تُعرف دراسة وتنفيذ أنظمة المعلومات التي تستخدمها الشركات للوصول إلى البيانات وإدارتها وتحليلاتها باسم أنظمة المعلومات الإدارية (MIS). لكي تكون فعالة، يجب أن تفهم نظم المعلومات الإدارية عمليات الشركة وترسمها بدقة. يجب أن تكون البيانات دقيقة وفي الوقت المناسب، ويجب أن تكون التكنولوجيا والبرمجيات قادرة على تخزينها ومعالجتها.
الأشخاص الذين يقومون بتصميم وتنفيذ واستخدام نظام إدارة المعلومات يحددون مدى جودته. إليك كل ما تريد معرفته عن نظام المعلومات الإدارية.
ما هو نظام المعلومات الإدارية (MIS)؟
نظام المعلومات الإدارية هو نظام يزود المديرين بالمعلومات التي يحتاجونها لاتخاذ الخيارات التشغيلية لمؤسساتهم. يقوم نظام المعلومات الإدارية بجمع ومعالجة البيانات من مصادر متعددة لتقديم معلومات مصممة خصيصًا لتلبية احتياجات المديرين والقوى العاملة لديهم.
تستخدم الشركات مجموعة متنوعة من الأنظمة، ولكنها جميعًا تشترك في نفس الهدف: تزويد المديرين بالبيانات التي يحتاجونها لاتخاذ قرارات أفضل. يعد الوصول إلى معلومات دقيقة وفي الوقت المناسب أمرًا مهمًا لتحقيق النجاح في مناخ الشركات سريع الخطى اليوم. يمكن للمديرين استخدام نظم المعلومات الإدارية لتتبع مقاييس الأداء، وتحليل الاتجاهات، واتخاذ قرارات مستنيرة بشأن تخصيص الموارد.
أهمية نظم المعلومات الإدارية في الأعمال
توفر أنظمة المعلومات الإدارية للشركات بيانات موثوقة وقدرات تحليلية قوية لاكتشاف المشكلات والفرص بسرعة واتخاذ القرارات المناسبة. يجب أن يقوم نظام المعلومات الإدارية بالوظائف التالية:
- أعطيك المعلومات التي تحتاجها لاتخاذ قرارات سليمة.
- يمكن أن يوفر لك ميزة تنافسية من خلال تقديم معلومات سريعة ودقيقة
- يمكن أن تساعدك في زيادة الكفاءة التشغيلية والإنتاجية
- يتتبع نشاط المستهلك وتفضيلاته.
- يتيح لك إنشاء حملات تسويقية مخصصة وتعزيز خدمة العملاء.
علوم الكمبيوتر مقابل نظم المعلومات الإدارية
على الرغم من وجود تداخل كبير بين نظم المعلومات الإدارية وعلوم الكمبيوتر، إلا أن المجالين يختلفان بشكل أساسي في جانب رئيسي واحد: المنظور. تُعرف دراسة كيفية استخدام الأشخاص للتكنولوجيا لإدارة المعلومات باسم نظم المعلومات الإدارية (MIS). وهو يغطي الأجهزة وكذلك البرامج اللازمة لتخزين البيانات ومعالجتها واسترجاعها. تُعرف دراسة كيفية عمل أجهزة الكمبيوتر بعلم الكمبيوتر. ويشمل تصميم نظام الكمبيوتر وتنفيذه.
مزايا الحصول على وظيفة في نظام المعلومات الإدارية
فيما يلي بعض المزايا المحتملة لهذا المسار الوظيفي:
#1. الطلب على الأشخاص المهرة
مع إنترنت الأشياء (IoT)، وأساليب علم البيانات، والذكاء الاصطناعي، وغيرها من التقنيات الجديدة والمتطورة، من المتوقع أن يزداد سوق متخصصي نظم المعلومات الإدارية (MIS).
# 2. الرضا الوظيفي
العديد من خبراء نظم المعلومات الإدارية سعداء بوظائفهم. وتشمل أسباب هذه الجاذبية العمل الشاق، والقدرة على الإبداع، وفرصة التأثير بشكل كبير على المنظمة.
