لقد زاد حجم البيانات المتاحة لنا ، كما زاد احتمال حدوث خطأ. نتيجة لذلك ، نعتمد على تنقية البيانات لتحسين كفاءة إجراءات إدارة البيانات لدينا. يعمل تنقية البيانات على تحسين جودة البيانات وأهميتها من خلال تقليل التناقضات ، والقضاء على الأخطاء ، والسماح للشركات باتخاذ قرارات دقيقة ومدروسة. في هذا المنشور ، ستتعرف على أساسيات تنقية البيانات ، وسبب أهميتها لعملك ، وكيفية البدء في عملية تطهير البيانات.
ما هو تنظيف البيانات؟
تنقية البيانات ، والمعروفة أيضًا باسم تنقية البيانات أو تنظيفها ، هي عملية تحديد وإزالة الأخطاء والتناقضات والتكرار والإدخالات المفقودة من البيانات من أجل تحسين اتساق البيانات وجودتها.
بينما يمكن للشركات اتخاذ تدابير استباقية لضمان جودة البيانات طوال مرحلة التجميع ، إلا أنها قد تظل مرتفعة أو غير نظيفة. قد يكون هذا بسبب مجموعة متنوعة من القضايا ، بما في ذلك:
- الازدواجية الناجمة عن العديد من مصادر البيانات غير ذات الصلة
- الأخطاء الإملائية والاختلافات في إدخال البيانات
- بيانات أو حقول غير مكتملة أو مفقودة
- علامات ترقيم غير صحيحة أو رموز غير متوافقة
- البيانات القديمة
يعالج تنقية البيانات هذه المشكلات وتنقي البيانات باستخدام مجموعة متنوعة من الأساليب لضمان استيفائها لمعايير العمل.
استخدام تنظيف البيانات
على الرغم من أن تنقية البيانات تتم مناقشتها بشكل متكرر في القطاع المهني ، إلا أنها ضرورية لكل من المنظمات والأفراد.
تنقية البيانات للأفراد
يمكن للأفراد جمع قدر كبير من المعلومات الشخصية على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم في فترة زمنية قصيرة نسبيًا. يمكن حفظ معلومات بطاقة الائتمان أو المعلومات المصرفية والمعلومات الضريبية وتواريخ الميلاد والأسماء القانونية ومعلومات الرهن العقاري وغيرها من المعلومات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك في مجلدات عديدة. إذا كان لديك نسخة رقمية من T4 ، على سبيل المثال ، فهناك الكثير من المعلومات في بضع صفحات فقط!
يحتاج الأفراد إلى تنقية البيانات لأن كل هذه المعلومات قد تصبح ساحقة. قد يكون من الصعب العثور على أحدث الوثائق. من المحتمل أن تضطر إلى التدقيق في عشرات الملفات القديمة قبل العثور على أحدثها. يمكن أن يؤدي الفوضى إلى الإحباط وحتى فقدان المستند!
يضمن تنظيف البيانات أن لديك فقط أحدث الملفات والأوراق الحيوية ، بحيث يمكنك العثور عليها بسهولة عندما تحتاج إلى ذلك. كما أنه يضمن عدم وجود أي معلومات شخصية حساسة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، مما قد يمثل مشكلة أمنية.
خدمات تنظيف البيانات للشركات
عادةً ما تحفظ الشركات الكثير من المعلومات الشخصية - معلومات العمل ومعلومات الموظفين وأحيانًا معلومات المستهلك أو العميل. يجب على الشركات ، على عكس الأفراد ، ضمان الحفاظ على المعلومات الشخصية للعديد من الأشخاص والمؤسسات آمنة ومنظمة.
يستفيد الجميع من الحصول على معلومات دقيقة. من الأهمية بمكان أن يكون لديك معلومات حديثة عن الموظفين. من المفيد أن يكون لديك معلومات صحيحة عن العميل حتى تتمكن من التعرف على جمهورك المستهدف بشكل أفضل والاتصال بهم إذا لزم الأمر. سيساعدك الحصول على أحدث المعلومات الصحيحة على تحقيق أقصى استفادة من جهودك التسويقية.
