هل سبق لك أن قدمت طلبًا إلى إحدى الشركات وشعرت بالصداع أثناء محاولتك تعقبه لاحقًا؟ انت لست وحدك. وهنا يأتي دور أرقام أوامر الشراء – فهي السلاح السري للمعاملات التجارية السلسة. ولكن ما هو بالضبط رقم أمر الشراء، وكيف يمكنك استخدامه لصالحك؟
لقد رأيناها جميعًا - تلك السلاسل المبهمة من الحروف والأرقام الموجودة على الفواتير وأوامر الشراء. هذا يا صديقي هو رقم أمر الشراء، وهو اختصار لرقم أمر الشراء. وهو عبارة عن معرف فريد يتم تعيينه لكل أمر شراء، ويعمل بمثابة بصمة الإصبع لتلك المعاملة المحددة.
تعتبر أرقام أوامر الشراء بمثابة الأبطال الخارقين للشركات - فهي تعمل على تبسيط الاتصالات، وتمنع الأخطاء، وتجعل تتبع الطلبات أمرًا سهلاً. إذًا، كيف يمكنك إنشاء واستخدام أرقام أوامر الشراء سهلة الاستخدام هذه؟ استعدوا لأننا على وشك التعمق في عالم أرقام أوامر الشراء ونوضح لكم كيفية الاستفادة منها للحصول على تجربة عمل أكثر سلاسة وكفاءة. ولكن أولا وقبل كل شيء، سوف نبدأ بمعرفة ما هو رقم أمر الشراء.
النقطة الأساسية:
- أرقام أمر الشراء هي معرفات فريدة للطلبات: مثل بصمة الإصبع، فهي تتتبع عمليات شراء محددة من البداية إلى النهاية.
- يقوم المشترون بإنشاء أرقام أوامر الشراء: يتم تضمينها في أوامر الشراء المرسلة للموردين.
- عند تلقي أمر الشراء، يشير الموردون إلى الرقم طوال المعاملة، بدءًا من تعبئة البضائع وحتى إصدار الفواتير.
- تعمل أرقام أوامر الشراء على تبسيط عملية حفظ السجلات وتساعد على منع الأخطاء من خلال ضمان الدقة والوضوح في المعاملات.
- إن فهم كيفية تحديد أرقام أوامر الشراء وإنشائها واستخدامها يعزز الكفاءة ويسهل المعاملات التجارية بشكل أكثر سلاسة.
ما هو رقم طلب الشراء؟
رقم أمر الشراء (PO) (أو رقم الطلب) هو معرف مرجعي فريد يصدره المشتري للمساعدة في تتبع الطلب. يمكن إنشاء الكود يدويًا من قبل إدارة الشركة أو تلقائيًا باستخدام برامج المحاسبة.
سيتم أيضًا استخدام أرقام أوامر الشراء طوال المعاملة، بما في ذلك المكالمات الهاتفية للعميل، ونماذج الشحن، وفي حالات معينة، على فاتورة المبيعات المرتبطة، لضمان تطابق الفاتورة والطلب.
اقرأ أيضا: 11+ أفضل نظام طلب شراء للشركات الصغيرة 2024
من يقدم رقم أمر الشراء؟
عندما يتعلق الأمر بتقديم رقم طلب الشراء (PO)، فإن المسؤولية تقع عادةً على عاتق المشتري أو المشتري. في معظم الحالات، يكون الكيان أو الفرد الذي يشتري السلع أو الخدمات هو الذي يصدر رقم أمر الشراء. يعمل هذا الرقم كمعرف فريد للمعاملة، مما يساعد كلا الطرفين على تتبع الطلبات والمدفوعات.
تبدأ العملية عادةً عندما يقوم المشتري بإنشاء أمر شراء، محددًا تفاصيل مثل العناصر أو الخدمات التي يتم شراؤها والكميات والأسعار وتواريخ التسليم وأي شروط وأحكام أخرى ذات صلة. بمجرد إنشاء أمر الشراء، يتم إرساله إلى المورد أو البائع.
عند استلام أمر الشراء، يقوم المورد بالتحقق من التفاصيل ومن ثم تنفيذ الطلب وفقًا لذلك. يمكنهم الرجوع إلى رقم أمر الشراء في جميع أنحاء عملية المعاملة, من تعبئة البضائع إلى إصدار فاتورة الدفع.