#3. الفرصة للإبداع والابتكار
باعتبارك متخصصًا في نظم المعلومات الإدارية، فمن المرجح أن تتاح لك الفرصة لتكون مبدعًا ومبتكرًا. يمكنك إنشاء طرق مبتكرة لتوظيف تكنولوجيا المعلومات لتعزيز كفاءة مؤسستك وأدائها.
# 4. تأثير
يتمتع موظفو نظم المعلومات الإدارية بفرصة التأثير بشكل كبير على مؤسساتهم. يمكن أن تساعد جهودك في تحسين خدمة العملاء وزيادة المبيعات وخفض التكاليف.
أنواع نظم المعلومات الإدارية
# 1. ادارة العمليات
تشرف بعض أنظمة المعلومات الإدارية على العمليات المتعددة التي تصنع المنتجات في الشركات التي لديها خطوط إنتاج. يراقب نظام التحكم في العمليات عمليات مثل إنتاج الفولاذ ومعالجة البترول وبناء المركبات. يقوم نظام التحكم في العمليات بجمع البيانات بشكل مستمر طوال عملية إنشاء المنتج من أجل إنشاء تقارير بناءً على أداء النظام. إذا كانت خطوة العملية أبطأ أو أسرع من المعتاد، فيمكن لنظام التحكم في العملية إظهار الفرق. نظرًا لأن شركات التصنيع تستضيف العديد من العمليات في نفس الوقت، فإن برامج التحكم في العمليات تعد أمرًا بالغ الأهمية لتنظيم المنتج والأداء.
#2. نظام التقارير الإدارية
يقوم نظام التقارير الإدارية بإنشاء تقارير للعمليات التجارية. ومن الأمثلة على ذلك التقارير المالية والتشغيلية والحضور والحوادث والكفاءة. في حين أن نظام التقارير الإدارية لا يتعامل مع كل عملية داخل النظام، فإنه يساعد في إدارة التقارير المختارة من الأنظمة الأخرى من أجل تبسيط المعلومات لموظفي الإدارة. أنظمة متعددة، على سبيل المثال، تقوم بمراجعة خطوط شركة الإنتاج والحضور وتقارير الأخطاء. يقوم نظام التقارير الإدارية بجمع كافة التقارير من الأنظمة الثلاثة وتحويلها إلى معلومات لتتمكن الإدارة من مراجعتها.
يمكن للمديرين الإشراف على أنشطة الشركة باستخدام أنظمة إعداد التقارير الإدارية بدلاً من جمع البيانات من كل قسم. قد تقوم بعض الشركات بترتيب نظام منفصل عن نظام التقارير الإدارية الذي يقوم بإنشاء تقرير شامل وفريد من نوعه ليقوم المديرون بمراجعته. يمكن للمديرين تحليل الناتج المالي للشركة، والكفاءة التشغيلية، وقدرات تحقيق الأهداف باستخدام أدوات إعداد التقارير الإدارية.
# 3. ادارة المخزون
تساعد مراقبة المخزون المديرين في تتبع الوضع الحالي لمخزون القسم أو الشركة. يتيح ذلك للمديرين فهم تأثير أي تلف محتمل أو سرقة أو بيع للمخزون من خلال تقرير واحد. يمكن أن يساعد ذلك مديري المشتريات في تحديد موعد إعادة تعبئة عناصر معينة للبيع بالتجزئة. يمكن أن تساعد مراقبة المخزون أيضًا في تتبع حركات المخزون داخل المستودع وإخبار الإدارة إذا وصلت كل الأشياء بأمان إلى المواقع.
إذا قام العملاء بإرجاع الأشياء لأي سبب من الأسباب، فيمكن لنظام مراقبة المخزون أن يساعد في توضيح مدى تكرار حدوث هذه المرتجعات. يعد نظام المعلومات الإدارية لمراقبة المخزون أمرًا حيويًا لتحقيق الكفاءة والتقدم المستمر نظرًا لأن الشركة التي تصنع البضائع للبيع المباشر يجب أن تحتوي على مخزون للمساعدة في الحفاظ على الأعمال.
