تتطلب إدارة جمعية الكثير من العمل لشغل وظيفة تطوعية في كثير من الأحيان. بصفتك مدير جمعية ، قد تشعر في كثير من الأحيان بأنك مثقل بواجباتك ، بما في ذلك توسيع العضويات ، والإدارة اليومية ، واتصالات الأعضاء ، وإدارة الموظفين. على الرغم من جهودهم ، نادرًا ما تحقق العديد من الجمعيات النتائج المرجوة. بلغ متوسط 52٪ من الأعضاء غير نشطين ، وفقًا لبعض الإحصائيات من تقرير حالة إدارة المجتمع لعام 2022. 11٪ فقط يشاركون بنشاط ، بينما 7٪ يتصرفون ويستجيبون. في حين أن هناك أسبابًا مختلفة لذلك ، فهي مجرد أعراض لمشكلة أكبر - سوء إدارة الارتباط. نظرًا لأن COVID-19 أجبر على إجراء معظم العمليات عبر الإنترنت ، يمكن أن تساعد أنظمة إدارة الجمعيات من خلال تولي إدارة جمعيتك.
ما هي أنظمة إدارة الجمعيات (AMS)؟
تتضمن أداة الإدارة الكل في واحد المعروفة باسم AMS ، أو أنظمة إدارة الجمعيات ، نظامًا أساسيًا لتنظيم الأحداث ، ومنشئ موقع الويب للمؤسسة ، وقاعدة بيانات جهات اتصال عبر الإنترنت ، ونظام اتصالات (بريد إلكتروني) ، والمزيد.
إذا كنت تدير أي جمعية ، فبإمكان AMS أن تزيل فعليًا كل عملك الإداري عن طريق:
- معالجة التبرعات والرسوم والمدفوعات عبر الإنترنت بسرعة.
- إنشاء أنظمة الدفع والتذكير لتسجيل الأحداث عبر الإنترنت.
- سيؤدي استخدام الفواتير الآلية ورسائل البريد الإلكتروني والنشرات الإخبارية إلى تحسين تواصل الأعضاء.
- قم بإنشاء موقع ويب مصقول وسهل الإنشاء حيث يمكنك نشر قسم الأخبار والإعلانات والموارد ودليل الأعضاء وتقويم الأحداث والمزيد.
- احتفظ بقاعدة بيانات جهات اتصال محدثة وقابلة للبحث وشاملة.
- أنشئ ملخصات وتحليلات وتقارير مالية للعضوية بسرعة وسهولة.
- من خلال أتمتة العديد من الأعمال الإدارية ، يمكن لعملك توفير الوقت والمال.
ما الذي تبحث عنه في أنظمة إدارة الجمعيات
سيكون مقياس AMS الذي يلبي احتياجات شركتك على أفضل وجه هو الخيار الأفضل في النهاية.
مقارنة الاحتمالات بسيطة جدًا ؛ ومع ذلك ، يجب أن تأخذ العوامل التالية في الاعتبار لتحديد الخيار الأفضل لك:
- هل هناك تكاليف لبدء التشغيل؟ ما هي تكاليف الدعم؟ تكاليف المعاملات الإضافية؟
- هل النظام سهل التعلم؟
- ما مدى السرعة التي تحتاجها لتهيئة البرنامج؟
- ما هي الميزات المتخصصة التي تحتاجها؟
- هل تحتاج إلى تكامل مع منصات أخرى ، مثل WordPress أو QuickBooks؟
- هل النظام آمن؟
ما هي ميزات أنظمة إدارة الجمعيات؟
انتبه جيدًا إلى الميزات التالية عند اختيار برنامج إدارة الارتباط:
# 1. إدارة الأعضاء
يجب أن تكون قادرًا على حفظ وتعديل واستخدام المعلومات الخاصة بأعضائك في قاعدة بيانات جهات اتصال AMS الخاصة بك.
يجب أن يقوم موقع الويب الخاص بك بتحديث قاعدة البيانات على الفور بالمعلومات الجديدة عند تسجيل أعضاء جدد.
تمكّن بعض الأنظمة الأعضاء من الوصول إلى مدخل خاص بالأعضاء فقط على موقع الويب الخاص بك وتحديث معلوماتهم ، مما قد يكون مفيدًا أيضًا.
# 2. معالجة المدفوعات وإدارتها
يجب أن تكون قادرًا على تلقي المدفوعات ومعالجتها مثل مستحقات العضوية والمساهمات ورسوم الدخول إلى الحدث باستخدام AMS الخاص بك.
