ليس من الجيد مناقشة إدارة دورة حياة العقد في حفل عشاء. لكن القيام بذلك بشكل صحيح قد يؤدي إلى نجاح شركتك أو كسرها. أي صناعة لديها مخاوف مشروعة بشأن تتبع الكثير من العقود. بالإضافة إلى ذلك ، قد تكون تداعيات عدم وجود تاريخ حاسم للعقد خطيرة. يمكن لأي شخص تجربتها. ومع ذلك ، يمكن أن تكون إدارة دورة حياة العقد (CLM) مفيدة (نعم ، لأي شخص). أحد الإجراءات الحاسمة التي تساعد الشركات في إدارة عقودها وإدارتها - والأهم من ذلك هو إدارة دورة حياة العقد. سنشرح إدارة دورة حياة العقد في هذه المقالة ، واستعرض الأنواع العديدة من برامج CLM ، وناقش فوائد حلول Ironclad CLM للبائعين ، وسرد أفضل برامج CLM لإدارة العقود المؤتمتة بشكل أكثر فعالية.
ما هو برنامج Clm
تعتبر أي منصة رقمية مصممة للتعامل مع العقود في جميع مراحل دورة الحياة بمثابة برنامج CLM. قارن ذلك ببرنامج توقيع المستندات ، والذي يتيح فقط جمع التوقيعات الرقمية. يمكن للمستخدمين القانونيين والتجاريين الداخليين أتمتة إجراءات الإدارة باستخدام حلول CLM ، ويمكنهم أيضًا استخراج معلومات مفيدة تجاريًا من عقودهم.
تركز بعض الشركات على مرحلة أو وظيفة معينة من العقود ، مثل إنشاء المستندات ، بينما يركز البعض الآخر على نوع عقد معين. ومع ذلك ، فإن العديد من الأشخاص من المجالات القانونية ذات الصلة ، مثل إدارة الأمور أو الإنفاق ، قاموا بغزوات في إدارة دورة حياة العقد.
يوجد بالفعل ما لا يقل عن 150 شركة تقدم برامج إدارة العقود ، ولكن هناك واحدة فقط يمكنها مساعدة الشركات الحديثة على أتمتة كل خطوة من خطوات عملية التعاقد.
ميزات برنامج CLM للبائعين
لا يتم إنشاء جميع برامج CLM للبائعين على قدم المساواة ، وإذا كنت ، مثل غالبية الإدارات القانونية ، تقضي 97٪ من وقتك ومواردك في صياغة العقود ، فأنت تريد أن يخدم برنامج CLM مجموعة متنوعة من الاهتمامات وفقًا لمتطلبات شركتك. تشتمل غالبية حلول برمجيات CLM للموردين عادةً على الميزات والوظائف القياسية التالية:
# 1. سجل الاتصال والتدقيق
يمكنك دائمًا استخدام أحدث إصدار من العقد بفضل قدرة برنامج CLM على إنشاء سجلات الإصدارات ، ولكن يمكنك أيضًا تتبع التعديلات التي تم إجراؤها جنبًا إلى جنب مع توقيتها ومؤلفيها. تتعقب غالبية برامج CLM عمليات تسجيل الدخول والتنزيلات وتعديلات العقود الأخرى نظرًا لأنه من المرجح أن تظهر المشكلات أثناء مراحل إعادة التخطيط أو التحرير ، وبالتالي يعد الكشف المبكر عن الأخطاء مفيدًا.
# 2. تحرير العقد التعاوني
من الضروري أن تكون لديك القدرة على الاحتفاظ بالعقود وتحريرها رقميًا وغير متزامن. يجب أن تكون هناك إمكانية تحرير تعاونية في برنامج CLM الخاص بك. على سبيل المثال ، يمكن عرض التغييرات التي تم إجراؤها على عقد في شركة محاماة في الساحل الشرقي ومناقشتها على الفور في شركة محاماة ألمانية.
