يعد وجود نظام اتصالات فعال أمرًا بالغ الأهمية في بيئة الشركة اليوم حيث تكون خدمة العملاء وتدفق المعلومات من أهم الأهداف. لهذا السبب ، يجب على الشركات اختيار أفضل أنظمة هاتف المكاتب لعملياتها من بين مجموعة واسعة من الموردين والموردين في السوق. لمعرفة المزيد حول أفضل أنظمة هواتف المكاتب المنزلية والشركات الصغيرة ، إليك دليل لك.
أنظمة هاتف المكتب
تستخدم الشركات أنظمة هاتف المكاتب ، وهي مجموعة شبكية من عدة خطوط هاتفية ، لتبسيط إجراءات الاتصال الداخلية والخارجية. تشمل أنواع أنظمة الهاتف الشائعة في مكان العمل التي تعزز الإنتاجية والاعتمادية على المكالمات أنظمة VoIP و PBX. يمكن أن تتراوح أنظمة هواتف الأعمال من بضعة أسطر إلى أنظمة هجينة قابلة للتكوين بالكامل. ضع في اعتبارك احتياجات شركتك واختر نظام هاتف المكتب المناسب قبل الشراء.
أنواع مختلفة من أنظمة OfficePhone
واحدة من أكبر مزايا أنظمة هواتف الشركة هي تعدد استخداماتها. هناك ثلاثة أنواع رئيسية من أنظمة شبكة هاتف المكاتب للاختيار من بينها.
# 1. نظام هاتف متعدد الخطوط
نظام الهاتف متعدد الخطوط هو نظام يتم فيه توجيه جميع المكالمات من خلال نظام هاتف مركزي ويتم تنظيمها مركزيًا. يتم استقبال جميع المكالمات الواردة أولاً بواسطة النظام الأساسي ، والذي يقوم بعد ذلك بتوجيهها إلى الشخص أو القسم المناسب.
# 2. نظام الهاتف PBX
يعمل نظام تبادل الفروع الخاصة (PBX) على توصيل كل هاتف مكتبي عبر الكابل. يمكنك أيضًا استخدام اتصال IP PBX ، والذي يستخدم كابل إيثرنت لربط أجهزة مكتبية بالإنترنت.
# 3. نظام الهاتف VoIP
يمكن توجيه المكالمات الداخلية باستخدام VoIP ، الأمر الذي يتطلب اتصالاً بالإنترنت. إنه نوع محدد من أنظمة الهاتف القائمة على السحابة حيث تتم استضافة مكالماتك على خوادم المورد الخارجي الخاص بك. ما عليك سوى كمية صغيرة من المعدات لأن جميع المكالمات يتم إجراؤها عبر اتصالك بالإنترنت.
ميزات نظام هاتف المكتب
يمكنك اختيار أفضل نظام هاتف مكتبي لفريقك من خلال التعرف على خصائصه الرئيسية. تم تصميم ميزات هذه الأنظمة نحو التكامل سهل الاستخدام لأنها تهدف إلى تبسيط الاتصال المكتبي.
# 1. المكتب البعيد
في بيئة الأعمال الحديثة ، يعد نظام الهاتف الذي يدعم العمل الهجين أمرًا بالغ الأهمية. يمكن أن يكون هناك زملاء عمل يعملون بشكل كامل أو في الغالب من المنزل أو من مكتب مختلف. اتصال Interoffice بسيط وسريع بفضل خدمة الهاتف التي تستخدم الأجهزة المحمولة أو اتصال واسع النطاق.
# 2. تطبيق الكمبيوتر المحمول
يقوم بعض موردي أنظمة الهاتف بتوفير تطبيقات الكمبيوتر المحمول الخاصة بهم. بدلاً من الاضطرار إلى إعداده من خلال محرك بحث في كل مرة ، فهذه طريقة أبسط للوصول إلى المكالمات.
يمكن الآن للمكالمات الواردة أن تصل إلى جهازك مباشرة بفضل هذا. لتبسيط المكالمات ، سيكون لشركتك رقم عمل مخصص. يمكن لمركز الاتصال الخاص بك تسجيل المكالمات الواردة أو توجيهها إلى أعضاء الفريق المناسبين.