يجب أن يكون قادرًا على إرسال الإيصالات والتذكيرات تلقائيًا.
# 3. موقع البناء
يجب أن تكون قادرًا على إنشاء موقع الويب الخاص بك وتحريره باستخدام أداة السحب والإفلات المضمنة في AMS.
بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يعمل موقع الويب الخاص بك وقاعدة بيانات جهات الاتصال معًا بسلاسة.
# 4. التسويق عبر البريد الإلكتروني
يجب أن تكون قادرًا على تقسيم قوائمك استنادًا إلى سمات معينة وإرسال رسائل بريد إلكتروني يدوية وتلقائية إلى أعضائك (على سبيل المثال ، الأعضاء الذين انتهت مدة صلاحيتهم ، وتنتهي صلاحيتها قريبًا ، وحضور الحدث ، وما إلى ذلك)
# 5. إدارة الأحداث
يجب أن يكون من الممكن لأعضائك رؤية الأحداث المستقبلية ، والاشتراك ، وشراء التذاكر ، وتلقي الإشعارات قبل الحدث وبعده.
# 6. المحاسبة والمالية
يجب أن تكون قادرًا على تتبع أموالك المستلمة والمتوقعة (مستحقات الأعضاء ، والهدايا ، وما إلى ذلك) وأن يكون لديك فهم عام للوضع المالي لشركتك.
# 7. إعداد التقارير والتحليلات
يجب أن تكون التقارير ومؤشرات الأداء الرئيسية التي تعتبر حاسمة في تطوير شركتك سهلة بالنسبة لك لسحبها (الإيرادات ، الحاضرين في الحدث ، الأعضاء الجدد ، إلخ.)
تخصيص نظام إدارة الجمعياتs
تتلقى المنظمات الرائدة التي تركز على الأعضاء والموجهة نحو المهام حلول برامج وخدمات مؤسسية من جسد، وتمكينهم من زيادة قيمة الأعضاء من خلال أفضل التقنيات وأفضل الممارسات الصناعية في فئتها.
هل تبحث عن شريك ملتزم ورحيم لدعم تنميتك؟ يمكن لـ Personify تخصيص حلول تجربة المجتمع ودمجها وتعديلها لتلائم متطلباتك المتغيرة وتعزيز روابط أقوى داخل منطقتك. إنهم يستمتعون بالاستماع ، ولا شيء يجعلهم أكثر سعادة من تقوية الروابط التي تدعم نجاحك.
أفضل نظم إدارة الجمعيات
# 1. وايلد أبريكوت
كل يوم ، تساعد WildApricot آلاف الجمعيات في إدارة أعضائها.
من بين الميزات تطبيق جوال ، ودليل عضو ، وقسم خاص بالأعضاء فقط ، ونظام دفع آلي للأعضاء ، ومنشئ موقع ويب يعمل بالسحب والإفلات. نظرًا لواجهة برمجة تطبيقات WildApricot المفتوحة واتصال WordPress و Quickbooks ، يمكنك تكييف البرنامج لتلبية متطلباتك الفريدة.
- يبدأ السعر من 48 دولارًا في الشهر
- خطة أساسية مجانية
- مجانا محاكمة شنومك يوم
# 2. إم سي تريد
تم تصميم برنامج إدارة العضوية متعدد الإمكانات MC Trade من MemberClicks للجمعيات التجارية وغرف الأعمال. لديها قواعد بيانات أعضاء واسعة وأنظمة محاسبة آلية وتقارير متعمقة. لمساعدتك في تحقيق أقصى استفادة من AMS ، يوفر MemberClicks أيضًا تدريبًا على النظام.
- التسعير متاح عند الطلب
- العرض متاح عند الطلب
# 3. MC محترف
الحل الأمثل للجمعيات المهنية هو MC Professional من MemberClicks. وتهدف ميزاته إلى جذب الأعضاء الجدد وزيادة معدلات الاحتفاظ بالأعضاء وأتمتة أنشطة إدارة العضوية. بالإضافة إلى ذلك ، فهو خيار رائع للمنظمات التي تستضيف العديد من الأحداث.
- التسعير متاح عند الطلب
- العرض متاح عند الطلب
# 4. ثلاثة وستون
يعد Personify's ThreeSixty أحد أفضل مزودي الحلول الرقمية للجمعيات والجمعيات الخيرية ومجموعات الصحة والعافية. بعض أكبر الجمعيات في الولايات المتحدة ، مثل جمعية الشبان المسيحيين وجمعية الزهايمر والرابطة الوطنية لمديري المدارس الثانوية ، تستخدمها لإدارة الجمعيات.