# 3. امتثال
نظرًا لآثار الامتثال المحتملة التي تؤدي إلى قتل العقد ، تتطلب هذه المرحلة الحذر الشديد. يجب أن يكون برنامجك قادرًا على إجراء فحص امتثال تلقائي نيابةً عنك. وفقًا لتقرير صدر مؤخرًا عن شركة المحاماة الدولية Ropes & Gray ، زعم 61٪ من المستطلعين أن جعل القواعد واللوائح واضحة للموظفين هو عامل رئيسي في مساعدتهم على فهم الامتثال. اعتاد موظفو الدعم والمساعدين القانونيين أن يكونوا مسؤولين عن التحقق من الامتثال للعقد.
ومع ذلك ، إذا كنت تستخدم برنامج CLM ، فستتمكن من تقديم الامتثال والتحقق من ذلك من خلال مقارنته بالعقود الأخرى المماثلة له وكذلك بأرشيفات شركتك والمستندات القانونية الحالية.
# 4. قاعدة بيانات عقود قابلة للتصفح
وفقًا لمجموعة أبردين ، تمتلك 78٪ من الشركات عالية المستوى قواعد بيانات لعقودها قابلة للبحث فيها ، الأمر الذي لا يسهل العثور على سلع محددة فحسب ، بل يوفر أيضًا الوقت والمال.
يجب أن يكون حل CLM الخاص بك قادرًا على تقديم قواعد بيانات مخصصة وقابلة للبحث لبياناتك بالإضافة إلى تخزين آمن يمكن الاعتماد عليه (من خلال خدمة سحابية). بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكون قادرًا على حفظ البنود المحددة مسبقًا للعقود النموذجية.
# 5. إمكانيات التوقيعات الإلكترونية
مع التوقيعات الرقمية ، تقل احتمالية نسخ العقود الخاصة بك أو تغييرها. يجب أن تقدم طريقة ملزمة قانونًا لقبول التوقيعات الرقمية في حل CLM الخاص بك. يجب أن يكون برنامج CLM الخاص بك قادرًا على التعرف على هذه المتطلبات وتعديلها تلقائيًا لأن متطلبات التوقيعات الرقمية تختلف بين اللوائح الفيدرالية والدولية.
# 6. إدارة تتابع الأعمال
وفقًا لتومسون رويترز ، يمكن لأتمتة إدارة العقود وتنسيقها تحرير ما يصل إلى 82٪ من عمل المحامي. يجب أن تتم إدارة العقد من قبل عدة أطراف وأن يمر بعدة مراحل ، بما في ذلك الإصدار والتفاوض والتنفيذ والتجديد.
يُبقي أفضل برنامج CLM جميع الأطراف على اطلاع بالتغييرات ، ويجعلهم جاهزين لأدوارهم في العقد (بما في ذلك الامتثال والاكتشاف المسبق) ، ويبقيهم على اطلاع بما يجب القيام به لإنهاء العقد من خلال التنبيهات والإشعارات.
# 7. تنبيهات وإخطارات بتغييرات العقد
يجب إبلاغ جميع الأطراف على الفور إذا كان هناك خطأ بحاجة إلى تصحيح أو يجب إجراء تعديل مع تتبع من يقوم بإجراء التعديلات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تصفية التنبيهات من خلال برنامج CLM الخاص بك للتأكد من أنك تعرف فقط التغييرات ذات الصلة.
أفضل برامج Clm
يتم سرد أدوات برنامج إدارة دورة حياة العقد (CLM) الأفضل لإدارة أفضل للعقود أدناه:
# 1. إيسرتيس إدارة العقود
إن إيسرتيس على دراية بمجموعة متنوعة من جوانب CLM ، بما في ذلك أدوات الامتثال وتاريخ التدقيق والامتثال. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يتصل بجميع أنظمة إدارة علاقات العملاء الهامة وتخطيط موارد المؤسسات وإدارة الإنفاق. يحتوي النظام الأساسي على لوحة تحكم لتحليل المخاطر بناءً على البيانات الداخلية والخارجية ، مما يتيح اكتشاف المخاطر المبكرة أو الخلل في العقود حتى تتمكن من العمل على التخفيف منها.
