إدارة العقود هي عملية إدارة صياغة العقود وتنفيذها وتحليلها من أجل تعظيم الأداء التشغيلي والمالي للمؤسسة مع تقليل المخاطر المالية. كما أن لها استخدامات في منظمات الأعمال. تتناول هذه المقالة أدوات إدارة العقود وأفضل أدواتها عبر الإنترنت والأدوات المجانية وأدوات إدارة دورة الحياة والبرامج الخاصة بشركات الأعمال الصغيرة.
ما هي أدوات إدارة العقود؟
يسمح برنامج إدارة العقود أيضًا لفرق العمل بالخدمة الذاتية من النماذج المملوكة قانونيًا ، مما يسمح للشركة بالموافقة على العقود الروتينية وإدارتها على نطاق واسع من مساحة عمل موحدة واحدة.
وفي الوقت نفسه ، فإنه يمكّن المحامين وغيرهم من المتخصصين في العقود من استبدال الإدارة اليدوية للعقود المادية ، مما يسمح للشركات بالتعامل مع أحجام العقود الكبيرة بسرعة دون إضافة المزيد من الموظفين. يمكن استخدامه أيضًا مع برامج إدارة المشاريع.
كيف يعمل برنامج إدارة العقود؟
توفر الأنظمة منصة مركزية لإنشاء العقود ومراجعتها وإدارتها وتجديدها طوال فترة وجودها. ومع ذلك ، فإن برنامج إدارة العقود يمكّن الشركات من إعداد إجراءات آلية تقوم تلقائيًا بتوجيه العقود إلى الشخص المناسب. يلتقط البرنامج أيضًا التعديلات على شروط العقد طوال عملية الإنشاء ، مما يؤدي إلى إنشاء مسار تدقيق ثابت وتصعيد إذا تم إدراج البنود غير المعتمدة.
أفضل أدوات إدارة العقود
فيما يلي أهم الأدوات لإدارة العقود.
# 1. PandaDoc
PandaDoc عبارة عن نظام أساسي لإدارة سير عمل المستندات متعدد الإمكانات يمكّن الفرق سريعة النمو من إنتاج المستندات الرقمية وإدارتها وتوقيعها مثل الاقتراحات وعروض الأسعار والعقود والمزيد.
# 2. اقترح
Proposify هو برنامج عرض عبر الإنترنت يتيح لك الرؤية والتحكم في أهم مرحلة في عملية البيع الخاصة بك. ومع ذلك ، فإنه ينشئ مستندات مبيعات لافتة للنظر تكون متسقة وخالية من الأخطاء ، وذلك للحصول على الأفكار التي تحتاجها لتوسيع نطاق عمليتك ، وإجراء عمليات المشاركة في الوقت المناسب ، والتنبؤ بشكل صحيح. في غضون ذلك ، امنح عملائك وتوقعاتك تجربة تسجيل خروج لا تشوبها شائبة. أيضًا ، محرر تصميم قابل للتخصيص وسهل الاستخدام ، والتوقيعات الإلكترونية ، وموصلات CRM ، والرؤى المستندة إلى البيانات ، والتسعير التفاعلي ، وإدارة المحتوى ، والموافقات ، وغير ذلك الكثير من بين الميزات.
# 3. DealHub.io
توفر منصة Revenue Platform من DealHub الحائزة على جوائز لمؤسستك تدفق عمل الإيرادات الأكثر شمولاً وترابطًا. تتيح منصة الكود الصفري لفرق المبيعات إغلاق الأعمال الجديدة والاشتراكات وكذلك نقل العملاء المحتملين على طول مسار التحويل من أي مكان.
# 4. إيفيسورت
Evisort هي الشركة الرائدة في السوق في إدارة العقود وحلول الذكاء الاصطناعي (AI) للإدارات القانونية والمشتريات والمبيعات والتمويل وتكنولوجيا المعلومات. كما أنه يعمل على مركزية العقود بدون ترحيل ، ويستخدم الذكاء الاصطناعي لإدارة المعلومات والأحكام والبحث فيها دون إدخال بيانات يدويًا ، ويمكّن الفرق من كتابة العقود وتحديد خطها الأحمر ومراجعتها وتوقيعها والإبلاغ عنها وتجديدها. وفي الوقت نفسه ، توفر منصة Evisort's Contract Intelligence Platform عائد استثمار سريعًا في غضون 30 يومًا.