في بعض الحالات، خاصة في المؤسسات الكبيرة أو الوكالات الحكومية، يكون قسم المشتريات أو فريق المشتريات مسؤولاً عن إنشاء أرقام أوامر الشراء. ومع ذلك، بغض النظر عمن يقوم بإنشاء أمر الشراء، فمن الضروري لكلا الطرفين ضمان الدقة والوضوح لتسهيل المعاملات السلسة وتجنب أي سوء فهم أو نزاعات.
كيف أجد رقم أمر الشراء الخاص بي؟
تحديد موقع رقم أمر الشراء الخاص بي يمكن أن تبدو مهمة شاقة، لكن ثق بي، إنها قطعة من الكعكة بمجرد أن تعرف أين تبحث. باعتباري مشتريًا، أحتفظ بسجلات دقيقة لكل معاملة، ورقم أمر الشراء هو المفتاح لفتح هذا الكنز الدفين من المعلومات.
أولاً، تحقق من بريدك الإلكتروني. ترسل العديد من الشركات طلبات الشراء إلكترونيًا، لذا ابحث عن رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على سطور موضوع تشير إلى "طلب الشراء" أو "أمر الشراء لطلبك". تحتوي رسائل البريد الإلكتروني هذه عادةً على رقم أمر الشراء الموجود في نص الرسالة.
إذا كنت تتعامل مع سجل ورقي، فاحصل على فواتيرك أو إيصالاتك المادية. أرقام أوامر الشراء هي أرقام مفضلة مع أرقام فواتير، لذلك غالبًا ما يتم عرضها بشكل بارز بالقرب من الجزء العلوي من الفاتورة، ويُطلق عليها أحيانًا اسم "رقم أمر الشراء للعميل" أو ببساطة "رقم أمر الشراء". قم بمسح الفاتورة ضوئيًا بحثًا عن قسم مخصص لتفاصيل الطلب - وهو موقع رئيسي لرقم أمر الشراء. لا تزال تضرب؟ لا تُصب بالذعر! اتصل بالشركة التي قدمت الطلب معها. يجب أن يكون فريق خدمة العملاء الخاص بهم قادرًا على الوصول إلى سجل طلبك وتقديم رقم طلب الشراء بعيد المنال. كن مستعدًا لمنحهم بعض المعلومات الإضافية مثل تاريخ طلبك أو تفاصيل المنتج أو أي شيء آخر قد يساعدهم في تحديد عملية الشراء المحددة.
أنت الآن محترف في رقم طلب الشراء! تذكر أن هذا الرمز المفيد يمكن أن يكون منقذًا عندما تحتاج إلى تتبع طلب، أو الاستفسار عن عملية إرجاع، أو الإشارة إلى معاملة معينة.
اقرأ أيضا: عملية طلب الشراء: أنواع وأمثلة وتنسيق
كيف تحصل على رقم أمر الشراء؟
الحصول على رقم أمر الشراء؟ سهل! الآن، تعتمد كيفية حدوث ذلك على ما إذا كنت أنت المشتري الذي يقدم الطلب أو البائع الذي ينفذه.
إذا كنت المشتري، فإن إنشاء رقم أمر الشراء هو مجالك. بعض الشركات لديها نظام معين – ربما يكون برنامج محاسبة فاخرًا يقوم بإصدار أرقام أوامر الشراء الفريدة تلقائيًا. ولكن إذا كانت لديك عملية أصغر، فيمكنك الإبداع. فقط اجعلها بسيطة ومتسلسلة. ابدأ بأمر الشراء رقم واحد، ثم اثنين، وثلاثة، وهكذا. يمكنك أيضًا إضافة العام، مثل PO-2024-001، لمزيد من التنظيم.
باعتبارك بائعًا، لن تقوم عادةً بإنشاء رقم أمر الشراء بنفسك. سيأتي من المشتري في أمر الشراء الرسمي الذي يرسله. يعمل رقم أمر الشراء هذا كنقطة مرجعية لك ولهم. ستستخدمه في الفواتير وقسائم التعبئة وأي اتصالات حول هذا الطلب المحدد. فكر في الأمر كرمز مفيد يبقي الجميع على نفس الصفحة.