# 2. DocuSign CLM
DocuSign معروف جيدًا في مجتمع CLM ويفتخر بأكثر من 1,000,000،1،3,000 من العملاء الدافعين ومليار مستخدم حول العالم. بالإضافة إلى أكثر من 500 منظمة حكومية فيدرالية وحكومية وبلدية ، فإنه يوفر خدمات لأفضل XNUMX شركة في مجال الحوسبة والخدمات المصرفية والرعاية الصحية. تمت الموافقة على كل من التوقيع الإلكتروني و CLM على مستوى التأثير المتوسط لبرنامج FedRAMP (بروتوكول أمان للحكومة ووزارة الدفاع).
# 3. عقود ساب أريبا
يمكن للمشترين والموردين توفير الوقت وتقليل الأخطاء باستخدام SAP Ariba ، الذي يتخصص في تطوير القوالب الأساسية وتوحيد المصطلحات القابلة للتكرار والمتسقة. يساعد البرنامج مستخدميه على إدارة تراخيص الملكية الفكرية والاتفاقيات الداخلية وعقود السلع والخدمات. كما تعمل على أتمتة وتسريع CLM من البداية إلى النهاية. بالإضافة إلى ذلك ، تقوم بإعداد العقود بسرعة وسهولة باستخدام قوالب وشروط معتمدة مسبقًا.
# 4. عقود كونجا
تتمتع Conga Contracts بمعدل كبير للاحتفاظ بالعملاء (9 من كل 10 عملاء يجددون معهم) ، وقد احتفظت بلقب تطبيق CLM المدفوع الأكثر تنزيلًا لمدة عشر سنوات متتالية. إنه يقدم حلاً متكاملًا مبنيًا على Salesforce لإدارة العقود من البداية إلى النهاية. كما تم الاعتراف بها كشركة رائدة في Gartner Magic Quadrant for Contract Lifecycle Management ، 2021 ، وفي IDC MarketScape: Worldwide SaaS and Cloud-Enabled Buy-Side Lifecycle Management Applications ، 2021.
# 5. LinkSquares
ساعد أكثر من 400 فريق قانوني في الشركات المتوسطة والكبيرة الحجم ، بما في ذلك الأسماء المعروفة مثل TGI Fridays و Cogito و Wayfair ، LinkSquares في اكتساب العملاء وتطوير أعمالهم بسرعة أكبر. كما يوفر LinkSquares Finalize ، الذي يسحب معلومات مهمة من جميع العقود الخاصة بك ، ويرسل لك تقارير عن محفظتك القانونية بالكامل في الوقت الفعلي ، ويقوم بأرشفة جميع اتفاقياتك بشكل آمن في مستودع واحد عبر الإنترنت.
# 6. PandaDoc
PandaDoc هو حل فعال لإدارة العقود يمكنه مساعدة الشركات من جميع الأحجام في إنشاء ونقل وتتبع العقود والوثائق الهامة الأخرى. إنه خيار شائع للشركات التي تحاول تحسين إجراءات إدارة العقود الخاصة بها وتسريع سير عمل المستندات بسبب تصميمها سهل الاستخدام ، وقدراتها القابلة للتكيف ، والموصلات.
# 7. إيفيسورت
من خلال مركزية العقود دون الترحيل ، واستخدام الذكاء الاصطناعي لتتبع البيانات الوصفية والأحكام والبحث فيها دون إدخال بيانات يدويًا ، وتمكين الفرق من صياغة العقود ، ووضع خطوط حمراء ، والموافقة عليها ، والتوقيع عليها ، والإبلاغ عنها ، وتجديد العقود ، منصة Evisort لاستخبارات العقود - التي طورها قانون هارفارد و خريجو معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا - يقدمون عائد استثمار سريعًا في 30 يومًا. يشتمل النظام الأساسي أيضًا على لوحة القيادة الذكية ، وهي أول لوحات معلومات ذاتية التعبئة في الصناعة تعرض تلقائيًا بيانات العقد من مستندات Word الممسوحة ضوئيًا أو ملفات PDF وتلخص المؤشرات الهامة دون إدخال بيانات المستخدم.