# 5. جورو
Juro هي عبارة عن منصة لأتمتة العقود تتيح للمستشار القانوني المبتكر والفرق التي يدعمونها الموافقة على العقود وإدارتها في مساحة عمل واحدة موحدة. نتعاون مع شركات سريعة النمو مثل Deliveroo و Trustpilot و Cazoo لتسريع سير عمل العقد والحصول على رؤية أعمق لبيانات العقد.
أدوات إدارة العقود عبر الإنترنت
فيما يلي أفضل أدوات إدارة العقود عبر الإنترنت ؛
# 1. App4Legal
يمكّن App4Legal المستخدمين من التعامل مع إجراءات صياغة العقود ، وصياغتها ، والموافقة عليها ، والتوقيع عليها ، وتنفيذها من أجل زيادة التعاون والكفاءة إلى أقصى حد وتوفير الوقت الذي يقضيه خلال العملية الشاملة.
# 2. انسايت عقد CobbleStone
اختار الكثير من مسؤولي إدارة العقود والمحترفين القانونيين والمشتريات أدوات برنامج إدارة العقود CobbleStone عبر الإنترنت كنظام CLM للمؤسسة. ومع ذلك ، فإن منصة إدارة العقود عبر الإنترنت ، Insight ، مدعومة بالذكاء الاصطناعي ويمكنها أتمتة وتبسيط دورة حياة العقد بالكامل مع ميزات وإدارة سهلة الاستخدام.
# 3. سيمفاكت
Scanmarket هو مورد برنامج من المصدر إلى العقد (S2C) يقوم بإنشاء ميزات واسعة في تصميم بسيط. ومع ذلك ، تم تطوير حل S2C من scanmarket استجابة لاحتياجات المستخدم النهائي وهو مصمم خصيصًا لاحتياجات خبير المشتريات.
# 4. توقيع Adobe Acrobat
يساعد Adobe Acrobat Sign الفرق في إدارة دورات حياة العقد من خلال تقليل الأخطاء والعمالة البشرية ، وتوفير الوقت والمال. أيضًا ، يعد توقيع Adobe Acrobat مناسبًا لأدوات إدارة العقود عبر الإنترنت للشركات
# 5. إدارة خدمة JIRA
وظيفة عمليات Jira هي برنامج ITSM يمكّن الفرق عالية السرعة من تقديم تجارب خدمة متميزة بسرعة وبشكل تعاوني.
# 6. كويك بيس
Quickbase هو نظام أساسي آمن ومتوافق وسهل الإدارة بدون رمز للتعاقد يسمح لك بتتبع / إدارة أي شيء. إنه أيضًا من بين أفضل أدوات إدارة العقود عبر الإنترنت.
# 7. الفكر
تستخدم الشركات الصغيرة إلى 500 في قائمة Fortune XNUMX منصة Intellect الحائزة على جوائز بدون رمز لبناء حلول إدارة العقود التي تقوم برقمنة وأتمتة العملية بأكملها ، بما في ذلك أيضًا التحكم في الإصدار والموافقة والتوقيعات. ومع ذلك ، يمكنك التحكم الكامل في الوصول والأذونات والتذكيرات والإشعارات والميزات الأخرى.
أدوات إدارة العقود المجانية
فيما يلي أدوات إدارة العقود المجانية أدناه:
# 1. PandaDoc
PandaDoc عبارة عن نظام أساسي لإدارة المستندات متعدد الإمكانات لأدوات العقود المجانية التي تمكن الفرق سريعة النمو من إنتاج المستندات الرقمية وإدارتها وتوقيعها مثل الاتفاقيات والعروض وعروض الأسعار والعقود والمزيد.
# 2. سينسل
Cincel هي Metafirma-as-a-Service ، وهي منصة متعددة التوقيعات والتوثيق والبلوك تشين والهوية. كما أنه يضمن المرونة والثقة والامتثال لاتفاقيات الأشخاص والمؤسسات. Cincel هو الحل الفريد من نوعه لـ LATAM الذي يوفر مجموعة شاملة مخصصة لكل مؤسسة.