ما هو مثال على رقم أمر الشراء؟
حسنًا، دعنا نحلل بعض الأمثلة الواقعية لأرقام أوامر الشراء! تذكر أنه لا يوجد تنسيق واحد يناسب الجميع، ولكن الشركات غالبًا ما تصممها للاستخدام الداخلي السهل. التنسيق الشائع هو ببساطة أرقام متسلسلة. على سبيل المثال، قد يكون رقم طلب الشراء الأول الخاص بي لكرسي مكتب جديد هو بو0001. يمكن أن يكون الطلب التالي PO0002 ، وما إلى ذلك وهلم جرا. يعمل هذا بشكل جيد مع الشركات الصغيرة ذات المشتريات الأقل.
ولكن ماذا لو كنت بحاجة إلى مزيد من المعلومات حول الرقم نفسه؟ يمكن للشركات أن تشمل السنة! لنفترض أنني طلبت الإمدادات في مارس 2024. يمكن أن يكون رقم أمر الشراء الخاص بي هو PO2024-03 - واضح وموجز ويخبرني بسنة الطلب. يمكننا أن نكون أكثر تحديدا. إذا كنت أطلب بشكل متكرر من قسم معين، مثل مواد تسويقية، فقد أستخدم PO2024-03-Marketing-001. يخبرني هذا بالسنة والشهر والقسم المعني (التسويق)، وهو أول طلب لهذا القسم هذا الشهر. هل ترى كيف يمكن أن تكون أرقام أوامر الشراء مرنة؟
حمل هنا!!!
اقرأ أيضا: كيفية معالجة حزمة: عنونة عنصر للتسليم الفوري
لماذا تحتاج إلى رقم أمر الشراء؟
تصبح أرقام أوامر الشراء أفضل صديق لك عندما يتعلق الأمر بإدارة أعمالك. إليكم السبب:
أولاً، إنهم منقذون للتتبع. هل سبق لك أن قدمت طلبًا ثم قمت بتشغيل علامة الهاتف مع خدمة العملاء لأسابيع؟ أرقام أمر الشراء تلغي ذلك. إنها بمثابة رمز مرجعي، مما يتيح لك الاطلاع على تفاصيل طلبك على الفور - ما اشتريته، والمبلغ الذي ستدفعه، وتاريخ التسليم المتوقع. هل تحتاج إلى التحقق مما إذا تم شحن كرسي المكتب هذا أخيرًا؟ فقط قم بإخراج رقم أمر الشراء، وستكون جاهزًا للانطلاق.
تصبح أرقام أوامر الشراء أيضًا بمثابة شرطة النظام الداخلي لديك. فهي تساعد في منع الأخطاء من خلال التأكد من أن الجميع على نفس الصفحة. تخيل أنك طلبت عن طريق الخطأ ألف دباسة بدلاً من عشرة. باستخدام رقم أمر الشراء، يوجد سجل واضح لما تمت الموافقة عليه فعليًا، مما يمنع عمليات الخلط الباهظة الثمن.
أخيرًا، أرقام أوامر الشراء هي أفضل صديقاتك المحاسبية. إنهم يجعلون حفظ السجلات أمرًا سهلاً. بدلاً من التدقيق في كم هائل من الفواتير، تساعدك أرقام أوامر الشراء على مطابقة المشتريات بسرعة مع الطلبات والفواتير المقابلة لها. وهذا يوفر عليك الكثير من الوقت (والإحباط) في موسم الضرائب! لذلك، في المرة القادمة التي تقدم فيها طلبًا، لا تقلل من أهمية رقم أمر الشراء العظيم.
ما هو الفرق بين رقم الفاتورة ورقم أمر الشراء؟
آه، أرقام الفاتورة وأرقام أوامر الشراء - يمكن أن يتسبب هذان الرمزان المتشابهان على ما يبدو في حدوث بعض الالتباس الخطير. ولكن لا تخف، أيها المحارب الفاتورة! أنا هنا لأشرحها لك في جدول بسيط.