# 3. لا تخل
سيحتاج فريقك أحيانًا إلى التركيز على مهمة دون تشتيت انتباهه بالمكالمات الواردة. يمكن لنظام هاتف المكتب المخصص الذي يحتوي على ميزة "عدم الإزعاج" التي تعمل على كتم جميع المكالمات الواردة أن يمنع حدوث أي انقطاع.
# 4. حظر المكالمات المجهولة
لإيقاف المكالمات الباردة المزعجة أو مكالمات المتسللين ، يمكن لأنظمة هواتف العمل تقييد المتصلين المجهولين. سيستفيد فريقك من توفير الوقت ، وقد تكون محميًا من اختراق البيانات. يمكن لمعرف المتصل أيضًا منع المتصلين غير المصرح لهم من الوصول إلى قناة اتصال مغلقة.
# 5. مراقبة المكالمات وإعادة توجيهها
يتم توفير القدرة على إعادة توجيه المكالمات إلى عضو الفريق المناسب من خلال أنظمة هواتف العمل. تعد إعادة توجيه المكالمات طريقة مفيدة لتوجيه المكالمات لأنها تتيح للمتصل والمتلقي الاتصال على الفور ، بغض النظر عن الشخص الذي رد على المكالمة أولاً.
مزايا أنظمة هاتف العمل
الميزة الرئيسية لاستخدام نظام الهاتف هي تحسين الاتصال. هذه بعض مزايا هاتف العمل الأكثر استخدامًا.
# 1. يمكنك العمل من أي مكان
تنتج المرونة عن طريق نظام الهاتف. إذا كان لدى موظفيك إمكانية الوصول إلى الإنترنت أو هاتف مكتبي معين ، فيمكنهم العمل من أي مكان. هذا يعني أنه يمكنك التواصل مع زملاء العمل الذين يعملون عن بعد أو في الخارج.
# 2. مكالمات دولية أرخص
بدلاً من فرض رسوم على كل مكالمة ، يتم عادةً إصدار فاتورة بنظام الهاتف المستضاف على أساس الاشتراك الشهري أو السنوي. وفقًا لخطتك ، يسمح هذا لفريقك بإجراء عدد غير مقيد من المكالمات البعيدة مقابل رسوم محددة.
# 3. التعاون الفوري
يمكن أن يكون التعاون الجماعي في الوقت الفعلي ممكنًا من خلال أنظمة الاتصال. تحتوي بعض الخطط على إضافات تتيح لك مشاركة المستندات والخطط بالإضافة إلى السماح لك بالاتصال بزملائك في العمل والاستمتاع بالاتصال متعدد الاتجاهات.
يمكن أن تكون هذه مفيدة لفريقك لإجراء تغييرات سريعة على الخطط أثناء الاتصال بالهاتف.
# 4. توظيف موظفين دوليًا
الموهبة دولية الآن. لهذا السبب ، يجب أن تكون الشركة قادرة على التواصل بسهولة مع أي موظف ، بغض النظر عن الموقع. من السهل تعيين موظفين جدد والتغلب على المشكلات التي تسببها شركات الهاتف المحلية باستخدام نظام هاتف قياسي.
أفضل أنظمة هاتف مكتب الأعمال
من السهل والسريع إعداد وإدارة نظام هاتف قائم على البرامج في مكان العمل والمنزل مع أنظمة هاتف العمل الرائدة. كما أنه من السهل والسريع إعداد وإدارة نظام هاتف قائم على البرامج في مكان العمل والمنزل مع أنظمة هاتف العمل الرائدة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لنظام هاتف الشركة الحديث المستند إلى السحابة الآن استيعاب الهواتف الذكية للأعمال ، مما يمكّن الموظفين من تلقي المكالمات أينما كانوا ، سواء كانوا في المكتب أو يسافرون أو يعملون من المنزل. هذا ممكن نتيجة الشعبية المتزايدة للهواتف المحمولة للأعمال.
