عندما تدير الشركة وقتها جيدًا ، فقد تنجح في الوفاء بالمواعيد النهائية ، والبقاء في حدود الميزانية ، وتكون ناجحة. يجب أن تكون قادرًا على الاحتفاظ بالسجلات الصحيحة من أجل تحقيق ذلك. لهذا السبب ، تعتبر الجداول الزمنية حاسمة لأي عمل تجاري مربح. هل تريد أن تعرف ما يمكن أن يحققه قالب الجدول الزمني لشركتك؟ هنا كل ما تحتاجه للبدء.
أوراق الوقت
يمكن لصاحب العمل تتبع الساعات التي عمل فيها موظف معين خلال فترة زمنية محددة باستخدام جدول زمني ، وهو جدول بيانات. تم تسجيل الجداول الزمنية باستخدام مجموعة متنوعة من التقنيات ، بما في ذلك الورق وبرامج جداول البيانات وأدوات تتبع الوقت على الإنترنت. حلت الجداول الزمنية الرقمية محل الجداول الزمنية الورقية في السنوات الأخيرة.
تطبيقات لجداول الوقت
تشمل طلبات الحصول على جداول زمنية ما يلي:
# 1. تجهيز كشوف المرتبات
يمكن لأصحاب العمل معالجة كشوف المرتبات باستخدام الجداول الزمنية لتتبع ساعات الموظف ووقت الإجازة والمستحقات والتغييرات. يمكن لأصحاب العمل تتبع سير العمل للموافقة على كشوف المرتبات باستخدام أنظمة برامج الجدول الزمني. غالبًا ما تكون مشكلات كشوف المرتبات ناتجة عن إدخال بيانات غير دقيق.
# 2. جداول زمنية لشركات المحاماة
من الأهمية بمكان لشركات المحاماة الاحتفاظ بسجلات دقيقة لساعات عمل العميل ومعلومات حول الخدمات التي تقدمها للعملاء. تساعد جداول الدوام الشركات القانونية في تتبع الفواتير بناءً على ساعات خدمة العملاء.
# 3. جداول الدوام للعاملين لحسابهم الخاص
بالنسبة للمقاولين المستقلين ، الوقت هو المال. نظرًا لأن العديد من المقاولين المستقلين يحاسبون العملاء بالساعة ، فإن الاحتفاظ بسجلات زمنية دقيقة أمر ضروري. تصبح معرفة الوقت الذي يقضيه في المشاريع تحديًا للأشخاص الذين يعملون في مكان منفصل عن عملائهم.
# 4. الدوام للمحاسبين
تحدد الكفاءة التي يستخدم بها الموظفون وقتهم مع العملاء مدى ربحية شركات المحاسبة. الأرباح المرتفعة هي نتيجة الاستخدام العالي والقدرة على الفوترة. يمكن لشركات المحاسبة تتبع كل من وقتها وفواتيرها بمساعدة جداول الوقت وبرامج تتبع الوقت.
مزايا الجداول الزمنية
فيما يلي فوائد الجداول الزمنية:
# 1. تقليل الوقت الضائع
يمكن أن توضح لك سجلات الدوام المكان الذي تبدد فيه العمل. فهي تساعدك على معرفة المهام التي تستغرق وقتًا أطول مما ينبغي وكيفية تحقيق أقصى استفادة من عملك.
# 2. بيل بصدق
يمكنك فوترة العملاء بشكل مناسب باستخدام الجداول الزمنية. إنها بمثابة وسيلة لتثبت لعملائك أنك تدير مشاريعهم بفعالية ولا تضيع أموالهم. ستعمل الجداول الزمنية على ذلك حتى لا يضطر عملاؤك إلى الاستمرار في التحقق من حالة مشاريعهم.
# 3. أتمتة الفواتير الخاصة بك.
تستخدم الشركات الجداول الزمنية لفواتير العملاء مقابل الخدمات المقدمة بناءً على ساعات الفوترة. من خلال أتمتة الفوترة والفواتير ، يمكنك خفض تكاليفك. يمكن أن ترتفع الإيرادات أيضًا نتيجة للفوترة الآلية.
