قد يستغرق الأمر الكثير من الوقت والجهد لفهم اللوائح التي تحكم مطالبات السداد بشكل كامل. تعد مطالبات المصاريف من أكثر جوانب التوظيف إزعاجًا بسبب صعوبة الاضطرار إلى دفع النفقات من الجيب وملء الأوراق وتتبع الإيصالات ذات الصلة. ومع ذلك ، فإن عملية تقديم تقرير المصاريف مزعجة ليس فقط للعمال ولكن أيضًا للإدارة. يجب على أصحاب العمل أن يأخذوا في الاعتبار إثباتات الدفع التي يجب عليهم الاحتفاظ بها ، وكذلك كيفية الحفاظ عليها ، وجعلها في متناول اليد عند دفع الضرائب ، ومكان الاحتفاظ بها. هذه الفكرة بشكل عام مستقيمة. يتكبد الموظف مصروفات تجارية أثناء العمل أثناء عمله ، ويقوم صاحب العمل بدفعه لهم. ولكن على وجه التحديد ، كيف ينبغي للمرء عمل إيصالات النفقات وما هو أفضل تطبيق لإيصالات النفقات؟ كيف تقوم بإدخال إيصالات النفقات عبر الإنترنت في Express و Quickbooks؟
اكتشف المزيد….
ما هو إيصال المصاريف؟
إيصال المصاريف للأعمال هو إيصال لعملية شراء قام بها موظف أو مقاول في سياق أداء الخدمات لشركة. عندما يقدم موظف أو مقاول تقرير مصروفات للتعويض ، يجب عليهم تضمين جميع الإيصالات ذات الصلة كدليل على الشراء.
للحصول على أو استرداد تكلفة أي عملية شراء يتم إجراؤها في الوظيفة ، مثل سفر العمل أو لوازم المكتب أو المعدات لاستخدامها في اجتماع العميل ، ستحتاج بشكل أساسي إلى إيصال نفقة. عادة ما يُتوقع من الموظفين تقديم إيصالات النفقات هذه مع تقرير مصروفات تتم معالجته بانتظام حتى يتمكن أصحاب العمل من تعويض أي تكاليف يتم تكبدها.
بمساعدة التطبيقات التي تتيح لك التقاط لقطة للإيصال باستخدام هاتف مزود بكاميرا ، تتيح برامج السفر والتكاليف الأحدث معالجة إيصالات النفقات بشكل أبسط إلى حد كبير. قد يستخدم التطبيق تقنية OCR (التعرف البصري على الأحرف) لاستخراج معلومات مهمة من الصورة. ستشمل الوقت والمبلغ ونسبة ضريبة القيمة المضافة والاسم بالإضافة إلى عنوان التاجر. قد يكون الموظف قادرًا على تحميل الصورة كدليل في حلول أقل تعقيدًا ، ولكن لا يزال يتعين عليه ملء النموذج الرقمي يدويًا.
يتحقق أرباب العمل من أن النفقات المطالب بها تتعلق بالتكاليف المصرح بها من خلال النظر في إيصالات النفقات. غالبًا ما يكون لدى المؤسسات سياسات تكلفة تحدد الموظفين المؤهلين للمطالبة ، والمبلغ المسموح لهم بإنفاقه ، والموردين الذين يُسمح لهم باستخدامهم. سيتم فحص هذه الإيصالات من قبل قسم النفقات في شركة كبيرة لضمان الامتثال.
كيف تعمل إيصالات المصاريف
قد يكون فريق الشؤون المالية أو الموارد البشرية مسؤولاً عن مراجعة إيصالات النفقات في الشركات الصغيرة. تستخدم العديد من الشركات الكبرى حلول إدارة التكلفة الرقمية لتسريع العملية الشاقة ، بما في ذلك الموافقات التلقائية لبعض المنتجات وقدرة المديرين على تقييم المطالبات والمصادقة عليها عبر الإنترنت أو من خلال تطبيقات الأجهزة المحمولة.
تعتبر إيصالات مصاريف العمل أكثر من مجرد دليل على أن صاحب العمل سوف يسدد النفقات. كما يطلب منهم تطبيق الضرائب (HMRC ، IRS ، إلخ) تأكيد امتثال الشركة لجميع قوانين الضرائب التي تحكم نفقات الأعمال.