# 1. RingCentral MVP
يُطلق على النظام الأساسي السحابي الكل في واحد للمكالمات والمؤتمرات الصوتية والفاكس عبر الإنترنت والرسائل القصيرة RingCentral MVP. إنه نظام قوي ولكنه قابل للتكيف يعمل بشكل جيد مع مجموعة متنوعة من أجهزة هاتف PBX الحالية ويتيح لك استخدام أي جهاز محمول تقريبًا لتشغيله كهاتف رقمي. إلى جانب توفير تعاون الفريق من خلال مشاركة الشاشة والفيديو عالي الدقة لكل من المهام ومؤتمرات الفيديو ، فإنه يوفر أيضًا صوتًا عالي الدقة ومؤتمرات صوتية من خلال الأجهزة المحمولة.
# 2. أفايا ون كلاود
تسعى الخدمة إلى بناء حل قابل للتطوير حقًا باستخدام النظام الأساسي السحابي الذي يناسبك. يمكن أن يعمل Avaya OneCloud أيضًا ببساطة من خلال سحابة عامة للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة الحجم التي تعتمد على البائعين الخارجيين في المحتوى. نتيجة لذلك ، تحصل على دعم مستمر ولا داعي للقلق بشأن ترقيات البرامج أو عمليات شراء قسم تكنولوجيا المعلومات. يمكن إعداد Avaya OneCloud التقليدي للشركات التي تستخدم بالفعل خدمة سحابية خاصة أو مختلطة أو يمكن تخصيص خدمة OneCloud ReadyNow لتلبية احتياجات محددة. يمكن تثبيت أي جهاز خادم ضروري في الموقع أو استضافته في أحد مراكز بيانات Avaya.
# 3. مكتب أوما
تسعى خدمة هاتف العمل القائمة على الويب والتي تسمى Ooma Office إلى منح الشركات الصغيرة تجربة الهاتف نفسها التي تتمتع بها الشركات الكبيرة. قد لا يكون لدى Ooma كل الأجراس والصفارات التي يمكن أن تجدها مع بعض خدمات VoIP ، لكنها تضع نفسها كخيار مناسب للميزانية للشركات الصغيرة. مقابل تكلفة شهرية منخفضة إلى حد ما لكل مستخدم ، يتم تقديم الكثير من الوظائف. ليس هناك أي متاعب لأنك تحصل على جميع الخدمات بخطة عضوية واحدة فقط ، كما أن النظام سهل الإعداد والاستخدام.
# 4. GoToConnect
استنادًا إلى خطة التسعير المحددة التي تختارها الشركات ، تقدم جميع حلول VoIP المذكورة في هذه المقالة مجموعة واسعة من الإمكانات المتميزة. توفر المنصة للشركات أكثر من 100 مكالمة ، والتعاون ، وميزات وإمكانيات الهاتف المحمول ، بالإضافة إلى مجموعة متنوعة من خدمات مؤتمرات الفيديو ، وهو ما يجعل مجموعة ميزات GoToConnect مميزة للغاية. من المثير للاهتمام ملاحظة أن GoToConnect لا تفرض رسومًا أكبر على الشركات مقابل المزيد من القدرات ، على عكس غالبية مزودي خدمة VoIP. بدلاً من ذلك ، يعتمد هيكل التسعير الخاص بالمؤسسة على عدد الموظفين في الشركة ، مع تقديم خطط تسعير مخصصة للشركات التي تضم أكثر من 100 موظف.
# 5. سلسلة 8 × 8 X
يوفر نظام هاتف الأعمال 8 × 8 Series الذي يعمل بنظام التشغيل السحابي حزمة مليئة بالميزات ، لذلك حتى مع الخطة الأساسية ، لا يزال بإمكانك الوصول إلى مجموعة كاملة من الخدمات ، تمامًا كما تتوقع من نظام PBX الكامل للشركة. باستثناء الاستجابة الصوتية التفاعلية (IVR) ، تبرز خطة X Series X2 حقًا على أنها ميسورة التكلفة نسبيًا للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة الحجم وتوفر معظم الإمكانات التي من المحتمل أن يحتاجوها. مقارنة هذه الخطة بالمنافسين ، فهي أيضًا ميسورة التكلفة ، على الرغم من أن خطط المؤسسة قد تكون مشكلة.