# 4. تعزيز إدارة المشروع
تعد الجداول الزمنية أدوات مهمة لإدارة المشاريع بشكل مدهش بالطرق التالية:
- من خلال تتبع الوقت الذي يقضيه في مشروع ما ، فهم يساعدون في تحديد ما إذا كان الشخص مؤهلاً لمشروع أو دور أو وظيفة جديدة بناءً على الأداء.
- إنها تساعد في تحديد الأماكن التي يستخدم فيها العامل وقتًا أطول من الوقت المخصص ويحتاج إلى تدريب إضافي.
- إنها مفيدة في قياس الفعالية الشاملة لمساعيك.
- إنهم يجعلون من السهل توزيع عبء العمل بين أعضاء المجموعة من خلال المساعدة في تحديد مدى توافر العمال المعينين للمشروع.
- إنها تجعل من الممكن لمديري المشاريع تتبع التطور وتوقع التأخير.
# 5. وفر المال لشركتك.
بفضل الجداول الزمنية ، يمكنك معرفة بالضبط ما يعمل عليه موظفوك. على النقيض من ذلك ، يمكن استخدام عدد الوقت الذي يقضيه الموظفون مقارنة بالنتائج التي ينشئونها لمراقبة إنتاجية الموظف.
لماذا تستخدم جداول الوقت؟
تستخدم الجداول الزمنية للأسباب التالية:
# 1. تقديم كشوف رواتب دقيقة
يعد حساب كشوف المرتبات الدقيقة هو التطبيق الأساسي للجداول الزمنية للموظفين. للقيام بذلك ، اضرب إجمالي عدد ساعات العمل خلال الأسبوع في أجر الموظف بالساعة.
# 2. فحص المؤهلات
لمراقبة مدى جودة أداء موظفيك ، يمكنك استخدام الجداول الزمنية التي تتعقب المهام داخل المشروع (المعروف أيضًا باسم إدارة المشروع). يساعدك هذا في تحديد ما إذا كان شخص معين مؤهلاً لمهمة أو منصب أو وظيفة جديدة.
# 3. إعطاء الأولوية للمؤهلات
في إدارة المشروع ، يمكن أن توضح الجداول الزمنية أيضًا ما إذا كان الموظف يكتسب الكفاءة في مجال يمكن أن يكون مفيدًا للمشاريع القادمة.
# 4. إرسال فواتير العميل
أحد أهم أسباب استخدام الجداول الزمنية هو إخبار العملاء الذين يستخدمون خدماتك بعدد الساعات التي عملت بها ، وبالتالي ، مقدار الأموال التي جنيتها.
# 5. تقييم احتياجات التدريب
تظهر جداول الدوام غالبًا عندما يستغرق الموظف وقتًا أطول من المتوقع أو عندما يتم تخصيصه للقيام بمهمة معينة. باستخدام هذه المعلومات ، يمكنك تقديم التعليمات حيثما تكون مطلوبة.
# 6. تنظيم أعباء العمل
يمكنك معرفة أين يبذل موظفوك أقصى جهد من خلال الاطلاع على جداولهم الزمنية المكتملة. من خلال القيام بذلك ، يمكنك توزيع عبء العمل بشكل أكثر إنصافًا وزيادة الإنتاجية.
# 7. تقييم الفعالية
تعد الجداول الزمنية طريقة رائعة لمعرفة المهام الأقل إنتاجية من المهام الأخرى. مع وجود هذه المعلومات في متناول اليد ، يمكنك التركيز على تعديل وتحسين إجراءاتك.
# 8. إنشاء قاعدة بيانات التاريخ
تقدم الجداول الزمنية أرقامًا دقيقة للمهام الشائعة التي يمكن استخدامها كدليل للمشاريع المستقبلية. على سبيل المثال ، في المشاريع الثلاثة الأخيرة ، استغرق الاختبار من موظفيك أربعة أيام في المتوسط. بعد ذلك ، يمكنك استخدام هذه المعرفة لتعزيز اتصالات العميل.
