في حين أن هناك العديد من الأهداف لتقييم الأداء ، فإن أحد أهم أهدافها هو تمكين المديرين من تقديم التغذية الراجعة للموظفين. يجب إعداد تعليقات مراجعة الأداء بعناية ، على الرغم من ذلك ، تمامًا مثل أي نوع آخر من التعليقات ، لضمان فهم الموظفين لهذه النصيحة الحاسمة وما يجب عليهم فعله للمضي قدمًا.
تقدم تعليقات مراجعة الأداء الفعالة اقتراحات مفيدة قد يستخدمها الموظفون للتطوير والتحسين مع الاعتراف أيضًا بصفات ونجاحات الموظفين. لذلك في هذه المقالة ، سنناقش كيفية تقديم ملاحظات مراجعة الأداء التي تكون أكثر إقناعًا وإلهامًا للموظفين الذين يتوقون إلى التوجيه وردود الفعل.
ما هي مراجعة أداء الموظف؟
يتم تقييم عمل الموظف خلال فترة زمنية محددة رسميًا في مراجعة الأداء ، والتي يشار إليها أحيانًا باسم تقييم الأداء أو تقييم الأداء. يقوم المديرون بفحص الأداء العام للموظف ، وتحديد نقاط القوة والعيوب ، وتقديم التعليقات ، والمساعدة في تحديد الأهداف أثناء مراجعة أداء الموظف.
كيف تكتب مراجعة للموظف
لإجراء تقييم فعال للموظف ، اتبع الخطوات التالية:
# 1. افحص الوصف الوظيفي للموظف
احصل على نسخة من أحدث وصف وظيفي لكل موظف وراجع المواصفات. ربما تكون قد عدلت توقعاتك بعد التعاون الوثيق مع أعضاء الفريق اعتمادًا على الأداء الطبيعي لكل شخص ومهاراته. ستساعدك إعادة قراءة الوصف الوظيفي لكل عضو في الفريق على تأطير المراجعة في ضوء واجباتهم الأولية المتوقعة.
عندما تقرأ التوصيف الوظيفي ، ضع في اعتبارك مدى نجاح أعضاء فريقك في أداء واجباتهم واستيفائهم لمؤهلات الوظيفة. لاحظ الأشياء التي يؤديها كل عضو في الفريق بشكل جيد ، والمجالات التي قد يتحسنون فيها ، والأوقات التي يذهبون فيها إلى أبعد من ذلك. قدم ملاحظات التقييم الخاصة بك على أساس هذه الملاحظات.
# 2. مناطق بوينت أوت للتنمية
ابحث عن تقييمات العام الماضي إذا كنت قد تعاونت مع أحد أعضاء الفريق لأكثر من دورة مراجعة واحدة. أعد قراءة كل واحدة بعناية لتحديث ذاكرتك حول ما قام به كل عضو في فريقك سابقًا. قم بتدوين المشكلات التي يحتاجون إلى حلها والأماكن التي تعتقد أنها قد تحتاج إلى بعض التحسين.
ضع في اعتبارك نمو أعضاء فريقك على مدار العام. كن وصفيًا قدر الإمكان عند إبراز المناطق التي تم تحسينها فيها. قم بتضمين معلومات حول أي مهارات أو تدريب أو شهادات جديدة حصل عليها أعضاء فريقك في تقييمات الموظفين. من أجل كتابة تقييم شامل يأخذ في الاعتبار جميع التحسينات ، حاول أن تضع في اعتبارك قيمة العمل طوال العام.
# 3. افحص نقاط الضعف والقوة
الخطوة التالية هي إعداد قائمة بنقاط القوة والقصور لكل عضو في الفريق باستخدام التقييمات السابقة والتوصيف الوظيفي. يمكن أن يستفيد هذا القسم من ملاحظات تقييم الموظف من استخدام إطار عمل SWOT ، والذي يمثل القوة والضعف والفرصة والتهديد.
ابدأ بالتفكير في نقاط قوتك ، والتي تشمل أفضل صفاتك وإنجازاتك البارزة ومجالات خبرتك. بعد ذلك ، ضع قائمة بنقاط ضعف أعضاء الفريق ، مثل الأشياء التي تعيقهم عن استكمال الأهداف. ثالثًا ، فكر في الفرص المتاحة لفريقك لتقديم أفضل أداء. أخيرًا ، قم بتضمين المخاطر التي قد يكون لها تأثير سلبي على أدائهم.
# 4. عرض أهداف عملية
يمكن أن تؤثر تقييمات الموظفين على الزيادات السنوية وآفاق الترقية بالإضافة إلى مساعدة فريقك في وضع الخطط للعام المقبل. ضع في اعتبارك طرقًا لإلهام أعضاء فريقك لرفع مستوى أدائهم وتطوير حياتهم المهنية أثناء قيامك بتكوين تقييمات موظفيك.
لتحديد الأهداف التي يمكنك تحديدها للعام القادم ، ضع في اعتبارك التوصيفات الوظيفية لأعضاء فريقك وأدائهم السابق والخطة الإستراتيجية لشركتك. قدم اقتراحات لأهداف قابلة للتحقيق من شأنها أن تساعد كل شخص ، وفريقك ككل ، وشركتك ككل.
# 5. تقديم المشورة البناءة
من المحتمل أن يكون لكل عضو في فريقك نقاط قوة وضعف. خلال مراجعاتك ، ابذل جهدًا لتضمين التعليقات المشجعة. عندما تحدد موضوعًا أو موهبة يفتقر إليها أحد أعضاء فريقك ، اقترح استراتيجية ستساعده على التقدم. يمكنك تزويد أعضاء فريقك بنصائح مفيدة مع الاستمرار في إنتاج تقييمات غير متحيزة لأدائهم من خلال تقديم النقد البناء.
# 6. شجع ملاحظات الموظفين
امنح أعضاء فريقك متسعًا من الوقت للرد على مراجعاتهم وتقديم ملاحظات حول ملاحظاتك وتقييماتك وأهدافك. وكلما زاد إشراكهم في عملية المراجعة ، زاد احتمال شعورهم بالالتزام بوضع أهداف صعبة وتحقيق أهداف مهمة.
ما لا تكتبه في التعليقات على مراجعات الأداء
هناك عدد قليل من فخاخ المراجعة النموذجية التي تريد تجنبها إذا كنت ترغب في إنشاء تعليقات مراجعة ثاقبة تنقل المعنى بوضوح. إليك بعض الأشياء التي يجب تجنبها:
# 1. لا تقم بتضمين التركيبة السكانية للموظفين
يمكن أن تكون العبارات التي تشير إلى التركيبة السكانية اعتداءات صغيرة ، بغض النظر عن حسن النية ، ويمكن أن تجعل موظفيك يشعرون بعدم الرضا في العمل. لا ينبغي أبدًا ذكر ما يلي في مراجعة الأداء:
- العمر
- الجنس
- سباق
- التوجه الجنسي
- الجنسية
- والانتماء الديني من العوامل
بدلاً من إسناد انتقاداتك إلى عمر الموظف ، على سبيل المثال ، إذا كنت سعيدًا بأدائه العام على الرغم من حقيقة أنه لا يزال في المراحل الأولى من حياته المهنية كمحترف ، فأشر إلى إنجازاته الفردية. يجب أن تتأكد دائمًا من أن ملاحظاتك تعكس الضمائر الصحيحة لموظفيك.
# 2. الابتعاد عن استخدام كلمات مثل "دائمًا" و "أبدًا".
عند تقديم التعليقات ، يجب على المديرين تجنب استخدام لغة مطلقة مثل "دائمًا" و "أبدًا". بالإضافة إلى كونها نادرًا ما تكون صحيحة ، يمكن أن تضر هذه التعبيرات بعلاقتك مع عضو الفريق ومصداقية بقية تعليقات تقييم الأداء الخاصة بك. بدلاً من ذلك ، وضّح وجهة نظرك بلغة واضحة وأمثلة توضيحية.
# 3. تجنب استخدام الملاحظات من الشائعات
استند دائمًا في مجاملاتك أو انتقاداتك المفيدة إلى ملاحظاتك الخاصة ، وليس على أساس الشائعات أو الإشاعات أبدًا. عندما تبدأ جملة بعبارة "لقد سمعت ..." أو "أخبرني زميل آخر ..." ، قد يفترض موظفوك بسرعة أنك تقدر رأي شخص آخر على آرائهم. قد تتأثر علاقة الموظف وثقته نتيجة لذلك. بدلاً من ذلك ، تحدث فقط عن الموضوعات التي شاهدتها بنفسك أو جربتها ..
# 4. تذكر أن تشمل القوى العاملة
لا ينبغي أن يكون البحث عن إمكانيات النمو مسؤولية الإدارة وحدها. يمكن أن تساعد مشاركة الموظفين في هذه العملية في ضمان قبولهم وزيادة احتمالية استخدامهم للمدخلات والتقدم في مراكزهم. بدلاً من مجرد تقديم حل توجيهي ، فإن صنع الأفكار ينطوي على تشجيع أعضاء الفريق على التفكير في البدائل الخاصة بهم.
# 5. الامتناع عن الخضوع لتحيز الحداثة
تحيز الحداثة هو ميل الناس إلى بناء أحكامهم على الأحداث الجارية بدلاً من الأحداث السابقة. قد يبالغ هذا في إنجازات العامل الأخيرة أو إخفاقاته في التقييمات الذاتية ، وكذلك النقد من الزملاء والمديرين ، في وقت المراجعة.
تحيز الحداثة ، على سبيل المثال ، يمكن أن يقود المدير إلى تجاهل الأداء الرائع للموظف النجم ومساهماته على مدى الأشهر الستة السابقة لصالح تأخر الشخص الأخير. يمكن أن يحدث هذا ، على سبيل المثال ، إذا كان الموظف المعني قد تغيب عن اجتماعات الفريق لبضعة أسابيع. قد لا يكونون مؤهلين بعد الآن للحصول على زيادة أو ترقية نتيجة لذلك.
ماذا تكتب في التعليقات على مراجعات الأداء
# 1. حقق التوازن مع نقدك
إن مفتاح تقديم الملاحظات هو التوازن. إذا أعطيت موظفيك الكثير من النقد البناء ، فقد يصبحون دفاعيين وأقل تقبلاً لنصيحتك. عكس تشجيع الموظفين هو أن تكون إيجابيًا بشكل مفرط دون ذكر مجالات التطوير. المفتاح لإجراء حوارات تطويرية فعالة هو أن تكون حريصًا على تسليط الضوء على كل من المجالات التي ينجح فيها موظفك وتلك التي لديهم مساحة للنمو فيها.
# 2. توظيف نموذج ردود الفعل SBITM (الموقف والسلوك والتأثير)
يعد نموذج ردود الفعل Situation-Behavior-Impact (SBI) TM ، الذي أنشأه مركز القيادة الإبداعية ، أداة مفيدة لمساعدتك في وصف كل عنصر من عناصر الملاحظات التي تقدمها بشكل صريح ، مما يضمن أن ملاحظاتك لها معنى لأعضاء الفريق :
- البيئة التي وقع فيها الحادث
- السلوك الذي لوحظ
- كيف أثر ذلك على شخص أو مشروع أو موقف معين
- استفد من الأفعال النشطة.
عند تقييم أداء أحد أعضاء الفريق ، فإن أفعال العمل - كلمات مثل "حل" و "إنشاء" و "إزالة" - لها تأثير كبير لأنها تصف السلوك المعروض بإيجاز.
# 3. انتبه للمستقبل
ذكر الموظف أن مجالات نموه ليست عيوبًا بل فرصًا للنمو الشخصي. على سبيل المثال ، دعنا نتخيل أن المدير محبط لأنه لا يمكنه دائمًا الوصول إلى عامل لأنه يستغرق وقتًا طويلاً للرد على رسائل البريد الإلكتروني أو رسائل Slack.
كيفية كتابة مراجعة أداء الموظف
يمكنك تنفيذ حل إدارة الأداء داخليًا أو التعاقد على العمل مع طرف ثالث ، اعتمادًا على احتياجات الموارد البشرية لديك.
خيارات لإدارة الأداء
يمكن تصميم البرنامج ليلائم حجم وتعقيد متطلبات الموارد البشرية لديك بمساعدة نظام API مفتوح مضمن في بعض حلول إدارة الأداء. على سبيل المثال ، لدى Namely و BambooHR واجهة برمجة تطبيقات مفتوحة تسمح بالتفاعل مع التطبيقات الأخرى. (لفهم المزيد ، اقرأ مراجعتنا لـ BambooHR.)
قد تتوفر الميزات التالية في حلول إدارة الأداء:
- اسمح للمديرين وموظفي الموارد البشرية بتحديد الأهداف وتتبعها.
- إنشاء مراجعات شخصية
- اطلب تلقائيًا الحصول على تعليقات من الزملاء والموظفين والمشرفين أثناء دورة التقييم.
- توفير منصة حيث يمكن للموظفين التعامل مع الكثير من احتياجات الموارد البشرية الخاصة بهم بأنفسهم.
حلول PEO
تمنح الشركات المتخصصة في منظمات أصحاب العمل المهنية (PEOs) الشركات الصغيرة والمتوسطة خيارًا آخر للحصول على مدخلات مفيدة من الموظفين. مع أفضل خدمات PEO ، يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية لمهام الموارد البشرية مثل تقييمات الأداء من خلال ترتيب التوظيف المشترك ، وهو عقد قانوني يتحمل فيه المزود عبء إكمال الأنشطة التي تم تفويضها إليه.
يتمتع المديرون والموظفون بإمكانية الوصول في الوقت الفعلي إلى كشوف المرتبات والوقت والفوائد من خلال تطبيقات شركة PEO. تقدم PEOs أيضًا مجموعة شاملة من مزايا الموارد البشرية للمهنيين ، بما في ذلك الالتزام بأحدث قوانين التوظيف.
فيما يلي بعض شركات PEO رفيعة المستوى:
Insperity
يعتبر Insperity هو الـ PEO رقم 1 الخاص بنا لإدارة المخاطر. بالإضافة إلى خدمات PEO القياسية ، فإنه يوفر الآن عناصر إدارة الأداء. لمزيد من المعلومات ، اقرأ مراجعة Insperity الخاصة بنا.
ADP TotalSource
اختيارنا رقم 1 بين موردي PEO لخدمة العملاء هو ADP TotalSource. كما يتم توفير خيارات لإدارة المواهب والأداء. لفهم المزيد ، راجع مراجعة ADP TotalSource.
ما الذي يجب أن أدرجه في مراجعة أداء الموظف لدي؟
مراجعة الأداء هي ملخص كتابي لمساهمات الشخص في مكان العمل. يجب على المديرين تحليل إنتاجية عمل كل موظف ، والمهارات اللازمة ، والكفاءات ، والقدرة على الوفاء بالمواعيد النهائية ، وقدرات العمل الجماعي ، وسجل الحضور كجزء من هذه التقييمات.
ماذا يجب أن أكتب في مراجعة أداء الموظف الخاص بي؟
مراجعة الأداء هي ملخص كتابي لمساهمات الشخص في مكان العمل. يجب على المديرين تحليل إنتاجية عمل كل موظف ، والمهارات اللازمة ، والكفاءات ، والقدرة على الوفاء بالمواعيد النهائية ، وقدرات العمل الجماعي ، وسجل الحضور كجزء من هذه التقييمات.
ما هو مثال على مراجعة الأداء؟
هذا العام ، كان أداء جون أعلى من التوقعات في منصبها كمصمم جرافيك رئيسي. كانت قادرة على التواصل بشكل فعال مع فريقها وعملائها.
كيف تكتب مراجعة جيدة؟
من الأهمية بمكان أن تكون محددًا وصادقًا وموضوعيًا أثناء كتابة المراجعات. قم بتضمين تفضيلاتك وأي مشاكل واجهتك. قدم تفاصيل عن تجربتك وثيقة الصلة بالموضوع لأن الشركات والعملاء المحتملين يمكن أن يستفيدوا من معرفتك.
ما هي خطوات عملية مراجعة الأداء؟
- ضع أهدافًا.
- وضح توقعاتك.
- تحديد مقاييس تقييم الأداء الهامة.
- يجب إبلاغ الموظفين حتى يتمكنوا من الاستعداد للمراجعة.
- اضبط نغمة التقييم.
- اطلب من الموظف تقديم تقييم ذاتي.
- استخدم النقد التقييمي البناء.
كيف يقوم المديرون بمراجعة أداء الموظف؟
يجب مناقشة التواصل والتعاون والاعتمادية وجودة العمل وحل المشكلات وحسن التوقيت في مراجعات أداء الموظف. قدم ملاحظات متسقة وغير رسمية بشكل منتظم. كن صادقًا ، وقم بإجراء مناقشات وجهاً لوجه ، وقدم أمثلة ذات صلة ، وانتهي بملاحظة إيجابية عند إجراء المراجعات الرسمية.
ما هي الاستخدامات الرئيسية الثلاثة لمراجعة أداء الموظف؟
تخدم مراجعات الأداء ثلاثة أغراض رئيسية:
- لإعطاء كل موظف ملاحظات كافية عن أدائه
- العمل كأساس لتعديل السلوك أو التغيير نحو عادات عمل أكثر إنتاجية ؛ و
- امنح المديرين معلومات لتقييم التعيينات الوظيفية المحتملة في المستقبل.
وفي الختام
قد يجد المديرون والموظفون أن عملية مراجعة الأداء بأكملها صعبة ، لا سيما إذا لم يكن هناك إطار عمل محدد مسبقًا للحديث. يضمن قالب المراجعة أن يتفاعل كل فرد في مؤسستك بنجاح.
مقالات ذات صلة
شركات PEO: أفضل مزودي خدمة PEO لعام 2023
توسيع نطاق عملك على الصعيد العالمي: كيف يمكن أن يساعدك PEO الدولي على النمو
شركات PEO: أفضل شركات PEO 2023
حقوق الملكية في الدفع: أهمية سياسة حقوق الملكية في الأجور
التحليلات التنبؤية: التعريف والأمثلة والفوائد
مراجع حسابات
