في زمن جائحة كوفيد-19، انقلب كل شيء رأسًا على عقب. أثر الوباء على بعض الشركات، مما أجبر الناس على بدء العمل عن بعد. يوضح مثل هذا الموقف مدى أهمية أن تكون الشركات قادرة على التكيف والتغيير بسرعة. خلال هذا الوقت، كان علي أن أتكيف مع طريقة جديدة للعمل بين عشية وضحاها لأنه تم تزويدي أنا والموظفين الآخرين بوثائق العملية التي توضح كيفية التكيف مع مثل هذه المواقف.
كان لدى الشركة التي عملت بها وثيقة عملية ساعدتني على البقاء على المسار الصحيح خلال تلك الأوقات الصعبة. أتذكر أنني كنت أعمل مع الموظفين الآخرين من المنزل، وكانت الاجتماعات تُعقد عبر الإنترنت. لقد تعلمت أهمية التكيف مع أساليب العمل الجديدة، حتى الصعبة منها. علاوة على ذلك، يعد توثيق العملية جزءًا أساسيًا من إدارة المشروع. إنه دليل يوضح كيفية تنفيذ الأمور في عملك. علاوة على ذلك، سأطلعك على معنى توثيق العملية وأنواعها وأمثلة عليها.
النقاط الرئيسية
- توثيق العملية هو مستند حي يحتوي على تفاصيل المهام والخطوات اللازمة لبدء عملية جديدة. فهو يبسط ويحسن الإجراءات التشغيلية الخاصة بك.
- تعمل وثائق العملية بمثابة برنامج تعليمي خطوة بخطوة للقضاء على الارتباك وكمرجع لأعضاء الفريق لإكمال مهامهم بفعالية.
- تتضمن الخطوات التي يجب اتباعها عند إنشاء وثائق العملية تحديد نطاق العملية الأولية، وتحديد حدود العملية، وتحديد مدخلات العملية ومخرجاتها، وتحديد خطوات العملية، والتواصل مع أصحاب المصلحة في المشروع.
- تعد قوائم المراجعة ومراجعات الأداء وعمليات تقديم الخدمات ودراسات الحالة والبرامج التعليمية والنماذج أمثلة على توثيق العمليات.
- تتضمن أنواع توثيق العمليات المخططات الانسيابية، ومخططات السباغيتي، وخرائط العمليات، ومخططات المسار.
توثيق العملية
هذه وثيقة حية تحتوي على تفاصيل المهام والخطوات اللازمة لبدء عملية جديدة. يعد تطوير وثائق العملية أمرًا ضروريًا لشيء بسيط مثل تعيين موظفين جدد لتحقيق أهداف أكبر مثل تغيير هيكل الفريق. ومن الأهمية بمكان تتبع التقدم المحرز في هذه العمليات الجديدة. تعمل عملية التوثيق على تبسيط وتحسين الإجراءات التشغيلية الخاصة بك. وبصرف النظر عن الحفاظ على تنظيم الفرق، فإن توثيق العملية يعمل بمثابة خريطة طريق للموظفين العاملين، مما يساعد في تعلم الخطوات اللازمة لبناء الإجراء الصحيح.
باعتباري كاتبًا ومستشارًا في مجال الأعمال، فقد شهدت أنواعًا مختلفة من العملاء الذين واجهوا نكسات وكانوا يرغبون في التغلب عليها لتحقيق النمو والنجاح. أتذكر العمل مع عائلة تمتلك مطعمًا يرغبون في توسيعه. لقد قمت بتطبيق توثيق العملية بالتعاون مع المالكين لتطوير نظام شامل لإدارة المخزون. وبصرف النظر عن تطوير عملية واضحة للطلب والتتبع، فإنه يقلل أيضًا من الهدر ويحسن الكفاءة. لقد علمني هذا قوة توثيق العمليات في العمليات التجارية. بالإضافة إلى ذلك، يعد توثيق العملية بمثابة برنامج تعليمي خطوة بخطوة للقضاء على الارتباك وكمرجع لأعضاء الفريق لإكمال مهامهم بفعالية. المستندات الداعمة التي يمكن تضمينها في وثائق العملية هذه هي:
- دراسات الحالة
- قائمة
- استمارات طلب خدمة
- السياسات
- خريطة عملية
- صور
- الدروس
اقرأ أيضا: كيفية الانتقال من وضع عدم الاتصال إلى الإنترنت عندما يتعلق الأمر بعملك وعملياته
كيفية إنشاء وثائق العملية
فيما يلي الخطوات التي يجب اتباعها عند إنشاء مستند العملية: تهدف كل مرحلة إلى تحديد مجالات التحسين وزيادة الإنتاجية. سوف أنيرك في هذه الخطوات.