كيفية التحكم في جداول دوام الموظف
العملية التالية هي خطوات حول كيفية التحكم في الجدول الزمني للموظفين
# 1. صف أهمية الجداول الزمنية.
لا يمكن لشركتك أن تعمل بدون جداول زمنية. يحتاج موظفوك إلى فهم مدى أهميتهم. فيما يلي قائمة بالأسئلة الأكثر شيوعًا التي نتلقاها من عملائنا.
# 2. وضع الإرشادات والقيود
لا تعتمد على الصدفة أو على فكرة أن العملية ستحل نفسها. أعط قواعد وإرشادات واضحة حتى يعرف العمال كيفية ملء جداولهم الزمنية من البداية إلى النهاية. عندما يتعلق الأمر بهذه القواعد واللوائح ، فمن الأفضل توخي الحذر الشديد بدلاً من عدم الحذر بما فيه الكفاية.
# 3. علم فريقك
بعد أن تخبر موظفيك عن سبب أهمية الجداول الزمنية وتعيين القواعد والإرشادات ، خذ الوقت الكافي لتعليمهم كيفية استخدامها. مرة أخرى ، من الأفضل أن تبدأ في أقرب وقت ممكن ، لذا فكر في دمج برنامج تعليمي للجدول الزمني في إجراء الإعداد الخاص بك.
# 4. فرز الوقت
في بعض الشركات ، يستلزم ضبط الوقت أكثر من مجرد الدخول والخروج في بداية ونهاية يوم العمل. في غضون الفترة الزمنية الأكبر التي هي يوم عملهم المعتاد أو وردية عملهم ، قد يحتاج موظفوك إلى تتبع مقدار الوقت الذي يقضونه في العمل في مهام مختلفة.
# 5. أتمتة الجداول الزمنية.
على الرغم من أن تصنيف وقت فريقك يعد خطوة حاسمة في إجراءات كشوف المرتبات ، إلا أنه يضيف أيضًا مستوى آخر من التعقيد
إذا كان هناك عدد كبير جدًا من الفئات ، فقد يشعر أعضاء فريقك بالارتباك بشأن كيفية تسمية كل جزء من الوقت ، أو قد ينسون القيام بذلك على الإطلاق.
# 6. تذكير البريد الإلكتروني لجداول الوقت
حتى إذا قام موظفوك بعمل رائع في تتبع وقتهم وتصنيفه ، إذا نسوا تسليم جداولهم الزمنية بحلول تاريخ الاستحقاق ، فقد يؤدي ذلك إلى إبطاء عملية كشوف المرتبات بشكل خطير.
أرسل تذكيرات بالجدول الزمني قبل أيام قليلة من تاريخ الاستحقاق لمنع ذلك من أن يصبح مشكلة كبيرة. يعد البريد الإلكتروني والرسائل النصية وإشعارات الدفع من أكثر الطرق شيوعًا للقيام بذلك.
# 7. اقبل جداول الوقت
حتى مع حلول الكمبيوتر اليوم ، لا يزال من الصعب على الموظفين ملء جداول مواعيدهم. سوف يخطئون. سيضيفون عن طريق الخطأ وقتًا أطول مما ينبغي ، أو سيفشلون في ذكر الوقت الذي عملوا فيه بالفعل.
قالب أوراق الوقت
يمكن لأي شركة استخدام قالب جداول زمنية ، سواء أكان رقميًا أم ورقيًا ، لتتبع ساعات عمل موظفيها. يعد استخدام النموذج طريقة ممتازة لضمان جمع البيانات الصحيحة لكل فترة دفع. تختار العديد من الشركات استخدام قالب جداول الوقت بدلاً من برنامج ضبط الوقت أو خدمة جهة خارجية.
كيفية استخدام قوالب الجداول الزمنية
تعد سهولة الاستخدام وسهولة استخدام قوالب جداول الوقت من الأولويات. ابدأ بتتبع ساعات العمل باستخدام قالب جداول زمنية عن طريق القيام بما يلي:
# 1. حدد النموذج
اختر نوع القالب الأنسب لاحتياجاتك أولاً. فكر في أشياء مثل طول فترات راتبك ، ومقدار التفاصيل التي تحتاجها ، ونوع العمل الذي تقوم بتسجيله.