# 8. عقد Logix
شركة Contract Logix الرائدة في إدارة العقود هي واحدة من أقدم مزودي برامج إدارة العقود. انضمت العديد من الشركات إلى Contract Logix لتغيير إدارة العقود رقمياً نتيجة لخبرتها الواسعة في المجالات القانونية وتكنولوجيا المعلومات والمشتريات والتمويل والمبيعات. ضمن مؤشر تنفيذ إدارة دورة حياة عقود السوق المتوسطة لشتاء 2 لشتاء G2023 ، حصل البرنامج على جائزتي "أسهل استخدامًا" و "أعلى اعتماد للمستخدم".
# 9. SirionLabs CLM
تحتل SirionLabs مرتبة عالية بين برامج CLM (فهي تفوق معايير وظائف المحللين ، وفقًا لـ SpendMatters) ونشرت أعلى التصنيفات لأي مزود في تسعة مجالات ، بما في ذلك استخراج البيانات الوصفية والتطبيقات الذكية ونمذجة KPI والقدرة على نمذجة المعلومات / الهياكل المالية المعقدة ضمن عقد. لديهم أيضًا مستخدمون في أكثر من 70 دولة مختلفة.
# 10. Ironclad CLM
تم التعرف على Ironclad بالفعل كرائد في حلول CLM ، حيث حصلت على 4.8 من 5 و 94٪ "سوف أوصي" على موقع مراجعة CLM الخاص بشركة Gartner. تم الإعلان للتو عن منتج جديد لإدارة الاتفاقيات عبر الإنترنت ، يسمى Clickwrap ، بواسطة الحل. وفقًا لعقود Clickwrap ، "الاتفاقيات الأصلية رقمياً والملزمة قانونًا عبر الإنترنت دون الحاجة إلى التوقيعات". بالإضافة إلى ذلك ، يتم تشغيله كلما نقر المستخدم على زر أو خانة اختيار. عدد عقود Clickwrap المستخدمة في ازدياد ، حيث يتم التعامل مع مليارات الاتفاقيات سنويًا.
حديدي CLM
يتم توفير نظام أساسي قائم على السحابة بواسطة Ironclad ، وهو مزود برنامج إدارة مدة العقد (CLM) ، لإدارة العقود طوال مدتها الكاملة. يهدف حل CLM من Ironclad إلى مساعدة الشركات في تبسيط إجراءات العقود وتقليل المخاطر وتعزيز الامتثال.
يتم تضمين مجموعة متنوعة من الميزات والقدرات في منصة Ironclad CLM ، بما في ذلك:
- تأليف وإدارة العقود: تتيح ميزات تعاون Ironclad والتحكم في الإصدار والتوقيع الإلكتروني للشركات إمكانية تأليف العقود وإدارتها من منصة واحدة.
- أتمتة سير العمل: يمكن للمؤسسات أتمتة إجراءات العقود مثل الموافقات والإشعارات والتذكيرات باستخدام إمكانيات أتمتة سير العمل في Ironclad.
- تحليلات العقود وإعداد التقارير: خيارات التحليلات والتقارير الخاصة بالعقود التي تقدمها شركة Ironclad تتيح للشركات تحليل بيانات العقود الخاصة بهم ، وتحديد المخاطر ، والاتجاهات ، والاحتفاظ بعلامات تبويب على مؤشرات الأداء المهمة.
- التكاملات: لتقديم تجربة إدارة عقود سلسة ، تتكامل Ironclad مع مجموعة متنوعة من أنظمة الأعمال المختلفة ، مثل Salesforce و Box و DocuSign.