يمكن لأصحاب العمل تحسين دقة مطالبات نفقات موظفيهم من خلال تسهيل تقديم الإيصالات مباشرة لهم. على سبيل المثال ، هناك احتمال أقل بأن الموظف سوف يضع الإيصال في غير مكانه ، أو يفشل في المطالبة به ، أو ربما يطلبه بعد أشهر إذا كان بإمكانه تقديم صورة هاتف محمول للدفع مقابل المرطبات في اجتماع العميل في صالة مقهى المنتجع أثناء ذلك نحن في انتظار المشروبات. تتضمن أفضل برامج إدارة الحجز والإنفاق السياحي وظائف حجز السفر ، مما يتيح للمستخدمين التخطيط والحجز وإنشاء تذاكر السفر والإقامة.
قد يستفيد أرباب العمل بعدة طرق من معالجة إيصالات النفقات بشكل أسرع وأكثر دقة. عندما يتم استخدام OCR لتسجيل الأرقام تلقائيًا بدلاً من الحصول على بيانات إعادة تعيين الموظف ، فإنه يؤدي إلى تقديم المزيد من المطالبات بدقة. يحصل الموظف على مزيد من الراحة من خلال تمكين إرسال المصروفات سطريًا ، والذي يسمح بتحميل الإيصالات بمجرد تكبد الرسوم. بدلاً من الشعور ببعض الصدمة في نهاية العام عندما يتنقل الموظفون في النهاية لإدخال متراكمة من إيصالات النفقات ، قد تتعقب الشركات رسوم الإنفاق في الوقت الفعلي.
هل أحتاج إلى إيصالات للمصروفات؟
يجب على جميع الشركات توثيق جميع التكاليف التي تزيد عن 75 دولارًا كتابيًا لتقديمها إلى دائرة الإيرادات الداخلية. إن عدم وجود إيصال لمثل هذه التكاليف أمر مستهجن بشكل عام. حتى لو لم يكن الإيصال مطلوبًا ، فمن الأفضل دائمًا توثيق أي مدفوعات تقوم بها. يكفي أي نوع من الوثائق المكتوبة ، مثل اليوميات أو جدول البيانات أو سجل الكمبيوتر.
ما هي الإيصالات المطلوبة لتقارير المصاريف؟
على عكس المشتريات ، فإن النفقات هي الأموال التي يتم إنفاقها على إدارة عملك. قدم وصفًا للعنصر الذي تشتريه أو الخدمات التي تتلقاها ، وتاريخ سداد النفقات بالإضافة إلى المبلغ الذي تدفعه لإثبات أنك تنفق الأموال على احتياجات العمل المشروعة.
ما هي أنواع المصاريف الأربعة؟
في حين أن جميع النفقات لها تأثير على سجلاتك المالية ، فإن لها أكبر تأثير على بيان الدخل الخاص بك. يتم تقسيم المصروفات إلى خمس فئات في بيان الإيرادات ، بما في ذلك ؛
- نفقات مالية
- تكلفة البضاعة المباعة
- نفقات التشغيل
- مصاريف غير تشغيلية
- النفقات غير العادية
ما هي الأنواع الثلاثة للإيصالات؟
الإيصال هو مستند يشهد على معاملة ؛ إنه بمثابة دليل على الشراء يقدمه التجار للعملاء عندما يدفعون مقابل سلعة أو خدمة ، من بين أمور أخرى. اعتمادًا على نوع الشراء ، قد تتلقى مجموعة متنوعة من الإيصالات. الإيصالات الإلكترونية متاحة بالفعل ، وهي شرعية تمامًا مثل الإيصالات الورقية نتيجة للتوسع العالمي للتجارة الإلكترونية.
يشمل تصنيف الإيصالات الأنواع التالية من الإيصالات:
- أصلي
- قسيمة البطاقة الائتمانية
- الفواتير
ما نوع الإيصالات التي يجب علي الاحتفاظ بها؟
فيما يلي قائمة بوثائق أو إيصالات الشراء التي يجب أن تراعيها:
- الشيكات الملغاة أو السجلات الأخرى التي تقدم دليلاً على المدفوعات أو
- التحويلات الإلكترونية للأموال
- إيصالات الشريط من السجل
- كشوفات وإيصالات بطاقات الائتمان.