أفضل أنظمة هاتف المكتب المنزلي للشركات الصغيرة
نظام هاتف الشركة هو نظام هاتف متعدد الأسطر مزود بإمكانيات تشمل تسجيل المكالمات ووظيفة البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني ومجموعات الرنين للاتصال بالعديد من الموظفين في وقت واحد والمكالمات غير المحدودة والقوائم الآلية والبريد الصوتي. يعد بروتوكول نقل الصوت عبر الإنترنت (VoIP) ، وتبادل الفرع الخاص (PBX) ، ووحدة النظام الرئيسية (KSU) أمثلة على أنواع أنظمة هواتف الأعمال. تستخدم أفضل أنظمة هواتف المكاتب للشركات الصغيرة والمنازل تقنية VoIP ، مما يسمح لك بتشغيل النظام بأكمله من اتصال الإنترنت الخاص بشركتك.
# 1. RingCentral: أفضل نظام هاتف للأعمال للتعاون
تم تصميم حل الرسائل والفيديو والهاتف المستند إلى السحابة والذي يسمى RingCentral MVP للشركات من جميع الأحجام وفي جميع القطاعات. بالنسبة للشركات التي تدعم القوى العاملة البعيدة والمختلطة ، يبرز الحل كمنصة اتصالات فعالة. قم بإنشاء مساحة عمل رقمية باستخدام أدوات مثل الدردشة الجماعية والمراسلة حتى تتمكن من مشاركة البيانات وإعداد مجلدات وخيوط محددة للمشروعات والموضوعات والفرق. لدى RingCentral 32 مركزًا للبيانات في جميع أنحاء العالم ، تتناظر مباشرة مع أكثر من 45 شركة نقل ، و 200 من مزودي خدمة الإنترنت لضمان الجهوزية وجودة الاتصال.
# 2. Nextiva: أفضل نظام هاتف للأعمال لتجارة التجزئة والرعاية الصحية في مواقع متعددة
نظرًا لامتلاكه للإمكانيات والأدوات اللازمة لدعم الرسائل التجارية ومؤتمرات الفيديو والمحادثات الهاتفية ، فإن Nextiva عبارة عن منصة اتصالات موحدة. على عكس معظم شركات الاتصالات ، يتيح Nextiva للمستخدمين الجمع بين عدة خطط لإنشاء نظام هاتف فريد يطابق الميزات والأسعار المناسبة مع كل فريق داخل شركتك.
تتوافق إمكانات Nextiva التالية مع HIPAA: خدمة الهاتف ، والرد التلقائي ، وسجل المكالمات ، والفاكس الافتراضي ، ومؤتمرات الفيديو الفردية ، ومؤتمرات الفيديو الجماعية ، والمؤتمرات الصوتية فقط ، والاستجابة الصوتية التفاعلية المحسنة ، والعديد من موصلات البرامج. كما أن آليات الأمان الأساسية للنظام ، مثل مراكز البيانات المعتمدة من SSAE 16 ، وشبكة مسار المكالمات الزائدة عن الحاجة ، وثماني نقاط تواجد منتشرة في جميع أنحاء الولايات المتحدة ، متوافقة أيضًا مع HIPAA.
# 3. Zoom: أفضل نظام هاتف للأعمال لمؤتمرات الفيديو
كثير من الناس لا يدركون أن Zoom يوفر أيضًا نظام هاتف غنيًا بالمميزات. تشتهر Zoom بخدمة مؤتمرات الفيديو ، والتي شهدت زيادة هائلة في شعبيتها خلال جائحة COVID-19. تقدم جميع خدمات Zoom Phone الأربعة أرقامًا مجانية ومكالمات دولية غير محدودة وتكامل مع تطبيقات الشركات المعروفة مثل Slack و Salesforce.