# 3. TRADOGRAM
Tradogram هو برنامج لإدارة المشتريات يقوم بكل شيء. تستخدمه الشركات في جميع أنحاء العالم لتتبع نفقاتها وإدارة عملية الشراء بالكامل. إنه أيضًا من بين أفضل أدوات إدارة العقود المجانية.
# 4. أكسلور
يعد Axelor نظامًا أساسيًا قويًا وسهل التخصيص مفتوح المصدر لتخطيط موارد المؤسسات (ERP) و CRM و BPM يتضمن أكثر من عشرين تطبيقًا تجاريًا مرتبطًا. استمتع بالأسلوب الأنيق والتنقل البسيط. على عكس أدوات الإدارة التقليدية ، يجمع Axelor بين سهولة الاستخدام والبساطة والكفاءة. اكتشف إستراتيجية جديدة لقدرة لا مثيل لها على التكيف.
# 5. UniPhi
UniPhi هي إدارة تتبع برنامج تعاقد مجاني توضح مدى تقدم المهام باستخدام أدواتها. ومع ذلك ، يوفر البرنامج لعملائك والعاملين والمالكين لديك القدرة على تحديد المخاوف والتعاون وإجراء التحليلات التنبؤية باستخدام أدوات ملخص لوحة المعلومات.
# 6. كونتراكسواري
ContraxAware هو برنامج إدارة عقود قائم على السحابة وهو مركزي وآمن للغاية. ومع ذلك ، قم بتخزين عدد غير محدود من مستندات العقد والبيانات ذات الصلة. ستساعدك ميزات البحث المتطورة في ContraxAware في تحديد موقع أي عقد بسرعة. وفي الوقت نفسه ، يدير contrexAware الخوادم الآمنة والنسخ الاحتياطية الآلية وأنظمة التشغيل المحدثة وبرامج التحكم في الأمان.
# 7. أفوكادو
Avokaado هو مكان عمل رقمي لبرنامج إدارة دورة حياة العقد. يتيح لك إنشاء المستندات والتعاون فيها من نظام أساسي واحد في كل مرحلة من مراحل دورة حياة المستند ، بما في ذلك أتمتة العقود القائمة على البنود ، وصياغة النماذج الذكية ، وإدارة سير العمل بالتوقيع الرقمي ، والتخزين الإلكتروني.
# 8. DocSpace
يبسط DocSpace إجراءات العمل اليومية للموظفين عن طريق تسريع إدارة المستندات والمهام ، بالإضافة إلى تبسيط وتسريع عمليات عملك. أتمتة إدارة العقود ، والقضاء على المراحل غير الضرورية ، وتقصير دورة حياة الموافقة على العقد. التعاون بشكل فعال مع فرق العمل ، والتخلص من الأعمال الورقية ، وجعل عملية التعاقد شفافة وقابلة للإدارة.
أدوات إدارة دورة حياة العقد
أدوات إدارة دورة حياة العقد هي عملية تتبع وإدارة كل مكون من مكونات العقد لأدائه وامتثاله وعوامل النجاح الأخرى طوال دورة حياته ، من التنفيذ إلى التجديد أو انتهاء الصلاحية. يتم استخدام برنامج أدوات إدارة دورة حياة العقد لأتمتة عملية دورة حياة العقد الكاملة ، من التوقيع المسبق إلى التوقيع اللاحق. فيما يلي أدوات إدارة دورة حياة العقد أدناه:
# 1. LinkSquares
توفر LinkSquares حلاً للتوقيع الإلكتروني تم تطويره محليًا ، وخاصية التعرف الضوئي على الحروف ، والبحث في النص الكامل ، ونماذج العقود ، وصياغة الخدمة الذاتية ، وإعداد التقارير والإشعارات حسب الطلب ، والتحكم في الإصدار ، والتكاملات القوية ، والاستخراج التلقائي لما يزيد عن 100 من تواريخ العقد الأساسية ، والبنود ، والشروط.