يعد تنظيف البيانات أمرًا مهمًا أيضًا لأنه يعزز جودة البيانات ، ونتيجة لذلك ، الإنتاجية الإجمالية. عندما تقوم بتنظيف بياناتك ، تتم إزالة جميع المعلومات القديمة أو الخاطئة ، مما يترك لك أفضل البيانات فقط. هذا يلغي الحاجة إلى أن يمر فريقك بمستندات قديمة لا حصر لها ويساعد الموظفين على تحقيق أقصى استفادة من ساعات عملهم.
يساعد الحصول على معلومات دقيقة أيضًا في تقليل بعض التكاليف غير المتوقعة. على سبيل المثال ، يمكنك طباعة معلومات غير دقيقة على أوراق الشركة ذات الرأسية - فقط لتكتشف أنه يجب التخلص منها بمجرد اكتشاف عدم الدقة! قد تؤدي الأخطاء المستمرة في عملك إلى الإضرار بسمعة شركتك.
ما سبب أهمية تطهير البيانات؟
يمكن أن يكون للتنظيف المنتظم والمنظم للبيانات عواقب بعيدة المدى على المؤسسة.
# 1. تجنب الأخطاء المكلفة.
يعد تنظيف البيانات الطريقة الأكثر فاعلية لتقليل التكاليف التي تنشأ عندما تكون المؤسسات مشغولة بمعالجة الأخطاء أو تصحيح البيانات الخاطئة أو استكشاف الأخطاء وإصلاحها. على سبيل المثال ، التأكد من أن عمليات التسليم تتم إلى العنوان الصحيح في المرة الأولى وبالتالي تجنب عمليات إعادة التسليم المكلفة.
# 2. اجعل البيانات متاحة بعدة طرق.
يمهد تطهير البيانات الطريق لإدارة بيانات المستهلك متعددة القنوات الناجحة. تمكّن الدقة في بيانات العميل ، بما في ذلك قنوات الهاتف والبريد والبريد الإلكتروني ، من تنفيذ استراتيجية الاتصال الخاصة بك بنجاح عبر القنوات.
# 3. زيادة اكتساب العملاء
المنظمات التي لديها بيانات جيدة الصيانة هي الأفضل لإنشاء قوائم العملاء المحتملين بناءً على معلومات دقيقة ومحدثة. ونتيجة لذلك ، تصبح أنشطة الاستحواذ والإعداد الخاصة بهم أكثر كفاءة.
# 4. تسهيل اتخاذ القرار
البيانات النظيفة ضرورية لعملية صنع القرار الشفافة. تمكن البيانات الدقيقة MI والتحليلات الأساسية الأخرى ، والتي بدورها تمنح المؤسسات الرؤى التي تحتاجها لاتخاذ قرارات سليمة.
# 5. زيادة إنتاجية الفريق الداخلي
يعد تنظيف البيانات أمرًا مهمًا أيضًا لأنه يزيد من جودة البيانات ، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية. عندما يتم التخلص من البيانات غير الدقيقة أو تصحيحها ، يتم ترك المنظمات بمعلومات عالية الجودة ، مما يعني أن موظفيها لا يضيعون الوقت في الخوض في البيانات غير الملائمة وغير الصحيحة.
تطهير البيانات: دليل خطوة بخطوة
يمكن لأداة تنقية البيانات أتمتة غالبية برنامج تنقية البيانات الشامل للشركة ، ولكنها ليست سوى مكون واحد من حل تنظيف البيانات المستمر وطويل الأجل. فيما يلي ملخص سريع للخطوات التي ستحتاج إلى اتباعها للتأكد من أن بياناتك نظيفة وقابلة للاستخدام:
الخطوة 1. تحديد حقول البيانات الحرجة
تمتلك الشركات الآن بيانات أكثر من أي وقت مضى ، ولكن ليست جميعها بنفس القيمة. تتمثل المرحلة الأولى في تنقية البيانات في تحديد أنواع البيانات أو حقول البيانات المطلوبة لمشروع أو نشاط معين.
الخطوة 2. اجمع البيانات
بعد تحديد حقول البيانات المناسبة ، يتم جمع البيانات الموجودة بداخلها وفرزها وترتيبها.
الخطوه 3. قم بإزالة القيم المكررة
بعد جمع البيانات ، تبدأ عملية تصحيح الأخطاء. تم الكشف عن القيم المكررة والتخلص منها.
