بالبقاء على المسار الصحيح ومعالجة البيانات معًا بسهولة. ومن ثم ، فمن خلال إتاحة المعلومات المهمة لعدد أكبر من الأشخاص ، تعمل أدوات إعداد التقارير على تعزيز التعاون وتحسين الاتصال وضمان مزامنة الجميع.
التصور المحسن
تتيح أدوات الإبلاغ عن البيانات التمثيل المرئي من خلال الرسوم البيانية والمخططات والجداول والعروض المرئية الأخرى. لذلك ، فإن تبسيط تصور وفهم البيانات يجعل تحديد الاتجاهات والأنماط والشذوذ أسهل.
تحليل تقرير البيانات
يقوم تحليل تقرير البيانات بتقييم البيانات وتفسيرها لاستخلاص رؤى واتخاذ قرارات مستنيرة. وهو ينطوي على تحليل متعمق لمجموعات البيانات لتحديد الأنماط والاتجاهات والروابط وكتابة تقارير موجزة لتلخيص النتائج. يساعد هذا الجزء الحاسم من دورة حياة البيانات الشركات على اكتساب ميزة استراتيجية من خلال اتخاذ القرارات التي تعتمد على البيانات.
كيفية تشغيل تحليل تقرير البيانات:
- جمع البيانات: جمع البيانات ذات الصلة من مصادر مختلفة ، مثل قواعد البيانات أو جداول البيانات أو واجهات برمجة التطبيقات الخارجية. تأكد من أن البيانات دقيقة وكاملة وتمثل المشكلة أو السؤال.
- تنظيف البيانات: يتم تنظيف البيانات لإزالة التناقضات أو الأخطاء أو القيم المفقودة. يتضمن بشكل عام إزالة التكرارات ومعالجة البيانات المفقودة وتوحيد التنسيقات.
- استكشاف البيانات: استكشاف البيانات بشكل أفضل لفهم هيكلها وتوزيعها وخصائصها. لتحقيق ذلك ، استخدم الإحصائيات الموجزة ، وتقنيات تصور البيانات ، وتحليل البيانات الاستكشافية.
- تحويل البيانات: قم بتحويل البيانات إذا لزم الأمر لجعلها مناسبة للتحليل. قد يتضمن ذلك مهام مثل تسوية المتغيرات أو إنشاء متغيرات جديدة أو تجميع البيانات على مستويات مختلفة من التفصيل.
- تحليل البيانات: تطبيق الأساليب الإحصائية أو التحليلية المناسبة لتحليل البيانات. يمكن أن يشمل ذلك الإحصاء الوصفي ، والإحصاءات الاستنتاجية ، وتحليل الانحدار ، والتجميع ، أو خوارزميات التعلم الآلي ، اعتمادًا على طبيعة البيانات وسؤال البحث.
- إنشاء التقرير: إنشاء تقارير تلخص نتائج تحليل البيانات. يمكن أن تتضمن هذه التقارير تصورات وجداول ومخططات وسرد ، مما يؤدي إلى توصيل الرؤى بشكل فعال إلى أصحاب المصلحة.
- التفسير واتخاذ القرار: تفسير نتائج تحليل البيانات واستخدامها لإرشاد عملية صنع القرار. يتضمن ذلك استخلاص النتائج ، وتحديد الاتجاهات أو الأنماط ، وتقديم التوصيات بناءً على الأفكار المكتسبة من التحليل.
أدوات تقرير البيانات
أدوات تقرير البيانات هي تطبيقات برمجية توفر قدرات إعداد التقارير واتخاذ القرار وذكاء الأعمال. تسمح هذه الأدوات للمستخدمين بتحويل البيانات الأولية إلى معرفة عن طريق استخراج البيانات وتقديمها في مخططات وجداول وتنسيقات مرئية أخرى. إنها تساعد المستخدمين على تصور البيانات التشغيلية ، وتوحيد البيانات غير ذات الصلة في مكان مركزي ، واكتساب رؤى تجارية فعالة من خلال العروض التقديمية الغنية بالبيانات والتقارير التفاعلية.
يمكن تصنيف أدوات التقارير إلى أنواع مختلفة بناءً على وظائفها:
- أدوات الخدمة الذاتية: تتيح هذه الأدوات للمستخدمين إنشاء تقاريرهم بناءً على المعلومات الداخلية.
- أدوات التصور: لتمثيل المعلومات بيانياً باستخدام عناصر مثل المخططات والخرائط لتحسين تصميم التقرير وفهمه.
- أدوات ذكاء الأعمال: للمستخدمين لاكتشاف رؤى قابلة للتنفيذ من خلال العناصر المرئية والتفاعلية.
- أدوات أداء التطبيق: لعرض البيانات حول كيفية أداء التطبيق وقاعدة المستخدمين والإيرادات والمعلمات الأخرى.
- أدوات المؤسسة: تحافظ هذه الأدوات على مستويات عالية من الأمان والمرونة ، مما يسمح بالهيكلية المخصصة لمعلومات الشركة في جداول ومخططات ولوحات معلومات منظمة.
- الأدوات المتعلقة بالتمويل: تحلل هذه الأدوات المستندات المالية مثل بيانات التدفقات النقدية والميزانية العمومية وبيانات الدخل.
مثال على أدوات إعداد تقرير البيانات
تتضمن أمثلة أدوات الإبلاغ عن البيانات ما يلي:
رقم 1. خلية نحل
Hive هو برنامج لإعداد تقارير لإدارة المشاريع يجمع البيانات من مصادر مختلفة ويخزنها في موقع مركزي. يسمح للوحات المعلومات التفاعلية وتتبع البيانات في الوقت الفعلي. نظرًا لأنه مستضاف في السحابة ، يمكن الوصول إليه من أي جهاز متصل بالإنترنت وربطه بتطبيقات إدارة المشاريع الأخرى.
# 2. تحليلات Zoho
تعد Zoho analytics مثالاً على أداة تقرير البيانات التي تتيح للمستخدمين إنشاء لوحات معلومات البيانات وإنشاء تقارير من مصادر مختلفة ، مما يجعلها ذات قيمة للتسويق والمبيعات. يتميز بتطبيقات لإدارة المشاريع ويسمح للمستخدمين بإنشاء تقارير حول مقاييس المشروع وتقارير التقدم التعاوني. باستخدام تحليلات Zoho ، يمكن للمستخدمين مشاركة التقارير ولوحات المعلومات عبر البريد الإلكتروني أو التصدير أو الطباعة أو التضمين على مواقع الويب والمدونات والتطبيقات. يحتوي الموقع أيضًا على أوراق إرشادية ودعم العملاء لحل المشكلات والإلهام.
#3. تحليلات IBM Cognos
يعد IBM Cognos Analytics نظامًا أساسيًا لذكاء الأعمال يستخدم الذكاء الاصطناعي لتحليل مصادر البيانات المختلفة واكتساب الرؤى. يمكن للمستخدمين استخدام استعلامات اللغة الطبيعية لمساعد AI لإنشاء تصورات واكتشاف العلاقات والتنبؤ بالأنماط المستقبلية. بشكل عام ، يعد IBM Cognos Analytics مثاليًا للشركات المتوسطة والكبيرة ؛ يتفوق في فهم البيانات والمصادر.
# 4. باور بي
يعد تقرير Power BI مثالاً على أداة تقرير البيانات التي تتيح للمستخدمين إدارة وعرض التقارير المعدة من خلال واجهة ويب. يمكن للمستخدمين الوصول إلى التقارير على متصفح الويب أو الجهاز المحمول أو البريد الإلكتروني. تعد بوابة الويب موقعًا مركزيًا لإدارة التقارير ، مما يسمح بالربط وإعادة التخصيص والترتيب وإنشاء الاشتراكات. بالإضافة إلى ذلك ، يعد Power BI سهل الاستخدام وجذابًا بصريًا ، مما يحسن فهم الفريق لمعلومات الأعمال. إنه مثالي للشركات الكبيرة أو المتوسعة التي تدير كميات كبيرة من البيانات.
# 5. تقارير SAP Crystal
Crystal Reports هي أداة كتابة تقارير مستخدمة على نطاق واسع مع تصنيفات ممتازة لتكامل البيانات وتخصيصها. يمكنه الحصول على البيانات من مصادر مختلفة وعرضها في أشكال مختلفة. تقدم Crystal إمكانيات عديدة لفرز البيانات وضغطها وتنظيمها ، بالإضافة إلى إعداد التقارير التفاعلية. إنه مناسب للشركات من جميع الأحجام ويشتهر بالبيانات المالية والدخل والإيرادات وتقارير المبيعات. ومع ذلك ، فقد لاحظ المستخدمون منحنى التعلم العالي.
ماذا يوجد في تقرير البيانات؟
يتضمن تقرير البيانات عادةً جداول ورسوم بيانية ومخططات لعرض البيانات بشكل مرئي. الغرض من تقرير البيانات هو تقطير المعلومات المعقدة في تنسيق يسهل فهمه ويساعد المتلقي على اتخاذ قرارات مستنيرة.
يمكن أن تختلف مكونات تقرير البيانات اعتمادًا على سياق التقرير والغرض منه. على سبيل المثال ، قد يتضمن تقرير بيانات المريض جميع نماذج تقرير الحالة (CRFs) المُدخلة ضد المريض والتناقضات ومعلومات التدقيق.
كيف تكتب البيانات لتقرير؟
تلميحات حول كيفية كتابة البيانات لتقرير ، يمكنك اتباع الخطوات التالية:
# 1. حدد جمهورك
ضع في اعتبارك من سيقرأ التقرير وصمم أسلوبك في الكتابة ومستوى التقنية وفقًا لذلك. تذكر أن بعض القراء قد يتصفحون البيانات فقط ، بينما قد يرغب البعض الآخر في التعمق في التحليل.
# 2. جمع وتحليل البيانات
قبل البدء في الكتابة ، اجمع كل البيانات التي ستستخدمها في التقرير وقم بتحليلها بدقة. من المهم أن تفهم البيانات وآثارها بوضوح قبل البدء في الكتابة.
# 3. تنظيم بياناتك
نظِّم بياناتك في جدول بيانات واحد أو أكثر حسب الحاجة. قم بتضمين جميع البيانات ذات الصلة ، حتى لو لم يتم تحليلها. إذا استخدمت بيانات ثانوية من تقارير أخرى ، فاحتفظ بها منفصلة عن بياناتك.
# 4. اكتب مقدمة القسم
يجب أن تلخص المقدمة الغرض من التقرير والبيانات التي يتم تحليلها وأي معلومات أساسية توضح سبب طلب التقرير. كما يجب أن تحدد الخطوط العريضة للأسئلة المطروحة في التحليل والاستنتاجات المتكونة من التحليل.
# 5. قم بإنشاء أقسام في متن التقرير
قسّم نص التقرير إلى أربعة أقسام: البيانات والطرق والتحليل والنتائج. في بعض الحالات ، يمكنك دمج أقسام الأساليب والتحليل. كرر هذه الأقسام الأربعة إذا كان تقريرك يحتوي على مجموعات بيانات متعددة مع تحليلات مستقلة حسب الحاجة.
# 6. صف البيانات في قسم البيانات
في هذا القسم ، قم بوصف أهم البيانات المستخدمة في التحليل. يمكنك نسخ ولصق جداول البيانات ذات الصلة التي تحتوي على البيانات في التقرير.
# 7. تنظيم المعلومات
حدد الترتيب الذي ستقدم به البيانات. يمكنك البدء بالمعلومات الأكثر صلة وعمومية ثم الغوص في التفاصيل إذا لزم الأمر. يجب أن يسهل تنظيم البيانات على القراء فهمها ومتابعتها.
# 8. انتبه إلى التصميم
ضع في اعتبارك تصميم تقريرك لجعله جذابًا بصريًا وسهل الفهم. استخدم الألوان والتصورات التي تعزز عرض البيانات. تجنب اكتظاظ التقرير واستخدم علامات التبويب أو الأقسام لتقسيم المعلومات حسب الموضوع أو الموضوع. اتبع مبادئ التصميم التي تتوافق مع العلامة التجارية لشركتك.
# 9. اكتب بوضوح ودقة
استخدم لغة مقنعة وجذابة في تقريرك. استخدم الجمل المختصرة والنقاط بدلاً من الفقرات الطويلة. أيضًا ، استخدم الرؤوس والتوضيحات والنص التكميلي لتوفير الوضوح والسياق لتصوراتك. قم بمراجعة تقريرك للتأكد من خلوه من الأخطاء.
# 10. أخبر قصة كاملة
يجب أن يوفر تقريرك سردًا واضحًا يوجه القارئ من خلال البيانات والنتائج. ضع في اعتبارك إنشاء عرض تقديمي تحليلي يقدم البيانات على شاشة واحدة مع مخططات ورسوم بيانية تفاعلية. استخدم تقنيات سرد القصص لإشراك الجمهور والتأكد من فهمهم للنتائج الرئيسية.
رقم 11. قياس التقدم نحو الأهداف
قم بقياس التقدم المحرز في الأهداف المحددة المذكورة في التقرير بانتظام. تحقق مما إذا كان التقرير يساعدك في العمل على تحقيق أهدافك التنظيمية. استخدم المعايير والمقاييس المحددة لتقييم أدائك وإجراء التعديلات حسب الضرورة.
ما هي استخدامات تقارير البيانات؟
لتقارير البيانات عدة استخدامات مهمة في سياقات مختلفة ، بما في ذلك الصحة العامة ، وتحليل الأعمال ، واتخاذ القرار. تشمل هذه الاستخدامات:
- تنقل تقارير البيانات معلومات صحة السكان ، وتزيد من الوعي وتوفر معلومات دقيقة يمكن الوصول إليها لواضعي السياسات والمتخصصين في الرعاية الصحية والجمهور.