دعونا نرى من يفعل ماذا:
| الميزات | رقم الفاتورة | PO عدد |
|---|---|---|
| من يخلقها؟ | أنا البائع! | أنت أيها المشتري! |
| متى يتم إنشاؤه؟ | بعد أن أقوم بتسليم البضائع أو الخدمات الخاصة بك. إنها فاتورتي لك. | حتى قبل أن أبدأ العمل. إنه طلبك الرسمي لذهولتي. |
| ما هو الغرض منه؟ | يتتبع عملية البيع ويخبرك بالضبط بالمبلغ المستحق لي. | يتتبع عملية الشراء ويضمن حصولك على ما طلبته. |
| مثال؟ | الفاتورة-2024-001 | PO-2345 |
ترى الفرق؟ أرقام الفواتير تتعلق بي بالكامل، فهي تتتبع ما بعته لك. إن أرقام أوامر الشراء تتعلق بك تمامًا، فهي تضمن حصولك على ما دفعت مقابله. الآن، غالبًا ما تشير الفواتير إلى أرقام أوامر الشراء، مما يساعدنا على مطابقة الأمور. إنها مثل المصافحة السرية بين أقسام المحاسبة لدينا!
اقرأ أيضا: الفاتورة المحاسبية: التعريف ، كيفية تسجيلها ، والبرمجيات الحرة
أعلى مولدات رقم أمر الشراء
المصطلح، "شراء مولد رقم الطلب" يشير إلى مجموعة محدودة من الموارد، وتحديدًا تلك التي يمكن شراؤها. يتم تضمين إنشاء رقم أمر الشراء في العديد من حلول المحاسبة وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المستندة إلى السحابة، لذلك إذا كنت تستخدم أحد هذه الأنظمة لإنشاء أوامر الشراء والفواتير، فمن المفترض ألا تواجه مشكلة في إنتاج هذه الأنواع من المعرفات.
إذا قمت بإنشاء أوامر الشراء الخاصة بك يدويًا أو من خلال تطبيق مثل Excel — وأنت لا تهتم بأن تكون أرقام طلبات الشراء الخاصة بك متسلسلة أو ذات طول محدد - يمكنك استخدام مولد أرقام عشوائي أو خوارزمية إنشاء أرقام عشوائية لإنشاء أرقام طلبات الشراء الخاصة بك.
ومع ذلك، ربما يكون من مصلحتك استخدام برنامج محاسبة أو تخطيط موارد المؤسسات (ERP) مخصص لإنشاء أوامر الشراء الخاصة بك، وبالتالي أرقام طلبات الشراء الخاصة بك. ما لم يكن لديك عدد قليل جدًا من المبيعات، فمن المرجح أن يوفر لك الاستثمار في أحد هذه الأنظمة الكثير من الوقت والعمل.
وفي الختام
لذلك، هناك لديك! أرقام أوامر الشراء – هؤلاء الأبطال الصغار في عالم الأعمال. ومن خلال فهم كيفية إنشائها واستخدامها، تكون قد فتحت أداة قوية لإجراء معاملات أكثر سلاسة.
فكر في رقم أمر الشراء باعتباره فارس طلبك الشخصي الذي يرتدي درعًا لامعًا. فهو يوضح احتياجاتك للبائع، ويضمن حصولك على ما دفعت مقابله، ويتتبع كل شيء على طول الطريق. لا مزيد من الصداع أو الفواتير الغامضة! بالإضافة إلى ذلك، فإن أرقام أوامر الشراء تشبه آلات الزمن الصغيرة - فهي تساعدك في العثور على المشتريات السابقة بسهولة، مما يجعل حفظ السجلات أمرًا سهلاً.
لذلك، في المرة القادمة التي تقوم فيها بتقديم طلب، لا تنس قوة رقم أمر الشراء. إنها أداة بسيطة ذات تأثير كبير، تجعل معاملاتك التجارية أكثر سلاسة وأسرع وأقل عرضة للأخطاء. انطلق الآن وتغلب على قائمة التسوق هذه بثقة - رقم طلب الشراء الموثوق به بجانبك!
كيفية حساب الإيرادات في محاسبة الأعمال (خطوات وأمثلة)
إتقان تحسين التجارة الإلكترونية: استراتيجيات لتحقيق أقصى قدر من نمو المبيعات
المبيعات الداخلية مقابل المبيعات الخارجية: طرق لتحقيق التوازن بين أدوار النمو
ورقة البيع: كيفية إنشاء أوراق فعالة (مع أمثلة وقوالب)
مرجع:
