لقد تعاونت ذات مرة على نطاق واسع مع القيادة العليا لتطوير رسالة بريد إلكتروني تتناول تأخر التسليم. عندما بدأنا، كان لدينا الكثير من الأفكار حول كيفية التعامل مع المشروع وما هي نبرة الصوت التي تناسب مؤسستنا. بدأت القراءة والبحث للعثور على ما اعتقدت أنه سيكون استراتيجية فعالة للتواصل مع جمهورنا المستهدف. لقد تواصلت مع خبراء الاتصالات وتمكنا من بناء خطة استراتيجية اتصالات استخدمناها مرة أخرى في جميع مبادرات التسويق والاتصالات لدينا. لذا، قمت في هذه المقالة بتجميع المؤشرات التي ستساعدك على إنشاء خطة اتصال مثالية لنجاح عملك.
ما هي خطة التواصل؟
خطة الاتصال، والتي تُعرف غالبًا باسم استراتيجية الاتصال، هي أداة تساعد فرق التسويق أو العلاقات العامة على مزامنة اتصالاتهم وإنشاء رسائل متسقة. غالبًا ما تحدد الإستراتيجية خطة إيصال الرسالة إلى الجمهور المستهدف، بالإضافة إلى تحديد هدف الرسالة ومهامها والنتائج التجارية المتوقعة.
قد تغطي خطط الاتصال الاتصالات الداخلية أو الخارجية، بالإضافة إلى استراتيجية الاتصال لمشروع معين. وفي كثير من الأحيان، تكون بمثابة جوهر استراتيجية التسويق الشاملة للمؤسسة. يمكن أن يكون لتنفيذ خطة الاتصال العديد من المزايا، بما في ذلك:
- وضوح: إن وجود خطة اتصال يمكن أن يساعد المؤسسة على اكتساب الوضوح بشأن كيفية التفاعل مع بعضها البعض أو مع العملاء. قد يسمح الوضوح المتزايد للموظفين بالتواصل مع العملاء والمستهلكين بشكل أكثر فعالية لأن لديهم فهمًا أفضل لأهداف المراسلة والتواصل الأساسية.
- الاتصالات الموجهة: يمكنك استخدام هذه الإستراتيجية لتوجيه الاتصالات التسويقية، كما هو الحال عند تقديم منتج جديد. يمكن للاستراتيجية تحديد الجمهور المستهدف والموضوعات الرئيسية والعوامل الأخرى التي تعتبر حاسمة لحملة تسويقية ناجحة.
- الاتساق: يمكن لتقنيات الاتصال أن تساعد المنظمة في الحفاظ على الاتساق في الاتصالات الداخلية والخارجية. فهو يضمن أن كلا أسلوبي الاتصال ينقلان موضوعات متسقة وموحدة.
الوجبات السريعة الرئيسية
- تساعد خطة الاتصال المنظمة على توضيح كيفية التفاعل بفعالية مع كل من أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، مما يضمن أن جميع الموظفين لديهم فهم شامل للرسائل الرئيسية وأهداف الاتصال.
- تعمل الخطة كدليل استراتيجي، وهي مفيدة بشكل خاص أثناء المبادرات مثل إطلاق المنتجات أو الحملات التسويقية، وتحديد الجماهير المستهدفة، والرسائل الرئيسية، والعناصر الحاسمة الأخرى للنجاح.
- من خلال توفير نهج منظم لنشر المعلومات، تضمن خطة الاتصال الاتساق عبر جميع أشكال الاتصال، ومواءمة الرسائل مع أهداف المنظمة وهوية العلامة التجارية.
- تواجه المنظمات التي لديها استراتيجية اتصال منظمة عددًا أقل بكثير من حالات سوء الفهم، حيث تشير التقارير إلى انخفاض بنسبة 70% في سوء التواصل، وهو أمر مفيد بشكل خاص أثناء الحملات التسويقية المعقدة.
- وينبغي أن تتضمن خطط الاتصال الفعالة تفاصيل عن أنواع الاتصال التي سيتم استخدامها، وتحديد الجمهور المستهدف، وتكرار الاتصال، وقنوات النشر، وإجراءات التوثيق والأرشفة.
أهمية خطة الاتصال
وفقًا لما ذكرته Business News Daily، فإن المنظمات التي لديها استراتيجيات اتصال محددة أبلغت عن انخفاض بنسبة 70٪ في سوء التواصل. يعد هذا مكسبًا كبيرًا، خاصة عند العمل مع حملات تسويقية متطورة تحتوي على العديد من القطع المتحركة.
تحتاج الشركات إلى استراتيجية اتصال لعدة أسباب:
- إنها تساعد في إبقاء الجميع على نفس الصفحة.
- يمكنهم تجنب أو تقليل آثار الكوارث المحتملة.
- يمكن أن تساعد في زيادة الإنتاجية وتعزيز سير العمل.
- تعد خطط الاتصال مهمة لأنها تساعد الشركات على العمل بسهولة ونجاح أكبر.
- A اتصالات الأزمات يمكن أن تساعد الخطة في منع تأثيرها أو تقليله.
مكونات خطة الاتصال
- تحدد خطة الاتصال من يجب أن يتلقى معلومات محددة عندما ينبغي تقديمها، والقنوات المستخدمة لنقلها.
- تتوقع خطة الاتصال الجيدة المعلومات التي يجب نقلها إلى شرائح معينة من الجمهور.
- ويجب أن تحدد الخطة أيضًا من لديه الإذن بنقل المعلومات السرية أو الحساسة، وكذلك كيفية نشر المعلومات - عبر البريد الإلكتروني و/أو مواقع الويب و/أو التقارير المطبوعة و/أو العروض التقديمية في الاجتماعات الافتراضية أو الشخصية.
- ويجب أن تحدد الخطة أيضًا طرق الاتصال التي سيستخدمها أصحاب المصلحة للحصول على التعليقات، وكذلك كيفية توثيق الاتصالات وأرشفتها.
- تتضمن خطة الاتصال عادةً العناصر التالية: أنواع الاتصال (على سبيل المثال، إعلانات نظام الترحيل، والرسائل النصية الآلية، وتنبيهات البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية المسجلة مسبقًا، والاجتماعات، ووسائل التواصل الاجتماعي)، ومن ينقل المعلومات لمن، وتكرار الاتصال، والوثائق/ إجراءات الأرشفة.
- وأخيرا، ينبغي تكييف خطة الاتصال مع الاحتياجات المحددة للأعمال والأشخاص المعنيين، فضلا عن مراجعتها وتحديثها بانتظام لضمان أهميتها وفعاليتها.
أمثلة على استراتيجية الاتصال
قم بمراجعة هذا المثال لخطة الاتصال لمساعدتك في تطوير استراتيجيتك وتنفيذها.
أنظمة الصوت مدى الحياة
أكتوبر 1، 2023
استراتيجية الاتصال للاتصالات الداخلية
- الأهداف:
- شارك رسائل العلامة التجارية بين موظفي المنظمة البالغ عددهم 125 موظفًا. توفير وثيقة داخلية يمكن للعاملين استخدامها للتحكم في مناقشاتهم مع المستهلكين.
- شجع الموظفين على التحدث بجرأة عن رسائل العلامة التجارية لتعزيز سمعة الشركة.
- الجمهور المستهدف:
- يتألف الجمهور المستهدف من جميع موظفي أنظمة الصوت مدى الحياة البالغ عددهم 125 موظفًا، مع التركيز على مجالات المبيعات وخدمة العملاء. يمتلك هؤلاء الأفراد وعيًا شاملاً بمنتجات الشركة وعملائها.
- الرسائل الرئيسية:
- تسعى شركة Lifetime Audio Systems جاهدة لتحقيق رضا العملاء بنسبة 100% من خلال تقديم سلع عالية الجودة.
- تتعهد المنظمة بالرد على استفسارات العملاء وطلباتهم ومشكلاتهم خلال 24 ساعة.
- توفر المنظمة مجموعة متنوعة من خيارات خطط الدفع لمساعدة العملاء في العثور على طرق غير مكلفة لإجراء عمليات الشراء.
- التكتيكات:
- يريد قسم التسويق نشر رسالة إخبارية داخلية للموظفين كل شهر. قد يحتوي البريد الإلكتروني على معلومات حول المبيعات الوشيكة أو المنتجات الجديدة التي يمكن للموظفين مشاركتها مع العملاء.
- قنوات الاتصال:
- في اليوم الأول من كل شهر، يهدف قسم التسويق إلى تسليم النشرة الإخبارية عبر البريد الإلكتروني.
- ويخطط الفريق أيضًا لإنتاج نشرة من صفحة واحدة تركز على المعلومات الأساسية من النشرة الإخبارية لمنطقة الاستراحة في مكان العمل.
كيفية كتابة خطة الاتصال
تعد خطة الاتصال أداة قيمة، ولكنها أيضًا سهلة الإنشاء. يمكنك وضع خطة اتصال في أربع خطوات.
#1. تحديد استراتيجيات الاتصال الخاصة بك
الخطوة الأولى في تطوير خطة الاتصال هي تحديد أين سيتواصل فريقك وماذا سيتواصل. يتضمن ذلك متى يتم استخدام الأدوات ومتى يتم التواصل بشكل متزامن مقابل غير متزامن. يشير الاتصال المباشر والمتزامن إلى الاتصال الذي يحدث في الوقت الفعلي. يتم الاتصال غير المتزامن عندما تقوم بإرسال رسالة دون توقع الرد على الفور. نحن جميعًا نستخدم الاتصالات غير المتزامنة يوميًا دون التعرف عليها، وعلى الأخص عندما نرسل رسائل البريد الإلكتروني.
حدد الغرض الذي سيتم استخدام كل أداة من أجله أثناء تصميم خطة الاتصال الخاصة بك. على سبيل المثال،
- يمكنك استخدام البريد الإلكتروني للتواصل مع أصحاب المصلحة الخارجيين.
- يسمح Slack بالاتصال المتزامن فيما يتعلق بالتحديثات اليومية والأسئلة السريعة.
- يتيح لك Asana التواصل بشكل غير متزامن بشأن العمل، مثل تفاصيل المهمة وتحديثات حالة المشروع ومستندات المشروع الأساسية.
- استخدم Zoom أو Google Meet لأي اجتماعات للفريق، مثل العصف الذهني للمشروع أو ما بعد الوفاة.
#2. تتماشى مع إيقاع الاتصالات
الآن بعد أن عرفت أين ستتواصل، يجب عليك أيضًا تحديد عدد المرات التي ستتواصل فيها. إن إيقاع التواصل الخاص بك هو خطة العمل الخاصة بك لإبقاء أصحاب المصلحة المختلفين على علم بتفاصيل المشروع.
على سبيل المثال، يمكنك اختيار جدولة:
- يتم توزيع تحديثات التقدم الأسبوعية للمشروع عبر Asana على جميع أصحاب المصلحة والجهات الراعية للمشروع.
- اجتماعات شهرية لفريق المشروع لتحرير العمل والتخطيط للخطوات المستقبلية.
#3. تضمين خطة لإدارة أصحاب المصلحة
غالبًا ما يكون الحصول على دعم أصحاب المصلحة وقبولهم أمرًا بالغ الأهمية لنجاح المشروع. سوف تنجز ذلك في اجتماع بدء المشروع، ولكن من المهم أيضًا الحفاظ على دعم أصحاب المصلحة طوال المشروع.
أثناء قيامك بتطوير خطة الاتصال الخاصة بك، خذ الوقت الكافي لوصف متى وماذا ستتواصل مع كل أصحاب المصلحة في المشروع بشأنه. سيتواصل بعض الأشخاص، مثل أعضاء فريق المشروع الأساسيين، حول المشروع بشكل متكرر، وربما حتى يوميًا. قد يحتاج أصحاب المصلحة الآخرون في المشروع إلى إخطارهم فقط أثناء تحديثات تقدم المشروع، أو عند القراءة النهائية.
من خلال تحديد كيفية التخطيط لإدارة التواصل مع أصحاب المصلحة، يمكنك ضمان الاتصال بهم في الوقت المناسب وحول المواضيع المناسبة. يجب أن تتناول الاتصالات التي يتلقاها العملاء أسئلتهم المحددة مع التركيز أيضًا على نتائج الأعمال والتأثيرات الأوسع والرفيعة المستوى.
بعد أن قمت بتطوير خطة الاتصال الخاصة بك، حان الوقت لمناقشتها مع فريق المشروع الخاص بك. تأكد من سهولة الوصول إلى خطة الاتصال الخاصة بك في مستودع المعلومات المركزي لمشروعك. نوصي باستخدام Asana لمراقبة جميع اتصالات وأنشطة المشروع، مما يسمح لك بمناقشة العمل أثناء عملك.
إذا تغير أي شيء في خطة اتصالات مشروعك، فتأكد من تحديثها وإبلاغ التغييرات. وهذا يضمن حصول أعضاء الفريق دائمًا على أحدث المعلومات.
صياغة نموذج خطة الاتصال الخاصة بك: المكونات الأساسية
هناك العديد من نماذج خطط الاتصال المتاحة عبر الإنترنت، ولكن النموذج الجيد يجب أن يتضمن العناصر المهمة التالية:
- أهداف وغايات الحملة: حدد أهدافك التسويقية بوضوح. هل يتعلق الأمر برفع مستوى الوعي بالعلامة التجارية، أو جذب المزيد من زوار موقع الويب، أو جذب عملاء محتملين؟
- الجمهور المستهدف: حدد شخصياتك الاستهلاكية المثالية، بما في ذلك التركيبة السكانية والاحتياجات وأنماط الاتصال.
- الرسائل ونقاط الحديث الرئيسية: أنشئ رسائل متسقة تلقى صدى لدى جمهورك المستهدف.
- قناة الاتصال: حدد قنوات الاتصال التي ستستخدمها للوصول إلى جمهورك المستهدف (على سبيل المثال، وسائل التواصل الاجتماعي، والتسويق عبر البريد الإلكتروني، والتعاون مع المؤثرين).
- تقويم المحتوى: قم بوضع جدول زمني لإنشاء المحتوى وتوزيعه عبر العديد من الوسائط.
- أدوار ومسؤوليات الفريق: قم بتعيين أدوار وواجبات واضحة بحيث يكون الجميع على نفس الصفحة.
- الميزانية والموارد: استخدم الموارد بحكمة لدعم استراتيجية الاتصال الخاصة بك.
- إنشاء مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتتبع نجاح خطة الاتصال الخاصة بك وتحديد مجالات التحسين.
تذكر أن خطة الاتصال هي وثيقة حية. مع استمرار حملتك التسويقية، قم بفحصها وتعديلها لتعكس البيانات الجديدة ومقاييس الأداء. يمكنك الاطلاع على قالب خطة الاتصال المجانية أدناه.
يوفر هذا القالب نهجًا منظمًا لتخطيط وتنفيذ استراتيجيات الاتصال الفعالة، مما يضمن إعلام جميع الأطراف ذات الصلة ومشاركتها ومواءمتها مع أهداف المشروع.
أمثلة على خطة الاتصال
- خطة الاتصال الاستراتيجية.
- خطة اتصالات المشروع
- خطة الاتصال التسويقي
- خطة الاتصال المؤسسي
- خطة اتصالات الأزمات
قد يكون من الصعب كتابة خطط الاتصال، لكن الخطة الفعالة ستصمد أمام اختبار الزمن. تتضمن خطط الاتصال أدناه تحليلاً لأصحاب المصلحة الذين سترد عليهم، بالإضافة إلى بروتوكولات لما يجب تضمينه في تلك الاتصالات.
#1. خطة الاتصال الاستراتيجية
تحدد خطة الاتصال الخاصة بشركة Bright Hub Project Management كيف ومتى ولماذا يتم الاتصال داخل الشركة.
يعد هذا المثال ممتازًا لأنه يصف كيفية قيام مديري الاتصالات بكتابة خطط الأزمات مع الاعتراف أيضًا بأن المسوق المشغول أو مدير المشروع قد يتولى هذا الدور أحيانًا.
#2. خطة اتصالات المشروع
فيما يلي مثال لمشروع ترقية الفوترة الخاص بشركة Simplicable. تحدد خطة الاتصال هذه جميع الاجتماعات والوثائق الحاسمة المطلوبة للمشروع. كما ترون، فهو يشتمل على الأجزاء الضرورية مثل الجمهور والأهداف والشكل وDRI.
#3. خطة الاتصالات التسويقية
تعد خطة الاتصالات التسويقية أمرًا حيويًا للتفاعل مع السوق المستهدف، خاصة عند تقديم منتجات أو مشاريع جديدة. يوضح مثال Smartsheet هذا كيفية تخطيط خطط الاتصالات التسويقية للعملاء وآفاق المبيعات وشركاء الوسائط وأصحاب المصلحة الداخليين والأحداث.
#4. خطة الاتصالات المؤسسية
تصف خطط الاتصالات المؤسسية كيفية تواصل الشركات داخليًا وخارجيًا. يعرض مثال Smartsheet هذا خريطة طريق مكونة من تسع خطوات تحتوي على أقسام لبيان المهمة والملخص التنفيذي وتحليل الموقف والرسائل الرئيسية والمزيد.
وفي الختام
يمكن أن يضمن تنفيذ خطة اتصال محددة جيدًا أن تكون أنشطتك التسويقية متسقة ومركزة وقابلة للقياس. إنه يشجع تعاون الفريق بينما يقوم أيضًا بتوصيل رسالة واضحة ومتسقة إلى جمهورك.
لذا، في المرة القادمة التي تخطط فيها لجهد تسويقي، لا تتجاهل أهمية التواصل. يمكن أن تكون خطة الاتصال المعدة جيدًا العنصر الخفي الذي يرفع جهودك التسويقية من المستوى المتوسط إلى النجاح! هل سبق لك أن حصلت على تجربة مباشرة مع فوائد خطة الاتصال؟ شارك قصصك في قسم التعليقات أدناه!
- إشراك أصحاب المصلحة: كيفية التخطيط لاستراتيجية مشاركة فعالة
- إدارة أصحاب المصلحة: التخطيط والاستراتيجيات
- من هو صاحب المصلحة؟ المعنى ، أنواعه وأهميته
- رسم خرائط أصحاب المصلحة: دليل لأداة رسم الخرائط للإدارة الفعالة لأصحاب المصلحة
- نظرية أصحاب المصلحة: التعريف والفوائد والتحديات
مراجع حسابات