#4. أنظمة المبيعات والتسويق
يمكن للمديرين استخدام أنظمة المبيعات والتسويق لتتبع مبيعات الشركة وكفاءة الإعلان. يمكن لأنظمة التسويق إنشاء بيانات تساعد المديرين في تحسين جودة المنتج من خلال مراجعات العملاء وملاحظاتهم. يمكنهم أيضًا مساعدة المديرين على فهم شبكات التوزيع بشكل أفضل من خلال توفير التحليلات التي توضح أي منها يولد ردود العميل. يمكن لمديري التسويق استخدام تقارير أنظمة المبيعات لفهم المزيد عن المبيعات المتوقعة ومقارنتها بالأرباح الحالية. وهذا يمكن أن يساعد في فهمهم للأنماط وتطوير العلاجات للتحسين في المستقبل.
يمكن لأدوات المبيعات والتسويق أيضًا مساعدة المديرين في تتبع أداء الحملات الإعلانية داخل المتجر ومكان وجود الحملات في تقويم التناوب. يمكن لهذه الأنظمة مراقبة التباينات في الأسعار داخل نظام المنتج بالإضافة إلى ما تفعله الشركات الإعلانية والخصومات حاليًا لمنتجات معينة. يمكن أن يساعد ذلك المديرين في مراقبة مبيعات المنتج وتوجيه الخصومات أو العروض الترويجية الإضافية.
#5. نظم إدارة الموارد البشرية
تمكن أنظمة الموارد البشرية مديري الموارد البشرية من الإشراف على تدفق المعلومات في جميع أنحاء المنظمة. يشمل نظام الشركة الأجهزة الإلكترونية مثل أجهزة الكمبيوتر والهواتف وغيرها من الأجهزة الخاصة بالشركة. يمكن لمسؤولي الموارد البشرية استخدام نظام إدارة معلومات الموارد البشرية لمراقبة أنشطة المشرفين والموظفين وحتى المقاولين للمساعدة في الإدارة اليومية. بعد التوظيف، يقوم موظفو الموارد البشرية بمراقبة النشاط للتحقق من التزام جميع العاملين بمعايير العمل.
يمكن أيضًا تتبع الرواتب واستحقاقات الموظفين وأموال التقاعد من خلال نظام الموارد البشرية. ويمكن أن يساعد في إدارة متطلبات الاتصال مثل إخطارات الامتثال القانوني والتدريب والاجتماعات التي تقودها الموارد البشرية ومراجعات السياسات. يعد حضور العمل والجداول الزمنية وإجازة الموظف أو الإجازات المرضية من الأشياء التي يمكن تتبعها أيضًا. يمكن للمديرين أيضًا الاستفادة من هذه التقنية للمساعدة في التوظيف الآلي عن طريق مسح السير الذاتية المحتملة للحصول على التفاصيل الأساسية وإبلاغ الفريق إذا كانوا يستوفون معايير معينة.
#6. نظم الإدارة المحاسبية والمالية
تساعد أنظمة المحاسبة والمالية المديرين في تتبع استثمارات الشركة أو أصولها. يمكن للمديرين استخدام هذه الأنظمة لتنفيذ مهام مثل كشوف المرتبات، والامتثال للقانون الفيدرالي، والضرائب المحلية، وصناديق التقاعد، وإجراءات الالتزام بقانون الولاية. يمكن للمدققين الاستفادة من هذه التقنيات لإنشاء تقارير التدقيق بالإضافة إلى التقارير السنوية للإدارة. يمكن للنظام المالي والمحاسبي أيضًا أن يساعد الشركات في إدارة المعاملات اليومية مثل الودائع المصرفية والتحويلات والدخل والعائدات.
يمكن للمديرين فهم النشاط المالي بشكل أفضل والتخطيط لتدفق الأموال أو سحبها عندما يدير النظام هذه العمليات المالية. يتم أيضًا إنشاء جميع بيانات وتقارير الربح والخسارة بواسطة النظام كميزانيات عمومية. يمكن أن تكون الأنظمة المحاسبية مفيدة لتتبع الحالة المالية للشركة لأن الميزانيات العمومية تكشف عن الوضع المالي للشركة. يمكن للمدير استخدام هذه السجلات لتشجيع الربح ونمو الأقسام، بالإضافة إلى الأساليب المالية المبتكرة.