اليوم ، يتعين على العديد من الشركات إجراء اجتماعات افتراضية ، وتأتي خدمات هاتف Zoom مع ميزات مؤتمرات الفيديو الرائعة. وبالتالي ، ببضع نقرات ، يمكن للمستخدمين رفع مكالمة إلى مؤتمر فيديو أو نقلها إلى اجتماع Zoom أو غرفة Zoom. توفر برامج سطح المكتب لأنظمة Windows و MacOS و Linux و iOS و Android الوصول إلى هاتف الأعمال وحل مؤتمرات الفيديو من Zoom. من خلال أدوات الاجتماع والنقل التي تجعل التبديل بين الأنظمة الأساسية وإضافة المشاركين أمرًا بسيطًا ، يسهل Zoom الاتصال الجماعي الفعال. وبالتالي ، تتيح جميع الخيارات إجراء مكالمات جماعية مخصصة ثلاثية الاتجاهات والقدرة على إجراء واستقبال مكالمات من أجهزة مختلفة.
# 4. Ooma: أفضل نظام هاتف للأعمال للشركات الصغيرة
نظرًا لواجهة المستخدم المباشرة ، والمجموعة الواسعة من الميزات الأساسية ، وسهولة الاستخدام العامة في بيئة الأعمال الصغيرة حيث من غير المحتمل أن يكون دعم تكنولوجيا المعلومات المخصص متاحًا للمساعدة في تنفيذ أنظمة جديدة ، فإن Ooma هي توصيتنا كأفضل نظام هاتف للشركات الصغيرة. يتفوق Ooma في قابلية استخدام المسؤول ، مع خيارات قائمة منسدلة مباشرة تجعل من السهل تكوين الأوضاع لمجموعات الرنين ومكالمات العمل والمكالمات بعد ساعات العمل. بالنسبة لأي شخص يطرح أول نظام هاتف قائم على السحابة ، فهذه الأشياء سهلة الفهم.
# 5. GoTo Connect: أفضل نظام هاتف للأعمال للفرق البعيدة
GoTo Connect هو نظام هاتف أعمال مزود بإمكانيات مناسبة بشكل خاص لمتطلبات الفرق البعيدة. تتيح الميزات سهلة الاستخدام للوصول إلى الأجهزة عن بُعد ودعم تكنولوجيا المعلومات من الشركة للمؤسسات تكييف أنظمة هواتفها وفقًا لمتطلباتها الخاصة. إذا كان لديك قوة عاملة دولية مشتتة ، فإن GoTo Connect تقدم أيضًا مكالمات دولية مجانية في 53 دولة. يقدّر المستخدمون إمكانية الوصول إلى الأرقام المحلية المجانية التي تحظى بشعبية في السوق المستهدفة ويمكن الاتصال بها من أي جهاز في أي مكان. يوفر GoTo أيضًا هاتفًا رقميًا محسّنًا يمكّن العملاء من إجراء واستقبال المكالمات من أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم من أي مكان.
كيف يعمل نظام الهاتف؟
الحجاب الحاجز للهاتف عبارة عن قرص معدني رفيع حيث تنتقل الموجات الصوتية قبل أن تتحول إلى طاقة كهربائية. يتم تحويل الطاقة الكهربائية مرة أخرى إلى موجات صوتية ويتم إرسالها عبر الخطوط إلى هاتف آخر ، حيث قد يسمعها الشخص الموجود على الطرف الآخر.
لماذا يعتبر Office Phone مهمًا؟
سيتمكن عملاؤك من الاتصال بشركتك مباشرة وتلقي إجابات لأسئلتهم بسرعة أكبر باستخدام نظام هاتف مناسب في مكانه مقارنة بما لو تم التعامل مع جهات الاتصال عبر البريد الإلكتروني أو منصات الإنترنت.
ما هو الفرق بين نظام الهاتف الرئيسي و Pbx؟
بينما تعتمد أنظمة PBX على وحدة تحكم مركزية موجودة في موقع العميل التجاري ، فإن أنظمة الهاتف الرئيسية تعتمد على تبديل الأجهزة المملوكة لشركة الهاتف.
المنشورات المشابهة
- أنظمة الهواتف الافتراضية: أفضل أنظمة الهواتف الافتراضية لأي عمل تجاري (+ دليل مفصل)
- ما هو PBX: التوضيح والأنواع والسعر
- أنظمة هواتف الأعمال التجارية LANDLINE: أفضل الخيارات في عام 2023
- أفضل أنظمة هواتف الأعمال: 2023 أفضل مراجعات نظام هاتف الأعمال (محدث)
مراجع حسابات