- التسعير متاح عند الطلب
- العرض متاح عند الطلب
#5. 123 الاشتراك
يحتوي برنامج مدير الجمعيات من 123Signup على العديد من الإمكانات التي يمكنها أتمتة عضويتك. يعد تتبع الشؤون المالية لمؤسستك والتسجيلات والاستطلاعات والتبرعات والائتمانات التعليمية أمرًا ضروريًا.
- 299 دولارًا أمريكيًا رسوم الإعداد + أحد الخيارين:
- 49 دولارًا - 189 دولارًا شهريًا + 0.30 دولارًا أمريكيًا - 0.35 دولارًا أمريكيًا لكل عضو
- 1.50 دولار أمريكي + 2٪ لكل معاملة
- العرض متاح عند الطلب
# 6. إقليدس ClearVantage
مع أكثر من 25 وحدة للعضوية ، والأحداث ، والمنتجات / المخزون ، والشهادات ، والأوراق ، وجمع التبرعات ، والتمويل ، وأكثر من ذلك ، يعد Euclid's ClearVantage نظامًا شاملاً لإدارة الجمعيات. إنهم يجعلون من السهل عرض صورة كاملة لكل عضو ، بما في ذلك هواياتهم وسلوكهم السابق ومشترياتهم وما إلى ذلك.
- 10,000 دولار كرسوم إعداد ، تبدأ الخطط من 1,075،XNUMX دولارًا شهريًا
- العرض متاح عند الطلب
# 7. إكسواري
Exware هو برنامج إدارة ارتباط مباشر يوفر الكثير من الوظائف ، مثل إعلانات الوظائف وصفحات التبرعات مع أهداف الحملة والنشرات الإخبارية الإلكترونية مع الإحصاءات المتاحة ووحدة الإعلانات المبوبة والمزيد.
- التسعير متاح عند الطلب
- العرض متاح عند الطلب
شركات برامج إدارة الجمعيات
شركات إدارة الجمعيات (AMCs) هي منظمات ربحية تشرف على الجمعيات لدعم توسعها ونجاحها. يمكن للجمعيات المهنية والجمعيات التجارية والمنظمات غير الربحية والمنظمات الخيرية إدارة عملياتها اليومية بنجاح وتعزيز أهدافها طويلة الأجل بفضل خبرتها وقوتها العاملة ومواردها. توفر AMCs للجمعيات مستويات عالية من الخبرة والمسؤولية حتى يمكنها الاستمرار في رفع قيمة وأهمية منظمتها للأعضاء.
يتيح نهج AMC تصميم جميع الخدمات لتناسب أهدافًا معينة. تستخدم AMCs الموارد المشتركة عبر العديد من عملاء الجمعيات لزيادة الوسائل والقدرات ، بما في ذلك العضوية والتسويق والتمويل والمجالات الأخرى ، سواء كانت مؤسستك غير الربحية تبحث عن إدارة كاملة الخدمات أو خدمات محددة ، مثل التخطيط الاستراتيجي وتطوير العضوية والاتصالات و أكثر.
يمكن للمنظمات غير الربحية الاستفادة بشكل كبير من معرفة وخبرة أعضاء معهد AMC. معهد AMC من خلال أفضل الممارسات التي تم اختبارها عبر الزمن ، تقدم AMC ثروة من الخبرة في إدارة الجمعيات. لديهم مهارات ومعارف واسعة ومتنوعة لأنهم يشرفون على جمعيات متعددة.
تعتبر AMCs خيارًا ممتازًا لإدارة العديد من المنظمات الخيرية لأنها توفر لعملائها مرونة لا مثيل لها وخفة الحركة والمزايا المالية.
يمكن أن يتم العمل مع AMCs بشكل أساسي بإحدى طريقتين:
# 1. خدمة شاملة:
تعمل العديد من AMC كمقر للمنظمة ، حيث توفر مديرًا تنفيذيًا متمرسًا للعمل مع مجموعة فريدة من موارد موظفي AMC الأخرى ، وإدارة العمليات اليومية ، ودعم الأعضاء ، والعمل كوجه عام للمنظمة ، وكل ذلك مع الموظفين الذين هم خبراء في المجالات الحاسمة لإدارة الجمعيات والعمليات التي تعتبر حاسمة للنجاح.