تطبيق إيصالات المصاريف
بشكل عام ، يجب عليك الاحتفاظ بسجلات مالية دقيقة كمقاول مستقل أو صاحب عمل أو رائد أعمال. ومع ذلك ، لا تحتاج بالضرورة إلى البدء في الاحتفاظ بالإيصالات أو حفظها لمجرد القيام بذلك.
في الوقت الحاضر ، يمكنك الحفاظ على التنظيم والحصول على عمليات الشطب والقيام بكل ذلك ببضع نقرات على هاتفك باستخدام تطبيقات إيصالات النفقات.
مع تطبيقات الإيصالات هذه تحت تصرفك ، ستتوقف عن تأخير عملية إعداد التقارير غير السارة بالنفقات وتبدأ في الانتهاء منها على الفور. هناك تطبيقات ذات وظائف تجعل العملية ، إذا قلنا ، ممتعة بعض الشيء ، سواء كنت تتتبع الإنفاق كل أسبوع أو تقوم فقط في بعض الأحيان برحلات عمل.
يجدر التحقق من أفضل تطبيقات تتبع إيصالات الهاتف المحمول والتي ستمكنك من مراقبة النفقات أثناء التنقل. سوف يساعدونك في فعل ذلك بعمق أكبر من معظم تطبيقات الإدارة المالية الشخصية. بصرف النظر عن ذلك ، خذ وقتك في معرفة أيها يوفر استخراج البيانات ، وتصدير التقارير ، ومسح الإيصالات ، وغيرها من الخدمات. ومن ثم يمكنك تحديد الشخص الذي يمتلك ما تبحث عنه في تطبيقات تتبع إيصالات النفقات.
اقرأ أيضا: تقرير المصاريف: المعنى ، البرنامج وكيفية التعبئة
أفضل تطبيق لإيصالات النفقات
هناك العديد من التطبيقات الفعالة لإيصالات النفقات وإدارة الإنفاق. فيما يلي أهم التطبيقات لإيصالات النفقات ، والتي تتراوح من حل ضريبي قوي متعدد الإمكانات إلى تطبيق يحول العملات الأجنبية.
# 1. كويك بوكس
يمنح QuickBooks الشركات الصغيرة التي توشك على النمو فرصة للقيام بالمحاسبة الخاصة بها. يتيح لك البرنامج ربط PayPal و Square والحسابات المصرفية وبطاقات الائتمان وغير ذلك الكثير. يدمج جميع عمليات الشراء في كل من هذه الحسابات ويصنفها أيضًا.
يمكنك التقاط صور لإيصالاتك وجعل تطبيق QuickBooks للجوال يحتفظ بها لك. تتم مطابقة جميع المعلومات على الفور مع المعاملات السابقة على حسابك. أيضًا ، إذا كنت تقود سيارتك للعمل ، فسيقوم التطبيق بمراقبة الأميال التي قطعتها باستخدام نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) على هاتفك الذكي.
بالنسبة للمقاولين المستقلين أو المؤسسات الصغيرة الجديدة ، قد تكون QuickBooks معقدة للغاية. ومع ذلك ، قد تكون هذه الأداة مناسبة لك إذا كنت تشرف على قوة عاملة متنامية وتشعر بالثقل بسبب متطلباتك المحاسبية.
# 2. تكلف
يُمكّنك Expensify ، المفضل لدى المسافرين العاديين ، من تبسيط مراقبة إنفاقك أثناء التنقل. ما عليك سوى التقاط صورة لأي إيصال مرتبط بالشركة وتحميله. الأمر بسيط بما فيه الكفاية ، بغض النظر عما إذا كنت في عشاء عمل ، أو الوقوف في طابور في المطار ، أو حتى التجول في ديزني لاند.
يمكنك توصيل هذه التطبيقات على الفور بـ Expensify لاستيراد مشترياتك إذا كنت تستخدم حلول مشاركة الرحلات والبقاء في الفنادق أثناء العمل. تشمل الخدمات المدعومة Uber و Lyft و Airbnb و HotelTonight.
هل تفضل القيادة عندما تذهب للعمل؟ Expensify ليس لديه مشاكل مع ذلك. يتيح لك التطبيق تتبع المسافة التي تقطعها.