#1. نطاق العملية الأولية
أولاً، يقوم مدير المشروع بتحديد نطاق المعلومات الأولية. يقوم المدير بإنشاء وصف قصير للمعلومات بناءً على الأهداف والجداول الزمنية والأولويات. يمكنك تحقيق ذلك من خلال فحص وتوثيق الأهداف في حالة العمل. فيما يلي نطاق العملية الذي يجب تضمينه:
- الأهداف الرئيسية: فكر في مؤشرات الأداء الرئيسية أو أهداف العمل التي تريد عمليتك تحقيقها.
- أصحاب المصلحة: فكر في الفرق التي ستعمل معًا، حتى لو كنت لا تعرف الأفراد المحددين بعد
- الجدول الزمني: يمكنك تقدير مدة العملية والوقت المتوقع لاكتمالها.
- الأولوية: حدد أهمية تنفيذ هذه العملية وقارنها بالمشاريع والأهداف الأخرى التي يعمل عليها فريقك. تعطي هذه العوامل لأصحاب المصلحة وفريق القيادة صورة واضحة عن العملية.
#2. تحديد حدود العملية
يمكنك الآن وضع الحدود من خلال وصف دور العملية في فرق متعددة والأنشطة المحددة التي يقوم بها كل فريق بناءً على معلومات العملية الأولية المتوفرة لديك. فكر في بداية العملية ونهايتها، بالإضافة إلى الأشخاص الذين سيتأثرون بها. أتذكر سيناريو مهمًا حيث عملت مع عميل كان بحاجة إلى تبسيط عملية إنشاء المحتوى الخاص به. لا تزال هذه الشركة تنمو ولديها فرق متعددة تشارك في تطوير المحتوى، بما في ذلك الكتاب والمحررين والمصممين والمتخصصين في التسويق. لقد قمت أنا والفريق أولاً بتخطيط رحلة إنشاء المحتوى بالكامل بدءًا من التفكير وحتى النشر مع تحديد حدود العملية. كما حدد فريقي مهام كل فريق مشارك. وفي النهاية، شاهدت كيف أدى هذا النهج إلى تحسين جودة المحتوى وتقليل وقت الإنتاج.
#3. تحديد مدخلات ومخرجات العملية
تتعلق هذه الخطوة بتحديد المدخلات والمخرجات. الفرق الآخر بين مدخلات العملية ومخرجاتها هو أن الأول يشير إلى الموارد اللازمة لتنفيذ العملية والأخير يشير إلى النتيجة المرجوة عند نهايتها. أتذكر منذ بعض الوقت عندما تناولت مشروعًا لتحسين استراتيجية وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بالعميل. لقد بدأت بتحديد مدخلات ومخرجات العملية. وكانت هذه المدخلات، مثل أبحاث السوق، وتحليل المنافسين، والوصول إلى إرشادات العلامة التجارية للعميل، ضرورية لإكمال العملية بفعالية. أما بالنسبة للمخرجات، فقد أوضحنا هدفنا المتمثل في اكتساب حضور أكثر جاذبية على وسائل التواصل الاجتماعي. أظهرت لي هذه المهمة أهمية تحديد مخرجاتك ومدخلاتك بوضوح عند إنشاء مستند العملية.
#4. تحديد خطوات العملية
بعد جمع المعلومات من خلال مدخلات ومخرجات العملية، يمكنك الآن تقسيم العملية إلى خطوات صغيرة، والتي يمكن القيام بها بشكل مستقل أو في جلسة عصف ذهني. قبل شهر، تم تكليفي بتطوير عملية إنشاء المحتوى للحملة التسويقية لعملائي. لقد حددت خطوات العملية من خلال تقسيم رحلة إنشاء المحتوى إلى خطوات أصغر وأكثر قابلية للإدارة ويمكن إكمالها بشكل مستقل. أولاً، حددت المراحل الرئيسية للعملية، على سبيل المثال، التفكير والبحث والصياغة والتحرير ووضع اللمسات النهائية. بعد ذلك، قمت بتقسيم كل مرحلة إلى مهام مثل إجراء بحث عن الكلمات الرئيسية، وتحديد المحتوى، وكتابة المسودة الأولى، والتعديل بناءً على التعليقات. لقد ساعدتني هذه التجربة على تنظيم وفهم أهمية المرونة والتعاون بين أعضاء الفريق.
#5. التواصل مع أصحاب المصلحة في المشروع
هذا هو المكان الذي تقوم فيه بتقسيم كل مهمة وتعيينها للشخص المسؤول عنها. يمكنك تضمين معلومات تفصيلية للمهام السهلة في المستند، مثل التسليمات والجداول الزمنية. أوصي بمقابلة الفريق إذا كنت بحاجة إلى تقديم خلفية مهمة إضافية أو سياق للمشاريع المعقدة.
بالإضافة إلى ذلك، تتضمن الخطوات الأخرى إنشاء محادثة سير العملية، وملاحظة استثناءات سير العملية، واختبار العملية.
اقرأ أيضا: خطوات في عملية التوظيف: دليل لمديري الموارد البشرية
أمثلة على توثيق العمليات
يعد توثيق العملية أمرًا مهمًا لدمج أعضاء الفريق في ثقافة الشركة وتزويدهم بالأدوات اللازمة. قائمة التحقق هي مستند بسيط يسرد الخطوات المطلوبة لإكمال المهمة. أثناء إنشاء قائمة مرجعية بشأن إجراءات العمليات القياسية، سأساعد في فهم أمثلة توثيق العمليات. ومع ذلك، قبل إنشاء قائمة مرجعية بشأن إجراءات التشغيل القياسية (SOPs)، دعونا نفهم ما هي.
إجراءات العمليات القياسية هي وثائق مفصلة بما يكفي لتحديد الخطوات اللازمة لتنفيذ مهمة أو عملية معينة. كما يتم استخدامها لضمان الاتساق في كيفية إكمال المهام، والذي يُستخدم غالبًا في صناعات مثل الرعاية الصحية والتصنيع وتكنولوجيا المعلومات. فيما يلي قائمة مرجعية لإجراءات التشغيل القياسية لتعزيز فهمك لأمثلة توثيق العمليات.
قائمة التحقق من إجراءات التشغيل القياسية
أنواع توثيق العمليات
تصف وثائق العملية كيفية تنفيذ العملية، ولكن اختيار التنسيق الصحيح أمر مهم للحفاظ على فعالية الأدلة الخاصة بك وسهولة فهمها. فيما يلي أنواع العرض التقديمي لوثائق العملية:
مخططات انسيابية
يتم تقديم المخططات الانسيابية كرسومات تخطيطية معروفة بتوثيق العملية لأنها متعددة الاستخدامات وسهلة الاستخدام. علاوة على ذلك، يمكنك استخدام هذا التنسيق لأية عملية، بدءًا من تصميم المنتج وحتى العمليات الإدارية. وبالتالي، فهي تتكون من أشكال متصلة بواسطة خطوط أو أسهم لإظهار سير العملية. يعد هذا أحد أنواع وثائق العمليات التي تساعد الموظفين على فهم التعليمات الصحيحة لأداء كل مهمة. بالإضافة إلى ذلك، باعتباري مستشارًا للعلامة التجارية، كثيرًا ما استخدمت المخططات الانسيابية كوثائق للعملية. لقد استخدمته لمساعدة شركة التجارة الإلكترونية الناشئة على تحسين عملية دعم العملاء. وقمت أيضًا بإنشاء مخطط انسيابي بسيط وحددت الخطوات بدءًا من تلقي الاستعلام وحتى حله. وبالتالي، يعد الدليل المرئي أمرًا بالغ الأهمية لتدريب الموظفين الجدد وضمان الاتساق في التعامل مع استفسارات العملاء.