يمكن أن يؤدي الاحتفاظ بـ AMC إلى زيادة القوة الشرائية وزيادة إنتاجية الموظفين وانخفاض التكاليف العامة ، والتي تعد مهمة في هذا الاقتصاد. توفر AMCs إدارة متكاملة لجميع المجالات التشغيلية ، بما في ذلك العمليات اليومية ، والعضوية ، والتسويق ، ووضع السياسات (بما في ذلك التوظيف ، والمساحة المكتبية ، والمعدات ، والعقود ، والتقنيات ، وخدمات الأعضاء).
# 2. خدمات الاستعانة بمصادر خارجية:
نظرًا لأن AMCs توفر قابلية تطوير الخدمة - الموظفون والموارد عند الحاجة - تفضل الشركات في كثير من الأحيان استراتيجية الاستعانة بمصادر خارجية. يعمل موظفو AMC كامتداد للموظفين للمساعدة في تلبية الاحتياجات الفريدة للعميل لأنهم خبراء في خدمات إدارة الجمعيات. قد تقوم AMC بالاستعانة بمصادر خارجية للإدارة التنفيذية والإدارية والمالية ، والتخطيط الاستراتيجي ، وتطوير الأعضاء ، والشؤون العامة وكسب التأييد ، والتعليم والتطوير المهني ، والبحوث الإحصائية ، وإدارة الاجتماعات ، وخدمات التسويق والاتصالات.
فوائد شركات برامج إدارة الجمعيات
توفر AMCs مجموعة واسعة من المزايا والفوائد ، مثل:
مزايا التشغيل والتوظيف:
- الأفراد والخدمات المخصصة
- مجموعة واسعة من الخبرة
- تحسين تخصيص الموظفين والموارد اليومية وإدارة الموظفين المستمرة
- ثبت أفضل الممارسات في الإدارة والأدوات والموارد من الدرجة الأولى
الفوائد المالية / التجارية:
- المكاسب في الكفاءة من استخدام الموارد المشتركة
- زيادة القوة الشرائية
- تقليل المخاطر التجارية
فوائد طويلة الاجل:
- زيادة رضا الأعضاء كنتيجة لمهنية الموظفين وقدرتهم على الاستجابة.التحرر من العمليات اليومية للحفاظ على تركيز مجالس الإدارة على المهمة والاستراتيجية
- بما في ذلك التكتيكات والمفاهيم المتطورة
- قابلية التوسع للسماح بالتوسع أو الانكماش التنظيمي المستقبلي
وفي الختام
ستؤثر AMS التي تختارها على إنتاجيتك وتجربة العضوية وتوسع مؤسستك. الميزانية وحجم العضوية المتوقع والاستعداد لدفع رسوم الإعداد أو المعاملات كلها عوامل مهمة يجب مراعاتها.
يمكنك أيضًا التفكير في العمل مع شركة إدارة الجمعيات إذا كانت لديك ميزانية كبيرة وتفضل نهجًا أكثر عدم التدخل.
نظام إدارة الجمعيات الأسئلة الشائعة
ماذا تفعل برامج AMS؟
يعد برنامج إدارة المؤسسة ، أو AMS باختصار ، أداة إدارة شاملة تتضمن نظامًا أساسيًا لتنظيم الأحداث ، ومنشئ مواقع الويب الخاصة بالجمعية ، وقاعدة بيانات جهات الاتصال عبر الإنترنت ، وأدوات الاتصال (البريد الإلكتروني) ، والمزيد.
ما هي أنظمة الجمعيات؟
أنظمة الرابطة هي مجموعات أو مسارات من الألياف العصبية التي تربط أجزاء عديدة من تقسيم فرعي واحد للجهاز العصبي المركزي ، مثل المناطق المختلفة من القشرة الدماغية أو أجزاء الحبل الشوكي المختلفة.
هل AMS هو نظام ERP؟
النظام الأساسي Microsoft Dynamics AX هو الأساس لحل برمجيات تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المعروف باسم برنامج التصنيع المتقدم (AMS).
- محلل أنظمة الأعمال: الراتب ، الوصف الوظيفي ، المهارات ، الدرجة العلمية
- ما هي نظم إدارة قواعد البيانات العلائقية
- أفضل أنظمة إدارة النفقات
- برامج إدارة الممارسة: التعريف وأفضل اللقطات
- شركة إدارة الأصول: قائمة شركات إدارة الأصول
مراجع حسابات