الخطوة رقم 4. التعامل مع القيم الفارغة
تبحث أدوات تنقية البيانات عن القيم المفقودة في كل حقل ويمكنها بعد ذلك ملء هذه القيم لبناء مجموعة كاملة من البيانات والقضاء على فجوات المعلومات.
الخطوة رقم 5. اجعل عملية التنظيف أكثر اتساقًا
لكي تكون فعالة ، يجب توحيد عملية تنقية البيانات بحيث يمكن تكرارها بسهولة لتحقيق الاتساق. للقيام بذلك ، من الضروري تحديد البيانات الأكثر استخدامًا ، ومتى ستكون مطلوبة ، ومن سيكون مسؤولاً عن إدارة العملية. أخيرًا ، يجب أن تقرر عدد المرات التي ستحتاج فيها لتنظيف بياناتك. يوميًا؟ أسبوعي؟ شهريا؟
الخطوة رقم 6. مراجعة وضبط وتكرار
خصص بعض الوقت كل أسبوع أو شهر لمتابعة إجراءات تطهير البيانات. ما الذي ثبت فعاليته؟ أين يمكنك إجراء تحسينات؟ هل هناك عيوب أو عيوب ظاهرة يبدو أنها موجودة؟ قم بتضمين أعضاء من عدة فرق متأثرة بتنقية البيانات في الاجتماع للحصول على صورة كاملة لعملية شركتك.
أصبحت جودة البيانات بشكل متزايد هدفًا استراتيجيًا على مستوى الشركة يشمل متخصصين من كل قسم ، ويعد برنامج تنظيف البيانات القوي أحد مكونات هذا المسعى الأكبر. يعد العمل كفريق رياضي طريقة رائعة لإثبات الجوانب الرئيسية المطلوبة للتغلب على أي صعوبة في جودة البيانات. سوف تكافح من أجل تحقيق ما إذا كنت تتدرب فقط وتتدرب بمفردك ، كما هو الحال في الرياضات الجماعية. لكي تكون فعالًا كفريق ، يجب أن تتدرب معًا.
كم مرة يجب أن تقوم بتنظيف البيانات؟
عادةً ما يتم إكمال إجراء تنقية البيانات دفعة واحدة ويمكن أن يستغرق وقتًا طويلاً إذا كانت المعلومات تتراكم لسنوات. هذا هو السبب في أن تنقية البيانات يجب أن تتم على أساس منتظم.
يتم تحديد التكرار الذي يجب على المؤسسات التطهير به من خلال عدد من المعايير ، بما في ذلك حجم البيانات التي تحتفظ بها. من المهم أيضًا عدم التنظيف كثيرًا ، وإلا ستهدر الموارد بفعل أشياء غير ضرورية.
طرق ونصائح لتنظيف البيانات
قد تسأل عن كيفية بدء عملية تطهير البيانات الآن بعد أن فهمت ما هي ولماذا هي حيوية للغاية! عندما يتعلق الأمر بتنقية البيانات ، لا يوجد "حجم واحد يناسب الجميع". غالبًا ما يتم تحديد إجراءات تنقية البيانات الخاصة بك حسب نوع البيانات التي لديك. ومع ذلك ، إليك بعض المؤشرات العامة لتبدأ بها.
# 1. افحص بياناتك
يعد تنظيف البيانات من قاعدة بيانات واحدة ، مثل جدول بيانات مكان العمل ، أمرًا معتادًا لتنقية البيانات. إذا كانت بياناتك منظمة بالفعل في قاعدة بيانات أو جدول بيانات ، يمكنك بسرعة تحليل كمية البيانات التي لديك ، ومدى سهولة فهمها ، وما قد يحتاج أو لا يحتاج إلى التحديث. إذا كانت بياناتك الآن مبعثرة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك في ملفات مختلفة ، فستحتاج إلى تجميعها معًا حتى تتمكن من البدء في تقييمها ككل.
يقدم Brendan Bailey من Towards Data Science العديد من الأسئلة الأساسية لتقييم البيانات ، بما في ذلك:
- هل يبدو أن بياناتي منطقية؟
- هل هناك نسخ مكررة وإذا كان الأمر كذلك فهل هي مقبولة؟
- هل البيانات العددية منطقية؟
- هل هناك أخطاء إملائية أو أرقام يجب ألا تكون موجودة؟
قد يساعدك هذا التقييم الأولي في تحديد مقدار العمل المطلوب. إذا رأيت أن جميع بياناتك تعود إلى عام 2005 ، فقد يكون أمامك الكثير من العمل! ومع ذلك ، إذا وجدت فقط عددًا قليلاً من الأرقام القديمة وخطأ إملائي أو اثنين ، فقد يكفي تحديث قصير.