# 2. عقود كونجا
تسمح لك عقود Conga بأتمتة المراحل التعاقدية الحرجة لأوقات دورات أسرع ، ومخاطر أقل ، وزيادة الامتثال. أتمتة العقود الخاصة بك وتبسيطها: إدارة وتحسين الكفاءة طوال عملية التعاقد. يمكن أن تساعدك عقود Conga في حل المشكلات وزيادة الرؤية وتقليل المخاطر داخل مؤسستك.
# 3. مصادر استراتيجية يوم العمل
يعد التوريد الاستراتيجي ليوم العمل (Scout RFP سابقًا) نظامًا أساسيًا قائمًا على السحابة من أجل المصادر الاستراتيجية وتفاعل الموردين الذي تعتمد عليه الفرق للتبسيط وإعادة الابتكار المشتريات العمليات.
مراحل عملية إدارة دورة حياة العقد
تنقسم عملية أدوات إدارة دورة حياة العقد إلى مراحل حرجة مختلفة ، وهي كالتالي:
- التخطيط.
- التنفيذ.
- عقد مسبق.
- سلم.
- العقد.
- التجديد المسبق.
- العقد اللاحق.
- مزايا برامج إدارة دورة حياة العقد
- الوصول والرؤية وتنظيم العقد
- تتبع العقود وأتمتة التقارير
- توقيع العقد أسرع وأسهل.
برنامج إدارة العقود للشركات الصغيرة
نظرًا لأن برنامج العقود يعمل كمستودع أساسي للمستندات القانونية في جميع أنحاء مؤسستك ، فإن ميزات البحث القوية ضرورية لضمان قدرة مديري الإدارة والشؤون القانونية والمالية والمشاريع على اكتشاف الأوراق بسرعة وتتبع اتصالات الجهات الخارجية ، خاصة لشركات الأعمال الصغيرة.
لكي تكون منتجًا كعمل تجاري متطور ، ستحتاج إلى حلول إدارة العقود. فيما يلي قوائم برامج إدارة العقود للشركات الصغيرة أدناه:
# 1. اجيلوفت
تعتبر Agiloft على نطاق واسع شركة رائدة في السوق في صناعة حلول إدارة العقود بسبب اتساع أدواتها وقدراتها ، فضلاً عن قابليتها الكبيرة والشاملة للتخصيص. برنامج إدارة العقود مجاني لما يصل إلى عشرة أشخاص (خمسة موظفين وخمسة مستخدمين) ، وتتزايد الأسعار والميزات من هناك ، مما يجعله مثاليًا لشركات الأعمال الصغيرة.
# 2. ContractSafe
ContractSafe هو حل ممتاز لبرامج إدارة المحتوى الأساسية والمباشرة للشركات الصغيرة. معظم الميزات والوظائف الأساسية القياسية مناسبة للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة الحجم التي لا ترغب في إنفاق ثروة على برامج العقود الشهرية. تتضمن الحزمة الأساسية لـ ContractSafe 100 عقدًا. كما أنها توفر مجموعة متنوعة من الحزم مع زيادة سعة العقد بالإضافة إلى ميزات ووظائف متميزة إضافية.
# 3. حارس البوابة
GateKeeperHQ هي واحدة من أغلى حزم البرامج المدرجة هنا ، ولكنها تحتوي على عدد كبير من الأدوات والميزات المفيدة غير الموجودة في عروض المنافسين. تعد المنصة الأساسية Gatekeeper محركًا قويًا لأتمتة العمليات يتوسع لتلبية احتياجات كل عقد أو نوع عقد. يُعد GateKeeperHQ خيارًا ممتازًا لأي مؤسسة لديها طاقم تعاقد متخصص. إنه أقل ملاءمة للشركات الصغيرة وأكثر ملاءمة للشركات التي يعمل بها أكثر من 100 موظف.
ماذا تفعل أداة إدارة العقد؟
يمكن لمتخصصي إدارة العقود استخدامه لتنظيم العقود وإدارة الأذونات واستخدام التحكم في إصدار المستند والعثور على العقود الحالية وتتبع حالة العقد والتعاون والمزيد. كما أنه يساعد في تخفيف المخاطر والامتثال من خلال تسهيل إبرام عقد في المنصة وتحديد بنود المشكلة المحتملة بسرعة.