يهدف حل Ironclad CLM إلى مساعدة الشركات في تعزيز الإنتاجية وتقليل المخاطر وتعزيز الامتثال خلال إجراءات التعاقد الخاصة بهم.
ما هي بعض الفوائد الرئيسية لاستخدام منصة Ironclad CLM؟
يمكن للمؤسسات الحصول على العديد من المزايا المهمة من خلال استخدام منصة CLM الخاصة بـ Ironclad ، بما في ذلك:
- تبسيط عمليات التعاقد: بمساعدة هذه المنصة ، قد تجعل الشركات إجراءات إنشاء العقود والتفاوض والإدارة أكثر كفاءة.
- الامتثال المعزز: تحتوي المنصة على أدوات لمراقبة الامتثال لبنود وشروط العقد ، وتقليل مخاطر عدم الامتثال والمشاكل القانونية ذات الصلة.
- تعاون معزز: منصة CLM الخاصة بـ Ironclad لها ميزات تعاون تسمح للعديد من أصحاب المصلحة بالمساهمة في عملية العقد مع تقليل احتمالية سوء الفهم أو سوء الاتصالات.
- تعزيز الرؤية: تتيح منصة CLM من Ironclad للمؤسسات الوصول إلى بيانات العقد ، مما يسمح لها بتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية المهمة وتحديد الاتجاهات والمخاطر.
- أتمتة: تساعد أدوات أتمتة سير العمل على منصة CLM من Ironclad على تقليل الحاجة إلى العمليات اليدوية وزيادة الإنتاجية.
- التدرجية: تم تصميم برنامج CLM من Ironclad ليكون قابلاً للتطوير ، مما يسمح للشركات بإدارة العقود عبر العديد من الأقسام والمواقع ووحدات الأعمال.
قد تعمل المنظمات على تحسين إجراءات إدارة العقود الخاصة بها ، وتقليل المخاطر ، وتعزيز الكفاءة من خلال استخدام منصة CLM الخاصة بـ Ironclad ، والتي ستؤدي في النهاية إلى توفير التكاليف ونتائج أعمال أفضل.
فوائد برنامج إدارة دورة حياة العقد
برنامج إدارة دورة حياة العقد هو مثل طاهيك. يضمن الامتثال لسياسات الأعمال أثناء أتمتة وتبسيط دورة حياة العقد. بمعنى آخر ، يتعامل مع المهام الأصغر (وربما الأكبر) بحيث يمكنك التركيز على الهدف العام.
دعنا نستكشف المزيد من الفوائد التي يمكن أن يوفرها برنامج إدارة دورة حياة العقد.
# 1. تبسيط إنشاء العقود لتوفير الوقت.
يقوم برنامج إدارة دورة حياة العقد بأتمتة وتوحيد العمليات مثل إنشاء العقود والموافقات وجمع التوقيعات والتجديدات وإعداد التقارير. سيمنحك هذا أنت وفريقك مزيدًا من الوقت للتركيز على المهام الأكثر أهمية ، مثل تحديد ما تأكله على الغداء أو قراءة الميمات التي يرسلها زميلك في العمل طوال الصباح.
# 2. اجعل التفاوض أسهل
يمكنك ببساطة تتبع أحكام وشروط العقد وإدارتها ، وتعديلات الخط الأحمر ، ودعم مصدر واحد للحقيقة بين مختلف الأطراف باستخدام برنامج إدارة دورة حياة العقد. سيوفر لك هذا صورة واضحة لما تتحمله مؤسستك ويجعل عملية التفاوض بسيطة.
# 3. تبسيط الموافقات على العقود
يمكنك التأكد من أن العقود يتم ترخيصها بسرعة وفعالية من خلال أتمتة العمليات مثل التوجيه والإشعارات.
# 4. زيادة الامتثال والأمان
يتم توفير مستودع مستندات موحد لجميع عقود مؤسستك بواسطة برنامج إدارة دورة حياة العقد ، والذي يمكن أن يساعدك على زيادة الأمان والامتثال.