- تعد تقارير البيانات ضرورية لتطوير السياسات وتقييمها ، وتحديد الثغرات ، وقياس التقدم ، وتوضيح الاحتياجات من الموارد لصنع القرار القائم على الأدلة في مجال الصحة العامة.
- تعد تقارير البيانات ضرورية للشركات لتتبع التقدم وتحليل الاتجاهات واتخاذ قرارات مستنيرة ، مما يتيح فهمًا أفضل وتحسينًا في العمليات وخدمة العملاء والتسويق والمبيعات.
- تعد تقارير البيانات ضرورية لاكتشاف الأخطاء والمشاكل في العمليات التجارية ، وتمكين المؤسسات من تحديد الانحرافات والاتجاهات والقضايا لاتخاذ إجراءات تصحيحية.
- تساعد تقارير البيانات في اتخاذ القرار من خلال تقديم رؤى واضحة وموجزة وجذابة بصريًا ، وتوجيه التخطيط الاستراتيجي ، ودفع نمو الأعمال من خلال الاتجاهات والأنماط والارتباطات.
ما هو هيكل تقرير البيانات؟
يختلف هيكل تقرير البيانات اعتمادًا على سياقه والغرض منه. يجب أن يتضمن مقدمة ووصف البيانات والأساليب والتحليل والنتائج والتصورات والأنماط والاتجاهات والمقاييس الإحصائية. يجب أن يناقش التقرير أيضًا النتائج والاستنتاجات والآثار الرئيسية. يجب أن تلخص الخاتمة النقاط الرئيسية ، وتسلط الضوء على القيود ، وتقترح مجالات للتحسين. يجب أن يتضمن الملحق المواد الداعمة ، مثل البيانات الأولية أو العمليات الحسابية أو مقتطفات التعليمات البرمجية أو المصادر الخارجية.
ما هي أنواع تقارير البيانات؟
تشمل الأنواع الشائعة لتقارير البيانات التقارير الإعلامية والتقارير التحليلية والتقارير الدورية وتقارير الصناعة والتقارير الرسمية والتقارير غير الرسمية والتقارير التفاعلية.
- تقدم التقارير المعلوماتية رؤى واقعية حول موضوع ما دون اقتراح حلول أو فرضيات.
- تجمع التقارير التحليلية بين الرؤى النوعية والكمية والبيانات في الوقت الفعلي والتاريخية ، وتقدم التوصيات ودعم حل المشكلات.
- التقارير الدورية تحقق من الأنشطة التجارية الشاملة.
- تقدم تقارير الصناعة نظرة عامة على صناعة أو سوق أو قطاع معين.
- التقارير الرسمية طويلة وتتطلب بحثًا متعمقًا ، بينما التقارير غير الرسمية أقل رسمية وهي للاستخدام الداخلي من قبل الموظفين.
- توفر التقارير الثابتة بيانات تاريخية من مصدر واحد ، وتوفر التقارير التفاعلية الوصول إلى البيانات التي تم جمعها في الوقت الفعلي ، مما يسمح للمستخدمين بالبحث عن رؤى أعمق والكشف عنها.
نصائح حول كتابة تقرير بيانات فعال
- حدد نوع تقرير البيانات الخاص بك. هل هو تقرير إعلامي أم تحليلي أم تقرير توصية / مبرر؟
- افهم من سيقرأ التقرير وما هي المعلومات التي يحتاجون إليها. قم بتخصيص الرؤى والتوصيات وعرض البيانات وفقًا لذلك.
- استخدم العناوين والعناوين الفرعية للمساعدة في تسهيل قراءة التقرير وتنظيمه. أيضًا ، قم بتضمين مسافات وهوامش مناسبة لجعل النص أقل كثافة وأكثر جاذبية من الناحية المرئية.
- اجعل فقراتك موجزة ومركزة ، واستخدم التمثيلات المرئية ، والتي تشمل المخططات والرسوم البيانية لتمثيل البيانات المهمة بشكل مرئي.
- قم بتنظيم البيانات لتوفير سياق وإخبار قصة. استخدم المقاييس التي توفر السياق والألوان لجذب الانتباه. أيضًا ، اجعل التقرير بسيطًا وتجنب إرباك الجمهور بالكثير من المعلومات أو الألوان أو التنسيقات.
- كن متسقًا وموثوقًا وموضوعيًا في تقاريرك. لذلك ، تجنب التنسيق أو التصفية أو التلاعب الذي قد يؤدي إلى إحصائيات مضللة.
مقالات ذات صلة
- برنامج تصور البيانات: 2023 أفضل أدوات تصور البيانات
- أدوات تحليل البيانات: 13+ أفضل أدوات تحليل البيانات 2023
- ما هو تصور البيانات: الأساليب والأدوات والأهمية
مراجع حسابات