# 7. أنظمة دعم القرار
تقوم أنظمة دعم القرار بجمع المعلومات من المصادر الداخلية والخارجية لمساعدة المديرين في اتخاذ خيارات العمل. تعد البيانات من الأقسام الأخرى، مثل البيانات المالية أو بيانات المخزون أو هوامش المبيعات الحالية خلال ربع السنة، أمثلة على المصادر الداخلية. تتضمن مصادر البيانات الخارجية اتجاهات الصناعة وأسعار الفائدة أو التكلفة مع الشركات أو الموردين الآخرين. يمكن لنظام دعم القرار أن يساعد المدير على اتخاذ قرارات بشأن بناء النمو، أو تحديد حصص العمل السنوية، أو تطوير سياسات جديدة.
# 8. النظم الخبيرة
الأنظمة الخبيرة هي خوارزميات تساعد الموظفين الجدد في العمل وتصميم المفاهيم في منطقة معينة. يمكن للمتخصصين في مجال ما إنشاء أنظمة متخصصة لمساعدة الموظفين الجدد أو المقاولين أو المديرين الآخرين. يمكنهم حتى تطبيق الذكاء الاصطناعي لمساعدة مختلف الموظفين بناءً على أنشطتهم السابقة. على سبيل المثال، إذا اكتشف نظام خبير لإعداد البريد الإلكتروني لموظف جديد عدم النشاط لفترة طويلة من الوقت، فقد يشير الذكاء الاصطناعي للنظام إلى زر مساعدة أو نصيحة مساعدة أخرى.
# 9. نظم المعلومات التنفيذية
تقوم أنظمة المعلومات التنفيذية على الفور بإبلاغ بيانات الشركة إلى المديرين التنفيذيين. يمكنه تجميع سجلات المعالجة والبيانات المالية وملخصات الإجراءات التصحيحية في تقرير سهل القراءة. يمكن لأنظمة المعلومات التنفيذية هذه تقديم البيانات في مجموعة متنوعة من التنسيقات، مثل الملخصات والرسوم البيانية والمخططات وجداول البيانات. يمكن للموظفين الذين يتلقون هذه التقارير الاستفادة منها في دراسة إدارية مقارنة لإيجاد طرق جديدة لزيادة كفاءة الشركة.
#10. نظام عملية المعاملات
يتم جمع البيانات بواسطة أنظمة معالجة المعاملات أثناء نشاط المعاملات اليومي للمؤسسة. يمكن أتمتة كشوف المرتبات وعمليات الشركة الأخرى التي تنطوي على الودائع باستخدام أنظمة المعاملات. يمكنهم أيضًا تعقب المهام العادية الأخرى، مثل المنتجات الموجودة في الطابور أو الحجوزات لموارد معينة. على عكس الأنظمة المالية، فإن أنظمة المعاملات مؤتمتة بالكامل. يقوم المديرون بتنسيق أنظمة المعاملات لإجراءات متسقة، مثل المواد التي يستخدمها القسم دائمًا أو النقد الذي يتم تحويله بين الحسابات على أساس شهري.
رقم 11. نظم إدارة المعلومات المدرسية
تساعد أنظمة إدارة المعلومات المدرسية المدارس والكليات في إدارة الأنشطة اليومية بكفاءة. يتم التعامل مع العديد من الإجراءات الآلية المحتملة، مثل الحضور وكشوف المرتبات وجداول الموظفين، بواسطة هذه الأنظمة. يمكن للمدرسين والموظفين الإداريين التركيز على الأنشطة الإنتاجية الأخرى بينما يقوم نظام الإدارة بإجراء الأعمال الآلية مع أنظمة المعلومات المدرسية. في حين يقوم المبرمجون بإنشاء أنظمة إدارة المعلومات المدرسية للأغراض الأكاديمية، فإن لديهم العديد من الخصائص مع أنظمة إدارة الموارد المالية والبشرية.