# 5. انخفاض المصاريف الإدارية
يمكن أن تساعد برامج إدارة دورة حياة العقد في خفض إجمالي نفقات إدارة العقود عن طريق أتمتة العمليات المتكررة وزيادة الكفاءة.
ماذا تفعل برامج Clm؟
CLM (إدارة دورة حياة العقد) عبارة عن برنامج لإدارة العقود على مدار دورة حياتها بالكامل ، بدءًا من الإنشاء والتفاوض وحتى التنفيذ والتجديد. بالإضافة إلى العديد من الأدوات والميزات لتحسين عملية إدارة العقود ، غالبًا ما يوفر برنامج CLM منصة مركزية لتخزين وإدارة بيانات العقد.
هل Salesforce تفعل Clm؟
نعم ، تقدم Salesforce وظائف إدارة دورة حياة العقد (CLM) من خلال منتجات Salesforce CPQ (التكوين والسعر وعرض الأسعار) ومنتجات إدارة عقود Salesforce.
ماذا يعني Clm في Salesforce؟
CLM تعني إدارة دورة حياة العقد في Salesforce. توفر Salesforce قدرة CLM من خلال أدوات Salesforce CPQ (التكوين والسعر والاقتباس) وإدارة عقود Salesforce.
يتم تضمين العديد من الأدوات والميزات في وظيفة CLM الخاصة بـ Salesforce لإدارة العقود طوال دورة حياتها الكاملة.
ما هو الفرق بين CRM و Clm؟
يدعم كل من CLM و CRM تطوير اتصالات العملاء ، وتعزيز سعادة العميل ، وضمان الإيرادات المتكررة للمؤسسات. يركز CLM تمامًا على العديد من مراحل دورة حياة العميل لتحديد فرص التحسين ، على عكس CRM ، الذي يؤكد على مراقبة وإدارة تفاعلات العملاء.
ما هو الفرق بين Cpq و Clm؟
تتفوق أنظمة CPQ في أتمتة التسعير والموافقات الأخرى المتعلقة بإنشاء عروض الأسعار بينما تقدم CLM موافقات كاملة على المستندات وسير العمل.
ما هو Clm في قاعدة البيانات؟
CLM تعني "نموذج الترخيص المتزامن" في سياق قواعد البيانات.
يُسمح لعدد محدود من المستخدمين أو الأجهزة بالوصول إلى برنامج أو قاعدة بيانات في وقت واحد بموجب نموذج الترخيص هذا. نتيجة لذلك ، إذا تم الوصول إلى العدد المسموح به من المستخدمين أو الأجهزة المتزامنة ، فلن يتمكن المستخدمون أو الأجهزة الجديدة من الوصول إلى البرنامج أو قاعدة البيانات حتى يقوم المستخدم الحالي أو الجهاز بتسجيل الخروج لإفساح المجال لاستخدام التراخيص الجديدة.
وفي الختام
نظام CLM هو جزء من البرنامج الذي يساعد الشركات في إدارة إجراءات دورة حياة العملاء ، من إنشاء العملاء المحتملين إلى تجديد العقد. تساعد أنظمة CLM في تعزيز الكفاءة والرؤية مع تقليل مخاطر الأخطاء من خلال مركزية وأتمتة هذه الأنشطة. يمكن أن يكون نظام CLM موردًا مفيدًا للشركات التي تدير دورات حياة العملاء المعقدة أو عددًا كبيرًا من العملاء.
- مصرفي شخصي: الوصف الوظيفي والواجبات والراتب
- برنامج الإدارة عن بُعد: أفضل برامج سطح المكتب البعيد لعام 2023
- مدير مشروع مساعد: الوصف الوظيفي والواجبات والراتب
- زميل العمليات: ما هي وماذا تفعل؟
- برنامج إدارة المرافق: أفضل FMS لعام 2023
مراجع حسابات