يمكن استخدام Expensify عبر مستعرض ويب بالإضافة إلى كونه متوافقًا مع أجهزة Android و iOS. لا جدال في أن هذا التطبيق قد صنع لنفسه اسمًا حقًا في صناعة سفر الشركات ، حتى لو كان يعمل كمتعقب إيصالات لجميع الأغراض. إذا كنت لا تسافر كثيرًا للعمل ، فقد ترغب في البحث عن بدائل لـ Expensify.
# 3. FreshBooks
يعد تطبيق إيصال الهاتف المحمول هذا جزءًا من برنامج المحاسبة المستند إلى السحابة. ما عليك سوى استخدام هاتفك لالتقاط صورة لأي إيصال ، ثم أدخل المعلومات التي ستحتاج إليها لإكمال الضرائب ، مثل الموقع وسبب الشراء وضريبة المبيعات التي دفعتها وما إذا كان العنصر خاضعًا للرسوم. .
ستتم إضافة كل إيصال تكتبه ، مع جميع المعلومات المرتبطة به ، إلى حساب FreshBooks الخاص بك. هذا يعني أن مزامنة العديد من الأجهزة أمر بسيط. إذا قمت بضبط شيء ما على الكمبيوتر المحمول ، على سبيل المثال ، فسيكون التحديث مرئيًا عند تسجيل الوصول على هاتفك الذكي في المرة القادمة.
على الرغم من أن إرسال الفواتير ومعالجتها ليست الوظيفة الأساسية لـ FreshBooks ، إلا أن تنظيم الإيصالات هو. لهذا السبب ، يعد اختيارًا رائعًا للمقاولين الذين يديرون العديد من العملاء.
# 4. إيصالات Evernote
تدوين الملاحظات هو ادعاء Evernote بالشهرة. ومع ذلك ، فهي أيضًا تنشئ اسمًا لنفسها بهدوء في مجال إعداد تقارير النفقات. يمكنك حفظ صور إيصالاتك في تطبيق Evernote Receipts وتوظيفها لإنشاء تقارير نفقات لضرائبك. استخدم تطبيق تدوين الملاحظات التقليدي لعرضها.
يمكنك البحث عن إيصالات محددة بمساعدة التعرف على الصور في إيصالات Evernote. يمكنه حقًا تتبع الأميال التي قطعتها وكذلك تنظيم النفقات الشخصية والتجارية.
# 5. أبوكاي
Abukai هو متعقب الإيصالات بالنسبة لك إذا كانت معظم رحلات عملك تأخذك إلى الخارج. هذا البرنامج مثالي للمسافرين ويمكنه بسهولة قراءة الإيصالات من البلدان الأخرى. أفضل جزء هو أنه يوفر تحويل العملات في الوقت الفعلي حتى تتمكن من حساب إنفاقك بالدولار بدقة.
ما عليك سوى التقاط صورة لإيصالك باستخدام هاتف iPhone أو Blackberry أو Android لاستخدام Abukai. إلى جانب فئة الشراء والتاجر والتاريخ وغيرها من المعلومات ، سيحفظ Abukai الصورة.
تتيح لك خطة Abukai المجانية إنتاج ما يصل إلى 12 تقرير تكلفة سنويًا. يتم تضمين تقارير غير محدودة في البرامج المتميزة ، والتي تبدأ من 99 دولارًا لكل مستخدم سنويًا. ولكن ، قد يكلفك السماح للزملاء وأعضاء الفريق بالوصول إلى حسابك أكثر من تكلفة.
# 7. ديكست
يقدم Dext ، المعروف سابقًا باسم Receipt Bank ، ثلاث طرق لرقمنة الإيصالات: تطبيق جوال أو تكامل البريد الإلكتروني أو واجهة عبر الإنترنت.
يتيح لك هذا التطبيق أيضًا تحميل صورة واحدة بإيصالات متعددة. علاوة على ذلك ، يمكنك ربط حسابات PayPal أو Dropbox الخاصة بك ببطاقة الائتمان الخاصة بك لاستيراد المعاملات الجديدة تلقائيًا. تعمل Dext أيضًا مع برامج المحاسبة الأخرى ، مثل Sage و Quickbooks و Gusto.