# 2. تنظيف البيانات في جدول بيانات منفصل
قبل إجراء التغييرات ، انسخ نسخة من جدول البيانات وأجرِ أي تغييرات في النسخة بدلاً من النسخة الأصلية. هذا لحمايتك وحماية معلوماتك في حالة ارتكابك لخطأ! عند التعامل مع المعلومات التجارية أو التجارية ، قد يكون لخطأ واحد عواقب وخيمة.
بمجرد التخلص من جميع الأخطاء وتنظيف جميع بياناتك ومعلوماتك ، يمكنك نقل الأقسام التي تمت مراجعتها مرة أخرى إلى جدول البيانات الأصلي. قد يستغرق الأمر بعض الوقت والجهد ، ولكن الأمر يستحق ذلك من أجل راحة البال والتحقق من أن جهودك لم تذهب سدى.
# 3. استخدم الوظائف
قد يكون من المستحيل مسح كل بيانات غير دقيقة أو قديمة يدويًا! استخدم الوظائف في جدول البيانات الخاص بك ودع تطبيقك يقوم بالمهمة نيابة عنك! إذا كنت تستخدم Microsoft Excel ، فهناك العديد من "الوظائف" للاختيار من بينها والتي ستؤدي بعض عمليات التطهير لك.
كما هو موضح في الفيديو أعلاه ، فإن "إزالة التكرارات" هي إحدى وظائف Excel. هذه الوظيفة قابلة للتطبيق فقط على الأعمدة المستندة إلى النص. إذا أدخلت عن غير قصد نفس الموظف أو معلومات الاتصال مرتين ، فقد تقوم أداة "إزالة التكرارات" بمسح العمود وإزالة جميع التكرارات نيابة عنك.
# 4. استفد من برنامج تنظيف البيانات.
إذا لم تكن متأكدًا من كيفية تنظيف بياناتك بشكل صحيح ولكنك في حاجة ماسة إلى تنظيف جيد ، فهناك برنامج لتنظيف البيانات متاح لمساعدتك! البرنامج ليس مجانيًا ، ولكن قد يكون مفيدًا للأشخاص الذين يفتقرون إلى الوقت أو المعرفة لإجراء عمليات التطهير بأنفسهم.
كيف يمكن أن تساعدك إدارة البيانات؟
كثيرًا ما تكافح الشركات وحتى الأفراد لتنظيف بياناتهم لأنهم يتركونها لفترة طويلة جدًا. يمكن أن تصبح البيانات قريبًا مختلطة ، مليئة بالأخطاء العددية والإملائية ، والتكرار غير الضروري ، والبيانات المربكة والقديمة التي لست متأكدًا من كيفية وصولها إليها في المقام الأول.
قد تجعل إدارة البيانات عملية تطهير البيانات أكثر كفاءة إلى حد كبير. إنه إنشاء وتنفيذ العمليات والبنى والسياسات والممارسات والإجراءات لإدارة معلومات المنظمة. تشمل إدارة البيانات مجموعة واسعة من الموضوعات ، بما في ذلك:
- إدارة قواعد البيانات
- سلامة البيانات
- تخزين الوثائق والسجلات
- إدارة السجلات
- تبادل البيانات والمزيد!
عندما يكون لديك طرق جيدة لإدارة البيانات ، تقل احتمالية أن تتضخم ملفاتك بمعلومات غير صحيحة أو قديمة. يمكن أن يساعدك العمل مع موفر إدارة البيانات في إدارة معلوماتك بشكل صحيح طوال دورة حياتها بالكامل.
- محلل البيانات: نظرة عامة ، الراتب ، الوظيفة ، السيرة الذاتية وكل ما تحتاجه
- فئات نفقات الأعمال: أفضل فئات نفقات الأعمال لعام 2023 التي يجب مراعاتها
- عالم البيانات: التعريف والواجبات والراتب والمؤهلات والفرق
- ما هي البيانات النوعية: التعريف والأمثلة والتحليل والاختلاف
- إدارة قواعد البيانات: التعريف والأنواع والفوائد
مراجع حسابات