# 2. أنشئ جدول أعمال.
اختر يومًا أو ساعة معينة تكمل فيها أنت أو غيرك من الموظفين الجداول الزمنية الخاصة بك. تطلب العديد من الشركات من موظفيها ملء قالب جداول الوقت كل يوم عندما يأتون إلى العمل وعندما يغادرون.
# 3. تحقق من التفاصيل.
تحقق من أنك كتبت معلوماتك في المنطقة المناسبة عند ملء قالب الجدول الزمني الخاص بك كموظف. قد تساعدك الدقة عند إكمال نموذج الجدول الزمني في تجنب الاضطرار إلى ارتكاب الأخطاء لاحقًا ، وغالبًا ما يتم استخدام هذا النوع من الجداول الزمنية لتتبع وقت العمال بأجر الذين يعملون في الأسبوع القياسي من 9 إلى 5 أسبوع عمل. غالبًا ما يتم استخدام هذا النوع من الجدول الزمني لتتبع وقت العمال بأجر الذين يعملون في الأسبوع القياسي من 9 إلى 5 أسبوع عمل.
# 4. قالب جداول الوقت الأسبوعي
يتم تسجيل عدد ساعات العمل خلال الأسبوع في جدول زمني أسبوعي. غالبًا ما يستخدم هذا النوع من القوالب من قبل عمال الورديات بجداول زمنية غير متوقعة أو مقاولين مستقلين يعملون لمجموعة واسعة من العملاء.
هل يمكنني استخدام Excel لجداول الوقت؟
نعم ، يمكن للمرء استخدام برنامج Excel للجداول الزمنية. لإنشاء جدول زمني في Excel ، اتبع الخطوات التالية:
- الخطوة 1: قم بتنسيق جدول البيانات الخاص بك.
- الخطوة 2: أضف عنوان الجدول الزمني
- الخطوة 3: أضف الملصقات اللازمة
- الخطوة 4: أضف ملصقات للوقت
- الخطوة 5: أضف اللمسات الأخيرة
ما الذي يجب أن تتضمنه صحيفة الوقت؟
تستخدم صحيفة الوقت القياسية ، سواء كانت على الورق أو في البرامج ، شبكة لإظهار مقدار الوقت الذي تم قضاؤه في مهام و / أو مشاريع مختلفة كل يوم. بشكل عام ، تتضمن الجداول الزمنية التفاصيل التالية:
- اسم العامل
- مدفوعة بالكامل
- تاريخ العمل
- ساعات العمل اليومية
- إجمالي ساعات العمل الأسبوعية
ولكن يمكنك أيضًا أن تطلب من الموظفين تقديم معلومات أخرى ، مثل رقم الهوية (إذا كان ذلك مناسبًا) ، وسعر الساعة ، وساعات العمل الإضافي ، واستراحات الغداء ، والمسافة المقطوعة ، ووقت الإجازة ، والمزيد.
وفي الختام
تتطلب إدارة الأعمال بشكل فعال تتبع عدد الساعات التي يعمل فيها كل شخص خلال فترة الدفع. يمكن أن يساعدك قالب الورقة الزمنية في إعداد كشوف المرتبات بطريقة متسقة وسهلة الاستخدام. يعتمد العمال الذين يتقاضون رواتبهم بالساعة بشكل متكرر على جداول أوقاتهم لتتبع أرباحهم. من المفيد معرفة الجداول الزمنية وكيفية الاستفادة منها ، سواء كنت عاملاً بالساعة ، أو متخصصًا في كشوف المرتبات في قسم الموارد البشرية ، أو كليهما.
مقالات ذات صلة
- ورقة زمنية: كيف يعمل ، القالب والاختلاف
- تقرير الرواتب: دليل مفصل لتقرير الرواتب
- أفضل محفظة: أفضل محفظة مريحة وأنيقة في عام 2023
- الأصول غير الملموسة: ما هي الأصول غير الملموسة؟ (+ أمثلة محاسبية)
الرقم المرجعي