Dext في وضع مثالي لمساعدة المدققين والمحاسبين. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يساعد أصحاب الأعمال الذين ينتجون الكثير من الإيصالات في التنظيم والحفاظ عليه.
تبدأ الاشتراكات من 20 دولارًا شهريًا لـ 300 مستند. بينما تبلغ تكلفة خطة Enterprise المتميزة 60 دولارًا شهريًا ، إلا أنها تسمح لك بإدخال 4,000 مستند مذهل.
# 7. لوح
يوفر Wave طريقة سهلة لإدارة أموالك إذا كنت تعمل بشكل مستقل أو مؤسس أعمال أو رائد أعمال لديه احتياجات محاسبية أساسية.
يتم عرض جميع دخلك ونفقاتك على شاشة واحدة باستخدام هذه الأداة سهلة الاستخدام. يمكنك الوصول إليه من أي مكان وفي أي وقت طالما أن هناك اتصالاً بالإنترنت لأنه محفوظ في السحابة.
حتى أثناء عدم الاتصال بالإنترنت ، يمكنك التقاط صورة باستخدام تطبيق Wave's لمسح الإيصالات. عندما تتمكن من الوصول إلى الإنترنت في المرة التالية ، سيتم تحميل الإيصال تلقائيًا بعد رؤية تفاصيل معاملتك والموافقة عليها.
يمكنك متابعة حساباتك باستخدام تطبيق Wave لتبقى على اطلاع دائم بالمدفوعات والفواتير والمعلومات المصرفية. التطبيق مجاني تمامًا ، وهو الأفضل لأصحاب الأعمال الحرة وأصحاب الأعمال الذين بدأوا للتو.
كيفية إدخال إيصالات النفقات في Quickbooks عبر الإنترنت
باستخدام تطبيق QuickBooks للجوّال ، يمكنك التقاط صور الإيصالات وتخزينها ، وسنطابق على الفور جميع البيانات الموجودة على الإيصال مع معاملة حالية. ومن ثم ، فإنك توافق على أن تتبع النفقات لم يكن أبدًا أبسط.
للحفاظ على الأشياء منظمة ، يقوم QuickBooks تلقائيًا بتجميع الإنفاق في فئات. بالإضافة إلى ذلك ، فإن تتبع الإنفاق البسيط سيضمن لك عدم تفويت أي خصم ضريبي.
تتعقب QuickBooks تكاليفك طوال العام ، مما يسمح لك بالتنبؤ بالتدفق النقدي وإدارته بسهولة. تحقق من أموالك المتاحة باستخدام بيان التدفق النقدي المتكامل للتأكد من أن لديك ما يكفي لدفع التزاماتك.
ما عليك سوى التقاط لقطة للإيصالات وتضمين المصاريف القابلة للفوترة في دفاتر ملاحظاتك إذا كنت تحاسب عملائك على التكاليف التي تكبدتها. يجب بعد ذلك إضافة المصروفات القابلة للفوترة إلى الفاتورة مع الإيصال.
يتم استخدام الإيصالات الخاصة بك بواسطة QuickBooks لاستخراج بيانات المصاريف مثل التاريخ والمورد والمبلغ ونوع الدفع. بعد ذلك ، تقوم QuickBooks إما بإنشاء نفقات جديدة بإذن منك أو ربما تطابق إيصالاتك مع الرسوم الموجودة بالفعل.
كيف يمكنني تتبع إيصالات النفقات في تطبيق Quickbooks؟
يمتلك تطبيق QuickBooks أداة باسم "المشاريع". تساعدك هذه الميزة على تبسيط تتبع النفقات المحملة والمحاسبة عليها. ينظم جميع البيانات المتعلقة بالمشروع ، بما في ذلك الفواتير والنفقات ووقت العمل وتفاصيل أخرى ، في مكان واحد. بغض النظر عن المهمة ، مع "المشاريع" ، يمكنك تتبع المصاريف المحملة وحسابها بدقة.
إيصالات النفقات السريعة
ExpressExpense هو منشئ الإيصالات الذي يمكّنك من إصدار الإيصالات لأي غرض. أعد طباعة الإيصال الذي اختفى منذ فترة طويلة ، أو أنشئ إيصالًا لتدهش زملائك ، أو أنشئ إيصالًا للبضائع التي تقدمها.