يمكن للبرنامج تحليل جميع العقود عبر المؤسسة لإنشاء تقارير تحليل المخاطر وتتبع الامتثال والمزايا الأخرى. يساعد في التحكم في التكلفة وإدارة الإيرادات وتعزيز الإنتاجية وتقليل الأخطاء.
ما هي الأدوات المستخدمة في إدارة العقود؟
فيما يلي أدوات إدارة العقود:
- التوقيعات الإلكترونية
- مراقبة العقود الذكية
- نظام لمستودع العقود الآمن
- كفاءة سير عمل العقد
- تجميع المستندات بشكل مبسط
ما هي المكونات الأربعة لإدارة العقود؟
العناصر الأربعة لتخطيط وإدارة العقود هي كما يلي:
- خطة لإدارة العقود
- إدارة علاقات الموردين.
- ادارة العمليات التجارية.
- تفاوت.
ما هي أفضل طريقة لإدارة العقود؟
إنهم يفعلون؛
- لإجراء تحقيق في الخلفية عن الطرف الآخر
- اختر نقطة اتصال لكل طرف.
- إنشاء دورة حياة العقد
- حدد إجراءات المراجعة
- صف الآثار المترتبة على التأخير
- احتفظ بسجلات لكيفية سير العملية.
ما هو إطار إدارة العقود؟
إطار إدارة العقود (CMF) هو دليل إرشادي عالي المستوى يحدد متطلبات الجهات الحكومية من حيث إدارة العقود والمحاسبة.
ما هي مراحل إدارة العقود؟
تنقسم عملية إدارة العقود الهامة إلى ثلاث مراحل. تغطي كل مرحلة من مراحل إدارة العقود الثلاثة هذه مرحلة مختلفة في دورة حياة الاتفاقية وهي بنفس القدر من الأهمية لنجاحها. هناك بعض؛
- الجائزة المسبقة.
- الشهادة
- بعد الجائزة.
وفي الختام
يجب على كل منظمة إدارة عقدها لتجنب المخاطر المالية والمضاعفات التي ستؤدي إلى الحصول على المزيد من الموظفين. إدارة العقود جيدة ويجب تطبيقها في كل مؤسسة. توضح هذه المقالة "أدوات إدارة العقود".
الأسئلة الشائعة حول أدوات إدارة العقود
ما هي أهداف إدارة العقود؟
تساهم إدارة العقود في التشغيل السلس للمعاملات ، والحفاظ على علاقات جيدة مع الموردين ، وتقليل المخاطر ، والتسوية السريعة للصعوبات. ومع ذلك ، فإن الأهداف الأساسية لإدارة العقود في المشتريات هي كما يلي: التأكد من بيع المنتج / الخدمة بالسعر المتفق عليه.
كيف تقوم بتنفيذ إدارة العقود؟
- افحص منطقة إدارة العقود حاليًا
- الحصول على دعم الإدارة العليا.
- تعاون مع شركاء الأعمال الداخليين.
- قم بإشراك الناس لإدارة العملية بشكل استراتيجي.
ما هي فوائد نظام إدارة العقود؟
- يتم تسريع مراجعة العقد وتنفيذه.
- تقليل مخاطر العمل مع زيادة الامتثال.
- زيادة وضوح العقد من خلال مصدر واحد للحقيقة.
- تحسين التجديدات في وقت أقل
- إدارة الوثائق ذات القيمة المضافة.
- أفضل ممارسات حماية العقود والخصوصية
مقالات ذات صلة
- أفضل أدوات تمكين المبيعات لعام 2023: (أفضل 15+ اختيارات)
- برنامج PLM: أفضل مراجعات ومقارنات لبرنامج إدارة دورة حياة المنتج
- إدارة دورة حياة المنتج PLM: دليل مفصل لنظام PLM
- خدمات التسويق: خدمات وعقود التسويق الرقمي
- أدوات PLM: قائمة أدوات إدارة المنتجات الأعلى في عام 2023
- أدوات إدارة التكلفة السحابية: التعريف والاستخدامات وأفضل الأدوات والتسعير
مراجع حسابات