رقم 12. قواعد البيانات المحلية
قواعد البيانات المحلية هي أنظمة معلومات يديرها المجتمع وتخدم سكان منطقة معينة. وقد تشمل قوائم الشركات، وعروض الخدمات العامة، والمسوحات الاجتماعية، والبيانات العامة. يمكن أن تكون قواعد البيانات المحلية هي الأكثر تخصيصًا بين جميع أنواع أنظمة المعلومات الإدارية، حيث يمكن للمديرين أو رؤساء البلديات أو أعضاء المجالس تصميم نظام للعديد من الأغراض. يمكن للمديرين تصميم أنظمة قواعد بيانات محلية لمساعدة الموظفين في إدارة معلومات قاعدة البيانات مثل ملفات تعريف الموظفين وبيانات التدريب وتقارير العمليات والإدارة الشاملة للموظفين.
ما هو نظام معلومات إدارة الموارد البشرية؟
HRIS هو اختصار لنظام معلومات الموارد البشرية. نظام معلومات الموارد البشرية هو نظام يقوم بجمع وتخزين المعلومات عن موظفي المنظمة.
في معظم الحالات، يتضمن نظام معلومات الموارد البشرية الوظائف الأساسية المطلوبة لإدارة الموارد البشرية الشاملة (HRM). إنه نظام للتوظيف وإدارة الأداء والتعلم والتطوير ووظائف أخرى.
يمكن تشغيل نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) على البنية التحتية التكنولوجية الخاصة بالشركة، أو على السحابة، كما هو أكثر شيوعًا في الوقت الحاضر. وهذا يعني أن برنامج الموارد البشرية يعمل خارج أسوار الشركة، مما يجعل التحديثات أسهل إلى حد كبير.
ميزات نظام معلومات الموارد البشرية
هناك أنواع مختلفة من أنظمة وبرامج HRIS. نظرًا لأن نظام معلومات الموارد البشرية يتضمن جميع وظائف الموارد البشرية، يتم تضمين جميع الوظائف الفردية في النظام. ومن هذه الميزات ما يلي:
#1. نظام تتبع مقدم الطلب (ATS).
يعتني هذا البرنامج بجميع احتياجات التوظيف للشركة. فهو يتتبع معلومات المرشحين والسيرة الذاتية، مما يمكّن القائمين على التوظيف من مطابقة فرص العمل مع الأفراد المؤهلين من مجموعة التطبيقات الخاصة بالشركة، ويساعد في عملية التوظيف.
# 2. كشف رواتب
تعمل كشوف المرتبات على أتمتة عملية دفع أجور الموظفين. يتم بشكل متكرر إدخال البيانات والمعلومات التعاقدية الخاصة بالمجندين الجدد في هذا النظام، والذي يتم ربطه أحيانًا ببيانات الوقت والحضور، ويتم إنشاء أوامر الدفع في نهاية الشهر.
#3. إدارة الفوائد
ميزة أخرى لنظام معلومات الموارد البشرية هي إدارة الفوائد. تعد مزايا الموظفين عنصرًا أساسيًا في الأجر ويتم التحكم فيها في هذا النظام أيضًا. بالنسبة لاستحقاقات الموظفين، توفر الأنظمة الأكثر تقدمًا نموذجًا للخدمة الذاتية للموظفين. في هذه الحالة، يمكن للموظفين اختيار الامتيازات التي يريدونها واختيارها. قد يرغب أحدهم في الحصول على إجازة أبوة إضافية، بينما قد يرغب الآخر في الحصول على سيارة أكثر تكلفة للشركة. نموذج الكافتيريا هو مصطلح آخر لنهج الخدمة الذاتية لتحقيق الفوائد.
#4. الحضور والوقت.
تقوم هذه الوحدة بجمع بيانات وقت الموظف وحضوره. هذه مهمة بشكل خاص للعاملين في المناوبات الذين يسجلون الدخول والخروج. اعتاد الموظفون على كتابة ساعات عملهم على قطعة من الورق في الماضي. يقوم المدير بعد ذلك بإدخال البيانات يدويًا في نظام تتبع الوقت. وتم إعداد أوامر الدفع وتوزيعها على جميع الموظفين بناءً على هذه المعلومات. في الوقت الحاضر، يقوم الموظفون في كثير من الأحيان بتسجيل الوصول باستخدام بصمات أصابعهم أو البطاقة المرتبطة بنظام معلومات الموارد البشرية. وهذا يوفر وقت وصول ومغادرة دقيق. ويتم تحديد أي مشكلات تتعلق بالتأخير على الفور.