استنادًا إلى البيانات التي ترسلها ، يُنشئ مُنشئ الإيصالات المجاني عبر الإنترنت من Express Expense إيصالات بجودة احترافية. ما عليك سوى تحديد نموذج إيصال ، وتعديل الإيصال المنتج ، ثم تنزيله أو طباعته بعد ذلك. لا يجوز لك استخدام خدمة ExpressExpense لإنتاج مستندات وهمية أو احتيالية. يتحمل المستخدم جميع مسؤولية الاستخدام لإيصالات ExpressExpense.com.
باستخدام أي طابعة نفث الحبر أو طابعة ليزر ، يمكنك إنتاج إيصالات مصاريف على Express. أنها توفر تطبيقًا مصاحبًا ، "Instant Thermal Print" ، لطباعة الإيصالات على ورق الإيصالات الحراري الفعلي.
يوفر Express بشكل عام تصميم إيصال مجاني واحد للاستخدام من قبل جميع العملاء. ويمكنك أيضًا أن تقرر التسجيل كعضو إذا كنت تريد الوصول إلى المزيد من خيارات قالب الإيصال. هناك خيارات عضوية سنوية وشهرية بينما تتضمن خطط PRO و Enterprise جميع قوالب الإيصالات.
باستخدام تقنية Express Expense ، يمكنك إنشاء إيصالات يمكنك طباعتها على أي طابعة حبر أو طابعة ليزر. يمكنك أيضًا استخدام طابعة حرارية Bluetooth وبرنامج الهاتف المحمول المجاني Quick Thermal Print لطباعة الإيصالات الأصلية الخاصة بك.
كيف تحتفظ بسجل للمصروفات؟
يمكنك بشكل أساسي الاحتفاظ بالإيصالات والأوراق التي تريد حفظها لكل فئة في مجلدات الملفات أو الأظرف الكبيرة. علاوة على ذلك ، عندما يحين وقت تقديم ضرائب الدخل ، يمكنك الاحتفاظ بملخصات التكلفة الشهرية في مجلد منفصل لتسهيل العثور عليها.
لماذا يحتاج المحاسبون إلى إيصالات؟
من المهم تتبع الإيصالات عند إدارة شركة. تخدم الإيصالات عددًا من الأغراض للشركات ، بما في ذلك كدليل على الدفع ، وتبرير الخصومات الضريبية ، وتسجيل النفقات في بيان الدخل ، وكذلك التحقق من ملكية الأصول في الميزانية العمومية.
وفي الختام
لا شك أن عملية تقديم تقرير المصاريف مزعجة ليس فقط للعمال ولكن أيضًا للإدارة. بغض النظر ، يجب على أصحاب العمل أن يأخذوا في الاعتبار إثباتات الدفع التي يجب عليهم الاحتفاظ بها ، وكذلك كيفية الحفاظ عليها ، وجعلها في متناول اليد عند دفع الضرائب ، ومكان الاحتفاظ بها.
عندما يقدم موظف أو مقاول تقرير مصروفات للتعويض ، يجب عليهم تضمين جميع الإيصالات ذات الصلة كدليل على الشراء. للحصول على أو استرداد تكلفة أي عملية شراء يتم إجراؤها في الوظيفة ، مثل سفر العمل أو لوازم المكتب أو المعدات لاستخدامها في اجتماع العميل ، ستحتاج بشكل أساسي إلى إيصال نفقة.
على الرغم من أن كل هذا قد يبدو شاقًا ، إلا أنه بمساعدة التطبيقات التي تتيح لك التقاط لقطة للإيصال باستخدام هاتف مزود بكاميرا ، فإن أحدث برامج السفر والتكاليف تتيح معالجة إيصالات النفقات بشكل أسهل إلى حد كبير.
مقالات ذات صلة
- إيصال مزيف: التعريف ، وكيفية التعرف عليه ، وجعله
- أدوات إدارة النفقات: دليل خطوة بخطوة وأفضل الأدوات للاستخدام
- إدارة النفقات: التعريف وأفضل 13 برنامجًا لإدارة النفقات
- كيفية ملء أمر مالي بشكل صحيح: دليل خطوة بخطوة
- كيف تعمل الحوالات المالية؟ (+ كيفية الشراء ببطاقات الخصم)
الرقم المرجعي