مخطط السباغيتي
يعد هذا أحد أنواع توثيق العمليات المعروفة باسم نموذج السباغيتي لأنه مصنوع من شعيرية مختلفة تربط بين سلسلة من الخطوات. يعد هذا التنسيق مفيدًا لإظهار كيفية تفاعل المهام في العملية. منذ بعض الوقت، عندما كنت أعمل في مشروع لتسويق المحتوى، استخدمت مخطط السباغيتي لتصور عملية إنشاء المحتوى، حيث تم تمثيل كل خطوة بواسطة المعكرونة، وأظهر الخط الفاصل بين المعكرونة تدفق المهام والمعلومات. لقد ساعدني استخدام هذا التنسيق أنا والفريق على إعادة تصميم سير العمل، والقضاء على تسريح العمال وتحسين التعاون بين أعضاء الفريق.
خرائط العمليات
يعد هذا أحد أنواع توثيق العمليات الذي يوفر الوضوح من خلال تقسيم العمليات إلى أقسام أصغر. فهو يقسم المشروع إلى مراحل مختلفة ويسمح لك بمعرفة كيف يمكن للعوامل المختلفة في كل صفحة أن تؤثر على عملك. باعتباري كاتبًا ومستشارًا في مجال الأعمال، غالبًا ما أستخدم خرائط العمليات لمساعدة عملائي على تبسيط عملياتهم وتحسين الكفاءة. أتذكر العمل مع شركة تصنيع تدعى "KolStian Groups"، حيث قمت بإنشاء خريطة عملية لتصور تدفق غسول المنتج الخاص بهم. ولتحقيق ذلك، قمت بتقسيم عملية التصنيع إلى مراحل أصغر، وكشفت الخريطة عن أوجه القصور والمجالات في الشركة التي تحتاج إلى تحسين. كما ساعد ذلك عميلي على فهم العوامل التي تؤثر على الإنتاج الإجمالي في كل مرحلة. لقد ساعدت هذه الرؤية مجموعات KolStian بإخلاص في اتخاذ قرارات مدروسة بشأن تخصيص الموارد وتحسين العمليات.
مخططات سويملان
لقد تم تكليفي ذات مرة بتحسين فعالية عملية سلسلة التوريد للعميل. يتضمن ذلك توثيق التفاعلات المعقدة بين فرق المشتريات وإدارة المخزون والخدمات اللوجستية. على الرغم من أنني اخترت مخطط المسار، إلا أنه يمثل بشكل مرئي أدوار الفرق المختلفة وكيف يؤثر عملها على أجزاء أخرى من سلسلة التوريد. يحل هذا التنسيق محل العمليات المكتوبة المطولة ويوفر رؤية واضحة لسير عمل السلسلة بالكامل. تعتبر هذه العملية مفيدة للمؤسسات التي لديها العديد من الوظائف والفرق متعددة الوظائف لأنها توضح ما يجب القيام به، وكيف ينبغي أن يحدث، ومن يفعل ذلك.
اقرأ أيضا: تحليل الوظيفة: الطرق الفعالة لتحليل الوظيفة (+ العملية والغرض)
ما الفرق بين توثيق المنتج وتوثيق العملية؟
الفرق هو أن توثيق العملية يسجل توثيق العملية للتطوير، بينما يصف توثيق المنتج المنتج المطور.
كيف تكتب وثيقة عملية جيدة؟
- نطاق العملية الأولية
- تحديد حدود العملية
- تحديد مدخلات ومخرجات العملية
- تحديد خطوات العملية
- التواصل مع أصحاب المصلحة في المشروع
- تقليص مخطط انسيابي للعملية
- لاحظ استثناءات تدفق العملية
- اختبر العملية
ما هو التنسيق القياسي لتوثيق العملية؟
- تحديد الأساس والنطاق.
- قم بتعيين معلمة العملية.
- تحديد موارد العملية وأهدافها.
- قسم العملية إلى خطوات قابلة للتنفيذ.
- تعيين الأدوار والمسؤوليات.
- تطوير مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) …
- اختبار وتحسين العملية. …
- تنفيذ وتدريب الموظفين.
لماذا نحتاج إلى توثيق العملية؟
نحن بحاجة إلى وثائق العملية من أجل:
- الوضوح والاتساق
- التدريب والإعداد
- الكفاءة والإنتاجية
- إدارة المخاطر
- تحسن مستمر
- إدارة المعرفة
- التواصل والتعاون
مراجع حسابات