# 5. تمرين
عندما يتعلق الأمر بإدارة شؤون الموظفين، يعد التعلم والنمو عنصرين حاسمين. يتيح هذا القسم للموارد البشرية تتبع مؤهلات الموظفين وشهاداتهم ومهاراتهم، بالإضافة إلى شرح الدورات المتاحة لموظفي الشركات. عند استخدامها بشكل مستقل، يشار إلى هذه الوحدة باسم LMS، أو نظام إدارة التعلم. يشتمل نظام إدارة التعلم (LMS) عادةً على التعلم الإلكتروني والدورات التدريبية الأخرى التي يجب على الموظفين إكمالها.
# 6. ادارة الأداء
تعد إدارة الأداء جانبًا مهمًا من إدارة الأفراد. يقوم الرئيس المباشر للموظف أو أقرانه بإنشاء تقييمات الأداء مرة واحدة أو أكثر في السنة.
#7. التخطيط للخلافة
عنصر حاسم آخر في نظام معلومات الموارد البشرية هو تطوير خط المواهب وتوافر البدائل للأدوار الهامة داخل المنظمة.
#8. الخدمة الذاتية للموظف
وقد تم ذكر الخدمة الذاتية للموظفين سابقا. تركز المؤسسات بشكل متزايد على تمكين الموظفين والمشرفين المباشرين من إدارة بياناتهم الخاصة. يمكن للموظف تقديم طلبات الإجازة بنفسه. وبعد الموافقة، يتم حفظها على الفور في النظام (وتسجيلها لتتبع الرواتب والمزايا).
#9. التحليلات وإعداد التقارير
تعد التقارير والتحليلات وحدة أكثر ندرة في أنظمة معلومات الموارد البشرية. تسمح الأنظمة الحديثة بإنشاء تقارير الموارد البشرية آليًا حول مجموعة متنوعة من المواضيع مثل معدل دوران الموظفين والغياب والأداء والمزيد. التحليلات هي عملية تحليل هذه الأفكار من أجل اتخاذ قرارات أفضل.
ما هي وظيفة نظام المعلومات الإدارية؟
يركز نظام المعلومات الإدارية على الوظائف الإدارية للتخطيط والرقابة والمراقبة، وكذلك اتخاذ القرار. تحديد تسلسل الأنشطة. - تطوير أساليب توصيل الخطط لموظفي المنظمة.
ما هو دور وهيكل نظم المعلومات الإدارية؟
تشكل عناصر التشغيل ودعم القرار ونشاط الإدارة والوظائف التنظيمية هيكل نظم المعلومات الإدارية. يمكن الجمع بين هذه الأساليب لتكوين هيكل واحد لنظم المعلومات الإدارية بهيكل مادي ومفاهيمي.
ختاما،
ومن خلال إتاحة المعلومات الأساسية بسرعة، تساعد قواعد البيانات المحوسبة أقسام مثل المبيعات ومراقبة الجودة والموارد البشرية على العمل بكفاءة أكبر. يساعد نظام المعلومات الإدارية على تبسيط المعلومات في قواعد البيانات بحيث تكون مفيدة ويمكن للموظفين المعنيين الوصول إليها. يمكن المساعدة في فهم كيفية عمل الأقسام عبر الشركات المتعددة من خلال التعرف على أنظمة قواعد البيانات المتعددة.
- نظام المعلومات التسويقية: أفضل الممارسات &; كل ما تحتاجه
- نظم المعلومات: التعريف والحقائق والاستخدامات والأمثلة
- ما هو نظام معلومات الموارد البشرية: ما هو ، الفوائد ، والاستخدامات
- نظم المعلومات الإدارية (MIS): التعريف وكل ما تحتاج إلى معرفته
مراجع حسابات
